Sanción 1264 de 2023 — SIC

(15 MARZO 2023) VERSIÓN ÚNICA “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” Radicación 19-130131 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los literales a) y b) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, el numeral 4 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Dirección, en ejercicio de la función de vigilancia, para garantizar que en el Tratamiento de Datos Personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en el Régimen General de Protección de Datos Personales, otorgada por la Ley 1581 de 2012 artículo 19, y conforme a la función de administración del Registro Nacional Público de Bases de Datos1 –en adelante RNBD– establecida en el artículo 21 literal h) ejúsdem y en el Decreto 4886 de 2011 artículo 17 numeral 7, procedió a examinar la información inscrita en el RNBD por la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428-1.

SEGUNDO: Que la Ley 1581 de 2012 artículo 25 establece que “para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley”.

TERCERO: Que el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018, definió los plazos y los sujetos obligados a llevar a cabo la inscripción de sus bases de datos en el RNBD, y el periodo durante el cual los Responsables obligados debían inscribir las Política de Tratamiento de Datos Personales; supuestos facticos y normativos dentro de los que se encuentra incluida la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., cuyo Activo es de 14.425.583.8453 equivalente a 452.794,62 UVT; y que en definitiva imparte Tratamiento sobre los datos personales de quienes en calidad de persona natural fungen como Representantes Legales y Revisores Fiscales, desconociendo si la sociedad cuenta con trabajadores y/o colaboradores vinculados mediante diversos tipos de contratos.

CUARTO: Que, con el propósito de verificar el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. mediante oficio radicado bajo el número 19-130131-0 de fecha 10 de junio de 2019, este Despacho requirió a la mencionada sociedad, para que informara lo siguiente: “1. Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos- RNBD. 2.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manual de Políticas de Seguridad. 4. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los titulares almacenados en sus bases de datos.

(…).”

QUINTO: Que, mediante comunicación radicada con número 19-130131-1 del día 17 de junio de 2019, la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. dio respuesta al requerimiento enunciado en el considerando anterior, informando lo siguiente: “No se llevó a cabo el proceso de inscripción de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, ya que las bases de datos se utilizan únicamente con fines tributarios y concluimos que no se debían registrar.

Para responder a los puntos siguientes y en cumplimiento de las políticas de la empresa: Contribuir con las entidades de vigilancia y control. Se ha realizado el registro de las bases de datos, ante la Superintendencia de Industria y comercio, anexo consulta ante esa entidad.”

SEXTO: Que, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales mediante Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020 impartió a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con Nit. 900.339.428-1, las siguientes órdenes administrativas: “ARTÍCULO PRIMERO: ORDENAR a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428-1, cumplir las siguientes instrucciones dentro del término de cuatro (4) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión: 1.1.

La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. deberá cumplir a cabalidad con los requisitos mínimos establecidos en la Ley 1581 de 2012, artículo 25, inciso 2, en concordancia con lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.3.1, mediante la adecuación de sus documentos “[Politica (sic) de proveedores]”, “[Politica (sic) de clientes]” y “[Politica (sic) de Nomina(sic)]”, a lo establecido en la normativa citada, y en particular en estos, en un lenguaje claro y sencillo, siendo puestos en conocimiento de los Titulares, deberá indicar la siguiente información: (i) (ii) (iii) (iv) (v) El Tratamiento detallado y específico al cual serán sometidos los datos personales de los Titulares, mencionando las finalidades de manera clara y expresa, de fácil comprensión para los Titulares de los datos personales.

Los derechos que le asisten a los Titulares de los datos personales. La persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. El procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. El período de vigencia de la base de datos.

Finalmente, (vi) Eliminar la anotación contenida en el documento “[Politica (sic) de clientes]”, y cualquier otro aparte de los documentos, tendiente a obtener autorización de los Titulares, pues como se expuso, la Política de Tratamiento de Datos no es el documento legal establecido para ese efecto. Una vez modificada, la Política de Tratamiento de Datos Personales debe ser publicada en un lugar visible de la compañía como puede ser en una cartelera, en su página web o mediante la implementación del Aviso de Privacidad, a su criterio.

En caso de optar por utilizar el Aviso de Privacidad este tendrá que cumplir con los requisitos señalados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.3., y demás normas concordantes, así: “ARTÍCULO 2.2.2.25.3.3. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: HOJA, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA 1.

