(02 SEPTIEMBRE 2020) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Radicación 18-64963 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que esta Superintendencia, tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, (en adelante “la investigada”), identificada con Nit.827.000.616-7, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos narrados por el señor XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX: 1.1 Manifiesta que estuvo vinculado a la Unión Temporal ICBF 2015, conformada por la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, RONDACOL LTDA y Seguridad Digital LTDA, desde el 23 de diciembre de 2015 hasta el 15 de marzo de 2016. 1.2 Asegura que el 15 de marzo de 2016, recibió una carta de la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A en la cual se le informó su desvinculación de la organización por no cumplir con el “periodo de adaptación al modelo cooperativo”1. 1.3 Asevera que posteriormente solicitó “copia de su contrato de trabajo a la Unión Temporal ICBF 2015 y las empresas que lo conforman”2 1.4 Señala que la solicitud aludida en el anterior numeral fue contestada con oficio sin fecha en los siguientes términos: “(…) no es posible allegar la documentación solicitada en consecuencia que la carpeta donde reposaba esta documentación se extravió de la sede principal a Bogotá, razón por el cual se interpuso denuncio de (sic) estay demás documentación de la Cooperativa.”3 (Subraya en texto original)
SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en: i) el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y; ii) el literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 ejúsdem; el día 30 de abril de 2019, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 103214, por medio de la cual se formularon (2) dos cargos a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con Nit.827.000.616-7.
TERCERO: Que la Resolución 10321 del 30 de abril de 2019 fue notificada personalmente el 9 de mayo de 2019 al señor IVAN ESTEBAN GARCIA TORRES, en representación de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General Ad- Hoc de esta Superintendencia, radicada bajo el número 18-64963- -10 del 9 de mayo de 2019.
Esta manifestación se encuentra en la denuncia que dio origen a la presente investigación radicada bajo el número 18-64963- -00000-0000 del 2 de febrero de 2018. Ibídem Ibídem Resolución expedida por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales “Por la cual se inicia una investigación administrativa y se formulan cargos”, radicada bajo el número 18-64963-6.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 2, CUARTO: Que mediante escrito radicado bajo el número 18-064963- -00011-0001 del día 29 de mayo de 2019 el representante legal de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A., dio respuesta a la formulación de cargos en los siguientes términos: 4.1 La sociedad investigada en primer lugar hace referencia a que: “La Superintendencia no menciona las pruebas que soportan los cargos que formula, motivo por el cual no es posible pronunciarnos sobre ese aspecto”, además menciona que el acto administrativo por medio del cual se formularon los cargos no califica las presuntas faltas ni precisa la eventual sanción a imponer, por tal motivo al parecer no ha podido ejercer el derecho de defensa, agregando que “los cargos formulados no están llamado a prosperar, por cuanto no se dan las circunstancias fácticas ni condiciones de ley, para determinar en cabeza de la investigada el incumplimiento de las normas mencionadas como infringidas”.
Acto seguido, desglosa sus argumentos de defensa así: “4.2 Inexistencia de las faltas alegadas por la Superintendencia…” En este punto hace referencia al primer cargo formulado por esta Superintendencia literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, considerando que: “(…) se hace evidente que la norma que se menciona como infringida no tiene relación con la conducta investigada, toda vez que la primera establece la obligación de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos y para atender consultas y reclamos, mientras que el cargo cuestiona no tener un "Manual de Políticas de Seguridad", documento que es diferente al exigido en el literal k) de la norma transcrita”.
Así mismo, anota que: “(…) no encontramos una norma positiva que exija el mentado "Manual de Políticas de Seguridad", de tal manera que el ente de control no puede formular cargos y mucho menos sancionar, por un Manual que no es obligatorio para el responsable del tratamiento de los datos y/o que no está incluido en la norma que se reputa como incumplida.
No obstante lo anterior, debemos resaltar que el Manual Interno de Políticas y Procedimientos y de Atención de Consultas y Reclamos, exigido por el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, fue solicitado con el radicado 18-64963-4-1 del 20 de febrero de 2019, y aportado por COAUTONOMA con la respuesta al mismo, radicada con el No. 18-064963-00005-0001 del 07 de marzo de 2019, identificado como ANEXO-SIG- 05 en 12 páginas, el cual contiene todos los aspectos regulados por la Ley 1581 de 2012, y la política de tratamiento de seguridad implementado por la Cooperativa.
Cosa diferente es que al investigador no le guste la presentación del mismo o que cuestione que no esté en un documento independiente, situación que no puede ser objeto de sanción, por cuanto es una valoración subjetiva, más aún, cuando la norma no indica que requisitos debe contener el Manual, el que por demás se adoptó conforme a los criterios fijados por la Superintendencia en la "Cartilla de formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios", que en punto 3, fija como criterios mínimos para el Manual de Políticas y Procedimientos Internos y Política de tratamiento de datos personales, los siguientes: Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento de los datos, tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando no se haya informado mediante aviso de privacidad, derechos que tiene el titular de la información y persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización”.
Concluye este punto así: “Por lo anterior, el cargo debe ser desestimado por inexistencia de norma que exija un Manual de Políticas de Tratamiento de Seguridad, y al estar acreditado que la Cooperativa cumple con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, por cuanto tiene un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, como fue acreditado con la respuesta al requerimiento del ente de control” 4.3 En relación con el segundo cargo cita el literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, y agrega que “Los Códigos de Seguridad son de común utilización en los sistemas de cómputo para proteger la información y su legitimidad, a fin de impedir el ingreso o utilización por personas no autorizadas, de tal manera que se entienden como una línea de defensa para garantizar la seguridad de información contenida en bases de datos”.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 3, Así mismo, considera que se encuentra dentro de las excepciones contempladas en el artículo 2 de la Ley 1581, ya que sus bases de datos tienen un ámbito exclusivamente personal o doméstico, pues “la norma no aplica para el caso materia de investigación, donde se cuestiona la pérdida de una carpeta física que contiene la hoja de vida del quejoso, presentada a la Cooperativa dentro de su proceso de vinculación como parte del equipo de trabajo para ejecutar un contrato de vigilancia, información que no está contenida en ninguna base de datos, sino en una carpeta de personal de manejo exclusivamente personal y doméstico de la empleadora, cuyo extravió o pérdida es competencia de las autoridades jurisdiccionales y no de la autoridad de protección de datos, por cuanto, insistimos, se trata del presunto extravío de unos documentos físicos y no de violaciones a códigos de seguridad de bases de datos…” 4.4 Posteriormente, señala que “(…) el deber de informar a la autoridad de protección de datos se genera cuando existan violaciones a los "Códigos de Seguridad" o riesgos en la administración de información contenida en bases de datos, más no en carpetas físicas que no tienen "Código de Seguridad" pues no están contenidas en bases de datos.
