(17 NOVIEMBRE 2021) VERSIÓN ÚNICA RREERESERVADARESE RVADA “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Radicación: 19-131621 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que esta Superintendencia, tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con NIT. 800.145.414-0, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: 1.1.
Que esta Dirección consultó la información cargada en el Registro Nacional de Base de Datos - RNBD por la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. y evidenció que no es posible acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales, toda vez que el documento se encuentra ilegible. 1.2. Que mediante oficio N°. 17-307208 del 18 de agosto de 2017, esta Dirección comunicó a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. la siguiente instrucción: “de manera inmediata (…) debe eliminar el (los) archivo(s) que ha(n) sido(s) cargados(s) de forma errónea en el Registro Nacional de Bases de Datos y cargar el documento de políticas de tratamiento en los términos que señala el Decreto único 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1. siguiendo las instrucciones del paso 3 del manual de usuario, que indica que debe cargarse en texto legible y sin clave de lectura”. 1.3.
Que cumplido el término máximo para llevar a cabo la inscripción de las bases de datos y consecuentemente, cargar la Política de Tratamiento de la Información en el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD, no se observó que la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. haya cumplido con las instrucciones impartidas por esta Dirección.
SEGUNDO: Que, con base en los hechos antes mencionados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, mediante Resolución N°. 32442 del 31 de julio de 2019, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales resolvió iniciar investigación administrativa contra la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con NIT. 800.145.414-0, por el presunto incumplimiento a los deberes contenidos en: (i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, (ii) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 ejúsdem.
TERCERO: Que mediante comunicado radicado bajo el N°. 19-1131621-4, la Coordinación del Grupo de Notificaciones y Certificaciones de esta Superintendencia, certificó que el 14 de agosto de 2019 fue notificada por aviso N°. 13091 la Resolución N°. 32442 del del 31 de julio de 2019, la cual concedió quince (15) días para que la sociedad investigada ejerciera su derecho de defensa y contradicción de acuerdo con lo establecido por el inciso tercero del artículo 47 del Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Una vez vencido el término establecido para allegar descargos y aportar pruebas, la sociedad investigada guardó silencio. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 CUARTO: Que mediante Resolución N°. 58500 del 30 de octubre 2019, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente, así mismo decretó la práctica de las siguientes pruebas: 4.1.
Incorporadas 4.1.1. Documento remisión de información de fecha 18 de agosto de 2017, obrante en el expediente 1. 4.1.2 Documento “Envío de carta radicado 17-307208”, respecto del estado de entrega del documento anteriormente citado, al correo electrónico francisco@grafision.com.co, de fecha 18 de agosto de 2017, obrante en el expediente2. 4.1.3 Copia de siguientes documentos que obran en el Registro Nacional de Bases de Datos de la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., según consulta efectuada el día 17 de octubre de 2019 por parte de esta Dirección: • Documento “[Política de Tratamiento de Datos Personales de Empleados y Contratistas]”3. • Documento “[Política de Tratamiento de Datos Personales]” obrante en el expediente4. 4.1.4.
Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. vigente a septiembre de 2019, obrante en el expediente5. 4.2 Decretadas: 4.2.1 Ordenar a la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas designe un Ingeniero para que verifique en el Registro Nacional de Bases de Datos RNBD todos los documentos registrados por la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., en ese sistema y dejar constancia de dicha diligencia. 4.2.2 Oficiar a la Oficina de Tecnologías de la Información (OTI) de esta Superintendencia, con el propósito de que certifique en estado de entrega de la remisión de información, radicada bajo el número 17-307208-0000 del 18 de agosto de 2017, con destino a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S.
QUINTO: Que la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas solicitó a la Oficina de Tecnología de Información constancia del estado de entrega de la remisión de información, radicada bajo el N°. 17-307208-0 del 18 de agosto de 2017 con destino a GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S.6, A continuación, se enlista la respuesta: 5.1.
Copia de informe técnico mediante la cual se da constancia de las bases de datos finalizada y de todos aquellos documentos adjuntos al Registro Nacional de Bases de Datos de la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. Lo anterior, bajo el radicado N°. 19-131621-11 del 10 de febrero de 2020, obrante en el expediente7. 5.2. Políticas de Tratamiento de Datos Personales de fecha 10 de octubre de 2016 de la investigada, obrante en el expediente8. 1 Recuperado de: Radicado N°. 17-307208-0.
