Resolución sancionatoria N° 22307 de 2021

(20 ABRIL 2021) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Radicación 19-134162 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hallazgos encontrados durante la etapa preliminar de la investigación: 1.1.

Esta Dirección, en ejercicio de las funciones asignadas en los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante oficio radicado bajo el N° 19-134162- 0 del 14 de junio del 2019, enviado a la dirección de correo electrónico que consta en el certificado de existencia y representación legal, administrativo@its.net.co, hizo un requerimiento de información a la sociedad investigada, solicitando: “(…) 1.

Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de seguridad. 4.Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5.Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6.Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los titulares almacenados en sus bases de datos”. 1.2 Dentro del término de cinco (5) días hábiles otorgado por esta Dirección en el requerimiento mencionado, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S no contestó a la mencionada solicitud de información. 1.3 Que el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, a través de oficio radicado bajo el N° 19-134162-1-0 del 21 de enero 2020, remitido a la dirección de notificaciones consignada en el certificado de existencia y representación legal, (Carrera 30 N° 10 C – 228 oficina 761 de la ciudad de Medellín (Antioquia)), realizó un segundo requerimiento a la investigada solicitando la información y documentación ya solicitada.

Este oficio fue entregado en la dirección referida el día 24 de enero del 2020 a las 12:25 pm., como se ve en la siguiente imagen de la guía de envío RA230742885CO: HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” 1.4 Que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, durante el término concedido en el oficio radicado bajo el N° 19-134162- -1-0 del 21 de enero 2020, guardó silencio.

SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados y las pruebas recaudadas en la etapa preliminar de esta investigación, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020, por medio de la cual se formularon cinco (5) cargos a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, por la presunta infracción a lo dispuesto en: • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la citada Ley y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; • El literal j) de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y • El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

La mencionada resolución le fue notificada a la investigada para que, dentro de los QUINCE (15) días hábiles siguientes a su notificación, se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

TERCERO: Que, el día 13 de octubre del 2020, la investigada fue notificada mediante Aviso N° 27041 de la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020, de acuerdo con la certificación expedida por la Secretaría General de la Superintendencia de Industria y Comercio, radicada bajo el número 19-134162- 10 del 27 de octubre del 2020.

CUARTO: Que la investigada, durante el término concedido para el efecto en la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020, no presentó descargos y, en consecuencia, no aportó ni solicitó pruebas para hacer valer dentro de la presente investigación administrativa. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes”

QUINTO: Que, mediante Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 19-134162, con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria y corriendo traslado a la investigada por el término de diez (10) días hábiles a partir de la comunicación del mencionado acto administrativo para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos.

Así las pruebas incorporadas fueron las siguientes: 5.1 Requerimiento de información remitido por la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y enviado al correo electrónico administrativo@its.net.co, radicado bajo el número 19134162-00000-000 del 14 de junio de 2019. 5.2 Requerimiento de información remitido por la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y enviado a la dirección carrera 30 N° 10 C – 228 oficina 761 (Medellín, Antioquia), radicado bajo el número19-134162—1-0 del 21 de enero de 2020. 5.3 Copia de la guía de envío RA230742885CO, expedida por Servicios Postales Nacionales S.A, en la que consta que el requerimiento de información descrito en el numeral precedente fue entregado el día 24 de enero de 2020. 5.4 Requerimiento de información realizado por la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas a la Superintendencia de Sociedades, radicado bajo los números 19-134162—2 y 19-134162—2-1, ambos del 20 de junio de 2020.

SEXTO: Que, el día 11 de febrero del 2021, la investigada fue notificada de la Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021, como consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el N° 19-134162- 14 del 22 de febrero del 2021.

SÉPTIMO: Que, en el término otorgado por la Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021, la sociedad investigada no presentó alegatos de conclusión.

OCTAVO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

NOVENO: Análisis del caso 9.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. 1 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” (ii) De conformidad con el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración a: • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la citada Ley y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del mismo precepto y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 9.2 Valoración probatoria y conclusiones 9.2.1 Respecto de la condición de Responsable del Tratamiento Esta Dirección considera oportuno distinguir los conceptos de Responsable y Encargado del tratamiento, comoquiera que los mismos resultan relevantes para determinar la calidad en la que actúa la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. De un lado, el literal e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 define al Responsable del Tratamiento de la siguiente manera: “Artículo 3°.

Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; (…)” Esta norma fue declarada exequible mediante Resolución C-748 del 2011 en el siguiente entendido: “(…) el concepto de ‘decidir sobre el tratamiento’ empleado por el literal e) parece coincidir con la posibilidad de definir-jurídica y materialmente- los fines y medios del tratamiento”1.