Así las cosas, consideramos que esta norma no aplica para el caso materia de investigación, donde se cuestiona la pérdida de una carpeta física que contiene la hoja de vida del quejoso, presentada a la Cooperativa dentro de su proceso de vinculación como parte del equipo de trabajo para ejecutar un contrato de vigilancia, información que no está contenida en ninguna base de datos, sino en una carpeta de manejo exclusivamente personal y doméstico, cuyo extravió o pérdida es competencia de las autoridades jurisdiccionales, como fue el procedimiento realizado” Abonado a lo expuesto, alega que la carpeta que contiene los datos personales del señor no tiene información sensible ya que “(…) está conformada únicamente por la hoja de vida y los soportes de la misma, no por la historia laboral, los cuales fueron suministrados como parte de la solicitud de trabajo presentada por el candidato para ser parte del equipo de trabajo para ejecutar el contrato que la Unión Temporal ICBF 2014 celebró con el ICBF, información laboral que reiteramos no es susceptible de tratamiento por cuanto es de uso personal y domestico (sic) para la empresa, la cual tiene reserva legal conforme al Artículo 3, literal h) y articulo 4 literal g) de Ley 1266 de 2008 y lo dispuesto en la Sentencia No. T- 768 de 2008, de la Honorable Corte Constitucional, expediente T-1865118, M. P. Dra. Clara Inés Vargas Hernández Teniendo en cuenta que los términos para dar respuesta al derecho de petición son perentorios, y que no fue posible ubicar la carpeta física para entregar la copia solicitada, fue necesario instaurar denuncia por el extravío de la carpeta, como fue informado al Sr. XXXXXXX XXXXXXXXXXXX y a la Superintendencia. No obstante, la carpeta fue localizada posteriormente y la documentación se encuentra en poder de la Cooperativa, como se demuestra con la copia que se aporta a este escrito”.
Concluye este punto señalando que “(…) la Cooperativa no ha vulnerado la norma mencionada, por cuanto la información suministrada con la hoja de vida se encuentra en poder de COAUTONOMA, no ha estado expuesta ni ha sido divulgada”. 4.5 Por otra parte, afirma que falta el requisito de procedibilidad dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, en consecuencia, solicita el archivo de la investigación. En consideración a los anteriores argumentos solicita el ARCHIVO DEFINITIVO de la investigación, por: “(…) el error evidente cometido por la Superintendencia al formular cargos por hechos y situaciones que no encajan dentro de las conductas sancionadas en las normas imputadas, y al no existir prueba de la ocurrencia de las infracciones cuestionadas, ni de la responsabilidad de la Cooperativa; por el contrario, al existir prueba que la información entregada por el Sr. XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX se encuentra en poder del responsable del tratamiento y no ha existido uso indebido de la misma.
Finalmente, agradecemos cualquier instrucción o recomendación que la Superintendencia tenga a bien efectuar sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de la Cooperativa a las disposiciones previstas en la Ley, en especial, para mejorar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos y de atención de consultas y reclamos”.
QUINTO: Que mediante Resolución No. 47039 del 18 de septiembre de 2019 5, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 18-64963, folios 1 al 97, con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria, corriendo traslado a la investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos. 5Resolución expedida por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales “Por la cual se incorporan pruebas y se corre traslado para alegar”, radicada bajo el Número 18-64963-13.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 4, SEXTO: Que dentro del plazo otorgado por la Resolución No. 47039 del 18 de septiembre de 2019, la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A mediante escritos radicados bajo los Nos. 18-64963- -00016-0001 y 18-064963- -00017-0001 ambos del 3 de octubre de 2019, presentó alegatos de conclusión, donde reiteró lo expresado en el escrito de descargos y agregó lo siguiente: 6.1 Se refiere al artículo 22 de la ley 1581 de 2012 para señalar que este “(…) faculta a la por parte del responsable o el encargado del Tratamiento y de adoptar las medidas o imponer las sanciones correspondientes, indicando que en lo no reglado por la ley y los procedimientos correspondientes se seguirán por las normas pertinentes del Código Contencioso Administrativo, hoy Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
La Corte Constitucional en sentencia C-748/11, expediente PE-032, control constitucional al proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 Senado; 046 de 2010 Cámara, "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y que avaló la expedición de la Ley 1581 de 2012, M. P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, 6 de octubre de 2011, dispuso sobre la constitucionalidad del artículo 22 lo siguiente: " Sin lugar a dudas la regulación que hace el legislador estatutario en el capítulo II se inscribe en lo que se ha denominado la potestad sancionadora del Estado, en este caso, en cabeza de una entidad de carácter administrativo como la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la nueva delegada que crea el legislador estatutario para cumplir la función de autoridad de protección del dato personal, en observancia del principio de control y sanción de la Resolución 45/95 de la Asamblea General de la ONU.
