Resolución sancionatoria N° 34675 de 2021

(22 ABRIL 2021) “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Radicación 19-134202 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Dirección, en ejercicio de la función de vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en el Régimen de Protección de Datos Personales otorgada por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 y conforme a la función de administración del Registro Nacional Público de Bases de Datos –en adelante RNBD– consagrada en el literal h) del artículo 21 ejúsdem y el numeral 7 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, procedió mediante oficio con radicado 19-1342020-0000 del 14 de junio de 2019, a requerir a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, para que remitiera y/o se pronunciara frente a lo siguiente: “1.

Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos -RNBD. 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de seguridad. 4.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manual de los procedimientos sados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los titulares almacenados en sus bases de datos”.

SEGUNDO: Que cumplido el término de cinco (05) días concedido mediante el oficio 19-13420200000 del 14 de junio de 2019, enviado al correo electrónico plantaferal@gmail.com, figurante en el certificado de existencia y representación legal, no se observa en el expediente que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN haya suministrado respuesta al anterior requerimiento.

TERCERO: Que, debido a lo anterior, mediante oficio 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de esta Dirección requirió, nuevamente, a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN para que allegara lo siguiente: “1. Informe y acredite las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de su(s) base(s) de dato(s) en el Registro Nacional de Bases de Datos – RBND. 2.

Remita copia de la(s) Política(s) de Tratamiento de Datos Personales desarrollada(s) e implementada(s) por la entidad sin ánimo de lucro. 3. Remita copia del manual de Políticas de Seguridad implementado por la entidad sin ánimo de lucro. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 4. Remita copia del manual de políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la atención de peticiones, consultas y reclamos. 5.

Remita copia del manual políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”.

CUARTO: Que cumplido el término de cinco (05) días concedido mediante el oficio con radicado 19134202-00001 del 3 de marzo de 2020 enviado a la Calle 2 # 2 – 36 de Nemocón /Cundinamarca el 9 marzo de 2020 y recibido a satisfacción el 12 de marzo de 2020, tal como se visualiza en la Guía No. RA251511091CO emitida por el servicio de envíos de Colombia 472, no se observa en el expediente que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN haya suministrado respuesta al anterior requerimiento.

QUINTO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en el i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 34675 del 2 de julio de 2020, por medio de la cual se formularon CINCO (5) cargos a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1.

La mencionada resolución le fue notificada a la investigada para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

SEXTO: Que el representante legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN dio respuesta a la formulación de cargos de la Resolución No. 34675 de 2020, a través de la comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020 en la que señala: “1. La información solicitada fue enviada al correo contactenos@sic.gov.co el 13 de mayo de 2020 como se comprueba con la constancia del sistema que adjuntamos, en que no consta como rechazada.

(Seguramente por ser la primera vez que utilizábamos con la Superintendencia este medio de comunicación llegó a correo no deseado y el funcionario encargado de hacer el seguimiento no se percató de este envío). ANEXAMOS NUEVAMENTE LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA más los balances de los últimos tres años los cuales no habían sido solicitado (sic) anteriormente. 2.

Al correo que fue enviado el requerimiento anterior NO es el correo oficial de la FUNDACION que es www.rupertoaguileraleon@hotmail.com y no plantaferal@gmail.com razón por la cual no nos percatamos de dicho requerimiento. Además, el correo que anuncian fue enviado en junio nunca lo recibimos por eso no contestamos. 3. La información solicitada cumple con los requisitos exigidos en la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013”.

Por su parte, mediante la citada comunicación la investigada aportó las siguientes pruebas: 6.1 Pantallazo del soporte de envío del correo electrónico con destino la Superintendencia de Industria y Comercio de la respuesta del 13 de mayo de 2020 al requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020. La imagen es la siguiente: HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 6.2 Oficio de respuesta del 13 de mayo de 2020 al requerimiento 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, en el cual se expresa: “No había dado respuesta al primer requerimiento debido a que nunca lo recibí, para cualquier información mi correo como representante legal es presidenciaferal@gmail.com.

(…) ANEXOS • Autorización de tratamiento de datos • Aviso de privacidad • Políticas de tratamiento de datos”. 6.3 Modelo de Autorización para Tratamiento de Datos, FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN FERAL, Código: ATDP, VERSIÓN: 2, MARZO /2020. 6.4 Aviso de Privacidad de Datos Personales, FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN FERAL, Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020, suscrita por el representante legal. 6.5 Política y Procedimiento de Protección de Datos FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN FERAL, Código: PPPD, VERSIÓN: 1, MARZO /2020, suscrita por el representante legal.

SÉPTIMO: Que, a través de la Resolución No. 56700 del 16 de septiembre de 2020, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente 19-134202, con el valor probatorio que les corresponda, y corrió traslado a la investigada para que presentara alegatos de conclusión.

OCTAVO: Que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, a través de su representante legal, presentó alegatos de conclusión dentro del término legal mediante la comunicación con radicado 19-134202-00013 del 1 de octubre de 2020, reiterando lo expresado en los descargos1 e indicando lo siguiente: “1.- Sobre los hechos de la investigación está probado en la contestación de los descargos formulados que la FUNDACIÓN que represento ha cumplido con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 sobre el tratamiento de datos 2.- En cumplimiento de lo anterior se allegaron en su oportunidad: 2.2.

Copia del documento denominado ‘Política y Procedimiento de Protección de Datos’ de la entidad sin ánimo de lucro lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN 1 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 2.3 Copia del documento denominado ‘Aviso de privacidad de Datos Personales’ de la entidad sin ánimo de lucro lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN 2.4 Copia de respuesta a requerimiento 19-134202 por parte de la entidad sin ánimo de lucro lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN dirigido al Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, de fecha 11 de agosto de 2020.

La FUNDACION ha venido dando estricto cumplimiento a lo reglamentado y debido al cierre de la Superintendencia por la Pandemia no se había comunicado anteriormente. (…)”.

NOVENO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

DÉCIMO: Análisis del caso 10.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20112, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración del i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem. En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en los escritos de descargos y de alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 10.2 Valoración probatoria y conclusiones A continuación, se realizará un análisis de cada uno de los cargos imputados a la investigada en la presente actuación, así como el acervo probatorio recaudado, para en cada caso establecer si se presentó una infracción al Régimen de Protección de Datos Personales.

Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 10.2.1 Respecto del deber contar con una Política de Datos Personales implementada y puesta a disposición de los Titulares El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece el deber de “[a]doptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”, en concordancia, el literal e) del artículo 4 desarrolla el principio de transparencia “[e]n el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan”.

Por su parte, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala: “ARTÍCULO 25. DEFINICIÓN. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. (…)”. (Resaltado fuera del texto) A su vez, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 preceptúa: “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas”.

