Decisión 57172 de 2021 — SIC

(03 SEPTIEMBRE 2021) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” Radicación 19-134252 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia, en ejercicio de la función de vigilancia y control, decidió iniciar investigación administrativa por la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, identificada con el NIT. 900.112.820-9, en consideración a los siguientes hechos: 1.

Que este Despacho procedió a examinar la información cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos por parte de la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, evidenciando preliminarmente que esta sociedad no cumplió con el deber de realizar la inscripción de sus bases de datos en dicho registro. 2. Que, luego de analizar los supuestos legales contenidos en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 090 de 2018, se estableció que la sociedad en cuestión cumplía con tales requisitos. 3.

Que, para efectos de verificar el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad en mención, mediante oficio radicado bajo el número 19-134252-0 del 14 de junio de 2019, este Despacho requirió a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, para que informara lo siguiente: “1. Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos- RNBD 2.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manual de Políticas de Seguridad. 4. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información. 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los titulares almacenados en sus bases de datos.” 4.

Vencido el término otorgado en el requerimiento de información en cita, la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS guardó silencio. 5. Por lo anterior, esta Despacho remitió un segundo requerimiento a la sociedad investigada, el día 30 de septiembre de 2019, bajo el número de radicado 19-134252-1 solicitando nuevamente la información referida en el requerimiento 19-134252-0 del 14 de junio de 2019.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA Sin embargo, es de resaltar que la sociedad investigada no realizó pronunciamiento alguno frente al segundo requerimiento realizado por esta Dirección.

SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados y de acuerdo con las pruebas recolectadas en la etapa preliminar de esta investigación, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el 27 de agosto de 2020 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución N°. 51022 1, por medio de la cual se formularon cargos a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS por el presunto incumplimiento de las siguientes normas: i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; iii) El literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; iv) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto; y v) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem.

TERCERO: Que la Resolución N°. 51022 del 27 de agosto de 2020 se notificó electrónicamente a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, el 28 de agosto de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 19-134252-5 del 24 de septiembre de 2020, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

CUARTO: Que, una vez vencido el término de quince (15) días hábiles, concedido en la Resolución N°. 51022 del 27 de agosto de 2020 a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, para que rindiera los respectivos descargos y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer en la presente investigación, esta guardó silencio.

QUINTO: Que mediante Resolución N°. 76523 del 27 de noviembre de 20202 esta Dirección: (i) incorporó las siguientes pruebas del expediente radicado bajo el número 19-134252, 5.1. Requerimientos de información remitidos por la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, radicados bajo los números 19-134252-0 del 14 de julio de 2019 y 19-134252-1-0 del 30 de septiembre de 2019 dirigidos a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS; y (ii) declaró agotada la etapa probatoria, corriéndole traslado a la investigada, para que en caso de esta lo considerase pertinente, aportara alegatos de conclusión por el término de diez (10) días hábiles.

SEXTO: Que la Resolución N°. 76523 del 27 de noviembre de 2020 le fue comunicada a la sociedad investigada el 30 de noviembre de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría Actuación radicada el 28 de agosto de 2020, bajo el número 19-134252-2-0. Actuación radicada el 30 de noviembre de 2020, bajo el número 19-134252-6-0.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 19-134252-9 del 15 de diciembre de 2020.

SÉPTIMO: Que, la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, por conducto de apoderado especial, radicó alegatos de conclusión el 17 de diciembre de 2020, bajo el número 19-134252-10-0, a través de los cuales, manifestó lo siguiente: “(…) respecto (sic) al registro nacional de bases de datos - RNBD, la sociedad CMS COLOMBIA LTDA no realizo (sic) el registro como consecuencia de una omisión de la persona encargada del área de calidad, lo cual se logró subsanar el día 17 diciembre del año 2020.

Adjunto copia de la política de tratamiento de datos personales de CMS COLOMBIA LTDA. Se anexa copia del manual de políticas de seguridad adoptado por CMS COLOMBIA LTDA. Se allega copia del manual de procedimientos implementados para la atención de consultas y reclamos. El cual está regulado en el numeral 8 del MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los mecanismos utilizados o fuentes a través de las cuales se recolectan los datos de los titulares almacenados en las bases de datos como es: Mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por CMS COLOMBIA LTDA, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de CMS COLOMBIA LTDA, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.

Con el fin de corregir dicha omisión establecida en el literal k del artículo 17 de la ley 1581 del año 2012, se procedió a realizar el plan de mejoramiento que se ve reflejado en las medidas adoptadas para garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de la actividad de la sociedad, las cuales van encaminadas a que los responsables, cumplan con las políticas internas efectivas que demuestran el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley 1581 del año 2012, que se ajusta a la política de tratamiento de datos personales.

