Decisión 36786 de 2023 — SIC

(30 de junio de 2023) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Radicación: 20-480646 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los literales a) y b) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, el numeral 4 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que, el Titular XXXXX XXXXXXX XXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía número XX.XXX.XXX, presentó denuncia el día 16 de diciembre de 2020 ante esta Superintendencia en contra de la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con NIT. 900.144.053-3, manifestando lo siguiente: “En la agrupación Pinos de Nueva castilla, a la fecha no hay establecida una política para el tratamiento de datos personales, tal como lo establece la ley 1581 de 2012.

No obstante, se manejan datos personales de todos los residentes y copropietarios de la agrupación y se graban imágenes y video a través de cámaras de vigilancia. En varias oportunidades la revisora fiscal hizo la observación, sin que el administrador y el consejo tomen medidas al respecto.”1 SEGUNDO: Que, con fundamento en lo manifestado por el Titular XXXXX XXXXXXX XXXXXXX en contra de la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, esta Dirección, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, adelantó las siguientes averiguaciones preliminares: 2.1.

Oficio con número de radicado 20-480646-7 2 del día 14 de mayo de 2021 remitido a la dirección Cl 7 # 90-41 de la ciudad de Bogotá, mediante el cual, se solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, que informara lo siguiente: “1. Enuncie qué tipo de información de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA se encuentra almacenada en sus bases de datos. 2.

Informe cuáles son los mecanismos implementados por ustedes para la recolección de la información personal de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA. Allegue los formatos y/o documentos establecidos para la recolección, y mediante los cuales informa a los residentes y/o copropietarios las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada. 1 Expediente digital.

Consecutivo número 0. Página 1. Folio 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 3. Manifieste si cuentan con la autorización clara, expresa e informada de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA, para la recolección de sus datos personales (correo electrónico, teléfono, número de identificación, tarjeta de propiedad de vehículos, etc., para el Tratamiento de sus datos personales.

En caso afirmativo, documente su respuesta mediante la copia de dichas autorizaciones. 4. Aporte prueba mediante la cual se informe a los Titulares de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 5. ¿Realiza Tratamiento de datos personales de menores de edad? De ser afirmativa su respuesta indique: 5.1.

¿En cuáles casos realiza este Tratamiento? 5.2. ¿Cuenta con la autorización de los padres o representantes legales de los menores de edad para el Tratamiento de dichos datos? Acredite su respuesta. 6. Sírvase informar si la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA, cuenta con un sistema de vídeo vigilancia para realizar el monitoreo de sus instalaciones.

En caso afirmativo, indique: 6.1. Cuántas cámaras de seguridad, de propiedad o gestión de la propiedad horizontal, están instaladas en el conjunto residencial incluyendo zonas comunes y alrededores. 6.2. Precise en qué ubicaciones de la edificación, incluyendo zonas comunes y alrededores, están instaladas las cámaras de seguridad. 6.3. ¿Con qué medidas de seguridad protegen la información registrada en las cámaras de seguridad que tiene el edificio? 6.4.

¿La información o datos personales registrados por las cámaras de seguridad son transmitidas a un Encargado, según el numeral 5 del artículo 2.2.2.25.1.3 y el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015? En caso afirmativo, ¿han celebrado contratos de transmisión de datos con el Encargado? Si han celebrado ese tipo de contratos allegue una copia del mismo. 6.5.

¿De qué manera obtienen la autorización para el tratamiento de información y datos personales recolectados por las cámaras de seguridad? ¿Cuentan con avisos de privacidad, según los artículos 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015? Remita copia de los avisos mencionados. 7. Remita copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales implementada en la Copropiedad. 8.

Remita copia de la(s) política(s) interna(s) de seguridad en relación con la conservación de la información y datos personales de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA contenida en sus bases de datos, a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 9. Remita copia del Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 10.

Remita copia del manual o procedimientos para la atención de consultas y reclamos. 11. Indique cuáles son los canales dispuestos por ustedes para la atención de consultas y reclamos presentados por los Titulares de información. 12. Manifieste si ha tenido algún tipo de incidente de seguridad en los que se haya accedido sin su autorización a los datos tratados.

En caso afirmativo, indique y acredite si lo ha puesto en conocimiento de esta Superintendencia.” 2 2.2. Respuestas al requerimiento presentado por esta Superintendencia, radicada con el número 20-480646-9 del 31 de mayo de 2021 y 20-480646-10 del día 01 de junio de 2021, mediante la cual la AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, informó lo siguiente: 2 Expediente digital.

Consecutivo número 7. Página 1. Folios 1 a 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “(…) En nombre de la Agrupación Pinos de Nueva Castilla y como representantes del Consejo de Administración, nos permitimos comunicarles lo siguiente: 1. El día 02 de mayo de 2021, se realizó la Asamblea General Ordinaria Virtual de Copropietarios para la Agrupación Pinos de Nueva Castilla, en esta, los copropietarios de la Agrupación, por votación mayoritaria, decidimos destituir del cargo de Administrador al señor XXXXx XXXXXXX XXXXX C.C. xx.xxx.xxX, a partir de la fecha, por lo tanto, actualmente no se cuenta con la figura de Representante Legal para la Agrupación Pinos de Nueva Castilla; lo que de acuerdo a su requerimiento, nos impide dar una respuesta formal a su radicado de la referencia, toda vez, que no se ha nombrado en propiedad el nuevo administrador del conjunto residencial. 2.

Que, hasta el día 25 de mayo del 2021, el administrador saliente inicio el proceso de entrega de dicha oficina con todos sus elementos, al administrador interino asignado por el consejo de administración, y como consecuencia de ello, nos encontramos en empalme y verificación de la información. 3. El Consejo de Administración, se encuentra en estos momentos en proceso de selección, verificando las hojas de vida allegadas al conjunto por los candidatos para ocupar el cargo como administrador, y para ello, se tiene proyectado hacer el nombramiento de la persona seleccionada como Administrador a más tardar el día 5 de junio de 2021.

Por lo tanto, amablemente solicitamos su colaboración con la ampliación de los términos para dar respuesta a su radicado de la referencia, acudiendo al Decreto Legislativo 491 de 2020, toda vez, que no ha sido nombrado el correspondiente representante legal de la agrupación y se debe obtener el reconocimiento para el mismo. Se reciben notificaciones en la cuenta de correo consejopinos2021@gmail.com (…)3 2.3 Oficio con número de radicado 20-480646-12 del día 30 de septiembre de 2021 remitido a la dirección Calle 7 No.90-41 de la ciudad de Bogotá D.C., mediante el cual, se solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, que informara lo siguiente: “(…) 1.

Indique el nombre y número de identificación del representante legal de esa copropiedad. 2. Enuncie qué tipo de información de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA se encuentra almacenada en sus bases de datos. 3. Informe cuáles son los mecanismos implementados por ustedes para la recolección de la información personal de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA.

