Resolución sancionatoria N° 69302 de 2021

(19 MARZO 2021) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Radicación 19-45036 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales de esta Superintendencia, en ejercicio de las facultades conferidas en los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, realizó el día 21 de febrero de 2019 una visita de inspección al EDIFICIO ESTUDIO 59PROPIEDAD HORIZONTAL1, (en adelante “la investigada”), identificada con Nit. 900.513.898-3, con el propósito de comprobar el cumplimiento de los deberes y requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En el desarrollo de la visita de inspección y una vez analizada la documentación recolectada y aportada por la investigada se pudo establecer preliminarmente lo siguiente: 1.1 La investiga presuntamente no contaba al momento de la inspección con: (i) Política de Tratamiento de datos Personales; (ii) Políticas de seguridad; (iii) Manual de atención de consultas y reclamos; iv) Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información (ciclo del dato), (v) Procesos y procedimientos de tratamiento de datos personales documentados2. 1.2 Para el ingreso a la copropiedad se registran a los visitantes mediante el diligenciamiento de una minuta por parte del conserje, que realiza la recolección de datos personales como: Nombre del visitante y el número de apartamento que se está visitando3. 1.3 Se realiza una inspección del área de Recepción que es monitoreada por dos cámaras de video, en donde presuntamente no se encuentra un Aviso de Privacidad referente a las capturas de imagen del sistema de videovigilancia. En esta área el conserje recibe la correspondencia de los copropietarios y arrendatarios, también se hace control de acceso de los visitantes en las minutas referidas, una vez el libro de minutas es diligenciado en su totalidad la empresa de conserjería se queda con este4. 1.4 La copropiedad cuenta con un sistema de video vigilancia que se encuentran en funcionamiento, administrado desde un DVR (Digital Video Recorder) gestionado por la administradora de la copropiedad, sin embargo, presuntamente no existe un aviso de privacidad en donde se Informe sobre la captura de Imagen a través del sistema de videovigilancia en las diferentes áreas de la copropiedad5. 1.5 El sistema de videovigilancia es propiedad de la copropiedad y es monitoreado por el personal de la empresa de conserjería través de la pantalla en donde se proyectan las imágenes recolectadas por el sistema.

Preliminarmente se encontró que no se cuenta con procedimientos en caso de daño del DVR o para respaldar la información de almacenada en el disco, duro del DVR, de igual manera no se tiene conocimiento sobre el término de almacenamiento de las imágenes al igual que el tiempo al cabo del cual se reescribe la información en el DVR6. 1 Expediente digital, Consecutivo 1,2, y 3. 2 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 2. 3 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 2. 4 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 4 5 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 3 6 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 7 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 1.6 La copropiedad cuenta con archivo físico dispuesto en un archivador metálico, que reposa en un cuarto identificado como "Cuarto de aseo", cuya llave es guardada por el conserje y por la administradora7. 1.7 La copropiedad no cuenta con un equipo de cómputo propio para almacenar y gestionar información de copropietarios y arrendatarios.

Todo se almacena en el equipo personal de la administradora, donde también se guardan documentos de otras copropiedades por ella administradas dichos datos son: nombres, correos electrónicos y número de apartamento. Los datos que se recolectan son los atinentes a quien es responsable del pago de la administración 8. 1.8 La administradora manifiesta que en lo relacionado con la autorización para el tratamiento de datos personales de los copropietarios y/o arrendatarios, desconoce si cuentan con un documento soporte a través del cual se haya recolectado la autorización para el tratamiento 9. 1.9 La copropiedad no cuenta con una política de Back up10. 1.10 Durante la visita de inspección se realiza el recaudo de los documentos electrónicos encontrados, para lo cual se cumplió con el procedimiento forense que garantiza la originalidad, autenticidad e inalterabilidad de la información, así como el anclaje de cadena de custodia.

Para lograr esto se hace una copia forense usando el software FTK Imager, licenciado para uso de la Superintendencia de Industria y Comercio. Este software ejecuta la función HASH, la cual genera la huella digital de la información recaudada usando los algoritmos MD5 y SHAI. El "HASH" indica la prueba de integridad del documento electrónico con relación al original de donde fue copiado; la relación de la información recolectada con fechas y horas y el dispositivo exacto de donde fue extraída11.

SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en: (i) (ii) (iii) Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

Literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 59041 del 31 de octubre de 201912, por medio de la cual se formularon tres (3) cargos al EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.513.898-3.

La mencionada resolución le fue notificada a la investigada para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción. No obstante, en virtud del Estado Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional, y que el acceso a las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio se encuentra restringido, se emitió la Resolución 43996 del 31 julio 202013 mediante la cual se retrotrae hasta la notificación personal de la Resolución No. 59041 de 31 de octubre del 2019, hecha el día 05 de marzo del 2020, con el fin de volver a correr el término para presentar descargos y permitir el acceso al expediente físico y digital por parte del apoderado. 7 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 8 8 Expediente digital, Consecutivo 3, página 1, Folio 10 9 Expediente digital, Consecutivo 1, página 1, Folio 3 10 Expediente digital, Consecutivo 1, página 1, Folio 5 11 Expediente digital, Consecutivo 1, página 1, Folio 6 12 Resolución No. 59041 del 31 de octubre de 2019 obrante en el expediente 19-45036 13 Resolución No. 43996 del 31 julio 2020 obrante en el expediente19-45036 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden”

TERCERO: Aclaraciones Preliminares: 3.1. Solicitud de Nulidad: Mediante escrito radicado el día 13 de noviembre de 2020 bajo radicado 19-45036- -00034-000114, el apoderado de la investigada solicitó: (i) Declarar la Nulidad de la Resolución 69302 del 29 de Octubre de 2020; (ii) retrotraer la actuación administrativa hasta la etapa del decreto de las pruebas, (iii) decretar la totalidad de las pruebas solicitadas en el escrito de descargos presentado el 7 de septiembre de 2020, (iv) Citar a la investigada a una audiencia en la que se practiquen las pruebas solicitadas en el escrito de descargos; o subsidiariamente (i) revocar directamente la Resolución 69302 del 29 de octubre de 2020.

(ii) Proferir el acto administrativo que en derecho corresponda en reemplazo de la Resolución 69302 del 29 de octubre de 2020. Este despacho se permite aclarar que las solicitudes de nulidad de actos administrativos se deben tramitar ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo en acción de nulidad, de conformidad con lo preceptuado por el Articulo 137 de la ley 1437 de 2011, puesto que no hace parte de las competencias de esta Superintendencia resolver este tipo de peticiones, de conformidad con el Artículo 88 de la Ley 1437 de 2011: “ARTÍCULO

88. PRESUNCIÓN DE LEGALIDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO. Los actos administrativos se presumen legales mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Cuando fueren suspendidos, no podrán ejecutarse hasta tanto se resuelva definitivamente sobre su legalidad o se levante dicha medida cautelar.” Ahora bien, la autoridad debe garantizar el derecho fundamental al debido proceso de la investigada en el curso de una investigación administrativa, por lo cual todas las actuaciones se deben adelantar de conformidad con las normas y procedimientos establecidos por la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción en virtud del principio del debido proceso (Articulo 3 numeral 1° de la Ley 1437 de 2011).