En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente que la investigada no cuenta y no tiene implementada la Política de Tratamiento de Datos Personales, en consideración a que este Despacho realizó dos requerimientos 3 en los que le solicitó copia de la Política de Tratamientos Personales y dentro del término concedido para dar respuesta, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no atendió los requerimientos. 3 Requerimientos con radicados 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 y 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Frente al cargo objeto de estudio la investigada en el escrito de descargos 4 señaló que la información solicitada se remitió al correo electrónico contactenos@sic.gov.co el 13 de mayo de 2020, dentro de la cual se encuentra la Política de Tratamiento de Datos Personales, e indicó que la información solicitada cumple con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Por su parte, este Despacho evidencia con el pantallazo del soporte de envío al correo electrónico de contactenos@sic.gov.co de la Superintendencia de Industria y Comercio que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN dio respuesta el 13 de mayo de 2020 al requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, con el cual aportó la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La Política de Tratamiento de Datos Personales allegada por la investigada corresponde a la que denomina Política y Procedimiento de Protección de Datos FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN FERAL, de la cual se visualiza que corresponde a la primera versión, y que fue aprobada por la Junta Directiva de la entidad sin ánimo de lucro el 20 de marzo de 2020 y suscrita por el representante legal.

Esto se concluye de las siguientes imágenes de la Política: De acuerdo con lo anterior, la investigada si bien demuestra que desde el 20 de marzo de 2020 cuenta con Política de Tratamiento de Datos Personales, no acredita que con anterioridad a dicha fecha tenía. Esto es evidente en la medida en que la Política aportada es la primera versión, lo cual constituye un claro indicio de que previo al 20 de marzo de 2020 no habían adoptado e implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales.

Consultado el certificado de existencia y representación legal el 19 de marzo de 2021 de la investigada, se encontró que tiene personería jurídica desde el 24 de septiembre de 1981 y se inscribió en la Cámara de Comercio como entidad sin ánimo de lucro desde el 24 de octubre de 2001. De manera que, desde la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012, en la medida en que ejerciera alguna de las actividades a que hace referencia esta Ley, la investigada ha estado sujeta a su cumplimiento5, así como a las normas que regulan la materia como lo son los capítulos 25 y 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Según el objeto social de la investigada, consignado en el mencionado certificado de existencia y representación legal, este Despacho encuentra que para el desarrollo de sus actividades es altamente probable que maneje bases de datos6 desde antes del 20 de marzo de 2020. 4 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 5 Teniendo en cuenta el régimen de transición previsto en el artículo 28 de la Ley 1581 de 2012. 6 “Artículo 3.

DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; (…) g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (…)”. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Aunado a lo anterior, en el Aviso de Privacidad de Datos Personales, el cual es de marzo de 2020 y es la primera versión, se consigna lo siguiente: Nótese que en el Aviso de Privacidad la investigada está manifestando que (i) ha recolectado datos personales para el desarrollo de su objeto social, (ii) y que la Política de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultada en el correo electrónico www.rupertoaguileraleon@hotmail.com.com, a lo cual este Despacho considera que se está ante un error de digitación en el Aviso de Privacidad porque el correo electrónico debe ser rupertoaguileraleon@hotmail.com atendiendo el mencionado en el modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales y en la Política y Procedimiento de Protección de Datos.

Así las cosas, a partir del Aviso de Privacidad se tiene otro indicio respecto de que con anterioridad al 20 de marzo de 2020 la investigada no tenía Política de Tratamiento de Datos Personales y que sometía a Tratamiento información personal, ya que están afirmando en el Aviso que han estado recolectando datos personales. Además, en el modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, el cual es de marzo de 2020 y corresponde a la segunda versión, el Titular al suscribirlo manifiesta su consentimiento respecto de: “Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN “FERAL” para la recolección y tratamiento de mis datos personales, conforme a la política de datos personales disponible en los correos rupertoaguileraleon@hotmail.com y/o presidenciaferal@gmail.com, (…)”.

Tanto en este modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales como en el Aviso de Privacidad la investigada indica que la Política para el Tratamiento de Datos Personales se puede consultar en correos electrónicos. En el primero, en rupertoaguileraleon@hotmail.com y presidenciaferal@gmail.com. En el segundo, en rupertoaguileraleon@hotmail.com.

Al respecto, este Despacho evidencia una imprecisión respecto a la forma en la que los Titulares pueden consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales, ya que una dirección de correo electrónico no es un medio de consulta de una Política de Tratamiento de Datos Personales sino un mecanismo para el intercambio de mensajes que son enviados y recibidos.

Así las cosas, este Despacho encuentra que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no ha puesto en conocimiento de los Titulares la Política y Procedimiento de Protección de Datos de marzo 20 de 2020. Al respecto, téngase presente que el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 establece: “(…) HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: (…) Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas”.

(Se subraya fuera de texto) Respecto al deber de los Responsables del Tratamiento de poner en conocimiento de los Titulares la Política de Protección de Datos Personales, uno de los medios para ello es a través de su publicación en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD que es administrado por esta Superintendencia acorde con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

Este Despacho consultó el 19 de marzo de 2021 el RNBD evidenciando que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no ha inscrito ninguna de sus bases de datos; en consecuencia, a través del RNBD los Titulares no pueden consultar la Política y Procedimiento de Protección de Datos de la investigada. Sobre ello quiénes deben inscribir en el RNBD las bases de datos que están sujetas a Tratamiento, el artículo 1 del Decreto 90 de 2018, modificatorio del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, dispone: “ARTÍCULO 1o.

Modifíquese el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto número 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así: ‘Artículo 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT); b) Personas jurídicas de naturaleza pública’”.

(Se subraya fuera de texto). Para el 2018, el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) estaba en treinta y tres mil ciento cincuenta y seis pesos ($ 33.156) 7, correspondiendo 100.000 UVT a tres mil trescientos quince millones seiscientos mil pesos ($ 3.315.600.000). Por su parte, en los estados financieros 8 de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN el total de los activos para el 2018 era de $ 3.707.632.153, suma superior a $ 3.315.600.000, por lo cual de acuerdo con la información financiera aportada por la investigada ha debido inscribir en el RNBD sus bases de datos que contengan datos personales que en calidad de Responsable somete a Tratamiento.

Así, este Despacho evidencia que, si bien la investigada aportó a esta investigación la Política y Procedimiento de Protección de Datos, del 20 de marzo de 2020, no la ha dado a conocer a los Titulares; sobre lo cual es necesario aclarar que la adopción de la Política no se limita a la creación, aprobación y suscripción de un documento, ya que no tiene ningún efecto si se queda guardada sin darse a conocer a los interesados directos, es decir a los Titulares de la información. En esa medida, se encuentra que la falta de puesta en conocimiento de la Política implica que no haya sido efectivamente adoptada y, en consecuencia, se está ante la vulneración del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Ahora bien, a continuación este Despacho realizará un análisis sobre cada uno de los ítems que debe contener una Política de Tratamiento de Datos Personales frente a la aportada por la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN denominada Política y Procedimiento de Protección de Datos y que fue suscrita el 20 de marzo de 2020, acorde con el citado artículo 2.2.2.25.3.1., a saber: fijado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN con la Resolución 000063 del 14 de noviembre de 2017. 7 Valor 8 Anexos a la comunicación de descargos con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” REQUISITO LEGAL 1. ¿La PTI consta en medio físico o electrónico? (Artículo del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 2. ¿La PTI fue redactada con un lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 3.