Esto significa que es Responsable del Tratamiento la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, determine – de hecho, o de derecho – los fines del tratamiento y los medios para alcanzarlos, mientras que el Encargado del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

En esta medida, esta Dirección considera oportuno precisar que los cargos se formularon en contra de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, en su condición de Responsable del Tratamiento. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” 9.2.2 Respecto del deber contar con una Política de Tratamiento de la Información El deber de elaborar una Política de Tratamiento de la Información está contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, que reza: “ARTÍCULO

17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley (…)” Ahora bien, conforme al principio de legalidad en materia de datos personales, cualquier forma de Tratamiento de información personal desde su recolección hasta su disposición final se encuentra orientada por las normas contenidas no solamente en la Ley 1581 de 2012 sino también en la normatividad que sobre la materia se ha expedido, la cual, para el caso en particular, corresponde al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; lo que implica que las disposiciones del referido decreto tienen la misma obligatoriedad y carácter vinculante que la ley estatutaria.

El artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 establece el contenido mínimo que debe reunir el documento que haga sus veces de Política de Tratamiento de la Información; dicho contenido, según lo reseñado por el artículo mencionado, indica lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando ésta no se haya informado mediante el Aviso de Privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. (…)” La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”2 pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión o disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha de los principios y deberes que rigen el Tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En efecto, el Responsable tiene el deber de tratar la información que se encuentra almacenada en su base de datos bajo las medidas mínimas establecidas, por el Régimen de Protección de Datos Personales, pues así lo dispuso la Ley 1581 de 2012 cuando señaló en su artículo 25 inciso tercero, que “[l]as políticas de tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en 2 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011.

M.P. María Victoria Calle Correa HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” la presente ley”, disposición que, igualmente, refuerza la hipótesis esgrimida entorno a que mediante la política de tratamiento se pretende cimentar los pilares de la protección al derecho de habeas data. Sin perjuicio de lo anterior, y teniendo como punto de partida lo señalado líneas atrás, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en su artículo 2.2.2.25.3.2, otorgó la posibilidad para que, en caso de que no sea posible poner a disposición del Titular la Política de Tratamiento de la información, los Responsables puedan informar por medio de un aviso de privacidad sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, siempre y cuando se observen los requisitos del artículo 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 del 2015.

En consonancia con lo anterior, el artículo 2.2.2.25.3.4 del Decreto en mención establece: Artículo 2.2.2.25.3.4. Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. Los Responsables deberán conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

Para el almacenamiento del modelo, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999”. (Negrilla fuera del texto). En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente en la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020 que: “(…) En el presente caso, se tiene que a LA INVESTIGADA se le requirió mediante los oficios 19134162-0 del 14 de junio de 2019 y 19-134162-1 del 21 de enero 2020, con el propósito de que, entre otras cosas, remitiera con destino a este Despacho, “2.

(…) copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales”, no obstante, pese a que los oficios mencionados fueron enviados los días 14 de junio de 2020 al correo electrónico “administrativo@its.net.co” y el día 21 de enero de 2020 a la dirección física “Carrera 30 10 C 228 OF 761 - Medellín, Antioquia, Colombia”, el último entregado el día 24 de enero de 2020 de conformidad con la guía del envío RA230742885CO emitida por la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. (472); dirección que corresponde a la registrada para la época del requerimiento en el Certificado de Existencia y Representación Legal de LA INVESTIGADA para efectos de notificación judicial, ésta no suministró respuesta alguna.

Teniendo en cuenta lo anterior, LA INVESTIGADA preliminarmente no acreditó el cumplimiento del deber de desarrollar e implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales y de darla a conocer a los Titulares de la información (…)”3. Frente al cargo objeto de estudio, la investigada no expuso argumentos de hecho y de derecho, pues no rindió descargos y no presentó alegatos de conclusión y, en consecuencia, no aportó ni solicitó pruebas, a pesar de que fue notificada en debida forma de la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020 y la Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021.

Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente se encuentra lo siguiente: En efecto, este Despacho constató que el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, en el numeral 2 del oficio radicado bajo el número 19-134162- -00000-000 del 14 de junio del 2019, enviado a la dirección de correo electrónico administrativo@its.net.co, requirió a la investigada para que allegara a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales, como se constata en la siguiente imagen: 3 Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Así las cosas, dado que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S guardó silencio, a través de oficio N° 19-134162- -1-0 del 21 de enero del 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas remitió un segundo requerimiento a la sociedad en cuestión a la dirección de notificaciones señalada en el RUES y el certificado de existencia y representación legal, carrera 30 N° 10 C -228 oficina 761 de Medellín (Antioquia), con el fin de que enviara la referida Política.

No obstante, la investigada no aportó este documento, ni contestó, a pesar de que este último oficio fue entregado en la referida dirección, como se comprueba en la siguiente guía de envío: De acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” En el caso sub-examine se debe tener en cuenta que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, vencidos los términos otorgados por esta Dirección para que ejerciera su derecho de defensa y contradicción, guardó silencio.

