Decisión 21536 de 2021 — SIC

(19 ABRIL 2021) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Radicación: 19-64382 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia, tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad ROMLAND S.A.S., por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: 1. La sociedad investigada en un comunicado con radicado 19-64382-0 de fecha 18 de marzo de 2019 indicó lo siguiente “El día 15 de febrero el señor XXXXXXXXXXXXX (sic) renuncio (sic) a esta compañía, dejando firmado la entrega al cargo. en días pasados mas exactamente el día viernes 15 de marzo por medio de nuestros clientes y proveedores sabemos que ha estado utilizando nuestra base de datos para hacer la compra y venta de productos que nosotros actualmente comercializamos. la compañía que ahora el creo esta a nombre de la esposa, pero nos afecta inmensamente pues además de desviar a nuestra clientela, además nos hemos encontrado que muchos de los datos que nuestra base de datos de clientes fueron alterados o borrados el día en el que esta persona dejo de laborar con nosotros, así como también no nos informo (sic) de todos los pedidos que los clientes habían dejado pendientes, utilizando esta información para él mismo hacer la venta, afectando nuestros ingresos”.

SEGUNDO: Que, con base en lo anterior, este Despacho, por intermedio de su equipo de ingenieros forenses, realizó el informe de análisis de incidente de seguridad con radicado 19-64382-3-1 de fecha 30 de mayo de 2019, en el cual se detallaron las siguientes observaciones: “1. Informar sobre la Política de Protección de Datos Personales (o privacidad) implementada. 2.

Informar sobre la Política de Seguridad de la Información implementada. 3. Informar las medidas de seguridad que se tenían implementadas antes del incidente de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información de los usuarios. 4. Allegar contratos laborales suscritos confidencialidad suscritas con los mismos. con los empleados y cláusulas de 5.

Informar si se presentaron reclamaciones de titulares afectados en Colombia con respecto al incidente, en caso afirmativo, allegar copia de las mismas con el tratamiento que se les dio. 9. Informe si dentro de los Titulares afectados se encuentran personas menores de dieciocho años. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 10.

Señale puntualmente el tipo de datos personales afectados por el incidente de seguridad, por ejemplo, Nombres, identificaciones, números de cuenta, correo electrónico, teléfono, dirección, etc.-. 11. Informar los mecanismos con que cuenta el cliente para hacer reclamos relacionados con datos personales. 12. Informar las medidas tomadas e implementadas para evitar uso fraudulento o mal intencionado de esta información. 13.

Informar si se realizó notificación del incidente a los titulares afectados. Si fue así, adjuntar el comunicado o información proferida para dar a conocer el incidente a las partes interesadas. 14. Informar si se adelantaron trámites ante otras entidades del estado.”

TERCERO: Que, de acuerdo con lo precedente, este Despacho requirió mediante comunicación con radicado 19-64382-4-1 de fecha 31 de julio de 2019 a la sociedad ROMLAND S.A.S, con el fin de que la misma informara lo siguiente: “(…) En atención a su comunicación presentada ante esta Superintendencia, radicada con el número 19-064382-0 del 18 de marzo de 2019, al interior de la cual se puso en conocimiento de este Despacho un incidente de seguridad consistente en la presunta utilización y alteración de una base de datos por parte de una persona que ya no labora en la organización, le solicitamos que, en ejercicio de las funciones otorgadas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, aclare los siguientes puntos: 1.

¿Cuál es el nombre y la finalidad de la base(s) de datos afectada(s) por el incidente de seguridad reportado en su comunicación? 2. ¿Cuáles son las Políticas de Tratamiento de Datos Personales desarrolladas e implementadas por la organización? Sírvase remitir copia de las mismas. 3. Manifieste si cuenta con un manual en el cual se describan las medidas de seguridad implementadas por la organización para impedir la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Acredite su respuesta. 4.

Informe el tipo de datos personales (nombres, números de identificación, números de cuenta, correos electrónicos, teléfonos, etc.) que resultaron afectados por el incidente de seguridad reportado. 5. Informe si dentro de los Titulares afectados con el incidente de seguridad se encuentran menores de 18 años. 6. ¿Cuáles son los canales que tiene habilitados la organización a través de los cuales los Titulares de la información pueden presentar peticiones, consultas y reclamos? 7.

Informe si se han presentado reclamaciones por parte de Titulares afectados por el incidente de seguridad reportado en su comunicación. En caso de que la respuesta sea positiva, remita copia de las mismas junto con la respuesta suministrada por la organización y la prueba que acredite su entrega al Titular. 8. Informe las medidas previas y posteriores adoptadas por la organización para evitar que se produzcan incidentes de seguridad de esta naturaleza. 9.

Informe las medidas desarrolladas e implementadas por la organización para evitar el uso fraudulento y mal intencionado de la información afectada por el incidente de seguridad. 10. Informe si se realizó comunicación del incidente de seguridad a los Titulares presuntamente afectados. En caso de que la respuesta sea positiva, allegue copia de la comunicación enviada. 11.

Allegue copia de los contratos suscritos con los empleados que tienen acceso a la(s) base(s) de dato(s) y las cláusulas de confidencialidad suscritas con los mismos. 12.. Informe si la organización realiza capacitaciones a sus empleados sobre el tratamiento de la información a su cargo. Acredite su respuesta. 13. Informe los datos de identificación (nombre y número de identificación) y contacto (dirección y/o correo electrónico) de la persona que presuntamente utilizó y alteró la base de datos frente a la cual se presentó el incidente de seguridad, y allegue contrato y cláusula de confidencialidad suscrita con este.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 14. Informe si la organización adelantó tramites con ocasión de los hechos objetos de esta actuación ante otras entidades del Estado. La respuesta al anterior requerimiento deberá ser suscrita por el representante legal de la organización o por apoderado debidamente constituido, en un plazo que vence dentro de los DIEZ (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la presente comunicación. En relación con lo anterior, se advierte que la renuencia a atender en el término concedido el requerimiento efectuado por esta Superintendencia puede dar lugar a responsabilidad administrativa y a la imposición de las sanciones establecidas en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(…)” Sin embargo, a pesar de que el citado requerimiento fue entregado el 6 de agosto de 2019 en la dirección registrada en el certificado de existencia y representación de la sociedad investigada, de acuerdo con la guía de envió RA159837587CO expedida por la empresa de mensajería (4/72), la investigada guardó silencio, cuando debía aportar respuesta máxima hasta el viernes 23 de agosto de 2019.