Allegue los formatos y/o documentos establecidos para la recolección, y mediante los cuales informa a los residentes y/o copropietarios las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada. 4. Manifieste si cuentan con la autorización clara, expresa e informada de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA, para la recolección de sus datos personales (correo electrónico, teléfono, número de identificación, tarjeta de propiedad de vehículos, etc., para el Tratamiento de sus datos personales.

En caso afirmativo, documente su respuesta mediante la copia de dichas autorizaciones. 5. Aporte prueba mediante la cual se informe a los Titulares de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada 6. ¿Realiza Tratamiento de datos personales de menores de edad? De ser afirmativa su respuesta indique: 6.1.

¿En cuáles casos realiza este Tratamiento? 3 Expediente digital. Consecutivo número 9. Página 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 6.2. ¿Cuenta con la autorización de los padres o representantes legales de los menores de edad para el Tratamiento de dichos datos? Acredite su respuesta. 7. Sírvase informar si la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA, cuenta con un sistema de vídeo vigilancia para realizar el monitoreo de sus instalaciones.

En caso afirmativo, indique: 7.1. Cuántas cámaras de seguridad, de propiedad o gestión de la propiedad horizontal, están instaladas en el conjunto residencial incluyendo zonas comunes y alrededores. 7.2. Precise en qué ubicaciones de la edificación, incluyendo zonas comunes y alrededores, están instaladas las cámaras de seguridad. 7.3. ¿Con qué medidas de seguridad protegen la información registrada en las cámaras de seguridad que tiene el edificio? 7.4.

¿De qué manera obtienen la autorización para el tratamiento de información y datos personales recolectados por las cámaras de seguridad? ¿Cuentan con avisos de privacidad, según los artículos 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015? Remita copia de los avisos mencionados. 8. Remita copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales implementada en la Copropiedad. 9.

Remita copia de la(s) política(s) interna(s) de seguridad en relación con la conservación de la información y datos personales de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA contenida en sus bases de datos, a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 10. Remita copia del Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 11.

Remita copia del manual o procedimientos para la atención de consultas y reclamos. 12. Indique cuáles son los canales dispuestos por ustedes para la atención de consultas y reclamos presentados por los Titulares de información. 13. Manifieste si ha tenido algún tipo de incidente de seguridad en los que se haya accedido sin su autorización a los datos tratados.

En caso afirmativo, indique y acredite si lo ha puesto en conocimiento de esta Superintendencia” 4 2.4. El oficio con número de radicado 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021 fue enviado a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 de la ciudad de Bogotá D.C., el cual fue entregado bajo número de guía RA339243117CO. Sin embargo, cumplido el término de DIEZ (10) días concedido dentro de dicho oficio no se observa en el expediente que la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL haya suministrado respuesta al requerimiento efectuado. 4 Expediente digital.

Consecutivo número 12. Página 1. Folios 1 a 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas”

TERCERO: Que, con base en los hechos anotados y de acuerdo con las pruebas recolectadas en la etapa preliminar de esta investigación, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el día 29 de septiembre de 2022 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 67602, por medio de la cual se formularon cargos a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL por el presunto incumplimiento de las siguientes normas: (i) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 ejusdem.

(ii) El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (iii) El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(iv) El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (v) El Literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(vi) El Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2021, en concordancia con lo establecido en el literal b) del artículo 4 y literal a) del artículo 12 de la misma Ley; y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.2.2 inciso primero. (vii) El Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

CUARTO: Que, la Resolución N° 67602 del 29 de septiembre de 2022 le fue notificada a la investigada mediante notificación por aviso N° 26586 del 14 de octubre de 2022 de conformidad con la certificación con número de radicado 20-480646- -35 de fecha de 19 de octubre de 2022 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, para que la copropiedad se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendía hacer valer dentro del referido trámite.

QUINTO: Que la investigada no presentó escrito de descargos ni allegó pruebas a la presente investigación.

SEXTO: Que el Titular XXXXX XXXXXXX XXXXXXX mediante escrito radicado el 25 de noviembre de 2022 bajo número 20- 480646- -36 indicó que: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “(…) me permito solicitar ante ustedes RETIRAR Y DESISTIR DE LA DENUNCIA en comento bajo las siguientes: CONSIDERACIONES: 1. Que para la fecha de la ocurrencia de los actos hostiles constitutivo de la DENUNCIA, fungía como administrador de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA P.H., el señor XXXXX XXXXXXX XXXXX, identificado con C.C. N° xx.xxx.xxX. 2.

Que en la actualidad el señor en cuestión ya NO es el administrador de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA P.H. 3. Que en la actualidad la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA P.H., cuenta con un NUEVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y una NUEVA ADMINISTRADORA. 4. Que debido a la salida como administrador del señor en mención, los actos hostiles constitutivos de la DENUNCIA, CESARON; razón por la cual nos encontramos ente la figura jurídica de carácter objetivo del HECHO SUPERADO. 5.

Que al materializarse el HECHO SUPERADO, la DENUNCIA carecía DE OBJETO, la cual la misma quedaría sin peso ni soporte para continuar su respectivo trámite. 6. Que en consecuencia de las consideraciones antecedentes y a solicitud de parte debe su Despacho a INVOCAR LA TERMINACIÓN ANORMAL Y ANTICIPADA DEL PROCESO. PETICIÓN: De acuerdo con todo lo expuesto en la parte considerativa del presente documento solicito de manera respetuosa se proceda de conformidad en DERECHO y se ARCHIVE la presente DENUNCIA, por solicitud expresa y debidamente motivada por parte DEL DENUNCIANTE de RETIRAR LA DENUNCIA por mi IMPETRADA.” 5 SÉPTIMO: Que, mediante Resolución N° 83276 de 25 de noviembre de 2022, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en el expediente 20-480646, consecutivos 20-480646-1 al 20480646-35 con el valor probatorio correspondiente.

Así mismo, se cerró la etapa probatoria y se corrió traslado a la investigada para alegar de conclusión, en caso de que la misma lo considerara pertinente.

OCTAVO: Que, la Resolución N° 83276 de 25 de noviembre de 2022 le fue comunicada a la investigada el 4 de agosto de 2022, de conformidad con la certificación radicada bajo el número 20-481484- 27 de 23 de agosto de 2022 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia.

NOVENO: Que, la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL no presentó alegatos de conclusión.

DECIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio Que el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 ordena a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), como autoridad de protección de datos personales, ejercer vigilancia “para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley”.

DECIMO PRIMERO: Análisis del caso 11.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 201117, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos 5 Expediente digital.

Consecutivo número 36. Página 1. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”. Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares.

