Resolución sancionatoria N° 77654 de 2022

(03 NOVIEMBRE 2022) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” Radicación 20-57773 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que mediante denuncia radicada ante esta Superintendencia el 9 de marzo de 2020, bajo el número 20-57773-0, el señor XXXXXXXXX XXXXX XXXXX, junto con otros dos ciudadanos, puso en conocimiento de este Despacho que la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. con Número de Identificación Tributaria 830.059.921-4, presuntamente habría llevado a cabo conductas contrarias al Régimen de Protección de Datos Personales.

SEGUNDO: Que, con el fin de verificar el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., en su calidad de Responsable del Tratamiento; esta Dirección, a través del Grupo de Investigaciones Administrativas, mediante oficio radicado el 1 de mayo de 2020 bajo el número 20-57773-3, la requirió para que se pronunciara frente a los siguientes puntos: “1.

Informe y acredite el vínculo comercial que sostiene la compañía con los copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL SABANA GRANDE RESERVADO 4 P.H. Remita copia o soporte de (sic) que (sic) cuenta de la relación comercial. 2. Informe y acredite cuál fue el mecanismo de obtención y/o recolección de los datos personales de los Titulares de la información que reposan en sus bases de datos. 3.

Informe y acredite cuáles son los procedimientos adoptados por ustedes para obtener la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales. Al respecto, sírvase remitir copia de los modelos o formatos que emplea para dicho propósito. 4. Sírvase manifestar a este Despacho la finalidad que será dada a la información solicitada en la cartelera del 12 de febrero de 2020. 5.

Remita copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por ustedes. 6. Informe y acredite cuáles son los mecanismos empleados por ustedes para dar a conocer a los Titulares su Política de Tratamiento de Datos Personales. 7. Informe y acredite cuáles son los mecanismos implementados por ustedes para que los Titulares de la información presenten peticiones, consultas y reclamos. 8.

Informe a este Despacho si ha suscrito contratos de transmisión de datos personales, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. De resultar afirmativa la respuesta, remita copia del respectivo contrato de transmisión de datos personales. 9. Remita copia del manual de seguridad adoptado por ustedes para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los datos personales almacenados en sus bases de datos.” “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, TERCERO: Que la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., a través de su representante legal, mediante comunicación de fecha 26 de mayo de 2020, radicada bajo el número 20-57773-5, dio respuesta al requerimiento realizado por parte de esta Dirección. En dicha respuesta, informó, entre otras cosas, lo siguiente: 1.

Que junto a la respuesta adjuntó documento denominado “CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Nº 1021 DE 2020”. 2. No se pronunció sobre el mecanismo de obtención y/o recolección de los datos personales de los Titulares de la información que reposan en sus bases de datos. 3. Que junto a la respuesta adjuntó documento denominado “AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (Documento para CLIENTES Y/O PROVEEDORES)”. 4.

No se pronunció sobre lo solicitado. 5. Que junto a la respuesta adjuntó documento denominado “POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”. 6. No se pronunció sobre los mecanismos empleados para dar a conocer a los Titulares la Política de Tratamiento de Datos Personales. 7. No se pronunció sobre los mecanismos empleados para que los Titulares de la información presenten peticiones, consultas y reclamos. 8.

No se pronunció sobre la suscripción de contratos que versaran sobre la transmisión de datos personales. 9. No aportó copia del manual de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.

CUARTO: Que, con base en los hechos anotados y de acuerdo con las pruebas recolectadas en la etapa preliminar de esta investigación, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el 16 de noviembre de 2021 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución N°. 74062 de 2021, por medio de la cual se formularon cargos a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. por el presunto incumplimiento de las siguientes normas: (i) El literal a) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.; y (ii) El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1.

QUINTO: Que la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021 se notificó, mediante aviso N°. 30393 del 10 de diciembre de 2021, a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA.; según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 20-57773-15 del 22 de diciembre de 2021, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

SEXTO: Que, una vez vencido el término de quince (15) días hábiles, concedido en la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021 a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., para que rindiera los respectivos descargos y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer en la presente investigación, esta guardó silencio.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa”

SÉPTIMO: Que mediante Resolución N°. 16509 del 30 de marzo de 2022, esta Dirección resolvió aclarar la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2022, modificando el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo mencionado, así: “ARTÍCULO PRIMERO: CORREGIR la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021, proferida por este Despacho, modificando el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo mencionado, así: “ARTÍCULO PRIMERO: INICIAR INVESTIGACIÓN y FORMULAR PLIEGO DE CARGOS en contra de la sociedad COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., con Número de Identificación Tributaria 830.059.921-4, por la presunta contravención de lo dispuesto en: (i) El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1.

(ii) El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1. Lo anterior, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución”

ARTÍCULO SEGUNDO: ACLARAR que las demás disposiciones de la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021 no sufren modificación alguna, ni revive los términos legales para la interposición de los recursos a los que podría haber lugar y su eventual demanda ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

ARTÍCULO TERCERO: SEÑALAR que la presente Resolución forma parte integral de la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021.”