CUARTO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el 30 de octubre de 2019 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución N°. 58495 por medio de la cual se formuló cargos a la sociedad ROMLAND S.A.S. por el presunto incumplimiento al deber contenido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

QUINTO: Que, de conformidad con la certificación con radicado 19-64382-8-1 expedida por la Secretaria General, el 6 de noviembre de 2019 se le notificó a la investigada electrónicamente la Resolución N°. 58495 del 30 de octubre de 2019, por medio de la cual se le concedió un término de quince (15) días hábiles para que la sociedad investigada presentara descargos y aportara o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro de la presente investigación.

SEXTO: Que, la sociedad investigada por medio de comunicación con radicado 19-64382-9-1 de fecha 26 de noviembre de 2019 solicitó que la Resolución N°. 58495 de 2019 le fuese entregada de forma física e igualmente aportó escrito de descargos1, en el cual da respuesta al requerimiento de este Despacho en los siguientes términos: 6.1 “¿Cuál es el nombre y finalidad de la base(s) de datos afectada(s) por el incidente de seguridad reportado en su comunicación? La más afectada es la Base de datos de proveedores, pero también la de clientes de veterinarias, clientes finales y clientes de Pet Shop. 6.2 ¿Cuáles son las políticas de tratamiento de datos personales desarrolladas e implementadas por la organización? Sírvase remitir copia de las mismas. -* Adjunto PDF nombre: POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, a este texto las políticas, así también el enlace de la página en la cual se encuentran registradas. http://www.distribuidoraromland.com/terminos-ycondiciones/ 6.3.

Manifieste si cuenta con un manual en el cual se describan las medidas de seguridad implementadas por la organización para impedir la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Acredite su respuesta Contamos con las POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en las cuales en el punto 10 TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES se cuenta con el procedimiento mencionado. 6.4.

Informe el tipo de datos personales (nombres, números de identificación, números de cuenta, correos electrónicos, teléfonos, etc.) que resultaron afectados por el incidente de seguridad reportado. 4.1 Listado de Precios de proveedores, en los cuales están: 1 Radicado 19-64382-9-10 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 4.2 listado de Clientes zona norte: 6.5 4.3 Cámara y comercio de ROMLAND SAS, el tipo de actividad económica.

Informe si dentro de los titulares afectados con el incidente de seguridad se encuentran menores de 18 años En el incidente no se encuentran menores de 18 años, todos son empresas y responsables mayores de edad. 6.6 ¿Cuáles son los canales que tiene habilitados la organización a través de los cuales los titulares de la información pueden presentar peticiones, consultas o reclamos? - El titular cuando considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ejercer sus derechos y presentar un reclamo ante ROMLAND SAS en las instalaciones ubicadas en: Dirección principal: Carrera 61 No 175-55 Ciudad: Bogotá Teléfono: 031 2876494 – 316 290 7930 E-mail: administracion@distribuidoraromland.com WWW: www.distribuidoraromland.com 6.7.

Informe si se han presentado reclamaciones por parte de titulares afectados por el incidente de seguridad reportado en su comunicación. - Hasta el momento no se generó reclamaciones por parte de los titulare, acerca de uso de datos personales. 6.8. Informe las medidas previas y posteriores adoptadas por la organización para evitar que se produzcan incidentes de seguridad de esta naturaleza.

Las previas son las previstas en nuestras POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, punto 10: ROMLAND SAS comprometido con la seguridad y protección de los datos personales de los cuales es propietario, usuario y responsable, cuenta con backups de la información, procedimientos que garantizan la seguridad y privacidad de la información, clausulas en los contratos laborales.

De esta manera se garantiza que las políticas y procesos del SGC están enfocados a proteger la confidencialidad de la información; por lo cual, dispone de controles de acceso, manejo de diferentes niveles de autorización, backups, monitoreo y controles en la información documentada existente en la organización, estos son los mecanismos que soportan estas políticas y esquemas para la protección de la información. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” ROMLAND SAS realizará el tratamiento de la información cumpliendo con la presente Política y además se regirá por los siguientes parámetros: a. Los Datos Personales sólo serán Tratados por aquellos Trabajadores o Colaboradores de la organización que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. b. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por la organización como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y ROMLAND SAS haya finalizado.

A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política c. Los datos personales sólo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique. d. ROMLAND SAS será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales. e. ROMLAND SAS podrá intercambiar información de datos personales con autoridades gubernamentales o públicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones. f. Los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados por ROMLAND SAS para ello se tendrán a disposición todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento. g. Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los trabajadores, colaboradores o contratistas, y aun después de finalizado su vínculo relación contractual con ROMLAND SAS, éstos están obligados mantener la reserva de la información y no deberán utilizarla para beneficio propio ni comercial. h. ROMLAND SAS divulgará en sus trabajadores, contratistas y comunidad educativa en general, las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento datos personales. i. La presente política será publicada en la página web de la organización para conocimiento general. - Y como posteriores bloqueamos las funciones del sistema World office que permite verificar y/o modificar datos de los usuarios no autorizados, así también están bajo llave las AZ con la información que puede ser sustraída, y por último se dejó con clave todos los archivos que puedan contener información de esta índole. - Adicionalmente dejamos como política interna que el día en el cual se presente la carta de renuncia se dejen los archivos con la información de la organización, pues con este caso cometimos el error de dejar que la persona tuviera la información por más de 6 días, lo cual dio tiempo para obtener la información sustraída.

Adjunto PDF nombre: carta de renuncia y entrega de puesto (en este se puede evidenciar lo mencionado anteriormente, lo cual lo aporto como prueba) 6.9. Informe las medidas desarrolladas e implementadas por la organización para evitar el uso fraudulento y mal intencionado de la información afectada por el incidente de seguridad. - Se envió por correo electrónico y por medio de mensajes e Whatsapp la información de la persona que estaba mal utilizando la información, así también se recuperó la información eliminada y se comunicó verbalmente y por correo en el caso de los proveedores que los precios no debían estar obligados a mantenerse en el caso de esta persona. 6.10.

Informe si se realizó comunicación del incidente de seguridad a los titulares presuntamente afectados. - A los proveedores se les comunicó verbalmente acerca del robo de información de los precios asignados a esta organización. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” - A los clientes se les informo que esta persona ya no hacia parte de nuestra organización. - * Adjunto envió dos PDF nombres: Copia de correo y whatsapp_ Clientes - Copia de correo y whatsapp_ Clientes2 y Copia de correo y whatsapp_ proveedores; con la información anteriormente suministrada* 6.11.