Este poder sancionador estatal ha sido definido como "un instrumento de autoprotección, en cuanto contribuye a preservar el orden jurídico institucional mediante la asignación de competencias a la administración que la habilitan para imponer a sus propios funcionarios y a los particulares el acatamiento, inclusive por medios punitivos, de una disciplina cuya observancia contribuye a la realización de sus cometidos". 6.2 Posteriormente, nombra los principios de legalidad, tipicidad, debido proceso, proporcionalidad y menciona la independencia de la sanción penal de la siguiente manera, citando normatividad y jurisprudencia para apoyar sus argumentos: “Esa potestad es una manifestación del jus punendi, razón por la que está sometida a los siguientes principios: (i) el principio de legalidad, que se traduce en la existencia de una ley que la regule; es decir, que corresponde sólo al legislador ordinario o extraordinario su definición, (ii) El principio de tipicidad que, si bien no es igual de riguroso al penal, sí obliga al legislador a hacer una descripción de la conducta o del comportamiento que da lugar a la aplicación de la sanción y a determinar expresamente la sanción[285].
(¡ii) El debido proceso que exige entre otros, la definición de un procedimiento, así sea sumario, que garantice el debido proceso y, en especial, el derecho de defensa, lo que incluye la designación expresa de la autoridad competente para imponer la sanción, (iv) El principio de proporcionalidad que se traduce en que la sanción debe ser proporcional a la falta o infracción administrativa que se busca sancionar [286].
(v) La independencia de la sanción penal; esto significa que la sanción se puede imponer independientemente de si el hecho que da lugar a ella también puede constituir infracción al régimen penal”. (…) “Por su parte, el Código Contencioso Administrativo en el artículo 47 regula el procedimiento administrativo sancionatorio indicando que podrán iniciarse de oficio o por solicitud de cualquier persona y si fuere del caso, concluidas la investigaciones preliminares formulará cargos mediante acto administrativo en el que señalara con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o me serían procedentes.
Hacemos mención a las normas y jurisprudencia anterior, toda vez que los descargos se fundamentan, de manera general, en la ausencia de adecuación típica de las conductas investigadas frente a las normas presuntamente infringidas, principio legal necesario para sancionar”. 6.3 Concluye su defensa señalando: “(…) como se aclaró en los descargos, la carpeta que contiene los datos personales del Sr. XXXXXXX XXXXXX, está conformada por la hoja de vida y los soportes de la misma, no por la historia laboral como se informó a la Superintendencia, información laboral que reiteramos no es susceptible de tratamiento por cuanto tiene reserva legal conforme al Artículo 3, literal h y articulo 4 literal g de ley 1266 de 2008 y “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 5, lo dispuesto en la Sentencia No. T- 768 de 2008, de la Honorable Corte Constitucional, expediente T1865118, M. P. Dra. Clara Inés Vargas Hernández.
Igualmente, se ratifica que la carpeta fue ubicada y la documentación se encuentra en poder de la Cooperativa, situación que desvirtúa el cargo por sustracción de materia, adicional que el Sr. XXXXXX era el Coordinador del contrato en la Regional Antioquía, y dentro de sus funciones, estaba la guarda y custodia de las carpetas del personal a cargo, incluida la propia, de tal manera que en caso de haber ocurrido la pérdida se constituiría en una situación generada por su propia culpa”.
Finalmente, realiza la siguiente solicitud: “Con fundamento en lo expuesto en los descargos, en estos alegatos y las pruebas que obran en el expediente, reiteramos la solicitud de ARCHIVO DEFINITIVO de la investigación, por el error evidente cometido por la Superintendencia al formular cargo por hechos y situaciones que no encajan dentro de las conductas sancionadas en las normas imputadas y al no existir prueba de la ocurrencia de las infracciones imputadas, ni de la responsabilidad de la Cooperativa, y por el contrario, al existir prueba que COAUTONOMA cuenta con un manual interno de políticas y procedimientos para el cumplimiento de la ley 1582 y para la atención de consultas y reclamos, y que la información entregada por el Sr. XXXXXXX XXXXXXXXXX se encuentra en poder de la Cooperativa como responsable del tratamiento y no ha ocurrido pérdida, uso indebido de la misma ni ataques a los códigos de seguridad de las base de datos de la empresa”.
SÉPTIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.
OCTAVO: Análisis del caso 8.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20116, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.
Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, establece los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.
(ii) De conformidad con los hechos alegados por el reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de i) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y; ii) el literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 ejúsdem.
En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por el denunciante, así como las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en los escritos de descargos y alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 8.2 Valoración probatoria y conclusiones Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 6, 8.2.1 Consideraciones preliminares Respecto a los argumentos expuestos por la investigada, relacionados con los presupuestos procesales de la formulación de cargos hecha por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, debe puntualizarse lo siguiente: La Resolución 10321 del 30 de abril de 2019 dio estricto cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 47 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, ya que una vez concluidas las averiguaciones preliminares se formularon los cargos, en donde se señalaron de manera clara y expresa los argumentos fácticos y jurídicos en los que se basa dicha formulación, cumpliendo de esta manera los requisitos previstos en el artículo referido, veamos: “ARTÍCULO
47. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO. (…) Las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria podrán iniciarse de oficio o por solicitud de cualquier persona. Cuando como resultado de averiguaciones preliminares, la autoridad establezca que existen méritos para adelantar un procedimiento sancionatorio, así lo comunicará al interesado.
Concluidas las averiguaciones preliminares, si fuere del caso, formulará cargos mediante acto administrativo en el que señalará, con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes Este acto administrativo deberá ser notificado personalmente a los investigados.
Contra esta decisión no procede recurso. Los investigados podrán, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la formulación de cargos, presentar los descargos y solicitar o aportar las pruebas que pretendan hacer valer. Serán rechazadas de manera motivada, las inconducentes, las impertinentes y las superfluas y no se atenderán las practicadas ilegalmente”.
(Negrita fuera del texto original) Así pues, en la Resolución 10321 del 30 de abril de 20197, por medio de la cual se inició la presente investigación, en el considerando segundo se hizo referencia a las pruebas recaudadas en la etapa preliminar, especificando los documentos solicitados por esta Dirección (2.1) y los allegados por la investigada (2.2).