Además, durante el procedimiento administrativo, no aportó, ni solicitó pruebas tendientes a demostrar que contaba con una Política de Tratamiento de la Información, pese a que esta Dirección garantizó en todo momento su derecho fundamental al debido proceso. De esta manera, esta Dirección colige de la conducta inactiva de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S a lo largo del presente procedimiento administrativo, e inclusive en la etapa preliminar de la investigación, que la investigada tiene la condición de Responsable del Tratamiento y no cuenta con una Política de Tratamiento de la Información y, por esta razón, no lo aportó como prueba, ni se pronunció al respecto.

En síntesis, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S debe adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales; deber al que se encuentra obligada por su calidad de Responsable del Tratamiento, ya que luego de enviado el requerimiento N°. 19-134162- -00000000 del 14 de junio del 2019 a la cuenta de correo electrónico registrada como la dirección electrónica de notificación judicial “administrativo@its.net.co” y el requerimiento N°.19-134162- 1-0 del 21 de enero del 2020 a la dirección física reportada por la sociedad en el Certificado de Existencia y Representación Legal se tiene que la investigada no suministró respuesta a este Despacho.

Por lo anterior, se concluye que la investigada incumplió el deber de contar una Política de Tratamiento de la Información y ponerla a disposición de los titulares de los datos personales, contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante con los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto 1074 del 2015.

En consecuencia, se procederá a imponer a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S una sanción y a impartir una orden. 9.2.3 Respecto del deber de documentar e implementar unas Políticas de Seguridad de la Información En los términos del artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, en virtud del principio de seguridad, los Responsables del Tratamiento deben asegurar que en la administración de datos de carácter personal se adopten las medidas técnicas, humanas y administrativas “(…) necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

En la sentencia C-748/11, la Corte Constitucional afirmó sobre este principio: “ 2.6.5.2.7. Principio de seguridad: Al amparo de este principio, la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(…) Existe entonces un deber tanto de los Responsables como los Encargados de establecer controles de seguridad, de acuerdo con el tipo de base de datos que se trate, que permita garantizar los estándares de protección consagrados en esta Ley Estatutaria.”4 Por su parte, el artículo 17 literal k) de la Ley 1581 de 2012 asigna a los Responsables del Tratamiento la obligación de adoptar políticas y manuales internos de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales.

En consecuencia, para actuar de conformidad con el principio de seguridad, el Responsable debe documentar, implementar y monitorear políticas de seguridad de la información, que contendrán las medidas y procedimientos que se seguirán en la organización para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal que trata, las cuales deben cumplir 4 Ídem.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” con lo siguiente5 Así, para asegurarse de que ha desarrollado las medidas de seguridad requeridas por la norma en mención, se le aclara a la investigadora que • Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros, que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares, los relativos a la falta de disponibilidad de la información y los que afecten la integridad de los datos personales.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la entidad. • Las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo. • Las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales El artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, que consagra el principio de responsabilidad demostrada, preceptúa: “Artículo 2.2.2.25.6.1 Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”. (Énfasis fuera del original). En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente que: “Para el caso bajo estudio, se tiene que mediante los oficios 19-134162-0 del 14 de junio de 2019 y 19-134162-1 del 21 de enero 2020 la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas requirió a LA INVESTIGADA con el fin de que aportara, entre otras cosas, “3.(…) copia del Manual de Políticas de Seguridad”, no obstante, pese a que los oficios mencionados, fueron enviados los días 14 de junio de 2020 al correo electrónico “administrativo@its.net.co” y 5 La confidencialidad implica que el Responsable del Tratamiento debe impedir el acceso y uso no autorizado o innecesario a los datos personales y garantizar que quienes acceden a esta información guarden la debida reserva inclusive después de finalizada su relación con las labores o funciones relacionadas con el tratamiento y/o con la organización. La integridad supone que el Responsable debe asegurar que los datos personales objeto de tratamiento y la base de datos o archivos que los contiene no sufran alteraciones o modificaciones involuntarias, de modo que no ocurra una pérdida accidental o daño de la información. La disponibilidad de la información se refiere a que el Responsable pueda acceder a los datos personales en todo momento HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” el día 21 de enero de 2020 a la dirección física “Carrera 30 10 C 228 OF 761 - Medellín, Antioquia, Colombia”, este último entregado el día 24 de enero de 2020 de conformidad con la guía del envío RA230742885CO expedida por la Empresa de Servicios Postales Nacionales S.A. (472) y que pese a que corresponden a direcciones registradas para efectos de notificación judicial en el Certificado de Existencia y Representación Legal de LA INVESTIGADA para efectos de notificación judicial, no se observa que se haya suministrado respuesta sobre los procedimientos de seguridad ni las medidas técnicas, administrativas y humanas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los cuales están sometidos los datos personales tratados.