Allegue copia de los contratos suscritos con los empleados que tiene acceso a la(s) base(s) de datos y las cláusulas de confidencialidad suscritas con los mismos. - *Adjunto PDF nombre: Contrato XXXXXXXXXXXXXXX* - *Adjunto PDF nombre: Reglamento interno de trabajo (deberes de los trabajadores, Capitulo X PRESCRIPCIONES DE ORDEN numeral q) 6.12.

Informe si la organización realiza capacitaciones a sus empleados sobre el tratamiento de datos de la información a su cargo. Acredite su respuesta. - Se realizó capacitación una vez se implementó las políticas de tratamiento de datos personales, así como la capacitación del reglamento interno de trabajo. - * Adjunto PDF nombre: copia de capacitación* 6.13.

Informe los datos de identificación (nombre y número de identificación) u contacto (dirección y/o correo electrónico) de la persona que presuntamente utilizo y altero la base de datos frente a la cual se presentó el incidente de seguridad, y allegue contrato y/o cláusula de confidencialidad suscrita con este. - XXXXXXXXXXXXXXXX C.C XXXXXX, dirección XXXXXXXXXXXXXX teléfono XXXXXXXX, empresa distribuidora Maxmedic la cual está a nombre de la esposa XXXXX XXXXX Nit. 52190595-3. - *Adjunto PDF nombre: Cámara y comercio Dis.

Maxxmedic* 6.14. Informe si la organización adelanto tramites con ocasión de los hechos objetos de esta situación ante otras entidades del estado. - Solo se adelantaron tramites por medio de la Superintendencia de industria y comercio.”

SÉPTIMO: Que este Despacho advirtió que la Resolución N°. 58495 del 30 de octubre del 2019 no contenía todos los deberes a los que está obligada la investigada, por lo que decidió ampliar la formulación de cargos, mediante la Resolución N°. 31921 del 25 de junio del 2020, para incluir los siguientes deberes: - Literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4 de la misma Ley. - El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la misma normatividad y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015.

Lo anterior en consideración a lo siguiente: “7.1 Que mediante Oficio N° 19-64382-4 de fecha 31 de julio de 2019 y con fundamento en las observaciones efectuadas en el análisis del incidente de fecha 30 de mayo de 2019, esta Dirección procedió a requerir a la investigada para que, dentro del término de 10 días hábiles contados a partir del recibo del documento, informara entre otras cosas: "3.

Manifiesta si cuenta con un manual en el que se describan las medidas de seguridad implementadas por la organización para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Acredite su respuesta", y "9. Informe las medidas desarrolladas e implementadas en la organización para evitar el uso fraudulento y mal intencionado de la información afectada por el incidente de seguridad", requerimiento que fue efectivamente recibido el 6 de agosto de 2019.

No obstante, la sociedad ROMLAND S.A.S., guardó silencio. 7.2. Que mediante Resolución No. 58495 de 30 de octubre de 2019, este Despacho determinó abrir investigación a la sociedad ROMLAND S.A.S., y formuló un único cargo en virtud de la presunta violación al literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en razón a que la investigada no atendió las instrucciones y requerimientos impartidos por esta Superintendencia. 7.3 Que mediante escrito radicado el 27 de noviembre, bajo radicado N° 19-64382-9, la sociedad ROMLAND S.A.S., presentó descargos adjuntando entre otros documentos, la HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales”, en el cual se establece el “principio de seguridad” en el tratamiento de datos.

Así mismo, en el acápite referente a “TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES”, se observa el siguiente contenido: 7.4 Que en virtud de lo expuesto, esta Dirección encontró que la sociedad ROMLAND S.A.S., presuntamente no cumple con el deber establecido en (i) literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4 de la misma Ley, ii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la misma normatividad y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015.”

OCTAVO: Que, de conformidad con la certificación con radicado 19-64382-17-1 expedida por la Secretaria General, se le notificó a la investigada mediante Aviso número 15337 del 24 de julio del 2020 la Resolución N°. 31921 del 25 de junio del 2020 para garantizar el mandato contenido en los artículos 372 y 383 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), y salvaguardar el derecho al debido proceso.

Así, mediante dicha resolución se le concedió a la investigada un término de quince (15) días hábiles para que ésta presentara nuevamente el escrito de descargos aportando y/o solicitando las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del trámite radicado con el número 19-64382.

NOVENO: Que, la sociedad investigada solicitó una prórroga mediante comunicación con radicado 19-64382-18-1 de fecha 21 de agosto del 2020 para dar respuesta al contenido de la Resolución No. 31921 de 2020.

DÉCIMO: Que mediante comunicación con radicado 19-64382-19-1 de fecha 15 de septiembre del 2020, la sociedad investigada allegó respuesta a la Resolución N°. 31921 del 25 de junio del 2020 y aportó pruebas.

DÉCIMO PRIMERO: Que mediante la Resolución N°. 69672 del 30 de octubre del 2020 esta Dirección incorporó las siguientes pruebas obrantes en el expediente: 11.1 Denuncia presentada por la sociedad ROMLAND S.A.S con radicado N° 19-64382-1 del 18 de marzo de 2019. 11.2 Informe de análisis de incidentes, elaborado por el Laboratorio de Informática Forense de esta Superintendencia, con radicado N° 19-64382-3 del 30 de mayo de 2019. 2 ARTÍCULO

37. DEBER DE COMUNICAR LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS A TERCEROS. Cuando en una actuación administrativa de contenido particular y concreto la autoridad advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisión, les comunicará la existencia de la actuación, el objeto de la misma y el nombre del peticionario, si lo hubiere, para que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos.

La comunicación se remitirá a la dirección o correo electrónico que se conozca si no hay otro medio más eficaz. De no ser posible dicha comunicación, o tratándose de terceros indeterminados, la información se divulgará a través de un medio masivo de comunicación nacional o local, según el caso, o a través de cualquier otro mecanismo eficaz, habida cuenta de las condiciones de los posibles interesados.