OCTAVO: La mencionada resolución le fue comunicada a la sociedad investigada el 4 de abril de 2022, de conformidad con la certificación radicada bajo el número 20-57773-29 del 18 de abril de 2022 de la Secretaría General de esta Superintendencia.

NOVENO: Que, mediante Resolución N°. 53772 del 11 de agosto de 2022, esta Dirección: (i) incorporó las siguientes pruebas del expediente radicado bajo el número 20-57773: 9.1 Queja con radicado N°. 20-57773-0 del 9 de marzo de 2020. 9.2 Requerimiento de información a la investigada bajo el radicado N°. 20-57773-3 del 1 de mayo de 2020. 9.3 Respuesta al requerimiento por parte de la investigada bajo el radicado N°. 20-57773-5 del 26 de mayo de 2020.

(ii) declaró agotada la etapa probatoria, corriéndole traslado a la investigada, para que en caso de esta lo considerase pertinente, aportara alegatos de conclusión por el término de diez (10) días hábiles.

DÉCIMO: Que la Resolución N°. 53772 del 11 de agosto de 2022 le fue comunicada a la sociedad investigada el 26 de agosto de 2022, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 20-57773-38 del 31 de agosto de 2022.

DÉCIMO PRIMERO: Que, la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., por conducto de apoderado especial, radicó alegatos de conclusión el 9 de septiembre de 2022, bajo el número 20-57773-39, a través de los cuales, manifestó lo siguiente: “De conformidad con los cargos formulados a mi representada, cabe mencionar que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se ha podido evidenciar una implementación incompleta ante las exigencias de la norma en cuestión, más mi representada nunca se ha sustraído de su deber de cumplir con estos preceptos, tan es así que de tener su intención de omitir estos deberes no se habrían presentado los requerimientos documentales solicitados por esta superintendencia. Ahora bien, si bien es cierto que mi representada no cumplió con la totalidad d (sic) los deberes señalados en las normas referenciadas, no es menos cierto que se puede evidenciar una mala “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, interpretación de las normas para cumplir con los (sic) preceptuado, y así mismo a la fecha se encuentra implementando todas las estrategias encaminadas a tomar las medidas correctivas tendientes a subsanar falencias al respecto con las cuales se minimicen los riesgos que se puedan presentar ante posibles vulneraciones futuras y que puedan afectar la protección de datos.

Cabe aclarar que frente a los requerimientos realizados por la DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES en la resolución No. 74062 de 201 mi representada obrando como entidad administrada, allego (sic) las documentales vigentes en su momento, sin dejar de lado que la presente investigación fue invocada por presuntas conductas contrarias al régimen de protección de datos personales donde solamente se presentó como evidencia probatoria un derecho de petición emitido por personas naturales donde de manera temeraria y sin fundamento fáctico aseveraron que mi representada pretendía obtener información de datos personales para violar la confidencialidad de la (sic) personas, aun cuando en ningún momento de materializo (sic) dicho requerimiento en virtud que la copropiedad en cuestión se pudo sustraer de dicha petición, más sin embargo, y sin que lo haya hecho, posterior a la respectiva asesoría, mi representada se separó de dicha petición con el fin de no materializar vulneración a la información personal de los copropietarios o residentes de la copropiedad donde se tenía contrato de prestación de servicios con mi representada, acto que evito (sic) algún tipo de vulneración o daño frente a la protección de datos personales de las personas naturales.

A razón de los anteriores argumentos es necesario que esta respetable superintendencia sea informada que mi representada ha venido adelantando las correcciones necesarias para evitar posibles vulneraciones a futuro, esto en vista que a la fecha no ha cometido algún tipo de afectación directa, y su error obedeció no más a una indebida interpretación de las normas señaladas, y que con posterior asesoramiento se encuentra, de manera minuciosa, corrigiendo los yerros aplicados y complementando los vacíos en pro de una debida implementación de protección de datos.

Ahora bien, en clara discusión y con el debido respeto que se le debe a esta honorable superintendencia, cabe señalar además que, cuando se está al frente de una actuación administrativa, ésta como todos los actos que realiza el Estado por vía de sus funcionarios públicos, se encuentra reglada, y más aún cuando versa sobre un procedimiento administrativo sancionatorio -parte del ejercicio del ius punendi (sic) del Estado-, tal y como lo ha definido la Corte Constitucional, es un instrumento de autoprotección, en cuanto contribuye a preservar el orden jurídico institucional mediante la asignación de competencias a la administración que la habilitan para imponer a sus propios funcionarios y a los particulares el acatamiento, e inclusive por medios punitivos de una disciplina cuya observancia contribuye a la realización de sus cometidos: (…) En igual sentido, dicho instrumento de autoprotección y de derecho sancionador exige que en todas sus etapas se observen las garantías propias del debido proceso, tal y como lo ordena el Artículo (sic) 29 de la Constitución Política, principio, que debe tener aplicación en todas las actuaciones tanto judiciales como administrativas, por lo que, el ente investigador tiene el deber de hacerlo cumplir con la finalidad de que las personas estén en condiciones de defender adecuadamente sus derechos ante cualquier tipo de actos del Estado que pueda afectarlos.