Es así como en el transcurso del proceso administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe cumplir con el Articulo 41 de la Ley 1437 de 2011, que dice lo siguiente: “ARTÍCULO

41. CORRECCIÓN DE IRREGULARIDADES EN LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA. La autoridad, en cualquier momento anterior a la expedición del acto, de oficio o a petición de parte, corregirá las irregularidades que se hayan presentado en la actuación administrativa para ajustarla a derecho, y adoptará las medidas necesarias para concluirla. “ Por lo cual, este despacho considera que la presente actuación administrativa se ha acogido a las normas procesales y al artículo 29 de la Constitución Política de 1991. 3.2 Revocatoria directa: Se advierte que para este despacho no se configuran ninguno de los casos bajo los cuales la norma determina como causales de revocatoria, las cuales se enuncian en el Art 93 de la Ley 1437 de 2011.

“ARTÍCULO

93. CAUSALES DE REVOCACIÓN. Los actos administrativos deberán ser revocados por las mismas autoridades que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores jerárquicos o funcionales, de oficio o a solicitud de parte, en cualquiera de los siguientes casos: 1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley. 2. Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él. 3.

Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.” 14 Expediente digital, Consecutivo 33 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Las causales bajo las cuales el apoderado cimienta su petición están enmarcadas en el numeral 5 del artículo 133 del C.G.P, y también en la nulidad constitucional a que hace referencia el artículo 29 constitucional.

Así las cosas, al analizar la Resolución 69302 de 2020, se observa que la decisión adoptada corresponde a una valoración probatoria conforme a las reglas de la sana critica; por tanto, el rechazo de las pruebas esta fundado en que no cumplían con los requisitos legales, específicamente en el caso de las testimoniales, y tampoco eran conducentes al no ser el instrumento idóneo para la acreditación del cumplimiento de los cargos formulados. 3.3 Citación a Audiencia para practica de pruebas: El abogado manifiesta que la Resolución 69302 de 2020 al prescindir del término probatorio para practicar las pruebas solicitadas y de la realización de una Audiencia para practica de pruebas, comete una vulneración al “(…) derecho de contradicción de la prueba, el derecho de defensa material y el derecho al debido proceso a mi representada”15.

Se precisa que el apoderado mediante las pruebas testimoniales y el requerimiento a un tercero pretendía demostrar que la investigada no era la Responsable del tratamiento de datos personales. Sin embargo, dentro del escrito de descargos: (i) no se sustentó en debida forma los hechos concretos objeto de prueba que se pretendían demostrar con los testimonios solicitados de conformidad con el Artículo 212 del Código General del Proceso, (ii) así como tampoco procede la ratificación de la declaración de la administradora XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXX, pues como se manifestó en la Resolución 69302 del 29 de Octubre de 2020, ella actuaba en representación legal de la investigada al momento de la visita de inspección, por lo tanto, su declaración de parte ya fue incorporada al expediente y no requiere ratificación;(iii) finalmente, el requerimiento a un tercero no es una prueba pertinente para demostrar por parte de la investigada su cumplimiento en particular, respecto de los deberes de la Ley 1581 de 2012, sino que se remiten al cumplimiento de un tercero en este caso al Encargado del tratamiento en cabeza de la empresa de conserjería cuya responsabilidad es independiente de la investigada.

CUARTO. Que mediante escrito radicado el día 7 de septiembre de 2020 bajo radicado 19-45036-00028-0000 16el apoderado de la investigada dio respuesta a la formulación de cargos informando lo siguiente: 4.1 El apoderado manifiesta que no existe responsabilidad de la investigada por no ser el sujeto sancionable contemplado en las normas sobre deberes de protección de datos personales para la época de los hechos investigados, puesto que la calidad de Encargado y Responsable concurrían en la empresa GESTION Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S “Resulta que EDIFICIO ESTUDIO 59 - PROPIEDAD HORIZONTAL, tenía una relación contractual con la empresa GESTIÓN Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S., identificada con el Nit. 900.465.920, y en virtud de ese contrato, esta empresa le prestaba no sólo el servicio de conserjería a la copropiedad investigada, sino que en virtud de sus funciones, era la Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en general, y en especial aquellos que se recolectaban a través de la minutas de ingreso de visitantes y dé las 11 cámaras de video vigilancia y que se mencionan en el pliego de cargos17” (…) “Adicional a lo anterior, vale la pena mencionar que la empresa GESTIÓN Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S. además de ser la Responsable del Tratamiento, también era la Encargada, pues esta nunca delegó ni la recolección ni el tratamiento de los datos en ninguna otra persona, por lo tanto ostentaba de manera concurrente ambas calidades.18” 4.2 Finalmente la investigada manifiesta que posteriormente a la visita de inspección y con ocasión a la terminación del contrato de prestación de servicios con GESTIÓN Y SOLUCIONES EN 15 Expediente digital, Consecutivo 33, Página 1, Folio 11. 16 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 1 17 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 3. 18 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 4.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” SERVICIOS INTEGRALES S.A, la propiedad horizontal implemento las políticas de tratamiento de datos personales, los avisos de privacidad, y las autorizaciones de tratamiento de datos personales.

QUINTO: Que mediante Resolución 69302 del 29 de octubre de 2020, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 19-45036, consecutivos 1 al 28, con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria, corriendo traslado a la investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos.

SEXTO: Que dentro del plazo otorgado por la Resolución 69302 del 29 de octubre de 2020, la investigada mediante comunicado del 17 de noviembre de 2020 bajo radicado 19-45036- -000350001, presentó alegatos de conclusión reiterando lo señalado en los descargos e indicando lo siguiente 19: 6.1 Indicó que en la visita de inspección tanto el portero o vigilante de turno, como la exadministradora XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXX realizaron falsas afirmaciones que llevaron a pensar a la Superintendencia que la copropiedad era la “Responsable” del tratamiento de los datos recolectados20. 6.2 Manifiesta que el informe de la visita administrativa del 21 de febrero de 2019 no puede ser tenido como prueba, al negarse la contradicción de la prueba, de igual manera, respecto de la negación de la práctica de los testimonios solicitados21. 6.3 También afirma lo siguiente: “…la Superintendencia fijó mal el objeto del litigio o de la investigación, pues omitió tener en cuenta los hechos que se expresaron en los descargos y que están destinados a atacar y desvirtuar los hechos alegados por la entidad en el pliego de cargos.22”

SÉPTIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

OCTAVO: Análisis del caso 8.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 201123, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por los reclamantes y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada 19 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 4. 20 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 5. 21 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 5. 22 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 8. 23 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” se concreta en la posible vulneración a: (i) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (ii) literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y (iii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en los escritos de descargos y los alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 8.2 Valoración probatoria y conclusiones 8.2.1.

