Sanción 8553 de 2023 — SIC

(27 FEBRERO 2023) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” Radicación 19-250424 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que el artículo 15 de la Constitución Política exige que en la recolección, tratamiento y circulación de datos personales se respeten la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. El término tratamiento se refiere a “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”.

SEGUNDO: Que la seguridad de la información es esencial para garantizar un debido tratamiento de los datos personales, razón por la cual la Ley 1581 de 2012 ordena que “la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”, y establece el deber de los Responsables del Tratamiento de “conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

TERCERO: Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es aplicable al tratamiento de datos personales realizado por entidades de naturaleza pública o privada y que el artículo 25 de la norma en mención creó el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

CUARTO: Que la sociedad EDEXA S.A.S., identificada con Nit. 800.206.075-1, en su condición de Responsable del Tratamiento, llevó a cabo el Registro Nacional de Bases de Datos, según lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

QUINTO: Que dicha sociedad reconoció durante ese proceso que no ha adoptado ninguna medida de seguridad para proteger los datos personales, ya que frente al cuestionario de preguntas sobre “SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN” no acreditó que ha implementado las medidas requeridas en el formulario del Registro Nacional de Bases de Datos.

SEXTO: Que durante el proceso del RNBD, sociedad EDEXA S.A.S. también manifestó ante esta entidad que sus bases o archivos contienen datos sensibles.

SÉPTIMO: Que según la Corte Constitucional, el tratamiento de datos sensibles puede “generar altos riesgos en términos de vulneración del habeas dará, la intimidad e incluso la dignidad de los titulares de los datos”, razón por la cual, los Responsables y Encargados que realizan tratamiento de este tipo de datos “tienen una responsabilidad reforzada que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios del artículo 4 y los deberes del título VI de la Ley 1581 de 2012”.

Dado lo anterior, los Responsables y Encargados del tratamiento de datos sensibles deben obrar con mayor diligencia y cuidado utilizando, entre otros, mejores medidas de seguridad, restricción de acceso, de confidencialidad, de circulación y de uso de esa información. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 2, VERSIÓN ÚNICA OCTAVO: Que la regulación colombiana exige a los Responsables del Tratamiento “ser capaces de demostrar (…) que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en sus normas reglamentarias”.

NOVENO: Que el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 ordena a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), como autoridad de protección de datos personales, ejercer vigilancia “para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley”.

DÉCIMO: Que con sujeción a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio impartir las medidas que sean necesarias para que los Responsables y Encargados del tratamiento cumplan con los principios rectores establecidos en la Ley 1581 de 2012, así como con los deberes que de ellos se derivan (artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012).

DÉCIMO PRIMERO: Que según los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995, los representantes legales tienen la obligación de “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales” y presumen la culpa de ellos cuando la sociedad no ha cumplido la ley.

DÉCIMO SEGUNDO: Que, en virtud de lo expuesto, esta Dirección profirió la Resolución No. 61496 del 7 de noviembre de 2019, mediante la cual impartió las siguientes órdenes administrativas: “ARTÍCULO PRIMERO: ORDENAR a la sociedad EDEXA SAS que documento, implemente y monitoree una política de seguridad de la información que contenga medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizada o fraudulento.

La política deberá contener medidas de seguridad reforzada, especiales y más robustas respecto de las bases de datos que contengan datos sensibles.

ARTÍCULO SEGUNDO: La sociedad EDEXA SAS deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los seis (6) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo.

DÉCIMO TERCERO: Que la Resolución No. 61496 del 7 de noviembre de 2019 le fue notificada personalmente a la sociedad EDEXA S.A.S. el 14 de noviembre de 2019, de conformidad con la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia el 29 de noviembre de 2019, radicada bajo el número 19-250424-5.

DÉCIMO CUARTO: Que el término que tenía la investigada para interponer los recursos de ley vencía el 28 de noviembre del 2019, de modo que el mencionado acto administrativo quedó en firme a partir del 29 de noviembre del 2029.

DÉCIMO QUINTO: Que, el plazo para acatar las órdenes impartidas por el Despacho, mediante Resolución No. 61496 del 7 de noviembre de 2019, y acreditar su cumplimiento vencía el 29 de mayo de 2020. No obstante lo anterior, la sociedad investigada no realizó pronunciamiento alguno al respecto.