¿La PTI ha sido puesta en conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SÍ SÍ La PTI fue redactada en un lenguaje claro y sencillo. En todo caso, es importante tener siempre presente quiénes son los destinatarios de la política y en consideración a ellos, redactar con un lenguaje claro y sencillo.

NO La PTI no ha sido puesta en conocimiento de los Titulares ni a través de los medios propios de la investigada ni en el RNBD. NO En la PTI está la razón social, el correo electrónico y el número telefónico. Hay un domicilio y dirección en título 12. Acceso, consulta y reclamación; sin embargo, lo que se consigna allí no necesariamente debe corresponder con el domicilio y dirección del Responsable.

Por ello, es necesario que se especifique en la PTI cuáles son los del Responsable. 4. ¿La PTI contiene el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5. ¿ La PTI informa la finalidad del Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 6.

¿La PTI Menciona de manera completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). 7. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la L. 1581 de 2012) 8. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) COMENTARIO La investigada allegó a esta investigación copia de su Política de Tratamiento de Datos Personales (PTI), por lo cual se entiende que consta en medio físico.

SÍ Además, se recomienda que la información mínima del Responsable que señala el numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 esté consolidada en una sola parte de la PTI, puede ser al comienzo, y no de forma dispersa a lo largo del documento. En el título 10. Fines del Tratamiento de Datos están discriminadas las finalidades por clase de Titular.

SÍ Los informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI. SÍ Lo informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI. SÍ Lo informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 9.

En la PTI se informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal -c- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) 10. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -d- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) 11.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal e- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) 12. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la L 1581 de 2012) 13.

¿En la PTI se señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013). 14.

¿En la PTI se describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013). 15.

¿La PTI indica la fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015). 16. ¿La PTI informa el período de vigencia de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

SÍ Lo informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI. SÍ Lo informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI. SÍ Lo informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI. SÍ Lo informa en el título 8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales de la PTI.

SÍ Lo señala en el título 11. Área Responsable de la Implementación y Seguimiento de esta Política de la PTI. SÍ Lo describen en el título 12. Acceso, consulta y reclamación; sin embargo, se recomienda que al comienzo del desarrollo de este título, junto con la indicación de que es para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, también se agregue en esta parte que es para revocar la autorización. Lo mencionan en la descripción del procedimiento pero se sugiere que se más explícito en la parte mencionada.

NO En la PTI no se indica la fecha de entrada en vigencia de la PTI. SÍ Lo informa en el título

13. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. De acuerdo con el anterior análisis, este Despacho evidencia que la Política y Procedimiento de Protección de Datos, aprobada el 20 de marzo de 2020, (i) no ha sido puesta en conocimiento de los HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Titulares, (ii) no contiene el nombre y domicilio del Responsable y;

(iii) no indica la fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información. Además, este Despacho encuentra en el título “12. Acceso, consulta y reclamación” del documento denominado Política y Procedimiento de Protección de Datos que es necesario: (i) Incluirse que a través de los reclamos también los Titulares pueden advertir sobre el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012.

Esto con observancia del artículo 15 de la citada Ley que dispone que “[e]l Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley (…)”. (ii) En la página 9 de la Política y Procedimiento de Protección de Datos se expresa: “[r]eclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 (…)”.

La norma a la que deben hacer referencia en ese aparte es el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y no el artículo 14, por lo cual es necesario que se realice la respectiva corrección. Así las cosas, de acuerdo con lo expuesto hasta aquí se prueba que: (i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 se encuentra vulnerado por parte de la investigada porque no adoptó e implementó una Política de Protección de Datos Personales con anterioridad al 20 de marzo de 2020.

(ii) Si bien la investigada elaboró, aprobó y suscribió el 20 de marzo de 2020 la Política y Procedimiento de Protección de Datos, esta no se encuentra efectivamente adoptada al no dase a conocer a los Titulares de la información, infringiéndose el deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. (iii) Es necesario que la investigada implemente unos ajustes a la Política y Procedimiento de Protección de Datos de acuerdo con el análisis y comentarios realizados en párrafos anteriores, así como registre todas sus bases de datos en el RNBD y que en estas se encuentren las políticas de protección de datos personales actualizadas, por lo cual se impartirán unas órdenes.

En conclusión, del análisis realizado de este cargo se encuentra demostrado el actuar negligente de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN frente al cumplimiento del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, al no adoptar e implementar una Política de Protección de Datos Personales, por lo cual se impondrá a la investigada una sanción de carácter pecuniario en los términos del literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. 10.2.2 Respecto del deber de adoptar e implementar un Manual Interno de Políticas de Seguridad El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables del Tratamiento, el cual establece: “ARTÍCULO

17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)”. (Subrayado fuera del texto original) El anterior deber es interpretado conforme con el principio de seguridad previsto en el literal g) del artículo 4 de esta misma Ley, el cual prevé: HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” “ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

(…)”. Al respecto, es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación con los procedimientos internos que deben adoptar los Responsables del Tratamiento con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que están sujetos a Tratamiento, en virtud del desarrollo de sus actividades, las cuales están encaminadas a que los Responsables desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Igualmente, conforme al principio de legalidad en materia de datos personales, cualquier forma de Tratamiento de información personal, desde su recolección hasta su disposición final, se encuentra orientada por las normas contenidas no solamente en la Ley 1581 de 2012, sino también en la normatividad que sobre la materia se ha expedido, la cual, para el caso en particular, es el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 que preceptúa: “Artículo 2.2.2.25.6.1.

Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”. (Se subraya fuera de texto). En el caso materia de estudio, preliminarmente se identificó que a través de los oficios con radicados 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 y 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 se requirió a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN para que remitiera “(…) con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de seguridad”; no obstante, dentro del término concedido en los requerimientos por parte de esta Dirección, la investigada no aportó el Manual Interno de Políticas de Seguridad.

Por su parte, la investigada en los descargos 9 indica que la información solicitada por la alegatos de conclusión10 reiteró su respuesta. 9 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Ahora bien, este Despacho al revisar los anexos al escrito de descargos11 solo encuentra el Aviso de Privacidad, el modelo de Autorización Tratamiento de Datos Personales, la Política y Procedimiento de Protección de Datos y la respuesta del 13 de mayo de 2020 al requerimiento con radicado 19134202-00000 del 3 de marzo de 2020.