El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. (ii) De conformidad con los hechos alegados por el reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de las siguientes disposiciones:  El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 ejusdem.  El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El Literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2021, en concordancia con lo establecido en el literal b) del artículo 4 y literal a) del artículo 12 de la misma Ley; y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.2.2 inciso primero.  El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de unas órdenes para lo cual se deberán tener en cuenta la denuncia interpuesta por el Titular, los requerimientos realizados por este Despacho, así como el conjunto de pruebas obrantes en el expediente. 11.2 Consideraciones Preliminares El Titular XXXXX XXXXXXX XXXXXXX mediante escrito radicado el 25 de noviembre de 2022 bajo número 20- 480646- -36 indicó que: “Que debido a la salida como administrador del señor en mención, los actos hostiles constitutivos de la DENUNCIA, CESARON; razón por la cual nos encontramos ente la figura jurídica de carácter objetivo del HECHO SUPERADO.

Que al materializarse el HECHO SUPERADO, la DENUNCIA carecía DE OBJETO, la cual la misma quedaría sin peso ni soporte para continuar su respectivo trámite. Que en consecuencia de las consideraciones antecedentes y a solicitud de parte debe su Despacho a INVOCAR LA TERMINACIÓN ANORMAL Y ANTICIPADA DEL PROCESO.” 6 Al respecto, es importante traer la definición de la figura jurídica de “hecho superado” esgrimida por la Corte Constitucional en la sentencia T-104 de 2020: 6 Expediente digital.

Consecutivo número 36. Página 1. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “La acción de tutela se constituye en un instrumento preferente y sumario de protección inmediata y efectiva de los derechos fundamentales, cuando estos se encuentren amenazados o vulnerados por la acción u omisión de una autoridad pública o, excepcionalmente, de un particular.

La medida de protección para que cese la afectación, de haber lugar a ella, consiste en la emisión de una orden para que aquel respecto de quien se solicita la tutela actúe o se abstenga de hacerlo en forma inmediata. Con todo, el recurso de amparo puede perder, en ocasiones, su esencia, cuando se originan en el transcurso del trámite de la acción circunstancias que le permiten al juez inferir que la amenaza o transgresión denunciadas se concretaron o desaparecieron, lo que conlleva a que el amparo pierda su ‘razón de ser’ como mecanismo extraordinario de protección judicial y tenga lugar la denominada carencia actual de objeto.

En materia de la solicitud constitucional, esta Corporación ha establecido pacíficamente que la carencia de objeto corresponde a una figura jurídica de tipo procesal que fácticamente puede verificarse por parte del juez de tutela de manera previa a la adopción del fallo correspondiente, cuando se constata que “fueron satisfechas las pretensiones, ocurrió el daño que se pretendía evitar o se perdió el interés en su prosperidad”.

Estos tres eventos que originan una variación sustancial en los hechos de la petición de tutela, de tal forma que desaparece el objeto jurídico del litigio, han venido delimitándose por la jurisprudencia, y se conocen comúnmente como el hecho superado, daño consumado y situación sobreviniente, respectivamente. (…) el hecho superado, en el sentido obvio de las palabras que componen la expresión, se configura dentro del contexto de la satisfacción plena de lo pedido en la acción de amparo, lo que implica, por consiguiente, que aquello que se pretendía lograr mediante la intervención del juez se consiguió de manera independiente a las órdenes proferidas en el marco de la misma acción de tutela”7 Así, se evidencia que “El hecho superado” hace parte de las causales para que se configuré la figura jurídica de “carencia de objeto”, y se concreta cuando se busca proteger y salvaguardar los derechos del Titular y los mismos de forma independiente a la intervención del juez o de la autoridad han sido salvaguardados o ha cesado su posible amenaza.

En otras palabras, el hecho superado se da cuando los actos que amenazaban o vulneraban los derechos fundamentales del Titular desaparecen, dejando de ser un riesgo; y en consecuencia, la “orden” a impartir por parte del juez o la autoridad de control, en principio, pierde su razón de ser, porque no hay perjuicio que evitar. Ahora bien, es pertinente aclarar que en el presente caso nos encontramos ante una actuación administrativa de carácter sancionatorio la cual, si bien busca salvaguardar los derechos de los Titulares, tiene como fin principal verificar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales por parte de la investigada, en este caso, la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL.

Por lo tanto, independientemente de que los hechos que dieron inicio a la presente actuación administración, presuntamente hayan cesado según lo manifestado por el Titular, corresponde a este Despacho verificar si hubo una vulneración al Régimen de Protección de Datos por parte de la copropiedad. Por lo anterior, en la presente actuación administrativa no resulta aplicable la figura de “hecho superado” de acuerdo a lo expuesto. 11.3 Valoración Probatoria 11.3.1 Respecto del deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Frente a este deber, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) 7 Cfr. Corte Constitucional.

Sentencia T-104/2020. M.P Diana Fajardo Rivera. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” Además, el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Artículo 19. Autoridad de Protección de datos.

La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley. (…)” Así mismo, dentro de las funciones atribuidas a la Superintendencia de Industria y Comercio se encuentra: “Artículo 21.

Funciones. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá las siguientes funciones: (…) f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.” En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (ordenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal.

En el presente caso, se encuentra que a través de la Resolución N° 67602 del 29 de septiembre de 2022 este Despacho estableció: “En el caso sub iúdice, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C. mediante el oficio radicado con número 20-480646-13 del día 30 de septiembre de 2021, para que, entre otras cosas, LA INVESTIGADA informara los mecanismos para la recolección de datos personales y suministrara las políticas y manuales utilizados por la copropiedad.

Sin embargo, transcurrido el término establecido para que LA INVESTIGADA diera respuesta, esta no dio contestación a los requerimientos, aun cuando se le brindó la oportunidad procesal para hacerlo. Tomando en cuenta lo anterior, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 ejusdem, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de atender los requerimientos impartidos por esta Superintendencia.” 8 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: Esta Dirección remitió el 30 de septiembre de 20219 un Oficio bajo radicado No. 20-480646-12 a la dirección física de la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, la dirección Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., de acuerdo al certificado de existencia y representación legal de la copropiedad10.

Este oficio de acuerdo a la guía de envío número RA339243117CO fue entregado el día 12 de octubre del 2021, cómo se muestra a continuación: 8 Resolución N° 67602 del 29 de septiembre de 2022. Folio 6. 9 Expediente digital. Consecutivo número 12. Página 1. Folios 1 a 4. 10 Expediente digital. Consecutivo número 27. Página 2. Folio 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Sin embargo, cumplido el término de DIEZ (10) días concedido dentro de dicho oficio, el cual vencía el 27 de octubre de 2021, no se observa en el expediente que la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL haya suministrado respuesta al requerimiento efectuado.

Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio. Por lo tanto, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. Atendiendo las reglas citadas, encontramos que, la investigada no se pronunció respecto del incumplimiento del presente deber, por lo que este Despacho procederá a tomar la decisión de acuerdo a las pruebas obrantes en el expediente.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca dio respuesta el requerimiento realizado por este Despacho. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, contenido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 ejusdem.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL. 11.3.2 Respecto del deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Igualmente, dicho deber se enmarca dentro del literal k) del artículo, disposición que señala lo siguiente: “k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Además, el inciso tercero del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: Artículo 25.

Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. (…) Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales; (ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares.

El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. Derechos que le asisten como Titular. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) la política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito 11, formatos electrónicos 12, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro. 11 Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. 12 Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data” 13, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 que: “En el caso objeto de estudio, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., mediante el oficio radicado 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021, para que, remitiera copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la sociedad.

En la denuncia interpuesta por el Titular el 16 de diciembre de 2020 15, y complementada el 5 de enero de 202116, el titular manifestó: “Buen día El pasado 16 de diciembre se radicó ante ustedes la demanda por la no utilización de ´politica de tratamiento de datos personales, por parte de la administración de la agrupación Pinos de Nueva Castilla, según expediente 20-480646- -00000-000, sin que a la fecha se hayan tomado cartas en el asunto, a sabiendas de que se está violando de manera flagrante la ley 1581 de 2012 debido a que en la agrupación se realizan actividades como: (…) • No tener una política de tratamiento de datos que se ajustara a las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.17 13 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. María Victoria Calle Correa. 14 Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022.

Folio 8 15 Expediente digital. Consecutivo número 0. 16 Expediente digital. Consecutivo número 1. 17 Expediente digital. Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2. Mediante Oficio de radicado No. 20-480646-12 del 30 de julio de 2021, esta Dirección le solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, lo siguiente: “[…]8.

Remita copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales implementada en la Copropiedad.”18 3. El anterior requerimiento no fue respondido por la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio.

Por lo tanto, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Así las cosas, se evidencia que el denunciante indicó que para la fecha del 16 de diciembre de 2020 la copropiedad no tenía una política de tratamiento, además, la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con una Política de Tratamiento de Datos Personales. Por lo tanto, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales, contenido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL y a impartir la orden administrativa correspondiente. 11.3.3 Respecto del deber de adoptar un Manual de los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos” 18 Expediente digital.

Consecutivo número 12. Página 1. Folio 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Dicho deber está relacionado con los artículos 2.2.2.25.2.1, 2.2.2.25.2.8 y 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015, que establecen: Decreto 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

(…) Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones Temporales Al Tratamiento De Los Datos Personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

(…) Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.” Como se evidencia, los Responsables deben proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información. Por ende, el Manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales de los Titulares de Información (Ciclo de vida del dato) se define como el documento mediante el cual el Responsable del Tratamiento establece el procedimiento que lleva a cabo para tratar los datos personales de los Titulares desde la fase de recolección hasta la fase de supresión o eliminación total de los datos personales de sus bases de datos; en desarrollo de lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 que: “En el caso analizado, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., mediante el oficio radicado con número 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021, para que, remitiera copia de Manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. Sin embargo, transcurrido el término establecido para que LA INVESTIGADA diera respuesta, esta no dio contestación a los requerimientos, aun cuando se le brindó la oportunidad procesal para hacerlo.

Por lo tanto, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información.”19 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

Mediante Oficio de radicado No. 20-480646-12 del 30 de julio de 2021, esta Dirección le solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, lo siguiente: “[…] 10. Remita copia del Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información.” 20 2. El anterior requerimiento no fue respondido por la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con un Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar un Manual de los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato), contenido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL y a impartir la orden administrativa correspondiente. 11.3.4 Respecto del deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad Al respecto, la normativa de Protección de Datos Personales establece lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: 19 Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022. Folio 9 20 Expediente digital. Consecutivo número 12. Página 1. Folio 2.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos (…)” Artículo 4. Principios: “En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Decreto 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”.

(Subrayado y negrita adicionados). Sea lo primero indicar que la regulación colombiana exige a los Responsables del Tratamiento “ser capaces de demostrar (…) que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012” 21 y en sus normas reglamentarias. Por su parte, en cabeza de los Responsables de Tratamiento de datos personales se encuentra la de cumplir con los principios señalados en la ley tales como el de circulación restringida y de seguridad, de tal manera que se debe tener presente que los responsables del tratamiento deben garantizar, entre otras cosas, que la información personal no sea objeto de divulgación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Así pues, el Responsable deberá tener en cuenta diferentes variables para realizar un análisis de riesgo, como por ejemplo el volumen de la base de datos a la que realiza Tratamiento, así como la naturaleza de los datos, sitio y medio en el que se almacena la información, personas que tienen acceso a la misma, entre otras, a fin de establecer las vulnerabilidades en cada etapa del ciclo de vida del dato, con el fin de implementar las medidas o controles de seguridad que sean directamente proporcionales a los riesgos de los datos tratados y plasmarlas en un manual de seguridad de la información. Al respecto este Despacho considera de gran importancia señalar que, si bien la Superintendencia no ha emitido un listado taxativo de las medidas de seguridad que deben implementar los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales, el artículo 27 del Decreto 1377 de 2013 vigente para la época de los hechos y recopilados por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ha establecido lo siguiente “Artículo 27.

Políticas internas efectivas. En cada caso, de acuerdo con las circunstancias mencionadas en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 26 anterior, las medidas efectivas y apropiadas implementadas por el Responsable deben ser consistentes 21 Cfr. Artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dichas políticas deberán garantizar: 1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este decreto. 2. La adopción de mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación. 3.

La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento. La verificación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la existencia de medidas y políticas específicas para el manejo adecuado de los datos personales que administra un Responsable será tenida en cuenta al momento de evaluar la imposición de sanciones por violación a los deberes y obligaciones establecidos en la ley y en el presente decreto”.

De conformidad con lo anterior, es claro entonces que el Responsable de Tratamiento de Datos personales cuenta con unos lineamientos mínimos para implementar las medidas de seguridad que considerara aptas y suficientes con el fin de garantizar la protección de los datos personales de los Titulares registrados en sus bases de datos; medidas que deben estar contenidas en el Manual de seguridad de la Entidad.

En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 que: “En el caso bajo estudio, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., mediante el oficio radicado con número 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021, para que, remitiera copia del Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Sin embargo, transcurrido el término establecido para que LA INVESTIGADA diera respuesta, esta no dio contestación a los requerimientos, aun cuando se le brindó la oportunidad procesal para hacerlo.

Por lo anterior, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.” 22 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

En la denuncia interpuesta por el Titular el 16 de diciembre de 2020 23, y complementada el 5 de enero de 202124, el titular manifestó: “Buen día El pasado 16 de diciembre se radicó ante ustedes la demanda por la no utilización de ´politica de tratamiento de datos personales, por parte de la administración de la agrupación Pinos de Nueva Castilla, según expediente 20-480646- -00000-000, sin que a la fecha se hayan tomado cartas en el asunto, a sabiendas de que se está violando de manera flagrante la ley 1581 de 2012 debido a que en la agrupación se realizan actividades como: (…) • No contar con mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.25 22 Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022.