De tales actuaciones se dejará constancia escrita en el expediente. 3 ARTÍCULO

38. INTERVENCIÓN DE TERCEROS. Los terceros podrán intervenir en las actuaciones administrativas con los mismos derechos, deberes y responsabilidades de quienes son parte interesada, en los siguientes casos: 1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes, resulten afectados con la conducta por la cual se adelanta la investigación, o estén en capacidad de aportar pruebas que contribuyan a dilucidar los hechos materia de la misma. 2.

Cuando sus derechos o su situación jurídica puedan resultar afectados con la actuación administrativa adelantada en interés particular, o cuando la decisión que sobre ella recaiga pueda ocasionarles perjuicios. 3. Cuando la actuación haya sido iniciada en interés general.

PARÁGRAFO. La petición deberá reunir los requisitos previstos en el artículo 16 y en ella se indicará cuál es el interés de participar en la actuación y se allegarán o solicitarán las pruebas que el interesado pretenda hacer valer. La autoridad que la tramita la resolverá de plano y contra esta decisión no procederá recurso alguno. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 11.3 Requerimiento efectuado por esta Superintendencia a la sociedad ROMLAND S.A.S., con radicado N° 19-64382-4 del 31 de julio de 2019. 11.4 Correo electrónico remitido a esta superintendencia, aportando los descargos correspondientes con radicado N° 19-64382-9 del 26 de noviembre de 2019. 11.5 Acta de entrega puesto de trabajo suscrita por el señor XXXXXXXXXXXXXX, de fecha 19 de febrero de 2019, con radicado N° 19-64382-9 página 2. 11.6 Contrato de Trabajo suscrito por el señor XXXXXXXXXXXXX, de fecha 2 de junio de 2018, con radicado N° 19-64382-9 página 3. 11.7 Comunicación y constancia de recibido, mediante el cual la sociedad ROMLAND S.A.S., informa sobre la publicación del Reglamento Interno de Trabajo y de las Política de Tratamiento de Datos Personales, con radicado N° 19-64382-9 página 4. 11.8 Comunicación de correo electrónico a través de la cual la sociedad ROMLAND S.A.S., informa que el señor XXXXXXXXXXXXXX, ya no labora con la compañía, de fecha 19 de febrero de 2019, con radicado N° 19-64382-9 página 5. 11.9 Comunicación de correo electrónico a través de la cual la sociedad ROMLAND S.A.S. informa que el señor XXXXXXXXXXXXX, ya no labora con la compañía, de fecha 19 de febrero de 2019, con radicado N° 19-64382-9 página 6. 11.10 Comunicación de whastapp (sic) a través de la cual la sociedad ROMLAND S.A.S., informa que el señor XXXXXXXXXXXXX, ya no labora con la compañía, con radicado N° 19-643829 página 7. 11.11 Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de la sociedad ROMLAND S.A.S, con radicado N° 19-64382-9 página 8. 11.12 Reglamento Interno de Trabajo de la sociedad ROMLAND S.A.S., con radicado N° 1964382-9 página 9. 11.13 Documento de respuestas a las preguntas efectuadas por esta Superintendencia, con radicado N° 19-64382-9 página 10.

Igualmente, mediante la citada Resolución se decretó la práctica de la siguiente prueba: - Requerir a la sociedad ROMLAND S.A.S., para que aporte a este Despacho, todos los documentos que manifiesta haber implementado, en aras de garantizar la seguridad en la información y sobre los cuales pretende demostrar, las medidas correctivas tomadas para que no se presenten nuevamente incidentes de seguridad.

DÉCIMO SEGUNDO: Que a la sociedad investigada le fue comunicada la Resolución N°. 69672 del 30 de octubre del 2020, a través de su representante legal, el 3 de noviembre de 2020 de conformidad con la certificación con radicado 19-64382-23-1 de fecha 9 de noviembre de 2020 expedida por la Secretaria General de esta Superintendencia.

DÉCIMO TERCERO: Que, mediante comunicación con radicado 19-64382-24-1 y anexos de fecha 9 de noviembre del 2020, la sociedad investigada aportó las pruebas requeridas por este Despacho. 13.1 Copia del acta con código DIR. 009 en su versión primera de fecha 2 de septiembre del 2020, la cual tenía por objeto “modificar, actualizar, implementar e informar nuevas políticas y acciones correctivas a la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales”; 13.2 Dos anexos a los contratos que celebra la entidad en los cuales se señala que: HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “1.

Las partes se acogen al reglamento interno de trabajo y a las políticas de protección de datos existentes para el cumplimiento de sus funciones y acciones de su labor (…) y se actualizarán cada tanto la compañía lo determine (…)”4 13.3 Formato de una capacitación5 de fecha 3 de septiembre de 2019 brindada a sus trabajadores, con el objetivo de dar a conocer el cambio en la política de protección de datos personales 13.4 Pantallazo en donde le comunica a sus proveedores y clientes el cambio en su Política de Tratamiento de Información DÉCIMO CUARTO: Que, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de este Despacho, se le envió a la investigada una comunicación con radicado 19-64382-25 de fecha 27 de noviembre del 2020, para que la misma, si lo considerase pertinente, aportara escrito de alegatos de conclusión.

DÉCIMO QUINTO: Que la sociedad investigada guardó silencio frente a la oportunidad procesal de aportar el mencionado escrito de alegatos de conclusión.

DÉCIMO SEXTO: COMPETENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

DÉCIMO SÉPTIMO: ANÁLISIS DEL CASO 17.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20116, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración a • El literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4 de la misma Ley. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la misma normatividad y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015 • El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la norma en mención. 4 Radicado 19-64382-24- anexos 3 y 4 5 Radicado 19-64382-24-5 6 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por el denunciante, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 17.2 Valoración probatoria 17.2.1 Respecto de los deberes de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias e implementar los procedimientos o manuales dispuestos para garantizar la seguridad de la información que es objeto de tratamiento El literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece el principio según el cual los Responsables y Encargados del Tratamiento de Datos Personales deben manejar la información sujeta a tratamiento: “(…) con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

Este principio/deber es desarrollado, respecto de los Responsables del tratamiento, por el literal d) del artículo 17 de la Ley citada, el cual determina que: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

De igual forma, cuando se estudia el deber de seguridad con respecto a accesos o usos no autorizados o fraudulentos, también se debe tener en cuenta que el artículo 13 ibídem señala las personas a quienes se les puede suministrar información personal: “La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.” Sobre el principio establecido en el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 señaló: “De este principio [de seguridad] se deriva entonces la responsabilidad que recae en el administrador del dato.

