Resolución sancionatoria N° 73807 de 2022

(21 OCTUBRE 2022) “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” Radicación 20-270347 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 19 y los literales a) y b) del artículo 21, ambos de la Ley 1581 de 2012, el numeral 4 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia, tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS identificado con NIT. 890.305.912-1, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: “PRIMERO: Que mediante el número de radicado 20-270347 del 04 de agosto de 2020, denunciaron que el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS realiza tratamiento de datos personales sin la debida autorización.

SEGUNDO: Que en ejercicio de las funciones asignadas a esta Superintendencia por el artículo 19 y los literales a) y b) del artículo 21, ambos de la Ley 1581 de 2012, y los numerales (5) y (9) del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, se recolectaron las siguientes pruebas en el marco de la investigación del expediente número 20-270347: 2.1.

Mediante radicado 20-270347-7 del 26 de febrero de 2021, se le requirió al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS para que se pronunciara sobre los hechos de la denuncia. 2.2. Por medio de los consecutivos 20-270347-8 y20-270347- 9 del 16 de marzo de 2021 el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS allegó la siguiente información: (…)

1. MECANISMOS DE INFORMACIÓN: SINTRASANJUANDEDIOS DE CALI recoge la información de los afiliados (as), en primer lugar en los datos generales que cada trabajador (a) presenta al solicitar su ingreso a la organización, tales como: nombre completo, fotocopia de la cédula de ciudadanía, copia del contrato de trabajo donde se especifica el valor del salario; teléfono; dirección; correo electrónico, etc.

Se adelantan encuestas sobre las condiciones de los trabajadores, tales como: a) Número de hijos, edad y grado de estudio. b) Personas a cargo y su edad. c) Si tiene casa propia o en arriendo. d) Encuestas sobre el estado de salud y afiliación a ARL, EPS, FONDO DE PENSIONES Y CESANTIAS. e) Reunión privada del afiliado (a) con la Junta Directiva del Comité, o el directivo encargado del tema concreto a asesorar o resolver. f) Reunión de Asamblea General, donde los afiliados (as) manifiestan aspectos generales o particulares relativos a sus condiciones de trabajo o su nivel de vida, como propuestas sobre el tema.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, g) Solicitudes y derecho de petición al empleador, relativos a situaciones particulares o generales de las relaciones de trabajo o la actividad laboral. h) Carta de los afiliados (as) a la Junta Directiva, manifestando aspectos particulares y solicitando asesoría sobre su solución. Es importante aclarar, que todos estos mecanismos, son absolutamente legales, como la información que se recoge es con el fin de cumplir con las funciones que obligatoriamente debe cumplir el sindicato, en atención a lo ordenado por el Código Sustantivo del Trabajo y nuestros estatutos sindicales (…) 2.

Los datos personales de los afiliados a “SINTRASANJUANDEDIOS DE CALI” son los siguientes: a) Nombres y apellidos. b) Identificación. c) Dirección residencia, número telefónico, celular y correo electrónico. d) Si tiene casa propia o alquilada. e) Número de hijos (as), con edad y grado de escolaridad. f) Personas a su cargo y grado familiar. g) Clase de contrato: indefinido, a termino fijo, por obra, etc. h) Valor salario devengado. i) ARP y EPS a la cual está afiliado (a) y fondo de pensiones y cesantías.

Estos datos son necesarios, con el fin de cumplir con las funciones sindicales señaladas en los Artículos 1°, 373, 400 del C.S.T., en la Constitución Política y los Estatutos del Sindicato (…)

3. USO DE DATOS PERSONALES: SINTRASANJUANDEDIOS DE CALI, no cuenta con autorización clara, expresa e informada de los asociados para el tratamiento de sus datos personales. Aclaramos, que jamás nuestra organización sindical, ni sus directivos, han sido denunciados ni requeridos por los afiliados (as) por una indebida utilización de sus datos personales.

Siempre se ha actuado con la debida reserva y el respeto a nuestros afiliados (as) como seres humanos, en concordancia con las normas sobre la materia. (…) 4. Las políticas de tratamiento de SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI, para el manejo de datos personales, como se señaló el numeral anterior, son por principio de estricto cumplimiento a las reglas sobre la materia, como a todas las normas legales; en defensa de los derechos humanos y los principios constitucionales y derechos fundamentales.

Esta política es axiomática en nuestra organización, y la razón por la cual y más ha existido cuestionamiento al respecto. 5. Los canales dispuestos por SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI, para la atención de consultas y reclamos por los titulares de datos personales, son los mismos procedimientos que se usan para todos los reclamos, consultas, solicitudes en general de los afiliados (as).

Este (a) los adelanta por escrito o verbalmente ante la junta directiva, o el comité correspondiente, recibiendo atención inmediata. (…) 6. Como se manifestó en el numeral anterior, no existe un manual para la atención de consultas, quejas y reclamos. Se realizan en forma verbal o escrita, a consideración del afiliado (a), garantizándole siempre su derecho y propugnando la solución inmediata a su petición. 7.

El señor XXX XXXXX XXXXX XXXXX no tiene vínculo jurídico con SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI. 8. El señor SERGIO FALLA ACEVEDO es el PRESIDENTE DEL SIINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE CALI, a partir del día 21 de enero de 2020 a la fecha, Allego CERTIFICACIÓN D EMINTRABAJO sobre su registro. “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, 9.

Como se informó en el numeral 7, el señor XXXXX XXXXXX no tiene vínculo jurídico con nuestra Organización Sindical, por lo que no tenemos en nuestros archivos sus datos personales (…) Al examinar el tema salarial, es el único momento que se hace referencia al señor XXXXX XXXXXX como a todos y cada uno de los servidores del Hospital, lo que demuestra que no se está haciendo uso en forma ilegal y particular de una información contra el denunciante y menos con el ánimo de perjudicarlo (…)”.”1 SEGUNDO: Que esta Dirección, de conformidad con las pruebas recaudadas y analizadas en la etapa preliminar de investigación, partir de las cuales se advierte la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, decidió iniciar la presente investigación administrativa mediante la Resolución N° 16531 del 30 de marzo de 2022 por medio de la cual se formularon cargos por el presunto incumplimiento a las disposiciones contenidas en:  El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

La mencionada resolución le fue notificada a la investigada mediante aviso N°. 4857 del 12 de abril del 2022 de conformidad con la certificación 20-270347-23 de fecha del 18 de abril de 2022 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

TERCERO: Que, el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, guardo silenció y en consecuencia no presentó escrito de descargos.

CUARTO: Que mediante Resolución N°. 31912 del 25 de mayo de 2022, se incorporaron las pruebas allegadas a la presente actuación administrativa, se declaró agotada la etapa probatoria, corriendo traslado a la investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos por el término de diez (10) días hábiles desde la comunicación de la citada Resolución. Las pruebas incorporadas mediante la citada resolución fueron las siguientes: 4.1 Queja presentada ante esta Superintendencia bajo el radicado 20-270347-0 del 4 de agosto de 2020. 4.2 Requerimiento de información, con radicado 20-270347-6 del 7 de diciembre de 2020, al Hospital San Juan de Dios. 4.3 Requerimiento de información con radicado 20-270347-7 del 26 de Febrero de 2021 al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS. 4.4 Respuesta del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS con radicados 20-270347-8 y 20-270347- 9 del 16 de marzo de 2021 al requerimiento del que trata el numeral 4.3 1 Resolución N° 16531 del 30 de marzo de 2022 “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, 4.5 Comunicación del Subdirector de Talento Humano del HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS de radicado 20-270347-10 del 24 de marzo de 2021 donde solicita aclaraciones sobre la información solicitada por esta Superintendencia el 7 de diciembre de 2020. 4.6 Oficio de la Superintendencia de Industria y Comercio al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS de radicado 20-270347-11 del 2 de agosto de 2021.