Folio 10. 23 Expediente digital. Consecutivo número 0. 24 Expediente digital. Consecutivo número 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2. Mediante Oficio de radicado No. 20-480646-12 del 30 de julio de 2021, esta Dirección le solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, lo siguiente: “[…] 9.

Remita copia de la(s) política(s) interna(s) de seguridad en relación con la conservación de la información y datos personales de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA contenida en sus bases de datos, a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.”26 3. El anterior requerimiento no fue respondido por la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con un Manual de Políticas de seguridad. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información, contenido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL y a impartir la orden administrativa correspondiente. 11.3.5 Respecto del deber de adoptar un Manual para la atención de consultas y reclamos Los literales j) y k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 proveen unos deberes fundamentales para los Responsables de la Información: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; 25 Expediente digital.

Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. 26 Expediente digital. Consecutivo número 12. Página 1. Folio 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)” (Resaltado fuera del texto). Dicho deber está relacionado con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los cuales disponen que: “Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término ( )” Además, la normativa de Protección de Datos Personales establece lo siguiente: Decreto 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.3.1.

Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (…) 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. (…) Artículo 2.2.2.25.6.2. Políticas internas efectivas. En cada caso, de acuerdo con las circunstancias mencionadas en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 2.2.2.25.6.1. las medidas efectivas y apropiadas implementadas por el Responsable deben ser consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dichas políticas deberán garantizar: (…) 3. La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento. (…)”. Respecto de este deber, la Corte Constitucional en sentencia C 748 del 2011 dispuso que: “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento.

Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares, como los principios de la administración de datos personales analizados en otro capítulo de esta providencia. Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (vi) Tramitar las consultas y reclamos, hecho que lo obliga a dar a conocer al encargado esas eventualidades para que éste incluya la información correspondiente en la base de datos, con anotaciones que permitan identificar fácilmente el estado de la información, es decir, para que siempre se encuentre actualizada -literales j) y l), e igualmente adoptar reglamentos claros para que el titular del dato pueda hacer exigible sus derechos a consultar y reclamar -literal k).” (Negrilla fuera del texto original) En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 que: “En el caso bajo examen, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., mediante el oficio radicado con número 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021, para que, remitiera copia de Manual para la atención de consultas y reclamos.

Folios 11 a 12. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1. Mediante Oficio de radicado No. 20-480646-12 del 30 de julio de 2021, esta Dirección le solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, lo siguiente: “[…] 11.Remita copia del manual o procedimientos para la atención de consultas y reclamos.”28 2.

El anterior requerimiento no fue respondido por la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio. Por lo tanto, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con un Manual para la atención de consultas y reclamos. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar un Manual para la atención de consultas y reclamos, contenido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL y a impartir la orden administrativa correspondiente. 11.3.6 Respecto del deber de solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales La Ley 1581 de 2012 prevé en su artículo diecisiete los deberes a los cuales están obligados los Responsables del Tratamiento.

Particularmente, el literal b) establece que estos deben solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; precepto que debe ser analizado en concordancia con el literal c) del artículo 4, en cuanto al principio de libertad se refiere y al artículo 9 de dicho cuerpo normativo. De igual manera, el Decreto 1074 de 2015 menciona en su artículo 2.2.2.25.2.2 que el Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. 28 Expediente digital.

Consecutivo número 12. Página 1. Folio 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Definición del consentimiento En la Ley 1581 de 2012 el consentimiento es tanto un principio rector (artículo 4 (literal c) como un elemento de legitimación constitucional de los procesos de administración de datos personales (artículos 9, 10, y artículo 26, literal a).

El artículo 9 establece que en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa, e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, mientras que el artículo 10 prevé las excepciones o los otros fundamentos de legitimación constitucional del tratamiento de datos personales, incluidos los casos de urgencia manifiesta, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico, etc.

Por su parte, el literal a) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 establece que el consentimiento o autorización exigida para el tratamiento de datos personales es, además, calificado, por cuanto debe ser previo, expreso e informado. En este sentido, la Corte Constitucional interpretó esta definición en sentencia C-748 del 2011 de la siguiente manera: “En relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato.

Así por ejemplo, en la Sentencia T-022 de 1993, se dijo que la veracidad del dato no implica que el Responsable del Tratamiento no tenga el deber de obtener una autorización anterior. En igual sentido, la Sentencia T-592 de 2003 dijo que el derecho al habeas data resulta afectado cuando los administradores de la información recogen y divulgan hábitos de pago sin el consentimiento de su titular.

La Corte expresó que el consentimiento previo del titular de la información sobre el registro de sus datos económicos “en los procesos informáticos, aunado a la necesidad de que aquel cuente con oportunidades reales para ejercer sus facultades de rectificación y actualización durante las diversas etapas de dicho proceso, resultan esenciales para salvaguardar su derecho a la autodeterminación informática.” En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, al contrario de lo sostenido por algunos intervinientes, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito.

Lo anterior, por varias razones: En primer lugar, la jurisprudencia constitucional ha exigido tal condición y ha dicho que el consentimiento debe ser explícito y concreto a la finalidad específica de la base de datos. (…) En segundo lugar, de una interpretación armónica de todo el articulado se deduce que el legislador estatutario tuvo una intención inequívoca que el consentimiento siempre fuese expreso.

Así, desde el artículo 3 se dice que éste debe ser “previo, expreso e informado”. Esto mismo se repite en el artículo 4. Posteriormente, el artículo 8 ordinal b), garantiza al Titular el derecho de solicitar prueba de la autorización, y señala que ésta sólo puede considerarse exceptuada en los casos consagrados en el artículo 10. El artículo 9 ordena que la autorización sea “obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior Por otro lado, el artículo 10 señala, en forma taxativa, los casos en que no se requiere autorización, y no hace referencia alguna a la existencia de un consentimiento tácito, lo cual necesitaría expresa autorización legal.

(…) En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. En este mismo sentido, en la Sentencia T-592 de 2003, la Corte señaló que la autorización debe ser cualificada y debía contener una explicación de los efectos de la misma.

Además, a pesar de que se presente la autorización, el Responsable y Encargado del Tratamiento debe actuar de buena fe. De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada, libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales.

Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de limitar el plazo de su validez.

( )”29 No existe, por tanto, otra interpretación legal y constitucional diferente a aquella que el consentimiento debe cumplir con los requisitos de ser previo, expreso e informado para que el mismo pueda considerarse legal, pues, de lo contrario, se estaría afectando, como lo señaló la Corte en la sentencia arriba citada, el derecho a la autodeterminación informática entendido como el núcleo esencial del derecho al habeas data y, en la práctica, el Titular perdería el control de sus datos personales.

