Sanción 81963 de 2022 — SIC

(21 NOVIEMBRE 2022) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Radicación: 21-90293 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 19 y los literales a) y b) del artículo 21, ambos de la Ley 1581 de 2012, y los numerales (5) y (9) del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que en la Resolución 54763 del 09 de septiembre de 20201, expedida por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, se ordenó lo siguiente: “ARTÍCULO SEGUNDO: Remitir copia de la presente Resolución al Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de esta Dirección con el fin de que determine si existe o no mérito para adelantar una actuación administrativa de carácter sancionatorio y, conforme a la decisión adoptada, se informe al Grupo de Trabajo de Habeas Data lo pertinente.”2 SEGUNDO: Que en la parte motiva de la Resolución 54763 del 09 de septiembre de 2020 3, expedida por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, se indicó lo siguiente: “6.1 Respecto del trámite a seguir cuando el titular de la información o sus causahabientes presenta una petición frente al responsable del manejo de su información. […] En el caso particular, encuentra este Despacho que el Titular de la Información afirma que el día 27 de noviembre de 2019: ‘(…)se elevó petición a las direcciones de Simba en línea que son mercadeo@simba.co y ventas@simba.co para que resolvieran la petición de información sobre mis datos personales y no tenemos ninguna respuesta a la fecha de hoy.’ Al respecto la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. en su escrito respuesta del día 18 de febrero de 2020, indicó que: ‘(…) El 27 de noviembre de 2019, se recibió un correo electrónico sin nombre y sin datos adicionales del remitente, con destino a las cuentas mercadeo@simba.co; ventas@simba.co y XXXX XXXXX, cuentas las cuales están relacionadas con nuestra compañía. (…) En dicho correo electrónico, el peticionario solicita información sobre: ‘1.

Que se me informe qué información personal administra sus bases de datos asociada a esta dirección de correo. 2. Informar cual es la fuente de la información que entrega mi información personal a su empresa. 3. Enviar Soporte o comprobante de mi autorización expresa donde se le permite disponer de mi información personal en las bases de datos de su compañía’ (…) El correo no fue contestado, al carecer de información básica para dar respuesta.

(…) (…) Recibida la solicitud por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, procedimos a realizar la revisión a la que hay lugar, eliminando de nuestras bases de datos (información de base de datos proporcionada por la Cámara de Comercio de Armenia y de Quindío) el registro del correo electrónico XXXXXXXXXXXXXX perteneciendo al señor XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX – peticionante.(…) Así 1 Expediente virtual, consecutivo 1, pagina 2 folio 1 a 6 2 Expediente virtual, consecutivo 1, pagina 2 folio 5 3 Expediente virtual, consecutivo 1, pagina 2 folio 1 a 6 HOJA N,2 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” las cosas, si bien es cierto que nuestra Empresa no dio repuesta oportuna a la solicitud del señor XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX, lo cierto es que nuestra empresa accedió solo a su correo electrónico, de buena fe utilizamos dicha información, ya que fue entregada por una entidad con dotes y facultades legales para hacerlo, dándonos la tranquilidad en el uso de la información (…) Al tenerse la solicitud presentada por el señor XXXXX, procede a eliminarse todo registro de su correo electrónico, de nuestras bases de datos.

(…) El día 18 de febrero de 2020, emitimos respuesta formal al señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX, al correo electrónico XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX y a la dirección en físico XXXX XXXX XXXX XXXXX XX XXXXXXXXX. Es recordar que datos como la dirección física y su nombre, fueron recaudados a través del escrito de queja presentado (…)’ En ese orden de ideas, es necesario aclarar que el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 establece que: ‘1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.’ En caso bajo estudio, se observa que si bien, la reclamación presentada por el titular de la información no contenía datos de identificación, la sociedad investigada debió requerir al señor XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX dentro de los 5 días siguientes para que completara su petición, sin embargo, vencido el término legal establecido la misma omitió el cumplimiento del mencionado deber sin que de su parte existiera pronunciamiento alguno frente a la reclamación radicada el día 27 de noviembre de 2019 a pesar de contar con la dirección electrónica del peticionario.