Dicha garantía constitucional, ha reiterado el alto Tribunal Constitucional incluye entre otros los siguientes principios: el de legalidad, de celeridad, juez natural, de defensa y contradicción, presunción de inocencia y congruencia (…) En atención a ello, en la presente investigación NO se configuró dolo o culpa grave, tal como lo señala la ley (sic) 1949 de 2019 artículo 5 (…) De lo anterior, resulta apropiado resaltar que la conducta debe ser dolosa o culposa como elementos integrantes del actuar, por cuando toda forma de responsabilidad objetiva en el presente caso se encuentra proscrita.

En el eventual caso en que se considere que hubo un comportamiento “pasivo” al no evidenciar el cargue de la información que es objeto de investigación administrativa, no es menos cierto que esa “pasividad” debe ser cometida con dolo o con culpa, como en lo que se refiere en este último a lo que se conoce como la comisión por omisión, no obstante, en ambos casos, se requiere un conocimiento consciente del agente de la conducta para que sea HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” reprochable, situación que no se cumple en este caso, dadas las pruebas aportada con la presente contestación y los argumentos expuestos.

En conclusión, frente a los presentes alegatos, cabe mencionar las observaciones frente al decaimiento de los actos administrativos. (…)”.

DÉCIMO SEGUNDO: Que, la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., por conducto de apoderado especial, radicó el 7 de octubre de 2022, bajo el número 20-57773-40, los siguientes documentos: - Política de Tratamiento de Datos Personales de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA. - Aviso de privacidad de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA. - Acta de socialización para la implementación de la política de protección de datos personales No. 001-22.

DÉCIMO TERCERO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio De conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales es competente para investigar e imponer las sanciones pertinentes a los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos una vez verifique el incumplimiento de las disposiciones en materia de protección de datos.

DÉCIMO CUARTO: Análisis del caso 14.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas, específicamente, en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por el reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de lo dispuesto en: - El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1. - El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1.

Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción, para lo cual se deberán tener en cuenta las pruebas recolectadas por este Despacho y las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en el escrito de alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 14.2 Valoración probatoria y conclusiones 14.2.1 Consideraciones preliminares Esta Dirección se sirve recordarle a la sociedad investigada que la naturaleza de la figura del ius puniendi hace referencia a la capacidad sancionatoria del Estado.

Sin embargo, como lo ha mencionado la Corte Constitucional en su sentencia C 042 de 2018 “El ius puniendi aparece como uno de los instrumentos que configuran el monopolio de la fuerza en cabeza del Estado constitucional para reaccionar ante el fenómeno criminal.”2 Además, líneas más abajo en la misma sentencia citada se señala que: “El Texto Superior contempla una serie de garantías que guían y controlan el ejercicio del ius puniendi del Estado con la finalidad de minimizar la afectación de los derechos fundamentales de las personas y maximizar la protección de los bienes jurídicos afectados por el delito, desde la tipificación legal de los delitos, su comprobación judicial y la ejecución de la sanción que se imponga a la conducta objeto de reproche”. 3 Lo anterior, sumado a la sentencia C 818 de 2005, expresa que tanto el derecho penal como el derecho administrativo sancionatorio son especies del denominado ius puniendi del Estado; no obstante, el derecho penal no es parte del derecho administrativo sancionador en la medida que la Corte ha reiterado que: “Esta Corporación ha sostenido de manera reiterada que el derecho sancionador del Estado en ejercicio del ius puniendi, es una disciplina compleja que envuelve, como género, al menos cuatro especies, a saber: el derecho penal delictivo, el derecho contravencional, el derecho disciplinario y el derecho correccional.

Salvo la primera de ellas, las demás especies del derecho punitivo del Estado corresponden al denominado derecho administrativo sancionador.” 4 Como se advierte en los pronunciamientos de esa Corporación, el ius puniendi se predica en el derecho penal y en el derecho administrativo sancionatorio, pero como también señala la Corte Constitucional, el derecho penal no hace parte del derecho administrativo sancionatorio, De esta forma, se descarta cualquier argumento tendiente a precisar que aplica lo dispuesto en el derecho penal, particularmente, lo señalado en el artículo 9 del Código Penal (Ley 599 del 200), el cual señala que “Para que la conducta sea punible se requiere que sea típica, antijurídica y culpable.