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente.

En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá al Responsable de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este capítulo.” 1.2.

La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. deberá adoptar, e implementar al interior de su organización, los siguientes Manuales: (i) Manual de Políticas de Seguridad de la Información; en cumplimiento de lo establecido en Ley 1581 de 2012 artículo 4 literal g) y artículo 17 literal d), en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.6.1.

(inciso tercero), y demás normas pertinentes. (ii) Manual de Atención a Quejas y Reclamos; para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17 literal k), en concordancia con los artículos 14 y 15 de la misma Ley, y demás normas pertinentes. (iii) Manual de procedimientos usados para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y, eventual, Supresión de los Datos Personales; para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17, literal k), en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículos 2.2.2.25.2.1.

(inciso segundo), 2.2.2.25.2.8. (inciso segundo) y 2.2.2.25.6.1. (inciso segundo), y demás normas pertinentes.

PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428-1, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para dicho efecto, deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo; dicha certificación debe ser emitida por un Auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y adicionalmente suscrita por el Representante Legal de la sociedad.

SÉPTIMO: Que, Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020 le fue notificada a la sociedad investigada por aviso N°. 4854 el día 27 de abril de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 19-130131-10 del 17 de junio de 2020.

OCTAVO: Que, vencido el término establecido en el artículo primero de la Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020, se evidencia que la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., con número de identificación tributaria 900.339.428-1, guardó silencio y no acreditó el cumplimiento de las órdenes impartidas por este Despacho.

NOVENO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, y en particular las disposiciones contenidas en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma; esta Dirección, mediante Resolución No. 54039 del 12 de agosto “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA de 2022, inició la presente investigación administrativa y formuló cargo único a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S.

DÉCIMO: Que la Resolución No. 54039 del 12 de agosto de 2022 le fue notificada a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. mediante aviso No. 19909 del 25 de agosto de 2022, de conformidad con la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia el 29 de agosto de 2022, radicada bajo el número 19-130131-14.

DÉCIMO PRIMERO: Que la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. radicó escrito de descargos, junto con anexos, el 14 de septiembre de 2022 bajo el número 19-130131-15.

DÉCIMO SEGUNDO: Que esta Dirección, por conducto de la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a la sociedad investigada el 23 de septiembre de 2022 bajo el radicado 19-130131-16, en los siguientes términos: “De conformidad con las funciones asignadas a la Superintendencia de Industria y Comercio por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y de acuerdo con el traslado realizado por este Despacho, mediante Resolución No. 54039 del 12 de agosto de 2022, para que presentara los descargos y aportara o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del trámite adelantado bajo el número 19-130131, este Despacho se permite:  Requerir a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., con el fin de que aporte nuevamente el escrito de descargos radicado el 14 de septiembre de 2022 bajo el número 19-130131-15, debido a que el archivo que allegó en formato PDF, contentivo del escrito de descargos, indica estar integrado por un total de 8 páginas, pero solo se visualizan las dos primeras hojas de dicho documento.

(…)”.

DÉCIMO TERCERO: Que, en atención al requerimiento en cita, la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. radicó nuevamente su escrito de descargos el 27 de septiembre de 2022, bajo el número 19-130131-17. En este escrito, la sociedad investigada argumentó, entre otras cosas, que: 13.1 Debido a un error administrativo interno, la respuesta1 otorgada al requerimiento realizado por esta Superintendencia no fue tramitada en debida forma y, en consecuencia, no contiene un pronunciamiento de hecho y derecho por parte de la compañía. 13.2 Reconoce y acepta el cargo único formulado por este Despacho, “en el sentido de que, no aportó a la SIC la información dentro del término ordenado mediante Resolución No. 17285”. 13.3 Tomó acciones correctivas tendientes a cumplir con las órdenes impartidas por esta Superintendencia, mediante Resolución No. 17285 del 16 de abril de 2020, así como con los demás requisitos legales previstos para los Responsables del Tratamiento. 13.4 Finaliza su escrito con la siguiente solicitud: “Teniendo en cuenta lo anterior, DIODIAGNOSTICO S.A.S. acredita ante su despacho el cabal cumplimiento de las ordenes (sic) impartidas.

