Sanción 30194 de 2021 — SIC

(11 NOVIEMBRE 2021) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Radicación 19-134196 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con el NIT. 860.500.153-4, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: 1.

Que en ejercicio de la función de vigilancia y control, este Despacho procedió a examinar la información cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos por parte de la sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con el NIT. 860.500.153-4, evidenciando preliminarmente que esta sociedad no cumplió con el deber de realizar la inscripción en dicho registro. 2.

Que, luego de analizar los supuestos legales contenidos en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 090 de 2018, se estableció que la sociedad en cuestión no cumplía con tales requisitos. 3. Que, para efectos de verificar el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad en mención, mediante oficio radicado bajo el número 19-134196-0 del 14 de junio de 2019, enviado a la dirección electrónica xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, este Despacho requirió a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., para que informara lo siguiente: “1.

Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de Seguridad. 4.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los Titulares almacenados en sus bases de datos.” 4.

Que mediante comunicación radicada bajo el número 19-134196-1 del 3 de marzo de 2020, se envió un segundo requerimiento reiterando las preguntas realizadas a la sociedad investigada, dirigiéndole este oficio a la dirección física de notificación judicial: 5. Que mediante comunicación radicada bajo el número 19-134196-2 del día 9 de julio de 2020, se envió un tercer requerimiento reiterando las preguntas realizadas a la sociedad investigada, dirigiéndole este oficio a la dirección electrónica de notificación judicial: 6.

Que mediante memorando radicado bajo el número 19-134196-3 del 18 de marzo de 2021, la Coordinadora del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas solicitó a la Coordinación del Grupo de Trabajo de Servicios Tecnológicos, lo siguiente: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA “Con el fin de continuar la actuación administrativa del Expediente número 19- 134196, mediante el presente escrito comedidamente la siguiente información: 1.

Prueba de envío de las comunicaciones radicadas bajo consecutivos No.19-134196-0 y 19134196-2 remitidos el 14 de junio de 2019 y el 09 de julio de 2020 respectivamente al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Por favor allegar la información requerida al radicado número 19-134196, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este Memorando”. 7.

Que mediante memorando radicado bajo el número 19-134196-4 del 23 de marzo de 2021, la Coordinación de Grupo de Trabajo de Servicios Tecnológicos, informó lo siguiente: “De acuerdo con su solicitud relacionada con la prueba de envío de las comunicaciones radicadas bajo consecutivos No.19- 134196-0 y 19-134196-2 remitidos el 14 de junio de 2019 y el de julio de 2020 respectivamente al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Envió las evidencias y correo correspondiente”. 8. Que, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, al no recibir respuesta frente a lo requerido dentro del Oficio No. 19-134196-0 del 14 de junio de 2019 mencionado en el numeral anterior, solicitó por segunda vez a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., mediante oficio con número de radicado No.19-134196-1 del 03 de marzo de 2020, enviado el 09 de marzo de 2020, tal como consta en la guía de envío RA251512021CO emitida por la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A (4-72) a la dirección física CL 127 No. 16 A - 272 en la ciudad de Bogotá, con el fin de que diera respuesta a la información previamente solicitada en el oficio con radicado 19-134196-0 del 14 de junio de 2019. 9.

Que, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, al no recibir respuesta frente a lo requerido dentro de los Oficios No. 19-134196-0 del 14 de junio de 2019 y No.19-134196-1 del 03 de marzo de 2020, solicito por tercera vez a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., mediante oficio con número de radicado No.19-134196-2 del 09 de julio de 2020, tal como consta en la constancia de envío suministrada por el Grupo de Trabajo de Servicios Tecnológicos a la dirección electrónica xxxxxxxxxxxxxxxx, con el fin de que diera respuesta a la información previamente solicitada en el oficio con radicado 19-134196-0 del 14 de junio de 2019.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA 10. La sociedad investigada guardó silencio en relación con los requerimientos realizados.

SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados y de acuerdo con las pruebas recolectadas en la etapa preliminar de esta investigación a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el día 14 de abril de 2021 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 20161, por medio de la cual se formularon cargos a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., por el presunto incumplimiento de las siguientes normas: i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 de la misma Ley, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el artículo 2.2.2.25.3.2 del mismo Decreto, el artículo 2.2.2.25.3.3 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.4 ejúsdem. ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4º de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. iii) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. iv) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el artículo 2.2.2.25.2.8 de la misma norma. v) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 de la misma norma y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1 del mismo Decreto.

TERCERO: Que la mencionada resolución le fue notificada a la investigada mediante Aviso No. 7249 el día 23 de abril de 2021 de conformidad con la certificación expedida por la Secretaria General de esta Superintendencia, bajo el número de radicación 19-134196-10 del 3 de mayo de 2021, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

CUARTO: Que, encontrándose dentro de la oportunidad legal para rendir descargos, la investigada guardó silencio.

QUINTO: Que mediante Resolución N°. 54188 del 25 de agosto de 2021, esta Dirección incorporó los documentos allegados al expediente 19-134196, obrantes en el consecutivo 0 al 10.

SEXTO: Que a la sociedad investigada le fue comunicada la Resolución N°. 54188 del 25 de agosto de 2021, fue comunicada a la sociedad investigada el día 26 de agosto de 2021, de conformidad con la certificación radicada bajo el número 19-134196-14 de fecha 9 de septiembre de 2021. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA SÉPTIMO: Que, encontrándose dentro de la oportunidad legal para alegar de conclusión la investigada guardó silencio.

OCTAVO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

NOVENO: Análisis del caso 9.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los Responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por los reclamantes y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de las siguientes disposiciones: • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 de la misma Ley, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el artículo 2.2.2.25.3.2 del mismo Decreto, el artículo 2.2.2.25.3.3 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.4 ejúsdem. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4º de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el artículo 2.2.2.25.2.8 de la misma norma. • El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 de la misma norma y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1 del mismo Decreto.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la sociedad investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberá tener en cuenta los hallazgos encontrados por esta Dirección, así como las razones de hecho y de derecho y el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 9.2 Valoración probatoria y conclusiones Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA 9.2.1 Respecto del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales;

(ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares. El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

(…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) La política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA (3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. El Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas recolectó elementos de prueba, para lo cual, expidió el oficio N°. 19-134196-0 del 14 de junio de 2019, mediante el cual requirió a la sociedad investigada, así: “2.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales”; Una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles la sociedad investigada guardó silencio, razón por la cual, se envió un segundo requerimiento bajo el radicado número 19 – 134196-1 del 3 de marzo de 2020, así: “2. Remita copia de la(s) Política(s) de Tratamiento de Datos Personales desarrollada(s) e implementada(s) por la sociedad” Frente al anterior, la sociedad investigada nuevamente guardó silencio una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles.

En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal. Por último, se envió un tercer requerimiento mediante oficio número 19-134196 -2 del 9 de julio de 2020, a la sociedad CLÍNICA REYES S.A.S. con el fin de que suministrara respuesta a los interrogantes planteados, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de dicha comunicación. “2.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales”. Dichos requerimientos fueron (i) enviados al correo electrónico registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de esa sociedad y (ii) entregados los días 14 de junio de 2019 y 9 de julio de 2020. Igualmente, uno de los requerimientos fue enviado a la dirección física de notificación judicial, el cual, conforme a la guía señalado líneas atrás, fue entregado el día 10 de marzo del 2020.

En virtud de ello, la investigada debía suministrar la respuesta a los múltiples requerimientos en los días indicados a continuación: Número requerimiento de Fecha de envío Fecha de entrega Fecha de esperada Primero 14 de junio de 2019 14 de junio de 2019 Segundo 03 de marzo de 10 de 2020 2020 Tercero 9 de julio de 2020 marzo 9 de julio de 2020 respuesta 21 de junio de 2019 de 18 de marzo de 2020 16 de julio de 2020.