Posteriormente, en el considerando tercero se analizaron las pruebas allegadas al plenario, en donde se explicaron las razones de hecho y de derecho que motivaron cada uno de los cargos, de conformidad con el artículo 198 y el literal b) del 21 de la ley 1581 de 2012, así: 7 Resolución expedida por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales “Por la cual se inicia una investigación administrativa y se formulan cargos”, radicada bajo el número 18-64963-6. 8 ARTÍCULO
19. AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 7, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 8, Adicionalmente, se destaca que el considerando cuarto de la Resolución 10321 de 2019 menciona expresamente cuáles son las sanciones que puede imponer esta Superintendencia luego de determinar el incumplimiento de la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, así: “Que la presente investigación se realiza con el fin de determinar si es procedente imponer una de las sanciones previstas en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, o imponer las órdenes necesarias para hacer efectivo, el derecho de habeas data tal como lo señala el literal b) del artículo 21 de la norma en mención 9”.
De acuerdo con lo expuesto, es evidente que al interior de la resolución por medio de la cual se inició la presente investigación se dio cabal cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 47 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Por otra parte, en el escrito de alegatos de conclusión el representante de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A afirma que, en el presente caso no se agotó el requisito de procedibilidad dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, ya que el derecho de petición presentado por el quejoso el 29 de marzo de 2017 no cumple con los requisitos legales, además considera que dicha petición no guarda relación con el objeto de la presente investigación. Este argumento no es de recibo para el Despacho por las razones que a continuación, pasan a exponerse: En primer lugar, es primordial manifestar que el artículo 16 de la Ley en comento, no exige ninguna formalidad para el agotamiento del requisito de procedibilidad, y en segundo que, en el presente sí hubo un requerimiento previo por parte del denunciante ante la investigada (29 de marzo de 2017), tal como consta en los anexos de la denuncia presentada ante esta Superintendencia, por el señor XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX, visible en el radicado No. 18-064963- -00000-0000 del 2 de febrero de 2018.
Así mismo, es necesario aclarar que el acto de formulación de cargos no solo halla su sustento en los hechos denunciados, sino que esta Dirección, adicionalmente, tuvo en cuenta el resultado de las averiguaciones preliminares adelantadas por la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 47 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con el fin de contar con las pruebas idóneas con mérito para el inicio de una investigación administrativa de carácter sancionatorio.
Es imperioso, además, destacar que la petición del denunciante siempre estuvo encaminada a solicitar la carpeta que contiene sus datos personales, y que fue la investigada quien le informó que: “no es posible (…) allegar la documentación solicitada en consecuencia (sic) que la carpeta donde reposaba esta documentación se extravió de la sede principal a Bogotá”, estas afirmaciones fueron plasmadas en el considerando primero de la Resolución 10321 del 30 de abril de 2019 10; motivo por el cual, la petición presentada a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A sí guarda relación con el requerimiento efectuado ante este Despacho, pues el denunciante tras evidenciar el extravío de su documentación puso en conocimiento dicha situación ante esta Superintendencia. En consideración a lo expuesto, es claro que se cumplió a cabalidad con el artículo 16 de la ley 1581 de 2012 y con todos los presupuestos dispuestos en la normatividad en comento, y en ese orden los argumentos de la investigada no serán acogidos.
Superado lo anterior, se realizará un análisis de cada uno de los cargos imputados a la investigada en la presente actuación, así como del acervo probatorio recaudado, para establecer en cada caso si se presentó una infracción al Régimen de Protección de Datos Personales. 8.2.2 Del deber de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 9 Resolución expedida por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales “Por la cual se inicia una investigación administrativa y se formulan cargos”, radicada bajo el número 18-64963-6.
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 9, El literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “ARTÍCULO
17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
(…)” (subrayado fuera del texto original) En concordancia con el literal g) del artículo 4 de esta misma ley, el cual prevé: “ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
(…)” Al respecto, es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación con los procedimientos internos que deben adoptar los Responsables de la información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades, las cuales están encaminadas a que los responsables desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y en su Decreto Único Reglamentario.
Igualmente, conforme al principio de legalidad en materia de datos personales, cualquier forma de tratamiento de información personal, desde su recolección hasta su disposición final, se encuentra orientada por las normas contenidas no solamente en la ley 1581 de 2012, sino también en la normatividad que sobre la materia se ha expedido, la cual, para el caso en particular, el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, prevé: “Artículo 2.2.2.25.6.1.
Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.
La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.
En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.
En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”: Retomando el caso que nos ocupa, la presente investigación fue iniciada con ocasión de la denuncia presentada por el señor XXXXXXX XXXXXXXXX, quien puso en conocimiento ante esta Superintendencia, mediante escrito radicado bajo el No. 18-64963- -00000-0000 del 2 de febrero “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 10, de 2018 que estuvo vinculado a la Unión Temporal ICBF 2015, conformada por la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, y otros, desde el 23 de diciembre de 2015 hasta el 15 de marzo de 2016 y que dicha sociedad perdió la carpeta que contenía sus datos personales.
Así pues, con el fin de recolectar elementos de juicios suficientes, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, mediante radicado No. 18-64963- -4-1 del 20 de febrero de 2019, requirió a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A para que allegara dentro de otras cosas, “copia del manual de políticas de tratamiento de seguridad implementado por su organización”.
En respuesta al anterior requerimiento, la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, allegó la documentación solicitada mediante comunicación radicada bajo el número 18-64963-00005 del 7 de marzo de 2019, expresando que: “5 (…) Dando alcance al requerimiento adjunto copia de: i) POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD codificada con Anexo-SIG-05; ii) AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Codificado con F-TH-29;iii) ACTUALIZACIÓN DE DATOS PARA TRABAJADOR ASOCIADO Codificado con F-TH-24”, sin embargo, esta Dirección evidenció que en la documentación aportada no se encontraba el Manual de procedimientos para garantizar la seguridad de la información a su cargo, razón por la cual se entendió preliminarmente, como no implementada.
Ahora bien, frente a los argumentos de defensa señala en primer lugar que la norma presuntamente infringida no tiene relación con la conducta investigada, toda vez que a su juicio lo referente al “Manual de Políticas de Seguridad" es diferente a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, adicional a que no encuentra norma que exija el referido manual, de tal manera considera que no es posible formular cargos y/o sancionar, por la inexistencia de un documento que no está expresamente contemplado como obligatorio para el Responsable del tratamiento de los datos y que no está incluido en la norma que se reputa como incumplida.