Así las cosas, LA INVESTIGADA preliminarmente no acreditó el cumplimiento del deber de desarrollar e implementar un Manual de Políticas de Seguridad (…)”6. Frente al cargo objeto de estudio, la investigada no expuso argumentos de hecho y de derecho, pues no rindió descargos y no presentó alegatos de conclusión, además, no aportó y/o solicitó pruebas, a pesar de que fue notificada en debida forma de la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020 y la Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021.

Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente, se encuentra lo siguiente: En efecto, este Despacho constató que el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, en el numeral 3 del oficio radicado bajo el número 19-134162- -00000-000 del 14 de junio del 2019, enviado a la dirección de correo electrónico administrativo@its.net.co, requirió a la investigada para que allegara a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales, como se constata en la siguiente imagen: Dado que INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, durante el término concedido para responder al requerimiento, guardó silencio, a través de oficio N° 19-134162- -1-0 del 21 de enero del 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas remitió a la sociedad un segundo requerimiento a la dirección de notificaciones señalada en el RUES y el certificado de existencia y representación legal, carrera 30 N° 10 C -228 oficina 761 de Medellín (Antioquia), con el fin de que enviara la referida Política de Seguridad de la Información. 6 Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020.

HOJA N 11, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” No obstante, la investigada no aportó este documento, ni contestó dentro del término otorgado para ello, a pesar de que este último oficio fue entregado en la referida dirección, como se comprueba en la siguiente guía de envío: De acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. En el caso sub-examine, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, vencidos los términos otorgados por esta Dirección para que ejerciera su derecho de defensa y contradicción, guardó silencio.

Además, durante el procedimiento administrativo, no aportó, ni solicitó pruebas tendientes a demostrar que contaba con una Política de Seguridad de la Información, pese a que esta Dirección garantizó en todo momento su derecho fundamental al debido proceso. Finalmente, esta Dirección colige de la conducta inactiva de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S a lo largo del presente procedimiento administrativo, e inclusive en la etapa preliminar de la investigación, que la investigada tiene la condición de Responsable del Tratamiento y no cuenta con una Política de Seguridad de la Información y, por esta razón, no lo aportó como prueba, ni se pronunció al respecto.

En síntesis, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S debe adoptar una Política de Seguridad de la Información; deber al que se encuentra obligada por su calidad de Responsable del Tratamiento, ya que luego de enviado el requerimiento N°. 19-134162- -00000000 del 14 de junio del 2019 a la cuenta de correo electrónico registrada como la dirección electrónica de notificación judicial “administrativo@its.net.co” y el requerimiento N°.19-134162- 1-0 del 21 de enero del 2020 a la dirección física reportada por la sociedad en el Certificado de Existencia y Representación Legal se tiene que la investigada no suministró respuesta a este Despacho.

Por lo anterior, este Despacho concluye que la investigada incumplió el deber de contar una Política de Seguridad de la Información, contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante el literal g) del artículo 4 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 del 2015. HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” En consecuencia, se procederá a imponer a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S una sanción y a impartir una orden. 9.2.4 Respecto del deber de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012 establece que el Responsable del Tratamiento debe cumplir con el deber de atender oportunamente las consultas y reclamos formulados por el Titular de los datos personales.

Por su parte, el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012 impone a los Responsables del Tratamiento el deber de adoptar manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, entre estos se incluye un manual para la atención de consultas y reclamos. El deber a que hace referencia el literal k) del citado artículo 17 contribuye a materializar el derecho fundamental de petición, que en el ámbito de la protección de datos personales está regulado principalmente por la Ley 1581 del 2012.

Al respecto, en la sentencia C-748/11, la Corte Constitucional sostuvo: “En ese sentido, el legislador estatutario al regular de forma general la protección del dato personal, estaba facultado para señalar los términos en que los responsables y encargados del tratamiento del dato, públicos y privados, deben responder las consultas o peticiones que les eleve el titular del dato o sus causahabientes, con el fin de hacer exigibles entre otros, el derecho a conocer qué datos personales tiene un determinado banco de datos y la forma como éstos son manejados.

Compatible con esto, los artículos 17, literal k) y 18 literal f) del proyecto, establecen como uno de los deberes del responsable y encargado del tratamiento del dato, el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos especialmente para la atención de las consultas y reclamos por parte de los titulares.”7 (Negrilla fuera del original).

Este manual es un documento que debe establecer cuál será el procedimiento interno para la atención adecuada de las consultas y reclamos, incluyendo los pasos a seguir, los tiempos y las personas o áreas encargadas de darles trámite y responder las peticiones elevadas por los titulares de los datos personales o las personas autorizadas para ello, entre otros temas que considere necesarios la organización. En armonía con lo anterior, el numeral 4 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015 reitera que los Responsables del Tratamiento deben contar con una persona o área responsable para la atención de peticiones, consultas y reclamos; información que, por supuesto, debe incluirse en el referido manual.