DÉCIMO SEXTO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, y en particular las disposiciones contenidas en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal h) del artículo 21 de la misma norma; esta Dirección, mediante Resolución No. 78298 del 4 de diciembre de 2020, inició la presente investigación administrativa y formuló cargo único a la sociedad EDEXA S.A.S.

DÉCIMO SÉPTIMO: Que la Resolución No. 78298 del 4 de diciembre de 2020 le fue notificada a la sociedad EDEXA S.A.S. mediante aviso No. 32609 del 18 de diciembre de 2020, de conformidad “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 3, VERSIÓN ÚNICA con la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia el 28 de diciembre de 2020, radicada bajo el número 19-250424-12.

DÉCIMO OCTAVO: Que la sociedad EDEXA S.A.S. radicó escrito de descargos, junto con anexos, el 12 de enero de 2021 bajo el número 19-250424-13, argumentando, entre otras cosas, que: 18.1 En primer lugar, realiza un recuento de los antecedentes de la actuación administrativa de la referencia. 18.2 Frente al cargo único formulado, señala que: “(…) Respecto del cargo único formulado su (sic) Despacho, me permito manifestar que no ha sido voluntad de la sociedad EDEXA S.A.S., como responsable del Tratamiento de Datos Personales, no de ninguno de sus encargados, incumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, así como vulnerar el debido cumplimiento de las normas vigentes.

En este sentido, desde la expedición de la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias sobre la materia, ha trabajado en la implementación del debido tratamiento para el manejo de los datos personales de los titulares de la información que administra, así como en adoptar las medidas que tiendan a evitar los riesgos derivados de posibles adulteraciones, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información, desde el interior de la sociedad con el personal contratado hasta terceros, es por esto, que desde el día nueve (09) de septiembre de dos mil dieciséis (2016), la sociedad que represento, documentó y difundió la última versión de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, además de implementar los procedimientos y demás políticas que la complementan.

Una vez recibida la notificación de la Resolución 61496 de 07 de noviembre de 2019, se procedió a acatar la directriz dada por la Superintendencia de Industria y Comercio y dentro del término concedido, se revisaron los documentos implementados y el monitoreo de la política de protección de datos personales, respecto de los procedimientos de seguridad de la información desde el punto de vista técnico, humano y administrativo, para otorgar seguridad a los datos personales con medidas especiales que se han venido robusteciendo cada vez más. Sin embargo, toda vez que desde mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, el Presidente de la República, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional por el efecto del virus Covid- 19, lo que conllevó a la restricción de movilidad de los ciudadanos, lo cual coincidió con el término para la dar respuesta a lo ordenado por su despacho, se remitió comunicación a la dirección de correo electrónico contactenos@sic.gov.co, dispuesta en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, adjuntando la POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de la sociedad, debidamente suscrita.

Sin embargo lo anterior y en atención a lo señalado por su despacho Resolución 61496 de 07 de noviembre de 2019, así como tomaremos acción sobre la modificación de la información contenida en el Registro Nacional de Base de datos (RNBD), respecto a las medidas de seguridad implementadas.” 18.3 Finalmente, en el acápite de las pretensiones, solicita que: “Ruego a su despacho que de conformidad a los argumentos antes expuestos, exonere de responsabilidad a la sociedad EDEXA S.A.S. como responsable de la administración de los datos personales y a sus encargados, teniendo en cuenta que la sociedad no ha tenido la intención de incumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y ha acatado las normas sobre la materia, por lo cual no se ha producido daño o se ha puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias.”

DÉCIMO NOVENO: Que mediante Resolución No. 25017 del 29 de abril de 2021, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 19-250424 “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 4, VERSIÓN ÚNICA con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria y corriendo traslado a la sociedad investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos.

Las pruebas incorporadas son las siguientes: 19.1 Escrito de descargos allegado por la investigada, mediante su representante legal, con el asunto “DESCARGOS” bajo radicado 19-250424-13 del 12 de enero de 2021, junto con los siguientes anexos: 19.1.1 Comunicación dirigida a la dirección de correo electrónico contactenos@sic.gov.co, de fecha 30 de marzo de 2020. 19.1.2 Certificación emitida por el Representante Legal de la investigada, donde se acredita la documentación e implementación de la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”. 19.1.3 Copia de la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, aprobada el día 09 de septiembre de 2016. 19.1.4 Copia de los Estados Financieros de la investigada.