Respecto de este argumento, es necesario señalar lo siguiente: El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 impone a los Responsables del Tratamiento de datos desarrollar manuales y procedimientos para garantizar el cumplimiento de esa Ley, en este sentido, fue el legislador quien estableció este deber como una norma que debe ser analizada en conjunto con las demás disposiciones de la misma normatividad, para fijar su sentido y alcance.
En este orden de ideas, es imperioso advertir que cada una de las normas del ordenamiento jurídico se deben analizar de manera armónica e integral, con el fin de entender la finalidad de la misma y así determinar con claridad cuál es el incumplimiento a las disposiciones legales para la protección de datos personales. Así pues, para el caso bajo estudio la formulación de cargos se efectuó con base en lo establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, pues el manual interno tiene que contener procedimientos idóneos que garanticen la implementación de políticas de seguridad, que estén en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley referida y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
En consecuencia, estos preceptos deben estudiarse de manera conjunta y coordinada, con el fin de determinar claramente la infracción a las normas sobre protección de datos personales. Bajo este derrotero, precisamente en la formulación de cargos se hizo mención al manual de políticas de seguridad, pues este principio fue el que se vulneró en el caso que nos ocupa, al extraviarse la carpeta física con los soportes de la hoja de vida del denunciante, reiterando que si bien en el literal k) del artículo 17 de la ley en comento no se nombra de manera expresa “Manual de Políticas de seguridad”, este Despacho hizo alusión a las demás normas concordantes, en virtud del principio de legalidad.
Por lo anterior, es palmario que la Autoridad de Protección de Datos ha encontrado que el deber que le asiste a la investigada como responsable del tratamiento, es de garantizar la seguridad de la información, deber que se materializa a través de la implementación de procedimientos documentados, como en el caso que nos ocupa. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 11, En segundo lugar, señala que “la norma no indica que requisitos (sic) debe contener el Manual, el que por demás se adoptó conforme a los criterios fijados por la Superintendencia en la Cartilla de formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios", que en punto 3, fija como criterios mínimos para el Manual de Políticas y Procedimientos Internos y Política de tratamiento de datos personales”, frente a este argumento es necesario anotar: El formato establecido en dicha cartilla, la investigada lo tuvo en cuenta para realizar la política para el tratamiento de datos, pero en ningún caso se está demostrando la existencia de una documentación de políticas y procedimientos de seguridad, por tanto, la adopción de dicha guía no quiere decir que se haya acreditado el deber que se está indilgando a través del presente cargo.
En tercer lugar, en cuanto al siguiente argumento: “(…) debemos resaltar que el Manual Interno de Políticas y Procedimientos y de Atención de Consultas y Reclamos, exigido por el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, fue solicitado con el radicado 18-64963-4-1 del 20 de febrero de 2019, y aportado por COAUTONOMA con la respuesta al mismo, radicada con el No. 18-064963-00005-0001 del 07 de marzo de 2019, identificado como ANEXO-SIG- 05 en 12 páginas, el cual contiene todos los aspectos regulados por la Ley 1581 de 2012, y la política de tratamiento de seguridad implementado por la Cooperativa”, es válido afirmar que: Revisado el documento aportado por la investigada en las averiguaciones preliminares bajo radicado No. 18-064963- -00005-0001 del 7 de marzo de 2019 denominado: “POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA COOPERATIVA AUTONOMA DE SEGURIDAD”, ANEXO SIG 05, se encuentra lo siguiente: 1.
Identificación de la empresa con sus correspondientes datos. 2. Marco Legal. 3. Definiciones. 4. Principios. 5. Datos sensibles. 6. Derechos que le asisten al titular de la información. 7. Derechos de los niños y adolescentes. 8. Deberes de la Cooperativa. 9. El registro Nacional de Base de Datos. 10. Autorizaciones y consentimiento del titular. 11.
Medio y manifestación para otorgar la autorización del titular. 12. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales. 13. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular. 14. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo. 15. Personas a quienes se les puede suministrar la información. 16.
Persona o Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos. 17. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones 18. Transferencia de datos personales a terceros países. Así pues, en ninguno de los ítems citados se evidencia la implementación efectiva y apropiada de las medidas de seguridad por la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, aclarando que desarrollar una política de tratamiento para la protección de datos, es un deber que también le corresponde desplegar en su calidad de Responsable conforme a lo preceptuado en el artículo 17 de la Ley 1581, pero en ningún caso desvirtúa el cargo objeto de análisis.
En este orden, tal como se explicó en la parte inicial de este cargo para armonizar los preceptos dispuestos en la Ley 1581 de 2012, se hizo referencia al literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, con el fin de establecer la infracción de una manera conjunta, amplia y completa que enfatice en el principio de seguridad.
Por lo expuesto, tal como se dijo en la formulación de cargos, en esta instancia se comprobó que efectivamente no se encuentra el Manual de procedimientos para garantizar la seguridad de los datos personales. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 12, En suma, es incorrecto afirmar que esta Superintendencia de manera subjetiva estableció el presente incumplimiento, haciendo hincapié que este documento tampoco fue aportado en los escritos de descargos y alegatos de conclusión, por tanto, al no haber una prueba que desvirtúe el presente cargo, el mismo será objeto de sanción y de orden administrativa.
En este orden de ideas, es de señalar que no es arbitraria la posición de esta Dirección pues para adoptar una decisión se basa en lo evidenciado en las pruebas documentales aportadas por la investigada, aclarando que la misma ley (artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012) es la que faculta a esta Superintendencia como autoridad de protección de datos a evaluar y analizar lo allegado al plenario a la luz de la normatividad aplicable, así lo establece la sentencia C- 748 de 2011: “Estos deberes en cabeza del responsable y del encargado del tratamiento, permiten garantizar, prima facie, el ámbito de protección del derecho de habeas data, por cuanto, como lo precisó esta Corporación en la sentencia C-1011 de 2008, todos “los principios de administración de datos personales identificados por la jurisprudencia constitucional, son oponibles a todos los sujetos involucrados en los procesos de recolección, tratamiento y circulación de datos” (negrillas y subraya fuera de texto)” 11 En otros apartes de esta sentencia se indica que: “La Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad de vigilancia y control para el tratamiento y protección de Datos Personales.