Por las razones señaladas se evidencia una posible vulneración al deber que le asiste a los responsables de la información de atender de manera oportuna y de fondo las peticiones quejas y reclamos presentadas por los titulares en la forma descrita en el articulo 15 de la Ley 1581 de 2012. No obstante lo anterior, esta Dirección procedió a evaluar la documentación obrante en el plenario y evidencia que la sociedad investigada allegó copia de la respuesta otorgada al titular al correo electrónico XXXXXXXXXXXXXXXX el día 17 de febrero de 2020, adicionalmente, allega copia de la misma respuesta enviada a la dirección físico XXXXX XXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX mediante la guía No. XXXXXXXXXX el día 17 de febrero de 2020 la cual según se evidencia fue completa y de fondo frente a las pretensiones del titular puesto que en la misma se indica entre otras cosas lo siguiente: ‘(…) Nos permitimos informarle que la base de datos en la cual se encuentra su correo electrónico fue suministrada por la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, quien nos certificó en el momento de hacernos entrega de la misma que ‘Todos los datos proporcionados en la información que se entrega a través de este medio, tienen la calidad de datos públicos, (…) y no ha requerido autorización por parte del titular para su tratamiento debido a su naturaleza pública.

De acuerdo con lo anterior le informamos que no manejamos información personal de usted asociada con ese correo. (…) Le informamos que nuestra fuente de información es la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío. (…) De acuerdo a su inconformidad, procedimos a eliminar de las bases de datos proporcionados por la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío que maneja nuestra empresa (…)’ Por las razones señaladas este Despacho no impartirá orden en el presente acto administrativo ya que de acuerdo a los argumentos mencionados se considera que frente a las pretensiones del titular existe un hecho superado al evidenciar que el responsable de la información otorgó respuesta completa y de fondo a la petición presentada por el señor XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX el día 27 de noviembre de 2019, y por ello, se procederá a archivar el expediente.

No obstante, este Despacho considera que la conducta de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. posiblemente transgrede las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 por HOJA N,3 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” lo que se ordenará correr traslado de la presente resolución al Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de esta Dirección para que determine si existe mérito para iniciar una investigación administrativa de carácter sancionatorio.”4 TERCERO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en: (i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (iii) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem, el 5 de mayo de 2021, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 27183 por medio de la cual se formularon tres (3) cargos a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S., identificada con Nit. 901.098.244-1.

La mencionada resolución le fue notificada a la investigada para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción. De la misma manera, esta actuación fue comunicada al denunciante.

CUARTO: Que mediante escrito radicado el día 8 de junio de 2021 el representante legal de la sociedad de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S., dio respuesta a la formulación de cargos informando lo siguiente5: 4.1 Respecto al primer cargo indicó que: “Por lo tanto, en el presente caso al tratarse de un nombre indeterminado e indescifrado como lo es "XXXX" acompañado de signos y números igualmente indeterminados e indescifrados, tenemos que es imposible individualizar al dueño de la cuenta por lo cual de su dominio no se tiene ninguna información de carácter personal que permita establecer dicha cuenta electrónica como un dato personal que permita obtener información personal del titular de la cuenta.”6 4.2 Respecto al segundo cargo informó que: “De acuerdo con la mencionada Ley, en el momento de haberse solicitado una rectificación o eliminación de datos personales, dicha solicitud realizada debió haber contado con una información mínima que pudiera permitir individualizar al solicitante y asi haberle podido dar una respuesta clara, oportuna, pertinente y de fondo a la solicitud.

Toda vez que es obligación de quienes administran las bases de datos el garantizar que los datos de las personas únicamente sean suministrados a su legítimo titular, razón por la cual se hacían necesarios esos datos para poder dar respuesta a la solicitud.”7 4.3 Respecto al tercer cargo: “Tomando como fundamento lo anterior, se puede analizar que la petición presentada por el señor XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX por medio del correo electrónico XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, no reunió el mínimo de los requisitos exigidos por la Ley 1581 de 2012 en el literal f) del artículo 30) toda vez que al momento de recepción del mismo no se pudo evidenciar que la solicitud hubiera sido realizada por el titular de la información; el correo electrónico mediante el cual realizó la solicitud no contenía ningún tipo de dato mediante el cual se hubiera podido identificar al solicitante como titular de los derechos reclamados, es así como tampoco dentro de la estructura del correo se podrían validar datos como su nombre completo con lo cual se le haya podido considerar para efecto del tratamiento de datos personales como personal natural titular, el correo 4 Expediente virtual, consecutivo 1, pagina 2, folio 3 a 5 5 Expediente digital, consecutivos 11,12,13 6 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 6 a 7 7 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 7 HOJA N,4 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” electrónico XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, no permite que pueda haber sido reconocido como titular de los derechos que reclama.”8 QUINTO: Que mediante Resolución No. 64198 del 4 de octubre de 20219, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 21-90293, consecutivos 1 a 13, con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria, corriendo traslado a la investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos.