En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente: “En el caso analizado, se tiene que mediante los oficios 19-134162-0 del 14 de junio de 2019 y 19-134162-1 del 21 de enero 2020 la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas requirió a LA INVESTIGADA con el fin de que aportara, entre otras cosas, “4.(…) copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención consultas y reclamos”, no obstante, pese a que los oficios mencionados, fueron enviados los días 14 de junio de 2020 al correo electrónico “administrativo@its.net.co” y el día 21 de enero de 2020 a la dirección física “Carrera 30 10 C 228 OF 761 - Medellín, Antioquia, Colombia”, el último entregado el día 24 de enero de 2020 de conformidad con la guía del envío RA230742885CO expedida por la Empresa de Servicios Postales Nacionales S.A. (472); direcciones que además, se encuentran registradas para efectos de notificación judicial en el Certificado de Existencia y Representación Legal; y que, al trascurrir el termino de CINCO (05) días concedido mediante los oficios referidos, no se observa en el expediente que LA INVESTIGADA haya suministrado respuesta alguna sobre la implementación del manual de procedimientos para la atención de consultas y reclamos. 7 Ídem.

HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Así las cosas, LA INVESTIGADA preliminarmente no acreditó el cumplimiento del deber de adoptar un manual interno para a atención de consultas y reclamos formulados (…)”8 Frente al cargo objeto de estudio, la investigada no expuso sus argumentos de hecho y de derecho, pues no rindió descargos y no presentó alegatos de conclusión, además, no aportó y/o solicitó pruebas, a pesar de que fue notificada en debida forma de la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020 y la Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021.

Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente, se encuentra lo siguiente: Este Despacho constató que el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, en el numeral 4 del oficio radicado bajo el número 19-134162- -00000-000 del 14 de junio del 2019, enviado a la dirección de correo electrónico administrativo@its.net.co, requirió a la investigada para que allegara a esta Dirección copia del manual implementado dentro de la organización para la atención de consultas y reclamos, como se verifica en la siguiente imagen: Dado que INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, durante el término concedido para responder al requerimiento, guardó silencio, a través de oficio N° 19-134162- -1-0 del 21 de enero del 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas remitió a la sociedad un segundo requerimiento a la dirección de notificaciones señalada en el RUES y el certificado de existencia y representación legal, carrera 30 N° 10 C -228 oficina 761 de la ciudad de Medellín (Antioquia), con el fin de que enviara el manual interno para la atención de consultas y reclamos No obstante, la investigada no aportó este documento, ni contestó dentro del término otorgado para ello, a pesar de que este último oficio fue entregado en la referida dirección, como se comprueba en la siguiente guía de envío: 8 Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020.

HOJA N 14, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” De acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. En el caso sub-examine, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, vencidos los términos otorgados por esta Dirección para que ejerciera su derecho de defensa y contradicción, guardó silencio.

Además, durante el procedimiento administrativo, no aportó, ni solicitó pruebas tendientes a demostrar que contaba con un manual interno para la atención de consultas y reclamos, pese a que esta Dirección garantizó en todo momento su derecho fundamental al debido proceso. Finalmente, esta Dirección colige de la conducta inactiva de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S a lo largo del presente procedimiento administrativo, e inclusive en la etapa preliminar de la investigación, que la investigada tiene la condición de Responsable del Tratamiento y no cuenta con el mencionado manual y, por esta razón, no lo aportó como prueba, ni se pronunció al respecto.

En síntesis, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S debe adoptar un manual interno para la atención de consultas y reclamos; deber al que se encuentra obligada por su calidad de Responsable del Tratamiento, ya que luego de enviado el requerimiento N°. 19134162- -00000-000 del 14 de junio del 2019 a la cuenta de correo electrónico registrada como la dirección electrónica de notificación judicial “administrativo@its.net.co” y el requerimiento N°.19134162- -1-0 del 21 de enero del 2020 a la dirección física reportada por la sociedad en el Certificado de Existencia y Representación Legal se tiene que la investigada no suministró respuesta a este Despacho.

Por lo anterior, se concluye que la investigada incumplió el deber de contar un manual interno para la atención de consultas y reclamos, contemplado el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del mismo precepto y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, se procederá a imponer una sanción pecuniaria a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y a impartir una orden. HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” 9.2.5 Respecto del deber de adoptar un manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información El artículo 17 literal k) de la Ley 1581 de 2012, que consagra el deber de adoptar manuales internos y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley, interpretado en consonancia con los artículos 2.2.2.25.2.1, 2.2.2.25.6.1 inciso 2 y 2.2.2.25.2.8 inciso 2 del Decreto 1074 de 2015, impone al Responsable del Tratamiento la obligación de adoptar un manual interno que describa el ciclo de los datos personales que trata (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información).