El afianzamiento del principio de responsabilidad ha sido una de las preocupaciones actuales de la comunidad internacional, en razón del efecto “diluvio de datos”, a través del cual día a día la masa de datos personales existente, objeto de tratamiento y de ulterior(sic) transferencias, no cesa de aumentar. Los avances tecnológicos han producido un crecimiento de los sistemas de información, ya no se encuentran sólo sencillas bases de datos, sino que surgen nuevos fenómenos como las redes sociales, el comercio a través de la red, la prestación de servicios, entre muchos otros.

(…) Por otro lado, el mal manejo de la información puede tener graves efectos negativos, no sólo en términos económicos, sino también en los ámbitos personales y de buen nombre.”7 (Negrilla añadida) Por su parte, sobre el desarrollo del deber consagrado en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Corte Constitucional precisó: “En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos-intimidad y habeas data-del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (iii)Adoptar las medidas para garantizar la seguridad del dato, a efectos de que no se pierda, no se adultere, no se utilice o acceda por fuere de la autorización, lo cual es desarrollado en el literal d) en concordancia con el principio de seguridad en la transferencia del dato.

Por tanto, el responsable está obligado a exigir y controlar las condiciones de seguridad que está empleando el encargado del tratamiento-literal a), como informar oportunamente a la autoridad encargada de la protección del dato sobre violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos 7 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

Considerando 2.6.5.2.7 HOJA N 11, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” en la administración de la información de los titulares-literal n); siendo estos deberes, sin lugar a dudas, también desarrollo del principio de seguridad jurídica.”8 (Negrilla original) Estas condiciones de seguridad, además, se deben documentar en un manual que contenga los procedimientos diseñados e implementados para garantizar la seguridad de la información, disposición que es clara al analizar en su conjunto los siguientes mandatos legales: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)”. Relacionado con dicho deber, se encuentra el principio de seguridad dispuesto en el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.;

(…)”. Además, el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 señala que “(…) Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas.” En el presente caso, los cargos formulados se basaron en las siguientes circunstancias fácticas.

La entidad ROMLAND S.A.S., al solicitársele en el requerimiento 19-64382-4 de fecha 31 de julio de 2019 que manifestara “(…) si cuenta con un manual en el que se describan las medidas de seguridad implementadas por la organización para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Acredite su respuesta", y que informara " las medidas desarrolladas e implementadas en la organización para evitar el uso fraudulento y mal intencionado de la información afectada por el incidente de seguridad”, no atendió el requerimiento, ni se pronunció respecto del asunto en cuestión. Por otro lado, junto con el escrito del 26 de noviembre de 2019, radicado N° 19-64382- 9, la investigada aportó documento titulado “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales”.

Sin embargo, en dicho documento no se evidencia la existencia de controles o mecanismos 8 Ibídem. Considerando 2.17.3 HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” encaminados a impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información que reposa en la base de datos de ROMLAND S.A.S. Los hechos relatados, llevaron a esta Dirección a realizar una ampliación de la formulación de cargos por intermedio de la Resolución N°. 31921 del 25 de junio del 2020 en contra de ROMLAND S.A.S. por la presunta violación del literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4, ambos de la misma Ley.

Al respecto, esta Dirección encontró, por intermedio de la Resolución N°. 31921 del 25 de junio del 2020, que “una vez analizado el documento “Política Protección y Tratamiento de Datos Personales”, aportado por la investigada en su escrito de descargos (sic), se evidencia que no se encuentran descritos los procedimientos o manuales dispuestos para garantizar la seguridad de la información que es objeto de tratamiento por parte de ROMLAND S.A.S.”.

Frente a dichos cargos, la investigada mediante comunicación con radicado 19-64382-9-1 de fecha 26 de noviembre de 2019 aportó escrito de descargos, que es la respuesta al requerimiento de este Despacho, en el cual señala que: “(…) 3. Manifieste si cuenta con un manual en el cual se describan las medidas de seguridad implementadas por la organización para impedir la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Acredite su respuesta Contamos con las POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en las cuales en el punto 10 TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES se cuenta con el procedimiento mencionado. 9.

Informe las medidas desarrolladas e implementadas por la organización para evitar el uso fraudulento y mal intencionado de la información afectada por el incidente de seguridad - Se envió por correo electrónico y por medio de mensajes e Whatsapp la información de la persona que estaba mal utilizando la información, así también se recuperó la información eliminada y se comunicó verbalmente y por correo en el caso de los proveedores que los precios no debían estar obligados a mantenerse en el caso de esta persona (…)”.

En este punto, previo al análisis probatorio, este Despacho debe hacer claridad respecto del concepto de medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Así las cosas, este Despacho ha entendido que estas medidas se refieren a lo siguiente: (i) Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos técnicos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la entidad. (ii) Las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo.

(iii) Las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales por parte de sus empleados y posibles contratistas. Ahora bien, analizando el acervo probatorio, se encuentra lo siguiente: Este Despacho, por intermedio de su equipo de ingenieros forenses, realizó el informe de análisis de incidente de seguridad con radicado 19-64382-3-1 de fecha 30 de mayo de 2019, en el cual se detallaron, entre otras, las siguientes observaciones: HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “(…) 2.

Informar si se realizan capacitaciones a los empleados de la compañía sobre el tratamiento de la información a cargo. En caso afirmativo, aportar evidencia de las mismas. 6. Informar las medidas adoptadas por la organización para evitar que se produzcan incidentes de esta naturaleza. (…)” Con base en tal informe, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a la investigada a fin de que la misma diera respuesta a las preguntas del requerimiento N°. 19-64382-4-1 de fecha 31 de julio de 2019, con el fin de que la misma informara, entre otras cosas, lo siguiente: “(…) 3.

Manifieste si cuenta con un manual en el cual se describan las medidas de seguridad implementadas por la organización para impedir la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Acredite su respuesta. (…) 9. Informe las medidas desarrolladas e implementadas por la organización para evitar el uso fraudulento y mal intencionado de la información afectada por el incidente de seguridad.