Con fundamento en las razones expuestas, con las cuales la sociedad que represento corrige las omisiones detectadas y que causaron la formulación de cargos, por medio de la cual inicia proceso sancionatorio, desaparecieron conforme al plan de mejoramiento adoptado, igualmente conforme al artículo 61 de la ley 1480 de 2011, concordante con el artículo 24 de la ley 1581 de 2012, al momento de tomar una decisión respecto a la sanción que quiera tomar la superintendencia de industria y comercio, se apliquen a favor de la sociedad que represento los criterios atenuantes de la sanción como es que no existe ningún daño causado, es la primera vez que se investiga a la sociedad respecto al manejo de datos, existe disponibilidad de la sociedad para colaborar con la investigación y poder llegar a una solución prueba de ello, el plan de mejoramiento adoptado, la conducta realizada por la sociedad que represento no adquirió ningún beneficio económico por la comisión de la infracción, no utilizo medios fraudulentos en la comisión de la infracción, cumplió con el objeto de la norma, por tal motivo, solicito imponer como sanción la correspondiente a la mínima.

De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste (sic) exige que tonto (sic) la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA gobiernan la función público.

Respecto de la sanción administrativa. La (sic) proporcionalidad implica también que ello no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad· Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

(…)”

OCTAVO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio De conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales es competente para investigar e imponer las sanciones pertinentes a los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos una vez verifique el incumplimiento de las disposiciones en materia de protección de datos.

NOVENO: Análisis del caso 9.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20113, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas, específicamente, en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por la reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de lo dispuesto en:  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;  El literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;  El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto; y Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa”  HOJA N, VERSIÓN ÚNICA El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción, para lo cual se deberán tener en cuenta las pruebas recolectadas por este Despacho y las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en el escrito de alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 9.2 Valoración probatoria y conclusiones 9.2.1 Del deber de adoptar una Política de Tratamiento de datos personales y darla a conocer a los Titulares de la información El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales;

(ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares. El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. Derechos que le asisten como Titular.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (…)”. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA Adicionalmente, la norma otorga la posibilidad de dar a conocer la Política de Tratamiento de datos personales a través del aviso de privacidad, el cual está regulado conforme a las siguientes disposiciones contenidas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así: “ Artículo 2.2.2.25.3.2.

Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

Artículo 2.2.2.25.3.3. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: 1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 1. Los derechos que le asisten al titular. 4.

Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá al Responsable de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este capítulo Artículo 2.2.2.25.3.4. Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. Los Responsables deberán conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

Para el almacenamiento del modelo, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999". En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) La Política de Tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito 4, formatos electrónicos 5, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas. 4 Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. 5 Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA (3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data” 6, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. Así las cosas, la Política de Tratamiento de Datos Personales es el mecanismo dispuesto por la ley para hacer efectivo el derecho de los Titulares al habeas data, al ser la máxima expresión del principio de transparencia al reflejar ante los Titulares el modo de hacer valer su derecho al habeas data.

Ahora bien, se tiene que el día 14 de junio de 2019 bajo comunicación con radicado N°. 19-1342520, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS7 que se pronunciara, entre otros, respecto del siguiente punto: “2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.” No obstante lo anterior, la sociedad investigada no suministró respuesta alguna a esta Superintendencia, motivo por el cual, el día 30 de septiembre de 2019, bajo radicado número 19134252- -1-0, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó por segunda vez a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS que remitiera el documento solicitado.

Pese a que los oficios mencionados fueron efectivamente entregados los días 14 de junio y 30 de septiembre de 2019, en el correo electrónico 'notificacionesJudiciales_cms@dumianmedical.net' y la dirección Calle 64G No. 88 A-88 en la ciudad de Bogotá, respectivamente, las cuales corresponden a las direcciones registradas en el Certificado de Existencia y Representación Legal de LA INVESTIGADA para efectos de notificación judicial, esta no suministró respuesta alguna.

Así las cosas, LA INVESTIGADA no aportó y no acreditó ante esta Superintendencia la implementación de la Política de Tratamiento de Datos Personales, razón por la cual se infiere preliminarmente que la Política de Tratamiento de Datos Personales no se encuentra desarrollada y, en consecuencia, no se encuentra implementada. En consecuencia, se infiere preliminarmente que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, no acreditó el cumplimiento del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales y de darla a conocer a los Titulares de la información. Esta conducta se subsume típicamente en una presunta transgresión al deber consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en 6 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011 Actuación radicada el 14 de junio de 2019, bajo el número 19-134252- -00000-000.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA armonía con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” En este punto es importante señalar que la sociedad investigada no presentó escrito de descargos. Sin embargo, mediante escrito de alegatos de conclusión bajo el radicado 19-134252-10-0 del 17 de diciembre de 2020, la misma afirmó, entre otras cosas, que: “[a]djunto copia de la política de tratamiento de datos personales de CMS COLOMBIA LTDA ” Al realizar la verificación de la Política de tratamiento de la información aportada por la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, encuentra este Despacho que la misma incluye, en principio, los requisitos mínimos previstos en el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

A continuación, se detalla lo evaluado y los resultados o comentarios sobre cada ítem: REQUISITO LEGAL SI/NO COMENTARIO 1. ¿La PTI consta en medio físico o SI electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). La PTI consta electrónico. 2. ¿La PTI fue redactada con un SI lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

La PTI incorpora un lenguaje claro y sencillo respecto del tratamiento de los datos. 3. ¿La PTI ha sido puesta en SI conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). El hecho de haber cargado la PTI en el Registro Nacional de Bases de Datos el 17 de diciembre de 2020, le otorga a la Política su carácter de ser pública para todos los Titulares a partir de esta fecha.