De esta manera, de forma atenta y respetuosa, se solicita a su despacho que al presenta caso se de aplicación al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, ejerciendo su potestad de forma razonable, guardando un equilibrio entre la decisión y la finalidad que la norma de habeas data propende, esto es, el derecho a la intimidad contenido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

Así mismo, teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 24 de la ley 1581 de 2012 el cual dispone: Radicado 19-130131-1 “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” También se solicita que se evalúen de forma justa los criterios de graduación, toda vez que la misma norma es expresa en disponer “en cuanto resulten aplicables”, garantizando así las garantías del debido proceso que le asisten a DIODIAGNOSTICO S.A.S.”

DÉCIMO CUARTO: Que mediante Resolución No. 77648 del 3 de noviembre de 2022, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 19130131 con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria y corriendo traslado a la sociedad investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos.

Las pruebas incorporadas son las siguientes: 14.1 Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020. 14.2 Primer escrito de descargo, junto con anexos, radicado el 14 de septiembre de 2022 bajo el número 19-130131-15. 14.3 Oficio remisorio del segundo escrito de descargos radicado el 27 de septiembre de 2022 bajo el número 19-130131-17. 14.4 Segundo escrito de descargos radicado el 27 de septiembre de 2022 bajo el número 19130131-17.

DÉCIMO QUINTO: Que la Resolución No. 77648 del 3 de noviembre de 2022 le fue comunicada a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. el 3 de noviembre de 2022, de conformidad con la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia el 16 de noviembre de 2022, radicada bajo el número 19-130131-21.

DÉCIMO SEXTO: Que la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. radicó escrito de alegatos de conclusión el 21 de noviembre de 2022, bajo el número 19-130131-22; en el cual reiteró lo dicho en el escrito de descargos y, adicionalmente, solicitó el archivo del trámite administrativo de la referencia. 17.2 Valoración probatoria y conclusiones 17.2.1 Respecto del deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia Frente a este deber, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) HOJA, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” A su turno, el literal h) del artículo 21 del cuerpo normativo en mención dispone que: “ARTÍCULO 21.

FUNCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá las siguientes funciones: (…) f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.” En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 1968, por el cual se creó la de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. De hecho, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 junto con la Ley 1266 de 2008 se expidieron para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, estas Leyes desarrollan el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.

La Corte Constitucional ha establecido que con el propósito de proteger efectivamente el derecho fundamental al habeas data o autodeterminación informática es imperioso asegurar la observancia del principio de autoridad independiente, conforme al cual: “(…) la adopción de una normatividad sólo es efectiva si se garantiza que dentro de la estructura del Estado exista un órgano encargado de garantizar el respeto de los principios (…)”.

Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

HOJA, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA En virtud de lo expuesto y del material probatorio recaudado en la etapa inicial de la presente actuación, esta Dirección dio apertura a la investigación administrativa que nos ocupa y formuló cargo único a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., mediante Resolución No. 54039 del 12 de agosto de 2022, al considerar que: En el caso objeto de estudio, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, mediante Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020, impartió a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., con número de identificación tributaria 900.339.428-1, las siguientes órdenes administrativas: “ARTÍCULO PRIMERO: ORDENAR a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428-1, cumplir las siguientes instrucciones dentro del término de cuatro (4) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión: 1.3.

La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. deberá cumplir a cabalidad con los requisitos mínimos establecidos en la Ley 1581 de 2012, artículo 25, inciso 2, en concordancia con lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.3.1, mediante la adecuación de sus documentos “[Politica (sic) de proveedores]”, “[Politica (sic) de clientes]” y “[Politica (sic) de Nomina(sic)]”, a lo establecido en la normativa citada, y en particular en estos, en un lenguaje claro y sencillo, siendo puestos en conocimiento de los Titulares, deberá indicar la siguiente información: (vi) (vii) (viii) (ix) (x) El Tratamiento detallado y específico al cual serán sometidos los datos personales de los Titulares, mencionando las finalidades de manera clara y expresa, de fácil comprensión para los Titulares de los datos personales.

En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá al Responsable de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este capítulo.” 1.4. La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. deberá adoptar, e implementar al interior de su organización, los siguientes Manuales: (iv) Manual de Políticas de Seguridad de la Información; en cumplimiento de lo establecido en Ley 1581 de 2012 artículo 4 literal g) y artículo 17 literal d), en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.6.1.