QUINTO: Que, el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS guardó silencio y en consecuencia no presentó escrito de alegatos de conclusión.

SEXTO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

SÉPTIMO: Análisis del caso 7.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20112, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que, pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: i. El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los Responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. ii.

De conformidad con los hechos alegados por el denunciante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de las siguientes normas:  El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada da lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por el reclamante, así como el conjunto de pruebas incorporadas al expediente. 7.2 Valoración Probatoria 7.2.1 Respecto del deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular 2 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” Para referirse a este cargo, es necesario, en primer lugar, aludir al artículo 15 de la Constitución Política: "ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas". Dicha norma establece que las personas, en desarrollo de sus derechos a la autodeterminación informática, son quienes de forma expresa deben autorizar que la información que sobre ellos sea recaudada pueda ser incluida en una base de datos.

Al respecto, la Corte Constitucional ha señalado lo siguiente: "Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Este principio, pilar fundamental de la administración de datos, permite al ciudadano elegir voluntariamente si su información personal puede ser utilizada o no en bases de datos. También impide que la información ya registrada de un usuario, la cual ha sido obtenida con su consentimiento, pueda pasar a otro organismo que la utilice con fines distintos para los que fue autorizado inicialmente.

El literal c) del Proyecto de Ley Estatutaria no sólo desarrolla el objeto fundamental de la protección del habeas data, sino que se encuentra en íntima relación con otros derechos fundamentales como el de intimidad y el libre desarrollo de la personalidad. En efecto, el ser humano goza de la garantía de determinar qué datos quiere sean conocidos y tiene el derecho a determinar lo que podría denominarse su "imagen informática2" Igualmente, es importante indicar que, en virtud del principio de libertad, el legislador impuso a los Responsables del Tratamiento de datos personales la exigencia de requerir la autorización previa, expresa e informada del Titular, consagrada en el artículo 9 de la ley 1581 de 2012 y, además, el deber de solicitar y conservar copia de la autorización de Tratamiento otorgada por el mismo, dispuesto en el literal b) del artículo 17 de la ley mencionada.

Relacionado con dicho deber, se encuentra el principio de finalidad dispuesto en el literal b) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes términos: ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: ( ) b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; ( ) ARTÍCULO 9o. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

"ARTÍCULO

17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (. ) b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

( )." “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 "ARTÍCULO 2.2.2.25.2.2. Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere a la sección 3 de este capítulo, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento". (Subrayado y Negrita fuera del texto original) "ARTÍCULO 2.2.2.25.2.5. Prueba de la autorización. Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos".

Definición del consentimiento: En la Ley 1581 de 2012 el consentimiento es tanto un principio rector (artículo 4 (literal c) como un elemento de legitimación constitucional de los procesos de administración de datos personales (artículos 9, 10, y artículo 26, literal a). El artículo 9 establece que en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa, e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, mientras que el artículo 10 prevé las excepciones o los otros fundamentos de legitimación constitucional del tratamiento de datos personales, incluidos los casos de urgencia manifiesta, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico, etc.

Por su parte, el literal a) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 establece que el consentimiento o autorización exigida para el tratamiento de datos personales es, además, calificado, por cuanto debe ser previo, expreso e informado. En este sentido, la Corte Constitucional interpretó esta definición en sentencia C-748 del 2011 de la siguiente manera “(…) En relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato.

Así por ejemplo, en la Sentencia T-022 de 19933, se dijo que la veracidad del dato no implica que el Responsable del Tratamiento no tenga el deber de obtener una autorización anterior. En igual sentido, la Sentencia T-592 de 20034 dijo que el derecho al habeas data resulta afectado cuando los administradores de la información recogen y divulgan hábitos de pago sin el consentimiento de su titular.

La Corte expresó que el consentimiento previo del titular de la información sobre el registro de sus datos económicos “en los procesos informáticos, aunado a la necesidad de que aquel cuente con oportunidades reales para ejercer sus facultades de rectificación y actualización durante las diversas etapas de dicho proceso, resultan esenciales para salvaguardar su derecho a la autodeterminación informática.” En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, al contrario de lo sostenido por algunos intervinientes, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito.

Lo anterior, por varias razones: En primer lugar, la jurisprudencia constitucional ha exigido tal condición y ha dicho que el consentimiento debe ser explícito y concreto a la finalidad específica de la base de datos. 3 M.P. Ciro Angarita Barón 4 M.P. Álvaro Tafur Galvis “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, (…) En segundo lugar, de una interpretación armónica de todo el articulado se deduce que el legislador estatutario tuvo una intención inequívoca que el consentimiento siempre fuese expreso.

Así, desde el artículo 3 se dice que éste debe ser “previo, expreso e informado”. Esto mismo se repite en el artículo 4. Posteriormente, el artículo 8 ordinal b), garantiza al Titular el derecho de solicitar prueba de la autorización, y señala que ésta sólo puede considerarse exceptuada en los casos consagrados en el artículo 10. El artículo 9 ordena que la autorización sea “obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior” Por otro lado, el artículo 10 señala, en forma taxativa, los casos en que no se requiere autorización, y no hace referencia alguna a la existencia de un consentimiento tácito, lo cual necesitaría expresa autorización legal.

(…) En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. En este mismo sentido, en la Sentencia T-592 de 20035, la Corte señaló que la autorización debe ser cualificada y debía contener una explicación de los efectos de la misma.

Además, a pesar de que se presente la autorización, el Responsable y Encargado del Tratamiento debe actuar de buena fe. (…) De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada, libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales.

Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de limitar el plazo de su validez. ( )”6 (Negrilla incluida en texto original) Las definiciones de expreso, previo e informado señaladas y analizadas por la Corte Constitucional en la sentencia reseñada contienen elementos claves, con el fin de que se asegure que sólo el consentimiento que se interprete conforme a la Ley 1581 de 2012 será considerado como tal.

Dichos elementos son los siguientes: a. Expreso: manifestación de voluntad libre del Titular para permitir el tratamiento de sus datos personales por parte de un tercero; manifestación que, en todo caso, debe ser expresa para que la misma constituya un consentimiento válido bajo la Ley 1581 de 2012, pues, como lo señaló la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, “no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito”.

Esta situación obliga a los Responsables del Tratamiento a crear procedimientos para garantizar que las personas otorguen su consentimiento y, a su vez, proporcionar pruebas al Responsable del Tratamiento de que se ha obtenido el consentimiento. Los ejemplos más clásicos son la firma manuscrita en la parte inferior de un formulario de papel y la selección de una casilla en un sitio web en Internet.

El requisito de expreso para los datos sensibles se sustituye por un “consentimiento explícito”, pues para este tipo de datos se considera adecuado que exista un elevado nivel de control sobre los datos personales por parte de su Titular b. Informado: El titular debe conocer las finalidades del tratamiento de sus datos, por lo que la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de los datos debe informarle al Titular los derechos relativos al tratamiento de estos, el modo de hacer valer sus derechos en 5 Ibídem 6 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011.