VIGÉSIMO: Que la Resolución No. 25017 del 29 de abril de 2021 le fue comunicada a la sociedad EDEXA S.A.S. el 30 de abril de 2021, de conformidad con la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia el 11 de mayo de 2021, radicada bajo el número 19-250424-17.

VIGÉSIMO PRIMERO: Que la sociedad EDEXA S.A.S. radicó escrito de alegatos de conclusión el 14 de mayo del 2021, bajo el número 19-250424-18; en el cual reiteró lo dicho en el escrito de descargos.

VIGÉSIMO SEGUNDO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

VIGÉSIMO TERCERO: Análisis del caso 23.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por los reclamantes y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración a lo dispuesto en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal h) del artículo 21 de la misma norma. 1 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N 5, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción, para lo cual se deberán tener en cuenta las piezas probatorias obrantes en el expediente de la referencia; así como lo expuesto por la sociedad investigada en sus descargos y alegatos de conclusión. 23.2 Valoración probatoria y conclusiones 23.2.1 Respecto del deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia Frente a este deber, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” A su turno, el literal h) del artículo 21 del cuerpo normativo en mención dispone que: “ARTÍCULO 21.

FUNCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá las siguientes funciones: (…) h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento”. En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 1968, por el cual se creó la de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. De hecho, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 junto con la Ley 1266 de 2008 se expidieron para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, estas Leyes desarrollan el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 6, VERSIÓN ÚNICA se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.

La Corte Constitucional ha establecido que con el propósito de proteger efectivamente el derecho fundamental al habeas data o autodeterminación informática es imperioso asegurar la observancia del principio de autoridad independiente, conforme al cual: “(…) la adopción de una normatividad sólo es efectiva si se garantiza que dentro de la estructura del Estado exista un órgano encargado de garantizar el respeto de los principios (…)”.

Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargo único a la sociedad EDEXA S.A.S., mediante Resolución No. 78298 del 4 de diciembre de 2020, al considerar que: “En el caso objeto de estudio, la Dirección de Investigación de Datos Personales, por conducto del Grupo de Investigación de Protección de Datos Personales, mediante Resolución 61496 de 07 de noviembre de 2019, la cual fue debidamente notificada personalmente el 14 de noviembre de 2019 1, le impartió a la sociedad EDEXA SAS, identificada con número de Nit. 800.206.075-1 las órdenes indicadas, y de conformidad con las investigaciones preliminares se infiere que no ha cumplido con ellas, obstaculizando de esta forma la Sociedad la facultad de esta Dirección de “Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento”.

Conducta que se subsume típicamente en una presunta infracción al deber establecido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.” Frente al único cargo formulado, la sociedad investigada señala que: “(…) Respecto del cargo único formulado su (sic) Despacho, me permito manifestar que no ha sido voluntad de la sociedad EDEXA S.A.S., como responsable del Tratamiento de Datos Personales, no de ninguno de sus encargados, incumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, así como vulnerar el debido cumplimiento de las normas vigentes.

Una vez recibida la notificación de la Resolución 61496 de 07 de noviembre de 2019, se procedió a acatar la directriz dada por la Superintendencia de Industria y Comercio y dentro del término concedido, se revisaron los documentos implementados y el monitoreo de la política de protección de datos personales, respecto de los procedimientos de seguridad de la información desde el punto de vista técnico, humano y administrativo, para otorgar seguridad a los datos personales con medidas especiales que se han venido robusteciendo cada vez más. Sin embargo, toda vez que desde mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, el Presidente de la República, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 7, VERSIÓN ÚNICA declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional por el efecto del virus Covid- 19, lo que conllevó a la restricción de movilidad de los ciudadanos, lo cual coincidió con el término para la dar respuesta a lo ordenado por su despacho, se remitió comunicación a la dirección de correo electrónico contactenos@sic.gov.co, dispuesta en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, adjuntando la POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de la sociedad, debidamente suscrita.