Sobre el particular, se refirió a la sentencia C-1011 de 2008, en la cual la Corte efectuó un detallado estudio del tema y describió condiciones de autonomía e independencia de esta superintendencia, y la importancia que tiene que se le asigne a dicho ente la potestad de regular y sancionar el manejo y administración de datos. Afirma además que el hecho que esta superintendencia, sin importar que dependa del poder ejecutivo, tenga carácter autónomo, desarrolla el principio de especialidad, pues está radicando en este organismo técnico, funciones que garantizan mayor efectividad en la tarea de control, regulación y vigilancia sobre los datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios 12”.
(Negrita fuera del texto original) Precisado lo anterior, adicionalmente la investigada aduce que la carpeta contentiva de la información del denunciante, finalmente, fue ubicada y se encuentra en posesión de este, razón por la cual a su juicio esta situación desvirtúa el presente incumplimiento. Sumado a que el Señor XXXXXXX era el Coordinador del contrato en la Regional Antioquía, y dentro de sus funciones, estaba la guarda y custodia de las carpetas del personal a cargo, incluida la propia, de tal manera considera que en caso de haber ocurrido la pérdida se constituiría en una situación generada por su propia culpa, al respecto es imperioso precisar lo siguiente: En primer lugar, no es válido endilgarle al denunciante un deber que únicamente está en cabeza de la investigada, que no es otra cosa que salvaguardar y proteger los datos personales que administra, y sobre todo trazar una línea de ruta clara donde se establezca un manual interno de políticas y procedimientos que contemple el cumplimiento de los preceptos de la Ley 1581 de 2012, en especial el principio de seguridad; es decir, que todos esos procedimientos queden documentados en dicho manual, desplegando las medidas técnicas, humanas y administrativas a que haya lugar para la consecución de tal fin.
Bajo este derrotero, se le aclara a la investigada que el cumplimiento del presente cargo debe acreditarse mediante la documentación de procesos para garantizar la seguridad de los datos personales, es decir, el cumplimiento del presente cargo se acredita mediante la implementación de un manual interno de políticas y procedimientos en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
En consecuencia, la custodia de la carpeta no guarda relación con el incumplimiento que nos ocupa, y por ende no desvirtúa el mismo. Así las cosas, al demostrarse que la investigada no cuenta con un manual de políticas y procedimientos que garantice la seguridad de la información frente a la administración de los datos personales, obligación dispuesta en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se impondrá una sanción pecuniaria y se impartirá una orden administrativa consistente en: desarrollar y documentar un manual interno a través del cual se describan los procedimientos para garantizar la seguridad en la custodia de la información personal Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).
Ibidem. HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” a cargo de la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, incluyendo archivos físicos, digitales y magnéticos. Por lo expuesto, respecto de este cargo, encuentra este Despacho procedente imponer la sanción correspondiente a cincuenta millones veintisiete mil ochocientos treinta y cinco pesos M/CTE ($ 50.027.835), equivalente a mil cuatrocientos cinco (1.405) UVT, al demostrarse la infracción de lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por parte de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7. 8.2.3 Del deber de informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares Para empezar, es necesario recordar que el responsable tiene el deber de tratar la información que se encuentra almacenada en su base de datos bajo medidas de seguridad idóneas, que garantice la custodia de los datos personales que tiene a su cargo, y en ese sentido le es imperativo reportar ante la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
La Ley 1581 de 2012 prevé este deber de la siguiente manera: Ley 1581 de 2012 "ARTÍCULO
17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares." (…) Artículo 19.
Autoridad de protección de datos. La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley ( )” Así, es primordial recordar que el fundamento de este cargo se dio en razón a que la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A no informó a la autoridad de protección de datos acerca del incidente consistente en el extravío de la carpeta que contenía la historia laboral del señor XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX, quien estuvo vinculado con la investigada desde el 23 de diciembre de 2015 hasta el 15 de marzo de 2016.
En relación con este cargo, la investigada afirma que “la autoridad de protección de datos se genera cuando existan violaciones a los "Códigos de Seguridad' o riesgos en la administración de información contenida en bases de datos, más no en carpetas físicas que no tienen “Código de Seguridad” pues no están contenidas en base de datos.” Para dilucidar este punto, es del caso citar el contenido del artículo 3 de la ley 1581 de 2012, así: ARTÍCULO 3o.
DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley, se entiende por (…) b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; (…) e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 14, (…) g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. De acuerdo con lo anterior, haciendo una lectura básica de lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012, cualquier operación que se haga sobre datos personales constituye tratamiento.
En el mismo sentido, conforme a la definición dada por esa norma el conjunto organizado de datos personales es considerado “base de datos”, como en el caso que nos ocupa, la información personal del denunciante, contenida en la carpeta extraviada por la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A. De este modo, es claro que el objeto de la presente actuación administrativa debe estudiarse a la luz de las disposiciones normativas contenidas en el Régimen General de Protección de Datos.
Sobre este vocablo, la Corte Constitucional precisó lo siguiente en el numeral 2.5.9 de la Sentencia C-748 de 2011: “(…) cuando el proyecto se refiere al tratamiento, hace alusión a cualquier operación que se pretenda hacer con el dato personal, con o sin ayuda de la informática, pues a diferencia de algunas legislaciones, la definición que aquí se analiza no se circunscribe únicamente a procedimientos automatizados.