M.P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” relación con el tratamiento y las condiciones en que se efectuarán las actividades de tratamiento del mismo. En ese sentido, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 establece que cuando se va a solicitar la autorización al Titular de la Información, el Responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: “(…) a) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) los derechos que le asisten como titular; y, d) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.” c. Previo: el término previo significa que la persona debe otorgar su consentimiento antes del comienzo del tratamiento de su información personal, debiendo cumplirse a más tardar en el momento en que el dato va a ser recogido, sin que sea admisible, en este punto, considerar su acatamiento con posterioridad a su recolección, pues sólo así quedaría garantizado el derecho de la persona a tener una apropiada información antes de otorgar su consentimiento.

Visto lo anterior, el consentimiento, como uno de los fundamentos jurídicos del tratamiento de datos personales, para que sea válido bajo la Ley 1581 de 2012, debe cumplir los siguientes requerimientos legales: 1. El consentimiento debe ser expreso. El Titular debe realizar alguna acción positiva que indique su consentimiento y debe tener la libertad de no consentir. 2.

El consentimiento debe estar informado. El artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 enumera la información que debe suministrársele al Titular; esa información debe ser claramente visible, destacada y completa. No basta con ponerla a disposición en algún sitio de la página web, sin que la persona no la conozca. El consentimiento debe ser previo.

La obtención del consentimiento debe ser previa a la recolección de los datos. 3. Así, en los casos en que un Responsable del Tratamiento no puede acreditar que el consentimiento requerido del Titular es expreso, informado y previo, estaría incumpliendo el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal c) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Al respecto, en Resolución 16531 del 30 de marzo de 2022, esta Dirección determinó preliminarmente que: “En el caso concreto, el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, en respuesta al requerimiento 20-270347-7 del 26 de febrero de 2021 efectuado por esta Dirección, informó que como sindicato no cuentan con la autorización clara, expresa e informada de sus asociados, para el manejo de los datos personales.

Sobre la respuesta entregada por la investigada, se extrae que “XXXXXX XXXXXX X XXXXX XXXXXX no tiene vinculo jurídico con SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI” es decir que el titular no hace parte de los afiliados del sindicato, y aun así presuntamente se realizó tratamiento de sus datos personales, sin contar con su autorización. Ahora bien, frente a lo expresado por la investigada, se puede entender que no cuenta con la autorización del denunciante y que esta no está cumpliendo con el Régimen General de Protección de Datos Personales frente a sus afiliados y demás titulares para realizar el tratamiento de datos personales.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” Así las cosas, teniendo en cuenta que se debe contar con la autorización de los titulares para realizar cualquier tratamiento sobre sus datos personales, se encuentra preliminarmente que que el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS identificado con NIT. 890.305.912-1, habría contravenido lo dispuesto en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” Frente a lo anterior, y teniendo en cuenta el acervo probatorio obrante en el expediente, toda vez que la investigada guardó silencio en la etapa de descargos y alegatos de conclusión, en aras de poder dilucidar de forma adecuada los hechos objeto de investigación, esta Dirección debe remitirse a lo recaudado en la etapa preliminar, no sin antes realizar algunas aclaraciones al respecto del manejo de este tipo de datos.

Respecto a lo anterior, este Despacho evidencia que la sociedad investigada realiza el tratamiento de datos de salud de sus afiliados, los cuales son clasificados como sensibles, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, veamos: "3. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos." Igualmente, es claro que la sociedad en cuestión realiza tratamiento de datos privados.

Para el efecto, se trae a colación dicha definición: Por otro lado, la Corte Constitucional explicó, respecto de los datos sensibles, que: "( ) la naturaleza de esos datos pertenece al núcleo esencial del derecho a la intimidad, entendido como aquella esfera o espacio de vida privada no susceptible de la interferencia arbitraria de las demás personas. que al ser considerado un elemento esencial del ser. se concreta en el derecho a poder actuar libremente en la mencionada esfera o núcleo, en ejercicio de la libertad personal y familiar, sin más limitaciones que los derechos de los demás y el ordenamiento jurídico*7.

Entonces el dato sensible no es una información que solamente esté relacionada con la garantía propia del ejercicio del derecho de habeas data, sino que va ligada también al derecho fundamental a la intimidad, el cual, igualmente, es sujeto de protección constitucional. Obrando en consecuencia con la importancia constitucional y legal atribuida al dato sensible, el legislador estatutario, en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 prohibió, por regla general, el tratamiento de información sensible de los Titulares, de tal forma que sólo consagró unas excepciones taxativas a dicha exclusión, las cuales responden a la necesidad de garantizar otros derechos constitucionales tales como la vida, la educación y el derecho de asociación. Teniendo presente tal situación, el legislador estatutario dispuso que, para que el Responsable del Tratamiento pueda tratar datos sensibles debe realizarlo conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 20128 y además requiere que se le comunique al titular que los datos que está pretendiendo recoger son sensibles y que no está obligado a entregarlos ni a responder cuestiones acerca de los mismos.

Condiciones relevantes que garantizarán que el titular entregue o no su consentimiento de manera informada, circunstancia esencial para que proceda el Tratamiento de los datos sensibles por parte del Responsable de acuerdo con la ley. Ahora bien, dejando claro que la sociedad investigada efectúa el tratamiento de datos sensibles, es menester señalar que dicho Tratamiento debe estar rodeado de especial cuidado y diligencia en 7 Corte Constitucional.

Sentencia C-1011 del 13 del octubre de 2008. M.P. Jaime Córdoba Triviño. Considerando 3.1.3. Artículo 3º - Definiciones 8 ARTÍCULO 6o. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 10, su recolección, uso, seguridad o cualquier otra actividad que se realice con los mismos. En efecto, la Corte Constitucional, tal y como lo señaló en la sentencia C-748 de 2011, exige responsabilidad reforzada por parte de los Responsables y Encargados, en la medida que, “como se trata de casos exceptuados y que, por tanto, pueden generar altos riesgos en términos de vulneración del habeas data, la intimidad e incluso la dignidad de los titulares de los datos, los agentes que realizan en estos casos el tratamiento tiene una responsabilidad reforzada que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios del artículo 4 y los deberes del título VI”.9 Por ende, los datos sensibles deben ser objeto de mayores medidas de seguridad, confidencialidad, circulación restringida y uso limitado.

Ahora bien, en cuanto a las pruebas obrantes en el expediente, se tiene que esta Dirección con ocasión a la denuncia allegada a la entidad bajo el radicado 20-270347-0 del 8 de abril de 2020, de manera anónima, mediante oficios bajo radicados 20-270347-6 del 7 de diciembre de 2020 y 20270347-7 del 26 de febrero de 2021 requirió al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS para que se pronunciara sobre los hechos de la denuncia. La investigada mediante radicados 20-270347-8 y20-270347- 9 del 16 de marzo de 2021 respondió al requerimiento de la entidad, indicando sobe el deber objeto de estudio lo siguiente: “(…)

3. USO DE DATOS PERSONALES: SINTRASANJUANDEDIOS DE CALI, no cuenta con autorización clara, expresa e informada de los asociados para el tratamiento de sus datos personales. Aclaramos, que jamás nuestra organización sindical, ni sus directivos, han sido denunciados ni requeridos por los afiliados (as) por una indebida utilización de sus datos personales.