A su vez, evaluado de forma conjunta e integral todas las pruebas obrantes en el expediente, no hay evidencia de la existencia de un documento interno de políticas de seguridad que de forma real y efectiva evite la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información sujeta a Tratamiento. Además, es de agregar que en consideración a que la investigada con anterioridad al 20 de marzo de 2020 somete a Tratamiento datos personales de Titulares, en calidad de Responsable ha debido adoptar un Manual Interno de Políticas de Seguridad desde que ha tenido datos objeto de Tratamiento.

Así las cosas, se demuestra que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no cuenta con un manual interno de políticas que garantice la seguridad de la información frente a la administración de los datos personales para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, probándose su actuar negligente en el cumplimiento del deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por lo cual se impondrá una sanción pecuniaria y se impartirá una orden administrativa tendiente a desarrollar y documentar un manual interno a través del cual se establezcan las políticas y se describan los procedimientos para garantizar la seguridad en el Tratamiento de la información. 10.2.3 Respecto del deber de adoptar un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece el deber de los Responsables del Tratamiento de “[a]doptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

Por su parte, los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 disponen: “ARTÍCULO 14. CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

ARTÍCULO 15. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que 10 Comunicación con radicado 19-134202-00013 del 1 de octubre de 2020. 11 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término”. Sobre este cargo, preliminarmente se evidenció que a través de los oficios con radicados 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 y 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 se requirió a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN con el fin de que procediera a “remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos”; sin embargo, dentro del término concedido en dichos requerimientos, la investigada no allegó el manual solicitado.

En el escrito de descargos12 la investigada expresa que la información solicitada por esta entidad fue allegada el 13 de marzo de 2020 y mediante los alegatos de conclusión 13 reiteró su respuesta. Este Despacho al revisar los documentos aportados por la investigada en su escrito de descargos 14, encuentra que no aportó un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos.

Además, se evidencia que tampoco dentro de las demás pruebas obrantes en esta actuación administrativa está dicho manual. Téngase presente que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN ha sometido a Tratamiento información personal de Titulares desde antes del 20 de marzo de 2020, por lo cual de tiempo atrás debió haber adoptado un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos.

Así las cosas, la investigada no demostró que a la fecha ha documentado y puesto en conocimiento de sus trabajadores un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos que en su calidad de Responsable del Tratamiento debió adoptar desde que ha tratado datos personales de los Titulares, es decir desde antes del 20 de marzo de 2020.

En conclusión, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN desde que ha sometido a Tratamiento información personal de Titulares no ha adoptado un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos, de manera que se encuentra demostrado el actuar negligente de la investigada respecto del cumplimiento del deber del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 14 y 15 de la ley en cita.

Esto dará lugar a la imposición de una sanción pecuniaria y a impartir una orden administrativa. 10.2.4 Respecto del deber de adoptar un Manual Interno con el Procedimiento para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y Supresión El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece que dentro de los deberes de los Responsables del Tratamiento se encuentra el de “[a]doptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. 12 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 13 Comunicación con radicado 19-134202-00013 del 1 de octubre de 2020. 14 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Por su parte, el artículo 2.2.2.25.2.1, 2.2.2.25.6.1 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 disponen: “Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. (…)

ARTÍCULO 2. 2.2.25.6.1. DEMOSTRACIÓN. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones Temporales Al Tratamiento De Los Datos Personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

(Se subraya fuera de texto) En el caso analizado, preliminarmente se encontró que mediante los oficios con radicados 19134202-00000 del 14 de junio de 2019 y 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 se requirió a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN para que remitiera “[c]opia del Manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”; sin embargo, dentro del término concedido en los requerimientos por parte de esta Dirección, la investigada no aportó el Manual con los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. Por su parte, la investigada en los descargos 15 indica que la información solicitada por la alegatos de conclusión16 reiteró su respuesta.

Ahora bien, esta entidad al revisar todas las pruebas obrantes dentro del acervo probatorio de esta actuación administrativa evidencia que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no aportó un manual con el procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información que, además incluya una descripción sobre la finalidades de la recolección y una explicación relativa a la necesidad de recolectar los datos en cada caso, por lo cual se concluye que la investigada no ha adoptado e implementado el citado 15 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 16 Comunicación con radicado 19-134202-00013 del 1 de octubre de 2020.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” manual. En calidad de Responsable debió adoptar el manual con anterioridad al 20 de marzo de 2020, ya que somete a Tratamiento información personal desde antes de dicha fecha. En este orden de ideas, este Despacho encuentra que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no cuenta con un manual interno documentando que desarrolle y describa el procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, demostrándose su actuar negligente en el cumplimiento del deber del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem.

Por ello, se impondrá a la investigada una sanción de carácter pecuniario y se le impartirá una orden administrativa. 10.2.5 Respecto del deber de cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio Sobre este deber el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “[c]umplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

A su turno, el artículo 19 y el literal f) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 señalan: “ARTÍCULO

19. AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS. La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley.

PARÁGRAFO 1 o. El Gobierno Nacional en el plazo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente ley incorporará dentro de la estructura de la ejercer las funciones de Autoridad de Protección de Datos.

PARÁGRAFO 2 o. La vigilancia del tratamiento de los datos personales regulados en la Ley 1266 de 2008 se sujetará a lo previsto en dicha norma. (…)

ARTÍCULO 21. FUNCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá las siguientes funciones: (…) f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones”. Preliminarmente, este Despacho evidenció que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no dio respuesta al requerimiento con radicado 19134202-00000 del 14 de junio de 2019, remitido al correo electrónico plantaferal@gmail.com, con el cual se solicitó la siguiente información: “1.

Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de Seguridad. 4.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los Titulares almacenados en sus bases de datos”.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Así mismo, preliminarmente se encontró que la investigada tampoco dio respuesta al segundo requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, enviado a la Calle 2 No. 2 – 36, Nemocón, Cundinamarca, “(…) recibido a satisfacción el 12 de marzo de 2020 como se visualiza en la Guía No. RA251511091CO emitida por el servicio de envíos de Colombia 472, visible en el consecutivo 19-134202-1”17.

En este segundo requerimiento esta entidad solicitó a la investigada la siguiente información: “1. Informe y acredite las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de su(s) base(s) de dato(s) en el Registro Nacional de Bases de Datos – RBND. 2. Remita copia de la(s) Política(s) de Tratamiento de Datos Personales desarrollada(s) e implementada(s) por la entidad sin ánimo de lucro. 3.

Remita copia del manual de Políticas de Seguridad implementado por la entidad sin ánimo de lucro. 4. Remita copia del manual de políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la atención de peticiones, consultas y reclamos. 5. Remita copia del manual políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”.

La investigada en los descargos18 expresa que no se percataron del primer requerimiento, ya que el correo electrónico al cual fue remitido, plantaferal@gmail.com, no es el oficial de la FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN. Además, agrega que fue enviado en el mes de junio y que nunca lo recibieron. En cuanto al segundo requerimiento, señala que la información solicitada fue enviada el 13 de mayo de 2020 y el sistema no rechazó el envío. A continuación, este Despacho procede a realizar un análisis de cada uno de los requerimientos frente al cargo objeto de análisis.