La causalidad por sí sola no basta para la imputación jurídica del resultado” 5 al derecho administrativo sancionatorio. Atendiendo lo expuesto por esta Corporación, se denota que al derecho administrativo sancionador no se le puede inculcar la figura del derecho conocida como conducta punible, ya que como se ve son dos ramas del derecho diferentes, por lo que no es del recibo de este Despacho el argumento que pretende la aplicación de una conducta punible en el presente caso, toda vez que esta figura solo es aplicable al derecho penal. 14.2.2 Del deber de adoptar una Política de Tratamiento de datos personales y darla a conocer a los Titulares de la información El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Corte Constitucional, sentencia C 041 de 2018. M.P. Gloria Stella Ortiz Delgado. Ídem. Corte Constitucional, sentencia C 818 de 2005. M.P. Rodrigo Escobar Gil. Ley 599 del 2000, artículo 9, Código Penal colombiano. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, A su turno, el literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012 señala el deber de “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales; (ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares.

El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. Derechos que le asisten como Titular. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) La Política de Tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito 6, formatos electrónicos 7, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, (3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal.

La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data” 8, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. Así las cosas, la Política de Tratamiento de Datos Personales es el mecanismo dispuesto por la ley para hacer efectivo el derecho de los Titulares al habeas data, al ser la máxima expresión del principio de transparencia al reflejar ante los Titulares el modo de hacer valer su derecho al habeas data.

El presente caso tuvo su génesis en la denuncia presentada por el señor ante esta Superintendencia el día 5 de junio de 2019 bajo el número 19-125470-0, en la que manifestó, entre otras cosas, que la sociedad XXXXXXXXX XXXXX XXXXX, junto con otros dos ciudadanos, en la que puso en conocimiento de este Despacho que la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. presuntamente habría llevado a cabo conductas contrarias al Régimen de Protección de Datos Personales.

Con el propósito de reunir mayores elementos de juicio, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, mediante oficio radicado el 1 de mayo de 2020 bajo el número 20-57773-3, la requirió a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. para que, entre otras cosas, remitiera copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la compañía. En respuesta al requerimiento en cita, la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., a través de su representante legal, mediante comunicación de fecha 26 de mayo de 2020, radicada bajo el número 20-57773-5, allegó copia del documento denominado “POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”.

En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa de la presente actuación y formuló cargos a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., mediante la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021, modificada por la N°. 16509 del 30 de marzo de 2022, al considerar preliminarmente que: “En el caso analizado, el documento aportado por parte de la sociedad COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS CISTEL LTDA., como Política de Tratamiento de la Información denominado “[Proceso adquisición bienes y servicios política (sic) de protección de datos personales]”, en principio, adolece de los siguientes requisitos mínimos en su desarrollo e implementación: REQUISITO LEGAL SI/NO 1.

¿La PTI consta en medio físico o SI electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 2. ¿La PTI fue redactada con un lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 8 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011 NO COMENTARIO El documento consta en medio electrónico.

El documento usa ambigüedades en relación con la obtención de la Autorización otorgada por parte de los Titulares para el tratamiento de su Información Personal, pues en el aparte de “[introducción]” comunica que “(…) en adelante, usted otorga su plena conformidad y aceptación con los Términos y Condiciones “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” 3.

¿La PTI ha sido puesta en NO conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). HOJA N, del presente documento”; redacción que sugiere al momento de su interpretación que la sola lectura del documento configura una autorización. No se evidencia que la Política de Tratamiento de la Información haya sido puesta en conocimiento de los Titulares. 4.

¿la PTI contiene el nombre o razón NO social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5. ¿La PTI señala el tipo de Tratamiento NO –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

No identifica de manera precisa los datos de identificación del Responsable del Tratamiento, a saber: razón social, domicilio, dirección, correo electrónico, teléfono de contacto. 6. ¿La PTI informa la finalidad del NO Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

No se establece la finalidad del Tratamiento de los Datos 7. ¿La PTI Menciona de manera SI completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). El documento señala los derechos del Titular del Dato 8.

¿En la PTI se informa al Titular del dato SI que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, ¿o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la Ley. 1581 de 2012) El documento informa al Titular del dato que tiene derecho a “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.” 9.

¿En la PTI se informa al Titular del dato SI que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) El documento informa al Titular del dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento” No Se establece un Tratamiento para el manejo de la Información, pues el documento se limita a enumerar solamente las finalidades de la recolección. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 10, 10.

En la PTI se informa al Titular que SI tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal c- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) El documento informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales” 11.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -ddel artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) El documento informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012” 12.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal -e- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) El documento informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato 13.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) El documento informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento” 14.

¿En la PTI se señala quién es la NO persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013).

El documento no establece quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización. 15. ¿En la PTI se describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013).

El documento no establece un procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. NO 16. ¿La PTI indica la fecha de entrada en SI vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015).