Siempre se ha actuado con la debida reserva y el respeto a nuestros afiliados (as) como seres humanos, en concordancia con las normas sobre la materia. (…) 7. El señor XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX no tiene vínculo jurídico con SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI. (…) 9. Como se informó en el numeral 7, el señor XXXXX XXXXXX no tiene vínculo jurídico con nuestra Organización Sindical, por lo que no tenemos en nuestros archivos sus datos personales (…) Al examinar el tema salarial, es el único momento que se hace referencia al señor MUÑOZ GUZMÁN como a todos y cada uno de los servidores del Hospital, lo que demuestra que no se está haciendo uso en forma ilegal y particular de una información contra el denunciante y menos con el ánimo de perjudicarlo (…)”.”10 Ahora bien, una vez analizada la respuesta del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS se tiene que la investigada no cuenta con la autorización previa, expresa e informada por parte del titular para el manejo de sus datos personales.

Así mismo, según se informó en la referida comunicación, el denunciante no tiene vinculo jurídico alguno con el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, es decir, no hace parte de sus afiliados y no se mantiene contacto con éste en razón a su finalidad, aun así se realizó tratamiento de sus datos personales, ya que como lo indica la misma investigada en la respuesta anterior al requerimiento realizado “(…) Al examinar el tema salarial, es el único momento que se hace referencia al señor XXXXX XXXXXX como a todos y cada uno de los servidores del Hospital, lo que demuestra que no se 9 Cfr Corte Constitucional Sentencia C-748 del 06 de octubre de 2011.

Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljúb 2.8.4. Considerando. Examen de la constitucionalidad de las excepciones a la prohibición de tratamiento de datos sensibles 10 Resolución N° 16531 del 30 de marzo de 2022 “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 11, está haciendo uso en forma ilegal y particular de una información contra el denunciante y menos con el ánimo de perjudicarlo (…)”.”11.

Si bien señala la investigada que los datos personales del denunciante solo son tratados al momento de las cuestiones relativas a su salario, lo cierto es que esta circunstancia demuestra que se realiza tratamiento de datos del Titular y que, en la medida en que la investigada no está amparada en alguna de las excepciones de la norma, la misma debe haber obtenido la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para realizar dicho tratamiento.

Aunado a ello, conviene recordar que los datos que trata la investigada, de acuerdo con las anotaciones realizadas líneas atrás, se catalogan en datos sensibles y en esa medida, su tratamiento debe estar precedido de una autorización explicita por parte de los titulares asociados cumpliendo lo señalado en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 12.

Además, es claro que el tratamiento de este tipo de datos debe estar rodeado de medidas de protección reforzada, razón por la cual la investigada debe adoptar mecanismos de responsabilidad demostrada a efectos de dar cumplimiento cabal a la norma objeto de análisis. Finalmente, si bien es cierto que la actuación de la investigada está amparada bajo la excepción legal contenida en el literal c) del artículo sexto de la Ley 1581 de 2012, por tratase de una organización sindical, lo cierto es que dicha excepción aplica única y exclusivamente respecto de los miembros del sindicato o respecto de las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad” Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada del deber de garantizar el adecuado cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y en especial, el deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente. 7.2.2 Respecto del deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales En lo atinente al segundo cargo, la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…) Artículo 25. Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. 11 Resolución N° 16531 del 30 de marzo de 2022 12 ARTÍCULO 2.2.2.25.2.3. DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5o de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6o de la citada ley.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6o de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: 1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

(Decreto 1377 de 2013, artículo 6o) HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento.” Ahora bien, el Decreto Único Reglamentario 1074 establece al respecto lo siguiente: “ARTÍCULO 2.2.2.25.3.1.

Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio fisico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cuál serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten cómo Titular. 4.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cuál el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

(…).” El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal.

Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales; (ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares.

El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) la política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito13, formatos electrónicos14, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro. 13 Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. 14 Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 13, El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”15, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. Así, en los casos en que un Responsable del Tratamiento no acredite el cumplimiento del deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales, se estaría incurriendo en un incumplimiento de lo establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 Al respecto, en Resolución 16531 del 30 de marzo de 2022, esta Dirección determinó preliminarmente que: “En el caso objeto de investigación, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas por medio del radicado 20-270347-7 del 26 de febrero de 2021, le requirió a la investigada, para que, entre otras cosas, remitiera copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, sin embargo, en la respuesta entregada por la investigada esta informó que “las políticas de tratamiento de SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI, para el manejo de datos personales [ ] son por principio de estricto cumplimiento a las reglas sobre la materia, como a todas las normas legales; en defensa de los derechos humanos y los principios constitucionales y derechos fundamentales.

Esta política es axiomática en nuestra organización, y la razón por la cual y más ha existido cuestionamiento al respecto”. Por lo anterior, se concluye que, la conducta SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS., deriva en una presunta infracción del deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.16” Frente a lo anterior, y teniendo en cuenta el acervo probatorio obrante en el expediente, toda vez que la investigada guardó silencio en la etapa de descargos y alegatos de conclusión, en aras de poder dilucidar de forma adecuada los hechos objeto de investigación, esta Dirección debe remitirse a lo recaudado en la etapa preliminar.

Siendo así, se tiene que esta Dirección con ocasión a la denuncia allegada a la entidad bajo el radicado 20-270347-0 del 8 de abril de 2020, mediante oficios bajo radicados 20-270347-6 del 7 de diciembre de 2020 y 20-270347-7 del 26 de febrero de 2021 requirió al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS para que se pronunciara sobre los hechos de la denuncia. La investigada mediante radicados 20-270347-8 y 20-270347- 9 del 16 de marzo de 2021 respondió al requerimiento de la entidad, indicando sobe el deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales lo siguiente: 15 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011, M.P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 16 Resolución 16531 del 30 de marzo de 2022 “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 14, “(…) 4.

Las políticas de tratamiento de SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI, para el manejo de datos personales, como se señaló el numeral anterior, son por principio de estricto cumplimiento a las reglas sobre la materia, como a todas las normas legales; en defensa de los derechos humanos y los principios constitucionales y derechos fundamentales.

Esta política es axiomática en nuestra organización, y la razón por la cual y más ha existido cuestionamiento al respecto.” Ahora bien, una vez analizada la respuesta del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS se tiene que la investigada pretende dar por cumplido al deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales con una afirmación sobre el cumplimiento de las normas sobre la materia indicando que “Esta política es axiomática en nuestra organización, y la razón por la cual y más ha existido cuestionamiento al respecto.” Sin embargo, dentro de la respuesta no se aportan pruebas que permitan soportar lo señalado, ni mucho menos que den cuenta de la adopción de una Política de Tratamiento de Datos Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente. 7.2.3 Respecto del deber de desarrollar e implementar un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos En lo atinente al tercer cargo, la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…) Respecto de este deber, la Corte Constitucional en sentencia C 748 del 2011 dispuso que: “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento. Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares, como los principios de la administración de datos personales analizados en otro capítulo de esta providencia. Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (vi) Tramitar las consultas y reclamos, hecho que lo obliga a dar a conocer al encargado esas eventualidades para que éste incluya la información correspondiente en la base de datos, con anotaciones que permitan identificar fácilmente el estado de la información, es decir, para que siempre se encuentre actualizada -literales j) y l), e igualmente adoptar reglamentos claros para que el titular del dato pueda hacer exigible sus derechos a consultar y reclamar literal k).”17 (Negrilla fuera del texto original) 17 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011, M.P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

Considerando 2.17.3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 15, Ya de forma concreta en lo que se refiere a la atención de consultas y reclamos, el deber se encuentra relacionado con lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 establecen lo siguiente: “Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.