SEXTO: Que mediante Resolución No. 41718 del 30 de junio de 202210, esta Dirección reabrió el periodo probatorio y decretó la siguiente prueba:  Oficiar a la Cámara de Comercio de Armenia y Quindío, con el propósito de que informe a esta Dirección cómo obtuvo la dirección electrónica del señor XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX, la razón por la cual suministró esta información a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. y que aporte las pruebas que considere pertinentes.

SÉPTIMO: Que, una vez vencido el término para presentar los alegatos de conclusión, la sociedad guardó silencio.

OCTAVO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

NOVENO: Análisis del caso 9.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 201111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por los reclamantes y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración a (i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (iii) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem. 8 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 9 9 Resolución No. 64198 del 4 de octubre de 2021 obrante en el expediente 21-90293 10 Resolución No. 41718 del 30 de junio de 2022 obrante en el expediente 21-90293 11 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N,5 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por el denunciante, así como las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en los escritos de, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 9.2 Valoración probatoria y conclusiones 9.2.1 Respecto del deber de solicitar y conservar autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales La presunta trasgresión por parte de la investigada en su condición de Responsable del Tratamiento de los datos personales, al deber de solicitar y conservar autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, consagrado en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Disposiciones normativas que establecen lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

(…)” Artículo 4. Principios: “En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

(…)” Artículo 9. Autorización del Titular: “Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.” Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.2.2. Autorización. “El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere a la sección 3 de este capítulo, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

HOJA N,6 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.” Artículo 2.2.2.25.2.5. Prueba de la autorización “Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.” (subrayado fuera de texto original) Al respecto, mediante Oficio 19-293762-3 del 31 de enero de 2020, esta Dirección le solicitó a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S entre otras cosas, lo siguiente12: “[…] 1.Acreditar prueba de la autorización (previa e informada) otorgada por el Titular de la información para el tratamiento de sus datos personales. […]” Este requerimiento fue respondido por la investigada mediante comunicación radicada bajo el No. 19-293762-4 del 18 de febrero de 2020 mediante la cual informó lo siguiente13: “[…] 1.

En el mes de noviembre de 2019, se emitió correo electrónico masivo desde la cuenta corporativa de nuestra empresa, el cual fue recibido por el Señor XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX al correo XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. […] Al haber adquirido la base de datos por medio de la Cámara de Comercio de Armenia y Quindío, y ellos al haber certificado en su comunicado que ‘todos los datos proporcionados en la información que se le entrega a través de este medio tienen la calidad de datos públicos en los términos definidos en (sic) por el numeral 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015 y no han requerido autorización previa por parte del titular para su tratamiento debido a su naturaleza pública’.

Se adjunta comunicado remitido por esta entidad JU-R29145-19. […] Como bien se ha señalado en este escrito al ser el correo electrónico un dato público, el mismo no requiere de autorización expresa, adicional se deja claro que la base de datos fue suministrada por la Cámara de Comercio de Armenia y Quindío y la misma actuó dentro de las facultades que le asiste la ley a través del Decreto 1074 de 2015.” En el presente caso, se tiene que la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. realizó Tratamiento a los datos personales del Titular XXXXX XXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX, al haberle enviado a su correo electrónico el 27 de noviembre de 2019 prospección comercial relacionada con “Black Friday Simba Facturación Electrónica” sin contar, presuntamente, con la autorización previa, expresa e informada en los términos del Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 para tal fin.

Conforme a lo anterior y como fue manifestado expresamente por la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S., esta declaró que “En el mes de noviembre de 2019, se emitió correo electrónico masivo desde la cuenta corporativa de nuestra empresa, el cual fue recibido por el Señor XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX al correo XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.” y adicionalmente, que, presuntamente el dato del Titular “al ser el correo electrónico un dato público, el mismo no requiere de autorización expresa”, por lo cual se tiene que la sociedad no cuenta con la copia de la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular para el uso de sus datos.

De igual manera, al revisar el material probatorio anexado por la investigada se encuentra copia de la comunicación JU-R9145-19 remitida por la Cámara de Comercio de Armenia y Quindío en la que se indica que14: “[…] tenga en cuenta que la información contenida en la base de datos ha sido obtenida por esta Cámara con ocasión a la función registral […] Todos los datos proporcionados en la información que le es entregada a través de este medio, tienen la calidad de datos públicos”, sin embargo, pese a que estos, según la Cámara de Comercio de Armenia y Quindío tienen dicha calidad, no equivale a una autorización general para el Tratamiento de sus datos personales incluyendo la posibilidad de realizar prospección comercial relacionada con “Black Friday Simba Facturación Electrónica ”. 12 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 12 y 13 13 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 14 y 18 14 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 19 HOJA N,7 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” En razón a lo anterior, preliminarmente se encuentra que la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. habría contravenido el deber de solicitar y conservar autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.