El documento indica la fecha de entrada en vigencia del documento; sin embargo, no hace mención al mecanismo mediante el cual de una manera eficiente cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” 17. ¿La PTI informa el período de vigencia NO de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

HOJA N 11, titulares de los datos personales, antes de su implementación. El documento No indica el período de vigencia de la Base de Datos. Por lo tanto, en principio, el documento “[Proceso adquisición bienes y servicios política (sic) de protección de datos personales]”, no cumple con los requisitos mínimos que establece el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.3.1. numerales 1,2,4,5 e inciso final; y en consecuencia es dable concluir de manera preliminar que la sociedad COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. implementó una política que no cumple con los requisitos mínimos establecidos por la normatividad relativa a la Protección de Datos Personales en materia de desarrollo de Políticas de Tratamiento de la Información; situación que desconoce lo establecido en la Ley 1581 de 2012 literal k) en concordancia con lo establecido en el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.3.1.” En este punto es importante señalar que: (i) la sociedad investigada no presentó escrito de descargos y (ii) en el escrito de alegatos de conclusión radicado el 9 de septiembre de 2022, bajo el número 20-57773-39, no presentó argumentos relacionados con el presente cargo; simplemente, se limitó a afirmar que la compañía ha tomado acciones correctivas, sin aportar soporte alguno que dé cuenta de ello.

Ahora bien, al realizar la verificación de la Política de Tratamiento de la Información aportada por la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. el día 26 de mayo de 2020 bajo radicado 20-57773-5, encuentra este Despacho que la misma no cumple a cabalidad con el lleno de los requisitos mínimos previstos en el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en la medida que: 1.

No se encuentra redactada con un lenguaje claro y sencillo, en la medida que el documento usa ambigüedades en relación con la obtención de la autorización otorgada por parte de los Titulares para el tratamiento de su información personal, al punto de sugerir que la sola lectura del documento configura una autorización. 2. No ha sido puesta en conocimiento de los Titulares de la información, debido a que no hay soporte probatorio que acredite que la sociedad investigada haya realizado esta acción en cumplimiento de lo previsto en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 3.

No identifica de manera precisa los datos del Responsable del Tratamiento, tales como: nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono de contacto. 4. No señala el tipo de Tratamiento –manual o automatizado- al cual serán sometidos los datos, pasando por alto que, de conformidad con el principio de finalidad consagrado en el literal b) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, junto con el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los Titulares de los datos deben saber si sus datos serán tratados de forma manual en ficheros o si el tratamiento se realizará por medios electrónicos tales como programas informáticos o “bots” desarrollados para dar respuestas automáticas a sus solicitudes. 5.

No informa la finalidad del Tratamiento de los datos. 6. No señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 7. No describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 8.

No informa el período de vigencia de la base de datos. No obstante lo anterior, la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., por conducto de apoderado especial, radicó el 7 de octubre de 2022, bajo el número 20-57773-40, los siguientes documentos: - Política de Tratamiento de Datos Personales de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 12, - Aviso de privacidad de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA. - Acta de socialización para la implementación de la política de protección de datos personales No. 001-22.

En referencia a los nuevos soportes documentales allegados por la sociedad investigada, es menester realizar las siguientes consideraciones: La nueva versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA. se encuentra dividida en nueve subtítulos, así: 1. Objetivo 2.

Alcance 3. Obligaciones 4. Responsable del Tratamiento 5. Tratamiento y Finalidad 6. Tratamiento de datos sensibles 7. Atención de peticiones, consultas y reclamos 8. Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data 9. Vigencia Ahora bien, llama la atención del Despacho que: - El objetivo de la PTI se enmarque en “Generar criterios para la obtención, recolección, circulación, supresión y uso de los contratantes si son personas jurídicas o naturales de los datos personales tratados por LUCY SANDOVAL CASTRO representante legal de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA.” 9; en la medida que tal y como está redactado, desconoce el espíritu de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Resulta sencillamente inadmisible que sea el Responsable quien genere criterios para el tratamiento de los datos personales y que estos sean erróneamente asociados a personas jurídicas, cuando la ley en cita define claramente el dato personal, en el literal c) del artículo 3, como “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”. - Aunado a lo anterior, en el acápite denominado “OBLIGACIONES” señala que “La política será de estricto cumplimiento y obligatorio para LUCY SANDOVAL CASTRO como representante legal de la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA.”10; cuestión que tampoco resulta menor y que, al igual que el acápite objetivo, desconoce la normatividad vigente en materia de protección de datos personales. - El acápite correspondiente al “TRATAMIENTO Y FINALIDAD” es absolutamente ambiguo y no tiene conexión alguna con la garantía efectiva del derecho de habeas data de los titulares de la información. - En términos generales, la nueva Política de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad investigada, que entró en vigencia el 30 de junio de 2022, aparte de no cumplir con el lleno de los requisitos previstos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, va en contravía directa del derecho fundamental al habeas data de los titulares de los datos personales.