Página 1. 2 Recuperado de: Radicado N°. 17-307208—0000000001. Página 1. 3 Recuperado de: https://rnbd.sic.gov.co/sisi/rnbd/politica/565911/ 4 Recuperado de: https://rnbd.sic.gov.co/sisi/rnbd/politica/565911/ 5 Mas información en: https://www.rues.org.co/Expediente 6 Recuperado de: Radicado N°. 19131621—0001200001. Página 1 y 2. 7 Recuperado de: Radicado N°. 19131621—0001100001.
Página 1. 8 Recuperado de: Radicado N°. 19131621—0001100001. Página 2 a 26. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 5.3. Respuesta del Coordinador del Grupo de Trabajo de Servicios Tecnológicos mediante el cual se evidencia el envío del correo a la dirección francisco@grafivision.com.co desde la cuenta habeasdata@sic.gov.co el día 18 de agosto de 20179:
SEXTO: Que mediante oficio con radicado N°. 19-131621-15 de fecha 21 de septiembre de 2020, este Despacho le corrió traslado a la investigada por el término de diez (10) días hábiles para que la misma, si lo considerase pertinente, aportará escrito de alegatos de conclusión, no obstante, la sociedad investigada guardó silencio SÉPTIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.
OCTAVO: Análisis del caso 8.1. Adecuación típica La Corte Constitucional, mediante sentencia C-748 de 201110, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.
Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.
(ii) Esta Dirección con los hechos expuestos y el acervo probatorio que obra en el expediente, pudo establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración a: (i) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y;
(ii) el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 ejúsdem. En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por esta Dirección, así como las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en los escritos de descargos y los alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente.
NOVENO: Valoración probatoria y conclusiones 9 Recuperado de: Radicado N°. 19131621—0001400001. Página 1. 10 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” 9.1. HOJA Nº,2 Respecto del deber de adoptar una Política de Tratamiento de la Información El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales;
(ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares. El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
“(…) Ley 1581 de 2012 DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (…) Artículo 25. Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.
Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento.
(…)” El legislador ordena en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 la creación y puesta en funcionamiento del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que, en los términos de la misma disposición jurídica, es un registro público en el que se consigna determinada información sobre las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, así como acerca de las políticas de tratamiento de la información que siguen los responsables y encargados del tratamiento.
Una de las finalidades del Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD es facilitar a esta Superintendencia el cumplimiento de la función de garantizar que se respeten las normas sobre protección de datos personales en Colombia, atribuida por el legislador en los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, pues de esta manera la entidad adquiere conocimiento y control sobre “(…) quién y cómo se trata la información en el territorio colombiano”.
No obstante, su finalidad principal es garantizar que los titulares de los datos personales puedan conocer qué personas jurídicas tienen la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento, sus datos de contacto, qué bases de datos administran, la finalidad o finalidades y forma del tratamiento, si los datos han sido objeto de transmisión o transferencia, qué reglas y procedimientos observan en su administración y cómo pueden ejercer sus derechos ante estos sujetos, entre otra información. Así, el RNBD les facilita el ejercicio de sus derechos a conocer la información personal sobre ellos almacenada en bases de datos y solicitar su actualización, rectificación y supresión, así como a revocar la autorización otorgada para el manejo de sus datos de carácter personal11, consagrados en Artículo 2.2.2.26.1.4 del Decreto 1074 de 2015.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 el artículo 15 de la Constitución Nacional, la jurisprudencia de la Corte Constitucional y el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Sobre el particular, afirmó el alto tribunal: “En el marco internacional se observa que esta clase de registros tienen por objeto permitir que todas las personas, como una forma de materializar su derecho al habeas data, puedan conocer con exactitud qué bases de datos hacen tratamiento sobre sus datos personales y de esa forma ejercitar todo el plexo de derechos que se derivan del habeas data (…)12 (negrilla fuera del original).