Concepto de Responsable del tratamiento de datos personales: El apoderado afirma de manera reiterada en los descargos, solicitud de nulidad y en los alegatos de conclusión que: “(…) el EDIFICIO ESTUDIO 59 no era la que recolectaba y trataba esos datos y por ende no era ni la “responsable” ni la “encargada” del tratamiento de los mismos porque esta labor la ejercía autónomamente la empresa GESTIÓN Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S., identificada con el Nit. 900.465.920-1.24” Esta Dirección considera oportuno distinguir los conceptos de Responsable y Encargado del tratamiento, como quiera que los mismos resultan relevantes para determinar las condiciones en que se entrega la información a un tercero. El literal e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, define al Responsable del tratamiento de la siguiente manera: "Artículo 3.

Definiciones, Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

(…)” Esta norma fue declarada exequible mediante Sentencia C-748 de 2011 en el siguiente entendido: "( ) él concepto 'decidir sobre el tratamiento' empleado por el literal e) parece coincidir con la posibilidad de definir —jurídica y materialmente- los fines y medios del tratamiento" Esto significa que es Responsable del tratamiento la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, determine - de hecho, o de derecho- los fines del tratamiento y los medios para alcanzarlos.

En el presente caso el EDIFICIO ESTUDIO 59 suscribió un contrato de prestación de servicios profesionales de conserjería con la sociedad GESTIÓN Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S, en el que no se establece de manera clara, detallada y definida que la empresa de conserjería sería la Responsable y Encargada del tratamiento de datos personales, por el contrario en la cláusula 9° literal b) del contrato dice de forma clara y expresa lo siguiente: 24 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 11 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” De igual maneral, es importante recordar que los edificios y conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal son Responsables del tratamiento de datos personales, al recolectar y usar la información personal de los residentes, arrendatarios, visitantes, contratistas, proveedores, empleados, y cualquier Titular cuyos datos sean objeto de Tratamiento.

Es así como, la propiedad horizontal debe suministrar información a terceros como las empresas de vigilancia y conserjería, para la prestación de servicios necesarios para el cumplimiento de su objeto social, los cuales actúan en calidad de Encargados del tratamiento. Frente a este punto, es un deber del Responsable exigir al Encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular de conformidad con el literal i) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

De modo alguno puede entenderse que la empresa de conserjería sea Responsable del tratamiento, pues la investigada fue quien la contrató para que prestara el servicio de la manera que ella exigía desde su suscripción, durante la ejecución de este, y bajo sus propios parámetros, tal como se evidencia en el contrato aportado por la investigada: En síntesis, la investigada ostenta la calidad de Responsable, al ser una persona jurídica que decide sobre las base de datos y/o el tratamiento de los datos personales recolectados como propiedad horizontal, en cabeza de un Administrador y un Consejo Directivo, que a su vez determinan los fines y el uso del sistema de videovigilancia, las bases de datos de los copropietarios, trabajadores y visitantes; en consecuencia, su deber es implementar una Política de tratamiento de datos personales acorde con las directrices de la Ley 1581 de 2012. 8.2.2.

Tipicidad: 25 Consecutivo 28, Página 3, Folio 15 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Es necesario mencionar los elementos de la tipicidad, lo cuales son: (i) (ii) (iii) Que la conducta sancionable esté descrita de manera específica y precisa, bien porque la misma esté determinada en el mismo cuerpo normativo o sea determinable a partir de la aplicación de otras normas jurídicas;

Que exista una sanción cuyo contenido material este definido en la ley; Que exista correlación entre la conducta y la sanción. Es válido afirmar que esta Dirección dio plena aplicación al principio de legalidad, tipicidad y demás principios dispuestos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en lo que respecta al principio de legalidad y tipicidad, la Corte Constitucional en su sentencia C-412/15 plantea: “El principio de tipicidad como desarrollo del de legalidad hace referencia a la obligación que tiene el legislador de definir con claridad y especificidad el acto, hecho u omisión constitutivo de la conducta reprochada por el ordenamiento, de manera que le permita a las personas a quienes van dirigidas las normas conocer con anterioridad a la comisión de la misma las implicaciones que acarrea su transgresión. Conviene precisar que si bien es cierto que en materia sancionatoria la ley puede hacer remisiones a los reglamentos, -con el fin de complementar el tipo allí descrito-, también lo es que la remisión se encuentra limitada al núcleo esencial de lo que se ha estipulado en la ley.

De allí que la tipificación para la descripción de la conducta y la sanción, corresponde por mandato constitucional al legislador, mientras que la aplicación de la misma para subsumir el hecho antijurídico al tipo descrito, corresponde a la administración…” Entendiendo que la investigada es Responsable del tratamiento de datos personales por las razones antes mencionadas, se puede decir que efectivamente es el destinatario de las obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, pues las propiedades horizontales se encuentran dentro del ámbito de vigilancia de la 8.2.3 Primer Cargo: Respecto del deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales Conforme al principio de legalidad en materia de datos personales, cualquier forma de tratamiento de información personal desde su recolección hasta su disposición final se encuentra orientada por las normas contenidas no solamente en la Ley 1581 de 2012, sino también en la normatividad que sobre la materia se ha expedido, la cual, para el caso en particular, corresponde al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; lo que se traduce en el hecho de que las disposiciones del referido decreto tienen la misma obligatoriedad y carácter vinculante que la ley estatutaria.

De esta manera, y mediante el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se establece el contenido mínimo que debe reunir el documento que haga sus veces de política de tratamiento de la información, el cual indica lo siguiente: "Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus Política s para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las Política s de Tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas Políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las Políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5° del presente decreto, deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas Políticas." La reunión de estos elementos permiten garantizar "el ámbito de protección del derecho de habeas data” pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data, a través de la implementación y puesta en marcha, de los principios que rigen el Tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En efecto, el Responsable tiene el deber de tratar la información que se encuentra almacenada en su base de datos bajo las medidas mínimas establecidas, por el Régimen de Protección de datos personales, pues así lo dispuso la Ley 1581 de 2012 cuando señaló en su artículo 25 inciso tercero, que "[l]as políticas de tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley", disposición que, igualmente, refuerza la hipótesis esgrimida entorno a que mediante la Política de Tratamiento se pretende cimentar los pilares de la protección del derecho.