(i) Requerimiento con radicado 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 Este requerimiento fue remitido el 14 de junio de 2019 al correo electrónico plantaferal@gmail.com, en consideración a que en la fecha en que se requirió a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN en el certificado de existencia y representación legal de la investigada se indicaba como correo de electrónico para efectos de las notificaciones judiciales, el cual es el mismo para el 23 de marzo de 2021 acorde con la siguiente imagen tomada del mencionado certificado: Conforme a ello, no es de recibo lo alegado por la investigada respecto de que el correo electrónico plantaferal@gmail.com no es el principal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, ya que está consignado en su certificado de existencia y representación legal como medio para recibir notificaciones judiciales.

Téngase en cuenta que la información para notificaciones que reposa en el mencionado certificado es suministrado por la investigada en el registro mercantil. En todo caso, esta entidad con el fin de tener conocimiento sobre la información solicitada a la investigada y así, ejercer de forma oportuna su función de vigilancia “(…) para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías previstos (…)”19 en la Ley 1581 de 2012, realizó un segundo requerimiento.

De 17 Resolución No. 34675 del 2 de julio de 2020. 18 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 19 Artículo 19 de la Ley 1581 de 2012. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” manera que, bajo el supuesto que no se hubiese recibido el primero, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN sí estaba en la posición de atender el segundo requerimiento que como se indicó preliminarmente, fue recibido el 12 de marzo de 2020 por la investigada.

(ii) Requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 La investigada en su escrito de descargos20 aporta la siguiente imagen con el objeto de demostrar que la respuesta al requerimiento fue dada el 13 de mayo de 2020, a saber: Para este Despacho, la imagen prueba que el miércoles 13 de mayo de 2020 a las 11:50 a.m. la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN envió respuesta en 4 archivos al correo electrónico contactenos@sic.gov.co, el cual corresponde al medio de radicación electrónica de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dentro de los archivos, se identifica parcialmente solo el nombre de dos: (i) “autorización de tratamiento d…” en formato Word y; (ii) “POLITICA DE TRATAMIENTO …” en PDF. De los otros dos documentos no se visualiza la designación ni su contenido, pero se encuentra que corresponden a archivos en formato de imágenes. En los descargos21 la investigada señala que aporta los anexos a la respuesta del 13 de mayo de 2020, los cuales corresponden al modelo de Autorización para Tratamiento de Datos en formato Word, el Aviso de Privacidad en archivo de imagen y la Política y Procedimiento de Protección de Datos en formato PDF.

Así mismo, allega copia de la citada respuesta en formato de imagen en la que indica que con los archivos adjuntos da respuesta a lo solicitado. Ahora bien, en consideración a que con el requerimiento se formularon 5 solicitudes a la investigada, dentro de los documentos allegados con la respuesta únicamente el anexo correspondiente a la Política y Procedimiento de Protección de Datos atiende a la petición de “[r]emita copia de la(s) Política(s) de Tratamiento de Datos Personales desarrollada(s) e implementada(s) por la entidad sin ánimo de lucro”, evidenciando este Despacho que 4 de las 5 solicitudes no fueron resueltas por la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, específicamente las siguientes: “1.

Informe y acredite las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de su(s) base(s) de dato(s) en el Registro Nacional de Bases de Datos – RBND. (…) 3. Remita copia del manual de Políticas de Seguridad implementado por la entidad sin ánimo de lucro. 4. Remita copia del manual de políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la atención de peticiones, consultas y reclamos. 20 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 21 Ibídem.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 5. Remita copia del manual políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”. Por otra parte, en el requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, recibido por la investigada el 12 de marzo de 202022, se concedió un término de 5 días hábiles contados desde el día siguiente al recibo de la comunicación para que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN diera respuesta.

De manera que, hasta el 19 de marzo de 2020 tenía plazo para que respondiera oportunamente. De acuerdo con el pantallazo que contiene la imagen del envío de la respuesta con los correspondientes anexos 23, se prueba que la remisión por parte de la investigada a contactenos@sic.gov.co fue el 13 de mayo de 2020, es decir por fuera del plazo concedido que era de 5 días hábiles, evidenciándose la extemporaneidad en la respuesta de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN. De acuerdo con lo anterior, se encuentra demostrado que la investigada no dio cumplimiento al requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, por cuanto fue atendido extemporáneamente y respondido de manera incompleta, por lo cual se encuentra demostrado el actuar negligente de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN en el cumplimiento del deber del literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, lo cual dará lugar a la imposición de una sanción pecuniaria acorde con el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. 10.2.6 Respecto de documentos aportados por la investigada que no fueron objeto de formulación La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN con el escrito de descargos24 aportó copia del Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020, y del modelo para la obtención de la Autorización para Tratamiento de Datos, Código: ATDP, VERSIÓN: 2, MARZO /2020.

Si bien mediante la Resolución No. 34675 del 2 de julio de 2020 no se formuló cargo alguno relacionado con el deber de solicitar y conservar copia o evidencia de la autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de sus datos, este Despacho realizará un análisis sobre estos documentos con el objeto que se adopten las medidas necesaria, útiles y efectivas por parte de la investigada tendientes a evitar el desconocimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.

(i) Aviso de Privacidad La investigada en el Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020 señala: “(…) En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, manifiesta que los datos personales incluidos en nuestras bases de datos se han recopilado para el desarrollo de actividades relacionadas con el objeto social de la Fundación. Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros, reseñas públicas, tales como dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento.

En todo caso, en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho de supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012. 22 Como se señala en la Resolución 34675 de 2020, así: “(…) recibido a satisfacción el 12 de marzo de 2020 como se visualiza en la Guía No. RA251511091CO emitida por el servicio de envíos de Colombia 472, visible en el consecutivo 19-134202-1”. 23 Obrante en el escrito de descargos con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 24 Escrito de descargos con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente aviso por los siguientes mecanismos: (…) Si desea no hacerlo, vencido el referido plazo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales.

Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación. Por tal motiva, y con el interés de velar por el respeto y protección de los datos personales actuales y futuros, FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON “FERAL” podrá ceder o comunicar los datos recogidos única y exclusivamente a sus grupos de interés, de acuerdo a la Política de Tratamiento vigente, la cual blinda el debido uso o alteración de los datos por terceros, su manipulación, alteración, deterioro o pérdida.

Todo lo anterior, acorde con el aviso de privacidad y política (sic) de tratamiento de datos que podrá consultar en el correo: www.rupertoaguileraleon@hotmail.com.com, cualquier duda e inquietud puede darla a conocer en este correo”. Sobre este Aviso de Privacidad se encuentra que la investigada lo sustentó con base en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, incorporado en el artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201525, norma que era de aplicabilidad exclusiva para los datos que fueron recolectados antes del 27 de junio de 2013.