Frente al cargo objeto de estudio la investigada, en el escrito de descargos señaló que: “Por lo tanto, en el presente caso al tratarse de un nombre indeterminado e indescifrado como lo es "XXXX" acompañado de signos y números igualmente indeterminados e indescifrados, tenemos que es imposible individualizar al dueño de la cuenta por lo cual de su dominio no se tiene ninguna información de carácter personal que permita establecer dicha cuenta electrónica como un dato personal que permita obtener información personal del titular de la cuenta.”15 Ahora bien, revisado el acervo probatorio que obra en el expediente se encuentra lo siguiente:  Petición del titular del 27 de noviembre de 201916  Respuesta a la solicitud de bases de datos de la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío de parte de la investigada 17 15 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 6 a 7 16 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 9 17 Expediente digital, consecutivos 11, página 3, folio 8 HOJA N,8 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden”  Correo electrónico enviado por SIMBA SOFTWARE S.A.S al titular 18  Respuesta al requerimiento de esta Superintendencia de la Cámara de comercio de Armenia y del Quindío del 8 de agosto de 2022 19 18 Expediente digital, consecutivos 11, página 3, folio 9 19 Expediente digital, consecutivos 24, página 3, folio 2 HOJA N,9 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” El numeral 2 del artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1074 de 2015, por su parte, define el Dato público en los siguientes términos: “Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva”.

(Destacamos). Los artículos 9 y 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, dicen lo siguiente: “ARTÍCULO

10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.” El artículo 26 del Código de Comercio, establece: “Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.

El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” La Corte Constitucional, mediante sentencia C- 602 de 2000 ha manifestado que: “Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil.

En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.” (Resaltado fuera del texto) Al respecto la sociedad investigada afirma que el correo electrónico del titular fercho901_9@hotmail.com es un dato público y aporta una comunicación de la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío donde se evidencia que la misma le comparte una base de datos20 en la que afirma que se trata de datos de carácter público.

De igual manera, este despacho requirió a la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío para que certificara21 si el correo en 20 Expediente digital, consecutivos 11, página 3, folio 8 21 Expediente digital, consecutivos 22 HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” mención corresponde a un dato público, a lo que respondió que efectivamente se trata de un correo electrónico suministrado directamente por el titular en su calidad de comerciante.

Por lo anterior, y en virtud de las pruebas obrantes en el expediente se tiene que el correo electrónico XXXXXXXXXXXX es un dato público informado por el titular en su calidad de comerciante, por lo cual se procederá a desestimar este cargo. Lo anterior en la medida en que, de acuerdo a lo establecido en la Ley en el literal b) del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 los datos de naturaleza pública pueden ser tratados sin que medie una autorización del titular, aclarando que esta excepción solo aplica para el deber de solicitar y conservar copia de la autorización establecido en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581, en consecuencia y de acuerdo a lo establecido en la Ley “Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.” (artículo 10 Ley 1581 de 2012). 9.2.2 Deber de informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada La presunta vulneración por parte de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, al deber de informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, de conformidad con el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Ley 1581 de 2012 “Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada Artículo 4.

Principios: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; (…)” ( ) Artículo 12. Deber de informar al Titular: El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.” ( ) Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 HOJA N 11, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” “Artículo 2.2.2.25.2.2. Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento”.

(negrillas fuera del texto). En este mismo sentido, la Corte Constitucional señaló lo siguiente: “La libertad en la administración de datos personales significa que el sujeto concernido mantenga, en todo momento, las facultades de conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en las bases de datos. Si ello es así, es evidente que la libertad del individuo ante el poder informático se concreta, entre otros aspectos, en la posibilidad de controlar la información personal que sobre sí reposa en las bases de datos, competencia que está supeditada a que exprese su consentimiento para la incorporación de la información en el banco de datos o archivo correspondiente.

Este ejercicio de la libertad en los procesos informáticos, a juicio de la Corte, se concreta en la exigencia de autorización previa, expresa y suficiente por parte del titular de la información, requisito predicable de los actos de administración de datos personales de contenido comercial y crediticio. La eliminación del consentimiento del titular, adicionalmente, genera una desnaturalización del dato financiero, comercial y crediticio, que viola el derecho fundamental al hábeas data, en tanto restringe injustificadamente la autodeterminación del sujeto respecto de su información personal.