SI La PTI hace referencia a este criterio al informar que “la sociedad de CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS identificada con NIT. 900112820-9 – en adelante C.M.S COLOMBIA LTDA, con domicilio en la calle 64 G No. 88 A 88 Bogotá y correo de notificaciones judiciales: notificaciones judiciales_cms@dumianmedial.net, teléfono (6) 3400330 ext 5030” De acuerdo con la información consignada en el Registro Nacional de Bases de Datos, la sociedad indicó que tiene sus bases de datos automatizadas. 4.

¿la PTI contiene el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5. ¿La PTI señala el tipo de SI Tratamiento –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 6.

¿La PTI informa la finalidad del SI Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en medio físico y Este requisito se cumple por cuanto la política establece cuál es el tratamiento al que van a ser sometidos los datos, conforme a las finalidades establecidas en “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). el numeral VI de la PTI, donde se señala además que “Dependiendo de la calidad que ostente el titular de la información, es decir si se trata de clientes, proveedores, usuarios, empleados y demás personas que suministren información personal a esta compañía, los datos personales son utilizados exclusivamente por personas autorizadas al interior de la firma”, específicamente para las finalidades que discrimina para cada tipo de titular. 7.

¿La PTI Menciona de manera NO completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). La PTI menciona parcialmente los derechos que están en cabeza del Titular por virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. 8.

¿En la PTI se informa al Titular del NO dato que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, ¿o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la Ley. 1581 de 2012) La PTI no le informa al Titular que tiene derecho a “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, ¿o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”. SI La PTI señala la facultad del Titular, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, en su artículo 11, así: “ARTÍCULO 11. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN-.

Respetando los derechos de los titulares, C.M.S COLOMBIA LTDA pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a medio de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.” La PTI no le informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud suya en tal sentido, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales” 9.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 10.

En la PTI se informa al Titular que NO tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal -c- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 11. ¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por En la PTI informa al Titular del dato que tiene derecho a “Presentar quejas ante la por posibles infracciones respecto de las “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -d- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 12.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal e- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 13. ¿En la PTI se informa al Titular del NO dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 15.

¿En la PTI se describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013).

VERSIÓN ÚNICA disposiciones legales que protegen el tratamiento de datos personales.” NO 14. ¿En la PTI se señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013).

HOJA N 10, SI NO La PTI no le informa al Titular que tiene derecho a a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Por el contrario, se limita a especificar lo siguiente: “IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN (…) Solicitar la revocatoria de la autorización en caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio defina que la entidad no goza de la idoneidad para el tratamiento de datos.” La PTI no le informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento” La PTI señala la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos, al señalar lo siguiente: “VII.

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN (…) Los Titulares de datos, podrán acceder y consultar su información personal a través de los siguientes medios que ha dispuesto: 1. Correo electrónico protecciondatos personales@cmscolombia.net 2. Oficinas de Atención al Usuario de la ciudad. La PTI no especifica el procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. El procedimiento descrito en el artículo 19 de la PTI es genérico y no cumple con los requisitos previstos en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 11, VERSIÓN ÚNICA 16. ¿La PTI indica la fecha de entrada NO en vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015). No puntualiza la fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información 17.

¿La PTI informa el período de NO vigencia de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). No puntualiza el período de vigencia de la Base de Datos En el caso concreto, una vez analizado el caudal probatorio obrante en el expediente, así como los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la sociedad investigada en su escrito de alegatos de conclusión, esta Dirección pudo corroborar que: En principio y, ante los dos requerimientos realizados por esta Dirección, la sociedad investigada no aportó y no acreditó ante esta Superintendencia la documentación e implementación de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Ahora bien, considerando que la sociedad se creó en 2006 y que la Ley 1581 de 2012 fue promulgada el 17 de octubre del 2012 y entró en vigencia hasta el 17 de abril del 2013, de acuerdo con el régimen de transición dispuesto en el artículo 28 de la misma ley, la investigada debía adecuar sus procedimientos hasta el 17 de abril del 2013 para efectos de cumplir con la normatividad mencionada.

En el curso del trámite administrativo de la referencia, la sociedad investigada aportó su Política de Tratamiento de la Información de fecha 20 de junio de 2018, la cual fue cargada el 17 de diciembre de 2020 en el Registro Nacional de Bases de Datos. Política que, conforme a la tabla antes reseñada, no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos que establece el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

La sociedad investigada se demoró un total de cinco (5) años y dos (2) meses en crear un documento titulado “Política de Tratamiento de Datos”, el cual ni siquiera cumple con los requisitos mínimos del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. En virtud de lo expuesto, se proferirá la sanción administrativa del caso y se impartirá una orden tendiente a ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 9.2.2 Del deber de adoptar un manual de políticas de seguridad El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)”. A su turno, el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece: “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 12, VERSIÓN ÚNICA Artículo 4. Principios Para El Tratamiento De Datos Personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;” Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la demostración de la implementación de las medidas apropiadas y efectivas para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, lo siguiente: Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 "Artículo 2.2.2.25.6.1.

Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas.” El Manual de Políticas de Seguridad de la información se entiende como aquel manual que le garantiza a los Titulares que sus datos estarán protegidos por las medidas técnicas, administrativas y humanas, pertinentes y necesarias para salvaguardar la integridad de los datos para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Ahora bien, para claridad de la sociedad investigada, para la implementación del manual de seguridad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos técnicos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la compañía. Por su parte, las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo.

Por otra parte, las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales. El día 14 de junio de 2019 bajo comunicación con radicado N°. 19-134252-0, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS 8 que remitiera, entre otros, “copia del manual de Políticas de Seguridad”.

No obstante lo anterior, la sociedad investigada no suministró respuesta alguna a esta Superintendencia, motivo por el cual, el día 30 de septiembre de 2019, bajo radicado número 19134252- -1-0, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le Actuación radicada el 14 de junio de 2019, bajo el número 19-134252- -00000-000.

HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA solicitó por segunda vez a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS que remitiera el documento solicitado. Frente a lo cual, la sociedad investigada tampoco realizó pronunciamiento alguno. En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargos a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, mediante la Resolución 51022 del 27 de agosto de 2020, al considerar preliminarmente que: “En el caso analizado, se tiene que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS fue requerida por este Despacho en dos oportunidades, mediante oficios con radicados números 19-134252-0 del 14 de junio de 2019 y el oficio radicado número 19-134252-1 del 30 de septiembre de 2019, con el fin de que aportaran entre otras cosas, copia del Manual de Políticas de Seguridad; no obstante, pese a que se le dio en dos ocasiones la oportunidad procesal, LA INVESTIGADA no aportó y no acreditó ante esta Superintendencia la implementación de un Manual de Políticas de Seguridad, razón por la cual se infiere preliminarmente que no se encuentra desarrollado y, en consecuencia, no se encuentra implementado.

Esta conducta se subsume típicamente en una presunta transgresión a deber consagrado en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” En este punto es importante señalar que la sociedad investigada no presentó escrito de descargos.

Sin embargo, mediante escrito de alegatos de conclusión bajo el radicado 19-134252-10-0 del 17 de diciembre de 2020, la misma afirmó, entre otras cosas, que: “Se anexa copia del manual de políticas de seguridad adoptado por CMS COLOMBIA LTDA.” En el caso concreto, una vez analizada la copia del Manual aportado por la investigada, se tiene que: En principio y, ante los dos requerimientos realizados por esta Dirección, la sociedad investigada no aportó y no acreditó ante esta Superintendencia el desarrollo e implementación de un manual de políticas de seguridad.

Posteriormente, la sociedad investigada, junto con el escrito de alegatos de conclusión, aportó un documento denominado “Manual de Políticas y procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales” que, si bien señala en su numeral 7 “unos mecanismos de seguridad e instrucciones de orden de protección de datos personales”, en el mismo no se describen procedimientos tendientes a garantizar la seguridad de la información. Por el contrario, la investigada solo menciona que se realizan capacitaciones a los colaboradores en proceso de inducción y de educación continua sobre datos personales y que ha dispuesto de una serie de mecanismos de protección a las bases de datos con información personal.

Dentro de dichos mecanismos señala los siguientes: i) Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad. ii) Protección de integridad a través de la implementación de firmas de datos. iii) Protección de las contraseñas mediante encriptación y saltado de bits. iv) Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios. v) Rastreo de todas las actividades realizadas con las plataformas y sus datos a través de una bitácora detallada. vi) Procedimientos de recuperación y redundancia. vii) Almacenamiento cifrado de las copias de respaldo. viii) Almacenamiento realizado en servidor propio y administrado directamente por la organización. ix) Cifrado y protección por contraseña de los computadores desde los que se realiza la manipulación de los datos.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” x) HOJA N 14, VERSIÓN ÚNICA Otros mecanismos especificados desde la política de uso del equipo de cómputo, internet, correo electrónico elaborado por el Departamento de Sistemas Sin embargo, esta instancia advierte que: La sociedad investigada no aportó soportes de las capacitaciones realizadas a sus colaboradores en materia de protección de datos personales, así como tampoco evidencias que demuestren que las medidas de seguridad enlistadas sean útiles, eficaces y suficientes para que los postulados legales sean realidades verificables y no se limiten a creaciones teóricas que busquen acreditar el cumplimiento de un requisito puntual ante esta autoridad administrativa, ya que si bien, a manera de ejemplo, menciona la protección con contraseña para sus procedimientos, no documenta la forma en que esto se lleva a cabo.

Además, no obran en el expediente pruebas de: (i) la existencia de una estructura jerárquica encargada de propender por la seguridad de la información al interior de la empresa, así como tampoco elementos que acrediten la cultura de seguridad de la información en la compañía y (ii) las medidas técnicas adoptadas por la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS. Así, es evidente que una sociedad de la envergadura de la aquí investigada, cuya operación incluye la recolección y tratamiento de datos personales sensibles, precisa menos retórica y más acción, rigurosidad y especial cuidado en el cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales.