Esta Dirección profirió la Resolución No. 61495 del 7 de noviembre de 2019, mediante la cual impartió las siguientes ordenes administrativas: “ARTÍCULO PRIMERO: ORDENAR a la sociedad EDEXA SAS que documento, implemente y monitoree una política de seguridad de la información que contenga medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizada o fraudulento.

La política deberá contener medidas de seguridad reforzada, especiales y más robustas respecto de las bases de datos que contengan datos sensibles.

ARTÍCULO SEGUNDO: La sociedad EDEXA SAS deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los seis (6) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para demostrar el cumplimiento deberá remitir una certificación suscrita por el Representante Legal de la sociedad EDEXA SAS que acredite que se han implementado las medidas ordenadas.” 2. La mencionada resolución le fue notificada personalmente a la sociedad EDEXA S.A.S. el 14 de noviembre de 2019, de conformidad con la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia el 29 de noviembre de 2019, radicada bajo el número 19-250424-5. 3.

El término que tenía la investigada para interponer los recursos de ley vencía el 28 de noviembre del 2019, de modo que el mencionado acto administrativo quedó en firme a partir del 29 de noviembre del 2029. 4. El plazo para acatar las órdenes impartidas por el Despacho, mediante Resolución No. 61495 del 7 de noviembre de 2019, y acreditar su cumplimiento venció el 29 de mayo de 2020, ya que por mandato de dicho acto administrativo se concedió un plazo de seis meses para dar cumplimiento a las ordenes impartidas. 5.

No obstante lo anterior, la sociedad investigada no realizó pronunciamiento alguno al respecto dentro del plazo otorgado para el efecto. 6. Con ocasión de la apertura de la investigación administrativa y la formulación de cargo único realizada por este Despacho mediante Resolución No. 78298 del 4 de diciembre de 2020, la sociedad EDEXA S.A.S. señala en su escrito de descargos, entre otras cosas, que aportó el 30 de marzo de 2020 una certificación suscrita por su representante legal2, en los siguientes términos: “(…) Por medio del presente escrito y de acuerdo a lo ordenado en la Resolución No. 61496, expedida el 7 de noviembre de 2019, por la Superintendencia de Industria y Comercio, me permito certificar que la sociedad EDEXA S.A.S., con NIT 800.206.075-1 y domicilio principal en el municipio de Cota - Cundinamarca, ha documentado e implementado la Radicado 19-250424-13 “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 8, VERSIÓN ÚNICA “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, con el ánimo de garantizar la seguridad de la información, con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad de las bases de datos personales que administra, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La última versión de la política se encuentra aprobada desde el 9 de septiembre de 2016.” Frente al contenido de la certificación en cita, conviene realizar las siguientes precisiones: La certificación da cuenta de documentación e implementación de una Política de Tratamiento de la Información por parte de la sociedad investigada, con fecha de aprobación del 9 de septiembre de 2016.

Sin embargo, la misma no hace referencia alguna a la documentación e implementación y monitoreo de una política de seguridad de la información que contenga las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por lo anterior, conviene recordarle a la sociedad investigada que la Política de Tratamiento de la Información y el instrumento que contiene las medidas de seguridad implementadas por la compañía son dos herramientas previstas de manera independiente en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario. En torno a este asunto, es importante señalar que:  La Política de Tratamiento de la Información es una herramienta que permite a los Titulares de los datos pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito3, formatos electrónicos4, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”5, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. Así las cosas, la Política de Tratamiento de Datos Personales es el mecanismo dispuesto por la ley para hacer efectivo el derecho de los Titulares al habeas data, al ser la máxima expresión del principio de transparencia al reflejar ante los Titulares el modo de hacer valer su derecho al habeas data.

Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011 “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 9, VERSIÓN ÚNICA  Las políticas de seguridad de la información adoptadas e implementadas por la compañía, en su calidad de Responsable del Tratamiento, se constituyen como una herramienta que le garantiza a los Titulares que sus datos estarán protegidos por las medidas técnicas, administrativas y humanas, pertinentes y necesarias para salvaguardar la integridad de los datos para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Ahora bien, para claridad de la sociedad investigada, para la implementación de dicha herramienta de seguridad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos técnicos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares, los relativos a la falta de disponibilidad de la información y los que afecten la integridad de los datos personales.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la compañía. Por su parte, las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo.