Ahora bien, de acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”.

Atendiendo las reglas citadas, encontramos que, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio respecto del deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia. Así las cosas, se evidencia que el incumplimiento del presente deber se produjo cuando la investigada no emitió respuesta a los requerimientos efectuados por esta Dirección. De acuerdo a la información obrante en el expediente, y según la notificación realizada a la investigada de todos los actos administrativos expedidos por esta Dirección, se le indica a la investigada que su silencio dará lugar a la sanción a imponer por medio del presente acto administrativo, el cual pone fin el proceso sancionatorio.

De esta manera, es claro que todas las actuaciones del Despacho se ciñen a los establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Como consecuencia de lo anterior, esta Dirección encuentra que la sociedad investigada incumplió en forma negligente con el deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 de la misma Ley, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el artículo 2.2.2.25.3.2 del mismo Decreto, el artículo 2.2.2.25.3.3 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.4 ejúsdem, razón por la cual, se impondrá la correspondiente sanción. 9.2.2 Respecto del deber de implementar un manual de Políticas de Seguridad El artículo 15 de la Constitución Política debe interpretarse de manera armónica con los principios de circulación restringida y de seguridad, de tal manera que se debe tener presente que los responsables del tratamiento deben garantizar, entre otras cosas, que la información personal no sea divulgada a través de correo electrónico a otros titulares.

Ahora bien, aun existiendo el consentimiento de éste, la divulgación, circulación y acceso de los datos tiene que estar controlado y restringido, frente a terceros no autorizados, razón por la cual, la ley ha impuesto a los responsables del tratamiento una serie de deberes encaminados a dicho fin, como lo es el de "conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento".

Precisamente el artículo 4º de la Ley 1551 de 2012 establece los principios para el Tratamiento de los datos personales, entre los cuales se encuentran el principio de acceso y circulación restringida y el de seguridad que señalan lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17. Deberes De Los Responsables Del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

Artículo 4. Principios Para El Tratamiento De Datos Personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: ”g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan Ia naturaleza de públicos están obligadas a garantizar Ia reserva de Ia información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley en los términos de la misma.” Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.6.1.

Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas:” (Subrayado y negrilla fuera del texto).

Como se advierte, tanto el principio de acceso y circulación restringida como el de seguridad deben ser cumplidos por los Responsables y Encargados de la información para garantizar el derecho de habeas data de los titulares, pues de la adopción de medidas de conservación de la información y de los controles de seguridad implementadas depende que se minimicen los riesgos de filtración de los datos personales.

En el caso bajo estudio, esta Dirección por intermedio del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, mediante los oficios Nos. 19-134196- -00000-000 del 14 de junio de 2019 y 19 – 134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020, los cuales fueron enviadas a la dirección de notificación xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx de conformidad con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, la sociedad investigada fue requerida para que allegara “con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de seguridad”.

Una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles la sociedad investigada guardó silencio, razón por la cual, se envió un segundo requerimiento bajo el radicado número 19 – 134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020, así: “3. Remita copia del manual de Políticas de Seguridad implementado por la sociedad” Frente al anterior, la sociedad investigada nuevamente guardó silencio una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de Seguridad.” Dichos requerimientos fueron (i) enviados al correo electrónico registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de esa sociedad y (ii) entregados los días 14 de junio de 2019 y 9 de julio de 2020. Igualmente, uno de los requerimientos fue enviado a la dirección física de notificación judicial, el cual, conforme a la guía señalado líneas atrás, fue entregado el día 10 de marzo del 2020.