De la misma manera, el artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 consagra el lleno de los requisitos que debe reunir el documento de políticas de tratamiento de información, pues por medio de las políticas de tratamiento se definen las garantías para proteger el derecho fundamental de habeas data. En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente en la diligencia de inspección el EDIFICIO ESTUDIO 59, no había adoptado un manual de políticas y procedimientos internos en los términos establecidos en el literal k) del artículo 17 de la Ley 15981 de 2012.

Tampoco posee guías y manuales asociados a la forma de ejecutar los procesos acordes con los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Frente al cargo objeto de estudio la investigada, en el escrito de descargos señaló que “en el mes de Marzo del año 2019 se terminó el contrato entre el EDIFICIO ESTUDIO 59 y la empresa GESTIÓN Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S. y fue a partir de ese momento que el EDIFICIO ESTUDIO 59 decidió crear su propia Política de Tratamiento de Datos Personales, puesto que, se decidió sistematizar la seguridad del edificio, y prescindir del servicio de conserjería presencial, y sólo hasta que se tenía establecida dicha Política, fijados los avisos de privacidad en zonas visibles y elaborado el modelo de autorización para el tratamiento, la copropiedad comenzó a recolectar datos personales para las finalidades íntimamente relacionadas con su "objeto" de acuerdo con la Ley 675 de 2001 sobre propiedad horizontal”26.

También asegura que el cargo formulado no está llamado a prosperar porque para el momento de la visita de inspección la investigada no ostentaba la calidad de Responsable del tratamiento. De otra parte en los alegatos de conclusión la investigada manifestó que: “la entidad consideró que todas las pruebas eran inconducentes porque según la Superintendencia la única forma que tenía esta defensa de controvertir los cargos endilgados era mediante pruebas documentales exhibiendo la política de tratamiento de datos, los avisos de privacidad y el manual de consultas y reclamos, olvidando claramente que objeto de las pruebas solicitadas era probar los hechos ventilados en los descargos referentes a que el EDIFICIO ESTUDIO 59 NO era el sujeto sancionable por no ser ni el responsable ni el encargado de tratamiento de datos.27” Finalmente solicita “solicito a la Superintendencia que en el evento de que insista en endilgar alguna responsabilidad inexistente a mi representada, prescinda de la sanción y aplique lo dispuesto en el literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, teniendo en cuenta que los hechos investigados 26 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 4 27 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 8 HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” además de haber sido ejecutados por persona jurídica distinta a mi representada, se consideran hechos superados por sustracción de materia.28” Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente se encuentra lo siguiente: en el desarrollo de la visita de inspección no se acreditó la existencia y publicación de las Políticas para el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta que estas deben ser documentadas bajo los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015.

No obstante en el escrito de alegatos de conclusión, el apoderado manifiesta que a partir del 2 de abril de 2019 cuando la copropiedad prescindió de los servicios de la empresa de conserjería implementó las Políticas para el tratamiento de Datos Personales, por lo cual solicita que se prescinda de la sanción y en cambio se aplique lo dispuesto en el literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, así mismo solicita que se declare un hecho superado respecto del cumplimiento del deber formulado.

La figura del hecho superado se puede configurar ante el amparo del derecho fundamental de habeas data y que como consecuencia no haya lugar a impartir una orden administrativa. Lo anterior pues se habla de hecho superado cuando: “(…) entre el momento de la interposición de la acción de tutela y el momento del fallo se satisface por completo la pretensión contenida en la demanda de amparo, razón por la cual cualquier orden judicial en tal sentido se torna innecesaria.

En otras palabras, aquello que se pretendía lograr mediante la orden del juez de tutela ha acaecido antes de que el mismo diera orden alguna.29” De manera que podría configurarse esta figura si los actos que vulneran el derecho fundamental desaparecen y como consecuencia la orden pierde su razón de ser. Esto podría suceder en el transcurso de la actuación administrativa en lo relativo al amparo del derecho fundamental.

Ahora bien, esta Superintendencia está facultada para adelantar una actuación administrativa de carácter sancionatorio, cuando existe responsabilidad administrativa derivada de la vulneración al Régimen Especial de Protección de Datos Personales. Por lo que, el hecho de que una empresa corrija sus posibles errores no lo exime de las consecuencias legales de sus acciones u omisiones frente al tratamiento de datos personales, de modo que la figura del “hecho superado” no significa que desaparezcan las eventuales irregularidades en que pudo haber incurrido una organización frente al tratamiento de datos personales.

Así pues, el cumplimiento del Régimen Especial de Protección de Datos Personales debe demostrarse mediante una conducta continuada, y en el presente caso la investigada no demostró contar con las Políticas para el Tratamiento de datos personales debidamente documentadas, el día de la visita de inspección, es decir, el 21 de febrero de 2019; de igual manera, el apoderado confirma en los descargos y alegatos de conclusión que la implementación se realizó con posterioridad al inicio de la presente investigación. Concretamente el apoderado aportó un documento denominado “MANUAL DE POLÍTICAS Y MANEJO DE INFORMACIÓN PERSONAL”30, así pues, aunque se encuentra demostrado que para la fecha de la visita de inspección la sociedad no contaba con una política de tratamiento implementada y puesta a disposición de los titulares, se procederá a analizar la aportada e implementada posteriormente, con el fin de verificar si cumple con el contenido mínimo establecido en la Ley y su correspondiente decreto.

Por lo anterior, se encuentra probado el actuar negligente y/o indebida diligencia por parte de la investigada por el incumplimiento del deber de documentar, publicar e implementar una Política para el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; toda vez que las Políticas para el Tratamiento de datos personales informan a los Titulares sus derechos, quien es el Responsable y 28 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 11 29 Corte Constitucional Sentencia T-358 de 2014, ver también: sentencias T-608 de 2002, T-552 de 2002, T-146 de 2012 y T-200 de 2013, entre otras. 30 Expediente digital, Página 3 folios 26 al 45 HOJA N 11, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Encargado, y las finalidades el tratamiento.

Por último, es necesario aclarar que la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios hacen parte de la normatividad que regula la propiedad horizontal en materia de datos personales. Conforme a lo dicho, se procederá a imponer la respectiva sanción. 8.2.3.1 Respecto de la política de tratamiento implementada posteriormente a la fecha de la visita de inspección. En torno a este asunto, es importante señalar que: 1.

La política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. 2.

Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro. El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas. 3.

Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. En el presente caso, este Despacho encuentra que la sociedad investigada implementó posteriormente a la visita de inspección una política de tratamiento de información personal, que incluye, en principio, la información requerida por el artículo 2.2.2.25.3.1.