Y agrega: “(…) En otros términos, el objetivo de la centralización de esta clase de información por parte de un órgano del Estado, es facilitar el ejercicio de uno de los ámbitos esenciales del habeas data: conocer quién está haciendo tratamiento de datos personales, a fin de que pueda existir un control efectivo de éstos por su titular, hecho que explica por qué dicho registro es abierto a la consulta del público en general”13 (negrilla fuera del original).
Los artículos 17 literal k) de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2017 imponen al Responsable del tratamiento de los datos personales la obligación de adoptar una Política de Tratamiento de la Información que debe ser redactada en un lenguaje claro y sencillo, constar en un medio físico o electrónico y ser puesta en conocimiento de los titulares de los datos personales.
Las finalidades principales de este documento son informar el tratamiento al que se someterán los datos personales y la finalidad del mismo, así como establecer las reglas y procedimientos que se siguen al interior de la organización para permitir a su titular ejercer su derecho fundamental a la autodeterminación informática o hábeas data ante el responsable.
Este es uno de los documentos que debe cargarse en el Registro Nacional de Bases de Datos, pues se entiende que de esa forma la Política de Tratamiento de la Información puede ser conocida por los titulares de los datos personales. Sobre esta obligación, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 establece: “Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes”.
Por su parte, en el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos, esta Superintendencia da la siguiente instrucción: “Para cargar el archivo se debe tener en cuenta que solo se admiten archivos con el tipo de extensión pdf. El tamaño máximo del archivo será de 2MB y deberá cargarse con un texto legible y sin clave de lectura” (negrilla fuera del original).
Como ya se ha mencionado, este deber es una expresión del principio de transparencia que, en los términos del literal “e” del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, se endereza a que en el manejo de los datos personales se garantice “(…) el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan”.
En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) la política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito 14, formatos electrónicos 15, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.
Corte Constitucional, sentencia C-748/11, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). Ídem. Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.
(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data” 16, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En el caso analizado, preliminarmente se evidenció que el archivo de la Política de Tratamiento de Datos Personales que en su momento cargó la investigada en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD el documento “se encuentra ilegible y no fue posible leerlo”, pese a que mediante el oficio bajo el radicado N°. 17-307208 del 18 de agosto de 2017 se impartió la instrucción de “cargar el documento de políticas de tratamiento en los términos que señala el Decreto Único 1075 de 2015 ARTÍCULO 2.2.2.25.3.1. siguiendo las instrucciones del paso 3 del manual de usuario, que indica que debe cargarse en el texto legible y sin clave de lectura”.
Este despacho procedió a valorar y analizar cada una de las Bases de Datos publicadas en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. y pudo observar que en las bases de datos denominadas PROVEEDORES y EMPLEADOS, se evidenció que la Política de Tratamiento de Información (PTI) disponible, no es legible. No obstante, la Política de Tratamiento de Información denominada CLIENTES con el N°. 16-330784-000001 de fecha de 10 de octubre de 2016 es legible: Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. María Victoria Calle Correa “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 A continuación, se detalla lo evaluado en la PTI contenida en la base de datos de CLIENTES con el radicado N°. 16-330784--000001 el 23 de agosto de 2017 por la sociedad investigada según el portal de Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
Estos son los resultados o comentarios sobre cada ítem: REQUISITO LEGAL 1. ¿La PTI consta en medio físico o electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SI COMENTARIO Se evidencia que cumple con la PTI en medio electrónico. 2. ¿La PTI fue redactada con un lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).
SI Se evidencia que cumple con el lenguaje claro y sencillo en la PTI y es legible. 3. ¿La PTI ha sido puesta en conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SI Se evidencia que cumple. La PTI se cargó en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD. 4.
¿la PTI contiene el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5. ¿La PTI señala el tipo de Tratamiento –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).
SI Se evidencia que cumple con la identificación necesaria para poder contactar al responsable en materia de protección de datos personales. SI Se evidencia que cumple. Una vez revisada la información consignada en el Registro Nacional de Base de Datos RNBD, la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. indicó que tiene bases de datos físicas. 6.
¿La PTI informa la finalidad del Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SI Se evidencia que cumple. Debido a que la sociedad investigada informa la finalidad del tratamiento que será realizado a los datos personales de sus Titulares “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 7.
¿La PTI Menciona de manera completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). SI Se evidencia que cumple con todos los derechos del titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. 8.
¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la L. 1581 de 2012) SI Se evidencia que cumple.
Puesto que en el punto 6. de la PTI de la sociedad investigada informó los derechos contemplados en el a) del artículo 8 de la L. 1581 de 2012. 9. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) SI Se evidencia que cumple con informar sobre el derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable.
Lo anterior, debido a que se observa que el punto N°. 6. de la PTI. 10. En la PTI se informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal -cdel artículo 8 de la L 1581 de 2012) SI Se evidencia que cumple.
Tal como se observa en el numeral 6. Derechos de los titulares de los datos personales. Puesto que señala que uno de los derechos de los titulares es “Ser informado por GRAFIVISION previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales”. 11. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -d- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) SI Se evidencia que cumple, ya que se observa dentro de la PTI lo dispuesto en el Literal -d- del artículo 8 de la L 1581 de 2012 “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante GRAFIVISION”. 12.
¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal -e- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) SI Se evidencia que cumple, conforme al punto 5 literal e. de la PTI que dispone: “(…) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derecho y garantías constitucionales y legales (…)”.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 13. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -fdel artículo 8 de la L 1581 de 2012) SI 14. ¿En la PTI se señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013).
SI 15. ¿En la PTI se describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013).
SI Se evidencia que cumple, puesto que en el artículo 11 de la PTI informa el procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos. 16. ¿La PTI indica la fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015).
SI Se evidencia cumple, ya que se observa la fecha de entrada en vigencia de la PTI. 17. ¿La PTI informa el período de vigencia de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). Si Se evidencia que cumple, ya que señala el periodo de vigencia. Tal como lo exige el numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.
Sin embargo, es poco legible. Se evidencia que cumple, ya que, tal como se observa en el punto 6.4 de la PTI lo describe así: “Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento, cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas”. Sin embargo, es poco legible. Se evidencia que cumple, puesto que en el punto 15.
RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES “GRAFIVISIÓN será la responsable del tratamiento de los datos personales”. Como se señaló en el análisis anterior, en términos generales, la Política de Tratamiento de Información de CLIENTES con el N°. 16-330784--000001 de fecha de 10 de octubre de 2016 cumple con lo establecido en el Decreto 1074 de 2015, sin embargo, se contempla la necesidad de impartir una orden administrativa tendientes a adecuar y ajustar las otras Bases de Datos.
Esto es la base de datos de PROVEEDORES y EMPLEADOS de la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. de acuerdo con las disposiciones del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Esto es: “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 La sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., deberá registrar las Políticas de Tratamiento de Información de las Bases de Datos de PROVEEDORES y EMPLEADOS en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD de manera legible.
Así que, como resultado del análisis a las pruebas allegadas por este Despacho en especial lo que se encuentra en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD y con el fin de fortalecer las políticas de protección de datos implementadas por la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. se impondrá la orden administrativa correspondiente. 9.2. Respecto del deber de atender los requerimientos de la autoridad de protección de datos personales A continuación, vamos a ver las disposiciones vigentes sobre este deber en el ordenamiento jurídico colombiano. De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 1968, por el cual se creó la de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.
De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Platica de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos.
En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos. Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Además, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 se expidió para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, esta Ley desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.
Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.
Justamente, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios están dispuestos para proteger el derecho fundamental de habeas data con el que cuenta todo Titular y garantizar que los Responsables del Tratamiento cumplan a cabalidad los deberes que recaen sobre ellos sin tener que recurrir a razonamientos complejos, ya que debería ser de fácil entendimiento que los deberes de ley son de obligatoria observancia para garantizar la protección de este derecho fundamental “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 Ahora bien, frente a este deber, la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “(…) Ley 1581 de 2012 Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
(…) Artículo 21. Funciones. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá las siguientes funciones: (…) f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones (…)”. En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones y órdenes impartidas por esta autoridad de control y vigilancia por mandato legal.