Por otra parte, las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales. Ahora bien, no puede perderse de vista entonces que, desde antes que se recolecte información y durante todo el ciclo de vida de la misma, se deberían adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza (tecnológica, organizacional, humana, procedimental, entre otras) con el objeto de evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, así como fallas de seguridad o indebidos Tratamientos de datos personales.

Recordándole a la sociedad recurrente que, sin seguridad, no habrá debido Tratamiento de los mismos. En este sentido, las medidas de seguridad deben ser apropiadas considerando varios factores como: (i) Los niveles de riesgo del Tratamiento para los derechos y libertades de los Titulares de los datos; (ii) La naturaleza de los datos; (iii) Las posibles consecuencias que se derivarían de una vulneración para los Titulares y la magnitud del daño que se puede causar a ellos, al Responsable y a la sociedad en general;

(iv) El número de Titulares de los datos y la cantidad de información; (v) El tamaño de la organización; (vi) Los recursos disponibles; (vii) El estado de la técnica; y (viii) El alcance, contexto y finalidades del Tratamiento de la información. Destacando que las medidas de seguridad adoptadas e implementadas por la organización deben ser objeto de revisión, evaluación y mejora permanente.

Así las cosas, evidencia este Despacho que la sociedad investigada no acató la orden impartida por este Despacho, mediante Resolución No. 61495 del 7 de noviembre de 2019, dentro del término otorgado para el efecto; razón por la cual: “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 10, VERSIÓN ÚNICA Se encuentra acreditado el incumplimiento de la sociedad investigada al deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia; por lo que, se impondrá una sanción pecuniaria por el incumplimiento del deber previsto en el en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal h) del artículo 21 de la misma norma.

Resulta necesario reiterar la orden impartida por esta Dirección, referente a la documentación e implementación y monitoreo de una política de seguridad de la información que contenga las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

VIGÉSIMO CUARTO: FRENTE A LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA En vista de todas los hechos y situaciones probadas en este expediente, este Despacho encuentra pertinente hacer unas anotaciones relativas a la aplicación del principio de responsabilidad demostrada. Esta Superintendencia ha sido enfática en señalar que las disposiciones contenidas en los artículos 2.2.2.25.6.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015, en relación con la adopción de políticas y procedimientos efectivos para el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 implica que concurran una serie de presupuestos que permitan evidenciar que los procedimientos implementados, en la práctica son reales y efectivos.

Así, la regulación colombiana le impone al Responsable o al Encargado del tratamiento la responsabilidad de garantizar la eficacia de los derechos del titular del dato, la cual no puede ser simbólica ni formal, sino real y demostrable. Téngase presente que según nuestra jurisprudencia “existe un deber constitucional de administrar correctamente y de proteger los archivos y las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante”.

Adicionalmente, los Responsables o Encargados del tratamiento no son dueños de los de los datos personales que reposan en sus bases de datos o archivos. En efecto, ellos son meros tenedores que están en el deber de administrar de manera correcta, apropiada y acertada la información de las personas porque su negligencia afecta los derechos humanos de los titulares de los datos.

En virtud de lo anterior, el capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 -incorporado en el decreto 1074 de 2015- reglamenta algunos aspectos relacionados con el principio de responsabilidad demostrada. El artículo 26 -titulado DEMOSTRACIÓN- establece que “los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012”.

Así resulta imposible ignorar la forma en que el responsable o encargado del tratamiento debe probar que pone en funcionamiento medidas adecuadas, útiles y eficaces para cumplir la regulación. Es decir, se reivindica que un administrador no puede utilizar cualquier tipo de políticas o herramientas para dicho efecto, sino solo aquellas que tengan como propósito lograr que los postulados legales sean realidades verificables, y no solo se limiten a creaciones teóricas e intelectuales.

Con el propósito de dar orientaciones sobre la materia, esta Superintendencia expidió el 28 de mayo de 2015 la “Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”. El término “accountability” a pesar de los diferentes significados ha sido entendido en el campo de la protección de datos como el modo en que una organización debe cumplir (en la práctica) las regulaciones sobre el tema, y la manera en que debe demostrar que lo puesto en práctica es útil, pertinente y eficiente.