A continuación, se detalla lo evaluado y los resultados o comentarios sobre cada ítem: REQUISITO LEGAL 1. ¿La PTI consta en medio físico o electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SÍ COMENTARIO La PTI se encuentra en medio físico. 2. ¿La PTI fue redactada con un lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

SÍ La PTI fue redactada en un lenguaje claro y sencillo teniendo en cuenta que está destinada para Titulares que residen en la propiedad horizontal y los visitantes. 3. ¿La PTI ha sido puesta en conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SÍ La PTI ha sido puesta en conocimiento de los Titulares al informarse su existencia en los Avisos de privacidad.

HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 4. ¿La PTI contiene el nombre o Parcialmente razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5. ¿La PTI señala el tipo de SI Tratamiento –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

Las PTI informan nombre o razón social y dirección, pero hace falta incluir ciudad de domicilio, correo electrónico y teléfono del Responsable. 6. ¿La PTI informa la finalidad del Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SI En el numeral 8 de la PTI se señalan las finalidades del tratamiento de los datos personales que se recolectan manualmente y por medio del sistema de videovigilancia. 7.

¿La PTI Menciona de manera completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). SI En el numeral 8 de la PTI se indican todos los derechos del titular; 8. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la L. 1581 de 2012) SI Se informa en el literal F del numeral 7 el procedimiento para presentar reclamos por un indebido o incorrecto uso de los datos del Titular, y en el literal C informar el derecho a conocer, consultar, suprimir, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento.

La sociedad informó en los descargos que el tratamiento lo realiza a través de los libros de registro de propietarios y residentes, los cuales son llevados bajo la responsabilidad del administrador y a través del circuito cerrado de televisión con el cual recolecta los datos personales de sus trabajadores y visitantes almacenados en una base de datos clasificada como de reserva.

HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 9. ¿En la PTI se informa al Titular Parcialmente del dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) 10.

En la PTI se informa al SI Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal -c- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) Si bien en el literal b numeral 7 de la PTI informan al titular sobre el derecho que le asiste de otorgar autorización, señalan los medios para conservar prueba de la autorización, y los casos en que en que se exceptúa como requisito previo a tratamiento en el acápite de “Representantes debidamente reconocidos” no establecen en la PTI expresamente el derecho del Titular de solicitar prueba de la autorización. En la PTI si informan este derecho en el literal c) y f) del numeral 7. 11.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -d- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) SÍ De este derecho informan al Titular en el numeral 8 literal b ítem número 4. 12.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal -e- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) SI De este derecho informan al Titular en el numeral 8 literal b ítem número 5. 13.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) SÍ De este derecho informan al Titular en el literal en el numeral 8 literal b ítem número 5. 14. ¿En la PTI se señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y Parcialmente La persona responsable es señalada en el numeral 9 de la PTI, pero no informan los datos como teléfono, dirección, y razón social del Encargado HOJA N 14, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013). que en este caso es sociedad ADMI CITY LTDA identificada con NIT 900120065 – 8. 15.

¿En la PTI se describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013).

SÍ El procedimiento lo describen en el capítulo 7 literal F) denominado “Reclamos” y en el acápite de “SOLICITUD DE DATOS PARA MENORES DE EDAD”, de la PTI. 16. ¿La PTI indica la fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015).

SÍ En el numeral 10 de la PTI indican que la fecha de entrada en vigencia es el 2 de abril de 2019. 17. ¿La PTI informa el período de vigencia de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). NO Solamente se refieren a la vigencia de las bases de datos.

Como se señaló en párrafos anteriores, en términos generales, la política cumple con lo establecido en el Decreto 1074 de 2015; sin embargo, este Despacho encuentra que: i) no contiene el número telefónico del Responsable, la ciudad de domicilio, y el correo electrónico, (ii) no informa al Titular sobre el derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 Ley 1581 de 2012, (iii) no informa los datos como teléfono, dirección, y razón social del Encargado que en este caso es ADMI CITY LTDA identificada con NIT 900120065 – 8 por ser el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos a través de la oficina de administración (iv) no informa el periodo de vigencia de la base de datos personales.

HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” • En virtud de lo expuesto, se contempla la necesidad de impartir una orden administrativa tendiente a adecuar la Política de la sociedad de acuerdo a las disposiciones del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en el sentido de incluir dentro de la Política de Tratamiento de Datos implementada por la sociedad lo siguiente: i) ii) iii) iv) v) Número telefónico del Responsable, la ciudad de domicilio, y el correo electrónico.

El derecho del Titular a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 Ley 1581 de 2012”, informar los datos como teléfono, dirección, y razón social del Encargado que en este caso es sociedad ADMI CITY LTDA identificada con NIT 900120065 – 8 por ser el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos a través de la oficina de administración. El periodo de vigencia de la base de datos personales que maneja la investigada.

Eliminar la frase “Después de ingresas sus Datos Personales, los residentes, proveedores no pueden desactivar su uso”31, porque atenta contra el ejercicio del derecho fundamental de habeas data, que le permite a los Titulares suprimir sus datos personales y revocar la autorización, que se encuentra en el acápite de “Políticas de manejo de información y privacidad” del documento aportado por la investigada denominado “Manual de Políticas y manejo de información personal”. 8.2.4.

Segundo Cargo: La presunta trasgresión por parte de la investigada en su calidad de Responsable, al deber de informar a los Titulares por medio de un aviso las Políticas de tratamiento El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 otorgó la posibilidad para que en caso de que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los Responsables puedan informar por medio de un Aviso de Privacidad sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, siempre y cuando se observen los requisitos de los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201, el aviso de privacidad pretenden garantizar el derecho de habeas data en virtud del literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Frente a este cargo se debe precisar que las compañía u organizaciones que utilizan sistemas de videovigilancia, están recolectando datos personales ya sea en calidad de Responsables o Encargados del tratamiento, por lo cual, deben fijar Avisos de Privacidad principalmente en las zonas de ingreso, o cualquier otro medio idóneo para informar a los visitantes que están siendo vigilados y monitoreados y al interior del edificio.