(inciso tercero), y demás normas pertinentes. (v) Manual de Atención a Quejas y Reclamos; para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17 literal k), en concordancia con los artículos 14 y 15 de la misma Ley, y demás normas pertinentes. (vi) Manual de procedimientos usados para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y, eventual, Supresión de los Datos Personales; para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17, literal k), en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículos 2.2.2.25.2.1.

(inciso segundo), 2.2.2.25.2.8. (inciso segundo) y 2.2.2.25.6.1. (inciso segundo), y demás normas pertinentes.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428- 1, acreedora de las sanciones previstas en la Ley.” La mencionada Resolución le fue notificada a la sociedad investigada por aviso N°. 4854 el día 27 de abril de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 19-130131-10 del 17 de junio de 2020.

Con base en lo anterior, se tiene que el término que tenía la investigada para interponer los recursos de ley vencía el 12 de mayo del 2020, de modo que la Resolución en cuestión quedó en firme a partir del 13 de mayo de 2020. Así las cosas, dado que el mencionado acto administrativo otorgaba un plazo de cuatro (4) meses siguientes a su ejecutoria para dar cumplimiento a las órdenes impartidas, es claro que el plazo para dar cumplimiento a estas vencía el 13 de septiembre de 2020.

Además, la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. contaba con 5 días hábiles adicionales para acreditar el cumplimiento de las órdenes administrativas ante esta Superintendencia, término que finalizaba el 21 de septiembre de 2020. Con fundamento en lo anterior, este Despacho encuentra que, de acuerdo con el acervo probatorio recolectado hasta el momento, la sociedad investigada guardó silencio, y por ende no acreditó el cumplimiento de las órdenes administrativas impartidas en la Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020, dentro del término legal.

Por lo tanto, preliminarmente se infiere que la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. no cumplió con las órdenes impartidas dentro de la Resolución N°. 17285 del 16 de abril de 2020; conducta que se subsume típicamente en una presunta infracción al deber de cumplir con las instrucciones impartidas por la autoridad de control, deber contenido en el literal o) “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma.” Frente al único cargo formulado, la sociedad investigada señala que: - Debido a un error administrativo interno, la respuesta2 otorgada al requerimiento realizado por esta Superintendencia no fue tramitada en debida forma y, en consecuencia, no contiene pronunciamiento de hecho y derecho por parte de la compañía. - Tomó acciones correctivas tendientes a cumplir con las órdenes impartidas por esta Superintendencia, mediante Resolución No. 17285 del 16 de abril de 2020, así como con los demás requisitos legales previstos para los Responsables del Tratamiento.

En relación con el acervo probatorio, este Despacho encuentra que: 1. Esta Dirección profirió la Resolución No. 17285 del 16 de abril de 2020, mediante la cual impartió las siguientes ordenes administrativas: “ARTÍCULO PRIMERO: ORDENAR a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428-1, cumplir las siguientes instrucciones dentro del término de cuatro (4) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión: 1.5.

La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. deberá cumplir a cabalidad con los requisitos mínimos establecidos en la Ley 1581 de 2012, artículo 25, inciso 2, en concordancia con lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.3.1, mediante la adecuación de sus documentos “[Politica (sic) de proveedores]”, “[Politica (sic) de clientes]” y “[Politica (sic) de Nomina(sic)]”, a lo establecido en la normativa citada, y en particular en estos, en un lenguaje claro y sencillo, siendo puestos en conocimiento de los Titulares, deberá indicar la siguiente información: (xi) El Tratamiento detallado y específico al cual serán sometidos los datos personales de los Titulares, mencionando las finalidades de manera clara y expresa, de fácil comprensión para los Titulares de los datos personales.

(xii) Los derechos que le asisten a los Titulares de los datos personales. (xiii) La persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. (xiv) El procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. (xv) El período de vigencia de la base de datos.

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. Radicado 19-130131-1 “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente.

La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. deberá adoptar, e implementar al interior de su organización, los siguientes Manuales: (vii) Manual de Políticas de Seguridad de la Información; en cumplimiento de lo establecido en Ley 1581 de 2012 artículo 4 literal g) y artículo 17 literal d), en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.6.1.

(inciso tercero), y demás normas pertinentes. (viii) Manual de Atención a Quejas y Reclamos; para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17 literal k), en concordancia con los artículos 14 y 15 de la misma Ley, y demás normas pertinentes. (ix) Manual de procedimientos usados para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y, eventual, Supresión de los Datos Personales; para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 artículo 17, literal k), en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículos 2.2.2.25.2.1.