(…)” A su turno, la investigada dio respuesta mediante comunicación 19-64382-9 del 26 de noviembre de 2019, en la cual remitió su escrito de descargos dando respuesta al requerimiento del Despacho. En su respuesta, la investigada alega que las medidas de seguridad son las “previstas en nuestras POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, punto 10: ROMLAND SAS comprometido con la seguridad y protección de los datos personales de los cuales es propietario, usuario y responsable, cuenta con backups de la información, procedimientos que garantizan la seguridad y privacidad de la información, clausulas en los contratos laborales.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES (…) ROMLAND SAS comprometido con la seguridad y protección de los datos personales de los cuales es propietario, usuario y responsable, cuenta con backups de la información, procedimientos que garantizan la seguridad y privacidad de la información, clausulas en los contratos laborales. De esta manera se garantiza que las políticas y procesos del SGC están enfocados a proteger la confidencialidad de la información; por lo cual, dispone de controles de acceso, manejo de diferentes niveles de autorización, backups, monitoreo y controles en la información documentada existente en la organización, estos son los mecanismos que soportan estas políticas y esquemas para la protección de la información.” 9 Radicado N° 19-64382-9 página 8 HOJA N 14, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Sin embargo, hasta este punto es claro que la investigada no menciona las medidas desarrolladas e implementadas para evitar que se produzcan incidentes de esta naturaleza, más allá de que la misma haya mencionado que “Se envió por correo electrónico y por medio de mensajes e Whatsapp la información de la persona que estaba mal utilizando la información, así también se recuperó la información eliminada y se comunicó verbalmente y por correo en el caso de los proveedores que los precios no debían estar obligados a mantenerse en el caso de esta persona” Por ello, este Despacho por medio de la Resolución N°. 69672 del 30 de octubre del 2020, decidió decretar una prueba requiriendo a la sociedad ROMLAND S.A.S., para que la misma aportara a este Despacho, todos los documentos que manifiesta haber implementado, en aras de garantizar la seguridad en la información y sobre los cuales pretende demostrar, las medidas correctivas tomadas para que no se presenten nuevamente incidentes de seguridad Así las cosas, la investigada aportó la siguiente documentación: (i) Copia del acta con código DIR. 009 en su versión primera de fecha 2 de septiembre del 2020, la cual tenía por objeto “modificar, actualizar, implementar e informar nuevas políticas y acciones correctivas a la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales”; en dicha acta se dispuso que la mencionada Política de Tratamiento de Información se modificaría al agregar un numeral 13 a la misma del siguiente contenido: “13.

EN CASO DE VIOLACIÓN A LA INFORMACIÓN En caso en que se haya lugar de una violación a la privacidad de los datos suministrados a Romland S.A.S, se procederá a investigar y denunciar ante las autoridades encargadas como la SIC (superintendencia de industria y comercio), suministrando las evidencias. Así también se procederá a según sea el caso, suspender, anular y/o cancelar contratos que se hubiesen pactados y/o firmado con motivo a una violación a la privacidad de nuestra compañía. Se dejará el caso a los directivos de la empresa para que ellos hagan el seguimientos y denuncias correspondientes.”10 (ii) Igualmente, aporta dos anexos a los contratos que celebra la entidad en los cuales se señala que: “1.

Las partes se acogen al reglamento interno de trabajo y a las políticas de protección de datos existentes para el cumplimiento de sus funciones y acciones de su labor (…) y se actualizarán cada tanto la compañía lo determine (…)”11 (iii) Dentro de la misma respuesta aporta un formato de una capacitación12 de fecha 3 de septiembre de 2019 brindada a sus trabajadores, la cual tenía como propósito dar a conocer el cambio en la política de protección de datos personales.

(iv) Finalmente, la investigada aporta un pantallazo en donde le comunica a sus proveedores y clientes el cambio en su Política de Tratamiento de Información. En virtud de lo expuesto, este Despacho concluye que: (i) De la documentación aportada por la investigada, no existe mayor evidencia de medidas técnicas que se hayan implementado de forma exitosa por la sociedad, en la medida en que las medidas mencionadas en su Política de Tratamiento de Información no resultan ser suficientes.

Lo anterior en la medida en que el empleado, que renunció a su trabajo para la sociedad, presuntamente alteró los datos contenidos en la base de datos de esta y que, aun cuando la sociedad afirma que cuenta con una copia de seguridad (backup), controles de acceso, manejo de diferentes niveles de autorización, monitoreo y controles, la misma no pudo 10 Radicado 19-64382-19-3 Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales 11 Radicado 19-64382-24- anexos 3 y 4 12 Radicado 19-64382-24-5 HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” evitar que los datos que reposaban en su base de datos fuesen presuntamente alterados por parte del Titular.

(ii) No obstante, este Despacho evidencia que las medidas administrativas, es decir la presencia de una estructura jerárquica dentro del funcionamiento de la investigada, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo, si se cumple en la medida en que el representante legal de la misma se cercioró de que se dictaran capacitaciones, se modificara la Política de Tratamiento de Información para informar a esta autoridad de una posible violación a la información y se le informara, por medio de correo electrónico, a los proveedores como a los clientes de tal cambio.

(iii) Finalmente, también se cumple con la implementación de medidas humanas, ya que la documentación aportada permite dilucidar que efectivamente se dieron las capacitaciones pertinentes. Por esta razón, se impartirán las siguientes órdenes administrativas pertinentes, en el sentido de que • La investigada deberá acreditar mediante una certificación, realizada por parte de un auditor interno o externo especializado en seguridad de la información y firmada por su representante legal, que para contener y prever este tipo de sucesos, se implementaron medidas técnicas de seguridad suficientes, eficaces, útiles, pertinentes y demostrables. • La investigada deberá adoptar cláusulas de confidencialidad en los contratos que celebre con sus empleados o terceros que tengan acceso a la información personal de los titulares, conforme al principio de confidencialidad, las cuales deberán surtir efectos durante y después de terminada la relación laboral o contractual para garantizar la seguridad de la información. 17.2.2 Respecto de deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Frente a este deber, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

(…).” En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (ordenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal. Al respecto, esta Dirección en ejercicio de su función de vigilancia y evaluación de las actividades de los sujetos obligados por el Régimen General de Protección de Datos Personales, requirió a la sociedad ROMLAND S.A.S. mediante comunicación con radicado 19-64382-4-1 de fecha 31 de julio de 2019, sin embargo esta guardó silencio y omitió el deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ahora bien, de acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”.

De acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 196813, por el cual se creó la Superintendencia de Industria y Comercios, esta entidad tiene la obligación legal de ejercer funciones de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Platica de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos.

Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Finalmente, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 se expidió para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, esta Ley desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv)cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental. 13 Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”.