Las definiciones de expreso, previo e informado contienen elementos claves que se analizan a continuación, con el fin de que se asegure que sólo el consentimiento que se interprete conforme a la Ley 1581 de 2012 será considerado como tal. Elementos del consentimiento: 1. Expreso: el término expreso significa la manifestación de voluntad libre del Titular para permitir el tratamiento de sus datos personales por parte de un tercero. Así mismo, esa necesidad de manifestación por parte de la persona impide que la falta de actuación - o quizás mejor, el comportamiento pasivo – constituya un consentimiento válido bajo la Ley 1581 de 2012, pues, como lo señaló la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, “no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito”.

Así sucede, por ejemplo, con formularios de recolección de datos en línea que no cuentan con casillas de aceptación. Esta situación obliga a los Responsables del Tratamiento a crear procedimientos para garantizar que las personas otorguen su consentimiento y, a su vez, proporcionan pruebas al Responsable del Tratamiento de que se ha obtenido el consentimiento.

Los ejemplos más clásicos son la firma manuscrita en la parte inferior de un formulario de papel y la selección de una casilla en un sitio web en Internet. El requisito de expreso para los datos sensibles se sustituye por un “consentimiento explícito”, pues para este tipo de datos se considera adecuado que exista un elevado nivel de control sobre los datos personales por parte de su Titular. 2.

Informado: el término informado significa que la persona debe conocer las finalidades del tratamiento de sus datos, la persona natural o jurídica, pública o privada, que decidirá sobre el tratamiento de los datos concernidos, los derechos relativos al tratamiento de sus datos, así como del modo de hacer valer sus derechos en relación con el tratamiento y, en general, las condiciones en que se efectuarán las actividades de acopio, recopilación y circulación del mismo.

En ese sentido, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 establece que cuando se va a solicitar la autorización al Titular de la Información, el Responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) los derechos que le asisten como titular; y, d) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Si se trata de datos sensibles el Responsable del tratamiento también debe cumplir lo que ordena el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015, a saber: “Artículo 2.2.2.25.2.3. De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada ley. 29 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: 1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 2.

Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles”. 3.

Previo: el término previo significa que la persona debe otorgar su consentimiento antes del comienzo del tratamiento de su información personal, debiendo cumplirse a más tardar en el momento en que el dato va a ser recogido, sin que sea admisible, en este punto, considerar su acatamiento con posterioridad a su recolección, pues sólo así quedaría garantizado el derecho de la persona a tener una apropiada información antes de otorgar su consentimiento.

En este sentido, el artículo 2.2.2.25.2.2., del Decreto 1074 de 2015 establece lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.2.2. Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

(…)”. Visto lo anterior, el consentimiento, como uno de los fundamentos jurídicos del tratamiento de datos personales, para que sea válido bajo la Ley 1581 de 2012, debe cumplir los siguientes requerimientos legales: a) El consentimiento debe ser expreso. El Titular debe realizar alguna acción positiva que indique su consentimiento y debe tener la libertad de no consentir. b) El consentimiento debe estar informado.

El artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 enumera la información que debe suministrársele al Titular; esa información debe ser claramente visible, destacada y completa. No basta con ponerla a disposición en algún sitio de la página web, sin que la persona no la conozca. c) El consentimiento debe ser previo. La obtención del consentimiento debe ser previa a la recolección de los datos.

Así, en los casos en que un Responsable del Tratamiento no puede acreditar que el consentimiento requerido del Titular es expreso, informado y previo, estaría incumpliendo el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal c) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, así como con el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 que: “En el caso bajo examen, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., mediante el oficio radicado con número 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021, para que, remitiera copia de las autorizaciones y los formatos de autorización provenientes de los residentes y/o copropietarios de la copropiedad.

Sin embargo, transcurrido el término establecido para que LA INVESTIGADA diera respuesta, esta no dio contestación a los requerimientos, aun cuando se le brindó la oportunidad procesal para hacerlo.” 30 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 30 Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022. Folio 13. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 1.

En la denuncia interpuesta por el Titular el 16 de diciembre de 2020 31, y complementada el 5 de enero de 202132, el titular manifestó: “Buen día El pasado 16 de diciembre se radicó ante ustedes la demanda por la no utilización de ´politica de tratamiento de datos personales, por parte de la administración de la agrupación Pinos de Nueva Castilla, según expediente 20-480646- -00000-000, sin que a la fecha se hayan tomado cartas en el asunto, a sabiendas de que se está violando de manera flagrante la ley 1581 de 2012 debido a que en la agrupación se realizan actividades como: • Recolectar sin autorización de las personas sus datos como lo son las imágenes de fotos y las grabaciones de videovigiliancia. (…)” 33 2.

Mediante Oficio de radicado No. 20-480646-12 del 30 de julio de 2021, esta Dirección le solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, lo siguiente: “[…] 4. Manifieste si cuentan con la autorización clara, expresa e informada de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA, para la recolección de sus datos personales (correo electrónico, teléfono, número de identificación, tarjeta de propiedad de vehículos, etc., para el Tratamiento de sus datos personales.

En caso afirmativo, documente su respuesta mediante la copia de dichas autorizaciones. ”34 3. El anterior requerimiento no fue respondido por la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con los procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de las autorizaciones previas, expresas e informadas de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL. Por lo tanto, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales. 31 Expediente digital.

Consecutivo número 0. 32 Expediente digital. Consecutivo número 1. 33 Expediente digital. Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. 34 Expediente digital. Consecutivo número 12. Página 1. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” No obstante, este Despacho observa que en la Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 no hay claridad respecto del deber incumplido, por cuanto en la misma se estable que: “En el caso bajo examen, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA a la dirección física Calle 7 No. 90 – 41 en la ciudad de Bogotá D.C., mediante el oficio radicado con número 20-480646-12 del día 30 de julio de 2021, para que, remitiera copia de las autorizaciones y los formatos de autorización provenientes de los residentes y/o copropietarios de la copropiedad.

Sin embargo, transcurrido el término establecido para que LA INVESTIGADA diera respuesta, esta no dio contestación a los requerimientos, aun cuando se le brindó la oportunidad procesal para hacerlo. Por lo tanto, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual para la atención de consultas y reclamos.” 35 Al respecto, resulta necesario destacar que el artículo 47 de la ley 1437 de 2011, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, indica que la formulación de cargos debe señalar con precisión y claridad “las disposiciones presuntamente vulneradas”, como se evidencia a continuación: “Artículo 47.Procedimiento administrativo sancionatorio.

(…) Concluidas las averiguaciones preliminares, si fuere del caso, formulará cargos mediante acto administrativo en el que señalará, con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes Este acto administrativo deberá ser notificado personalmente a los investigados.

Contra esta decisión no procede recurso” Por lo tanto, en aras de garantizar los derechos de la investigada, este Despacho procederá únicamente a impartir una orden administrativa a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, en relación con el incumplimiento del deber de solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales. 11.3.7 Respecto del deber de informar a los Titulares de manera previa, clara y expresa sobre las finalidades del Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

(…)”. Relacionado con dicho deber, se encuentra el principio de finalidad dispuesto en el literal b) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: 35 Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022.