Conforme con ese análisis, las recomendaciones que trae la guía a los obligados a cumplir la Ley 1581 de 2012, consisten principalmente en diseñar y activar un Programa Integral de Gestión de Datos Personales (en adelante PIGDP). Esto, exige compromisos y acciones concretas de los directivos de la organización. Igualmente, requiere la implementación de controles de diversa “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 11, VERSIÓN ÚNICA naturaleza, desarrollar un plan de revisión, supervisión, evaluación y control del PIGDP, y demostrar el debido cumplimiento de la regulación sobre tratamiento de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada -accountability- demanda implementar acciones de diversa naturaleza para garantizar el correcto cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. El mismo, exige que los Responsables y Encargados del tratamiento implementen medidas apropiadas, efectivas y verificables que le permitan evidenciar la observancia de las normas sobre la materia.

Dichas medidas deben ser objeto de revisión y evaluación permanente para medir su nivel de eficacia y el grado de protección de los datos personales. El principio de responsabilidad demostrada precisa menos retórica y más acción en el cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. Requiere apremiar acciones por parte de las organizaciones para garantizar el debido tratamiento de los datos personales.

El éxito de la aplicación y efectiva implementación de este principio dependerá del compromiso y demostración real por parte de todos los miembros de la organización, pero especialmente, de los directivos de las organizaciones, ya que, sin su dirección y apoyo, todo esfuerzo será insuficiente para diseñar, implementar, revisar, actualizar y evaluar los programas de gestión de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada se articula con el concepto de “compliance” en la medida que este hace referencia “al conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.

Así las cosas, la identificación y clasificación de riesgos, así como la adopción de medidas para mitigarlos son elementos cardinales del “compliance” y de la efectiva aplicación del principio de responsabilidad demostrada (accountability). De ahí que, se considere fundamental que las organizaciones desarrollen y pongan en marcha, entre otros, un sistema de administración de riesgos asociados al tratamiento de datos personales, que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida administración del riesgo a que están expuestos en desarrollo del cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

Aunado a lo anterior, el cumplimiento de tal principio implica necesariamente garantizar y velar por el cumplimiento estricto de la normatividad aplicable al caso y poder demostrar que los documentos elaborados han sido diligenciados e implementados para que, a través de estos, se pueda demostrar el cumplimiento de la normatividad consagrada en el régimen de protección de datos personales contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Además de lo anterior, el cumplimiento de este principio busca que el Responsable del Tratamiento, demuestre que dentro de su organización se cuenta con: (i) Una estructura de gobierno corporativo en el sentido de que la formulación de políticas y procedimientos para el tratamiento reflejen una cultura de respeto a la protección de los datos personales;

(ii) Un programa corporativo que tenga controles efectivos, que responda al tamaño y estructura de la organización, destinado al cumplimiento, implementación y consolidación del régimen de protección de datos; y (iii) Una evaluación y revisión continúa de los controles que lo integran, con el fin de determinar la pertinencia y eficacia del plan de gestión para lo cual deberán desarrollarse auditorías internas para evaluar, en una fase preliminar, el grado de cumplimiento con la normatividad de protección de datos.

Así las cosas, este Despacho se permite reiterar que no basta con tener una cultura que propenda por el respeto en la teoría, sino que dicha cultura debe materializarse en la práctica a través del efectivo cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, más allá de que esta autoridad requiera a la investigada sobre su cumplimiento, ya que es un deber de la organización dar pleno cumplimiento a tal normatividad y es un derecho constitucional del ciudadano que se le respeten sus datos personales.

HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS a la representante legal de la sociedad EDEXA S.A.S. para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”6. 2.

Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3. Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6.

Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas. 7. Implementar un mecanismo para dar respuesta a todos los requerimientos de este Despacho y de la Delegatura de Protección de Datos Personales, dentro de los términos otorgados para el efecto.

VIGÉSIMO QUINTO: Imposición y graduación de la sanción 25.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 13, VERSIÓN ÚNICA necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 7.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2023 = Multa en UVT De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional8 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 14, VERSIÓN ÚNICA la función pública. Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad” 9 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros10. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”11.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia12. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2313 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamient o de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que s e hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 25.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad” 14 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados15.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la 14 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp. Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 15 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23.