(inciso segundo), 2.2.2.25.2.8. (inciso segundo) y 2.2.2.25.6.1. (inciso segundo), y demás normas pertinentes.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. con Número de Identificación Tributaria 900339428- 1, acreedora de las sanciones previstas en la Ley.” 2. La mencionada resolución le fue notificada a la sociedad investigada por aviso N°. 4854 el día 27 de abril de 2020, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, radicada bajo el número 19-130131-10 del 17 de junio de 2020. 3.

El término que tenía la investigada para interponer los recursos de ley vencía el 12 de mayo del 2020, de modo que el mencionado acto administrativo quedó en firme a partir del 13 de mayo del 2020. 4. El plazo para acatar las órdenes impartidas por el Despacho, mediante Resolución No. 17285 del 16 de abril de 2020, y acreditar su cumplimiento venció el 13 de septiembre de 2020, ya que por mandato de dicho acto administrativo se concedió un plazo de cuatro (4) meses para dar cumplimiento a las ordenes impartidas.

Adicionalmente, se fijó un plazo de cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento, para que acreditara el cumplimiento de lo ordenado en el acto administrativo en mención. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA 2. No obstante lo anterior, la sociedad investigada no realizó pronunciamiento alguno al respecto dentro del plazo otorgado para el efecto. 3.

Con ocasión de la apertura de la investigación administrativa y la formulación de cargo único realizada por este Despacho mediante Resolución No. 54039 del 12 de agosto de 2022, la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. aportó, junto con su escrito de descargos, soportes probatorios de las acciones correctivas tendientes a cumplir con las órdenes impartidas por esta Superintendencia, mediante Resolución No. 17285 del 16 de abril de 2020, así como con los demás requisitos legales previstos para los Responsables del Tratamiento.

Frente a dichos soportes probatorios, es menester señalar que, si bien esta Dirección no se aparta del plan de acción puesto en marcha por la sociedad investigada con el propósito de cumplir con el Régimen General de Protección de datos, lo cierto es que la totalidad de acciones y medidas desplegadas por la sociedad investigada surgieron con ocasión de los requerimientos realizados por este Despacho y del proceso administrativo sancionatorio adelantando por esta Superintendencia bajo el número 19-130131.

En aras de velar por la trazabilidad de la información, a continuación, se realiza un análisis sucinto de los soportes probatorios allegados por la sociedad investigada al expediente de la referencia:  De la “Política General de Tratamiento de Datos de la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., elaborada el 9 de septiembre de 2022 y aprobada el 12 de septiembre de 2022 (en reemplazo de la política de fecha 17 de julio de 2019): La Política General de Tratamiento de Datos consta en medio físico y electrónico, se encuentra redactada en un lenguaje claro y de fácil comprensión y fue cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos el día 13 de septiembre de 2022.

Esta política incluye la siguiente información: 1. Razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono de la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento. 2. Un acápite en el que se señala el tratamiento al que serán sometidos los datos personales y las finalidades del mismo; discriminadas por tipo de Titular. 3.

Los derechos que le asisten a los Titulares de la información. 4. El área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos en materia de protección de datos personales. 5. La descripción de un procedimiento para el ejercicio de los derechos que le asisten a los Titulares de la información. 6. La fecha de entrada en vigencia de la política. 7.

En referencia al periodo de vigencia de la base de datos, a página 13, señala lo siguiente: “Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información o mientras no solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.  Frente al formato de aviso de privacidad “Video Vigilancia o CCTV” elaborado el 9 de septiembre de 2022 y aprobado el 12 de septiembre de 2022: Este aviso incluye la siguiente información: 1.

Nombre y correo electrónico de contacto de la sociedad Responsable del Tratamiento. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA 2. La finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al que serán sometidos. 3. Los derechos que tiene el Titular de la información. 4.

Los mecanismos para que el Titular conozca la PTI. 5. No hace referencia alguna a la recolección de datos sensibles.  Frente a las políticas de seguridad de la información: Las políticas en materia de seguridad de la información elaboradas el 9 de septiembre de 2022 y aprobadas el 12 de septiembre de 2022, incluyen los siguientes aspectos: i) acceso remoto, ii) auditorías de seguridad y privacidad, iii) copias de respaldo, iv) gestión de incidentes, v) reutilización de documentos físicos, vi) tercerización del tratamiento de datos, vii) control de accesos, viii) registro e inventario de bases de datos.