Estas últimas disposiciones establecen: “Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de los datos personales. (…) A solicitud de la Superintendencia Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

(…)” (Negrilla fuera del original) Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones Temporales Al Tratamiento De Los Datos Personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

(Énfasis fuera del original). “Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.” En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente: “En el caso analizado, se tiene que mediante los oficios 19-134162-0 del 14 de junio de 2019 y 19-134162-1 del 21 de enero 2020 la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas requirió a LA INVESTIGADA con el fin de que aportara, entre otras cosas, “5.(…) copia del manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”, no obstante, pese a que los oficios mencionados, fueron enviados los días 14 de junio de 2019 al correo electrónico “administrativo@its.net.co” y el día 21 de enero de 2020 a la dirección física “Carrera 30 10 C 228 OF 761 - Medellín, Antioquia, Colombia”, el último entregado el día 24 de enero de 2020 de conformidad con la guía del envío RA230742885CO expedida por la Empresa de Servicios Postales Nacionales S.A. (472); direcciones registradas para efectos de notificación judicial en el Certificado de Existencia y Representación Legal y que, al trascurrir el termino de CINCO (05) días concedido mediante los oficios referidos, no se observa en el expediente que LA INVESTIGADA haya suministrado respuesta alguna sobre la implementación de un manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada.

HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Así las cosas, LA INVESTIGADA preliminarmente no acreditó el cumplimiento del deber de adoptar un manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información (…)”9. Frente al cargo objeto de estudio, la investigada no expuso sus argumentos de hecho y de derecho, pues no rindió descargos y no presentó alegatos de conclusión, además, no aportó y/o solicitó pruebas, a pesar de que fue notificada en debida forma de la Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020 y la Resolución N° 5197 del 11 de febrero del 2021.

Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente, se encuentra lo siguiente: Ciertamente, este Despacho constató que el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, en el numeral 5 del oficio radicado bajo el número 19-134162- -00000-000 del 14 de junio del 2019, enviado a la dirección de correo electrónico administrativo@its.net.co, requirió a la investigada para que allegara a esta Dirección copia del manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información de carácter personal, como se verifica en la siguiente imagen: Debido a que INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, durante el término concedido para responder al requerimiento, guardó silencio, a través de oficio N° 19-134162- -1-0 del 21 de enero del 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas remitió a la sociedad un segundo requerimiento a la dirección de notificaciones señalada en el RUES y el certificado de existencia y representación legal, carrera 30 N° 10 C -228 oficina 761 de Medellín (Antioquia), con el fin de que enviara el manual interno que describa el ciclo de vida de los datos personales que trata.

No obstante, la investigada no aportó este documento, ni contestó dentro del término otorgado para ello, a pesar de que este último oficio fue entregado en la referida dirección, como se comprueba en la siguiente guía de envío: 9 Resolución N° 61203 del 30 de septiembre del 2020. HOJA N 17, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Adicionalmente, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. En el caso sub-examine, la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, vencidos los términos otorgados por esta Dirección para que ejerciera su derecho de defensa y contradicción, guardó silencio.

Además, durante el procedimiento administrativo, no aportó, ni solicitó pruebas tendientes a demostrar que contaba con un manual interno que describa el ciclo de vida de los datos personales que trata (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información), pese a que esta Dirección garantizó en todo momento su derecho fundamental al debido proceso.

Finalmente, esta Dirección colige de la conducta inactiva de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S a lo largo del presente procedimiento administrativo, e inclusive en la etapa preliminar de la investigación, que la investigada tiene la condición de Responsable del Tratamiento y no cuenta con el mencionado manual y, por esta razón, no lo aportó como prueba, ni se pronunció al respecto.

Por lo anterior, se concluye que la investigada incumplió el deber de contar un manual interno que describa el ciclo de vida de los datos personales que trata (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información), contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante con los artículos 2.2.2.25.2.1, 2.2.2.25.2.8 inciso 2 y 2.2.2.25.6.1 inciso 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015.

En consecuencia, se procederá a imponer a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S una sanción y a impartir una orden. 9.2.6 Respecto del deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la La Corte Constitucional ha establecido que con el propósito de proteger efectivamente el derecho fundamental al habeas data o autodeterminación informática es imperioso asegurar la observancia del principio de autoridad independiente, conforme al cual: “(…) la adopción de una normatividad sólo es efectiva si se garantiza que dentro de la estructura del Estado exista un órgano encargado de garantizar el respeto de los principios (…)”10. 10 Corte Constitucional, sentencia C-748/11, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” En un sentido similar, en los Principios de la OEA en Materia de Privacidad y Protección de Datos Personales, la Organización de Estados Americanos ha señalado que los Estados deben garantizar que exista una “(…) autoridad que sea responsable de la supervisión del cumplimiento de estos principios de la protección de datos y de la legislación nacional aplicable con respecto a las actividades de procesamiento sobre las que tienen jurisdicción”11.