El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.” Ahora bien, en lo atinente a la constitucionalidad del Articulo 14 la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: “El articulo 14 del proyecto de ley regula el mecanismo de la consulta al señalar: (i) que los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos pública o privada, (ii) responsables y encargados del tratamiento deben suministrar al titular toda la información contenida en la base de datos bien porque se tenga un registro individual o exista alguna asociada a su identificación, (iii) el responsable y el encargado del tratamiento deben tener algún medio habilitado para que la consulta se pueda realizar, el cual debe permitir dejar prueba de ello, (iv) la consulta se debe resolver en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud y (v) en el evento de no poder responderse en ese “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 16, término, se le debe informar al titular sobre las razones.

De todas maneras la respuesta la debe recibir dentro de los 5 días siguientes al vencimiento del primer plazo. Por su parte, el parágrafo señala que leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno podrán establecer términos inferiores, atendiendo la naturaleza del dato. La Sala encuentra que este artículo guarda cierta similitud con el articulo 16, numeral I de la Ley 1266 de 2008, encontrado ajustado a la Constitución en la sentencia C-1011 de 2008.

Esta norma hace una regulación típica del derecho de petición que consagra el artículo 23 de la Constitución tanto en el inciso primero como en el segundo, por cuanto el primero señala que todas las personas tienen derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades por motivos de interés general o particular, hecho que en el caso en estudio se traduce en el derecho que tienen los titulares del habeas data o sus causahabientes para presentar ante los bancos de datos que manejen las autoridades publicas, peticiones para establecer qué información o datos poseen sobre ellos.

En el segundo inciso del mencionado artículo 23 señala que el legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Es precisamente esta regulación la que hace el artículo 14, al estipular que los responsables y/o encargados del tratamiento de datos, en este caso los privados, deben atender en los precisos términos las consultas que eleven ante ellos los titulares del derecho al habeas data, como una forma de hacer exigibles el derecho consagrado en el literal a) del articulo 8 del proyecto en revisión, específicamente el de conocer.

En este orden de ideas, el derecho de petición que se regula en la norma objeto de análisis se convierte en un instrumento con el que cuenta el titular del dato para hacer exigible o realizable el derecho autónomo de habeas data. Es por ello que la jurisprudencia constitucional ha definido el derecho de petición como un derecho instrumental a través del cual el ciudadano se acerca a la administración o a aquellos privados que en razón de la actividad que desarrollan ostentan una posición de privilegio sobre el resto de particulares, que obliga al Estado a regular mecanismos que le permitan a estos últimos tener una herramienta que los obligue a responder a las inquietudes e inconformidades que se puedan generar por razón de la actividad que éstos desplieguen, en procura de lograr la satisfacción de otros derechos fundamentales.

En ese sentido, el legislador estatutario al regular de forma general la protección del dato personal, estaba facultado para señalar los términos en que los responsables y encargados del tratamiento del dato, públicos y privados, deben responder las consultas o peticiones que les eleve el titular del dato o sus causahabientes, con el fin de hacer exigibles entre otros, el derecho a conocer qué datos personales tiene un determinado bancos de datos y la forma como éstos son manejados.

Compatible con esto, los artículos 17, literal k) y 18 literal f) del proyecto, establecen como uno de los deberes del responsable y encargado del tratamiento del dato, el de adoptar un manual interno de políticas y procedimiento especialmente para la atención de las consultas y reclamos por parte de los titulares. Igualmente, como una forma de lograr un mayor conocimiento por parte del titular de las bases de datos que operan en el país y cuáles pueden estar tratando su información, el proyecto crea el registro nacional de bancos de datos, artículo 25, el cual será objeto de análisis posteriormente.

En consecuencia, el precepto revisado resulta ajustado a la Constitución. No obstante, la Sala debe advertir que la jurisprudencia constitucional[272] ha perfilado unas características que debe tener la respuesta para que se entienda satisfecho el derecho de petición. En ese orden, tanto los responsables como los encargados del tratamiento están obligados a observar esos parámetros que en términos generales se pueden resumir de la siguiente manera: (i) la respuesta debe ser de fondo, es decir, no puede evadirse el objeto de la petición, (ii) que de forma completa y clara se respondan a los interrogantes planteados por el solicitante, (iii) oportuna, asunto que obliga a respetar los términos fijados en la norma acusada.

En relación con el parágrafo, basta señalar que en él se confirma que atendiendo la naturaleza del dato, el legislador tiene claro que se expedirán regulaciones sectoriales, las cuales podrán establecer lapsos más cortos para que los encargados y responsables del tratamiento den respuesta a las solicitudes que pueda presentar el titular del dato, reducción de términos que en nada afecta el ordenamiento constitucional, por cuanto es “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 17, claro que lo que está fijando la ley en revisión es el máximo que puede tomarse uno de los agentes del tratamiento del dato para responder a los titulares o causahabientes.

Respecto a la posibilidad de que el Gobierno Nacional expida reglamentos según la naturaleza del dato personal y en ellos se reduzcan los términos para responder, es necesario remitirnos al análisis que hará la Sala del artículo 27 del proyecto relacionado con las disposiciones especiales, en el que se concluye que en relación con el tratamiento de datos según su naturaleza o especialidad existe una reserva legal, que impide al Gobierno Nacional hacer reglamentaciones por fuera de su facultad reglamentaria constitucional.”18 En lo que respecta a la constitucionalidad del Articulo 15 la Corte Constitucional en sentencia C748 de 2011 señaló lo siguiente: “El articulo 15 regula los reclamos que puede efectuar el titular del dato o sus causahabientes al responsable o encargado del tratamiento con el fin de corregir, actualizar o suprimir la información contenida en la base de datos o cuando se considere que se ha incumplido con cualquiera de los deberes reseñados en los artículos 17 y 18 del proyecto en análisis.

Igualmente fija las reglas que se deben observar para tal efecto, las cuales se pueden resumir así: (i) solicitud que pese a que no se enuncia, parece ser escrita por cuanto señala que debe contener la identificación y dirección del solicitante, la descripción de los hechos que originan el reclamo, y los soportes documentales que se quieren hacer valer, (ii) si la solicitud no es completa, se debe requerir al solicitante dentro de los cinco días de recibida la solicitud para que subsane las falencias.

Si transcurridos dos meses del requerimiento no se presentan los requerimientos exigidos se entiende que se ha desistido de la reclamación. En el evento de la falta de competencia de quien recibe la solicitud, debe enviarla al competente en el término máximo de dos días. En cuanto al trámite, se consagra que: i) una vez se recibe el reclamo debe incluirse la expresión “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en el registro que se tenga, anotación que se debe mantener hasta que el mismo se resuelva, ii) se fija un término máximo de quince días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de solicitud para atender el reclamo, prorrogable hasta por ocho más, cuando no fuere posible atender la solicitud en el plazo inicial, previa información motivada de tal hecho al interesado.