Estos avisos de privacidad deben cumplir con los requisitos establecidos en 2.2.2.25.3.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201. En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente en la visita de inspección que la investigada cuenta con un sistema de videovigilancia que consta de once (11) cámaras adquiridas por la propiedad horizontal, las cuales en su momento eran gestionadas por la empresa de conserjería. Pero no se visualizan Avisos de Privacidad que informen a los Titulares que están siendo monitoreados mediante captura de imagen, a excepción del ascensor en el que se encuentra un aviso que no cumple con los requisitos establecidos en consagrado en literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Frente al cargo objeto de estudio la investigada, en el escrito de descargos señaló que: “ En efecto, no es cierto que las 11 cámaras análogas y el DVR (Digital Video Recorder) fueran gestionadas por la administración de la Propiedad Horizontal, pues dichas cámaras y el DVR eran manejadas y gestionadas por la empresa GESTIÓN Y SOLUCIONES EN SERVICIOS INTEGRALES S.A.S. que en virtud de los servicios que le prestaba al edificio, era quien recolectaba, trataba, disponía y manejaba los datos personales, sin que en ningún momento hubiera participación de la 31 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 39 HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” administración del EDIFICIO ESTUD 59 ni siquiera como Encargada del Tratamiento de los referidos datos.32” De otra parte en los alegatos de conclusión la investigada manifestó que: “Así mismo, la copropiedad que represento desde el mes de abril de 2019 cuenta no solo con su política de tratamiento de datos personales sino que tiene publicados en las zonas comunes y en el exterior del edificio los avisos de privacidad y los avisos de privacidad de video vigilancia para dar a conocer a los titulares de datos la existencia de la política de tratamiento de datos, los canales por los cuales pueden conocer dicha política de tratamiento de datos, el manual de consultas y reclamos y los demás mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos.33” Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente se encuentra que, de acuerdo con el informe de inspección no se evidenció preliminarmente la existencia de un Aviso de Privacidad en donde se informe sobre la captura de imagen a través del sistema de videovigilancia, además se informa lo siguiente: “El sistema de video vigilancia es propiedad de la copropiedad y es monitoreado por el personal de la empresa de conserjería a través de la pantalla en donde se proyectan las imágenes recolectadas por el sistema.

No se cuenta con procedimientos en caso de daño en el DVR o para respaldar la información de almacenada en el DVR, de igual manera no se tiene conocimiento sobre el término de almacenamiento de las imágenes al igual que el tiempo al cabo del cual se reescribe la información en el DVR34.” La investigada, debe contar con un Aviso de Privacidad que informe (i) Quien es el Responsable del Tratamiento, (ii) Cual será el tratamiento que se dará a su información, (iii) los derechos que en su condición de titular le asisten y;

(iv) en donde se encuentra publicada la política para el tratamiento de la información. Al respecto es oportuno citar la dispuesto en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el cual prevé: “ARTÍCULO 2.2.2.25.3.2. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.” En este sentido y como quiera que la investigada al momento de realizar la visita de inspección en la que se pudo constatar que contaba con un sistema de cámaras de video vigilancia, las cuales se encuentran activas las veinticuatro horas del día, se pudo evidenciar que no contaba con un Aviso de Privacidad visible, en el que pongan en conocimiento de los Titulares esta situación, así como de la finalidad para la recolección de esta información y los mecanismos para hacer efectivos sus derechos.

Por otra parte, pese a las afirmaciones de la investigada en descargos y alegatos, se encuentra demostrado que (i) la sociedad tiene implementado un sistema de video vigilancia para proteger sus instalaciones; (ii) que la sociedad contrató una empresa, un Encargado del tratamiento, para monitorear las cámaras y prestar un servicio de seguridad y vigilancia;

(iii) que el contratar a un tercero para prestar un servicio no lo convierte en Responsable del tratamiento, por el contrario en virtud del contrato celebrado se reafirma la calidad de Responsable de la entidad contratante, que es quien exige de acuerdo a sus necesidades al tercero. Ahora bien, tanto en la visita de inspección como posteriormente a lo largo de la investigación se ha demostrado que la sociedad efectivamente tiene implementado un sistema de video vigilancia y a través del mismo se recolecta la imagen de los titulares que transcurren por las diferentes áreas de las cámaras, razón por la cual es necesario que exista un aviso de privacidad para que al momento de recolectar los datos personales privados tenga la autorización previa, expresa e informada del titular, de lo contrario, no podría recolectar la imagen de los titulares pues vulneraría su derecho fundamental de habeas data. 32 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 3 33 Expediente digital, Consecutivo 35, Página 3, Folio 11 34 Expediente digital, Consecutivo 3, Página 1, Folio 7 HOJA N 17, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” De las pruebas y hallazgos de la visita de inspección se encontró que la sociedad no tenía implementado un aviso de privacidad, y a lo largo de la presente investigación la sociedad no logró demostrar que para la fecha de la visita contaba con el aviso mencionado de acuerdo a lo establecido en la Ley, por lo anterior, es clara la falta de diligencia de la sociedad al implementar un sistema que recolecta continuamente datos personales de todos los titulares que transiten frente a las cámaras, sin implementar el aviso que permite que la recolección de los datos sea acorde a lo exigido por la Ley.

Como consecuencia de lo anterior, esta Dirección encuentra que la investigada incumplió con el deber establecido literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Razón por la cual se impondrá la correspondiente sanción. De otro lado, la sociedad aporta un aviso de privacidad que indica fue implementado posterior a la visita de inspección, en el mes de marzo de 201935, por lo cual se encuentra procedente analizarlo con el fin de verificar si cumple con lo establecido en la Ley, y si aportó alguna prueba que acredite que el mismo se encuentra implementado en zonas estratégicas de paso común para garantizar su lectura por parte de los titulares. 8.2.4.1 Respecto del aviso de privacidad implementado posteriormente a la fecha de la visita Las señales o avisos implementados deben, como mínimo, cumplir con el contenido de un aviso de privacidad, razón por la cual se procede a analizar si cumple con lo establecido en el artículo del Decreto 1074 de 2015, así como los respectivos comentarios u observaciones: Requisito legal Comentario 1.

Incluir información sobre quién es el Responsable del Tratamiento y sus datos de contacto. 2. Indicar el Tratamiento que se dará a los datos y la finalidad del mismo. 3. Incluir Titulares. los derechos de Parcialmente SI los Parcialmente 4. Indicar dónde está publicada la Política de Tratamiento de la Información. 5. El aviso debe ser visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere el Sistema de Videovigilancia. Se cumple parcialmente porque no informa teléfono y correo electrónico del responsable.

Se cumple parcialmente porque la investigada maneja dos modelos de aviso de privacidad, y en uno menciona todos los derechos y en otros solo se remite a Ley. SI SI Como se señaló en párrafos anteriores, en términos generales el Aviso de Privacidad cumple con lo establecido en el Decreto 1074 de 2015; sin embargo, este Despacho encuentra que: (i) Se debe informar teléfono y correo electrónico del Responsable, (ii) Se deben incluir todo el listado de los derechos de los Titulares en los Avisos de Privacidad.

En virtud de lo expuesto, se contempla la necesidad de impartir una orden administrativa tendiente a adecuar el Aviso de Privacidad de la sociedad de acuerdo lo establecido en los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 35 Expediente digital, Consecutivo 15, Página 3, Folio 7 HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 2015, en el sentido de incluir dentro del aviso de seguridad implementado por la sociedad lo siguiente: (i) (ii) Informar el número de teléfono y correo electrónico del Responsable, Incluir todo el listado de los derechos de los Titulares en los Avisos de Privacidad. 8.2.5 Tercer Cargo: Deber de adoptar un manual para la atención de consultas y reclamos Frente a la presunta vulneración al deber que la investigada ostenta en su condición de Responsable del Tratamiento de adoptar un manual para la atención de consultas reclamos, de conformidad con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 que establecen lo siguiente: Ley 1581 de 2012 "Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.” Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 “ARTÍCULO 2.2.2.26.2.4.

