(06 MAYO 2021) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Radicación 19-130128 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que esta Superintendencia tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con el NIT. 800.223.618-0, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: 1.
Que en ejercicio de la función de vigilancia y control, este Despacho procedió a examinar la información cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos por parte de la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con el NIT. 800.223.618-0, evidenciando preliminarmente que esta sociedad no cumplió con el deber de realizar la inscripción en dicho registro. 2.
Que, luego de analizar los supuestos legales contenidos en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 090 de 2018, se estableció que la sociedad en cuestión cumplía con tales requisitos. 3. Que, para efectos de verificar el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad en mención, mediante oficio radicado bajo el número 19-130128-0 del 10 de junio de 2019, este Despacho requirió a la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S., para que informara lo siguiente: “1.
Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos- RNBD 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manual de Políticas de Seguridad. 4.
Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de quejas y reclamos. 5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información. 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los titulares almacenados en sus bases de datos.” 4.
Que, mediante escrito radicado el 18 de junio de 2019 bajo el número 19-130128-1 la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S., a través de su representante legal, dio respuesta al citado requerimiento, informando que: ‘En atención a su solitud de información y documentación (radicado 19-130128- 0000-000) adjuntó: 1. Respuesta al requerimiento 2.
Documentación solicitada’” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados y de acuerdo con las pruebas recolectadas en la etapa preliminar de esta investigación a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el día 24 de julio de 2019 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 30194, por medio de la cual se formularon cargos a la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S. por el presunto incumplimiento de las siguientes normas: (i) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 25 ibídem y el Decreto 090 de 2018;
(ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem, y (iv) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem, TERCERO: Que la mencionada resolución le fue notificada a la investigada de forma personal el día 26 de julio de 2019 de conformidad con la certificación expedida por la Secretaria General de esta Superintendencia, 9 para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.
CUARTO: Que, mediante escrito radicados N°. 19-130128-6, 19-130128-7 y 19-130128-8 el 21 de agosto del 2019, la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S., presentó escrito de descargos, en los siguientes términos: 4.1. Frente al cargo primero expresó que solicita su desestimación en virtud de que considera que la sociedad no ha incumplido las instrucciones, ni requerimientos de esta Superintendencia en cuanto a que la solicitud de información y documentación con radicado 19-130128-0 fue atendida oportunamente y que la información fue remitida dentro del término establecido para el efecto1.
Al respecto, manifiesta su descontento en la medida en que considera que la información remitida por ella no fue tenida en cuenta en la Resolución 30194 de 2018 (sic) y sostiene que solo era necesario verificar los documentos adjuntos al correo en formato pdf2. 4.1.1 Frente a su obligación de aportar las políticas de tratamiento de información, solicita “ (…) desestimar el cargo, por cuanto en el correo remitido el día 17 de junio de 2019 del cual se anexa captura de pantalla, se adjuntó en formato.pdf las Políticas de tratamiento de la información (…)”3. 4.1.2 Frente a la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, solicita desestimar el cargo por cuanto afirma que “(…) inició el proceso de registro en la plataforma dentro de los términos legales establecidos, pero se presentaron inconsistencias y deficiencias en el sistema habilitado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de tal suerte que la información (…) no aparece registrada (…)”4.
Sostiene que las falencias de la plataforma no han sido solucionadas dado que “(…) no hemos podido continuar con el mismo o tan siquiera consultar el estado del trámite, ya que afirma que se le presentó el error (…)”5 1 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 1 2 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 2 3 Ibídem 4 Ibid. 4 5 Ibid. 4 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA Finalmente, sobre este cargo, afirma que realizó contacto vía telefónica a la línea 018000910165 en la cual le informaron que “(…) la falla radicaba en la falta de instalación de algunas actualizaciones sobre la plataforma de la Superintendencia de Industria y comercio (sic) y que dichas actualizaciones se iban a instalar en el menor tiempo posible para dar una solución efectiva (…)”6 y solicita sea aplicada la máxima del derecho “a lo imposible nadie está obligado – impossibilium nulla obligatio est”7, en tanto sostiene que la falla de la plataforma no puede ser atribuible a dicha sociedad, ya que alega que por las fallas del sistema y la “imposibilidad de la administración de dar solución a las mismas (…) sobrepasó la esfera de nuestro dominio humano, razón por la cual es lógico que estemos eximidos de toda responsabilidad”8. 4.2.
Frente al cargo segundo, solicita que el mismo sea desestimado en cuanto considera que “(…) MEDINUCLEAR cuenta con un manual de tratamiento de datos personales que se adjunta a la presente”9 4.3. Frente al cargo tercero, solicita que el mismo sea desestimado en tanto considera que la sociedad ha “(…) adoptado el documento denominado PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE PQRSF PRGCL001 (…)”10 y reitera que MEDINUCLEAR mediante documento denominado Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con código ODSI001 implementó la Política de Tratamiento de Datos Personales. 4.4.
Frente al cargo cuarto, solicita desestimar el cargo en tanto considera que ha adoptado el “Procedimiento de seguridad y trazabilidad de la información en donde se garantiza el almacenamiento, verificación y seguridad de la información (…)”11. 4.5. Finalmente, allegó las pruebas que pretendía hacer valer en el expediente de la referencia, junto con una solicitud de prueba testimonial y solicitó el “cese de la investigación administrativa”12.