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.0 00) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 16, VERSIÓN ÚNICA sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el presente caso, se encuentra suficientemente acreditado el incumplimiento por parte de la investigada del deber de cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por esta Superintendencia, en los términos previstos en el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo 61495 del 7 de noviembre de 2019; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal h) del artículo 21 de la misma norma.

Por esta razón se impondrá una sanción pecuniaria de UN MILLÓN TRESCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL CIENTO OCHENTA Y CUATRO PESOS M/CTE ($1.357.184) equivalente a TREINTA Y DOS (32) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.16 25.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 no se aplicará toda vez que la investigada no reconoció de manera expresa la comisión de las infracciones investigadas por esta Superintendencia.

VIGÉSIMO SEXTO: CONCLUSIÓN Se encuentra suficientemente acreditado el incumplimiento por parte de la investigada del deber de cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por esta Superintendencia, en los términos previstos en el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo 61495 del 7 de noviembre de 2019. La Política de Tratamiento de la Información es una herramienta que permite a los Titulares de los datos pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. Las políticas de seguridad de la información se constituyen como una herramienta que le garantiza a los Titulares que sus datos estarán protegidos por las medidas técnicas, administrativas y humanas, pertinentes y necesarias para salvaguardar la integridad de los datos para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

VIGÉSIMO SÉPTIMO: Que, con el fin de garantizar los derechos de defensa y contradicción, esta Dirección ha concedido el acceso digital del presente expediente a la sociedad EDEXA S.A.S. identificada con NIT. 800.206.075-1, con el correo electrónico de notificación judicial gerencia.financiera@edexa.com.co, quien debe registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea, donde deberá ingresar al vínculo denominado “ver mis trámites” y luego seleccionar “De protección de datos personales”, donde podrá visualizar el presente proceso radicado bajo el No. 19-250424. La sociedad es responsable de la seguridad y utilización correcta de su USUARIO y CONTRASEÑA y deberá adoptar las medidas necesarias para que sean estrictamente confidenciales y sean utilizados únicamente por aquellas personas que estén debidamente autorizadas para ello.

Mediante Resolución 001264 del 18 de noviembre de 2022 se fijó en $ 42.412 pesos el valor de la Unidad de Valor Tributario - UVT, que regirá durante el año 2023. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 17, VERSIÓN ÚNICA Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible.

En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad EDEXA S.A.S., identificada con NIT. 800.206.075-1, de UN MILLÓN TRESCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL CIENTO OCHENTA Y CUATRO PESOS M/CTE ($1.357.184) equivalente a TREINTA Y DOS (32) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes, por la transgresión al deber contemplado en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal h) del artículo 21 de la misma norma.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad EDEXA S.A.S., identificada con NIT. 800.206.075-1, cumplir con las siguientes instrucciones:  Documentar, implementar y monitorear una política de seguridad de la información que contenga medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizada o fraudulento.

La política deberá contener medidas de seguridad reforzada, especiales y más robustas respecto de las bases de datos que contengan datos sensibles.

ARTÍCULO TERCERO: La sociedad EDEXA S.A.S., identificada con NIT. 800.206.075-1, deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para acreditar el cumplimiento ante esta Superintendencia, la sociedad deberá remitir dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento, una certificación suscrita por el Representante Legal de la sociedad EDEXA S.A.S. que acredite que se han adoptado e implementado las medidas ordenadas; incluyendo una copia de las mismas.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad EDEXA S.A.S., identificada con NIT. 800.206.075-1, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad EDEXA S.A.S., identificada con NIT. 800.206.075-1, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA N 18, VERSIÓN ÚNICA - Sede Alterna: Carrera 7 No. 31A - 36 Piso 3 y 3A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 27 FEBRERO 2023 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: MRFA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: EDEXA S.A.S. Nit. 800.206.075-1 ELIECER AUGUSTO TELLEZ ESCOBAR 80.025.520 KM 1.3 VIA PARCELAS DE COTA ZN AGROINDUSTRIAL BG 11 AEPI Cota - Cundinamarca gerencia.financiera@edexa.com.co

Resolución sancionatoria N° 8553 de 2023

CONSIDERANDO

RESUELVE