Canales para ejercer derechos. Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible.

Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud. En los casos en los que el Tratamiento de datos lo realice el Encargado, el Responsable del Tratamiento registrará la información de contacto del Encargado para que el titular pueda adelantar ante este el ejercicio de sus derechos, sin perjuicio de la posibilidad que tiene de acudir directamente al Responsable del Tratamiento.” Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo se relacionan con los procedimientos internos que deben adoptar los Responsables de la información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades, por lo cual, su deber es desarrollar políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.

En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente en la visita de inspección realizada en las instalaciones de la investigada, que la misma no cuenta con políticas y procedimientos de atención de consultas, quejas y reclamos. Frente al cargo objeto de estudio la investigada, en el escrito de descargos señaló que: “Por todo lo dicho en líneas precedentes considero que ninguno de los 3 cargos imputados prospera, puesto que todos se refieren al "Responsable del tratamiento", calidad que no ostentaba para la época de los hechos investigados mi representada.36” De otra parte, en los alegatos de conclusión la investigada reitera los mismos argumentos del escrito de descargos.

Por lo anterior se concluye que se encuentra probado el actuar negligente por parte de la investigada en el cumplimiento del deber de implementar un manual para la atención de consultas 36 Expediente digital, Consecutivo 28, Pag 3, Folio 5 HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” y reclamos, de conformidad con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, pues como se puede inferir de las pruebas recaudadas en el momento de la vista de inspección del 21 de Febrero de 2019, se encontró que la investigada no tenía documentado un manual con los procedimientos y políticas para atender las consultas y reclamos para la fecha de la visita, así mismo a lo largo de la presente investigación administrativa la sociedad no aportó prueba alguna que acredite la implementación del mencionado documento previo a la visita de inspección. Razón por la cual se impondrá la correspondiente sanción. De otro lado, la sociedad aportó, junto con el escrito de descargos un documento que afirma es el manual interno para la atención de consultas y reclamos, no obstante, el documento aportado es la política de tratamiento de datos personales, que, si bien tiene un acápite sobre el procedimiento de atención de Reclamos, no cumple con lo establecido por la Ley en la medida en que no puede ser incluido dentro de las políticas de tratamiento que son puestas a disposición de los titulares, sino que debe ser un documento interno de la sociedad, y su contenido debe ser establecido por la sociedad de conformidad con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Razón por la cual se ordenará que implementen un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos.

NOVENO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 37 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201538.

Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1. Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales.

El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República 37Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)

PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” 38Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 19951 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.

En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS a los Representantes Legales de la investigada, la señora NAYDÚ GONZÁLEZ BELTRÁN en su calidad de administradora y representante legal de la copropiedad, a la señora ISMARY BELTRÁN MEDINA como administradora delegada y al Consejo de Administración del EDIFICIO ESTUDIO 59 para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente el de legalidad, libertad y finalidad. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

DÉCIMO: En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: • Incluir dentro de la Política de Tratamiento de Datos implementada por la sociedad lo siguiente: (i) Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

(ii) El derecho del Titular a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 Ley 1581 de 2012”, (iii) Informar los datos como teléfono, dirección, y razón social del Encargado que en este caso es sociedad ADMI CITY LTDA identificada con NIT 900120065 – 8 por ser el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos a través de la oficina de administración. (iv) Señalar el periodo de vigencia de la base de datos personales que maneja el EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL (v) Eliminar la frase “Después de ingresar sus Datos Personales, los residentes, proveedores no pueden desactivar su uso”39, porque atenta contra el ejercicio del derecho fundamental de habeas data, que le permite a los Titulares suprimir sus datos personales y revocar la autorización, que se encuentra en el acápite de “Políticas de manejo de información y privacidad” del documento aportado por la investigada denominado “Manual de Políticas y manejo de información personal”. • Modificar el aviso de privacidad implementado con el fin de incluir: (i)Informar el número de teléfono y correo electrónico del Responsable, (ii) Incluir todo el listado de los derechos de los Titulares en los Avisos de Privacidad. • Implementar un Manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas reclamos, de conformidad con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

De lo anteriormente ordenado la investigada deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

UNDÉCIMO: Imposición y graduación de la sanción 11.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la 39 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 39 HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 40.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional41 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para 40 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 41 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta. Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f).

De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”42 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros43. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”44.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los 42 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 44 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia45.

La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2346 de la misma ley. Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 11.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: 45 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 46Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”47 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados48.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que: • Se encontró demostrado el actuar negligente de la investigada en la medida en que para la fecha de la visita de inspección recolectaba datos personales sin tener implementada y puesta a disposición la Política de Tratamiento de datos, impidiendo de esta manera que los titulares, cuyos datos se encuentran en custodia de la investigada, conozcan sus derechos, las finalidades especificas del tratamiento, los mecanismos establecidos para ejercer sus derechos, los derechos que tiene como titular de sus datos, etc, incumpliendo así el deber de documentar, publicar e implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La sociedad tiene implementado un sistema de video vigilancia administrado por un tercero, a través del cual recolección de manera continua de la imagen de los titulares que transitan por las zonas de las cámaras, sin embargo, no contaba, para la fecha de la visita de inspección, con un aviso de privacidad mediante el cual informara a los titulares las finalidades del tratamiento de los datos, el responsable y los datos de contacto del mismo, vulnerando así el derecho fundamental de habeas data de todos los titulares cuyo dato personal privado ha sido recolectado a través del sistema de video vigilancia, razón por la cual es clara la falta de diligencia como Responsable del tratamiento en el cumplimiento del deber establecido en el literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • De otro lado, se demostró que la sociedad realizaba tratamiento de datos personales, para la fecha de la visita de inspección, sin contar con un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos, razón por la cual se encuentra 47 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 48 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” HOJA N 26, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” demostrado la negligencia de la investigada respecto del cumplimiento del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Es importante explicar que si bien el apoderado solicita la declaración de un hecho superado frente a los cargos formulados por la corrección de errores o conductas que incumplen la Ley 1581 de 2012, esto no lo exime de las consecuencias legales de sus acciones u omisiones frente al tratamiento de datos personales, de modo que la figura del “hecho superado” no significa que desaparezcan las eventuales irregularidades en que pudo haber incurrido una organización frente al tratamiento de datos personales en un momento determinado, pues el cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales debe ser continuo.