Este articulo regula un procedimiento similar al que contempla el articulo 16, II, numerales 1,2 y 3 de la Ley 1266 de 2008, hallado exequible por la Corte en la sentencia C-1011 de 2008. Sobre este mecanismo de reclamos que se consagra ante los responsables y encargados del dato, se puede advertir que los términos que se dieron para que el obligado conteste los requerimientos hechos son los mismos que se consagran para el derecho de petición en el Código Contencioso Administrativo, razón por la que se pueden transpolar los comentarios que se dejaron consignados sobre el carácter instrumental del derecho de petición, en aras de permitir al titular del dato ejercer las facultades que se derivan del habeas data.

En esa línea, a diferencia de la intervención de la Defensoría del Pueblo, la Sala considera que el mecanismo del reclamo le permitirá al titular del dato o a sus causahabientes solicitar al encargado o responsable del tratamiento, el cumplimiento de todos los principios que rigen a los administradores de datos y los derechos del titular del dato, razón por la que no considera necesario condicionar el precepto en revisión en el sentido en que lo solicita esa entidad, por cuanto si bien la norma sólo se refiere a la actualización, corrección o supresión, no significa que no se puedan solicitar otras dimensiones de este derecho si a ello hay lugar.

Por tanto, ningún problema de constitucionalidad se observa en este precepto, razón por la cual será declarado exequible, por cuanto este mecanismo se considera expedito para la atención de los requerimientos del titular del dato y su oportuna respuesta.”19 18 Ibidem, Considerando 2.16.3. 19 Ibidem, Considerando 2.16.4. HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” Ahora bien, el Decreto Único Reglamentario 1074 establece que al respecto lo siguiente: “ARTÍCULO 2.2.2.25.3.1.

Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cuál serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten cómo Titular. 4.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cuál el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.” Así, en los casos en que un Responsable del Tratamiento no acredite haber desarrollado e implementado un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos, se estaría incurriendo en un incumplimiento de lo establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Al respecto, en Resolución 16531 del 30 de marzo de 2022, esta Dirección determinó preliminarmente que: “Conforme a lo anterior, la investigada no acreditó que cuenta con un manual o procedimiento establecido para la atención de consultas y reclamos, que se ajusten a las obligaciones impuestas por la Ley 1581 de 2012. Razón por la que, se encuentra que el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS identificado con NIT. 890.305.912-1, presuntamente transgredió lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.”20 Frente a lo anterior, y teniendo en cuenta el acervo probatorio obrante en el expediente, toda vez que la investigada guardó silencio en la etapa de descargos y alegatos de conclusión, en aras de poder dilucidar de forma adecuada los hechos objeto de investigación, esta Dirección debe remitirse a lo recaudado en la etapa preliminar.

Siendo así, se tiene que esta Dirección con ocasión a la denuncia allegada a la entidad bajo el radicado 20-270347-0 del 8 de abril de 2020, mediante oficios bajo radicados 20-270347-6 del 7 de diciembre de 2020 y 20-270347-7 del 26 de febrero de 2021 requirió al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS para que se pronunciara sobre los hechos de la denuncia. La investigada mediante radicados 20-270347-8 y20-270347- 9 del 16 de marzo de 2021 respondió al requerimiento de la entidad, indicando sobe el deber de desarrollar e implementar un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos lo siguiente: 20 Resolución 16531 del 30 de marzo de 2022 HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” “5.

Los canales dispuestos por SINTRAHOSPITALSANJUANDEDIOS DE CALI, para la atención de consultas y reclamos por los titulares de datos personales, son los mismos procedimientos que se usan para todos los reclamos, consultas, solicitudes en general de los afiliados (as). Este (a) los adelanta por escrito o verbalmente ante la junta directiva, o el comité correspondiente, recibiendo atención inmediata.

(…) 6. Como se manifestó en el numeral anterior, no existe un manual para la atención de consultas, quejas y reclamos. Se realizan en forma verbal o escrita, a consideración del afiliado (a), garantizándole siempre su derecho y propugnando la solución inmediata a su petición. Ahora bien, una vez analizada la respuesta del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS se tiene que la investigada no cuenta con un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos, aun cuando aclara que la atención de estos requerimientos “Se realizan en forma verbal o escrita, a consideración del afiliado (a), garantizándole siempre su derecho y propugnando la solución inmediata a su petición.” De conformidad con lo anterior, aun cuando señala la investigada que para la atención de consultas y reclamos por los titulares de datos personales los procedimientos son los mismos que ese usan para todas las solicitudes en general de los afiliados, no acredita contar con un manual o procedimiento establecido para la atención de consultas y reclamos, que se ajusten a las obligaciones impuestas por la Ley 1581 de 2012.

Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada del deber garantizar el adecuado cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y en especial, el deber de un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente.

OCTAVO: FRENTE DEMOSTRADA A LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD En vista de todas los hechos y situaciones probadas en este expediente, este Despacho encuentra pertinente hacer unas anotaciones relativas a la aplicación del principio de responsabilidad demostrada. Esta Superintendencia ha sido enfática en señalar que las disposiciones contenidas en los artículos 2.2.2.25.6.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015, en relación con la adopción de políticas y procedimientos efectivos para el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 implica que concurran una serie de presupuestos que permitan evidenciar que los procedimientos implementados, en la práctica son reales y efectivos.

Así, la regulación colombiana le impone al Responsable o al Encargado del tratamiento la responsabilidad de garantizar la eficacia de los derechos del titular del dato, la cual no puede ser simbólica ni formal, sino real y demostrable. Téngase presente que según nuestra jurisprudencia “existe un deber constitucional de administrar correctamente y de proteger los archivos y las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante”21.

Adicionalmente, los Responsables o Encargados del tratamiento no son dueños de los de los datos personales que reposan en sus bases de datos o archivos. En efecto, ellos son meros tenedores que están en el deber de administrar de manera correcta, apropiada y acertada la información de las personas porque su negligencia afecta los derechos humanos de los titulares de los datos.

En virtud de lo anterior, el capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 -incorporado en el decreto 1074 de 2015- reglamenta algunos aspectos relacionados con el principio de responsabilidad demostrada. 21 Corte Constitucional, Sentencia T-227 de 2003 “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 20, El artículo 2622 -titulado DEMOSTRACIÓN- establece que “los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012”.

Así resulta imposible ignorar la forma en que el responsable o encargado del tratamiento debe probar que pone en funcionamiento medidas adecuadas, útiles y eficaces para cumplir la regulación. Es decir, se reivindica que un administrador no puede utilizar cualquier tipo de políticas o herramientas para dicho efecto, sino solo aquellas que tengan como propósito lograr que los postulados legales sean realidades verificables, y no solo se limiten a creaciones teóricas e intelectuales.

Con el propósito de dar orientaciones sobre la materia, esta Superintendencia expidió el 28 de mayo de 2015 la “Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”23. El término “accountability” a pesar de los diferentes significados ha sido entendido en el campo de la protección de datos como el modo en que una organización debe cumplir (en la práctica) las regulaciones sobre el tema, y la manera en que debe demostrar que lo puesto en práctica es útil, pertinente y eficiente.