QUINTO: Que mediante Resolución N°. 48635 del 24 de septiembre de 2019, esta Dirección (i) incorporó las siguientes pruebas del expediente radicado bajo el número 19-130128, con el valor legal que les correspondiera 5.1 Pruebas recaudadas por esta Dirección: 5.1.1 Comunicación con radicado 19-130128-0 de fecha 10 de junio de 2019 a la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., en la cual se solicita informar a esta Dirección 5.2 Pruebas aportadas por la investigada. 5.2.1 Respuesta del 18 de junio de 2019 con radicado No 19-130128-1 de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. al requerimiento efectuado por este Despacho, y anexos. 5.2.2 Respuesta del 21 de agosto de 2019 con radicado 19-130128-6 de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. 5.2.2.1 Manual de Facturación de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. en su primera versión, con código interno MNGF001 y fecha de entrada en vigencia 1 de junio de 2019. 5.2.2.2 Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. en su primera versión, con código interno ODSI001 y fecha de entrada en vigencia 12 de junio de 2019. 6 Radicado 19-130128-6.
Consecutivo 6, página 3 7 Ibídem 8 Ibid. 6 9 Ibid. 6 10 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 4 11 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 4 12 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 5 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA 5.2.2.3 Procedimiento “Seguridad y Trazabilidad de la Información” de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. en su primera versión, con código interno PRSI002 y fecha de entrada en vigencia 15 de diciembre de 2018. 5.2.2.4 Procedimiento de Manejo de PQRSF de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. en su sexta versión, con código interno PRGCL001 y fecha de entrada en vigencia 6 de febrero de 2019. 5.2.2.5 Escrito de descargos de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. 5.2.2.6 Copia de imágenes del SISI. 5.2.2.7 Copia no suscrita del escrito de descargos de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. 5.2.2.8 Copia del escrito de la respuesta de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. de fecha 18 de junio de 2019 al requerimiento formulado por este Despacho en etapa preliminar. 5.2.2.9 Hoja de inscripción de los pacientes en el aplicativo de la Clínica Oncológica AURORA SAS. 5.2.2.10Manual de Recolección, Uso, Tratamiento, Almacenamiento y Supresión de la Información de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. 5.2.3 Copia de los Estados Financieros de los años 2016, 2017 y 2018 de la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S.; y (ii) ordenó la práctica de una prueba con el propósito de solicitar a la Oficina de Tecnología e Informática – OTI de la Superintendencia de Industria y Comercio para que ésta informara si la sociedad MEDINUCLEAR LTDA., hoy MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con Nit. 800.223.6180 solicitó soporte respecto del Registro Nacional de Bases de Datos, la fecha exacta de la solicitud y el tema de la misma.
SEXTO: Que a la sociedad investigada le fue comunicada la Resolución N°. 48635 de 2019 el 25 de septiembre de 2020 de conformidad con la certificación de radicada el 24 de octubre de 2020 por la Secretaria General de esta Superintendencia.
SÉPTIMO: Que mediante memorando interno con radicado 19-130128-1313 del 4 de octubre del 2019 este Despacho le envió una comunicación a la Oficina de Tecnología e Informática – OTI de la Superintendencia de Industria y Comercio para que la misma informara si la sociedad MEDINUCLEAR LTDA, hoy MEDINUCLEAR S.A.S. identificada con Nit. 800.223.618-0 solicitó soporte respecto del Registro Nacional de Bases de Datos, la fecha exacta de la solicitud y el tema de la misma.
OCTAVO: Que, mediante respuesta de fecha 10 de octubre de 2019 con radicado 19-130128-1514, la Oficina de Tecnología e Informática – OTI de la Superintendencia de Industria y Comercio dio respuesta al memorando de este Despacho, informando lo solicitado por este Despacho.
NOVENO: Que, mediante oficio de fecha 15 de octubre de 2019 y radicado 19-130128-1615, este Despacho corrió traslado a la investigada para alegar de conclusión, en caso de que la misma lo considerara pertinente.
DÉCIMO: Que, mediante comunicación de fecha 30 de octubre de 2019 y radicada 19-130128-1816, la sociedad MEDINUCLEAR LTDA, hoy MEDINUCLEAR S.A.S, reiteró lo señalado en el escrito de descargos.
UNDÉCIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio 13 Folio 75 14 Folios 76 al 87 15 Folio 88 16 Folios 90 al 95 HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.
DÉCIMO SEGUNDO: Análisis del caso 12.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 201117, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.
Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.
(ii) De conformidad con los hechos alegados por los reclamantes y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de las siguientes disposiciones: • • • el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo establecido en el artículo 25 ibídem y el Decreto 090 de 2018; el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; • el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; y • el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem.
En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta el requerimiento inicial realizado por este Despacho, así como las pruebas aportadas por la investigada y las recolectadas por esta Dirección.. 12.2 Valoración probatoria y conclusiones 12.2.1 Respecto del deber de cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.
Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: 17 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).
“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” Relacionado con dicho deber, el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 define el Registro Nacional de Bases de Datos como el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Adicionalmente, el artículo primero del Decreto 090 de 2018 18 dispuso que las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) deben inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Por su parte, el artículo segundo de dicho Decreto señaló el plazo que se debe observar por parte de estas entidades para efectuar el registro, así: “Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos: a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio;
(…)” Al respecto, en Resolución 30194 de 2019, esta Dirección determinó, preliminarmente, que, en virtud de las referidas normas, existe el deber de los Responsables del Tratamiento de cumplir con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual en el particular consiste en realizar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, tal como quedó expresado en el Capítulo Segundo - Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio19.
Adicionalmente, por expresa disposición del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, dicha inscripción debía realizarse bajo las formas y en los términos señalados por el Gobierno Nacional, aquellos que fueron indicados en el Decreto 090 de 2018, “por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015-Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio Industria y Turismo”-, expedido por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo.