En virtud de ello, la investigada debía suministrar la respuesta a los múltiples requerimientos en los días indicados a continuación: Número requerimiento. de Fecha de envío Fecha de entrega Fecha de esperada Primero 14 de junio de 2019 14 de junio de 2019 Segundo 03 de marzo de 10 de 2020 2020 Tercero 9 de julio de 2020 marzo 9 de julio de 2020 respuesta 21 de junio de 2019 de 18 de marzo de 2020 16 de julio de 2020 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA Ahora bien, de acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. Atendiendo las reglas citadas, encontramos que, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio respecto del deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia. Así las cosas, se evidencia que el incumplimiento del presente deber se produjo cuando la investigada no emitió respuesta a los requerimientos efectuados por esta Dirección. De acuerdo a la información obrante en el expediente, y según la notificación realizada a la investigada de todos los actos administrativos expedidos por esta Dirección, se le indica a la investigada que su silencio dará lugar a la sanción a imponer por medio del presente acto administrativo, el cual pone fin el proceso sancionatorio.

De esta manera, es claro que todas las actuaciones del Despacho se ciñen a los establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Como consecuencia de lo anterior, esta Dirección encuentra que la sociedad no acredito tener implementado un manual interno de políticas y procedimientos de seguridad de la información investigada incumplió en forma negligente con el deber establecido literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015., razón por la cual se impondrá la correspondiente sanción. 9.2.3 Respecto al deber de contar con manuales internos de procedimiento para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial para la atención de consultas, quejas y reclamos El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ia presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. (…) 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación a los procedimientos internos que debe adoptar los Responsables de la información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades; estas actividades van encaminadas a que los responsables, desarrollen HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.

Para lo anterior, es preciso traer a colación lo dispuesto en el párrafo final del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto prevé que "La verificación por parte de la el manejo adecuado de los datos personales que administra un Responsable será tenida en cuenta al momento de evaluar la imposición de sanciones por violación a los deberes y obligaciones establecidos en la ley y en el presente capítulo”.

En el caso bajo estudio, con el fin de recolectar elementos de juicios suficientes, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas mediante los oficios Nos. 19134196- -00000-000 del 14 de junio de 2019 y 19 – 134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020 (ambos enviados al correo de notificación xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, obrante en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá), requirió en 2 (dos) ocasiones a la investigada con el propósito de que remitiera copia del Manual de Procedimientos para la atención de consultas y reclamos desarrollado e implementado por la sociedad en los siguientes términos: “4.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos”. Una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles la sociedad investigada guardó silencio, razón por la cual, se envió un segundo requerimiento bajo el radicado número 19 – 134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020, así: “4.

Remita copia del manual de políticas y procedimientos implementado por la sociedad para la atención de peticiones, consultas y reclamos” Frente al anterior, la sociedad investigada nuevamente guardó silencio una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles. En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal.

Por último, se envió un tercer requerimiento mediante oficio número 19-134196 -2 del 9 de julio de 2020, a la sociedad CLÍNICA REYES S.A.S. con el fin de que suministrara respuesta a los interrogantes planteados, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de dicha comunicación. “4. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos”.

Dichos requerimientos fueron (i) enviados al correo electrónico registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de esa sociedad y (ii) entregados los días 14 de junio de 2019 y 9 de julio de 2020. Igualmente, uno de los requerimientos fue enviado a la dirección física de notificación judicial, el cual, conforme a la guía señalado líneas atrás, fue entregado el día 10 de marzo del 2020.

De esta manera, es claro que todas las actuaciones del Despacho se ciñen a los establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En consecuencia, esta Dirección concluye que la investigada incumplió en forma negligente el deber de implementar un Manual de Políticas y Procedimientos para la atención de consultas y reclamos, vulnerando de esta forma lo dispuesto en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Razón por cual, se impondrá la correspondiente sanción. 9.2.4 Respecto del deber desarrollar e implementar un manual para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)” (Resaltado fuera del texto). Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la recolección de la información, lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular A solicitud de la descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 2.2.2.25.6.1 Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.” (Negrilla y subrayado fuera del texto original) Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación a los procedimientos internos que debe adoptar los Responsables de la Información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades; las cuales van encaminadas a que los responsables, desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.