Además, los mecanismos alternos para solicitar la autorización de los Titulares a que hace referencia esta norma debieron realizarse dentro de los 6 meses siguientes a la publicación del Decreto 1377 de 2013, es decir hasta el 26 de diciembre de 2013. Así, el Aviso de Privacidad de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN solicita una autorización de los Titulares de información previamente recolectada, respecto de lo cual este Despacho recalca que la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos siempre debe ser previa, expresa e informada conforme con el principio de libertad que prevé que “[e]l Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa 25 “ARTÍCULO 2.2.2.25.2.7. Datos recolectados antes del 27 de junio de 2013. Para los datos recolectados antes del 27 de junio de 2013, se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Los responsables deberán solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el artículo 2.2.2.25.2.4., a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. 2.

Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el responsable o encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos. 3. Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el Responsable podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación. Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del responsable y el mecanismo alterno do comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos. 4.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales 1, 2 y 3, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente capítulo, el responsable y encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato. 5.

En todo caso el Responsable y el Encargado deben cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.

PARÁGRAFO. La implementación de los mecanismos alternos de comunicación previstos en esta norma deberá realizarse a más tardar dentro del mes siguiente de la publicación del Decreto 1377 de 2013”. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento ( )” como lo dispone el literal c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

En consideración a ello, se impartirá una orden en el sentido que la entidad sin ánimo de lucro suprima o modifique el Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020. Por su parte, téngase presente que el objeto del Aviso de Privacidad es poner en conocimiento de los Titulares la Política de Tratamiento de Datos Personales cuando no sea posible ponerse a disposición de ellos.

Esto, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 que dispone: “ARTÍCULO 2.2.2.25.3.2. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales”.

Así, es necesario que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN realice un análisis concienzudo sobre la necesidad o no de tener un Aviso de Privacidad de acuerdo con lo dispuesto en el artículo anterior. En caso afirmativo, es necesario que modifique el Aviso de Privacidad de Datos Personales y dé cumplimiento a lo previsto en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en sus artículo 2.2.2.25.3.2. a 2.2.2.25.3.5.

Es importante que revisé que el Aviso de Privacidad prevea el contenido mínimo que se dispone en el artículo 2.2.2.25.3.3. del citado decreto, a saber: “ARTÍCULO 2.2.2.25.3.3. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: 1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2.

El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá al Responsable de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este capítulo”. (ii) Modelo de autorización otorgada por el Titular La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN en el modelo Autorización para Tratamiento de Datos, Código: ATDP, VERSIÓN: 2, MARZO /2020, señala: “De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por la FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON “FERAL” y las demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, declaro que: • Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON “FERAL” para la recolección y tratamiento de mis datos personales, conforme a la política de datos personales disponible en los correos rupertoaguileraleon@hotmail.com y/o presidenciaferal@gmail.com, entiendo que los datos serán objeto de recolección, HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión, cesión y todo el tratamiento, con la finalidad de desarrollar las actividades realizadas por FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON “FERAL”. • Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON “FERAL” y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados. • En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente para las finalidades derivadas de los procesos que sean necesarios para mi incorporación y duración dentro de la compañía. • Se me ha informado que como Titular de la información tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a la ley, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mis datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

Así mismo, se me ha informado que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto No. 1377 de 2013 y demás normas concordantes, las consultas y reclamos podrán ser presentados a FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON “FERAL”, a través de los siguientes mecanismos dispuestos para tal fin: a. Teléfono: 8544137 Cel. 3138754829 b. Correo electrónico:rupertoaguileraleon@hotmail.com c. presidenciaferal@gmail.com d. Dirección: Calle 2 No. 2-36 Nemocón (…)”.

Respecto del contenido del anterior modelo para obtener la autorización de los Titulares de la información, este Despacho encuentra que: • Se refieren a la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual adiciona el capítulo segundo en el título V de la Circular Única de esta entidad y se refiere a la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos.

De manera que, la circular que invoca la investigada no está relacionada con el consentimiento que da el Titular para el Tratamiento de sus datos, por lo cual dicha mención normativa no debe incluirse en el modelo de autorización. • No se establecen las finalidades específicas de la recolección de la información. Solo se indica una mención de que la autorización se concede para las finalidades previstas en la Política de Tratamiento de la Información; sin embargo, como se mencionó en el acápite 10.2.1 de este acto administrativo, dicha Política no ha sido puesta en conocimiento de los Titulares.

Es necesario que el modelo de autorización para el Tratamiento de la información de los Titulares contenga todas las finalidades objeto de Tratamiento, con la posibilidad de que los Titulares tengan la opción de autorizar o no autorizar cada finalidad. • Establecen un término para el Tratamiento de la información que resulta ambiguo, por lo cual es necesario que quede mejor redactado el término o la duración del Tratamiento en el documento modelo de autorización. Debe tenerse en cuenta que el Tratamiento de la información debe realizarse solo por el tiempo que sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas por el Titular, de acuerdo con el principio de proporcionalidad. • Establecen de forma clara cuáles son los derechos del Titular de la información. En todo caso, la sociedad debe revisar si tratan datos sensibles, y de ser afirmativa la respuesta es procedente que incorporen los derechos relacionados con este tipo de datos. • Indican los canales o medios para la presentación de consultas y reclamos.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” • No se hace ninguna mención a que se da autorización para el Tratamiento de datos sensibles, por ello es necesario que la entidad sin ánimo de lucro revise si requiere someter a Tratamiento este tipo de datos y en caso afirmativo deberá contemplar en el modelo de autorización, cuanto menos, cuáles son los datos sensibles que son tratados y sus finalidades.

De acuerdo con los anteriores comentarios realizados al modelo de Autorización para Tratamiento de Datos, Código: ATDP, VERSIÓN: 2, MARZO /2020 se ordenará su modificación para que se ajuste conforme con la normatividad en materia de autorización prevista en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. En conclusión, con el objeto de prevenir que se vulnere el Régimen General de Protección de Datos Personales y se garantice el derecho fundamental de hábeas data de los Titulares, se impartirán unas órdenes para que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN: (i) suprima o modifique el Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020, (ii) en caso de ser procedente, adopte un Aviso de Privacidad y;

(iii) modifique el modelo para la Autorización para Tratamiento de Datos, Código: ATDP, VERSIÓN: 2, MARZO /2020. Para ello, la investigada deberá ceñirse a la normatividad vigente en materia de protección de la información, entre ella, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y, puede apoyarse en los documentos que ha expedido la Superintendencia de Industria y Comercio como lo es la CARTILLA FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS26.

DÉCIMO PRIMERO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 27 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201528.

Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Puede consultar la Cartilla en el siguiente enlace: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22. pdf.

También puede consultar otras publicaciones en materia de protección de datos personales que ha expedido la 27Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)

PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley”. 28 Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: “Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1.

Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 1 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (Subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.