Frente al aviso de privacidad allegado por la COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA – CISTEL LTDA., esta instancia le recuerda a la sociedad investigada que, si bien es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso, en el presente caso se convierte en una herramienta estéril, como resultado de las múltiples falencias contenidas de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía. 9 Radicado 20-57773-40, página 1 10 Radicado 20-57773-40, página 1 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 13, En relación con el acta de socialización para la implementación de la política de protección de datos personales No. 001-22, es menester señalar que la misma no cumple función alguna, en tanto está cimentada en una Política de Tratamiento de Datos Personales, abiertamente, contraria a derecho.

En consecuencia, encuentra este Despacho que la sociedad investigada incumplió con el deber previsto en el literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1.; en tanto, si bien cuenta con un documento denominado “[Proceso adquisición bienes y servicios política (sic) de protección de datos personales]”, lo cierto es que el mismo no cumple con el lleno de los requisitos legales previstos.

Situación que, a todas luces desconoce el derecho al habeas data de los Titulares de la información. En virtud de lo expuesto, se proferirá la sanción administrativa del caso y se impartirá una orden tendiente a ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 14.2.3 Del deber de adoptar un manual de políticas de seguridad El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)”. A su turno, el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece: Artículo 4. Principios Para El Tratamiento De Datos Personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;” Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la demostración de la implementación de las medidas apropiadas y efectivas para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, lo siguiente: Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 "Artículo 2.2.2.25.6.1.

Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 14, 3.

El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares. En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas.” El Manual de Políticas de Seguridad de la información se entiende como aquel manual que le garantiza a los Titulares que sus datos estarán protegidos por las medidas técnicas, administrativas y humanas, pertinentes y necesarias para salvaguardar la integridad de los datos para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Ahora bien, para claridad de la sociedad investigada, para la implementación del manual de seguridad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos técnicos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares, los relativos a la falta de disponibilidad de la información y los que afecten la integridad de los datos personales.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la compañía. Por su parte, las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo.

Por otra parte, las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales. El día 1 de mayo de 2020 bajo comunicación con radicado número 20-57773-3, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. que remitiera, entre otros, copia del manual de Políticas de Seguridad.

No obstante lo anterior, la sociedad investigada no realizó pronunciamiento alguno al respecto en su comunicación de fecha 26 de mayo de 2020, radicada bajo el número 20-57773-5. En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargos a la sociedad COMPAÑEA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., mediante la Resolución N°. 74062 del 16 de noviembre de 2021, modificada por la N°. 16509 del 30 de marzo de 2022, al considerar preliminarmente que: “En el caso analizado, este Despacho mediante oficio del 1 de mayo de 2020 requirió a la sociedad COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. para que, entre otras cosas, allegara “copia del manual de seguridad”; como consecuencia de ellos, la referida sociedad radicó ante esta Dirección el 26 de mayo de 2020 respuesta junto con anexos, sin embargo, advierte esta Superintendencia que dicha radicación no hace referencia a la petición relativa al manual de seguridad adoptado por la organización, de igual forma, tampoco se encuentra en el plenario documento(s) que permita(n) verificar el cumplimiento del referido requisito por parte de la sociedad investigada.

HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” Por lo expuesto, se concluye preliminarmente que la sociedad COMPAÑÍA INTEGRAL DE SERVICIOS TÉCNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. presuntamente incumplió su deber de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, conforme lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17 literal k), en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1.” En este punto es importante reiterar que: (i) la sociedad investigada no presentó escrito de descargos y (ii) en el escrito de alegatos de conclusión radicado el 9 de septiembre de 2022, bajo el número 20-57773-39, no presentó argumentos relacionados con el presente cargo; simplemente, se limitó a afirmar que la compañía ha tomado acciones correctivas, sin aportar soporte alguno que dé cuenta de ello.

Ahora bien, de acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana critica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos ( )”. Atendiendo las reglas citadas, encontramos que, para el caso que nos ocupa, la sociedad investigada guardó silencio respecto al petición al manual de seguridad adoptado por la organización; razón por la cual se evidencia el incumplimiento de la investigada al deber previsto en el literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1. y se impondrá la sanción pecuniaria correspondiente.

DÉCIMO QUINTO: Imposición y graduación de la sanción 15.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 16, “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 11.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2022 = Multa en UVT De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional12 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

(…) (negrita añadida) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 17, “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”13 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros14. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”15.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia16. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2317 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 18, norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 15.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”18 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados19. 18 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 19 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 19, También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el presente caso, se encuentra acreditado que: Si bien la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales, lo cierto es que la misma no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de NOVECIENTOS CINCUENTA MIL CIEN PESOS M/CTE ($950.000) equivalente a VEINTICINCO (25) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

La sociedad investigada no acreditó haber adoptado e implementado un manual de políticas de seguridad de la información, donde se describieran las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, conforme al tipo de bases de datos que trata en calidad de Responsable; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1.; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de NOVECIENTOS CINCUENTA MIL CIEN PESOS M/CTE ($950.000) equivalente a VEINTICINCO (25) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa a la sociedad COMPAÑEA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con el Nit. 830.059.921-4, de UN MILLÓN NOVECIENTOS MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($1.900.200), equivalentes a CINCUENTA (50) Unidades de Valor Tributario vigentes, por la transgresión lo dispuesto en: 1.