Folio 13. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (…) b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; (…)”. Además, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 expresa que es deber del Responsable del Tratamiento de Datos Personales informarle a los Titulares, cuando se recolecte su autorización, lo siguiente: “(…) a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

PARÁGRAFO. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.” El deber de informar la finalidad del tratamiento, de acuerdo con los pronunciamientos de la Corte Constitucional por medio de la sentencia C 748 del 2011, se ha entendido así: “(…) Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (ii) Informar al titular la finalidad de esa autorización y actuar en consecuencia; por tanto, el responsable no puede conducirse por fuera de los lineamientos de la autorización, lo que significa que, por ejemplo, no puede suministrar al encargado del tratamiento más datos que los que fueron objeto de autorización, ni puede someterlos a un tratamiento con finalidades diferentes a las informadas.

En este orden de ideas, los deberes establecidos en los literales a), b) y h) son desarrollo del principio de finalidad. (…)”36. Adicionalmente, la Corte Constitucional en la misma sentencia ha explicado el alcance del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, es decir el deber de informar al Titular de la siguiente manera: “(…) El artículo 12 dispone las características de la información que deberá ser suministrada por el Responsable del Tratamiento.

La disposición es constitucional, pero el literal b) debe condicionarse por las siguientes razones. La norma señala a los Titulares deberá informárseles “el carácter facultativo a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes”. En una primera lectura podría entenderse que la norma está autorizando el Tratamiento de datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes, a pesar de encontrarse prohibida.

Sin embargo, existe una forma de interpretar la disposición de una manera que se avenga a los postulados constitucionales. En primer lugar, el carácter facultativo, en razón del principio de libertad, es predicable de todas las preguntas. Sin embargo, cuando se trate de una de las situaciones en que excepcionalmente se permite el Tratamiento de un dato sensible o de una niña, niño o 36 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011 del seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

M.P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub Considerando 2.17.3. Constitucionalidad de los artículos 17 y 18. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” adolescente, el Responsable del Tratamiento deberá informar las limitaciones y derechos que le son predicables de este tipo de dato. (…)”37 Igualmente, en la guía titulada “FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS”38 expedida el 22 de noviembre de 2017 por esta autoridad, se explica con claridad tanto la finalidad de la recolección de los datos personales, como el deber de informar a los Titulares de acuerdo con lo consagrado en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.

Veamos: “(…)

2.5. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES La recolección de datos personales debe tener una finalidad legítima y cierta, es decir, una razón de ser de esa recolección. Además, los datos recolectados deben ser pertinentes y adecuados para alcanzar dicho fin. (…)

2.6. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR Además del deber de obtener el consentimiento de los titulares para el tratamiento de su información, quien recolecte datos personales debe informar de manera clara y expresa al titular lo siguiente: (i) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados y la finalidad de los mismos.

(ii) En caso de que la organización responsable recolecte datos personales sensibles (origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.) o de niños y adolescentes; debe explicarle el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opción al titular de elegir si responde o no dichas preguntas.

(iii) Los derechos que tiene el titular de la información. (iv) La identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de la organización o el responsable del tratamiento de los datos. (…)” En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1. En la denuncia interpuesta por el Titular el 16 de diciembre de 2020 39, y complementada el 5 de enero de 202140, el titular manifestó: “Buen día El pasado 16 de diciembre se radicó ante ustedes la demanda por la no utilización de ´politica de tratamiento de datos personales, por parte de la administración de la agrupación Pinos de Nueva Castilla, según expediente 20-480646- -00000-000, sin que a la fecha se hayan tomado cartas en el asunto, a sabiendas de que se está violando de manera flagrante la ley 1581 de 2012 debido a que en la agrupación se realizan actividades como: (…) • No informar a los visitantes del edificio sobre sus derechos, finalidades y demás exigencias del artículo 12 de la ley 1581 de 2012” 41 37 Ibid.

Considerando 2.14.3. 38 Disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22.pdf 39 Expediente digital. Consecutivo número 0. 40 Expediente digital. Consecutivo número 1. 41 Expediente digital. Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2.

Mediante Oficio de radicado No. 20-480646-12 del 30 de julio de 2021, esta Dirección le solicitó a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, lo siguiente: “3. Informe cuáles son los mecanismos implementados por ustedes para la recolección de la información personal de los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACIÓN PINOS DE NUEVA CASTILLA.

Allegue los formatos y/o documentos establecidos para la recolección, y mediante los cuales informa a los residentes y/o copropietarios las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada. (…) 5. Aporte prueba mediante la cual se informe a los Titulares de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.”42 3.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que informaba a los residentes y/o copropietarios de la AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL las finalidades de la recolección de sus datos y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de informar a los Titulares de manera previa, clara y expresa sobre las finalidades del Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales, contenido en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL y a impartir la orden administrativa correspondiente.

DÉCIMO SEGUNDO: CONCLUSIONES Este Despacho evidenció que: 1. La investigada omitió atender los requerimientos de la autoridad de protección de datos personales. 42 Expediente digital. Consecutivo número 12. Página 1. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2. La investigada no acreditó haber implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales. 3.

La investigada no acreditó haber implementado un Manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato) 4. La investigada no acreditó haber implementado un Manual de Políticas de seguridad. 5. La investigada no acredito haber implementado un Manual para la atención de consultas y reclamos. 6.

La investigada no acreditó contar con los procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los titulares. 7. La Resolución N° 67602 de 29 de septiembre de 2022 no es clara en la formulación del sexto cargo, relacionada con el deber de solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales.

Por lo tanto, en aras de garantizar los derechos de la investigada, no se procederá a impartir una sanción a la investigada por el incumplimiento de este deber. 8. La investigada no acreditó contar con procedimientos para informar debidamente a los Titulares acerca de las finalidades de la recolección de sus datos y de los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada.

DÉCIMO TERCERO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 43.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar un manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato).  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar un manual de Políticas de seguridad.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos de los Titulares, en el cual se señalen los procedimientos para tramitar los requerimientos que le haga los Titulares de los Datos conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá implementar los procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los titulares, adicionalmente debe eliminar la información personal de los titulares respecto de los cuales no conserve copia de la autorización44.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá implementar los procedimientos necesarios para informar debidamente a los Titular 43 La Superintendencia de Industria y Comercio ha puesto a disposición la cartilla "FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS", disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22.pdf 44 La Superintendencia de Industria y Comercio ha puesto a disposición la cartilla "FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS", disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22.pdf “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” acerca de las finalidades de la recolección de sus datos y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada.