En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS al Representante Legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente los de transparencia, finalidad, libertad, seguridad y legalidad. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

DÉCIMO SEGUNDO: En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: 1) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá incluir en la Política de Tratamiento de Datos Personales (i) el nombre y domicilio del Responsable y (ii) la fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Así mismo, deberá incluir en la Política de Tratamiento de Datos Personales que a través de los reclamos también los Titulares pueden advertir sobre el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y deberá corregir la mención al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en “[r]eclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 (…)”. 2) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá inscribir todas las bases de datos sujetas a su Tratamiento en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, de acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 2.2.2.26.1.2., 2.2.2.26.1.3., 2.2.2.26.2.1., 2.2.2.26.2.2., 2.2.2.26.2.4., 2.2.2.26.2.5.¸ 2.2.2.26.2.6., 2.2.2.26.3.1., 2.2.2.26.3.2. y 2.2.2.26.3.3. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 3) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá dar a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales a los Titulares de la información por el medio que lo considere pertinente, conforme con los artículos 2.2.2.25.3.1 y 2.2.2.26.2.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 4) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual interno que contenga las políticas y procedimientos de seguridad para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales que están sujetos a su Tratamiento, de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 5) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 6) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual con las políticas y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, a fin que documente e implemente el correcto Tratamiento de la información personal en las diferentes etapas del ciclo de vida del dato (recolección, circulación y HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” disposición final), de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem.

Dentro de este manual, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN deberá documentar e implementar el procedimiento para la obtención de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares de la información, acorde con el artículo 9 y el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la sección 2 del capítulo 25 del Decreto Ley 1074 de 2015. 7) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá modificar el modelo de autorización para el Tratamiento de la información personal y garantizar que para el Tratamiento de información siempre cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular, conforme con el artículo 9 y el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la sección 2 del capítulo 25 del Decreto Ley 1074 de 201529. 8) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá suprimir o modificar el documento Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020.

En caso de modificación, deberá documentar el Aviso de Privacidad y darlo a conocer a los Titulares de la información, acorde con lo previsto en los artículos 2.2.2.25.3.2. a 2.2.2.25.3.5. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201530. De lo anteriormente ordenado la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO TERCERO: Imposición y graduación de la sanción 13.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Puede consultar la CARTILLA FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS en el siguiente enlace: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22. pdf. También puede consultar otras publicaciones en materia de protección de datos personales que ha expedido la Puede consultar la CARTILLA FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS en el siguiente enlace: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22. pdf.

También puede consultar otras publicaciones en materia de protección de datos personales que ha expedido la HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” (…)”. Por su parte, la Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)”.

(Se subraya fuera de texto) El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 31. Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad.

En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la Ley 152 de 1994. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.

A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.

PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV”. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: De otra parte, la Ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibídem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional32 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). 31 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 32 “Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…)”. (Negrita añadida) HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”33. Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros34. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí solo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”35.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia36. 33 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 34 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 35 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2337 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 13.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”38. 37Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva”. 38 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados39.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que: • La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN con anterioridad al 20 de marzo de 2020 no tenía implementada y puesta a disposición de los Titulares una Política de Tratamiento de Datos Personales y si bien a través del documento Política y Procedimiento de Protección de Datos de dicha fecha lo suscribió, esta no ha sido efectivamente adoptada al no darse a conocer a los Titulares, por lo cual se impondrá una sanción pecuniaria equivalente a SETENTA Y DOS (72) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO - UVT40 por la vulneración del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no cuenta con un manual de políticas y procedimientos que garantice la seguridad de la información frente a la administración de los datos personales, por lo cual se impondrá una sanción pecuniaria equivalente a CINCUENTA Y SEIS (56) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT por infringir el deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN si bien en calidad de Responsable ha sometido a Tratamiento información personal de Titulares no ha adoptado un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos, de manera que se impondrá una sanción pecuniaria equivalente a CINCUENTA Y SEIS (56) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT por la vulneración del deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 14 y 15 de la Ley en cita. • La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no demostró que cuenta con un Manual que contenga el Procedimiento para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y Supresión de la información al no allegarlo a esta investigación, por lo cual se impondrá una sanción pecuniaria equivalente a CINCUENTA Y SEIS (56) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT por infringir el deber previsto en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem. 39 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23.

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva”. 40 Mediante Resolución 111 del 11 de diciembre de 2020 se fijó en $36.308 pesos el valor de la Unidad de Valor Tributario - UVT, que regirá durante el año 2020.

HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” • La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no dio cumplimiento al requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, recibido el 12 de marzo de 2020, al atender solo 1 de las 5 solicitudes y al dar respuesta extemporánea, por lo cual se impondrá una sanción pecuniaria equivalente a SESENTA (60) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT por el incumplimiento del deber del literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem. 13.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y;

(iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho. El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones.

DÉCIMO CUARTO: CONCLUSIÓN Se procederá a imponer una sanción e impartir unas órdenes administrativas por las siguientes razones: (i) Se comprobó que la investigada infringió abiertamente el cumplimiento de los deberes previstos en el: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem. (ii) La Política de Tratamiento de Datos Personales del 20 de marzo de 2020, aportada por la investigada a esta actuación administrativa, corresponde a la primera versión, lo cual constituye un indicio de que con anterioridad al 20 de marzo de 2020 no había adoptado e implementado una PTI.

(iii) Del documento de Aviso de Privacidad se encuentra otro indicio respecto a que previo al 20 de marzo de 2020 la investigada no tenía Política de Tratamiento de Datos Personales y además, sometía a Tratamiento información personal, ya que afirma en dicho Aviso que han estado recolectando datos personales. (iv) Tanto del modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales como del Aviso de Privacidad la investigada indica que la Política para el Tratamiento de Datos Personales se puede consultar en correos electrónicos, evidenciando este Despacho una imprecisión respecto a la forma en la que los Titulares pueden consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales, ya que una dirección de correo electrónico no es un medio de consulta de una Política de Tratamiento de Datos Personales sino un mecanismo para realizar un intercambio de mensajes que son enviados y recibidos.

De esto se concluye que, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no ha puesto en conocimiento de los Titulares la Política y Procedimiento de Protección de Datos de marzo 20 de 2020. (v) De acuerdo con los estados financieros aportados por la investigada a esta actuación administrativa, para el 2018 sus activos totales eran superiores a 100.000 UVT, por lo cual estaba en el deber de inscribir en el RNBD las bases de datos sujetas a Tratamiento en calidad de Responsable, acorde con el artículo 1 del Decreto 90 de 2018, modificatorio del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, evidenciando este HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Despacho que a 19 de marzo de 2021 no había inscrito bases de datos en el RNBD.