Frente a este caso, es preciso señalar que, este Despacho en ejercicio de la función de vigilancia (Referida al seguimiento y evaluación de las actividades de los sujetos obligados al cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales) requirió a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. con el propósito de que “de manera inmediata usted debe eliminar el (los) archivos(s) que ha(n) sido cargado(s) de forma errónea en el Registro Nacional de Bases de Datos y cargar el documento de políticas de tratamiento en los términos que señala el Decreto único 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1 siguiendo las instrucciones del paso 3 del manual de usuario, que indica que debe cargarse en texto legible y sin clave de lectura” mediante oficio N°. 17-307208 del 18 de agosto de 2017, el cual fue remitido a la dirección de correo electrónico de la sociedad investigada, contenida en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad investigada; siendo entregado el día 18 de agosto de 2017, conforme se evidencia en la certificación emitida por el Grupo de Trabajo de Gestión Documental y de esta Superintendencia17.
Ahora bien, vencido el término para cumplir la anterior instrucción, no se observó en el expediente que la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. haya suministrado respuesta al requerimiento del oficio anteriormente mencionado o que haya realizado las acciones pertinentes para cumplir el requerimiento realizado.. Justamente, frente al presente cargo, no se observa en el expediente que la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. haya atendido a la fecha del requerimiento contenido en el oficio N°. 17-307208 del 18 de agosto de 2017, por ende, la sociedad investigada ha incurrido en un incumplimiento al deber de atender los requerimientos de esta Superintendencia, debido a que no eliminó los archivos cargados de forma errónea en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
En consecuencia, se impondrá una multa de carácter pecuniario por la violación de lo dispuesto en el literal o) del art 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la norma en mención. 9.3. Respecto de la Responsabilidad de los Administradores en materia de Datos Personales El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”.
Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política. Recuperado de: Radicado N°. 17-307208-0. Página 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 La efectividad de los derechos humanos es un asunto de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico.
Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”. Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”.
Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa. En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”.
Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”. En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales.
El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas. Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley.
Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 199518 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”. Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1266 de 2008 y cualquier otra norma.
Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”19 (Subrayado fuera del texto original) Nótese que el artículo 2420 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.
Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”21.
En este sentido, es de suma importancia resaltar la responsabilidad jurídica y económica, que radica no sólo en las personas jurídicas, sino también en cabeza de sus administradores, de suerte que este Despacho es enfático en aclarar que los mismos deben obrar con profesionalismo y diligencia en su gestión para tratamiento de datos personales.
En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS al representante legal de GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1. Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. Ley 222 de 1995 “Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones” Cfr. Numeral 2 del artículo 23 de la ley 222 de 1995 El texto completo del artículo 24 de la 222 de 1995 dice lo siguiente: “Artículo
24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. El artículo 200 del Código de Comercio quedará así:
ARTICULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.
De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar.
Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos.
Cfr. Parte inicial del artículo 24 de la ley 222 de 1995 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 2. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales.
DÉCIMO: Orden Administrativa En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta instancia procederá a impartir la siguiente instrucción: • La sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., deberá registrar las Políticas de Tratamiento de Información de las Bases de Datos de PROVEEDORES y EMPLEADOS en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD de manera legible y cumplir con todos los requisitos que exige la regulación colombiana.
Dichas PTI deben ser puestas en conocimiento de los Titulares de los Datos. Para dar cumplimiento a esta orden, la investigada deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y remitir la documentación pertinente dentro del término de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión.
DÉCIMO PRIMERO: Imposición y graduación de la sanción 11.1. Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 23 22. Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 223, 424 y 625 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo26.
La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.
(…)”27 (negrita añadida) Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” Artículo 2.
(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) Artículo 4. La Constitución es norma de normas. (…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades.
(negrita añadida) Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones. (negrita añadida) Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000);
Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017); Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000).
Considerando 5.5.2. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 28.
Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.
A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.
PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.
Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional29 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.
Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.
Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.
(…) (negrita añadida) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.
Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”30 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.
Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros31. La imposición de sanciones por violación de la 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.
Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.
La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad” 32.
Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia33. Por lo tanto, atendiendo dichos criterios citados líneas atrás, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 11.1.1.
Literal a): La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.
En el caso sub examine, quedó demostrado que la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. incumplió su obligación de atender los requerimientos de la autoridad de protección de datos Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 31 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;
Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 32 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 personales, por cuanto la misma a la fecha no demostró que atendió la instrucción dada por esta Superintendencia mediante requerimiento N°. 17-307208-0 de 18 de agosto de 201734. por tal motivo, frente al cargo segundo relacionado con la contravención por parte de la sociedad investiga en su condición de Responsable de Tratamiento del deber de atender los requerimientos de la autoridad de protección de datos personales, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de CUATRO MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($4.356.960), equivalente a 120 Unidades de Valor Tributario Vigentes por la vulneración del deber establecido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 ejúsdem.