Conforme con ese análisis, las recomendaciones que trae la guía a los obligados a cumplir la Ley 1581 de 2012, consisten principalmente en diseñar y activar un Programa Integral de Gestión de Datos Personales (en adelante PIGDP). Esto, exige compromisos y acciones concretas de los directivos de la organización. Igualmente, requiere la implementación de controles de diversa naturaleza, desarrollar un plan de revisión, supervisión, evaluación y control del PIGDP, y demostrar el debido cumplimiento de la regulación sobre tratamiento de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada -accountability- demanda implementar acciones de diversa naturaleza para garantizar el correcto cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. El mismo, exige que los Responsables y Encargados del tratamiento implementen medidas apropiadas, efectivas y verificables que le permitan evidenciar la observancia de las normas sobre la materia.

Dichas medidas deben ser objeto de revisión y evaluación permanente para medir su nivel de eficacia y el grado de protección de los datos personales. El principio de responsabilidad demostrada precisa menos retórica y más acción en el cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. Requiere apremiar acciones por parte de las organizaciones para garantizar el debido tratamiento de los datos personales.

El éxito de la aplicación y efectiva implementación de este principio dependerá del compromiso y demostración real por parte de todos los miembros de la organización, pero especialmente, de los directivos de las organizaciones, ya que sin su dirección y apoyo, todo esfuerzo será insuficiente para diseñar, implementar, revisar, actualizar y evaluar los programas de gestión de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada se articula con el concepto de “compliance” en la medida que este hace referencia “al conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”24.

Así las cosas, la identificación y clasificación de riesgos, así como la adopción de medidas para mitigarlos son elementos cardinales del “compliance” y de la efectiva aplicación del principio de responsabilidad demostrada (accountability). De ahí que, se considere fundamental que las 22 El texto completo del artículo 26 del decreto 1377 de 2013 ordena lo siguiente: Artículo 26.

Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este decreto, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta sí se trata de una micro pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza jurídica de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”. 23 El texto de la guía puede consultarse en https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Publicaciones/Guia-Accountability.pdf 24 Cfr. World Compliance Association (WCA). http://www.worldcomplianceassociation.com/que-es-compliance.php (última consulta 20 de abril de 2020) “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 21, organizaciones desarrollen y pongan en marcha, entre otros, un sistema de administración de riesgos asociados al tratamiento de datos personales, que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida administración del riesgo a que están expuestos en desarrollo del cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

Aunado a lo anterior, el cumplimiento de tal principio implica necesariamente garantizar y velar por el cumplimiento estricto de la normatividad aplicable al caso y poder demostrar que los documentos elaborados han sido diligenciados e implementados para que, a través de estos, se pueda demostrar el cumplimiento de la normatividad consagrada en el régimen de protección de datos personales contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Además de lo anterior, el cumplimiento de este principio busca que el Responsable del Tratamiento, demuestre que dentro de su organización se cuenta con: (i) Una estructura de gobierno corporativo en el sentido de que la formulación de políticas y procedimientos para el tratamiento reflejen una cultura de respeto a la protección de los datos personales;

(ii) Un programa corporativo que tenga controles efectivos, que responda al tamaño y estructura de la organización, destinado al cumplimiento, implementación y consolidación del régimen de protección de datos; y (iii) Una evaluación y revisión continúa de los controles que lo integran, con el fin de determinar la pertinencia y eficacia del plan de gestión para lo cual deberán desarrollarse auditorías internas para evaluar, en una fase preliminar, el grado de cumplimiento con la normatividad de protección de datos.

Así las cosas, este Despacho se permite reiterar que no basta con tener una cultura que propenda por el respeto en la teoría, sino que dicha cultura debe materializarse en la práctica a través del efectivo cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, más allá de que esta autoridad requiera a la investigada sobre su cumplimiento, ya que es un deber de la organización dar pleno cumplimiento a tal normatividad y es un derecho constitucional del ciudadano que se le respeten sus datos personales.

NOVENO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, a esta Superintendencia el “(…) [i]mpartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley (…)”, esta instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar los mecanismos pertinentes para desarrollar a cabalidad el principio de responsabilidad demostrada, implementando para el efecto medidas útiles, pertinentes, verificables y aplicables según lo señalado líneas atrás.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá recolectar la autorización de Titulares de quienes no se encuentren afiliadas a la organización o respecto de las cuales no mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar una Política de Tratamiento de la Información, que este alineada con el contenido mínimo señalado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar y desarrollar un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 22,  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar y desarrollar un manual de procedimientos, controles y mecanismos de seguridad para velar por la seguridad de los datos que trata más aún cuando las bases de datos que administra contienen datos sensibles.

Dicho manual deberá contener, como mínimo las medidas técnicas25 implementadas por la organización, las medidas administrativas26 y las medidas humanas27.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar y desarrollar un manual del llamado ciclo del dato; manual que deberá contener, al menos, los siguientes aspectos: - El método de recolección de la información; - La forma de almacenamiento de la información; - Los múltiples usos que puede tener la información dependiendo de la(s) finalidad(es) especificadas por la empresa; - La forma en que la información circula al interior de la empresa y/o si la misma es remitida a un Encargado para su Tratamiento - La forma de supresión y disposición final de la información DÉCIMO: Imposición y graduación de la sanción 10.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 2328.

Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 2 29, 430 y 631 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo32. La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.

(…)”33 (negrita añadida) Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante 25 Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros, que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares, los relativos a la falta de disponibilidad de la información y los que afecten la integridad de los datos personales.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la entidad 26 Las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo 27 Las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales 28Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” 29 Artículo 2.

(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) 30 Artículo 4. La Constitución es norma de normas.

(…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades. (negrita añadida) 31 Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

(negrita añadida) 32 Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000); Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017);

Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). 33 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000). Considerando 5.5.2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 23, una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 34.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.

A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.

PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la Unidad de Valor Tributario (UVT).

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2022 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional35 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también 34 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 35 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

(…) (negrita añadida) HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”36 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros37. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”38.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”, por lo que no debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia39. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio la potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2340 de la misma.

Asimismo, el artículo 24 indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Ley 1581 de 2012, artículo 24: “Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; 36 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 37 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 38 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos 39 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 40 Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 25, c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” De manera que resulta aplicable el criterio de graduación señalado en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.

Ahora bien, la Corte Constitucional indicó lo siguiente respecto de las sanciones consistentes en multas: “El artículo 23 del proyecto establece las sanciones que puede aplicar la Superintendencia de Industria y Comercio a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento, dentro de las cuales contempla las multas, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento, el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento y finalmente el cierre inmediato y definitivo de la operación: Esta norma constituye una disposición de carácter sancionatorio y por ello debe cumplir con todos los principios propios del debido proceso sancionador contemplados en la Constitución Política y reconocidos por la jurisprudencia de esta Corporación: En primer lugar, el principio de legalidad, de acuerdo con el cual: “las conductas sancionables no sólo deben estar descritas en norma previa sino que, además, deben tener un fundamento legal, por lo cual su definición no puede ser delegada en la autoridad administrativa”.

Este axioma tiene una interpretación menos rigurosa en el Derecho administrativo sancionador que en el Derecho penal, pues es posible una flexibilización razonable de la descripción típica: “Ha reiterado la Corte, que en el derecho administrativo sancionador "aunque la tipicidad hace parte del derecho al debido proceso en toda actuación administrativa, no es demandable en este campo el mismo grado de rigurosidad que se exige en materia penal”, por cuanto la naturaleza de las conductas reprimidas, los bienes jurídicos involucrados y la teleología de las facultades sancionadoras en estos casos, hacen posible también una flexibilización razonable de la descripción típica, en todo caso, siempre erradicando e impidiendo la arbitrariedad y el autoritarismo, que se haga prevalecer los principios de legalidad y de justicia social, así como los demás principios y fines del Estado, y que se asegure los derechos constitucionales, los intereses legítimos y los derechos de origen legal o convencional de todas las personas”.