Así, tampoco se puso en conocimiento de los Titulares la Política y Procedimiento de Protección de Datos de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN a través del RNBD. (vi) La adopción de una Política de Tratamiento de Datos Personales no se limita a la creación, aprobación y suscripción de un documento, ya que no tiene ningún efecto si queda guardado sin darse a conocer a los interesados directos, es decir a los Titulares de la información. En esa medida, se encuentra que al omitir poner en conocimiento la Política y Procedimiento de Protección de Datos implica que no haya sido efectivamente adoptada y en consecuencia, se está ante la vulneración del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

(vii) Del análisis de la Política y Procedimiento de Protección de Datos, aprobada el 20 de marzo de 2020, (i) no ha sido puesta en conocimiento de los Titulares, (ii) no contiene el nombre y domicilio del Responsable y; (iii) no indica la fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información. (viii) La investigada no allegó un Manual Interno de Políticas de Seguridad, demostrándose que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no cuenta con un manual de políticas y procedimientos para garantizar la seguridad de la información frente a la administración de los datos personales.

(ix) La investigada no demostró que ha adoptado un Manual que contiene el Procedimiento para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y Supresión de la información, ya que no lo aportó a esta investigación. (x) La investigada en calidad de Responsable somete a Tratamiento información personal de Titulares con anterioridad al 20 de marzo de 2020, por lo cual debía contar con manuales internos; sin embargo, no acreditó que hubiese adoptado e implementado los manuales internos de (i) políticas de seguridad, (ii) del procedimiento para la atención de consultas y reclamos y;

(iii) del procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. (xi) El requerimiento con radicado 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 fue remitido a plantaferal@gmail.com, acorde con el correo electrónico para efectos de notificaciones judiciales señalado en el certificado de existencia y representación legal de la investigada.

(iii) En todo caso, bajo el supuesto que la investigada no hubiese recibido el requerimiento con radicado 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019, sí estaba en posición de atender el segundo requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, el cual fue recibido a satisfacción el 12 de marzo de 2020. (xii) Se encontró demostrado que la investigada dio respuesta al requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 el 13 de mayo de 2020 de forma extemporánea, ya que el plazo para dar respuesta oportuna era hasta el 19 de marzo de 2020 porque el término concedido fue de 5 días hábiles siguientes al recibo del requerimiento que fue notificado el 12 de marzo de 2020.

(xiii) Se probó que la investigada solo resolvió una de las solicitudes del requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, específicamente la correspondiente a “[r]emita copia de la(s) Política(s) de Tratamiento de Datos Personales desarrollada(s) e implementada(s) por la entidad sin ánimo de lucro” al aportar la Política y Procedimiento de Protección de Datos.

Respecto de las demás solicitudes, no da respuesta ni allega lo solicitado. (xiv) Con el objeto de evitar que se llegue a incumplir el Régimen de Protección de Datos Personales y se vulnere el derecho de hábeas data de los Titulares, se hace necesario que la entidad sin ánimo de lucro elimine o modifique el documento Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020.

(xv) Así mismo, es necesario que modifique el modelo de autorización de los Titulares conforme con la normatividad prevista en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Así las cosas, una vez analizada toda la actuación administrativa, la información y documentos que conforman el expediente, encuentra este Despacho procedente imponer la sanción correspondiente a DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($ 10.892.400), equivalente a TRESCIENTAS (300) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT, por la violación del i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1.

DÉCIMO QUINTO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta la Emergencia Sanitaria decretado por el Ministerio de Salud, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la sociedad debe: (i) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona41 que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado.

(ii) Una vez reciba respuesta respecto de la solicitud de acceso, la sociedad debe registrarse en servicios en línea link https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo link posteriormente al registro puede consultar el expediente digitalmente. No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la sociedad, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad.

En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1, de DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($ 10.892.400), equivalente a TRESCIENTAS (300) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT, por la violación de lo dispuesto en el: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem 41 Representante legal o apoderado. HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes”

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1, que dentro del término de CUATRO (4) MESES siguientes a la ejecutoria de la presente decisión, de cumplimiento a las siguientes instrucciones: 1) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá incluir en la Política de Tratamiento de Datos Personales (i) el nombre y domicilio del Responsable y (ii) la fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Así mismo, deberá incluir en la Política de Tratamiento de Datos Personales que a través de los reclamos también los Titulares pueden advertir sobre el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y deberá corregir la mención al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en “[r]eclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 (…)”. 2) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá inscribir todas las bases de datos sujetas a su Tratamiento en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, de acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 2.2.2.26.1.2., 2.2.2.26.1.3., 2.2.2.26.2.1., 2.2.2.26.2.2., 2.2.2.26.2.4., 2.2.2.26.2.5.¸ 2.2.2.26.2.6., 2.2.2.26.3.1., 2.2.2.26.3.2. y 2.2.2.26.3.3. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 3) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá dar a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales a los Titulares de la información por el medio que lo considere pertinente, conforme con los artículos 2.2.2.25.3.1 y 2.2.2.26.2.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 4) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual interno que contenga las políticas y procedimientos de seguridad para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales que están sujetos a su Tratamiento, de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 5) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 6) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual con las políticas y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, a fin que documente e implemente el correcto Tratamiento de la información personal en las diferentes etapas del ciclo de vida del dato (recolección, circulación y disposición final), de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem.

Dentro de este manual, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN deberá documentar e implementar el procedimiento para la obtención de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares de la información, HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” acorde con el artículo 9 y el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la sección 2 del capítulo 25 del Decreto Ley 1074 de 2015. 7) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá modificar el modelo de autorización para el Tratamiento de la información personal y garantizar que para el Tratamiento de información siempre cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular, conforme con el artículo 9 y el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la sección 2 del capítulo 25 del Decreto Ley 1074 de 2015. 8) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá suprimir o modificar el documento Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020.

En caso de modificación, deberá documentar el Aviso de Privacidad y darlo a conocer a los Titulares de la información, acorde con lo previsto en los artículos 2.2.2.25.3.2. a 2.2.2.25.3.5. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201542.

PARÁGRAFO PRIMERO: La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los CINCO (5) DÍAS hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo.

Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y suscrita por el representante legal de la entidad sin ánimo de lucro.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: EXHORTAR al señor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, identificado con XXXXXXXXXXXXXX, en calidad de representante legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente los de transparencia, finalidad, libertad, seguridad y legalidad. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, a través de su representante legal, entregándole copia de esta e informándole que contra ella procede el recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Puede consultar la CARTILLA FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS en el siguiente enlace: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22. pdf.

También puede consultar otras publicaciones en materia de protección de datos personales que ha expedido la HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” Protección de Datos Personales, y el de apelación, ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 22 ABRIL 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.04.22 18:25:45 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LACA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM HOJA Nº “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes” NOTIFICACIÓN: Investigada: Entidad sin ánimo de lucro: FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN Identificación: Nit: 860.521.552 - 1 Representante legal: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Identificación: XXXXXXXXXXXXX Dirección: Calle 2 # 2 – 36 Ciudad: NEMOCÓN / CUNDINAMARCA Correo electrónico: rupertoaguileraleon@hotmail.com*43, plantaferal@gmail.com 43 Correo electrónico para notificaciones indicado en los descargos y en los alegatos de conclusión por la investigada.