Para la Constitución, la libertad del sujeto concernido significa que la administración de datos personales no pueda realizarse a sus espaldas, sino que debe tratarse de un proceso transparente, en que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. La eliminación de la autorización previa, expresa y suficiente para la incorporación del dato en los archivos y bancos de datos administrados por los operadores permite, en últimas, la ejecución de actos ocultos de acopio, tratamiento y divulgación de información, operaciones del todo incompatibles con los derechos y garantías propios del hábeas data”22 La investigada manifiesta lo siguiente en el escrito de descargos: “De acuerdo con la mencionada Ley, en el momento de haberse solicitado una rectificación o eliminación de datos personales, dicha solicitud realizada debió haber contado con una información mínima que pudiera permitir individualizar al solicitante y asi haberle podido dar una respuesta clara, oportuna, pertinente y de fondo a la solicitud.

Como bien se ha señalado en este escrito al ser el correo electrónico un dato público, el mismo no requiere de autorización expresa, adicional se deja claro que la base de datos fue suministrada por la Cámara de Comercio de Armenia y Quindío y la misma actuó dentro de las facultades que le asiste la ley a través del Decreto 1074 de 2015.[…]” Preliminarmente habiendo estudiado la respuesta y los documentos remitidos por la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. en los cuales soportó su respuesta frente al requerimiento de 22 Ver en: Corte Constitucional Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011, MP: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub 23 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 7 24 Expediente digital, consecutivos 1, página 2, folio 12, 13 25 Expediente digital, consecutivos 1, página 2, folio 14 a 18 HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” información, no se encontró prueba mediante la cual se acreditara, como se indicó previamente, la obtención de la autorización previa, expresa e informada por parte de la Titular de la información, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, así como tampoco que a ésta se le haya informado de manera previa y expresa acerca de las finalidades del Tratamiento para las cuáles serían sometidos sus datos personales, como lo fue el Tratamiento realizado el 27 de noviembre de 2019 en el que se realizó prospección comercial relacionada con “Black Friday Simba Facturación Electrónica”.

Por lo que, presuntamente, se encuentra que, la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. realizó una aparente contravención al deber de informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. En el acervo probatorio se encontró lo siguiente:  Correo electrónico enviado por SIMBA SOFTWARE S.A.S al titular 26 Referente al deber de informar la finalidad del tratamiento, la recolección de Datos sin Autorización no significa que quede sin protección esa información, o los ciudadanos Titulares de los Datos.

En efecto, la parte final del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 esa norma señala que “quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley”. La falta de autorización no genera la desaparición de la protección jurídica de los datos personales y de los Titulares de los mismos porque el Responsable o Encargado debe cumplir todas las demás obligaciones legales establecidas en la citada ley y sus decretos reglamentarios.

En este sentido, la investigada debió informar al titular de manera previa la finalidad del tratamiento de su correo electrónico, para él envió directo de publicidad de los servicios y productos ofrecidos por esta, pese a que se trataba de un dato público; toda vez que, el tratamiento ejercido por SIMBA SOFTWARE S.A.S no estaba relacionado con el registro mercantil administrado por las Cámaras de Comercio y no era de naturaleza publica, por el contrario, era parte de una estrategia comercial de captación de clientes potenciales.

De manera que, la investigada debió informar al titular acerca de la finalidad del tratamiento antes de llevar a cabo actividades de prospección comercial. 26 Expediente digital, consecutivos 11, página 3, folio 9 HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” En virtud de lo expuesto, se debe decir que la falta de información acerca de la identidad del titular en el correo electrónico enviado a la investigada el 27 de noviembre de 2019, no es una razón para que la investigada pudiera dejar de informarle la finalidad del tratamiento de sus datos personales, toda vez que su deber era informarle las razones por las cuales hizo la recolección de su información personal, al ser el titular el dueño de sus datos personales.

De igual manera, el tratamiento que se dio a los datos personales del titular mediante el envío de un correo electrónico de tipo comercial no estaba ligado a la finalidad registral para la que fueron recolectados en la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, de modo que era una obligación de SIMBA SOFTWARE S.A.S. informarle al titular las finalidades de la recolección de sus datos personales antes de proceder a realizar el tratamiento.