En desarrollo de este principio, la Ley 1581 de 2012 atribuye a la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura de Protección de Datos Personales, la función de vigilar que en el tratamiento de datos personales se respeten los procedimientos, derechos, garantías y principios allí previstos. Así, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

(…) En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (ordenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal. Al respecto, esta Dirección en ejercicio de su función de vigilancia y evaluación de las actividades de los sujetos obligados por el Régimen General de Protección de Datos Personales, requirió a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, sin embargo, ésta guardó silencio y omitió el deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 196812, por el cual se creó la Superintendencia de Industria y Comercio, esta entidad tiene la obligación legal de ejercer funciones de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos.

Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad.

Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos 11 Organización de Estados Americanos, Principios de la OEA en materia de privacidad y protección de datos personales, 26 de marzo del 2015, fecha de última consulta 25 de noviembre del 2020, disponible en web https://www.redipd.org/sites/default/files/inline-files/Informe_CJI-doc_47415_rev2_26_03_15.pdf 12 Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”.

HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental. Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios están dispuestos para proteger el derecho fundamental de habeas data con el que cuenta todo Titular y garantizar que los Responsables del Tratamiento cumplan a cabalidad los deberes que recaen sobre ellos sin tener que recurrir a razonamientos complejos, ya que debería ser de fácil entendimiento que los deberes de ley son de obligatoria observancia para garantizar la protección de este derecho fundamental.

Así las cosas, esta Ley faculta a esta Dirección a exigir de los Responsables del Tratamiento los deberes que estos deben cumplir de conformidad con el artículo 17 de la Ley en cita. De esta manera, se reitera que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S debe, de una parte, atender los diferentes llamados de esta Superintendencia y, de otro, demostrar el cumplimiento de los deberes a los que se encuentra obligada por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Así, en la medida en que al habérsele otorgado la oportunidad procesal a la investigada y de haber remitido un primer requerimiento con radicado 19-134162-00000-000 del 14 de junio del 2019 al correo electrónico de la empresa y un segundo requerimiento con radicado 19-134162-1-0 del 21 de enero del 2020 remitido a la dirección de notificaciones de la investigada de conformidad con la guía de envío RA230742885CO expedida por la sociedad Servicios Postales Nacionales S.A. (4-72) y debidamente entregado en el destino el 24 de enero del 2020, se tuvo que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. no suministró respuesta a los dos (2) requerimientos realizados por este Despacho, por lo que está probado que la investigada no acreditó el cumplimiento del deber de atender los requerimientos de esta Superintendencia. En virtud de lo expuesto, se impondrá la sanción correspondiente.

DÉCIMO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 201213 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201514.

Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos 13Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)

PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” 14Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1.

Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales. El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 1 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.

En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS a los Representantes Legales de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales.

HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente los de libertad, finalidad, seguridad y confidencialidad. 5) Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

DÉCIMO PRIMERO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, a esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: • La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá documentar y poner a disposición de los Titulares una Política de Tratamiento de la Información, la cual debe cumplir con los requisitos mínimos que señala el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. • La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá documentar e implementar las siguientes políticas y manuales internos: o Políticas de seguridad de la información. o Manual interno para la atención de consultas y reclamos. o Manual interno en el que se describan los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, así como para solicitar la autorización del titular de los datos personales y conservar copia de esta. • La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá documentar e implementar un procedimiento para dar respuesta a los requerimientos y órdenes de esta Superintendencia. De lo anteriormente ordenado la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO SEGUNDO: Imposición y graduación de la sanción 12.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 15.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: 15 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional16 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”17 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros18. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. 16 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) 17 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 18 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”19.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia20. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2321 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 12.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de esta Dirección, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

La norma, pues, hace una distinción entre el daño concretado y el peligro o riesgo a los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012, entre otros, la protección del derecho fundamental a la protección de datos personales y habeas data. 19 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos 20 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 21 Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” En el caso sub-examine, con base en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, esta Dirección evidencia que los cargos comprobados en contra de la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. causaron un riesgo de afectación los derechos fundamentales de los titulares respecto de los cuales el Responsable realiza tratamiento de sus datos personales y de los bienes jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

(i) Frente al cargo primero respecto del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales, la investigada no se pronunció en las oportunidades procesales correspondientes acerca del cumplimiento de dicho deber y, por ende, esta Dirección colige que lo incumplió, causando una afectación del derecho fundamental al habeas data de los titulares de los datos personales.

En consecuencia, se impondrá una multa de CINCO MILLONES OCHENTA Y TRES MIL CIENTO VEINTE PESOS M/CTE ($ 5.083.120,00), equivalentes a CIENTO CUARENTA (140) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO VIGENTES, por el incumplimiento del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) Frente al cargo segundo respecto del deber de contar con una Política de Seguridad de la Información, la investigada no se pronunció en las oportunidades procesales correspondientes sobre su cumplimiento y, por ende, esta Dirección colige que lo incumplió, causando un riesgo para los datos personales que trata. En consecuencia, se impondrá una multa de CINCO MILLONES OCHENTA Y TRES MIL CIENTO VEINTE PESOS M/CTE ($ 5.083.120,00), equivalentes a CIENTO CUARENTA (140) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO VIGENTES, por el incumplimiento del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la citada Ley y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(iii) Frente al cargo tercero respecto del deber de contar con un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos, la investigada no se pronunció en las oportunidades procesales correspondientes sobre su cumplimiento y, por ende, esta Dirección colige que lo incumplió, causando un riesgo de vulneración del derecho fundamental al habeas data de los titulares de los datos personales que trata.