Así mismo, una vez analizado el material de prueba que obra en el caso bajo estudio se evidenció lo siguiente: A través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, mediante los oficios Nos. 19134196- -00000-000 del 14 de junio de 2019 y 19 – 134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020, los cuales fueron enviados al correo de notificación xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, de acuerdo con la información registrada en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, se requirió en dos (2) oportunidades a la investigada con el propósito de que remitiera “copia del Manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”.

Una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles la sociedad investigada guardó silencio, razón por la cual, se envió un segundo requerimiento bajo el radicado número 19 – 134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020, así: “5. Remita copia del manual de políticas y procedimientos implementado por la sociedad para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información” Frente al anterior, la sociedad investigada nuevamente guardó silencio una vez vencido el plazo de cinco (5) días hábiles.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. Dichos requerimientos fueron (i) enviados al correo electrónico registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de esa sociedad y (ii) entregados los días 14 de junio de 2019 y 9 de julio de 2020.

Igualmente, uno de los requerimientos fue enviado a la dirección física de notificación judicial, el cual, conforme a la guía señalado líneas atrás, fue entregado el día 10 de marzo del 2020. En virtud de ello, la investigada debía suministrar la respuesta a los múltiples requerimientos en los días indicados a continuación: Número requerimiento de Fecha de envío Fecha de entrega Fecha de esperada Primero 14 de junio de 2019 14 de junio de 2019 Segundo 03 de marzo de 10 de 2020 2020 Tercero 9 de julio de 2020 marzo 9 de julio de 2020 respuesta 21 de junio de 2019 de 18 de marzo de 2020 16 de julio de 2020.

De esta manera, es claro que todas las actuaciones del Despacho se ciñen a los establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En virtud de lo anterior, se concluye que la sociedad CLINICA REYES S.A.S., no cuenta con un manual interno de políticas y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, y por ende ha vulnerado el deber consagrado literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el artículo 2.2.2.25.2.8 de la misma norma.

Razón por la cual, se encuentra procedente imponer sanción por la conducta negligente desplegada por la investigada. 9.2.5 Respecto del deber de cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 14, VERSIÓN ÚNICA El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” Relacionado con dicho deber, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 define el Registro Nacional de Bases de Datos como el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Adicionalmente, el artículo primero del Decreto 090 de 2018 2 dispuso que las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) deben inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Por su parte, el artículo segundo de dicho Decreto señaló el plazo que se debe observar por parte de estas entidades para efectuar el registro, así: “Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos: a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio;

(…)” Al respecto, en Resolución 30194 de 2019, esta Dirección determinó, preliminarmente, que, en virtud de las referidas normas, existe el deber de los Responsables del Tratamiento de cumplir con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual en el particular consiste en realizar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, tal como quedó expresado en el Capítulo Segundo - Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio3.

Adicionalmente, por expresa disposición del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, dicha inscripción debía realizarse bajo las formas y en los términos señalados por el Gobierno Nacional, aquellos que fueron indicados en el Decreto 090 de 2018, “por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015-Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio Industria y Turismo”-, expedido por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo.

En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 19684, por el cual se creó la Superintendencia de Industria y Comercio, esta entidad tiene la obligación legal de ejercer funciones de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. La Circular V expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio realizó un compendio de las órdenes de inscripción de en el RNBD, la cual fue impartida por primera vez mediante Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015.

Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 15, VERSIÓN ÚNICA sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012.

En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos. Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Finalmente, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 se expidió para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, esta Ley desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.

Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratarse de un derecho fundamental.

El artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 dispuso que esta Superintendencia tiene a cargo la administración del Registro Nacional de Bases de Datos y por eso esta entidad tiene la facultad de dictar las reglas, tiempos y condiciones, de conformidad con lo señalado en dicho Decreto, así como de acuerdo con lo informado en el Decreto 090 de 2018.