Es así como se encuentra probado el actuar negligente parte de la investigada en el cumplimiento del deber de informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos personales y los derechos que le asisten, antes de realizar el tratamiento de los mismos. De conformidad con el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por consiguiente, procede una sanción pecuniaria. 9.2.3 Deber de tramitar las consultas y reclamos presentadas por los Titulares en los términos señalados en la Ley El deber de tramitar las consultas y reclamos presentadas por los Titulares en los términos señalados en la Ley, establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem que preceptúan lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;” […] Artículo 14. Consultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.”. En referencia a los artículos en cita, la Cote Constitucional mediante sentencia C- 748 de 20112, realizó las siguientes precisiones: “Sobre este mecanismo de reclamos que se consagra ante los responsables y encargados del dato, se puede advertir que los términos que se dieron para que el obligado conteste los requerimientos hechos son los mismos que se consagran para el derecho de petición en el Código Contencioso Administrativo, razón por la que se pueden transpolar los comentarios que se dejaron consignados sobre el carácter instrumental del derecho de petición, en aras de permitir al titular del dato ejercer las facultades que se derivan del habeas data.” HOJA N 14, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” En la misma sentencia, la Corte en la sentencia C- 748 de 20112 se refirió a las características que debe tener la respuesta para que se entienda satisfecho el derecho de petición, así: “En ese orden, tanto los responsables como los encargados del tratamiento están obligados a observar esos parámetros que en términos generales se pueden resumir de la siguiente manera: (i) la respuesta debe ser de fondo, es decir no puede evadirse el objeto de la petición, (ii) que de forma completa y clara se respondan a los interrogantes planteados por el solicitante, (iii) oportuna, asunto que obliga a respetar los términos fijados en la norma acusada.” Al respecto la investigada manifiesta lo siguiente: “Tomando como fundamento lo anterior, se puede analizar que la petición presentada por el señor XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX por medio del correo electrónico XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, no reunió el mínimo de los requisitos exigidos por la Ley 1581 de 2012 en el literal f) del artículo 30) toda vez que al momento de recepción del mismo no se pudo evidenciar que la solicitud hubiera sido realizada por el titular de la información; el correo electrónico mediante el cual realizó la solicitud no contenía ningún tipo de dato mediante el cual se hubiera podido identificar al solicitante como titular de los derechos reclamados, es así como tampoco dentro de la estructura del correo se podrían validar datos como su nombre completo con lo cual se le haya podido considerar para efecto del tratamiento de datos personales como personal natural titular, el correo electrónico XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, no permite que pueda haber sido reconocido como titular de los derechos que reclama.”27 En el caso bajo examen, esta Dirección, a través del Grupo de Habeas Data, por medio de Oficio radicado bajo el No. 19-293762-3 del 31 de enero de 2020 requirió a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S., para que informara: “4. […] si el Titular ha presentado una reclamación o petición ante ustedes, en caso de ser afirmativa su respuesta favor aportar copia de la(s) misma(s) con su respectiva respuesta.” Frente a este punto, la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. mediante comunicación radicada bajo el No. 19-293762-4 del 18 de febrero de 2020 informó lo siguiente: “[…] 3.En dicho correo electrónico, el peticionario solicita información sobre: ‘1.

Que se me informe que información personal administra en sus bases de datos asociada a esta dirección de correo.2. Informar cuál es la fuente de la información que entrega mi información personal a su empresa. 3. Enviar soporte o comprobante de mi autorización expresa donde se les permite disponer de mi información personal en las bases de datos de su compañía.’. 4.

El correo no fue contestado, al carecer de información básica para dar respuesta[…]. Si bien, según la respuesta de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S., el correo electrónico en el que se elevó una Consulta presentado por el Titular XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX, presuntamente fue remitido sin datos que pudieran identificar al remitente del mismo y por tal razón la sociedad se abstuvo de dar respuesta, en principio, no se acreditó por parte de esta que se haya comunicado a la dirección de correo electrónico respecto de la cual se elevó la Consulta solicitando información adicional para poder dar trámite a la misma, así como tampoco se observó que se haya realizado la búsqueda dentro de sus bases de datos de la dirección XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX para poder relacionar esta con el quejoso.