Así las cosas, resulta apremiante que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS tome acciones para garantizar la seguridad de la información. El éxito de estas acciones dependerá del compromiso real de todos los miembros de la organización. Especialmente, de sus directivos, pues, sin su apoyo sincero y decidido cualquier esfuerzo será insuficiente para diseñar, lleva a cabo, revisar, actualizar y/o evaluar las medidas de seguridad de la información. En suma, el documento denominado “Manual de Políticas y procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales” no desarrolla las medidas técnicas, administrativas y humanas, pertinentes y necesarias para salvaguardar la seguridad de la información; por el contrario, limita el contenido del manual a cuestiones básicas y genéricas que se traducen, indudablemente, en un incumplimiento del deber dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; razón por la cual se impondrá la correspondiente sanción pecuniaria y se impartirá la orden correspondiente. 9.2.3 Del deber de adoptar un manual interno para la atención de consultas y reclamos El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

(…)” (Resaltado fuera del texto). Dicho deber está relacionado con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los cuales disponen que: “Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 15, VERSIÓN ÚNICA La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término ( )” Respecto de este deber, la Corte Constitucional en sentencia C 748 del 2011 dispuso que: “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento.

Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares, como los principios de la administración de datos personales analizados en otro capítulo de esta providencia. Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (vi) Tramitar las consultas y reclamos, hecho que lo obliga a dar a conocer al encargado esas eventualidades para que éste incluya la información correspondiente en la base de datos, con anotaciones que permitan identificar fácilmente el estado de la información, es decir, para que siempre se encuentre actualizada -literales j) y l), e igualmente adoptar reglamentos claros HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA para que el titular del dato pueda hacer exigible sus derechos a consultar y reclamar literal k).” (Negrilla fuera del texto original) A su turno, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone lo siguiente: "Artículo 2.2.2.25.3.1.

Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. (…) 1. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización." El Manual de Atención a Quejas y Reclamos es el mecanismo para que los Titulares puedan interponer las peticiones que sean necesarias y pertinentes para que el Responsable del Tratamiento haga efectivo el derecho de los Titulares a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

No obstante lo anterior, la sociedad investigada no suministró respuesta alguna a esta Superintendencia, motivo por el cual, el día 30 de septiembre de 2019, bajo radicado número 19134252- -1-0, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó por segunda vez a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS que remitiera el documento solicitado.

Frente a lo cual, la sociedad investigada tampoco realizó pronunciamiento alguno. En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargos a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, mediante la Resolución 51022 del 27 de agosto de 2020, al considerar preliminarmente que: “En el caso analizado, se tiene que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS fue requerida por esta Superintendencia en dos oportunidades, mediante oficios con radicados números 19-134252-0 del 14 de junio de 2019 y 19-134252-1 del 30 de septiembre de 2019, mediante los cuales se le solicitó que aportara una copia del Manual de Atención de Consultas y Reclamos desarrollado e implementado por la sociedad; sin embargo, habiéndose otorgado en dos ocasiones la oportunidad procesal, LA INVESTIGADA no remitió el documento solicitado, así como tampoco acreditó su implementación. Esta conducta se subsume típicamente en una presunta transgresión a deber consagrado en literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” En este punto es importante señalar que la sociedad investigada no presentó escrito de descargos.

Sin embargo, mediante escrito de alegatos de conclusión bajo el radicado 19-134252-10-0 del 17 de diciembre de 2020, la misma afirmó, entre otras cosas, que: “Se allega copia del manual de procedimientos implementados para la atención de consultas y reclamos. El cual está regulado en el numeral 8 del MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.” Actuación radicada el 14 de junio de 2019, bajo el número 19-134252- -00000-000.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 17, VERSIÓN ÚNICA En principio y, ante los dos requerimientos realizados por esta Dirección, la sociedad investigada no aportó y no acreditó ante esta Superintendencia el desarrollo e implementación de un manual interno para la atención de quejas y reclamos.

El documento denominado “Manual de Políticas y procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales”, aprobado el 20 de junio de 2018 y revisado el 17 de diciembre de 2020, el cual fue aportado junto con el escrito de alegatos de conclusión 10, en su numeral 8 dispone lo siguiente: “8. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS El canal dispuesto para la recepción del ejercicio de los derechos relacionados con datos personales por parte de los titulares es el correo electrónicoprotecciondatospersonales@cmscolombia.net, desde allí el Líder de Datos Personales registrará en un cuadro control la petición y la redireccionará al responsable de emitir la respuesta a la misma, realizando el seguimiento de la respuesta.

A este canal se deberán dirigir las peticiones que en su contenido contengan el siguiente tipo de petición: a. Actualizar la información de datos personales recolectada b. Dar a conocer al titular la información que de él se tiene recolectada c. Rectificar o suprimir la información recolectada d. Para suministrar al titular la autorización para el tratamiento de datos personales por él conferida. e. Para tramitar la revocatoria de la autorización, según corresponda a la solicitud del peticionario.

De requerirse soporte jurídico en la respuesta por parte del responsable, se podrá solicitar a la Jefatura Jurídica al email juridico.cmspinares@cmscolombia.net quien apoyará la misma.” Del texto en cita se desprende que, si bien la sociedad realiza una descripción sucinta del canal a través del cual recibirá las peticiones, consultas quejas y reclamos referentes a datos personales, lo cierto es que no señala los términos de ley, así como tampoco desarrolla a cabalidad los preceptos dispuestos en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de cara a velar por la garantía efectiva del derecho de habeas data de los Titulares de la Información, incumpliendo con ello del deber dispuesto en el literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; razón por la cual se impondrá la respectiva sanción pecuniaria. 9.2.4 Del deber de adoptar un manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

(…)”. Radicado 19-134252-10 “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 18, VERSIÓN ÚNICA Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la recolección de la información, lo siguiente: "Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) Artículo 2.2.2.25.2.8.

Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales. Los Responsables y Encargados del Tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, as í como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio." El Manual de los Procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales de los Titulares de Información es el manual mediante el cual el Responsable del Tratamiento le garantiza a los Titulares el procedimiento que éste lleva a cabo para tratar sus datos personales desde la fase de recolección hasta la fase de supresión o eliminación total de los datos personales de sus bases de datos.

El día 14 de junio de 2019 bajo comunicación con radicado N°. 19-134252-0, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS 11 que se pronunciara, entre otros, respecto del siguiente punto: “5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información.” No obstante lo anterior, la sociedad investigada no suministró respuesta alguna a esta Superintendencia, motivo por el cual, el día 30 de septiembre de 2019, bajo radicado número 19134252- -1-0, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, le solicitó por segunda vez a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS que remitiera el documento solicitado.

Actuación radicada el 14 de junio de 2019, bajo el número 19-134252- -00000-000. HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA Frente a lo cual, la sociedad investigada tampoco realizó pronunciamiento alguno. En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargos a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, mediante la Resolución 51022 del 27 de agosto de 2020, al considerar preliminarmente que: “En el caso analizado, se tiene que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS fue requerida por este Despacho en dos oportunidades, mediante oficios con radicados números 19-134252-0 del 14 de junio de 2019 y 19-134252-1 del 30 de septiembre de 2019, con el fin de que aportara el Manual de los Procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos; no obstante, habiéndose otorgado en dos ocasiones la oportunidad procesal, LA INVESTIGADA no lo aportó, así como tampoco acreditó ante este Despacho su desarrollo e implementación. Esta conducta se subsume típicamente en una presunta transgresión a deber consagrado en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto.” En este punto es importante señalar que la sociedad investigada no presentó escrito de descargos.

Sin embargo, mediante escrito de alegatos de conclusión bajo el radicado 19-134252-10-0 del 17 de diciembre de 2020, la misma afirmó, entre otras cosas, que: “Respecto a los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos, se encuentran en MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES”.

Ahora bien, una vez analizado el caudal probatorio obrante en el expediente, así como los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la sociedad investigada, esta Dirección pudo corroborar que, a la fecha, la sociedad investigada no ha adoptado un manual que documente el ciclo del dato, conforme a lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con los artículos 2.2.2.25.2.1., 2.2.2.25.6.1 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, que demandan precisar, como mínimo, lo siguiente: - El método de recolección de la información; - La forma de almacenamiento de la información; - Los múltiples usos que puede tener la información dependiendo de la(s) finalidad(es) especificadas por la empresa; - El proceso de supresión de los datos; - La forma en que la información circula al interior de la empresa y/o si la misma es remitida a un Encargado para su Tratamiento; y - La forma de supresión y disposición final de la información. Lo anterior demuestra que la investigada incurre en una vulneración del deber dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto, en el sentido de que no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento; razón por la que se impartirá una orden tendiente a que la investigada realice los ajustes correspondientes según lo normado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y se impondrá la sanción pecuniaria pertinente. 9.2.5 Del deber de atender los requerimientos e instrucciones impartidas por la El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal.

En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 196812, por el cual se creó la Superintendencia de Industria y Comercios, esta entidad tiene la obligación legal de ejercer funciones de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Platica de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos.

Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Finalmente, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 se expidió para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, esta Ley desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.

Ahora bien, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

Así las cosas, esta Ley faculta a esta Dirección a exigir de los Responsables del Tratamiento los deberes que estos deben cumplir de conformidad con el artículo 17 de la Ley en cita. De esta manera, se reitera que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS debe, de una parte, atender los diferentes llamados de esta Superintendencia y, de otro, demostrar el cumplimiento de los deberes a los que se encuentra obligada por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales. 12 Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”.

“Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 21, VERSIÓN ÚNICA Así, mediante oficio 19-134252-0 del 14 de junio de 2019 se requirió a la empresa CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS con el fin de que suministrara respuesta a los interrogantes planteados, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de dicha comunicación. Dicho requerimiento fue (i) enviado al correo electrónico registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de esa sociedad y (ii) entregado el 14 de junio de 2019.

En virtud de ello, la investigada debía suministrar la respuesta a este requerimiento el 21 de junio de 2019. Mediante oficio 19-134252-1 del 30 de septiembre de 2019, se requirió por segunda vez a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS con el fin de que suministrara respuesta a los interrogantes planteados, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de dicha comunicación. Este requerimiento fue (i) enviado a la dirección física de esa sociedad y (ii) entregado a la sociedad investigada el día 3 de octubre de 2019, según guía de envío número de la sociedad Servicios Postales Nacionales S.A. (4-72) RA187016772CO.

Sin embargo, la sociedad investigada nuevamente guardó silencio. En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargos a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, mediante la Resolución 51022 del 27 de agosto de 2020, al considerar preliminarmente que: “En el caso bajo examen, de acuerdo al Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, los activos de esta sociedad superan las 100.000 UVT correspondientes al año 2020, razón por la cual, conforme a los parámetros estipulados por el Decreto 090 de 2018, el plazo máximo para realizar la inscripción de sus bases de datos era el 30 de septiembre de 2018.

No obstante, una vez consultado el Registro Nacional de Bases de Datos, se evidenció que LA INVESTIGADA a la fecha no ha realizado la inscripción ordenada por esta Superintendencia. Adicionalmente, este Despacho en ejercicio de la función de vigilancia (referida al seguimiento y evaluación de las actividades de los sujetos obligados al cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales) requirió a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS, con el propósito de que informara las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de las bases de datos en el RNBD y, adicionalmente, que allegara copia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, copia del Manual de Políticas de Seguridad, copia del manual de procedimientos implementados por la sociedad para la atención de consultas y reclamos, copia del manual de procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, y finalmente, que informara cuáles son los mecanismos utilizados para recolectar los datos personales de los Titulares; por medio de oficios radicado número 19-134252-0 y 19¬134252-1.

Los oficios anteriormente enunciados, en su respectivo orden, fueron remitidos a la dirección de correo electrónico 'notificaciones_judiciales_cms@dumianmedical.net' y a la dirección para notificaciones judiciales Calle 34G No. 88 A-88 en la ciudad de Bogotá, las cuales se encuentra registrados en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS para efectos de notificación judicial; el primero fue entregado mediante mensaje de datos el día 14 de junio de 2019, y el segundo fue entregado de manera física el día 03 de octubre de 2019, conforme se evidencia en la guía de envío número RA187016772CO expedida por la empresa de mensajería Servicios Postales Nacionales S.A. (4/72).

Sin embargo, no se observa en el expediente que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS haya suministrado respuesta alguna a los requerimientos antes mencionados. Así las cosas, se infiere preliminarmente que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS no atendió los HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA requerimientos de esta Superintendencia. Esta conducta se subsume típicamente en la presunta transgresión al deber consagrado el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem.” En este punto es importante señalar que la sociedad investigada no presentó escrito de descargos.

Así mismo, resulta preciso destacar que la sociedad CMS COLOMBIA LTDA. CORPORACIÓN MÉDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS limitó su pronunciamiento sobre el presente cargo en su escrito de alegatos de conclusión radicado bajo el número 19-134252-10-0 del 17 de diciembre de 2020 a indicar que “respecto (sic) al registro nacional de bases de datos - RNBD, la sociedad CMS COLOMBIA LTDA no realizo (sic) el registro como consecuencia de una omisión de la persona encargada del área de calidad, lo cual se logró subsanar el día 17 diciembre del año 2020.” En el caso concreto, una vez analizado el caudal probatorio obrante en el expediente, así como los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la sociedad investigada, esta Dirección pudo corroborar que, la sociedad investigada desatendió los requerimientos realizados por esta Superintendencia los días 14 de junio de 2019 y 30 de septiembre de 2019, sin justificación alguna; con lo que incumplió, sin que medie manto de duda alguno, con el deber dispuesto en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem; razón por la cual se impondrá la respectiva sanción pecuniaria.

DÉCIMO: Imposición y graduación de la sanción 10.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 13.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2021 = Multa en UVT De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional14 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”15 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND.

Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 24, VERSIÓN ÚNICA Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros16. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”17.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia18. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2319 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 10.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”20 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados21.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. 20 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 21 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 26, VERSIÓN ÚNICA En el presente caso, se encuentra acreditado que: Si bien la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales, lo cierto es que la misma no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de UN MILLÓN OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL DIECISÉIS PESOS M/CTE ($1.888.016) equivalente a CINCUENTA Y DOS (52) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

La sociedad investigada no acreditó haber adoptado e implementado un manual de políticas de seguridad de la información, donde se describieran las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, conforme al tipo de bases de datos que trata en calidad de Responsable; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de UN MILLÓN OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL DIECISÉIS PESOS M/CTE ($1.888.016) equivalente a CINCUENTA Y DOS (52) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

La sociedad investigada aportó un manual de atención de peticiones quejas y reclamos, el cual no cumple con lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de UN MILLÓN OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL DIECISÉIS PESOS M/CTE ($1.888.016) equivalente a CINCUENTA Y DOS (52) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

La sociedad investigada no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de UN MILLÓN OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL DIECISÉIS PESOS M/CTE ($1.888.016) equivalente a CINCUENTA Y DOS (52) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

Así mismo, se encuentra probado que desatendió los requerimientos realizados por esta Superintendencia los días 14 de junio de 2019 y 30 de septiembre de 2019, sin justificación alguna; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de UN MILLÓN OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL DIECISÉIS PESOS M/CTE ($1.888.016) equivalente a CINCUENTA Y DOS (52) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS identificada con el Nit. 900.112.820-9 de NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($9.440.080), equivalentes a DOSCIENTAS SESENTA (260) Unidades de Valor Tributario vigentes, por la transgresión lo dispuesto en: 1.