Es por ello que los principios, derechos, deberes y sanciones que contempla la normativa en revisión incluyen, entre otros, la recolección, la conservación, la utilización y otras formas de procesamiento de datos con o sin ayuda de la informática. En consecuencia no es válido argumentar que la ley de protección de datos personales cobija exclusivamente el tratamiento de datos que emplean las nuevas tecnologías de la información, dejando por fuera las bases de datos manuales, lo que resultaría ilógico, puesto que precisamente lo que se pretende con este proyecto es que todas las operaciones con los datos personales quede regulada por las disposiciones del proyecto de ley en mención, con las salvedades que serán analizadas en otro apartado de esta providencia. En este orden de ideas, esta definición no genera problema alguno de constitucionalidad y por tanto será declarada exequible 13” (Negrita fuera del texto original) En este punto, es del caso aclarar que los datos personales también son objeto de protección y de un tratamiento donde se contemplen unas políticas adecuadas que garantice la seguridad de los mismos y así evitar su adulteración, pérdida (situación ocurrida en el caso bajo estudio), consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, por lo que no es de recibo el argumento bajo el cual, por no tratarse de datos sensibles, no se encuentran cobijados dentro la Ley.
En este punto es oportuno recordar que el cargo analizado se basa en no haber informado a la autoridad de protección de datos acerca de las violaciones a los códigos de seguridad, por tanto, no cobra relevancia, en el caso particular, determinar si la investigada trató información sensible, pues en todo caso, la conducta que entra a analizarse es la que se ha señalado.
Dicho esto, encuentra esta Dirección que la investigada en sus argumentos de defensa sostuvo que los hechos materia de investigación se encuentran dentro de las excepciones que prevé el artículo 2 de la ley 1581 de 2012, sustentándose en que sus bases de datos están dentro del ámbito exclusivamente personal o doméstico, afirmación que no comparte el Despacho, de conformidad con las consideraciones esgrimidas por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011, que se citan a continuación: “El primer contenido normativo del literal a) tiene tres elementos: (i) hace referencia a datos personales, (ii) contenidos en bases de datos (iii) “mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico”.
El último elemento, que es el cuestionado por el interviniente, se refiere al ámbito de la intimidad de las personas naturales; ciertamente, los ámbitos personal y doméstico son las esferas con las que tradicionalmente ha estado ligado el derecho a la intimidad, el cual, en tanto se relaciona con la posibilidad de autodeterminación como un elemento de la dignidad humana, no puede predicarse de las personas jurídicas.
Por tanto, esta excepción busca resolver la tensión entre el derecho a la intimidad y el derecho al habeas data. Así, en tanto los datos mantenidos en estas esferas (i) no están destinados a la circulación ni a la divulgación, y (ii) su tratamiento tampoco puede dar lugar a consecuencias adversas para el titular, tiene sentido que su tratamiento esté exceptuado de algunas disposiciones del proyecto.
Por ejemplo, no sería Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 15, razonable que la protección de los datos personales mantenidos en estos ámbitos (por ejemplo, un directorio telefónico doméstico) estuviera a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio o que quien trata los datos estuviera sometido al régimen sancionatorio que prevé el proyecto.
Ahora bien, no puede entenderse que el primer contenido normativo del literal a) se extienda al tratamiento de cualquier dato cuando circule internamente, como pretende ASOBANCARIA. En primer lugar, si bien es cierto una de las razones por las cuales la excepción del literal a) es razonable es porque los datos “mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico” no están destinados a circular, de ahí no se sigue que todo dato que no circula o circula internamente deba ser exceptuado, pues para que opere la excepción, por voluntad del legislador, se requiere además que los datos sean mantenidos por una persona natural en su esfera íntima.
Ciertamente, se trata de dos hipótesis diferentes.14” (Negrita fuera del texto original) La Corte continúa el análisis a esta excepción señalando: “(…) no hay razones para concluir que, en el contexto de una regulación general y mínima del habeas data[165], el tratamiento de datos que circulan internamente merezca las mismas consecuencias jurídicas del tratamiento de datos “mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico”; en otras palabras, no hay argumentos constitucionales que lleven a concluir que las dos hipótesis deben recibir el mismo trato legal.
El que los datos no circulen o circulen internamente, no asegura que su tratamiento no pueda tener consecuencias adversas para su titular. Piénsese por ejemplo en las hojas de vida de los empleados de una empresa mantenidas en el ámbito interno; si bien no van a ser divulgadas a terceros, su tratamiento y circulación interna sí puede traer consecuencias negativas para el titular del dato (por ejemplo, en términos sancionatorios o de ascensos), razón por la cual deben estar sujetas a las reglas generales que consagra el proyecto de ley 15 ”.
(Subrayado y negrita fuera del texto original) De acuerdo con lo expuesto, se aclara que el ámbito personal o doméstico se refiere cuando la información se recopila para un uso eminentemente íntimo y cuya finalidad no se ata a la circulación de la información. Para el caso concreto, es evidente que la información de la historia laboral se recopiló con el fin de alimentar una base de datos de la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A para el proceso de vinculación de su personal y el desarrollo de un objeto social, el cual se desborda ampliamente de la esfera personal.
De igual manera, el ámbito personal o doméstico al estar ligado a un contexto íntimo, no cuenta con una naturaleza propia para la divulgación de datos personales, y en este sentido sus implicaciones son diferentes. Ahora bien, cuando hablamos de la base de datos que almacena una Cooperativa, como en el caso que nos ocupa, es claro que esta información debe ser regulada por la ley, para disponer las condiciones en las que se debe efectuar el tratamiento de dicha información, máxime cuando no es comparable la actividad económica que ejerce una sociedad con la de una persona natural, en donde la última de ellas si pertenece a un ámbito personal o doméstico.
Igualmente, se le aclara a la investigada que las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información de los Titulares, también se predican de las carpetas físicas, pues tal como se dijo anteriormente, esta información es un dato personal y por tal razón debe tener un tratamiento con procedimientos con el fin de garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, especialmente lo concerniente al principio de seguridad.
En este punto, es necesario precisar que el reproche que se le hace a la investigada es de no haber reportado ante esta Superintendencia las violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares, al margen de si se trata de datos sensibles o no, motivo por el cual los argumentos expuestos se encuentran desestimados.