No obstante lo anterior y aun cuando esta Dirección no se aparta de las medidas adoptadas por la sociedad investigada en materia de seguridad de la información, resulta necesario recordarle a la sociedad investigada la importancia de adoptar e implementar métodos de capacitación del personal de la compañía en materia de protección de datos personales, en aras de evitar la puesta en riesgo de los datos personales.

Así mismo, se debe destacar que las medidas de seguridad (técnicas, administrativas y humanas) adoptadas e implementadas por la organización deben ser objeto de revisión, evaluación y mejora permanente. Finalmente, encuentra este Despacho que la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. no aportó copia de su manual para la atención de peticiones, quejas y reclamos en materia de datos personales, así como tampoco aportó copia del manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales.

Razón por la cual, esta Dirección impartirá unas órdenes administrativas. Así las cosas, evidencia este Despacho que la sociedad investigada no acató las órdenes impartidas por este Despacho, mediante Resolución No. 17285 del 16 de abril de 2020, dentro del término otorgado para el efecto; razón por la cual, se impondrá una sanción pecuniaria por la infracción al deber previsto en el en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma.

DÉCIMO OCTAVO: FRENTE A LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA En vista de todas los hechos y situaciones probadas en este expediente, este Despacho encuentra pertinente hacer unas anotaciones relativas a la aplicación del principio de responsabilidad demostrada. Esta Superintendencia ha sido enfática en señalar que las disposiciones contenidas en los artículos 2.2.2.25.6.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015, en relación con la adopción de políticas y procedimientos efectivos para el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 implica que concurran una serie de presupuestos que permitan evidenciar que los procedimientos implementados, en la práctica son reales y efectivos.

Así, la regulación colombiana le impone al Responsable o al Encargado del tratamiento la responsabilidad de garantizar la eficacia de los derechos del titular del dato, la cual no puede ser simbólica ni formal, sino real y demostrable. Téngase presente que según nuestra jurisprudencia “existe un deber constitucional de administrar correctamente y de proteger los archivos y las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante”.

Adicionalmente, los Responsables o Encargados del tratamiento no son dueños de los de los datos personales que reposan en sus bases de datos o archivos. En efecto, ellos son meros tenedores que están en el deber de administrar de manera correcta, apropiada y acertada la información de las personas porque su negligencia afecta los derechos humanos de los titulares de los datos.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA En virtud de lo anterior, el capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 -incorporado en el decreto 1074 de 2015- reglamenta algunos aspectos relacionados con el principio de responsabilidad demostrada. El artículo 26 -titulado DEMOSTRACIÓN- establece que “los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012”.

Así resulta imposible ignorar la forma en que el responsable o encargado del tratamiento debe probar que pone en funcionamiento medidas adecuadas, útiles y eficaces para cumplir la regulación. Es decir, se reivindica que un administrador no puede utilizar cualquier tipo de políticas o herramientas para dicho efecto, sino solo aquellas que tengan como propósito lograr que los postulados legales sean realidades verificables, y no solo se limiten a creaciones teóricas e intelectuales.

Con el propósito de dar orientaciones sobre la materia, esta Superintendencia expidió el 28 de mayo de 2015 la “Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”. El término “accountability” a pesar de los diferentes significados ha sido entendido en el campo de la protección de datos como el modo en que una organización debe cumplir (en la práctica) las regulaciones sobre el tema, y la manera en que debe demostrar que lo puesto en práctica es útil, pertinente y eficiente.

Conforme con ese análisis, las recomendaciones que trae la guía a los obligados a cumplir la Ley 1581 de 2012, consisten principalmente en diseñar y activar un Programa Integral de Gestión de Datos Personales (en adelante PIGDP). Esto, exige compromisos y acciones concretas de los directivos de la organización. Igualmente, requiere la implementación de controles de diversa naturaleza, desarrollar un plan de revisión, supervisión, evaluación y control del PIGDP, y demostrar el debido cumplimiento de la regulación sobre tratamiento de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada -accountability- demanda implementar acciones de diversa naturaleza para garantizar el correcto cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. El mismo, exige que los Responsables y Encargados del tratamiento implementen medidas apropiadas, efectivas y verificables que le permitan evidenciar la observancia de las normas sobre la materia.