En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 196820, por el cual se creó la Superintendencia de Industria y Comercios, esta entidad tiene la obligación legal de ejercer funciones de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.
De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Platica de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos 18 Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 19 La Circular V expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio realizó un compendio de las órdenes de inscripción de en el RNBD, la cual fue impartida por primera vez mediante Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015. 20 Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”.
“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos. Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Finalmente, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 se expidió para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, esta Ley desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.
Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.
Así las cosas, el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 dispuso que esta Superintendencia tiene a cargo la administración del Registro Nacional de Bases de Datos y por eso esta entidad tiene la facultad de dictar las reglas, tiempos y condiciones, de conformidad con lo señalado en dicho Decreto, así como de acuerdo con lo informado en el Decreto 090 de 2018.
Igualmente, el hecho de efectuar el registro de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos genera que el Estado tenga conocimiento de las bases de datos que tienen las sociedades, así como, con la consecuencia de efectuar tal registro, los ciudadanos puedan saber que datos manejan las sociedades de estos. Finalmente, no cabe duda de que las sociedades cuando registran sus bases de datos en el Registro mencionado también deben cargar la Política de Tratamiento de Datos Personales documento que es el mecanismo dispuesto por la ley para hacer efectivo el derecho de los Titulares al habeas data, al ser la máxima expresión del principio de transparencia al reflejar ante los Titulares el modo de hacer valer su derecho al habeas data.
Así las cosas, esta Ley faculta a esta Dirección a exigir de los Responsables del Tratamiento los deberes que estos deben cumplir de conformidad con el artículo 17 de la Ley en cita. De esta manera, se reitera que la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S debe, de una parte, atender los diferentes llamados de esta Superintendencia y, de otro, demostrar el cumplimiento de los deberes a los que se encuentra obligada por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
A partir de este contexto normativo, y retomando el caso bajo examen, esta Dirección encontró en la Resolución N°. 30194 del 24 de julio de 2019 que, “de acuerdo con la información suministrada por la CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE CÁMARAS DE COMERCIO – CONFECÁMARAS acerca de la sociedad MEDINUCLEAR SAS, los activos de esta sociedad superaban las 100.000 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA UVT correspondientes al año 2017 21, razón por la cual, conforme a los parámetros estipulados por el Decreto 090 de 2018, el plazo máximo para realizar la inscripción de sus bases de datos era el 30 de noviembre de 2018.No obstante, a la fecha del envío del requerimiento 19-130128-0 por parte de la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas perteneciente a esta Dirección, la sociedad MEDINUCLEAR SAS no había dado cumplimiento a lo ordenado por las citadas disposiciones, (…)”.
Frente al cargo primero, la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S expresó que: - Solicita su desestimación en virtud de que considera que la sociedad no ha incumplido las instrucciones, ni requerimientos de esta Superintendencia en cuanto a que la solicitud de información y documentación con radicado 19-130128-0 fue atendida oportunamente y que la información fue remitida dentro del término establecido para el efecto22.
Al respecto, manifiesta su descontento en la medida en que considera que la información remitida por ella no fue tenida en cuenta en la Resolución 30194 de 2018 (sic) y sostiene que solo era necesario verificar los documentos adjuntos al correo en formato pdf23. - Frente a su obligación de aportar las políticas de tratamiento de información, solicita “(…) desestimar el cargo, por cuanto en el correo remitido el día 17 de junio de 2019 del cual se anexa captura de pantalla, se adjuntó en formato.pdf las Políticas de tratamiento de la información (…)”24. - Frente a la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, solicita desestimar el cargo por cuanto afirma que “(…) inició el proceso de registro en la plataforma dentro de los términos legales establecidos, pero se presentaron inconsistencias y deficiencias en el sistema habilitado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de tal suerte que la información (…) no aparece registrada (…)”25.
Sostiene que las falencias de la plataforma no han sido solucionadas dado que “(…) no hemos podido continuar con el mismo o tan siquiera consultar el estado del trámite, ya que afirma que se le presentó el error (…)”26 - Finalmente, sobre este cargo, afirma que realizó contacto vía telefónica a la línea 018000910165 en la cual le informaron que “(…) la falla radicaba en la falta de instalación de algunas actualizaciones sobre la plataforma de la Superintendencia de Industria y comercio (sic) y que dichas actualizaciones se iban a instalar en el menor tiempo posible para dar una solución efectiva (…)”27 y solicita sea aplicada la máxima del derecho “a lo imposible nadie está obligado – impossibilium nulla obligatio est”28, en tanto sostiene que la falla de la plataforma no puede ser atribuible a dicha sociedad, ya que alega que por las fallas del sistema y la “imposibilidad de la administración de dar solución a las mismas (…) sobrepasó la esfera de nuestro dominio humano, razón por la cual es lógico que estemos eximidos de toda responsabilidad”29.
En esta instancia, se advierte que los argumentos de la investigada, se enmarcan en (i) el presunto incumplimiento a las instrucciones de este Despacho; (ii) a la remisión de su Política de Tratamiento de información y (iii) a los errores y deficiencias que se presentaron al efectuar el registro de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Así, y ante las manifestaciones de la investigada sobre el presunto incumplimiento a las instrucciones de este Despacho, es pertinente recordarle que a la sociedad que la presente investigación administrativa inició con base en que la sociedad investigada no acató la instrucción 21 De acuerdo con la Resolución 71 del 21 de noviembre de 2016, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el valor de la UVT para el año 2017 es de 31.859 pesos. 22 Radicado 19-130128-6.