De igual manera, la investigada afirma que: “la carpeta fue ubicada y la documentación se encuentra en poder de la Cooperativa, situación que desvirtúa el cargo por sustracción de materia”. Al respecto, se le aclara que este hecho no es relevante, debido a que la obligación legal que le asiste a la investigada es reportar ante esta Superintendencia cuando el hecho ocurra, por tanto, las circunstancias que hayan sobrevenido de este hecho (encontrar dicha carpeta), no guardan relación con el cargo bajo estudio, pues lo cierto es que se encuentra debidamente probado dentro del plenario que no cumplió con el deber como responsable al omitir informar a esta Superintendencia que se habían violado Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). 15 Ibídem “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 16, los códigos de seguridad,por tanto, este argumento planteado por la sociedad tampoco está llamado a prosperar.
Así las cosas, es evidente que la manera idónea para desvirtuar este cargo es demostrar que efectivamente si se informó a esta Superintendencia acerca de las violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares, situación que no ocurrió. En consecuencia, este cargo será objeto de sanción. Por lo expuesto, frente a este cargo, encuentra este Despacho procedente imponer la sanción correspondiente a cincuenta millones veintisiete mil ochocientos treinta y cinco pesos M/CTE ($ 50.027.835), equivalente a mil cuatrocientos cinco (1.405) UVT, al demostrarse la infracción de lo dispuesto en el literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 ejúsdem por parte de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7.
NOVENO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 201216 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo, de ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201517.
Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 8.1. Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales.
El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.
La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.
Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.
Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. (…)
PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectiv as para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.
La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.
En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta u na descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.
En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 17, En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”.
Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”. En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales.
El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas. Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley.
Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 1 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”. Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma.
Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.
Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.
En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS al Representante Legal de la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente el principio de seguridad. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.
DÉCIMO: En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: 10.1 En cumplimiento de lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 deberá desarrollar y documentar un manual interno a través del cual se describan los procedimientos para garantizar la seguridad en la custodia de la información personal a cargo de la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, incluyendo archivos físicos, digitales y magnéticos.
HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” De lo anteriormente ordenado la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.
DÉCIMO PRIMERO: Imposición y graduación de la sanción 11.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;
(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 18.
Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.
En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.
En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.
De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT. Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: Multa en UVT De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional19 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.
Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.
Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.
Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”20 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.
Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir, no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros21. 19 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) 20 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 21 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;
Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 20, La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.
Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.
La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”22.
Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia23. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2324 de la misma ley.
Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO
24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; 22 Organización de las Naciones Unidas (1948).
Declaración Universal de los Derechos Humanos 23 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 24Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;
PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 9.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.
Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.
Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.
Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”25 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados26.
También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que la infracción al: i) el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y; ii) el literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 ejúsdem y la vulneración a los siguientes deberes que tiene los responsables del tratamiento de: i) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos donde se incluyan medidas de seguridad de conformidad con la ley 1581 de 2012 y de ii) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Así las cosas, se impondrá una sanción por el monto de cien millones cincuenta y cinco mil seiscientos setenta pesos M/CTE ($100.055.670). 25 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp. Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 26 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.
En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.
En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 22, 9.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.
El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones.
DÉCIMO SEGUNDO: CONCLUSIÓN Se procederá a imponer una sanción por las siguientes razones: Se comprobó que la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7 infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales, en tanto, no demostró por ningún medio que contaba con un manual de políticas de seguridad y tampoco demostró que informó a esta Superintendencia acerca de las violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares, situación que no ocurrió, en consecuencia este cargo será objeto de sanción. Así las cosas, una vez analizada toda la actuación administrativa, la información y documentos que conforman el expediente, encuentra este Despacho procedente imponer a la investigada una sanción por el monto de cien millones cincuenta y cinco mil seiscientos setenta pesos M/CTE ($100.055.670), por la violación al literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y al literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 ejúsdem, a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7.
En mérito de lo expuesto, este Despacho,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Imponer una sanción pecuniaria a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.6167 de cien millones cincuenta y cinco mil seiscientos setenta pesos M/CTE ($100.055.670) equivalente a dos mil ochocientos diez (2.810) UVT por la violación a lo dispuesto en la siguiente normatividad: i) ii) Literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
Literal n) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 ejúsdem.
PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.
Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.
ARTÍCULO SEGUNDO: Ordenar a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7 que: “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 23, “En cumplimiento de lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 deberá desarrollar y documentar un manual interno a través del cual se describan los procedimientos para garantizar la seguridad en la custodia de la información personal a cargo de la COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, incluyendo archivos físicos, digitales y magnéticos”.
PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el anterior artículo ante esta Superintendencia dentro de los noventa (90) días hábiles siguientes a la ejecutoria de la presente decisión, aportando el respectivo documento donde se acredite la orden aquí impartida.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, acreedora de las sanciones previstas en la ley.
ARTÍCULO TERCERO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, identificada con el Nit.827.000.616-7 a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.
ARTÍCULO CUARTO: COMUNICAR al señor, XXXXXXX XXXXXXXXXXXXX identificado con cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXXXXX, el contenido de la presente decisión.
NOTIFÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 02 SEPTIEMBRE 2020 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2020.09.03 07:55:55 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: DAD Revisó: LMRZ Aprobó: CESM “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” HOJA N 24, NOTIFICACIÓN: Investigada: Entidad: COOPERATIVA AUTÓNOMA DE SEGURIDAD C.T.A COAUTONOMA C.T.A, Identificación: Nit.827.000.616-7 Representante Legal: BORIS DAMIR IZARRA SEQUERA Identificación: C.C. No.79.763.763 Dirección: Los Almendros Manzana 2 Casa 1 Piso 1 Municipio: San Andrés Isla- Archipiélago de San Andrés Providencia y Santa Catalina- Colombia Correo electrónico: coautonoma@hotmail.com COMUNICACIÓN: Señor: XXXXXXX XXXXXXXXXX Identificación: C.C. XXXXXXX XXXXXXX Dirección: XXXXXXX XXXXXXXXXXXX Ciudad: XXXXXXX X