En armonía con lo anterior, este Despacho encuentra que para el caso en concreto hubo una afectación efectiva al Derecho de Habeas Data del Titular la cual no puede considerarse irrelevante en tanto se está ante la vulneración de: (i) un derecho fundamental autónomo; (ii) cuya protección deriva en la garantía de otros derechos como el de intimidad, buen nombre, libre desarrollo de la personalidad, entre otros;

(iii) un derecho que debe ser efectivamente salvaguardado en tanto se está en un contexto en el que el poder informático es creciente49. Por tanto, se impondrá como sanción: (i) Una multa TRES MILLONES SEISCIENTOS TREINTA MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($3.630.800) equivalente a (100) unidades de valor tributario - UVT50 vigentes por la vulneración del deber establecido en: literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 3.468.340 (ii) Una multa de TRES MILLONES SEISCIENTOS TREINTA MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($3.630.800) equivalente a (100) unidades de valor tributario - UVT vigentes por la vulneración del deber establecido en: literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2,2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(iii) Una multa de TRES MILLONES SEISCIENTOS TREINTA MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($3.630.800) equivalente a (100) unidades de valor tributario - UVT vigentes por la vulneración del deber establecido en: literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción de multa correspondiente a: DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($10.892.400) equivalente a TRECIENTAS (300) UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT), dada la evidente transgresión del Régimen General de Protección de Datos Personales. 11.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones.

DÉCIMO SEGUNDO: CONCLUSIÓN 49 Corte Constitucional, Sentencia T-167 de 2015. M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. FJ: 3.4.1.10. 50 Mediante la resolución 000111 del 11 de Diciembre de 2020, la la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2021, la cual quedó en $36.308 HOJA N 27, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Se procederá a imponer una sanción por las siguientes razones: i. La investigada es Responsable del tratamiento de datos personales, al ser una propiedad horizontal que recolecta y usa los datos personales de los propietarios, arrendatarios, contratistas y empleados a través de su administración; y que contrata a terceros como empresas de vigilancia y conserjería en calidad de Encargados.

Por lo cual debe acogerse a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. ii. Se comprobó el actuar negligente de la investigada que infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales, al no implementar y documentar las Políticas de Tratamiento de datos personales, que le corresponden como Responsable del tratamiento, para la fecha de la visita de inspección. iii.

La investigada celebró un contrato de prestación de servicios profesionales con una empresa de conserjería, que actuaba en calidad de Encargado del tratamiento puesto recolectaba datos personales para el cumplimiento de su servicio. iv. La investigada no actuó con la debida diligencia en la medida en que, para la fecha de la visita de inspección tenía un sistema de videovigilancia que funcionaba sin la implementación de los Avisos de Privacidad, necesarios para informar a los Titulares los fines de las capturas de imágenes realizadas. v. La investigada para la fecha de la visita de inspección, no implementó y ni documentó un manual para la atención de consultas reclamos, por lo que en calidad de Responsable del tratamiento, es clara la negligencia en el cumplimiento del deber establecido en el k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Así las cosas, una vez analizada toda la actuación administrativa, la información y documentos que conforman el expediente, encuentra este Despacho procedente imponer a la sanción correspondiente a DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($10.892.400) equivalente a TRECIENTAS (300) UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT), por la violación del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 al EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL.

DÉCIMO TERCERO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta la Emergencia Sanitaria decretado por el Ministerio de Salud, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la sociedad debe: (i) (ii) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona51 que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado;

Una vez reciba respuesta positiva respecto de la solicitud de acceso, la sociedad debe registrarse en servicios en línea link https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo link posteriormente al registro puede consultar el expediente de manera digital. No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la sociedad, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. 51 Representante legal o Apoderado de la sociedad.

HOJA N 28, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria al EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.513.898-3 de DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($10.892.400) equivalente a TRECIENTAS (300) UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT), por la violación a lo dispuesto en: (i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 25 de la Ley citada y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal a) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3, 2.2.2.25.3.4 y 2.2.2.25.3.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR al EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.513.898-3, cumplir las siguientes instrucciones impartidas por esta Dirección en el presente acto administrativo, dentro del término de los dos (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión: • Incluir dentro de la Política de Tratamiento de Datos implementada por la sociedad lo siguiente: (i) (ii) (iii) (iv) (v) • Incluir dentro del Aviso de Privacidad implementado por la sociedad lo siguiente: (i) (ii) • Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

El derecho del Titular a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 Ley 1581 de 2012”. Informar los datos como teléfono, dirección, y razón social del Encargado que en este caso es sociedad ADMI CITY LTDA identificada con NIT 900120065 – 8 por ser el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos a través de la oficina de administración. Señalar el periodo de vigencia de la base de datos personales que maneja el EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL Eliminar la frase “Después de ingresas sus Datos Personales, los residentes, proveedores no pueden desactivar su uso”52, porque atenta contra el ejercicio del derecho fundamental de habeas data, que le permite a los Titulares suprimir sus datos personales y revocar la autorización, que se encuentra en el acápite de “Políticas de manejo de información y privacidad” del documento aportado por la investigada denominado “Manual de Políticas y manejo de información personal”.

Informar el número de teléfono y correo electrónico del Responsable. Incluir todo el listado de los derechos de los Titulares en los Avisos de Privacidad. Implementar un Manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas reclamos, de conformidad con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 52 Expediente digital, Consecutivo 28, Página 3, Folio 39 HOJA N 29, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden”

PARÁGRAFO PRIMERO: El EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.513.898-3, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo.

Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y suscrita por el representante legal de la investigada.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará al EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.513.898-3, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: EXHORTAR a los Representantes Legales de la investigada, la señora NAYDÚ GONZÁLEZ BELTRÁN en su calidad de administradora y representante legal de la copropiedad, a la señora ISMARY BELTRÁN MEDINA como administradora delegada y al Consejo de Administración del EDIFICIO ESTUDIO 59 para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente el de legalidad, libertad y finalidad. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

ARTÍCULO CUARTO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución al EDIFICIO ESTUDIO 59-PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.513.898-3 a través de su representante legal y/o apoderado, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

NOTIFÍQUESE, Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 19 MARZO 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.03.19 14:20:00 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: DMRB Revisó: AMVJ Aprobó: CESM “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” NOTIFICACIÓN: Investigada: Entidad: EDIFICIO ESTUDIO 59 – PROPIEDAD HORIZONTAL Identificación: Nit.: 900.513.898-3 Representante Legal: NAYDU GONZALEZ BELTRÁN Identificación: C.C. No. 52272542 Dirección: CRA 3 A 59-23 Ciudad: Bogotá DC Correo electrónico: edificioestudio59@gmail.com Apoderado: JUAN SEBASTIÁN SILVA CORREA Identificación:1018455133 Dirección: CRA 7 N° 67 28 OFICINA 302 Ciudad: Bogotá DC Correo electrónico: js.silvacorrea@gmail.com HOJA N 30,