El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.; y 2. El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1. 15.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 no se aplicará toda vez que la investigada no reconoció de manera expresa la comisión de las infracciones investigadas por esta Superintendencia.

DÉCIMO SEXTO: CONCLUSIONES En primer lugar, quedó demostrado que si bien la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales, lo cierto es que la misma no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 20, Así mismo, encuentra este Despacho que la sociedad investigada no acreditó haber adoptado e implementado un manual de políticas de seguridad de la información, donde se describieran las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, conforme al tipo de bases de datos que trata en calidad de Responsable DÉCIMO SÉPTIMO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  La sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. deberá ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. deberá documentar su manual de seguridad de la información, para dar cumplimiento a lo señalado en La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

DÉCIMO OCTAVO: FRENTE A LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA En vista de todas los hechos y situaciones probadas en este expediente, este Despacho encuentra pertinente hacer unas anotaciones relativas a la aplicación del principio de responsabilidad demostrada. Esta Superintendencia ha sido enfática en señalar que las disposiciones contenidas en los artículos 2.2.2.25.6.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015, en relación con la adopción de políticas y procedimientos efectivos para el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 implica que concurran una serie de presupuestos que permitan evidenciar que los procedimientos implementados, en la práctica son reales y efectivos.

Así, la regulación colombiana le impone al Responsable o al Encargado del tratamiento la responsabilidad de garantizar la eficacia de los derechos del titular del dato, la cual no puede ser simbólica ni formal, sino real y demostrable. Téngase presente que según nuestra jurisprudencia “existe un deber constitucional de administrar correctamente y de proteger los archivos y las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante”.

Adicionalmente, los Responsables o Encargados del tratamiento no son dueños de los de los datos personales que reposan en sus bases de datos o archivos. En efecto, ellos son meros tenedores que están en el deber de administrar de manera correcta, apropiada y acertada la información de las personas porque su negligencia afecta los derechos humanos de los titulares de los datos.

En virtud de lo anterior, el capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 -incorporado en el decreto 1074 de 2015- reglamenta algunos aspectos relacionados con el principio de responsabilidad demostrada. El artículo 26 -titulado DEMOSTRACIÓN- establece que “los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012”.

Así resulta imposible ignorar la forma en que el responsable o encargado del tratamiento debe probar que pone en funcionamiento medidas adecuadas, útiles y eficaces para cumplir la regulación. Es decir, se reivindica que un administrador no puede utilizar cualquier tipo de políticas o herramientas para dicho efecto, sino solo aquellas que tengan como “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 21, propósito lograr que los postulados legales sean realidades verificables, y no solo se limiten a creaciones teóricas e intelectuales.

Con el propósito de dar orientaciones sobre la materia, esta Superintendencia expidió el 28 de mayo de 2015 la “Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”. El término “accountability” a pesar de los diferentes significados ha sido entendido en el campo de la protección de datos como el modo en que una organización debe cumplir (en la práctica) las regulaciones sobre el tema, y la manera en que debe demostrar que lo puesto en práctica es útil, pertinente y eficiente.

Conforme con ese análisis, las recomendaciones que trae la guía a los obligados a cumplir la Ley 1581 de 2012, consisten principalmente en diseñar y activar un Programa Integral de Gestión de Datos Personales (en adelante PIGDP). Esto, exige compromisos y acciones concretas de los directivos de la organización. Igualmente, requiere la implementación de controles de diversa naturaleza, desarrollar un plan de revisión, supervisión, evaluación y control del PIGDP, y demostrar el debido cumplimiento de la regulación sobre tratamiento de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada -accountability- demanda implementar acciones de diversa naturaleza para garantizar el correcto cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. El mismo, exige que los Responsables y Encargados del tratamiento implementen medidas apropiadas, efectivas y verificables que le permitan evidenciar la observancia de las normas sobre la materia.

Dichas medidas deben ser objeto de revisión y evaluación permanente para medir su nivel de eficacia y el grado de protección de los datos personales. El principio de responsabilidad demostrada precisa menos retórica y más acción en el cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. Requiere apremiar acciones por parte de las organizaciones para garantizar el debido tratamiento de los datos personales.

El éxito de la aplicación y efectiva implementación de este principio dependerá del compromiso y demostración real por parte de todos los miembros de la organización, pero especialmente, de los directivos de las organizaciones, ya que sin su dirección y apoyo, todo esfuerzo será insuficiente para diseñar, implementar, revisar, actualizar y evaluar los programas de gestión de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada se articula con el concepto de “compliance” en la medida que este hace referencia “al conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.