HOJA N 17, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” De igual manera, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

Así las cosas, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios están dispuestos para proteger el derecho fundamental de habeas data con el que cuenta todo Titular y garantizar que los Responsables del Tratamiento cumplan a cabalidad los deberes que recaen sobre ellos sin tener que recurrir a razonamientos complejos, ya que debería ser de fácil entendimiento que los deberes de ley son de obligatoria observancia para garantizar la protección de este derecho fundamental Por lo tanto, esta Ley faculta a esta Dirección a exigir de los Responsables del Tratamiento los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley en cita.

De esta manera, se reitera que la sociedad ROMLAND S.A.S debe, de una parte, atender los diferentes llamados de esta Superintendencia y, de otro, demostrar el cumplimiento de los deberes a los que se encuentra obligada por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales. De esta manera, dentro del expediente se encuentra plenamente probado que esta Dirección envío el requerimiento radicado bajo el N° 19-64382-4-1 de 31 de julio de 2019 a la dirección de notificación judicial de la sociedad ROMLAND S.A.S y que el mismo fue efectivamente entregado el 6 de agosto de 2019 de acuerdo con la guía de envió RA159837587CO expedida por la empresa de mensajería (4/72), y que la sociedad no atendió el requerimiento enviados en el tiempo de diez días hábiles contados a partir del día de su entrega.

Por lo tanto, está probado que la investigada no acreditó el cumplimiento del deber de atender los requerimientos de esta Superintendencia. Puesto que a lo largo de la investigación no señaló los motivos por los cuales omitió atender el requerimiento en mención. Así las cosas En virtud de lo expuesto, se impondrá la sanción correspondiente.

DÉCIMO OCTAVO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: • Implementar las medidas de seguridad con el fin de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en concordancia con los principios de seguridad, acceso y circulación restringida, y responsabilidad demostrada de acuerdo con lo establecido en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. • Documentar e implementar una política para el correcto tratamiento de la información personal en las diferentes etapas del ciclo de vida del dato (recolección, circulación y disposición final). • La investigada deberá adoptar cláusulas de confidencialidad en los contratos que celebre con sus empleados o terceros que tengan acceso a la información personal de los titulares, conforme al principio de confidencialidad, las cuales deberán surtir efectos durante y después de terminada la relación laboral o contractual para garantizar la seguridad de la información. • Implementar un mecanismo para dar respuesta, dentro del término legal establecido, a todos los requerimientos de este Despacho o cualquier autoridad administrativa.

Para demostrar lo anterior, la sociedad investigada deberá acreditar ante esta entidad y dentro del término de tres (3) meses contados a partir de la ejecutoria de la presente decisión una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por esta entidad. HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS al representante legal de la sociedad ROMLAND S.A.S para que adopten medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1.

Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”14. 2. Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3.

Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6. Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

De igual manera es necesario indicar que el incumplimiento a las órdenes aquí impartidas, darán lugar al inicio de una investigación administrativa de carácter sancionatorio, la cual faculta a esta superintendencia a (i) imponer multas hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes; (ii) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento;

(iii) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento y (iv) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

DÉCIMO NOVENO: Imposición y graduación de la sanción 19.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 2315. Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 216, 417 y 618 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo19.

La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: 14 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada 15Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) 17 Artículo 4. La Constitución es norma de normas.

(…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades. (negrita añadida) 18 Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

(negrita añadida) 19 Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000); Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017);

Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.

(…)”20 (negrita añadida) Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 21.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.

A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.

PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la Unidad de Valor Tributario (UVT).

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional22 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). 20 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000).

Considerando 5.5.2. 21 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 22 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”23 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros24. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”25.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”, por lo que no debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia26. 23 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 24 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 25 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos 26 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio la potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2327 de la misma.

Asimismo, el artículo 24 indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Ley 1581 de 2012, artículo 24: “Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” De manera que resulta aplicable el criterio de graduación señalado en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.

Ahora bien, la Corte Constitucional indicó lo siguiente respecto de las sanciones consistentes en multas: “El artículo 23 del proyecto establece las sanciones que puede aplicar la Superintendencia de Industria y Comercio a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento, dentro de las cuales contempla las multas, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento, el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento y finalmente el cierre inmediato y definitivo de la operación: Esta norma constituye una disposición de carácter sancionatorio y por ello debe cumplir con todos los principios propios del debido proceso sancionador contemplados en la Constitución Política y reconocidos por la jurisprudencia de esta Corporación: En primer lugar, el principio de legalidad, de acuerdo con el cual: “las conductas sancionables no sólo deben estar descritas en norma previa sino que, además, deben tener un fundamento legal, por lo cual su definición no puede ser delegada en la autoridad administrativa”.

Este axioma tiene una interpretación menos rigurosa en el Derecho administrativo sancionador que en el Derecho penal, pues es posible una flexibilización razonable de la descripción típica: “Ha reiterado la Corte, que en el derecho administrativo sancionador "aunque la tipicidad hace parte del derecho al debido proceso en toda actuación administrativa, no es demandable en este campo el mismo grado de rigurosidad que se exige en materia penal”, por cuanto la naturaleza de las conductas reprimidas, los bienes jurídicos involucrados y la teleología de las facultades sancionadoras en estos casos, hacen posible también una flexibilización razonable de la descripción típica, en todo caso, siempre erradicando e impidiendo la arbitrariedad y el autoritarismo, que se haga prevalecer los principios de legalidad y de justicia social, así como los demás principios y fines del Estado, y que se asegure los derechos constitucionales, los intereses legítimos y los derechos de origen legal o convencional de todas las personas”. 27 Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Esta norma cumple con el principio de tipicidad, para lo cual debe interpretarse conjuntamente con el artículo 22 de la futura ley estatutaria, que establece la posibilidad de imponer sanciones cuando se hayan incumplido las disposiciones de esta ley.

En este sentido, el supuesto de hecho que completa la norma jurídica sancionatoria está constituido por la infracción de las disposiciones de la futura ley estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. (…)28 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 19.1.1 Literal a): La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta con que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012..