Consecutivo 6, página 1 23 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 2 24 Ibídem 25 Ibid. 4 26 Ibid. 4 27 Radicado 19-130128-6. Consecutivo 6, página 3 28 Ibídem 29 Ibid. 6 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN ÚNICA de esta Superintendencia de realizar el registro de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, de acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 090 de 2018 en el RNBD; no como lo pretende hacer ver la investigada como un presunto incumplimiento de no dar respuesta al oficio 19-130128-0 del seis (6) de junio de 2019; oficio dentro del cual se le preguntó acerca de las razones por las cuales no habían efectuado el registro de sus bases de datos en el RNBD..
De esta manera, se encuentra que el Decreto 090 de 2018 señaló que (i) los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos, siempre y cuando sus activos totales superen un valor mínimo de 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y que, de ser así, el pazo máximo para realizar dicha inscripción es el treinta (30) de noviembre de 2018.
Por otro lado, teniendo como insumo la información reportada por la CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE CÁMARAS DE COMERCIO – CONFECÁMARAS de que los activos totales de la investigada superaban las 100.000 UVT correspondientes al año 2017 y que de acuerdo con el plazo máximo del Decreto 090 de 2018, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió mediante el oficio radicado bajo el número 19-130128-0 del 10 de junio de 2019, a la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S, para que informara, entre otras cosas, lo siguiente: “(…) 1.
Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos- RNBD (…)”. Frente a dicho requerimiento, la sociedad investigada aportó respuesta por medio de oficio radicado con el consecutivo 19-130128-1-5 de fecha 18 de junio de 2019 en el cual señala, entre otras cosas, que: “(…) [E]l registro se hizo en su oportunidad, pero al parecer se presentaron inconsistencias y deficiencias en el sistema de tal suerte que la información almacenada en su plataforma no aparece registrada, prueba de ello es que la institución cuenta con un usuario registrado y una contraseña (…) En este sentido se informa que, al intentar acceder al sistema para hacer la nueva verificación del proceso, se encontró en repetidas ocasiones que la página registró error en el sistema y no permitió iniciar una nueva sesión activa (…)” Para sustentar su afirmación, la investigada aporta las capturas de pantalla a partir de las cuales asegura que se generó error al momento de acceder al Registro Nacional de Bases de Datos..
De igual forma, en el escrito de descargos la sociedad investigada, en cuanto a su deber de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, solicita la desestimación del cargo por cuanto afirma que inició el proceso de registro, pero se presentaron falencias, las cuales sostiene que no han sido solucionadas. Igualmente, afirma que realizó contacto vía telefónica a la línea 018000910165 en la cual le informaron que “(…) la falla radicaba en la falta de instalación de algunas actualizaciones sobre la plataforma de la Superintendencia de Industria y comercio (sic) y que dichas actualizaciones se iban a instalar en el menor tiempo posible para dar una solución efectiva (…)”30 y solicita que la falla de la plataforma no puede ser atribuible a dicha sociedad, ya que alega que por las fallas del sistema se sobrepasó la esfera de su dominio. 30 Radicado 19-130128-6.
Consecutivo 6, página 3 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 10, VERSIÓN ÚNICA En vista de lo anterior, por medio de la Resolución 48635 de 2019 (por la cual se incorporan pruebas y se decreta la práctica de una prueba), este Despacho ordenó solicitarle a la Oficina de Tecnología e Informática (OTI) de esta Superintendencia que informara a esta Dirección si la sociedad investigada solicitó soportes respecto del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
De acuerdo con lo anterior, se expidió el memorando interno número 19-130128-13 de fecha 4 de octubre de 2019 a fin de que le mencionada Oficina de Tecnología e Informática diera respuesta a esta Dirección. A partir de lo anterior, la Oficina de Tecnología e Informática (OTI) remitió respuesta a esta Dirección bajo el memorando 19-130128-15 del 10 de octubre de 2019 en el cual informa lo siguiente: “(…) Una vez efectuada la revisión, incluyendo las carpetas de spam, se informa que no se ha recibido ningún soporte por parte de la empresa MEDINUCLEAR SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS identificada con NIT No. 800223618, con usuario en la plataforma RNBD: ‘gerencia@grupomedinuclear.com’ Los diferentes correos que se han enviado al sujeto obligado, son informativos y relacionados con restablecimiento de contraseña, los cuales se adjuntan.
A continuación, se relacionan los mismos. • Fecha: 31/10/2018 01:27 pm Correo: c.carce@sic.gov.co Tema: solicitud por parte de la Delegatura [de Protección de Datos Personales] para enviar correos a los sujetos obligados que no se habían registrado para el segundo corte entre los correos se encontraba gerencia@grupomedinuclear.com y se realizó el 06/11/2018. • Fecha: 06/11/2018 04:02 pm Correo: soporternbd2@sic.gov.co Tema: se envió comunicado 30 de noviembre 2018 Vencimiento plazo de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos.
(…) • Fecha: 17/06/2019 8:48 am Correo: soporternbd3@sic.gov.co Tema: se envió al correo gerencia@grupomedinuclear.com el restablecimiento de contraseña de la empresa MEDINUCLEAR SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS. (…)” A partir de la relación de correos enviados como prueba por parte de la Oficina de Tecnología e Informática (OTI) se evidencia lo siguiente: (i) Desde el 6 de noviembre de 2018, la sociedad investigada tenía conocimiento de su deber de registrar sus bases de datos dentro del Registro Nacional de Bases de Datos, ya que se le indicó en correo enviado en esa fecha que, de acuerdo con la información registrada en Cámara de Comercio, la misma registró activos superiores a 100.000 UVT para el año fiscal 2017 y por eso debía efectuar el registro a más tardar el 30 de noviembre del año 2018.