Así las cosas, la identificación y clasificación de riesgos, así como la adopción de medidas para mitigarlos son elementos cardinales del “compliance” y de la efectiva aplicación del principio de responsabilidad demostrada (accountability). De ahí que, se considere fundamental que las organizaciones desarrollen y pongan en marcha, entre otros, un sistema de administración de riesgos asociados al tratamiento de datos personales, que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida administración del riesgo a que están expuestos en desarrollo del cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

Aunado a lo anterior, el cumplimiento de tal principio implica necesariamente garantizar y velar por el cumplimiento estricto de la normatividad aplicable al caso y poder demostrar que los documentos elaborados han sido diligenciados e implementados para que, a través de estos, se pueda demostrar el cumplimiento de la normatividad consagrada en el régimen de protección de datos personales contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Además de lo anterior, el cumplimiento de este principio busca que el Responsable del Tratamiento, demuestre que dentro de su organización se cuenta con: “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 22, (i) Una estructura de gobierno corporativo en el sentido de que la formulación de políticas y procedimientos para el tratamiento reflejen una cultura de respeto a la protección de los datos personales;

(ii) Un programa corporativo que tenga controles efectivos, que responda al tamaño y estructura de la organización, destinado al cumplimiento, implementación y consolidación del régimen de protección de datos; y (iii) Una evaluación y revisión continúa de los controles que lo integran, con el fin de determinar la pertinencia y eficacia del plan de gestión para lo cual deberán desarrollarse auditorías internas para evaluar, en una fase preliminar, el grado de cumplimiento con la normatividad de protección de datos.

Así las cosas, este Despacho se permite reiterar que no basta con tener una cultura que propenda por el respeto en la teoría, sino que dicha cultura debe materializarse en la práctica a través del efectivo cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, más allá de que esta autoridad requiera a la investigada sobre su cumplimiento, ya que es un deber de la organización dar pleno cumplimiento a tal normatividad y es un derecho constitucional del ciudadano que se le respeten sus datos personales.

En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS a la representante legal de la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”20. 2.

Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3. Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6.

Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

DÉCIMO NOVENO: Que con el fin de garantizar los derechos fundamentales de contradicción de la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con Nit. 830.059.921-4, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital, por intermedio de su Representante Legal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la entidad cistelltda@gmail.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando el número de radicado del expediente, los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 23, Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible.

En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con el Nit. 830.059.921-4, de UN MILLÓN NOVECIENTOS MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($1.900.200), equivalentes a CINCUENTA (50) Unidades de Valor Tributario vigentes, por la transgresión lo dispuesto en: - El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 inciso 3 de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1. - El literal k) del artículo 17 de La Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 4 literal g) de la misma Ley, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con el Nit. 830.059.921-4, cumplir con las siguientes instrucciones:  La sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. deberá ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. deberá documentar su manual de seguridad de la información, para dar cumplimiento a lo señalado en La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad comercial COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con el Nit. 830.059.921-4 deberá́ cumplir con lo ordenado en esta resolución dentro de los noventa (90) días hábiles siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para demostrar el cumplimiento, se deberá remitir a esta Dirección una certificación suscrita por el representante legal de la sociedad, mediante la cual acredite que se han implementado las medidas ordenadas, sin perjuicio de que las misma puedan ser verificadas con posterioridad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO TERCERO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con el Nit. 830.059.921-4, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA., identificada con el Nit. 830.059.921-4, a través de su representante legal y de su apoderado especial, en calidad de investigada, entregándoles copia de la misma e informándoles que contra “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 24, ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO CUARTO: COMUNICAR al señor XXXXXXXXX XXXXX XXXXX, identificado con cédula de ciudadanía número XXXXXXXXXX, el contenido de la presente decisión.

ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co - Sede Alterna: Carrera 7 No. 31A - 36 Pisos 3 y 3A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 03 NOVIEMBRE 2022 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, Firmado digitalmente por ENRIQUE SALAZAR CARLOS ENRIQUE CARLOS MUNOZ SALAZAR MUNOZ Fecha: 2022.11.03 11:36:44 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: MRFA Revisó: SRB Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: Apoderado: Señor: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: COMPAÑIA INTEGRAL DE SERVICIOS TECNICOS EN LIMPIEZA CISTEL LTDA. Nit. 830.059.921-4 LUCY SANDOVAL CASTRO 51.802.911 CALLE 160 72-51 Bogotá D.C. cistelltda@gmail.com EDICSON ALBERTO ACOSTA GUERRERO C.C. 80.057.103 T.P. 283.176 del C.S de la J. Cra. 7 # 21 - 65 Of. 601 Bogotá D.C. dr.acosta.bogota@gmail.com COMUNICACIÓN: Señor: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX