Resolución sancionatoria N° 52087 de 2021

(18 AGOSTO 2021) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Radicación 18-260290 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que en virtud de las funciones otorgadas a esta Superintendencia por los artículos 19 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, y de conformidad con el procedimiento previsto en el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; esta Dirección, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, adelantó una visita de inspección los días 8 y 9 de octubre de 2018 en las instalaciones de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., domiciliada en la ciudad de Medellín, identificada con NIT. 900.299.474-6.

La visita tenía la finalidad de recopilar y requerir toda la información necesaria para comprobar el cumplimiento de los deberes y requisitos establecidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales contemplados en la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.

SEGUNDO: Que con fundamento en los hallazgos de la visita de inspección realizada los días 8 y 9 de octubre de 2018, la documentación recolectada en desarrollo de la etapa de indagación preliminar y los testimonios recaudados, este Despacho pudo establecer que: 2.1 La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. es una empresa que se dedica a la prestación del servicio o alquiler de una plataforma y/o software denominado por ellos Q10 Académico. 2.2 Los equipos de cómputo de la sociedad inspeccionada no contaban con bloqueo de los puestos USB.

Esto permite la conexión de medios de almacenamiento externos como discos duros o USB´s y aumenta el riesgo de fugas de información. 2.3 Las oficinas de la sociedad no cuentan con puertas que impidan el acceso a personal no autorizado. 2.4 Las bases de datos “Empleados Q10” y “Salario empleados Q10” no cuentan con una clave de acceso que impida su apertura y/o modificación. 2.5 La oficina en la que están los equipos en los que se almacenan las bases de datos “Empleados Q10” y “Salario empleados Q10” no cuenta con una puerta o restricción para impedir el acceso a personal no autorizado. 2.6 Las bases de datos “Empleados Q10” y “Salario empleados Q10” se comparten a través de Google Drive.

Esto representa un alto riesgo de fugas de información, adulteración, pérdida, entre otras amenazas. 2.7 No existen procedimientos documentados de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento a las bases de datos que contienen la información de los empleados de la sociedad. 2.8 No existen procedimientos documentados para la ejecución de copias de seguridad y recuperación. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA TERCERO: Que, a partir del análisis preliminar de la información y pruebas recolectadas durante las averiguaciones preliminares, esta Dirección encontró que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. habría ejecutado conductas presuntamente violatorias de las normas sobre protección de datos personales, por lo que resolvió abrir investigación administrativa y formular cargos a la sociedad en mención, mediante Resolución N°. 27656 del 10 de junio de 2020 por la presunta violación de las normas consagradas en particular en: (i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) En el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) artículo 4 de la norma en comento, así como los artículos 2.2.2.25.2.1 y 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y (iii) En el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) artículo 4 de la ley 1581 de 2012 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015.

CUARTO: Que la Resolución N°. 27656 del 10 de junio de 2020 se notificó mediante el Aviso N°. 11875 a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., el 26 de junio de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 18-260290-11 del 10 de agosto de 2020.

QUINTO: Que, dentro del término concedido para el efecto, mediante escrito radicado bajo el número 18-260290-10 del 17 de julio de 2020, la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., a través de su representante legal, presentó sus descargos en los cuales manifestó, entre otras cosas, lo siguiente: 5.1 Frente al cargo primero expresa su oposición, principalmente por las siguientes razones: Afirma que la sociedad cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales y, en tal sentido, no se configura una violación a los preceptos contenidos en los artículos 17 y 25 de la Ley 1581 de 2012.

Asimismo, sostiene que la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la compañía sí consagra las finalidades para las cuales va a ser utilizada la información recolectada. Plantea un cuestionamiento frente a los argumentos expuestos por esta Dirección, al considerar que “A pesar de lo anterior, la SIC expresa que las finalidades dispuesta (sic) en la Política de Tratamiento de Datos Personales por Q10 SOLUCIONES S.A.S. “no concuerdan con la doctrina que ha fijado esta Superintendencia”.

Al respecto, esta Autoridad no hace ninguna exposición de dicha doctrina, ante lo cual resulta absolutamente imposible establecer, cuáles son esos parámetros esperados por la Superintendencia.” En tal sentido, y haciendo la respectiva referencia normativa, la Ley 1581 de 2012 consagra en el literal b) del artículo 4, el principio de finalidad como la obligación de que “…El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular…” A este respecto, es claro que las finalidades consagradas en la Política de Q10 SOLUCIONES S.A.S., obedecen todas a actividades legales, licitas y conforme a la Constitución Nacional”1.

Por lo anterior, advierte que “esta Autoridad no señaló con precisión y claridad, los hechos que originan la presunta falta (cargo primero), ni las disposiciones presuntamente vulneradas”2, desconociendo los principios de tipicidad y legalidad que rigen los procesos administrativos sancionatorios. Radicado 18-260290-10, página número 3. Radicado 18-260290-10, página número 4.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA 5.2 Frente al deber que le asiste a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de adoptar un manual para la atención de consultas y reclamos, indica que: Pese a que la fundamentación de este cargo obedeció a la “respuesta negativa de la colaboradora de la compañía respecto a la pregunta si la empresa contaba con un manual de consultas y reclamos.

Sin embargo, es menester indicar que para esa fecha no existía un manual independiente o autónomo con tales especificaciones ya que el procedimiento de consultas y reclamos estaba incluido dentro de la Política de Tratamiento de Datos Personales que para ese entonces tenía Q10 SOLUCIONES S.A.S.”3, específicamente, en el capítulo denominado “GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO”.

Por lo que asegura, debe prevalecer la verdad material sobre el testimonio brindado por la colaboradora de la compañía. Reconoce que el Régimen de Protección de Datos personales es un andamiaje que no debe asimilarse en forma aislada o fraccionada y, en virtud de ello, a pesar de tener diseñado y documentado un procedimiento para la atención de quejas y reclamos, el mismo no fue socializado con todos los colaboradores de la organización. Finalmente, realiza el reconocimiento y aceptación del segundo cargo. 5.3 Frente al tercer cago, manifiesta que la empresa sí contaba con manuales de seguridad de la información. Sin embargo, estos no habían sido socializados con todo el equipo de trabajo de la organización. Asimismo, resalta: (i) la continua revisión e implementación de medidas de seguridad de la información y (ii) el compromiso de la administración con la promoción de la cultura de la protección de datos personales y de la seguridad de la información, a través de diferentes canales de comunicación y programas de formación para sus colaboradores.

Finalmente, señala que reconoce y acepta el tercer cargo.

SEXTO: Que esta Dirección resolvió modificar, a través de la Resolución N°. 54070 del 4 de septiembre de 2020, los cargos formulados a la investigada por medio de la Resolución 27656 del 10 de junio de 2020, los cuales quedaron así: I) Cargo segundo: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

II) Cargo tercero: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem. Igualmente, por intermedio de la citada Resolución 54070 del 4 de septiembre de 2020, esta Dirección decidió ampliar los cargos por la presunta contravención de lo dispuesto en: I.) Cargo cuarto: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem, II.) Cargo quinto: Literal d) del artículo 17 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

SÉPTIMO: Que la Resolución N°. 54070 del 04 de septiembre de 2020 se notificó electrónicamente a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., el 11 de septiembre de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 18-260290-17 del 28 de septiembre de 2020.

OCTAVO: Que, dentro del término concedido para el efecto, mediante escrito radicado bajo el número 18-260290-23 del 1 de octubre de 2020, la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., a través Radicado 18-260290-23, página número 154. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA de su representante legal, presentó nuevamente escrito de descargos, agregando lo siguiente al escrito ya presentado: 8.1 Frente al deber que le asiste a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de adoptar un manual interno donde se encuentren los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, señala que, en efecto, para la fecha en que se llevó a cabo la visita administrativa por parte de esta Superintendencia; es decir, para el mes de octubre de 2018, la sociedad no contaba con este manual.

No obstante lo anterior, afirma que “actualmente la sociedad sí cuenta con dicho manual, el cual se encuentra contenido en la última versión de la política de tratamiento de datos de la empresa, la cual fue modificada el día 24 de septiembre del año 2019”4. Finaliza su argumentación en torno al cuarto cargo, señalando que lo reconoce y acepta. 8.2 Frente al deber de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, la sociedad investigada esgrime los siguientes argumentos: “(…) reconocemos que en efecto para la fecha en la que se realizó la visita por parte de la SIC, la sociedad que represento no contaba con ciertas medidas de seguridad.

No obstante, tal y como bien se indica en los hallazgos anteriormente relacionados, al momento de realizar la inspección se pudo constatar que desde el año 2014, Q10 viene implementando Amazon S3 para almacenar y proteger la información de la organización, mediante procesos de copia de seguridad y restauración que gozan de una gran confiabilidad y seguridad proporcionadas por la empresa Amazon.

Como he mencionado anteriormente, la sociedad que represento ha venido trabajando arduamente en los últimos meses en la implementación de una Política en Seguridad de la Información y a partir de esta, ha desarrollado una serie de procesos tales como: el manual de implementación de la política, la metodología de evaluación del riesgo, la asignación de responsabilidades y roles para el manejo de la información, etc.

Además de lo anterior, es oportuno aclarar que desde la fecha de la visita hemos realizado las siguientes mejoras de acuerdo con los hallazgos arriba detallados: i. Los equipos de cómputo ya cuentan con bloqueo de los puertos USB. ii. Las bases de datos "Empleados Q10" y "Salario empleados Q10", ya cuentan con una clave de acceso que impiden su apertura y/o modificación. iii.

La base de datos "Salario empleados Q10", ya no se comparten a través de Google Drive. iv. Desde el 2019 se viene avanzado en procedimientos documentados de seguridad para impedir la adulteración, perdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento a las bases de datos que contienen la información de los empleados de la sociedad, procesos que se espera se consoliden con la certificación inminente en la ISO 27001.

Al respecto cabe mencionar que Q10 SOLUCIONES S.A.S. se encuentra certificada desde el año 2015 en la ISO 9001 (calidad en procesos empresariales) y desde el año 2018 en la ISO/IEC 29110 (calidad en desarrollo de software para pequeñas organizaciones), lo que da cuenta de nuestro interés y búsqueda permanente en realizar nuestros procesos adecuadamente y mejorar continuamente.

Además de lo anterior, resaltamos que desde el año pasado (2019) somos proveedores de Facturación Electrónica autorizados por la DIAN, lo cual cobra total relevancia ya que para ofrecer los servicios de facturación electrónica debemos acreditar la certificación sobre los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información conforme lo establece la DIAN, de acuerdo a los requisitos exigidos por el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020.

Q10 SOLUCIONES S.A.S. está comprometida en garantizar el cumplimiento de los derechos a todos nuestros públicos de interés, a través de un tratamiento adecuado de sus Radicado 18-260290-23, página número 161. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA datos personales. Tanto ello es así que actualmente la sociedad se encuentra en proceso de certificación en la norma ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información), certificación que exige una mejora continua de los procesos y procedimientos internos en pro de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) que permita evaluar constantemente todo tipo amenazas susceptibles de poner en riesgo la información de la organización, tanto al interior, como frente a sus terceros.

Esta norma a su vez, exige establecer controles y estrategias adecuadas para controlar, gestionar y minimizar dichos riesgos y a su vez, generar información medible que permita hacer un seguimiento y control en el tiempo, estableciendo auditorias que retroalimenten constantemente las políticas implementadas. En mérito de lo anterior, mi representada reconoce y acepta el levantamiento del cargo quinto”5. 8.3 A continuación, realiza las siguientes solicitudes: (i) Sean tenidos en cuenta los criterios de graduación de la sanción previstos en el artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) Sea tenido en cuenta el plan de mejoramiento implementado por la compañía, así como los manuales y políticas útiles, efectivas y demostrables, en materia de datos personales. (iii) Que, “en virtud del principio de buena fe hemos reconocido y aceptado los cargos segundo, tercero, cuarto y quinto ya que somos conscientes que en la época de la visita, si bien teníamos documentado (sic) varios procesos, estos no habían sido socializados con todos los colaboradores, y que además en dicha época no contábamos con un manual que diera cuenta del proceso de recolección, uso, circulación y supresión de la información almacenada en las bases de dato (sic)”6. 8.4 Finalmente, solicita con base en las razones de defensa expuestas y las pruebas que allega: • Se desestime el primer cargo. • Se tengan por reconocidos y aceptados los cargos segundo, tercero, cuarto y quinto. • Se gradúe la sanción bajo los criterios de proporcionalidad, favorabilidad y principio de responsabilidad demostrada, en virtud de lo expuesto. • Se proceda con el archivo de la presente investigación.

NOVENO: Que mediante Resolución N°. 70710 del 6 de noviembre de 2020, esta Dirección incorporó las siguientes pruebas del expediente radicado bajo el número 18-260290, con el valor legal que les correspondiera: Pruebas recaudadas por esta Dirección 9.1 Respuesta a requerimiento junto con sus anexos y Derecho de petición allegada por la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S, radicada bajo el número 18-260290-0001-0000 del 11 de octubre de 2018. 9.2 Diligencia de visita de inspección responsable y encargado de bases de datos personales Ley 1582 de 2012 realizada a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S, radicada bajo el número 18260290-0002-0000 del 16 de octubre de 2018. 9.3 Registro de unificación- traspaso de evidencias digitales de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S radicada bajo el número 18-260290-0003-0000 del 5 de febrero de 2020. 9.4 Informe jurídico de visita realizada por la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales a la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S radicada bajo el número 18-260290-00040000 del 9 de junio de 2020.

Radicado 18-260290-23, páginas número 165 y 166. Radicado 18-260290-23, páginas número 171 y 172. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA Pruebas aportadas al interior del escrito de descargos 9.5 Imagen de consultas y reclamos indicando canales de atención dispuestos por la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020.

Pruebas aportadas junto con el escrito de descargos 9.6 Política de Seguridad de la Información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.7 Manual Proyecto para la implementación de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.8 Documento denominado “Metodología de evaluación de riesgo” la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.9 Documento denominado “Responsabilidades de seguridad” de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.10 Manual roles y responsabilidad seguridad de la información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.11 Copia de asistencia de los empleados de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S al plan de formación en seguridad de la información bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.12 Copia de ejemplo de evaluación realizada a un empleado dentro del plan de formación de seguridad de la información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.13 Copia de correo electrónico con asunto: Decálogo de Seguridad de la información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.14 Copia de correo electrónico con asunto: La información, remitido por la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.15 Copia de correo electrónico con asunto: Políticas de Seguridad, remitido por la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.16 Copia de correo electrónico con asunto: Puestos de trabajo, remitido por la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.17 Copia de correo electrónico con asunto: Soportes de información, remitido por la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.18 Carta compromiso ante la DIAN, emitida en el mes de marzo de 2019, debidamente suscrita por el representante legal de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020 9.19 Lista de proveedores DIAN, para la facturación electrónica de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S bajo radicado número 18-260290- -00010-0000 del 21 de julio de 2020.

DÉCIMO: Que a la sociedad investigada le fue comunicada la Resolución N°. 70710 de 2020 el 9 de noviembre de 2020 de conformidad con la certificación radicada el 14 de diciembre de 2020 por la Secretaria General de esta Superintendencia, bajo el número 18-260290-22.

DÉCIMO PRIMERO: Que, una vez vencido el término de diez (10) días hábiles, concedido en la Resolución N°. 70710 del 06 de noviembre de 2020, para que presentara los respectivos alegatos de conclusión, la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. guardó silencio. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA DÉCIMO SEGUNDO: Que mediante Resolución N°. 10364 del 03 de marzo de 2021, esta Dirección reabrió el periodo probatorio e incorporó las pruebas obrantes en el radicado 18-260290-23 del 1 de octubre del 2020, con el valor legal que les correspondiera: Pruebas aportadas al interior del escrito de descargos 12.1 Imagen parcial de la Política de Tratamiento de la Información, en la que se mencionan los procedimientos de consultas y reclamos. 12.2 Imagen parcial de la Política de Tratamiento de la Información actualizada, en la que la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S explica el procedimiento de ciclo de vida de los datos personales que trata.

Pruebas aportadas como anexo del escrito de descargos 12.3 Política de Seguridad de la Información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.4 Manual Proyecto para la implementación de la ISO 27001 de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.5 Documento denominado “Metodología de evaluación de riesgo” de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.6 Documento denominado “¿CUÁL ES EL TRABAJO DEL RESPONSABLE DE SEGURIDAD EN ISO 27001?” de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.7 Manual roles y responsabilidades en seguridad de la información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.8 Copia de tres (3) listas de asistencia de trabajadores de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S a capacitaciones de contextualización ISO 27001, con fecha del 04 de septiembre del 2019. 12.9 Copia de dos (2) listas de asistencia de trabajadores de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S a capacitaciones de contextualización ISO 27001, con fecha del 16 de septiembre del 2019. 12.10 Copia de una (1) lista de asistencia de trabajadores de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S a capacitaciones de contextualización ISO 27001, con fecha del 17 de septiembre del 2019. 12.11 Carta compromiso ante la DIAN para implementación norma ISO 27001, emitida el 27 de marzo de 2019, debidamente suscrita por el representante legal de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.12 Copia de correo electrónico con asunto: Decálogo de Seguridad – ISO27001 y fecha del 20 de septiembre del 2019. 12.13 Copia de correo electrónico con asunto: La información-ISO27001 y fecha del 19 de septiembre del 2019. 12.14 Copia de correo electrónico con asunto: Políticas de Seguridad – ISO 27001 y fecha del 24 de septiembre del 2019. 12.15 Copia de correo electrónico con asunto: Puestos de trabajo-ISO 27001 y fecha del 26 de septiembre del 2019. 12.16 Copia de correo electrónico con asunto: Soportes de información-ISO 27001 y fecha del 25 de septiembre del 2019. 12.17 Copia de ejemplo de evaluación realizada a un trabajador dentro del plan de formación de seguridad de la información de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S, con fecha del 01 de junio del 2018.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA 12.18 Política de Tratamiento y de Protección de Datos Personales de la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. 12.19 Lista de proveedores autorizados por la DIAN 14042020.

DÉCIMO TERCERO: Que a la sociedad investigada le fue comunicada la Resolución N°. 10364 de 2021 el 4 de marzo de 2021, de conformidad con la certificación radicada el 18 de marzo de 2021 por la Secretaria General de esta Superintendencia, bajo el número 18-260290-28.

DÉCIMO CUARTO: Que, una vez vencido el término de diez (10) días hábiles, concedido en la Resolución N°. 10364 del 03 de marzo de 2021, para que presentara los respectivos alegatos de conclusión, la sociedad Q1O SOLUCIONES S.A.S. guardó silencio.

DÉCIMO QUINTO: Que esta Dirección resolvió corregir las Resoluciones 54070 del 4 de septiembre de 2020, 70710 del 06 de noviembre de 2020 y 10364 del 03 de marzo de 2021, a través de la Resolución N°. 32422 del 27 de mayo de 2021, así: De la Resolución 54070 del 4 de septiembre de 2020 se modificó el considerando décimo, así como el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo, los cuales quedaron de la siguiente manera: “DÉCIMO: Que, para garantizar el derecho de defensa y contradicción dentro de la presente actuación, el expediente queda a disposición de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. identificada con NIT. 900.299.474-6, para que presente descargos por la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, en particular: I.) Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem.

II.) Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (…).” “ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR los cargos formulados segundo y tercero de la Resolución No. 27656 del 10 de junio de 2020 contra la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. identificada con NIT. 900.299.474-6, los cuales quedarán así: I) Cargo segundo: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem.

II) Cargo tercero: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (…).” En el mismo acto administrativo, se aclaró que las demás disposiciones de la Resolución N°. 54070 del 04 de septiembre de 2020 no sufren modificación alguna.

De la Resolución 70710 del 06 de noviembre de 2020 se corrigió parcialmente el cuarto considerando, el cual quedó así: “CUARTO: Que la Resolución 54070 del 4 de septiembre de 2020, resolvió MODIFICAR los cargos formulados en contra de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S identificada con NIT.900.299.474-6, en la Resolución 27656 del 10 de junio de 2020, los cuales quedarán así: I) Cargo segundo: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA II) Cargo tercero: Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (…)”. En el mismo acto administrativo, se aclaró que las demás disposiciones de la Resolución N°. 70710 del 06 de noviembre de 2020 no sufren modificación alguna.

De la Resolución N°. 10364 del 03 de marzo de 2021 se corrigió parcialmente el primer considerando, el cual quedó así: “PRIMERO: Que, mediante Resolución N° 27656 del 10 de junio del 2020, modificada y ampliada por la Resolución N° 54070 del 04 de septiembre del 2020, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales resolvió iniciar investigación administrativa contra la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S, identificada con Nit.900.299.474-6, por la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, consagradas en particular en: (…) (ii) Cargo segundo: El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ejúsdem.

(iii) Cargo tercero: El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015. (…)”. En el mismo acto administrativo, se aclaró que las demás disposiciones de la Resolución N°. 10364 del 03 de marzo de 2021 no sufren modificación alguna.

DÉCIMO SEXTO: Que a la sociedad investigada le fue comunicada la Resolución N°. 32422 del 27 de mayo de 2021, de conformidad con la certificación radicada el 4 de junio de 2021 por la Secretaría General de esta Superintendencia, bajo el número 18-260290-32.

DÉCIMO SÉPTIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

DÉCIMO OCTAVO: Análisis del caso 18.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20117, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los Responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

Considerando 2.21.3. Constitucionalidad del régimen sancionatorio administrativo aplicado a la protección del dato “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 10, VERSIÓN ÚNICA El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por los reclamantes y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de las siguientes disposiciones: • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ejúsdem. • El Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem. • El Literal d) del artículo 17, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la sociedad investigada, así como las pruebas arribadas al proceso de la referencia y las recolectadas por esta Dirección. 18.2 Valoración probatoria y conclusiones 18.2.1.

Respecto del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales;

(ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares. El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

Al respecto, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 establece lo siguiente: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2. 3. 4. 5. 6. HOJA N 11, VERSIÓN ÚNICA Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. Derechos que le asisten como Titular. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) La Política de Tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito8, formatos electrónicos9, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”10, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. Al respecto, esta Dirección encontró, de manera preliminar, en la Resolución N°. 27656 del 10 de junio de 2020 que “(…) durante la visita administrativa, la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. había implementado una Política para el Tratamiento de datos personales.

Como consta en el radicado 18-260290- -00002-0000, el documento fue aportado a esta Superintendencia durante la realización de la visita entre el 08 y 09 de octubre de 2018 No obstante, al revisar la política de privacidad (sic), se encuentra que las finalidades no concuerdan con la doctrina que ha fijado esta Superintendencia. En la sección “TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LSO DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO”, se informa a los titulares de la Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc.

Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. María Victoria Calle Correa HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA información que la empresa Q10 SOLUCIONES S.A.S. tratará los datos para 6 fines.

Éstos están enlistados de la siguiente manera: • Desarrolla el objeto social de la empresa. • Realizar envío de información relacionada con la empresa y su portafolio de servicios. • Cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas, especialmente con el Código de Comercio y el Estatuto Tributario. • Mantener contacto permanente con los clientes y proveedores. • Cumplir con los compromisos contractuales.

(…) De conformidad con lo anterior, este Despacho evidencia preliminarmente que, en el momento en que se realizó la visita, la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no contaba con una Política de privacidad que informara las finalidades específicas para las cuales se realizaba el tratamiento de la información”. Frente al cargo primero, la investigada solicita sea desestimado dicho cargo en cuanto afirma que la sociedad cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales y, en tal sentido, no se configura una violación a los preceptos contenidos en los artículos 17 y 25 de la Ley 1581 de 2012.

Asimismo, sostiene que la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la compañía sí consagra las finalidades para las cuales va a ser utilizada la información recolectada. Plantea un cuestionamiento frente a los argumentos expuestos por esta Dirección, al considerar que “A pesar de lo anterior, la SIC expresa que las finalidades dispuesta (sic) en la Política de Tratamiento de Datos Personales por Q10 SOLUCIONES S.A.S. “no concuerdan con la doctrina que ha fijado esta Superintendencia”.

Al respecto, esta Autoridad no hace ninguna exposición de dicha doctrina, ante lo cual resulta absolutamente imposible establecer, cuáles son esos parámetros esperados por la Superintendencia.” En tal sentido, y haciendo la respectiva referencia normativa, la Ley 1581 de 2012 consagra en el literal b) del artículo 4, el principio de finalidad como la obligación de que “…El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular…” A este respecto, es claro que las finalidades consagradas en la Política de Q10 SOLUCIONES S.A.S., obedecen todas a actividades legales, licitas y conforme a la Constitución Nacional”11.

Por lo anterior, advierte que “esta Autoridad no señaló con precisión y claridad, los hechos que originan la presunta falta (cargo primero), ni las disposiciones presuntamente vulneradas” 12, desconociendo los principios de tipicidad y legalidad que rigen los procesos administrativos sancionatorios. En el presente caso, este Despacho encuentra que la sociedad investigada cuenta con una política de tratamiento de información personal, la cual está disponible a los Titulares de la Información e incluye, en principio, la información requerida por el artículo 2.2.2.25.3.1.

A continuación, se detalla lo evaluado y los resultados o comentarios sobre cada ítem: REQUISITO LEGAL SI/NO 1. ¿La PTI consta en medio físico o SI electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Radicado 18-260290-10, página número 3. Radicado 18-260290-10, página número 4. COMENTARIO La PTI consta en medio físico y electrónico “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 13, VERSIÓN ÚNICA artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 2.

¿La PTI fue redactada con un lenguaje SI claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). La PTI incorpora un lenguaje claro y sencillo respecto del tratamiento de los datos 3. ¿La PTI ha sido puesta en SI conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

El hecho de haber cargado la PTI en el Registro Nacional de Bases de Datos desde el año 2016, le otorga a la Política su carácter de ser pública para todos los Titulares. 4. ¿la PTI contiene el nombre o razón SI social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5.

¿La PTI señala el tipo de Tratamiento SI –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). La PTI hace referencia a este criterio al informar que “La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., identificada con Nit. 900.299.474-6, ubicada en la Cra. 75 N°. 45F – 23 de la ciudad de Medellín, cuyo sitio web es: http://www.q10soluciones.com y con teléfonos: (0574) 4441035 - 3137181411” De acuerdo con la información consignada en el Registro Nacional de Bases de Datos, la sociedad indicó que tiene sus bases de datos físicas NO Este requisito no se cumple por cuanto la política no establece con claridad cuál es el tratamiento al que van a ser sometidos los datos, puesto que las seis finalidades enlistadas en la sección “TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO” son absolutamente genéricas lo cual resulta contrario a los dispuesto por el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

La PTI menciona todos los derechos que están en cabeza del Titular por virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. 6. ¿La PTI informa la finalidad del Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 7.

¿La PTI Menciona de manera SI completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). 8. ¿En la PTI se informa al Titular del dato SI que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, ¿o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la Ley. 1581 de 2012) La PTI menciona los derechos que están en cabeza del Titular por virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, en el siguiente sentido: “6.

DERECHOS DE LOS TITULARES Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.” 9. ¿En la PTI se informa al Titular del dato SI que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe La PTI señala la facultad del Titular, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, de “2.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Compañía, salvo “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) HOJA N 14, VERSIÓN ÚNICA cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.” 10.

En la PTI se informa al Titular que SI tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal c- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) La PTI informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud suya en tal sentido, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales” 11.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -ddel artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) En la PTI informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen”.

SI En la PTI sí se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización, al especificar lo siguiente: “6. DERECHOS DE LOS TITULARES Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.” La PTI informa al Titular del dato que tiene derecho a “6.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento.” La PTI señala la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, al señalar lo siguiente “Las consultas que se efectúen respecto a datos personales podrán ser remitidas a través de los siguientes medios: De forma física, a la dirección Carrera 75 No. 45F – 23 de la ciudad de Medellín, Antioquia.

Vía telefónica a la línea (0574) 4441035 o al celular 31371811, a través de la página web www.q10soluciones.com, enlace de contacto. A través del correo electrónico: datospersonales@q10soluciones.com”. La PTI especifica el procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, en la medida en que señala que se atenderán los asuntos relacionados con datos personales “a través de los siguientes medios: De forma física, a la 12.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal -e- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 13. ¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) SI 14.

¿En la PTI se señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013). 15.

¿En la PTI se describe el SI procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013). 16.

¿La PTI indica la fecha de entrada en NO vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015). 17. ¿La PTI informa el período de vigencia NO de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

HOJA N 15, VERSIÓN ÚNICA dirección Carrera 75 No. 45F – 23 de la ciudad de Medellín, Antioquia. Vía telefónica a la línea (0574) 4441035 o al celular 31371811, a través de la página web www.q10soluciones.com, enlace de contacto. A través del correo electrónico: datospersonales@q10soluciones.com”. No puntualiza la fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información No puntualiza el período de vigencia de la Base de Datos Respecto de lo anterior, es evidente que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., vulneró el régimen de protección de datos, de acuerdo con las siguientes situaciones: 1.

Para la fecha de realización de la visita administrativa de inspección y vigilancia (8 y 9 de octubre del 2018), la sociedad investigada contaba con una Política de Tratamiento de Datos Personales; cuyo contenido, conforme a la tabla antes reseñada, no cumplía con la totalidad de los requisitos mínimos que establece el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 2.

La Política de Tratamiento de Datos Personales únicamente fue actualizada en fecha 24 de septiembre de 2019, es decir, con posterioridad a la realización de la visita de inspección de acuerdo con la siguiente modificación realizada, únicamente en cuanto a la finalidad del tratamiento de los datos: “El tratamiento de los datos personales de empleados, exempleados, aspirantes, contratistas, clientes, proveedores o de cualquier persona con la cual la empresa tuviera establecida una relación, se realizará bajo las normas aplicables a la materia, los datos serán recolectados y tratados en específico para los siguientes fines: • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores trabajadores y aspirantes, incluido el pago de obligaciones contractuales. • Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios. • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. • Evaluar la calidad del servicio. • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo. • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Q10 SOLUCIONES y/o por terceras personas. • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral. • Soportar procesos de auditoría interna o externa. • Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de Q10 SOLUCIONES: Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 16, VERSIÓN ÚNICA • Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Q10 SOLUCIONES ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.” 3.

Frente a los cuestionamientos planteados por la sociedad investigada en torno a los presuntos yerros en el primer cargo formulado resulta claro para este Despacho que conforme a lo señalado en la Resolución N°. 27656 del 10 de junio de 2020 sí se especificaron con suficiente claridad y precisión las razones de hecho y de derecho por las cuales se evidenciaba una presunta vulneración al cargo objeto de estudio, de modo que no puede este Despacho aceptar las afirmaciones de la investigada en torno al este cargo. 4.

Como consecuencia de lo hasta aquí expuesto, esta Dirección encuentra que, si bien la sociedad investigada contaba con una Política de Tratamiento de Datos Personales para el mes de octubre de 2018, lo cierto es que la misma no cumplía con la totalidad de los requisitos mínimos que establece el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015. Sin embargo, también es claro que la sociedad investigada adoptó unas medidas correctivas tendientes a superar las falencias advertidas por esta Superintendencia en la visita administrativa realizada los días 8 y 9 de octubre de 2018 al incorporar las finalidades en la versión actualizada de su Política de Tratamiento; razón por la cual, este Despacho se abstendrá de imponer una sanción pecuniaria.

No obstante lo anterior, en ejercicio de las funciones conferidas por el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 a esta Superintendencia, se procederá a impartir una orden administrativa a la sociedad investigada, consistente en ajustar, conforme a la tabla anterior, su Política de Tratamiento de información y cargar la versión actualizada de dicho documento en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 18.2.2.

Respecto del deber desarrollar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos y para la atención de consultas y reclamos El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)” (Resaltado fuera del texto). Dicho deber está relacionado con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los cuales disponen que: “Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 17, VERSIÓN ÚNICA Parágrafo.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término ( )” Respecto de este deber, la Corte Constitucional en sentencia C 748 del 2011 dispuso que: “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento.

Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares, como los principios de la administración de datos personales analizados en otro capítulo de esta providencia. Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (vi) Tramitar las consultas y reclamos, hecho que lo obliga a dar a conocer al encargado esas eventualidades para que éste incluya la información correspondiente en la base de datos, con anotaciones que permitan identificar fácilmente el estado de la información, es decir, para que siempre se encuentre actualizada -literales j) y l), e igualmente adoptar reglamentos claros para que el titular del dato pueda hacer exigible sus derechos a consultar y reclamar literal k).” (Negrilla fuera del texto original)13 Al respecto, este Despacho por medio de la Resolución N°. 54070 del 4 de septiembre de 2020 encontró que 13 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

Considerando 2.17.3. Constitucionalidad de los artículos 17 y 18 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 18, VERSIÓN ÚNICA “durante la visita de inspección realizada por esta Dirección a las instalaciones de la sociedad Q10 SOLUCIONES SAS el día 8 de octubre de 2018, mediante “informe jurídico de visita” radicado bajo el número 18-260290-00004-0000 del 9 de junio de 2020 se realizó el análisis de hallazgos y se revisó la evidencia técnica recolectada Así (sic) las cosas, con respecto al presente cargo, se concluyó que: “En el momento de la visita, se manifestó que no se contaba con manual (sic) un procedimiento documentado para la atención de consultas y reclamos.

“Así las cosas, la investigada no acreditó que cuenta con un manual o procedimiento establecido para la atención de consultas y reclamos, que se ajusten a las obligaciones impuestas por la Ley 1581 de 2012. Frente al cargo segundo, la sociedad investigada, en sus escritos de descargos radicados bajo los números 18-260290-10 del 17 de julio de 2020 y 18-260290-23 del 1 de octubre de 2020, indicó que, pese a que la fundamentación de este cargo obedeció a la “respuesta negativa de la colaboradora de la compañía respecto a la pregunta si la empresa contaba con un manual de consultas y reclamos.

Sin embargo, es menester indicar que para esa fecha no existía un manual independiente o autónomo con tales especificaciones ya que el procedimiento de consultas y reclamos estaba incluido dentro de la Política de Tratamiento de Datos Personales que para ese entonces tenía Q10 SOLUCIONES S.A.S.”14, específicamente, en el capítulo denominado “GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO”.

Por lo que asegura, debe prevalecer la verdad material sobre el testimonio brindado por la colaboradora de la compañía. Adicionalmente, reconoce que el Régimen de Protección de Datos personales es un andamiaje que no debe asimilarse en forma aislada o fraccionada y, en virtud de ello, a pesar de tener diseñado y documentado un procedimiento para la atención de quejas y reclamos, el mismo no fue socializado con todos los colaboradores de la organización. Ahora bien, al revisar la Política de Tratamiento de la Información que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. tenía para la fecha de la visita administrativa, es claro que la sociedad ya tenía documentado un procedimiento para la atención de quejas y reclamos.

En ampliación de lo expuesto en el párrafo anterior, se presenta a continuación una imagen del acápite de la Política de Tratamiento de la Información, que se titula “Garantías del derecho de acceso” y describe el procedimiento en los siguientes términos: Radicado 18-260290-23, página número 154. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 19, VERSIÓN ÚNICA Por virtud de lo anterior, se archivará el presente cargo en tanto el referido procedimiento si había sido documentado por la sociedad en cuestión. 18.2.3.

De los deberes de desarrollar e implementar un manual de políticas de seguridad y de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)”. A su turno, el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece: “ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

(…)”. Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la demostración de la implementación de las medidas apropiadas y efectivas para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, lo siguiente: HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA “ARTÍCULO 2.2.2.25.6.1.

Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas: (Decreto 1377 de 2013, art. 26)” El deber consagrado en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 hace referencia a las medidas de seguridad que deben adoptar los Responsables del Tratamiento a efectos de garantizar que la información administrada nos sea divulgada, adulterada, consultada o expuesta de manera inconsulta o no autorizada por su Titular, dicho precepto se armoniza con el principio de seguridad, contenido en el literal g) del artículo 4 de la misma disposición; normatividad que a su vez ha sido objeto de especial atención por parte de la Corte Constitucional, tal como quedó reflejado en la Sentencia C-748 de 2011, así: “Principio de seguridad: Al amparo de este principio, la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

De este principio se deriva entonces la responsabilidad que recae en el administrador del dato. El afianzamiento del principio de responsabilidad ha sido una de las preocupaciones actuales de la comunidad internacional, en razón del efecto “diluvio de datos” a través del cual día a día la masa de datos personales existente, objeto de tratamiento y de ulterior transferencia, no cesa de aumentar.

Los avances tecnológicos han producido un crecimiento de los sistemas de información, ya no se encuentran sólo sencillas bases de datos, sino que surgen nuevos fenómenos como las redes sociales, el comercio a través de la red, la prestación de servicios, entre muchos otros. Elo también aumenta los riesgos de filtración de datos, que hacen necesarias la adopción de medidas eficaces para su conservación. Por otro lado, el mal manejo de la información puede tener graves efectos negativos, no sólo en términos económicos, sino también en los ámbitos personales y de buen nombre.

En estos términos, el Responsable o Encargado del Tratamiento debe tomar las medidas acordes con el sistema de información correspondiente. (…)15”(Se destaca). En efecto, el Responsable tiene el deber de tratar la información que se encuentra almacenada en su base de datos bajo las medidas mínimas establecidas por el Régimen de Protección de Datos Personales.

Al respecto, esta Dirección encontró preliminarmente en la Resolución N°. 54070 del 4 de septiembre de 2020 que, “[e]ste Despacho efectuó visita de inspección en las instalaciones de Q10 SOLUCIONES SAS el día 8 de octubre de 2018, mediante informe jurídico radicado bajo el número 18260290-00004-0000 del 9 de junio de 2020, se realizó análisis de los hallazgos y se revisó la evidencia Sentencia-- C-748 del 06 de octubre de 2011.

Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljúb. Considerando 2.6.5.2.7. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 21, VERSIÓN ÚNICA técnica recolectada, así las cosas, con respecto al presente cargo, se concluyó que “Frente al deber de los responsables de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, establecido en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012;

(…) “Tampoco en el momento de la visita se manifestó que, se contara con una política de seguridad (…)”. Así las cosas, es imperativo que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. cuente con un manual implementado de políticas de seguridad donde se describan las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, pues existe un deber del Responsable de implementar controles de seguridad conforme al tipo de bases de datos que se trate -física o automatizada.

De esta manera, se permita garantizar los estándares mínimos de protección consagrados en la Ley 1581 de 2012.” Frente al tercer cargo, manifiesta la sociedad investigada en sus escritos de descargos radicados bajo los números 18-260290-10 del 17 de julio de 2020 y 18-260290-23 del 1 de octubre de 2020, que la empresa sí contaba con manuales de seguridad de la información. Sin embargo, estos no habían sido socializados con todo el equipo de trabajo de la organización. Asimismo, resalta: (i) la continua revisión e implementación de medidas de seguridad de la información y (ii) el compromiso de la administración con la promoción de la cultura de la protección de datos personales y de la seguridad de la información, a través de diferentes canales de comunicación y programas de formación para sus colaboradores.

Para efectos de la valoración del material probatorio obrante en el expediente y con el propósito de velar por la debida trazabilidad de la información, esta Dirección procede a realizar la ubicación de las piezas probatorias aportadas por la entidad investigada en el tiempo, con el propósito de determinar si cada una de ellas es anterior, concomitante o posterior a la visita administrativa realizada, así: Así, se evidencia que las piezas probatorias anteriores a la visita administrativa, con las que contaba la investigada, son las siguientes: 1.

Documento titulado “Manual proyecto para la implementación de la ISO 27001”, versión 01 del 1 de junio de 2018.16 2. Copia del documento titulado “Plan de información y conciencia”, versión 01 del 1 de junio de 2018. Este documento consiste en dos evaluaciones aplicadas a un colaborador del área de soporte, cada una consta de 5 preguntas que indagan sobre aspectos propios de la seguridad de la información.17 Por su parte, las piezas recabadas con posterioridad a la visita y aportadas dentro del escrito de descargos por la investigada son las listadas a continuación: 3.

Copia de oficio del 27 de marzo de 2019, con el asunto “Compromiso de implementación norma ISO 27001”, suscrito por el representante legal de la sociedad investigada. 4. Copia de las hojas de control de asistencia de las capacitaciones realizadas los días 4, 16 y 17 de septiembre de 2019 en la franja horaria de la mañana, sobre el tema contextualización ISO27001. 5.

Copia de mensaje de correo electrónico remitido el 19 de septiembre de 2019, desde la dirección dvelez@q10.com a corporativo@q10.com, en el cual se remite en archivo adjunto una pieza gráfica con seis casillas que relacionan aspectos sobre la seguridad de la información. 6. Copia de mensaje de correo electrónico remitido el 20 de septiembre de 2019, desde la dirección dvelez@q10.com a corporativo@q10.com, en el cual se envía en archivo adjunto un decálogo de seguridad.

Radicado 18-260290-10. 17 Ibídem “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 22, VERSIÓN ÚNICA 7. Copia de mensaje de correo electrónico remitido el 24 de septiembre de 2019, desde la dirección rmunoz@q10.com a Comunicados Sede Medellín sedemedellin@q10soluciones.com, en el cual se envía adjunto un archivo en formato PDF denominado POLÍTICAS ISO 27001. 8.

Copia de mensaje de correo electrónico remitido el 25 de septiembre de 2019, desde la dirección dvelez@q10.com a corporativo@q10.com, en el cual se envía adjunto una pieza gráfica sobre los soportes de información. 9. Copia de mensaje de correo electrónico remitido el 26 de septiembre de 2019, desde la dirección dvelez@q10.com a corporativo@q10.com, en el cual se envía adjunto una infografía que describe 6 buenas prácticas de seguridad de la información en los puestos de trabajo.

Pruebas documentales que no contienen fecha de emisión: 10. Documento titulado “Políticas seguridad de la información”. 11. Documento titulado “Metodología de evaluación de riesgo”. 12. Documento titulado ¿Cuál es el trabajo del responsable de seguridad en ISO 27001? 13. Documento titulado “Manual de roles y responsabilidades en seguridad de la información”.

Una vez realizada la ubicación temporal de las pruebas aportadas por la sociedad investigada, encuentra este Despacho que, no obstante la afirmación de la sociedad al señalar que contaba con los manuales de seguridad de la información para octubre de 2018; lo cierto es que: (i) Durante la visita de inspección administrativa realizada por esta entidad, la directora administrativa de la compañía informó que no existían procedimientos documentados de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento a las bases de datos y (ii) La sociedad investigada no allegó a esta instancia soportes probatorios que acrediten que sí contaba con un manual de políticas de seguridad de la información para la fecha en que se realizó la visita administrativa.

Por el contrario, la totalidad de piezas probatorias que obran en el expediente de la referencia dan cuenta de una serie de medidas adoptadas por la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. con posterioridad a la visita de inspección realizada por esta Superintendencia los días 8 y 9 de octubre de 2018. Ahora bien, para claridad de la sociedad investigada, para la implementación del manual de seguridad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Las medidas técnicas se han entendido como aquellas que se adoptan para mitigar los riesgos técnicos de acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros que pueden hacer uso no autorizado de los datos personales de los Titulares.

Dichas medidas propenden, entonces, por mejorar los niveles de confianza de los Titulares a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información de la compañía. Por su parte, las medidas administrativas se refieren a la estructura jerárquica de la entidad, en el sentido de que haya un líder que apruebe la adopción de dichas medidas de seguridad para el funcionamiento óptimo del organismo.

Por otra parte, las medidas humanas se refieren a los métodos de capacitación de personal para asegurar que éste realiza todas las medidas que sean pertinentes para evitar la puesta en riesgo de los datos personales. Así las cosas, es pertinente precisar las falencias en las que incurre la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S.: i) Advierte esta Dirección que, aun cuando la sociedad investigada aporta un número plural de documentos que se relacionan con el proceso de certificación de la norma ISO 27001, lo cierto “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 23, VERSIÓN ÚNICA es que ello no suple ni hace las veces del manual de políticas de seguridad de la información del que trata la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015. ii) La ausencia del desarrollo e implementación del manual de políticas de seguridad de la información no solo va en contravía del espíritu del Régimen de Protección de Datos Personales, sino que, además, implica un abierto desconocimiento del derecho de habeas data de los Titulares, cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S.; en la medida en que al no estar documentadas las medidas de seguridad no existe certeza para esta entidad sobre los niveles de protección de los datos con los que cuenta la sociedad investigada. iii) Se encuentra acreditado que la sociedad investigada no cuenta con medidas adecuadas, útiles y eficaces para que los postulados legales sean realidades verificables y no se limiten a creaciones teóricas. iv) Las medidas existentes son conocidas por un número reducido de colaboradores del área gerencial de la compañía y totalmente desconocidas por el grueso de trabajadores de esta; situación que demuestra que no solamente no existe una estructura jerárquica encargada de propender por la seguridad de la información al interior de la empresa, sino que no existe una cultura de seguridad de la información en la compañía. Esta situación quedó demostrada en la visita administrativa llevada a cabo por esta entidad. v) Las pruebas aportadas en materia de capacitaciones en temas de seguridad de la información se limitan a dos evaluaciones aplicadas a un único empleado del área de soporte, sin embargo no se evidencian mayores capacitaciones a los demás colaboradores de la sociedad investigada. vi) No obra prueba en el expediente de las medidas técnicas adoptadas por la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. en sus instalaciones físicas, con posterioridad a la visita administrativa. vii) Es evidente que una sociedad de la envergadura de la aquí investigada, cuya operación “se enfoca en la prestación del servicio o alquiler de una plataforma y/o software denominado por ellos Q10 académico el cual es utilizado por instituciones educativas, que son las interesadas en este tipo de desarrollos para la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de sus estudiantes”, precisa menos retórica y más acción en el cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. viii) Resulta apremiante que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. tome acciones para garantizar la seguridad de la información. El éxito de estas acciones dependerá del compromiso real de todos los miembros de la organización. Especialmente, de sus directivos, pues, sin su apoyo sincero y decidido cualquier esfuerzo será insuficiente para diseñar, lleva a cabo, revisar, actualizar y/o evaluar las medidas de seguridad de la información. ix) No obstante lo anterior, este Despacho reconoce que la sociedad ha documentado ciertos procesos tendientes a suplir las fallas encontradas durante la visita administrativa; sin embargo, las mismas no sustituyen las medidas técnicas, administrativas y humanas que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. debe adoptar en materia de seguridad de la información. Frente al deber consagrado en el Literal d) del artículo 17, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, esta Dirección encontró preliminarmente en la Resolución 54070 del 4 de septiembre de 2020 que, “Este Despacho efectuó visita de inspección en las instalaciones de Q10 SOLUCIONES SAS el día 8 de octubre de 2018, mediante informe jurídico radicado bajo el número 18260290-00004-0000 del 9 de junio de 2020 se realizó el análisis de los hallazgos y se revisó la evidencia técnica recolectada, así las cosas, con respecto al presente cargo, se concluyó que: “(…) i. Los equipos de cómputo de la sociedad inspeccionada no contaban con bloqueo de los puertos USB.

Esto permite la conexión de medios de almacenamiento externos como discos duros o USB´s. Por lo que se aumenta el riesgo de fugas de la información. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 24, VERSIÓN ÚNICA ii. Las oficinas de la sociedad no cuentan con puertas que impidan el acceso a personal no autorizado. iii.

Las bases de datos a las que se refiere el literal b del numeral 4.3 de este informe, no cuentan con una clave de acceso que impida su apertura y/o modificación. iv. La oficina en la que están los equipos en los que se almacenan las bases de datos a las que se refiere el literal b del numeral 4.3 de este informe, no cuentan con una puerta o restricción para impedir el acceso o (sic) personal no autorizada (sic). v. Las bases de datos de empleados se comparten a través de Google Drive.

Esto representa un alto riesgo de fugas de información, adulteración, perdida, entre otras amenazas. vi. No existen procedimientos documentados de seguridad para impedir la adulteración, perdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento a las bases de datos que contienen la información de los empleados de la sociedad. vii. No existen procedimientos documentados para la ejecución de copias de seguridad y recuperación. Aún así, hay indicios de ejecución de un procedimiento de esta naturaleza desde el equipo del administrador de Amazon S3”.

Frente al deber de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, la sociedad investigada esgrime los siguientes argumentos: “(…) reconocemos que en efecto para la fecha en la que se realizó la visita por parte de la SIC, la sociedad que represento no contaba con ciertas medidas de seguridad.

No obstante, tal y como bien se indica en los hallazgos anteriormente relacionados, al momento de realizar la inspección se pudo constatar que desde el año 2014, Q10 viene implementando Amazon S3 para almacenar y proteger la información de la organización, mediante procesos de copia de seguridad y restauración que gozan de una gran confiabilidad y seguridad proporcionadas por la empresa Amazon.

Como he mencionado anteriormente, la sociedad que represento ha venido trabajando arduamente en los últimos meses en la implementación de una Política en Seguridad de la Información y a partir de esta, ha desarrollado una serie de procesos tales como: el manual de implementación de la política, la metodología de evaluación del riesgo, la asignación de responsabilidades y roles para el manejo de la información, etc.

Además de lo anterior, es oportuno aclarar que desde la fecha de la visita hemos realizado las siguientes mejoras de acuerdo con los hallazgos arriba detallados: ii. Los equipos de cómputo ya cuentan con bloqueo de los puertos USB. ii. Las bases de datos "Empleados Q10" y "Salario empleados Q10", ya cuentan con una clave de acceso que impiden su apertura y/o modificación. iii.

La base de datos "Salario empleados Q10", ya no se comparten a través de Google Drive. iv. Desde el 2019 se viene avanzado en procedimientos documentados de seguridad para impedir la adulteración, perdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento a las bases de datos que contienen la información de los empleados de la sociedad, procesos que se espera se consoliden con la certificación inminente en la ISO 27001.

Al respecto cabe mencionar que Q10 SOLUCIONES S.A.S. se encuentra certificada desde el año 2015 en la ISO 9001 (calidad en procesos empresariales) y desde el año 2018 en la ISO/IEC 29110 (calidad en desarrollo de software para pequeñas organizaciones), lo que da cuenta de nuestro interés y búsqueda permanente en realizar nuestros procesos adecuadamente y mejorar continuamente.

Además de lo anterior, resaltamos que desde el año pasado (2019) somos proveedores de Facturación Electrónica autorizados por la DIAN, lo cual cobra total relevancia ya que para ofrecer los servicios de facturación electrónica debemos acreditar la certificación sobre los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información conforme lo establece la DIAN, de acuerdo a los requisitos exigidos por el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020.

Q10 SOLUCIONES S.A.S. está comprometida en garantizar el cumplimiento de los derechos a todos nuestros públicos de interés, a través de un tratamiento adecuado de sus datos personales. Tanto ello es así que actualmente la sociedad se encuentra en proceso de certificación en la norma ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información), certificación que exige una mejora continua de los procesos y procedimientos internos en “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 25, VERSIÓN ÚNICA pro de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) que permita evaluar constantemente todo tipo amenazas susceptibles de poner en riesgo la información de la organización, tanto al interior, como frente a sus terceros.

Esta norma a su vez, exige establecer controles y estrategias adecuadas para controlar, gestionar y minimizar dichos riesgos y a su vez, generar información medible que permita hacer un seguimiento y control en el tiempo, estableciendo auditorias que retroalimenten constantemente las políticas implementadas. En mérito de lo anterior, mi representada reconoce y acepta el levantamiento del cargo quinto”18.

Frente a lo expuesto por la sociedad investigada frente a los formulados por los deberes de seguridad de la información, este Despacho: (i) Reconoce las medidas que han sido adoptadas por parte de la sociedad investigada en materia de seguridad de la información. Sin embargo, encuentra suficientemente probado que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no había adoptado e implementado un manual de políticas de seguridad de la información donde se describieran las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, conforme al tipo de bases de datos que trata en calidad de Responsable para la fecha de realización de la visita administrativa.

(ii) Advierte que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no aportó material probatorio que soporte sus afirmaciones de que cuenta con una Política de seguridad para “realizar la identificación y documentación de los ciclos y procesos internos de gestión de datos”, así como la implementación del plan de mejoramiento indicado por la sociedad en sus descargos.

(iii) Encuentra que, tal y como quedó acreditado en los hallazgos y conclusiones de la visita de inspección realizada los días 8 y 9 de octubre de 2018 por parte de esta Superintendencia, la sociedad no había adoptado las medidas efectivas tendientes a la conservación de la información bajo medidas de seguridad idóneas y con la confidencialidad que demandaba.

Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada a los deberes consagrados en: (i) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015 y, en consecuencia, se impondrá la sanción pecuniaria correspondiente y (ii) el literal d) del artículo 17, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012; por lo que impondrán las respectivas sanciones pecuniarias. 18.2.4.

Respecto del deber desarrollar e implementar un manual para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)”. Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la recolección de la información, lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos Radicado 18-260290-23, páginas número 165 y 166.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 26, VERSIÓN ÚNICA personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 2.2.2.25.6.1 Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.” (Negrilla y subrayado fuera del texto original) Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación a los procedimientos internos que debe adoptar los Responsables de la Información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades; estas actividades van encaminadas a que los responsables, desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.

Esta Dirección encontró preliminarmente en la Resolución 54070 del 4 de septiembre de 2020 que “este Despacho efectuó visita de inspección en las instalaciones de Q10 SOLUCIONES SAS el día 8 de octubre de 2018, mediante informe jurídico radicado bajo el número 18-260290-00004-0000 del 9 de junio de 2020, se realizó el análisis de los hallazgos y se revisó la evidencia técnica recolectada, así las cosas, con respecto al presente cargo, se concluyó que “(…) Tampoco tiene controles para la documentación ni existe un manual en el que se describan los procedimientos usados para la recolección, uso circulación y supresión de la información almacenada en las bases de datos.

Con esta conducta, se está vulnerando el literal k del artículo 17 de la ley 1581 de 2012.” De acuerdo con lo anterior, la sociedad no acreditó contar con los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información; establecido en el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015, esto con el fin de que a lo largo del ciclo de vida del dato se garanticen y respeten los preceptos legales que van desde la recolección de la información hasta la disposición final de la misma, de tal suerte que no se empleen medios engañosos o fraudulentos para recolectar y tratar los datos personales y que siempre se utilicen para las finalidades que fueron autorizadas en su momento por el Titular, en el entendido de que la información se utilice únicamente para la finalidad que fue informada, lo que adicionalmente implica la supresión segura de la información y la correspondiente documentación de este procedimiento.

Así las cosas, es imperativo que la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. cuente con un Manual interno donde se encuentren los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información y al no aportarse al plenario, se entiende preliminarmente como no implementado, (…)”. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 27, VERSIÓN ÚNICA Frente al cuarto cargo referente al deber que le asiste a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de adoptar un manual interno donde se encuentren los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, la sociedad investigada señala que, en efecto, para la fecha en que se llevó a cabo la visita administrativa por parte de esta Superintendencia; es decir, para el mes de octubre de 2018, la sociedad no contaba con este manual.

No obstante lo anterior, afirma que “actualmente la sociedad sí cuenta con dicho manual, el cual se encuentra contenido en la última versión de la política de tratamiento de datos de la empresa, la cual fue modificada el día 24 de septiembre del año 2019”19. Al realizar la revisión de la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Q10 SOLUCIONES S.A.S” del 24 de septiembre de 2019, aportada dentro del material probatorio adjunto al segundo escrito de descargos, advierte esta Dirección en todo caso que: (i) la fecha del documento es posterior a la fecha de los hechos materia de investigación y (ii) este documento solo desarrolla el derecho de los Titulares a la rectificación, actualización y supresión de los datos y la revocatoria de la autorización. Así las cosas, no se evidencia mayor desarrollo respecto del procedimiento del ciclo de vida del dato.

De este modo, es claro que en dicho documento se debe, además de la información ya contenida en él, documentar lo siguiente: - El método de recolección de la información; - La forma de almacenamiento de la información; - Los múltiples usos que puede tener la información dependiendo de la(s) finalidad(es) especificadas por la empresa; y - La forma en que la información circula al interior de la empresa y/o si la misma es remitida a un Encargado para su Tratamiento.

Lo anterior demuestra que la investigada incurre en una vulneración del deber consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem, en el sentido de que no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento; razón por la que se impondrá la sanción pecuniaria correspondiente y se impartirá una orden administrativa tendiente a que la sociedad investigada realice los ajustes correspondientes según lo normado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

DÉCIMO NOVENO: RESPECTO DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunto de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de Radicado 18-260290-23, página número 161. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 28, VERSIÓN ÚNICA los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto por lo que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 199520 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso por lo que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”21 (Subrayado fuera del texto original) Nótese que el artículo 2422 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”23.

De otra parte, es de suma importancia resaltar la responsabilidad jurídica y económica, que radica no sólo en las personas jurídicas, sino también en cabeza de sus administradores, de suerte que este Despacho es enfático en aclarar que los mismos deben obrar con profesionalismo y diligencia en su gestión para tratamiento de datos personales.

En este sentido, es de suma importancia resaltar la responsabilidad jurídica y económica, que radica no sólo en las personas jurídicas, sino también en cabeza de sus administradores, de suerte que este Despacho es enfático en aclarar que los mismos deben obrar con profesionalismo y diligencia en su gestión para tratamiento de datos personales.

En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS al representante legal de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: Ley 222 de 1995 “Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones” Crf.

Numeral 2 del artículo 23 de la ley 222 de 1995 El texto completo del artículo 24 de la 222 de 1995 dice lo siguiente: “Artículo

24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. El artículo 200 del Código de Comercio quedará así:

ARTICULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.

De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar.

Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos.

Crf. Parte inicial del artículo 24 de la ley 222 de 1995 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 29, VERSIÓN ÚNICA 1. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”24. 2.

Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3. Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6.

Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas. De igual manera es necesario indicar que el incumplimiento a las órdenes aquí impartidas, darán lugar al inicio de una investigación administrativa de carácter sancionatorio, la cual faculta a esta superintendencia a (i) imponer multas hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes;

(ii) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento; (iii) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento y (iv) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

VIGÉSIMO: CONCLUSIONES En primer lugar, quedó demostrado que si bien la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. contaba con una Política de Tratamiento de Datos Personales para el mes de octubre de 2018, lo cierto es que la misma no cumplía con la totalidad de los requisitos mínimos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Sin embargo, se encuentra que la versión actualizada cumple con señalar concretamente las finalidades del tratamiento. Frente al cargo segundo, este Despacho encontró que, para el mes de octubre de 2018, la sociedad investigada ya tenía documentado un procedimiento para la atención de quejas y reclamos. En cuanto a los cargos tercero y quinto, esta Dirección encontró suficientemente probado que: (i) Para el mes de octubre de 2018 la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no había adoptado e implementado un manual de políticas de seguridad de la información donde se describieran las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, conforme al tipo de bases de datos que trata en calidad de Responsable.

(ii) La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no adoptó las medidas efectivas tendientes a la conservación de la información bajo medidas de seguridad idóneas y con la confidencialidad que demandaban, conforme a los hallazgos y conclusiones de la visita de inspección realizada los días 8 y 9 de octubre de 2018 por parte de esta Superintendencia Sobre el cargo cuarto este Despacho encontró que la sociedad investigada no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento según lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

VIGÉSIMO PRIMERO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para 24 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 30, VERSIÓN ÚNICA la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: • La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. deberá ajustar y cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., deberá documentar sus manuales de seguridad y del ciclo del dato para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, con el fin de que la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales sean objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario.

Para dar cumplimiento a estas órdenes, la investigada deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y remitir la documentación pertinente dentro del término del mes siguiente a la ejecutoria de la presente decisión.

VIGÉSIMO SEGUNDO: Imposición y graduación de la sanción 22.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 2325. Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 2 26, 427 y 628 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo 29.

La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.

(…)”30 (negrita añadida) Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” Artículo 2.

(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) Artículo 4. La Constitución es norma de normas. (…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades.

(negrita añadida) Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones. (negrita añadida) Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000);

Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017); Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000).

Considerando 5.5.2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 31, VERSIÓN ÚNICA mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 31.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.

A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.

PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la Unidad de Valor Tributario (UVT).

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional32 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

(…) (negrita añadida) HOJA N 32, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”33 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros34. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”35.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”, por lo que no debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia36. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio la potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2337 de la misma.

Asimismo, el artículo 24 indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Ley 1581 de 2012, artículo 24: “Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 33, VERSIÓN ÚNICA b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” De manera que resulta aplicable el criterio de graduación señalado en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.

Ahora bien, la Corte Constitucional indicó lo siguiente respecto de las sanciones consistentes en multas: “El artículo 23 del proyecto establece las sanciones que puede aplicar la Superintendencia de Industria y Comercio a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento, dentro de las cuales contempla las multas, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento, el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento y finalmente el cierre inmediato y definitivo de la operación: Esta norma constituye una disposición de carácter sancionatorio y por ello debe cumplir con todos los principios propios del debido proceso sancionador contemplados en la Constitución Política y reconocidos por la jurisprudencia de esta Corporación: En primer lugar, el principio de legalidad, de acuerdo con el cual: “las conductas sancionables no sólo deben estar descritas en norma previa sino que, además, deben tener un fundamento legal, por lo cual su definición no puede ser delegada en la autoridad administrativa”.

Este axioma tiene una interpretación menos rigurosa en el Derecho administrativo sancionador que en el Derecho penal, pues es posible una flexibilización razonable de la descripción típica: “Ha reiterado la Corte, que en el derecho administrativo sancionador "aunque la tipicidad hace parte del derecho al debido proceso en toda actuación administrativa, no es demandable en este campo el mismo grado de rigurosidad que se exige en materia penal”, por cuanto la naturaleza de las conductas reprimidas, los bienes jurídicos involucrados y la teleología de las facultades sancionadoras en estos casos, hacen posible también una flexibilización razonable de la descripción típica, en todo caso, siempre erradicando e impidiendo la arbitrariedad y el autoritarismo, que se haga prevalecer los principios de legalidad y de justicia social, así como los demás principios y fines del Estado, y que se asegure los derechos constitucionales, los intereses legítimos y los derechos de origen legal o convencional de todas las personas”.

Esta norma cumple con el principio de tipicidad, para lo cual debe interpretarse conjuntamente con el artículo 22 de la futura ley estatutaria, que establece la posibilidad de imponer sanciones cuando se hayan incumplido las disposiciones de esta ley. En este sentido, el supuesto de hecho que completa la norma jurídica sancionatoria está constituido por la infracción de las disposiciones de la futura ley estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

(…)38 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 22.1.1 Literal a): La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta con que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

En el caso sub-examine, con base en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, esta Dirección evidencia que los cargos comprobados en contra de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., afectaron de forma real y concreta los intereses jurídicos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias. Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

FJ: 2.22.3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 34, VERSIÓN ÚNICA Quedó suficientemente demostrado que para el mes de octubre de 2018: La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no había adoptado e implementado un manual de políticas de seguridad de la información donde se describieran las medidas humanas técnicas y administrativas adoptadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información administrada, conforme al tipo de bases de datos que trata en calidad de Responsable; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de CINCUENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y DOS MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($53.372.760) equivalentes a MIL CUATROCIENTAS SETENTA (1.470) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

La sociedad investigada no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, conducta con la cual infringe el deber consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de CINCUENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y DOS MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($53.372.760) equivalentes a MIL CUATROCIENTAS SETENTA (1.470) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. no adoptó las medidas efectivas tendientes a la conservación de la información bajo medidas de seguridad idóneas y con la confidencialidad que demandaban, conforme a los hallazgos y conclusiones de la visita de inspección realizada los días 8 y 9 de octubre de 2018 por parte de esta Superintendencia, omisión con la que transgredió el deber dispuesto en el literal d) del artículo 17, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012; razón por la cual se impondrá una sanción pecuniaria de CINCUENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y DOS MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($53.372.760) equivalentes a MIL CUATROCIENTAS SETENTA (1.470) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de CIENTO SESENTA MILLONES CIENTO DIECIOCHO MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($160.118.280), correspondiente a CUATRO MIL CUATROCIENTAS DIEZ (4.410) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes, por la violación a lo dispuesto en: (i) el Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015;

(ii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y (iii) el literal d) del artículo 17, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. 22.1.2 Otros criterios de graduación Por último, se aclara que frente a la sociedad investigada los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) no hubo beneficio económico que se hubiere obtenido para el infractor o para terceros, por la comisión de la infracción, o el daño que tal infracción hubiere podido causar, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones de esta Dirección. El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 se aplicará toda vez que la investigada reconoció de manera expresa la comisión de la infracción investigada “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 35, VERSIÓN ÚNICA por esta Superintendencia, al manifestar que se tengan por reconocidos y aceptados los cargos segundo, tercero, cuarto y quinto. Así las cosas, y teniendo en cuenta la aceptación de la comisión de las infracciones por parte de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., en los términos expuestos, esta Dirección aplicará el criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 y, en consecuencia, procederá a reducir la sanción impuesta en la mitad de la suma referida, es decir que la sanción se impondrá por un valor de OCHENTA MILLONES CINCUENTA Y NUEVE MIL CIENTO CUARENTA PESOS M/CTE ($80.059.140), equivalentes a DOS MIL DOSCIENTAS CINCO (2.205) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.

VIGÉSIMO TERCERO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900.299.474-6, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado a los correos electrónicos de notificación judicial de la sociedadT smoncayo@q10soluciones.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

Finalmente, indicando que la totalidad del Expediente se encuentra digitalizado para su consulta por medios virtuales, si la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. considera estrictamente necesario el acceso del Expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, solicitando la asignación de una cita para revisión física del Expediente en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá D.C., indicando el número de radicado.

Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., identificada con el Nit. 900.299.474-6, de OCHENTA MILLONES CINCUENTA Y NUEVE MIL CIENTO CUARENTA PESOS M/CTE ($80.059.140), equivalentes a DOS MIL DOSCIENTAS CINCO (2.205) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes., por la transgresión de los deberes dispuestos en: deberes dispuestos en: (i) el Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015;

(ii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y (iii) el literal d) del artículo 17, en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 36, VERSIÓN ÚNICA nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2.

El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria. Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., identificada con el Nit. 900.299.474-6, cumplir con las siguientes instrucciones: - La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S. deberá cargar la versión actualizada de su Política de Tratamiento de información en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. - La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., deberá modificar sus manuales para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, con el fin de que la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales sean objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario.

PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., identificada con el Nit. 900.299.474-6, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y la documentación pertinente dentro del término del mes siguientes a la ejecutoria de la presente decisión.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad Q10 SOLUCIONES S.A.S., identificada con el Nit. 900.299.474-6, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la Q10 SOLUCIONES S.A.S. identificada con el Nit. 900.299.474-6, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO CUARTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 18 AGOSTO 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS ENRIQUE Firmado CARLOS ENRIQUE SALAZAR SALAZAR MUÑOZ MUÑOZ Fecha: 2021.08.18 14:36:41 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Elaboró: MRFA Revisó: SRB Aprobó: CESM “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” NOTIFICACIÓN: Investigada: Identificación: Representante Legal: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: Q10 SOLUCIONES S.A.S. NIT. 900.299.474-6 STEVEN MONCAYO VIVEROS C.C. N°. 71.381.730 mosorio@q10soluciones.com smoncayo@q10soluciones.com Carrera 75 Calle 45 F 23 Medellín, Antioquia HOJA N 37, VERSIÓN ÚNICA