De lo anteriormente ordenado el Responsable de Tratamiento de Datos personales deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término y el modo señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO CUARTO: Respecto de la Responsabilidad de los Administradores en materia de Datos Personales El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunto de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 45 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”46 (Subrayado fuera del texto original) Nótese que el artículo 2447 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los 45 Ley 222 de 1995 “Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones” 46 Crf.

Numeral 2 del artículo 23 de la ley 222 de 1995 47 El texto completo del artículo 24 de la 222 de 1995 dice lo siguiente: “Artículo

24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. El artículo 200 del Código de Comercio quedará así: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” estatutos”. Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23.

Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”48. En este sentido, es de suma importancia resaltar la responsabilidad jurídica y económica, que radica no sólo en las personas jurídicas, sino también en cabeza de sus administradores, de suerte que este Despacho es enfático en aclarar que los mismos deben obrar con profesionalismo y diligencia en su gestión para tratamiento de datos personales.

En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS al representante legal de la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”49. 2.

Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 3. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 5. Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

DÉCIMO QUINTO: Imposición y graduación de la sanción 15.1. Faculad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la ARTICULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros.

No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador. De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia.

En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar. Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos. 48 Crf.

Parte inicial del artículo 24 de la ley 222 de 1995 49 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, la Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: Por una otra, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional 50 y que, por lo tanto, esta Dirección 50 Artículo 29.

El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta. Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f).

De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulta excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad 51 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad 52 ”. Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”.

No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia53. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2354 de la misma ley. Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: 51 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 52 Organización de las Naciones Unidas (1948).

Declaración Universal de los Derechos Humanos. 53 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 54 Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 15.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de esta Dirección, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

La norma, pues, hace una distinción entre el daño concretado y el peligro o riesgo a los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012, entre otros, la protección del derecho fundamental a la protección de datos personales. Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad 55” De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados56.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la 55 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp. Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 56 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23.

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que la investigada puso en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012 por cuanto al momento del inicio de la presente actuación administrativa: 1. La copropiedad de manera negligente omitió atender los requerimientos de la autoridad de protección de datos personales.

Así las cosas, como sanción frente al primer cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de una multa de SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL CIENTO OCHENTA PESOS M/CTE ($636.180) equivalente a QUINCE (15) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 ejusdem. 2.

La copropiedad de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales. Así las cosas, como sanción frente al segundo cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de una multa de SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL CIENTO OCHENTA PESOS M/CTE ($636.180) equivalente a QUINCE (15) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 3.

La copropiedad de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin contar con un Manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato) Así las cosas, como sanción frente al tercer cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de una multa de SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL CIENTO OCHENTA PESOS M/CTE ($636.180) equivalente a QUINCE (15) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 4.

La copropiedad de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin contar con un manual de Políticas de Seguridad de la Información. Así las cosas, como sanción frente al cuarto cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de una multa de SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL CIENTO OCHENTA PESOS M/CTE ($636.180) equivalente a QUINCE (15) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 5.

La copropiedad de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin contar con un manual para la atención de consultas y reclamos. Así las cosas, como sanción frente al quinto cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de una multa de SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL CIENTO OCHENTA PESOS M/CTE ($636.180) equivalente a QUINCE (15) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 6. La copropiedad de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin tener implementadas medidas para garantizar que a los Titulares del tratamiento, previo a la obtención de la autorización para el tratamiento de sus datos personales, se les informa sobre las finalidades de la recolección de sus datos y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada, lo que llevó a la vulneración del derecho fundamental de habeas data de los titulares cuyos datos personales obran bajo su custodia.

Así las cosas, como sanción frente al séptimo cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de una multa de SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL CIENTO OCHENTA PESOS M/CTE ($636.180) equivalente a QUINCE (15) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 15.1.2 Otros criterios de graduación Por último, se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d), e) y f) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la infracción.

DÉCIMO SEXTO: Que, con el fin de garantizar los derechos de defensa y contradicción, esta Dirección ha concedido el acceso digital del presente expediente a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.144.053-3, con el correo electrónico de notificación judicial: consejopinos2021@gmail.com, quien debe registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea, donde deberá ingresar al vínculo denominado “ver mis trámites” y luego seleccionar “De protección de datos personales”, donde podrá visualizar el presente proceso radicado bajo el N° 20-480646. La copropiedad es responsable de la seguridad y utilización correcta de su USUARIO y CONTRASEÑA y deberá adoptar las medidas necesarias para que sean estrictamente confidenciales y sean utilizados únicamente por aquellas personas que estén debidamente autorizadas para ello.

Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible. En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO 1: IMPONER una sanción pecuniaria a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.144.053-3 de TRES MILLONES OCHOCIENTOS DIECISIETE MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($3.817.080) correspondientes a NOVENTA (90) Unidades de Valor Tributario (UVT), por el incumplimiento a lo dispuesto en: i. ii. iii.

El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 ejusdem. El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” iv. v. vi. artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO 2: ORDENAR a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.144.053-3, para que, en su calidad de responsable del Tratamiento, cumpla con las siguientes órdenes:  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar un manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato).  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar un manual de Políticas de seguridad  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos de los Titulares, en el cual se señalen los procedimientos para tramitar los requerimientos que le haga los Titulares de los Datos conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá implementar los procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los titulares, adicionalmente debe eliminar la información personal de los titulares respecto de los cuales no conserve copia de la autorización.  La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL deberá implementar los procedimientos necesarios para informar debidamente a los Titular acerca de las finalidades de la recolección de sus datos y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada.

ARTÍCULO 3: La copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.144.053-3, deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los CUATRO (4) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo. PARÁGRAFO PRIMERO: La copropiedad deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo. Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y suscrita por el representante legal de la copropiedad; sin perjuicio de que las misma puedan ser verificadas con posterioridad por parte de la PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLAPROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.144.053-3, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO 4: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la copropiedad AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA-PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.144.053-3, a través de su representante legal, entregándoles copia de esta Resolución e informándoles que contra ella procede el recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales, y el de apelación, ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

ARTÍCULO 5: COMUNICAR personalmente el contenido de la presente resolución al señor XXXXX XXXXXXX XXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía No. XX.XXX.XXX.

ARTÍCULO 6: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co - Sede Alterna: Avenida Carrera 7 # 31A-36 pisos 3 y 3 A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 30 de junio de 2023 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUNOZ SALAZAR MUNOZ Fecha: 2023.06.30 15:20:33 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LCAF Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Identificación: Representante Legal: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: AGRUPACION PINOS DE NUEVA CASTILLA - PROPIEDAD HORIZONTAL NIT 900.144.053-3 LUISA FERNANDA LINARES BARRERO C.C. 52.199.654 consejopinos2021@gmail.com Calle 7 No. 90 - 41 Bogotá D.C. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” COMUNICACIÓN Señor: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: XXXXX XXXXXXX XXXXXXX C.C. XX.XXX.XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX

Resolución sancionatoria N° 36786 de 2023

CONSIDERANDO

RESUELVE