Dichas medidas deben ser objeto de revisión y evaluación permanente para medir su nivel de eficacia y el grado de protección de los datos personales. El principio de responsabilidad demostrada precisa menos retórica y más acción en el cumplimiento de los deberes que imponen las regulaciones sobre tratamiento de datos personales. Requiere apremiar acciones por parte de las organizaciones para garantizar el debido tratamiento de los datos personales.

El éxito de la aplicación y efectiva implementación de este principio dependerá del compromiso y demostración real por parte de todos los miembros de la organización, pero especialmente, de los directivos de las organizaciones, ya que, sin su dirección y apoyo, todo esfuerzo será insuficiente para diseñar, implementar, revisar, actualizar y evaluar los programas de gestión de datos personales.

El principio de responsabilidad demostrada se articula con el concepto de “compliance” en la medida que este hace referencia “al conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.

Así las cosas, la identificación y clasificación de riesgos, así como la adopción de medidas para mitigarlos son elementos cardinales del “compliance” y de la efectiva aplicación del principio de responsabilidad demostrada (accountability). De ahí que, se considere fundamental que las organizaciones desarrollen y pongan en marcha, entre otros, un sistema de administración de riesgos asociados al tratamiento de datos personales, que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida administración del riesgo a que están expuestos en desarrollo del cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

HOJA, “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” VERSIÓN ÚNICA Aunado a lo anterior, el cumplimiento de tal principio implica necesariamente garantizar y velar por el cumplimiento estricto de la normatividad aplicable al caso y poder demostrar que los documentos elaborados han sido diligenciados e implementados para que, a través de estos, se pueda demostrar el cumplimiento de la normatividad consagrada en el régimen de protección de datos personales contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Además de lo anterior, el cumplimiento de este principio busca que el Responsable del Tratamiento, demuestre que dentro de su organización se cuenta con: (i) Una estructura de gobierno corporativo en el sentido de que la formulación de políticas y procedimientos para el tratamiento reflejen una cultura de respeto a la protección de los datos personales;

(ii) Un programa corporativo que tenga controles efectivos, que responda al tamaño y estructura de la organización, destinado al cumplimiento, implementación y consolidación del régimen de protección de datos; y (iii) Una evaluación y revisión continúa de los controles que lo integran, con el fin de determinar la pertinencia y eficacia del plan de gestión para lo cual deberán desarrollarse auditorías internas para evaluar, en una fase preliminar, el grado de cumplimiento con la normatividad de protección de datos.

Así las cosas, este Despacho se permite reiterar que no basta con tener una cultura que propenda por el respeto en la teoría, sino que dicha cultura debe materializarse en la práctica a través del efectivo cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, más allá de que esta autoridad requiera a la investigada sobre su cumplimiento, ya que es un deber de la organización dar pleno cumplimiento a tal normatividad y es un derecho constitucional del ciudadano que se le respeten sus datos personales.

En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS a la representante legal de la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S. para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”3. 2.

Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 3. Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 4. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 5. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6.

Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas. 7. Implementar un mecanismo para dar respuesta a todos los requerimientos de este Despacho y de la Delegatura de Protección de Datos Personales, dentro de los términos otorgados para el efecto.

DÉCIMO NOVENO: Imposición y graduación de la sanción 19.1 Facultad sancionatoria 3 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23.

SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 4.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2023 = Multa en UVT De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional5 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad” 6 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros7. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es 5 Artículo 29.

El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) 6 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 7 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc. Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad.

Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta. La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”8.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia9. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2310 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 19.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo 8 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 10Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que s e hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad” 11 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados12.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el presente caso, se encuentra suficientemente acreditada la falta de diligencia en el cumplimiento por parte de la investigada del deber de cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por esta Superintendencia, en los términos previstos en el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo 17285 del 16 de abril de 2020; conducta con la que transgredió el deber contemplado en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma.

Por esta razón, se impondrá una sanción pecuniaria de VEINTIÚN MILLONES DOSCIENTOS SEIS MIL PESOS M/CTE ($21.206.000) equivalente a QUINIENTAS (500) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes.13 19.2 Atenuación de la sanción por aceptación expresa El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 se aplicará toda vez que la investigada reconoció de manera expresa la comisión de las infracciones investigadas por esta Superintendencia, mediante escrito de descargos radicado el 27 de septiembre de 2022, bajo el número 19-130131-17, en los siguientes términos: “Es por ello que, desde ya, con base en el literal f) del artículo 24 de la ley 1581, y con el objetivo que funja como atenuante en la decisión objeto de la presente, DIODIAGNOSTICO S.AS., reconoce y acepta el cargo, en el sentido de que, no aportó a la SIC la información dentro del término ordenado mediante Resolución No. 17285.” En consecuencia, el valor de la multa por la vulneración del deber en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma inicialmente calculado en VEINTIÚN MILLONES DOSCIENTOS SEIS MIL PESOS M/CTE ($21.206.000) equivalente a QUINIENTAS (500) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes, se reducirá a DIEZ MILLONES SEISCIENTOS TRES MIL PESOS M/CTE ($10.603.000) equivalente a 11 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 12 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.0 00) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una v ez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” Mediante Resolución 1264 de 2022 se fijó en $42.412 pesos el valor de la Unidad de Valor Tributario - UVT, que regirá durante el año 2023.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA DOSCIENTAS CINCUENTA (250) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes por la vulneración del deber en cita. 19.3 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

VIGÉSIMO: CONCLUSIÓN Se encuentra suficientemente acreditada la negligencia en el cumplimiento por parte de la investigada al deber de cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por esta Superintendencia, en los términos previstos en el artículo primero de la parte resolutiva del acto administrativo 17285 del 16 de abril de 2020. Así mismo, se encuentra probado que la sociedad investigada no cuenta con: i) un manual para la atención de peticiones, quejas y reclamos en materia de datos personales, ii) un manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los datos personales.

Razón por la cual, esta Dirección impartirá unas órdenes administrativas. En consecuencia, esta Dirección encuentra necesario impartir las siguientes órdenes administrativas14: - Adoptar e implementar un manual para la atención de peticiones, quejas y reclamos en materia de datos personales, conforme a lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. - Adoptar e implementar un manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales, conforme a lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

VIGÉSIMO PRIMERO: Que, con el fin de garantizar los derechos de defensa y contradicción, esta Dirección ha concedido el acceso digital del presente expediente a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, con el correo electrónico de notificación judicial contabilidad.diodiagnostico@gmail.com, quien debe registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea, donde deberá ingresar al vínculo denominado “ver mis trámites” y luego seleccionar “De protección de datos personales”, donde podrá visualizar el presente proceso radicado bajo el No. 19-130131. La sociedad es responsable de la seguridad y utilización correcta de su USUARIO y CONTRASEÑA y deberá adoptar las medidas necesarias para que sean estrictamente confidenciales y sean utilizados únicamente por aquellas personas que estén debidamente autorizadas para ello.

Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible. En mérito de lo expuesto este Despacho, Literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)lmpartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tra tamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, de DIEZ MILLONES SEISCIENTOS TRES MIL PESOS M/CTE ($10.603.000) equivalente a DOSCIENTAS CINCUENTA (250) Unidades de Valor Tributario (UVT) vigentes por la vulneración del deber previsto en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal f) del artículo 21 de la misma norma.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, cumplir con las siguientes instrucciones: - Adoptar e implementar un manual para la atención de peticiones, quejas y reclamos en materia de datos personales, conforme a lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. - Adoptar e implementar un manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales, conforme a lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

ARTÍCULO TERCERO: La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los dos (2) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los CINCO (5) DÍAS hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo.

Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y suscrita por el representante legal de la sociedad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad DIODIAGNOSTICO S.A.S., identificada con NIT. 900.339.428-1, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: “Por la cual se impone una sanción y se imparten unas órdenes administrativas” HOJA, VERSIÓN ÚNICA - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co - Sede Alterna: Carrera 7 No. 31A - 36 Pisos 3 y 3A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 15 MARZO 2023 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS ENRIQUE Firmado CARLOS ENRIQUE SALAZAR SALAZAR MUNOZ MUNOZ Fecha: 2023.03.15 11:39:06 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: MRFA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: DIODIAGNOSTICO S.A.S. Nit. 900.339.428-1 WILLIAM JAMES ARISTIZABAL FERNANDEZ 7.548.543 Carrera 45 94 31 Bogotá D.C. contabilidad.diodiagnostico@gmail.com

Resolución sancionatoria N° 1264 de 2023

CONSIDERANDO

RESUELVE