Igualmente, el hecho de efectuar el registro de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos genera que el Estado tenga conocimiento de las bases de datos que tienen las sociedades, así como, con la consecuencia de efectuar tal registro, los ciudadanos puedan saber que datos manejan las sociedades de estos. Finalmente, no cabe duda de que las sociedades cuando registran sus bases de datos en el Registro mencionado también deben cargar la Política de Tratamiento de Datos Personales documento que es el mecanismo dispuesto por la ley para hacer efectivo el derecho de los Titulares al habeas data, al ser la máxima expresión del principio de transparencia al reflejar ante los Titulares el modo de hacer valer su derecho al habeas data.

Así las cosas, esta ley faculta a esta Dirección a exigir de los Responsables del Tratamiento los deberes que estos deben cumplir de conformidad con el artículo 17 de la Ley en cita. De esta manera, se reitera que la sociedad CLÍNICA REYES S.A.S., debe, de una parte, atender los diferentes llamados de esta Superintendencia y, de otro, demostrar el cumplimiento de los deberes a los que se encuentra obligada por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Por lo tanto, el primer requerimiento radicado bajo el número 19-134196 el día 14 de junio de 2019, fue remitido a la dirección de correo electrónico de notificación xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, el HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA cual corresponde al que está registrado en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad investigada, expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá. Frente al cual la investigada NO otorgó respuesta alguna.

Posteriormente, mediante oficio No. 19-134196- -1-0 del 3 de marzo de 2020, se requirió nuevamente a la sociedad para que allegará la información solicitada, y dicho requerimiento fue enviado a la dirección calle 127 No. 16ª – 27 en la ciudad de Bogotá, el día 3 de marzo de 2020. Frente al cual, la sociedad investigada nuevamente la sociedad investigada guardó silencio.

Por último, se envió un tercer requerimiento mediante oficio número 19-134196- -2 del 9 de julio de 2020, para que la investigada allegara la información solicitada. Dichos requerimientos fueron (i) enviados al correo electrónico registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de esa sociedad y (ii) entregados los días 14 de junio de 2019 y 9 de julio de 2020.

De esta manera, es claro que todas las actuaciones del Despacho se ciñen a los establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Con base en lo anterior, esta Dirección encuentra probada la conducta negligente por parte de la investigada al vulnerar lo dispuesto en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 17, VERSIÓN ÚNICA concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 de la misma norma y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1 del mismo Decreto, razón por la cual, se impondrá la respectiva sanción. 12.2.5 CONCLUSIONES (i) Se demostró que la sociedad investigada no atendió el requerimiento del Despacho.

(ii) Se demostró que la sociedad investigada, al estar obligada a registrarse en el Registro Nacional de Bases de Datos, no había ni ha documentado los procedimientos solicitados..

DÉCIMO TERCERO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos en la presente Resolución y una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: 10.1 La sociedad CLINICA REYES S.A.S., deberá documentar y poner a disposición de los titulares una Política de Tratamiento de Datos Personales. 10.2 La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos de seguridad. 10.3 La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos de atención de consultas y reclamos. 10.4 La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un manual interno que contenga la descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información. 10.5 La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un procedimiento para atender y dar respuesta efectiva a los requerimientos y órdenes de esta autoridad.

De lo anteriormente ordenado la sociedad CLINICA REYES S.A.S., deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo. En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS a la representante legal de CLINICA REYES S.A.S para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1.

Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”5. 2. Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3.

Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 18, VERSIÓN ÚNICA 5.

Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6. Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

DÉCIMO CUARTO: Imposición y graduación de la sanción 14.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 236. Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 27, 48 y 69 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo10.

La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.

(…)”11 (negrita añadida) Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 12.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) Artículo 4. La Constitución es norma de normas. (…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades.

(negrita añadida) Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones. (negrita añadida) Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000);

Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017); Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000).

Considerando 5.5.2. 12 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.

A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.

PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la Unidad de Valor Tributario (UVT).

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional13 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”14 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del Artículo 29.

El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 20, VERSIÓN ÚNICA artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros15. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”16.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”, por lo que no debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia17. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio la potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2318 de la misma.

Asimismo, el artículo 24 indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Ley 1581 de 2012, artículo 24: “Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 21, VERSIÓN ÚNICA De manera que resulta aplicable el criterio de graduación señalado en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.

Ahora bien, la Corte Constitucional indicó lo siguiente respecto de las sanciones consistentes en multas: “El artículo 23 del proyecto establece las sanciones que puede aplicar la Superintendencia de Industria y Comercio a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento, dentro de las cuales contempla las multas, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento, el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento y finalmente el cierre inmediato y definitivo de la operación: Esta norma constituye una disposición de carácter sancionatorio y por ello debe cumplir con todos los principios propios del debido proceso sancionador contemplados en la Constitución Política y reconocidos por la jurisprudencia de esta Corporación: En primer lugar, el principio de legalidad, de acuerdo con el cual: “las conductas sancionables no sólo deben estar descritas en norma previa sino que, además, deben tener un fundamento legal, por lo cual su definición no puede ser delegada en la autoridad administrativa”.

Este axioma tiene una interpretación menos rigurosa en el Derecho administrativo sancionador que en el Derecho penal, pues es posible una flexibilización razonable de la descripción típica: “Ha reiterado la Corte, que en el derecho administrativo sancionador "aunque la tipicidad hace parte del derecho al debido proceso en toda actuación administrativa, no es demandable en este campo el mismo grado de rigurosidad que se exige en materia penal”, por cuanto la naturaleza de las conductas reprimidas, los bienes jurídicos involucrados y la teleología de las facultades sancionadoras en estos casos, hacen posible también una flexibilización razonable de la descripción típica, en todo caso, siempre erradicando e impidiendo la arbitrariedad y el autoritarismo, que se haga prevalecer los principios de legalidad y de justicia social, así como los demás principios y fines del Estado, y que se asegure los derechos constitucionales, los intereses legítimos y los derechos de origen legal o convencional de todas las personas”.

Esta norma cumple con el principio de tipicidad, para lo cual debe interpretarse conjuntamente con el artículo 22 de la futura ley estatutaria, que establece la posibilidad de imponer sanciones cuando se hayan incumplido las disposiciones de esta ley. En este sentido, el supuesto de hecho que completa la norma jurídica sancionatoria está constituido por la infracción de las disposiciones de la futura ley estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

(…)19 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 14.1.1 Literal a): La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta con que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

En el caso sub-examine, con base en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, esta Dirección evidencia que los cargos comprobados en contra de la entidad CLINICA REYES S.A.S., afectaron de forma real y concreta los intereses jurídicos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias. En primer lugar, quedó demostrada la vulneración del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 de la misma Ley, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el artículo 2.2.2.25.3.2 del mismo Decreto, el artículo 2.2.2.25.3.3 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.4 ejúsdem, al no acreditar el deber de contar con la Política de Tratamiento de Datos Personales.

En segundo lugar, el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4º de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1. del Decreto Único Reglamentario Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. FJ: 2.22.3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 22, VERSIÓN ÚNICA 1074 de 2015, al no acreditar un manual de Políticas de Seguridad para el tratamiento de datos personales En tercer lugar, el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, al no acreditar la implementación de un manual de Atención a Quejas y Reclamos.

En cuarto lugar, el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el artículo 2.2.2.25.2.8 de la misma norma, al no acreditar la implementación de un manual de procedimientos usado para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eventual supresión de los Datos Personales de los Titulares.

En quinto lugar, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 de la misma norma y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1 del mismo Decreto, ya que no cumplió con los requerimientos impartidos por esta Superintendencia. En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de CUATRO MILLONES NOVECIENTOS UN MIL QUINIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($4.901.580), correspondiente CIENTO TREINTA Y CINCO (135) Unidades de Valor Tributario (UVT) por la violación de las normar mencionadas con anterioridad.