Puesto que, se evidenció que la sociedad investigada recibió el requerimiento N°. 17-307208--00000-000 de 18 de agosto de 2017 de esta Superintendencia al correo electrónico contenido en el certificado de existencia y representación legal y no atendió la instrucción emitida por esta autoridad. 11.1.2. Otros criterios de graduación Por último, se aclara que frente a la sociedad investigada los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c) d) y e) del artículo 19 de la Ley 1266 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) no hubo beneficio económico que se hubiere obtenido para el infractor o para terceros, por la comisión de la infracción, o el daño que tal infracción hubiere podido causar, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción;
(iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones de esta Dirección. Así mismo, no se beneficiará del criterio de atenuación del literal f) ibídem, con relación a los cargos, porque no aceptó la comisión las infracciones.
DÉCIMO SEGUNDO: CONCLUSIONES Se evidenció que la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., si bien implementó una Política el Tratamiento de Datos Personales para cada una de sus bases de datos, en dos de estas bases, la política dispuesta no es legible. i. Se comprobó que la sociedad investigada cargó al Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de PROVEEDORES y EMPLEADOS de forma ilegible. ii.
Se evidenció que la sociedad investigada recibió el requerimiento N° 17-307208- -00000-000 de 18 de agosto de 2017 al correo electrónico contenido en el certificado de existencia y representación legal, a través del cual se le daba una instrucción para que modificara el documento referente a la política de tratamiento de la información publicada en el RNBD, toda vez que el mismo no era legible.
Sin embargo, a la fecha, dicha instrucción no fue atendida por la sociedad.
DÉCIMO TERCERO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.
Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., identificada con NIT. 800.145.414-0, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad francisco@grafivision.com.co, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.
En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos 34 Recuperado de: Radicado N°. 17-307208-0. Página 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.
Finalmente, precisando que la totalidad del Expediente se encuentra digitalizado para su consulta por medios virtuales, si la sociedad investigada considera estrictamente necesario el acceso del Expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, solicitando la asignación de una cita para revisión física del Expediente en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá D.C., indicando su número de radicado.
Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. En mérito de lo expuesto, este Despacho
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con Nit. 800.145.414-0 de CUATRO MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($4.356.960), equivalente a 120 Unidades de Valor Tributario Vigentes, por la violación a lo dispuesto en: El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 ejúsdem.
PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 8999990902. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.
Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.
ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con Nit. 800.145.414-0 que, en su calidad de responsable del Tratamiento, cumpla con la siguiente orden: • La sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S., deberá registrar las Políticas de Tratamiento de Información de las Bases de Datos de PROVEEDORES y EMPLEADOS en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD de manera legible y cumplir con todos los requisitos que exige la regulación colombiana.
Dichas PTI deben ser puestas en conocimiento de los Titulares de los Datos. Para dar cumplimiento a esta orden, la investigada deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y remitir la documentación pertinente dentro del término de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión.
PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con Nit. 800.145.414-0, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con NIT. 800.145.414-0, acreedora de las sanciones previstas en la ley.
ARTÍCULO TERCERO: Notificar el contenido de la presente resolución a la sociedad GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. identificada con Nit. 800.145.414-0, por intermedio de su representante legal o apoderado, informándole que contra el presente acto administrativo procede recurso de reposición ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y en subsidiado de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, dentro de los DIEZ (10) días siguientes a la diligencia de notificación. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA Nº,2 ARTÍCULO CUARTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m a 4:30 p.m
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 17 NOVIEMBRE 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, Firmado digitalmente por ENRIQUE SALAZAR CARLOS ENRIQUE CARLOS MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.11.17 11:26:30 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: BFPL Revisó: AMCC Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: GRAFIVISIÓN EDITORES S.A.S. NIT. 800.145.414-0 Humberto Carreño Riaño C.C. N°. 2.918.960 Carrera 28 B N°. 71 C-14 Bogotá D.C. francisco@grafivision.com.co