(ii) Desde el 17 de junio de 2019 la sociedad investigada se contacto con el correo de soporte del Registro Nacional de Bases de Datos para efectos de que se le recordara la contraseña, así como la clave de acceso. (iii) De acuerdo con la información solicitada por este Despacho y enviada por la Oficina de Tecnología e Informática, la sociedad investigada no informó sobre ninguna de las “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 11, VERSIÓN ÚNICA “inconsistencias y deficiencias en el sistema habilitado por la Superintendencia de Industria y Comercio”.
A partir de lo anterior, este Despacho evidencia que existen indicios suficientes para demostrar que la investigada no efectuó el registro de sus bases de datos en los términos legales ampliamente señalados. Lo anterior, a partir de lo siguiente: (i) La sociedad investigada conocía de su deber de registrar sus bases de datos, a partir del correo electrónico enviado por esta Superintendencia en fecha: 6 de noviembre de 2018 a las 04:02 pm, desde el usuario ‘soporternbd2@sic.gov.co’ y con tema ‘comunicado 30 de noviembre 2018 Vencimiento plazo de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos’;
Correo en el que se advierte que cumple con los parámetros de tener más de 100.000 UVT para el año fiscal 2017 y que debe registrar sus bases de datos a más tardar el 30 de noviembre del 2018. (ii) En vista de que la sociedad en cuestión hizo caso omiso al correo enviado por esta Superintendencia, el 10 de junio de 2019 se le envió el comunicado con radicado 19-130128031 a la sociedad investigada a fin de que la misma explicara las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos- RNBD; entendiéndose entonces que la sociedad no realizó el proceso de registro dentro de los plazos legales establecidos por el Decreto 090 de 2018.
(iii) La investigada intentó realizar el registro de sus bases de datos el día 17 de junio de 2019. Para ello, envío correo electrónico el día 17 de junio de 2019 a las 8:48 am para efectos de restablecer la contraseña, de acuerdo con la información aportada por la OTI. (iv) Así, de conformidad con la fecha de la imagen aportada (el 17 de junio del 2019 a las 11:28 am), el intento de acceso para efectuar el registro de las bases de datos es extemporáneo, de acuerdo con el plazo que señala el Decreto 090 de 2018.
(v) La sociedad, al dar respuesta a este Despacho, en fecha 18 de junio de 2019, anexo el pantallazo del error desplegado en la página del Registro Nacional de Bases de DatosRNBD el día fecha 17 de junio de 2019; plazo, en todo caso, resulta ser extemporáneo para poner en conocimiento de este Despacho la falla presentada en el registro de sus datos de datos.
(vi) Así las cosas, queda demostrado que la sociedad investigada aun conociendo de los plazos para efectuar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de DatosRNBD, hizo caso omiso a las comunicaciones realizadas por esta autoridad para que la misma efectuase el registro pertinente. 31 Radicado 19-130128-0 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 12, VERSIÓN ÚNICA No obstante lo anterior, en virtud de que la sociedad en cuestión ya efectuó el registro de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, se archivará el presente cargo.
Empero, es pertinente recordarle a la investigada que la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios son de obligatorio cumplimiento, al igual que los términos legales que señala esta entidad para el cumplimiento de los deberes objeto de estudio, ya que su inobservancia puede acarrear sanciones monetarias. 12.2.2 Respecto del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la Política de Tratamiento de Información Personal. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales;
(ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares. El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.
Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. Derechos que le asisten como Titular.
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) la política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 13, VERSIÓN ÚNICA (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito32, formatos electrónicos33, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.
El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.
(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”34, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. Al respecto, esta Dirección encontró, de manera preliminar, en la Resolución N°. 30194 del 24 de julio de 2019 que “la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S. no acreditó que cuenta con una política de Tratamiento de la Información, la cual estaba en el deber de desarrollar (…)”.
Frente al cargo segundo, la investigada solicita sea desestimado dicho cargo en cuanto considera que “(…) MEDINUCLEAR cuenta con un manual de tratamiento de datos personales que se adjunta a la presente”35 Frente a este particular, este Despacho encuentra que la sociedad investigada efectivamente había aportado una comunicación con radicado 19-130128-1 de fecha 18 de junio de 2019 una copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales; documento que, no obstante haberlo aportado con anterioridad, vuelve a aportarlo en el escrito de descargos (radicados 19-130128-6, 19-130128-7 y 19-1130128-8 de fecha 21 de agosto de 2019).
En el presente caso, este Despacho encuentra que la sociedad investigada no cuenta con una política de tratamiento de información personal, la cual es simplemente un texto informativo que no cumple con la naturaleza de lo exigido por la Ley, ya que el mismo se limita a señalar lo siguiente: “MEDINUCLEAR S.A.S está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus grupos de interés, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con procedimientos y lineamientos de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
La información solicitada a los grupos de interés es necesaria única y exclusivamente para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normatividad vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo grupo de interés, además se solicita a las entidades responsables de pago, colaboradores, estudiantes y contratistas, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por 32 Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. 33 Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. 34 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. María Victoria Calle Correa 35 Radicado 19-130128-6.