El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 27, VERSIÓN ÚNICA 2. El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; 3.

El literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; 4. El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto; y 5.

El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem. 10.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 no se aplicará toda vez que la investigada no reconoció de manera expresa la comisión de la infracción investigada por esta Superintendencia, sino que limitó su ejercicio a la confirmación de la comisión de la infracción, al manifestar, que, “respecto (sic) al registro nacional de bases de datos - RNBD, la sociedad CMS COLOMBIA LTDA no realizo (sic) el registro como consecuencia de una omisión de la persona encargada del área de calidad, lo cual se logró subsanar el día 17 diciembre del año 2020.” y, así mismo, acreditó una serie de medidas adoptadas, en aras de superar los incumplimientos en mencionados a lo largo del presente acto administrativo.

DÉCIMO PRIMERO: CONCLUSIONES En primer lugar, quedó demostrado que si bien la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales, lo cierto es que la misma no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Frente a los cargos segundo, tercero y cuarto, este Despacho encontró que pese a que la sociedad investigada ha desarrollado una documentación para dar cuenta de sus procedimientos internos, lo cierto es que en dicho manual titulado “MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” no están documentados en su totalidad las medidas de seguridad, el procedimiento de atención a quejas y reclamos y los métodos de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de loa datos personales sobe los que realiza tratamiento.

Finalmente, la sociedad investigada desatendió los requerimientos realizados por esta Superintendencia los días 14 de junio de 2019 y 30 de septiembre de 2019, sin justificación alguna.

DÉCIMO SEGUNDO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 28, VERSIÓN ÚNICA  La sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS deberá ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS deberá documentar sus manuales de seguridad, atención de consultas y reclamos, y del ciclo del dato para dar cumplimiento a lo señalado en La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Para dar cumplimiento a estas órdenes, la investigada deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y remitir la documentación pertinente dentro del término del mes siguiente a la ejecutoria de la presente decisión. En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS a la representante legal de la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1.

Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”22. 2. Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3.

Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6. Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

DÉCIMO TERCERO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS con Número de Identificación Tributaria 900.112.820-9 esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad notificaciones_judiciales_cms@dumianmedical.net, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad notificaciones_judiciales_cms@dumianmedical.net a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

Finalmente, indicando que la totalidad del Expediente se encuentra digitalizado para su consulta por medios virtuales, si la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” HOJA N 29, VERSIÓN ÚNICA PARA LOS COLOMBIANOS considera estrictamente necesario el acceso del Expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, solicitando la asignación de una cita para revisión física del Expediente en las instalaciones de la radicado.

Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS identificada con el Nit. 900.112.820-9 de NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($9.440.080), equivalentes a DOSCIENTAS SESENTA (260) Unidades de Valor Tributario vigentes, por la transgresión lo dispuesto en: (i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) El literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iv) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 ejúsdem y el artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto; y (v) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el literal f) del artículo 21 ejúsdem, y el artículo 25 de la misma ley; en concordancia con el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. del precitado decreto y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1. ejúsdem.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS identificada con el Nit. 900.112.820-9, cumplir con las siguientes instrucciones:  La sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS deberá ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS deberá documentar sus manuales de seguridad, atención de consultas y reclamos, y del ciclo del dato para dar cumplimiento a lo señalado en La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para dar cumplimiento a estas órdenes, la investigada deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y remitir la HOJA N 30, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden administrativa” VERSIÓN ÚNICA documentación pertinente dentro del término del mes siguiente a la ejecutoria de la presente decisión.

ARTÍCULO TERCERO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS identificada con el Nit. 900.112.820-9, a través de su representante legal y de su apoderado, en calidad de investigada, entregándoles copia de la misma e informándoles que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO CUARTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 03 SEPTIEMBRE 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS ENRIQUE Firmado CARLOS ENRIQUE SALAZAR SALAZAR MUÑOZ MUÑOZ Fecha: 2021.09.03 21:02:14 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: MRFA Revisó: SRB Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Entidad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: Apoderado: Señor: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: CMS COLOMBIA LTDA CORPORACION MEDICA SALUD PARA LOS COLOMBIANOS Nit. 900.112.820-9 MIGUEL ANGEL DUARTE QUINTERO 13.445.189 CL 64G No. 88A 88 Bogotá D.C. notificaciones_judiciales_cms@dumianmedical.net JULIAN DAVID COCA ARBOLEDA C.C. 4.514.932 de Pereira T.P. 166.108 del C.S de la J. Edificio San Marcos Carrera 6 Número 5 -61 oficina 206 Pereira Pereira - Risaralda escudojuridico@gmail.com

Resolución sancionatoria N° 57172 de 2021

CONSIDERANDO

RESUELVE