Por lo tanto, se concluyó de forma preliminar que, la conducta de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. se encuadra típicamente en una presunta infracción del deber de tramitar las consultas y reclamos presentadas por los Titulares en los términos señalados en la Ley. Referente a este cargo se cuentan con las siguientes pruebas en el expediente:  Petición del titular a la investigada del 27 de noviembre de 201928 27 Expediente digital, consecutivos 11, página 2, folio 9 28 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 10 HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden”  Correo electrónico de envío de la respuesta del 17 de febrero de 2020 por parte de la sociedad investigada al titular 29  Respuesta de la investigada al titular emitida el 17 de febrero de 2020 30 29 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 22 30 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 22 a 26 HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden”  Guía de envío de la respuesta del 17 de febrero de 2020 en físico.31 Como se puede deducir de los hechos probados, la investigada profirió una respuesta de fondo a la petición del titular con posterioridad al inicio de la investigación iniciada por el Grupo de Habeas Data que se llevó a cabo en el expediente 19 – 293762, en atención al requerimiento del 31 de enero de 2020 en el que se le pidió que informara: “4. […] si el Titular ha presentado una reclamación o petición ante ustedes, en caso de ser afirmativa su respuesta favor aportar copia de la(s) misma(s) con su respectiva respuesta.” 32 Es decir, que SIMBA SOFTWARE SAS se tardó dos (2) meses y veintiún (21) días en responder de fondo la solicitud del titular radicada el 27 de noviembre de 2019.

Ahora bien, en cuanto a la falta de datos que permitieran identificar al titular, se debe recordar que la Ley otorga la facultad a los Responsables de requerir al peticionario para que aclare lo que sea necesario para otorgar una respuesta completa y de fondo en caso de que la petición no cuente con los datos suficientes para entender lo que se solicita.

Ley 1581 de 2012 31 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 26 32 Expediente digital, consecutivo 1, página 2, folio 12, 13 HOJA N 17, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” “ARTÍCULO 15. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. (…) 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.” Así pues, SIMBA SOFTWARE S.A.S. no debió hacer caso omiso de la petición radicada por el titular, y en cambio su deber como Responsable era solicitarle dentro del término legal la información necesaria para subsanar la petición como sus datos de identificación, para posteriormente responder de fondo la solicitud.

No obstante, la investigada vulneró el derecho de habeas data y de petición del titular, al no actuar de forma diligente procurando atender la petición de manera oportuna, al guardar silencio y solo proferir una respuesta con motivo del requerimiento hecho por la Autoridad de Protección de Datos. Por lo anterior, se concluye la vulneración del deber de parte de la investigada de tramitar las consultas y reclamos presentadas por los Titulares en los términos señalados en la Ley, establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem.

Por tanto, procede una sanción pecuniaria.

DÉCIMO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 201233 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo 2. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201534.

Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos 33Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)

PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” 34Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1.

Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales. El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 19951 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.

En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS a los Representantes Legales de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales.

HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente finalidad, libertad y transparencia. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

UNDÉCIMO: En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  La sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. debe implementar un procedimiento para informar independientemente de la naturaleza de los datos sean estos privados o públicos de manera previa al tratamiento las finalidades específicas y los derechos que les asisten a los titulares.  La sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. deberá implementar un procedimiento de atención de consultas y reclamos, de los titulares respecto de las peticiones que reciba con relación a datos personales conforme a lo regulado por la Ley 1581 de 2012.

De lo anteriormente ordenado la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. deberá deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO SEGUNDO: Imposición y graduación de la sanción 12.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional35.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2022 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional36 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la 35 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 36 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”37 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros38. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”39.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia40. 37 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra.

Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5; Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 39 Organización de las Naciones Unidas (1948).

Declaración Universal de los Derechos Humanos 40 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2341 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 12.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”42 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del 41Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” 42 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados43.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que:  SIMBA SOFTWARE S.A.S incumplió el deber de informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos personales y los derechos que le asisten, antes de realizar el tratamiento de los mismos.

De conformidad con el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Por consiguiente, procede una sanción pecuniaria equivalente a ONCE MILLONES CUATROCIENTOS UN MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($11.401.200) equivalente a TRECIENTOS (300) unidades de valor tributario- UVT. 44  SIMBA SOFTWARE S.A.S incumplió el deber de tramitar las consultas y reclamos presentadas por el Titular al responder su petición dos (2) meses y veintiún (21) días después del término señalado en la Ley, establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem.

Por tanto, procede una sanción pecuniaria equivalente a CINCO MILLONES SETECIENTOS MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($5.700.600) equivalente a CIENTO CINCUENTA (150) unidades de valor tributarioUVT.45 12.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones.