En el caso sub examine, quedaron probadas las siguientes situaciones: Sobre el deber de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, es claro para este Despacho que (i) De la documentación aportada por la investigada, no existe mayor evidencia de medidas técnicas que se hayan implementado de forma exitosa por la sociedad, en la medida en que las medidas mencionadas en su Política de Tratamiento de Información no resultan ser suficientes Lo anterior en la medida en que el Titular, que renunció a su trabajo para la sociedad, alteró los datos contenidos en la base de datos de esta y que, aun cuando la sociedad afirma que cuenta con una copia de seguridad (backup), controles de acceso, manejo de diferentes niveles de autorización, monitoreo y controles, la misma no pudo evitar que los datos que reposaban en su base de datos fuesen presuntamente alterados por parte del Titular.

(ii) No obstante, este Despacho evidencia que las medidas administrativas, es decir la presencia de una estructura jerárquica dentro del funcionamiento de la investigada, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo, si se cumple en la medida en que el representante legal de la misma se cercioró de que se dictaran capacitaciones, se modificaran la Política de Tratamiento de Información para informar a esta autoridad de una posible violación a la información y se le informara a los proveedores como a los clientes de tal cambio.

(iii) Finalmente, también se cumple con las medidas humanas, ya que la documentación aportada permite dilucidar que efectivamente se dieron las capacitaciones pertinentes. Sobre el deber de documentar los procedimientos o manuales dispuestos para garantizar la seguridad de la información que es objeto de tratamiento se tiene que, luego de analizadas las Políticas de Tratamiento de información aportadas por la investigada, este Despacho efectivamente evidencia que en las mismas no se encuentran detallados los procedimientos, controles y mecanismos de monitoreo para evitar que la información sea adulterada, consultada, usada, accedida de forma fraudulenta o que la misma se pierda, como presuntamente sucedió en el presente caso.

Sobre el deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, es claro que al habérsele otorgado la oportunidad procesal a la investigada y de haber remitido un requerimiento con radicado 19-64382-4-1 de fecha 31 de julio de 2019 a la dirección de notificación judicial de la sociedad ROMLAND S.A.S y que el mismo fue efectivamente entregado el 6 de agosto de 2019 de acuerdo con la guía de envió RA159837587CO expedida por la empresa de mensajería (4/72), se tuvo que la sociedad investigada no suministró respuesta al 28Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

FJ: 2.22.3. HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” requerimiento realizado por este Despacho, por lo que está probado que la investigada no acreditó el cumplimiento del deber de atender los requerimientos de esta Superintendencia Por lo tanto, se impondrá la siguiente sanción: (i) Frente al cargo tercero relacionado con el deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS MIL CUATRO PESOS ($472.004) correspondiente a TRECE (13) Unidades de Valor Tributario Vigentes por la vulneración del deber establecido en literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. 19.1.2 Otros criterios de graduación Por último, se aclara que frente a la sociedad investigada los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b) c) d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) no hubo beneficio económico que se hubiere obtenido para el infractor o para terceros, por la comisión de la infracción, o el daño que tal infracción hubiere podido causar, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio y (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo, no se beneficiará del criterio de atenuación del literal f) ibídem, con relación a los dos primeros cargos, porque no aceptó la comisión las infracciones.

VIGÉSIMO: CONCLUSIONES 20.1 Sobre el deber de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, es claro para este Despacho que de la documentación aportada por la investigada, no existe mayor evidencia de medidas técnicas que se hayan implementado de forma exitosa por la sociedad. 20.2 Sobre el deber de documentar los procedimientos o manuales dispuestos para garantizar la seguridad de la información que es objeto de tratamiento se tiene que, luego de analizadas las Políticas de Tratamiento de información aportadas por la investigada, este Despacho efectivamente evidencia que en las mismas no se encuentran detallados los procedimientos, controles y mecanismos de monitoreo para evitar que la información sea adulterad, consultada, usada, accedida de forma fraudulenta o que la misma se pierda, como presuntamente sucedió en el presente caso. 20.3 Sobre el deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, es claro que la investigada guardó silencio y no atendió el requerimiento de este Despacho como era su deber.

VIGÉSIMO PRIMERO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la sociedad debe: (i) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado;

HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (ii) Una vez reciba respuesta positiva respecto de la solicitud de acceso, la sociedad debe registrarse en servicios en línea link https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo link posteriormente al registro puede consultar el expediente de manera digital.

No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la sociedad, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad.

En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad ROMLAND S.A.S., identificada con Nit. 901.150.109 – 5 de CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS MIL CUATRO PESOS ($472.004) correspondiente a TRECE (13) Unidades de Valor Tributario Vigentes por la vulneración del deber establecido en literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. En el recibo deberá indicarse el número del expediente y el número de la presente resolución. El pago deberá acreditarse ante la pagaduría de esta Superintendencia, con el original de la consignación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad ROMLAND S.A.S., identificada con Nit. 901.150.109 – 5, que, en su calidad de Responsables del Tratamiento, cumpla con las siguientes órdenes: • Implementar las medidas de seguridad con el fin de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en concordancia con los principios de seguridad, acceso y circulación restringida, y responsabilidad demostrada de acuerdo con lo establecido en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. • Documentar e implementar una política para el correcto tratamiento de la información personal en las diferentes etapas del ciclo de vida del dato (recolección, circulación y disposición final). • La investigada deberá adoptar cláusulas de confidencialidad en los contratos que celebre con sus empleados o terceros que tengan acceso a la información personal de los titulares, conforme al principio de confidencialidad, las cuales deberán surtir efectos durante y después de terminada la relación laboral o contractual para garantizar la seguridad de la información. • Implementar un mecanismo para dar respuesta, dentro del término legal establecido, a todos los requerimientos de este Despacho o cualquier autoridad administrativa.

PARÁGRAFO: Acreditar ante esta entidad y dentro del término de tres (3) meses contados a partir de la ejecutoria de la presente decisión una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por esta entidad. Dicha certificación debe ser emitida por el representante legal de cada sociedad investigada.

ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad ROMLAND S.A.S., identificada con Nit. 901.150.109 – 5 a través de su apoderada judicial, en calidad de investigadas, entregándole copia de esta e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” diez (10) días siguientes a su notificación.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 19 ABRIL 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.04.19 19:57:08 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Elaboró: SRB Revisó: AMCC Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: ROMLAND S.A.S. Nit. 901.150.109-5 DAMIÁN ALEJANDRO LANDINEZ ROMERO C.C. 1.010.203.141 Calle 163 N°. 45 - 15 Casa 123 BOGOTA, D.C. distribuidoraromland@hotmail.com

Resolución sancionatoria N° 21536 de 2021

CONSIDERANDO

RESUELVE