Consecutivo 6, página 4 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 14, VERSIÓN ÚNICA escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La presente política se firma a los doce (12) días mes de junio de 2019”. Por esta razón, y teniendo en cuenta que este Despacho le advirtió desde el requerimiento 19130128-0 del 10 de junio del 2019 que debía aportarle a este Despacho una copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales y a la fecha no ha adoptado el documento mencionado en cumplimiento de los requisitos legales que señala la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, puesto que la política publicada actualmente en el RNBD es la misma.
Al respecto, se trae a colación la sentencia C 748 del 201136 de la Corte Constitucional en torno a este deber; esta corporación, en dicha ocasión, se pronunció respecto de este deber, así: “(…) El artículo 25 define el Registro Nacional de Datos como el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país. Registro administrado por la conozcan cuáles son las bases de datos que funcionan en el país;
(ii) que la Superintendencia tenga un control preciso sobre éstas, en la medida que podrá establecer quién y cómo se trata la información en el territorio colombiano; (iii) el conocimiento por parte del ente de control y vigilancia para la protección del dato, sobre las políticas de tratamiento de la información que tienen los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, las cuales deben, como mínimo, contener los deberes que estipula el proyecto en revisión, políticas que como se explicó en precedencia, son obligatorias y le permiten al ente de control imponer las sanciones correspondientes por su inobservancia. (…) En ese orden ideas, la inscripción en él se debe imponer como una obligación tanto para las bases públicas como privadas, pues este es un instrumento que permitirá que el Estado efectivamente garantice que el titular del dato pueda tener un control efectivo sobre sus datos personales.
Es decir, es ésta otra forma que en un instrumento puede ayudar a materializar el ejercicio de un derecho fundamental como lo es el habeas data. En ese sentido, cuando el parágrafo acusado señala que el Gobierno Nacional reglamentará la información mínima que debe contener este registro y los términos y condiciones en que se deben inscribir los responsables del tratamiento.
(…)” (Negrilla fuera del texto original) Ahora bien, es claro que el documento aportado por la investigada no cumple con los requisitos mínimos que la Ley ha establecido para este tipo de documentos, como son: “(…) 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3.
Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 36 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011, M.P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
Considerando 2.24.3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 15, VERSIÓN ÚNICA 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. (…)”. Lo anterior con base en los siguientes hallazgos: (i) El requisito establecido en el numeral 1 por cuanto la política no relaciona el domicilio, dirección, correo electrónico ni teléfono del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
(ii) El elemento dispuesto en el numeral 2 no se cumple por cuanto la política no establece con claridad cuál es el tratamiento al que van a ser sometidos los datos, además de que la finalidad relacionada es absolutamente genérica lo cual resulta contrario a los dispuesto por el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
(iii) Frente al componente determinado en el numeral 3 del citado artículo, el documento no determina los derechos con los que cuentan los Titulares, por lo tanto estos no tienen los medios para hacer efectivos sus derechos. (iv) La disposición contenida en el numeral 4 no se evidencia en el documento en mención, ya que no se señala la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos.
(v) La estipulación del numeral 5 no se cumple, por cuanto en el documento objeto de análisis se falla en señalar el procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. (vi) Finalmente, lo señalado en el numeral 6 no se cumple, porque si bien se determina que la Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia el 12 de junio del 2019, se yerra al no señalar el período de vigencia de la(s) base(s) de datos.
Así las cosas, es claro que la alegada Política de Tratamiento de Datos Personales se limita a señalar el texto citado líneas atrás, pero por la fecha de entrada en vigencia de la Política, es claro que el documento fue elaborado con posterioridad al requerimiento, lo que resulta en un incumplimiento sumamente grave puesto que la investigada no tenía elaborados los documentos sabiendo que maneja información sensible, impidiendo que los Titulares puedan hacer valer sus derechos.
Ahora bien, considerando que la sociedad se creó en 1994 y que la Ley 1581 de 2012 fue promulgada el 17 de octubre del 2012 y entró en vigencia hasta el 17 de abril del 2013, de acuerdo con el régimen de transición dispuesto en el artículo 28 de la misma ley, la investigada debía adecuar sus procedimientos hasta el 17 de abril del 2013 para efectos de cumplir con la normatividad mencionada.
Sin embargo, teniendo presente que la documentación aportada no refleja esta última fecha, se tiene que la sociedad se demoró un total de seis (6) años y dos (2) meses en crear un documento titulado “Política De Tratamiento Y Protección De Datos Personales”, el cual ni siquiera cumple con los requisitos mínimos del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
En virtud de lo expuesto, se proferirá la sanción administrativa del caso y se impartirá una orden tendiente a implementar la Política de Tratamiento de la Información de acuerdo con las disposiciones del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto único Reglamentario 1074 de 2015. 12.2.3 Respecto del deber desarrollar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos y para la atención de consultas y reclamos El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 16, VERSIÓN ÚNICA “Artículo 17.
Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
(…)” (Resaltado fuera del texto). Dicho deber está relacionado con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los cuales disponen que: “Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo.
Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término ( )” Respecto de este deber, la Corte Constitucional en sentencia C 748 del 2011 dispuso que: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 17, VERSIÓN ÚNICA “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento.
Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares, como los principios de la administración de datos personales analizados en otro capítulo de esta providencia. Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.
Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (vi) Tramitar las consultas y reclamos, hecho que lo obliga a dar a conocer al encargado esas eventualidades para que éste incluya la información correspondiente en la base de datos, con anotaciones que permitan identificar fácilmente el estado de la información, es decir, para que siempre se encuentre actualizada -literales j) y l), e igualmente adoptar reglamentos claros para que el titular del dato pueda hacer exigible sus derechos a consultar y reclamar literal k).” (Negrilla fuera del texto original) Al respecto, esta Dirección por medio de la Resolución N°. 30194 del 24 de julio de 2019 encontró que “la sociedad MEDINUCLEAR S.A. S no acreditó que cuenta con un manual de procedimientos para la atención de consultas y reclamos, en los términos y bajo las formas señaladas en la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (…)”.