Así las cosas, en vista de la gravedad de los cargos imputados y probados aunado al hecho que la investigada no se pronunció frente a la formulación de cada uno de los cargos imputados, este Despacho encuentra procedente imponer la sanción dispuesta en el literal a) y el literal b) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. 14.1.2 Otros criterios de graduación Por último, se aclara que frente a la sociedad investigada los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) no hubo beneficio económico que se hubiere obtenido para el infractor o para terceros, por la comisión de la infracción, o el daño que tal infracción hubiere podido causar, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones de esta Dirección. Así mismo, no se beneficiará del criterio de atenuación del literal f) ibídem, con relación a los dos primeros cargos, porque no aceptó la comisión las infracciones.

DÉCIMO QUINTO: Que como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la sociedad CLINICA REYES S.A.S, con Número de Identificación Tributaria 860.500.153-4, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial del correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 23, VERSIÓN ÚNICA habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

Finalmente, indicando que la totalidad del Expediente se encuentra digitalizado para su consulta por medios virtuales, si la sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con número de Nit. 860.500.153-4, considera estrictamente necesario el acceso del Expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, solicitando la asignación de una cita para revisión física del Expediente en las instalaciones de la radicado.

Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. Si tiene alguna duda o presenta algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible.

En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con el Nit. 860.500.153-4, de CUATRO MILLONES NOVECIENTOS UN MIL QUINIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($4.901.580), correspondiente CIENTO TREINTA Y CINCO (135) Unidades de Valor Tributario (UVT) y la sanción de suspender las actividades relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales hasta por un término de seis (6) meses, por la violación a lo dispuesto en: i) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 25 de la misma Ley, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el artículo 2.2.2.25.3.2 del mismo Decreto, el artículo 2.2.2.25.3.3 de la misma norma y el artículo 2.2.2.25.3.4 ejúsdem. ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4º de la precitada ley, y el artículo 2.2.2.25.6.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. iii) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. iv) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el artículo 2.2.2.25.2.8 de la misma norma. v) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 de la misma norma y el literal b) del artículo 2.2.2.26.3.1 del mismo Decreto.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con el Nit. 860.500.153-4, cumplir con las siguientes instrucciones, dentro del término de quince (15) días hábiles siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo: HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA • La sociedad CLINICA REYES S.A.S., deberá documentar y poner a disposición de los titulares una Política de Tratamiento de Datos Personales. • La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos de seguridad. • La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos de atención de consultas y reclamos. • La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un manual interno que contenga la descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información. • La sociedad CLINICA REYES S.A.S. deberá documentar e implementar un procedimiento para atender y dar respuesta efectiva a los requerimientos y órdenes de esta autoridad PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con el Nit. 860.500.153-4, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y la documentación pertinente dentro del término de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad CLINICA REYES S.A.S., identificada con el Nit. 860.500.153-4, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la entidad CLINICA REYES S.A.S. identificada con el Nit. 860.500.153-4 a través de su representante legal y/o apoderado, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO CUARTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m a 4:30 p.m

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 11 NOVIEMBRE 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, Firmado digitalmente por ENRIQUE SALAZAR CARLOS ENRIQUE CARLOS MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.11.11 15:50:26 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Elaboró: JACHP Revisó: SRB Aprobó: CESM “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” NOTIFICACIÓN: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo Electrónico: CLINICA REYES S.A.S NIT. 860.500.153-4 GLORIA VIVIANA REYES RINCÓN C.C. No. 39.787.739 Calle 127 # 16 a - 27 Bogotá D.C. gutierrez_lm@yahoo.com HOJA N 25, VERSIÓN ÚNICA

Resolución sancionatoria N° 30194 de 2021

CONSIDERANDO

RESUELVE