En consecuencia, se impondrá una multa de CINCO MILLONES OCHENTA Y TRES MIL CIENTO VEINTE PESOS M/CTE ($ 5.083.120,00), equivalentes a CIENTO CUARENTA (140) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO VIGENTES, por el incumplimiento del deber previsto en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del mismo precepto y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(iv) Frente al cargo cuarto respecto del deber de contar con un manual interno que describa el ciclo de vida de los datos personales, la investigada no se pronunció en las oportunidades procesales correspondientes sobre su cumplimiento y, por ende, esta Dirección colige que lo incumplió, causando un riesgo de vulneración del derecho fundamental al habeas data de los titulares de los datos personales que trata.

En consecuencia, se impondrá una multa de CINCO MILLONES OCHENTA Y TRES MIL CIENTO VEINTE PESOS M/CTE ($ 5.083.120,00), equivalentes a CIENTO CUARENTA (140) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO VIGENTES, por el incumplimiento del deber previsto en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(v) Frente al cargo quinto respecto del deber de atender los requerimientos e instrucciones impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, en su condición de autoridad de protección de datos personales, se tiene que la investigada no contestó a los requerimientos de información realizados por la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas en los oficios radicados bajo los números 19-134162- -00000-000 del 14 de junio del 2019 y 19-134162- -1-0 del 21 de enero del 2020.

Además, no se pronunció en las oportunidades procesales correspondientes sobre el cumplimiento de este deber. HOJA N 26, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” En consecuencia, se impondrá una multa de CINCO MILLONES OCHENTA Y TRES MIL CIENTO VEINTE PESOS M/CTE ($ 5.083.120,00), equivalentes a CIENTO CUARENTA (140) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO VIGENTES, por el incumplimiento del deber previsto en literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Así las cosas, en vista de la gravedad de los cargos imputados y probados aunado al hecho que la investigada no se pronunció frente a la formulación de cada uno de los cargos imputados, este Despacho encuentra procedente imponer la sanción dispuesta en el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. 12.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones.

DÉCIMO TERCERO: CONCLUSIÓN Este Despacho encontró que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. no atendió los requerimientos realizados por este Despacho. Además, con razón en la no respuesta de los requerimientos. Igualmente, quedó demostrado que la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. no cuenta con los manuales y políticas, debido a que no fueron aportados dentro del proceso, que demuestren que realiza el tratamiento de datos de los Titulares de forma adecuada.

DÉCIMO CUARTO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la sociedad debe: (i) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado;

(ii) Una vez reciba respuesta positiva respecto de la solicitud de acceso, la sociedad debe registrarse en servicios en línea enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo enlace posteriormente al registro puede consultar el expediente de manera digital. No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la sociedad, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad.

En mérito de lo expuesto, este Despacho, HOJA N 27, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes”

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, de VEINTICINCO MILLONES CUATROCIENTOS QUINCE MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($ 25.415.600,00), equivalentes a SETECIENTAS (700) unidades de valor tributario vigentes, por la violación a lo dispuesto en: • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la citada Ley y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del mismo precepto y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, cumplir dentro del término de dos (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión, las siguientes instrucciones: • La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá documentar y poner a disposición de los Titulares una Política de Tratamiento de la Información, la cual debe cumplir con los requisitos mínimos que señala el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. • La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá documentar e implementar las siguientes políticas y manuales internos: o Políticas de seguridad de la información. o Manual interno para la atención de consultas y reclamos. o Manual interno en el que se describan los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, así como para solicitar la autorización del titular de los datos personales y conservar copia de esta. • La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. deberá documentar e implementar un procedimiento para dar respuesta a los requerimientos y órdenes de esta Superintendencia PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de un (1) mes siguiente a la expiración del plazo previsto para su acatamiento.

HOJA N 28, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes”

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, identificada con Nit. 811.046.822-8, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de esta e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 20 ABRIL 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.04.20 14:49:01 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: SCRR Revisó: SRB Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Sociedad: INTELLIGENT TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S Identificación: Nit. 811.046.822-8 Representante Legal: JUAN GUILLERMO PUERTA ZULUAGA Identificación: C.C. 98.523.081 Dirección: Carrera 30 N° 10 C – 228, oficina 761 Ciudad: Medellín, Antioquia Correo electrónico: administrativo@its.net.co