DÉCIMO TERCERO: CONCLUSIÓN Se procederá a imponer una sanción por las siguientes razones: 43 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” 44 Mediante la resolución 140 del 25 de noviembre de 2021, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2022, la cual quedó en $38.004. 45 Mediante la resolución 140 del 25 de noviembre de 2021, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2022, la cual quedó en $38.004.

HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” i. Se comprobó que la sociedad investigada infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales consagradas (i) el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem. ii. Se desestimó el cargo primero porque el correo electrónico del titular es un dato público otorgado a la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, en virtud de su calidad de comerciante, no obstaste, la investigada debe acatar las demás obligaciones establecidas en la Ley como Responsable del tratamiento de datos personales. iii.

SIMBA SOFTWARE S.A.S vulneró el derecho de habeas data del titular al no informarle previamente la finalidad para la cual hacia la recolección de sus datos personales antes de proceder a tratarlos para el envío de publicidad de sus productos comerciales. iv. Otra vulneración, fue la falta de atención oportuna de la petición del titular radicada el 27 de noviembre de 2019, que fue resuelta dos (2) meses y veintiún (21) días después del término legal establecido, el día 17 de febrero de 2020 por parte de la investigada con ocasión a la queja presentada por el titular ante esta Superintendencia. Así las cosas, una vez analizada toda la actuación administrativa, la información y documentos que conforman el expediente, encuentra este Despacho procedente imponer a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S una sanción correspondiente a DIECISIETE MILLONES CIENTO UN MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($17.101.800) equivalente a CUATROCIENTAS CINCUENTA (450) unidades de valor tributario- UVT46, por la vulneración de (i) El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S.

DÉCIMO CUARTO: Que con el fin de garantizar los derechos fundamentales de contradicción de la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 901.098.244-1, esta Dirección ha concedido el acceso al presente expediente digital a esta, por intermedio de su apoderada especial vinculada al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, ventas@simba.co, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando el número de radicado del expediente, los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible. En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Imponer una sanción pecuniaria a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S identificada con el Nit. 901.098.244-1 de DIECISIETE MILLONES CIENTO UN MIL 46 Mediante la resolución 140 del 25 de noviembre de 2021, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2022, la cual quedó en $38.004.

HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($17.101.800) equivalente a CUATROCIENTAS CINCUENTA (450) unidades de valor tributario- UVT,, por la violación a lo dispuesto en: (i) (ii) El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 14 ejusdem.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: Ordenar a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S identificada con el Nit. 901.098.244-1, cumplir las instrucciones impartidas por esta Dirección en el presente acto administrativo, según lo expuesto en su parte motiva, dentro del término de dos (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión. Las siguientes instrucciones:  La sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. debe implementar un procedimiento para informar independientemente de la naturaleza de los datos sean estos privados o públicos de manera previa al tratamiento las finalidades específicas y los derechos que les asisten a los titulares.  La sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S. deberá implementar un procedimiento de atención de consultas y reclamos, de los titulares respecto de las peticiones que reciba con relación a datos personales conforme a lo regulado por la Ley 1581 de 2012.

PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S identificada con el Nit. 901.098.244-1, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo.

Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y suscrita por el representante legal de la sociedad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S identificada con el Nit. 901.098.244-1, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad SIMBA SOFTWARE S.A.S identificada con el Nit. 901.098.244-1 a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO CUARTO: COMUNICAR al señor XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX, identificado con C.C. XXXXXXX el contenido de la presente decisión.

ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los HOJA N 26, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 7 No. 31A - 36, Pisos 3 y 3A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m a 4:30 p.m

NOTIFÍQUESE,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 21 NOVIEMBRE 2022 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS ENRIQUE Firmado CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUNOZ SALAZAR Fecha: 2022.11.21 11:46:06 MUNOZ -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: DMPRB Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: INVESTIGADA: Entidad: SIMBA SOFTWARE S.A.S Identificación: Nit: 901.098.244-1 Representante Legal: Juan Carlos Gómez Rincón Identificación: C.C. No. 79488963 Dirección: Cr 15 No 98 - 42 Of 401 - 402 Ciudad: Bogotá D.C Correo electrónico: XXXXXXXXXXXXX 47 y ventas@simba.co COMUNICACIÓN: Señor: XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX Identificación: C.C. No. XXXXXXXXXX Dirección: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ciudad: XXXXXX XXXXXXX Correo electrónico: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 47 Correo electrónico indicado por el Representante Legal de la investigada para notificaciones en el escrito de descargos en expediente virtual, consecutivo 11, pagina 2, folio 11

Resolución sancionatoria N° 81963 de 2022

CONSIDERANDO

RESUELVE