Frente al cargo tercero, la sociedad investigada, en sus escritos de descargos con radicados 19130128-6, 19-130128-7 y 19-1130128-8 de fecha 21 de agosto de 2019, solicita desestimar el cargo en tanto considera que la sociedad ha “(…) adoptado el documento denominado PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE PQRSF PRGCL001 (…)”37 y reitera que mediante documento denominado Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con código ODSI001 implementó ese documento.
Frente a este particular, este Despacho encuentra que la sociedad investigada efectivamente había aportado en la etapa preliminar de la presente investigación mediante comunicación con radicado 19-130128-1 anexo 4 un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la atención de consultas y reclamos de los Titulares de la Información; documento que, no obstante haberlo aportado con anterioridad, vuelve a aportarlo en el escrito de descargos, el cual es denominado así “PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE PQRSF PRGCL001”.
Por virtud de lo anterior, se archivará el presente cargo en tanto el referido manual si había sido documentado por la sociedad en cuestión. 12.2.4 Respecto del deber desarrollar e implementar un manual para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.
Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
(…)” (Resaltado fuera del texto). 37 Ibídem “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 18, VERSIÓN ÚNICA Adicionalmente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 dispone, respecto de la recolección de la información, lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.2.1. Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 2.2.2.25.6.1 Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.” (Negrilla y subrayado fuera del texto original) Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación a los procedimientos internos que debe adoptar los Responsables de la Información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades; estas actividades van encaminadas a que los responsables, desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.
Al respecto, esta Dirección encontró preliminarmente en la Resolución 30194 del 24 de julio de 2019 “que [se] requirió a la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S con el fin de que aportara, entre otras cosas, “5.(…) copia del manual de procedimientos utilizados implementados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”, sin embargo, en la respuesta entregada por dicha sociedad no se encuentran descritos los procedimientos dispuestos para el ciclo de vida de los datos personales tratados”.
Frente al cargo cuarto, la sociedad investigada solicita desestimar el cargo en tanto considera que ha adoptado el “Procedimiento de seguridad y trazabilidad de la información en donde se garantiza el almacenamiento, verificación y seguridad de la información (…)”38. A partir de lo anterior, y analizado el acervo probatorio que obra en el expediente, se evidencia que la investigada aportó junto con el escrito de descargos radicado bajo el número 19-130128-7 anexo 12 un documento titulado “MANUAL DE RECOLECCIÓN USO TRATAMIENTO 38 Ibid. 15 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 19, VERSIÓN ÚNICA ALMACENAMIENTO Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN”; no obstante, en dicho manual, solo se desarrolla el derecho de los Titulares a la supresión de los datos conforme está escrito en el capítulo 13 del mencionado manual.
Así las cosas, no se evidencia mayor especificación respecto del procedimiento del ciclo de vida del dato. De este modo, es claro que en dicho documento se debe, además de la información ya contenida en él, documentar lo siguiente: - El método de recolección de la información; - La forma de almacenamiento de la información; - Los múltiples usos que puede tener la información dependiendo de la(s) finalidad(es) especificadas por la empresa; y - La forma en que la información circula al interior de la empresa y/o si la misma es remitida a un Encargado para su Tratamiento.
Lo anterior demuestra que la investigada incurre en una vulneración del artículo 2.2.2.25.2.8 de Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en el sentido de que no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento; razón por la que se impartirá una orden tendiente a que la investigada realice los ajustes correspondientes según lo normado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 12.2.5 CONCLUSIONES • En primer lugar, quedó demostrado que la sociedad en cuestión ya efectuó el registro de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, se archivará el presente cargo. • Frente al cargo segundo, este Despacho encontró que la investigada no cuenta con una Política de Tratamiento de la información puesto que el documento aportado no cuenta con ninguno de los requisitos mínimos establecidos en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • En cuanto al cargo tercero, el mismo se archivará en tanto el referido manual si había sido documentado por la sociedad en cuestión. • Finalmente, sobre el cargo cuarto este Despacho encontró que la investigada no ha documentado los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento según lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
DÉCIMO TERCERO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: • La sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., deberá adoptar una Política de Tratamiento de información conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y, particularmente al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., deberá modificar sus manuales para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, con el fin de que la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales sean objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario.
Para dar cumplimiento a estas órdenes, la investigada deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y remitir la documentación “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 20, VERSIÓN ÚNICA pertinente dentro del término de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión. En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS a la representante legal de MEDINUCLEAR S.A.S. para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1.
Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”39. 2. Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3.
Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6. Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.
DÉCIMO CUARTO: Imposición y graduación de la sanción 14.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 2340. Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 241, 442 y 643 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo 44.
La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.
(…)”45 (negrita añadida) 39 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada 40Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.
En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” 41 Artículo 2.
(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) 42 Artículo 4. La Constitución es norma de normas.
(…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades. (negrita añadida) 43 Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.
(negrita añadida) 44 Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000); Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017);
Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). 45 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000). Considerando 5.5.2. HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 46.
Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.
A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.
PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la Unidad de Valor Tributario (UVT).
Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional47 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.
Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad 46 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.
Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 47 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA que la norma vulnerada establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.
Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.
Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”48 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.
Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros49. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.
Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.
La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”50.
Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”, por lo que no debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia51. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio la potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2352 de la misma.
Asimismo, el artículo 24 indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: 48 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 49 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;
Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 50 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos 51 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 52 Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 23, VERSIÓN ÚNICA “Ley 1581 de 2012, artículo 24: “Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” De manera que resulta aplicable el criterio de graduación señalado en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.
Ahora bien, la Corte Constitucional indicó lo siguiente respecto de las sanciones consistentes en multas: “El artículo 23 del proyecto establece las sanciones que puede aplicar la Superintendencia de Industria y Comercio a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento, dentro de las cuales contempla las multas, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento, el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento y finalmente el cierre inmediato y definitivo de la operación: Esta norma constituye una disposición de carácter sancionatorio y por ello debe cumplir con todos los principios propios del debido proceso sancionador contemplados en la Constitución Política y reconocidos por la jurisprudencia de esta Corporación: En primer lugar, el principio de legalidad, de acuerdo con el cual: “las conductas sancionables no sólo deben estar descritas en norma previa sino que, además, deben tener un fundamento legal, por lo cual su definición no puede ser delegada en la autoridad administrativa”.
Este axioma tiene una interpretación menos rigurosa en el Derecho administrativo sancionador que en el Derecho penal, pues es posible una flexibilización razonable de la descripción típica: “Ha reiterado la Corte, que en el derecho administrativo sancionador "aunque la tipicidad hace parte del derecho al debido proceso en toda actuación administrativa, no es demandable en este campo el mismo grado de rigurosidad que se exige en materia penal”, por cuanto la naturaleza de las conductas reprimidas, los bienes jurídicos involucrados y la teleología de las facultades sancionadoras en estos casos, hacen posible también una flexibilización razonable de la descripción típica, en todo caso, siempre erradicando e impidiendo la arbitrariedad y el autoritarismo, que se haga prevalecer los principios de legalidad y de justicia social, así como los demás principios y fines del Estado, y que se asegure los derechos constitucionales, los intereses legítimos y los derechos de origen legal o convencional de todas las personas”. a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.
En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 24, VERSIÓN ÚNICA Esta norma cumple con el principio de tipicidad, para lo cual debe interpretarse conjuntamente con el artículo 22 de la futura ley estatutaria, que establece la posibilidad de imponer sanciones cuando se hayan incumplido las disposiciones de esta ley.
En este sentido, el supuesto de hecho que completa la norma jurídica sancionatoria está constituido por la infracción de las disposiciones de la futura ley estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. (…)53 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 14.1.1 Literal a): La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta con que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.
En el caso sub-examine, con base en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, esta Dirección evidencia que los cargos comprobados en contra de la entidad MEDINUCLEAR S.A.S., afectaron de forma real y concreta los intereses jurídicos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias. En primer lugar, quedó demostrada la vulneración del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 cuando la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S documentó su Política de Tratamiento de Datos Personales, pero dicho documento no cumple con el contenido mínimo señalado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de VEINTINUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA MIL CUATROCIENTOS OCHO PESOS M/CTE ($29.990.408), correspondiente OCHOCIENTOS VEINTISÉIS (826) Unidades de Valor Tributario (UVT) por la violación al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 14.1.2 Otros criterios de graduación Por último, se aclara que frente a la sociedad investigada los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) no hubo beneficio económico que se hubiere obtenido para el infractor o para terceros, por la comisión de la infracción, o el daño que tal infracción hubiere podido causar, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones de esta Dirección. Así mismo, no se beneficiará del criterio de atenuación del literal f) ibídem, con relación a los dos primeros cargos, porque no aceptó la comisión las infracciones.
DÉCIMO QUINTO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la sociedad debe: (i) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado; 53Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
FJ: 2.22.3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (ii) HOJA N 25, VERSIÓN ÚNICA Una vez reciba respuesta positiva respecto de la solicitud de acceso, la sociedad debe registrarse en servicios en línea link https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo link posteriormente al registro puede consultar el expediente de manera digital.
No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la sociedad, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad.
En mérito de lo expuesto este Despacho,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la entidad MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con el Nit. 800.223.618-0, de VEINTINUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA MIL CUATROCIENTOS OCHO PESOS M/CTE ($29.990.408), correspondiente OCHOCIENTOS VEINTISÉIS (826) Unidades de Valor Tributario (UVT) por la violación al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.
Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.
ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con el Nit. 800.223.618-0, cumplir con las siguientes instrucciones, dentro del término de quince (15) días hábiles siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo: • La sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., deberá adoptar una Política de Tratamiento de información conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y, particularmente al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., deberá modificar sus manuales para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, con el fin de que la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales sean objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario.
PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con el Nit. 800.223.618-0, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado mediante certificación firmada por el representante legal y la documentación pertinente dentro del término de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad MEDINUCLEAR S.A.S., identificada con el Nit. 800.223.618-0, acreedora de las sanciones previstas en la ley.
ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la entidad MEDINUCLEAR S.A.S. identificada con el Nit. 800.223.618-0 a través de su representante legal y/o apoderado, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” HOJA N 26, VERSIÓN ÚNICA Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 06 MAYO 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.05.06 13:47:18 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Elaboró: SRB Revisó: AMCC Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo Electrónico: MEDINUCLEAR S.A.S. NIT. 800.223.618-0 JAVIER JESÚS PAZ MORA C.C. No. 12.981.687 Carrera 34 N°. 11 A – 12 LA AURORA San Juan de Pasto, Nariño gerencia@grupomedinuclear.com