Esta norma cumple con el principio de tipicidad, para lo cual debe interpretarse conjuntamente con el artículo 22 de la futura ley estatutaria, que establece la posibilidad de imponer sanciones cuando se hayan incumplido las disposiciones de esta ley. En este sentido, el supuesto de hecho que completa la norma jurídica sancionatoria está constituido por la infracción de las disposiciones de la futura ley estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

(…)41 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 10.1.1 Literal a): La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta con que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: 41Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. FJ: 2.22.3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 26, “(…) En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a la misma resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad. (…)”42 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe, en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, la colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub examine, quedaron probadas las siguientes situaciones: Frente al primer cargo sobre por el presunto incumplimiento contenido en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se tiene probado que el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, no cuenta solicitó la autorización del denunciante para el tratamiento de sus datos personales.

Frente al segundo cargo sobre por el presunto incumplimiento contenido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se tiene probado que el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, no adoptó un Política de Tratamiento de Datos Personales.

Frente al tercer cargo sobre por el presunto incumplimiento contenido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se tiene probado que el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, no cumplió con el deber de desarrollar e implementar un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos.

Por lo tanto, se impondrán las siguientes sanciones: Frente al cargo primero relacionado con el deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de QUINIENTOS TREINTA Y DOS MIL CINCUENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($532.056) correspondiente a 14 Unidades de Valor Tributario Vigentes al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS por la vulneración del deber establecido en literal literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Frente al cargo segundo relacionado con el deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de UN MILLON VEINTISEIS MIL CIENTO OCHO PESOS M/CTE ($1.026.108) correspondiente a 27 Unidades de Valor Tributario Vigentes al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS por la vulneración del deber establecido en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 42Corte Constitucional.

Sentencia C-125 de 2003. M.P: Marco Gerardo Monroy Cabra. FJ: 5. “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 27, Frente al cargo tercero relacionado con el deber de desarrollar e implementar un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de UN MILLON VEINTISEIS MIL CIENTO OCHO PESOS M/CTE ($1.026.108) correspondiente a 27 Unidades de Valor Tributario Vigentes al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS por la vulneración del deber establecido en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 10.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d), e) y f) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho, y (v) no hubo reconocimiento o aceptación expresa sobre la comisión de la infracción.

DÉCIMO PRIMERO: CONCLUSIÓN Respecto de los cargos endilgados a la investigada, se tiene que de acuerdo al acervo probatorio obrante en el expediente, en especial, la respuesta allegada bajo radicados 20-270347-8 y20270347- 9 del 16 de marzo de 2021, el SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS no cuenta con la autorización del denunciante para el tratamiento de sus datos personales, no ha implementado la Política de Tratamiento de Datos Personales ni tampoco ha desarrollado un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos, de seguridad y del llamado ciclo del dato.

La investigada, adicionalmente, deberá adoptar todas las medidas deberá implementar los mecanismos pertinentes para desarrollar a cabalidad el principio de responsabilidad demostrada, implementando para el efecto medidas útiles, pertinentes, verificables y aplicables.

DÉCIMO SEGUNDO: Que con el fin de garantizar los derechos fundamentales de contradicción del SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS identificado con NIT. 890.305.912-1, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital, por intermedio de su representante legal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad sintrasanjuandedioscali@hotmail.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando el número de radicado del expediente, los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible. En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS identificado con NIT. 890.305.912-1, de DOS MILLONES QUINIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL DOSCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($2.584.272) correspondiente a SESENTA Y OCHO (68) Unidades de Valor Tributario Vigentes, por el incumplimiento de los deberes establecidos en: “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 28, i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y iii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, cumplir con las siguientes instrucciones:  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar los mecanismos pertinentes para desarrollar a cabalidad el principio de responsabilidad demostrada, implementando para el efecto medidas útiles, pertinentes, verificables y aplicables según lo señalado líneas atrás.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá recolectar la autorización de Titulares de quienes no se encuentren afiliadas a la organización o respecto de las cuales no mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar una Política de Tratamiento de la Información, que este alineada con el contenido mínimo señalado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar y desarrollar un manual de procedimiento para la atención de consultas y reclamos.  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar y desarrollar un manual de procedimientos, controles y mecanismos de seguridad para velar por la seguridad de los datos que trata; dicho manual deberá contener, como mínimo las medidas técnicas43 implementadas por la organización, las medidas administrativas44 y las medidas humanas45, más aún cuando las bases de datos que administra contienen datos sensibles.

Dicho manual deberá contener, como mínimo las medidas técnicas46 implementadas por la organización, las medidas administrativas 47 y las medidas humanas48. 43 Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros, que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares, los relativos a la falta de disponibilidad de la información y los que afecten la integridad de los datos personales.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la entidad 44 Las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo 45 Las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales 46 Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros, que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares, los relativos a la falta de disponibilidad de la información y los que afecten la integridad de los datos personales.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la entidad 47 Las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo 48 Las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 29,  El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá implementar y desarrollar un manual del llamado ciclo del dato; manual que deberá contener, al menos, los siguientes aspectos: - El método de recolección de la información; - La forma de almacenamiento de la información; - Los múltiples usos que puede tener la información dependiendo de la(s) finalidad(es) especificadas por la empresa; - La forma en que la información circula al interior de la empresa y/o si la misma es remitida a un Encargado para su Tratamiento - La forma de supresión y disposición final de la información.

PARÁGRAFO PRIMERO: El SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS deberá́ cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los 90 días hábiles siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para demostrar el cumplimiento, se deberá́ remitir a esta Dirección una certificación suscrita por el representante legal de la sociedad, mediante la cual acredite que se han implementado las medidas ordenadas, sin perjuicio de que las misma puedan ser verificadas con posterioridad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO TERCERO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS identificado con NIT. 890.305.912-1, acreedora de las sanciones previstas en la ley ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución al SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, identificada con NIT. 890305912-1, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de esta e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO CUARTO: COMUNICAR el contenido de la presente resolución al señor XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX, identificado con cedula de ciudadanía C.C. XX.XXX.XXX ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co.

Sede Alterna: Carrera 7 No. 31ª - 36, Pisos 3 Y 3A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 21 OCTUBRE 2022 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUNOZ Firmado digitalmente por CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUNOZ Fecha: 2022.10.21 13:39:00 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Elaboró: CAGS Revisó: SRB Aprobó: CESM “Por la cual se impone una sanción y se imparten ordenes administrativas” HOJA N 30, NOTIFICACIÓN: Investigada: SINDICATO DE TRABAJADORES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS Identificación: NIT. 890.305.912-1 Representante Legal: SERGIO FALLA ACEVEDO Identificación: CC.

No. 16.734.722 Correo electrónico: sintrasanjuandedioscali@hotmail.com Dirección: CARRERA 4 No. 17-67 Ciudad: CALI / VALLE DEL CAUCA COMUNICACIÓN: Señor: Identificación: Correo electrónico: XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX C.C.: XX.XXX.XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX