(21 FEBRERO 2023) VERSIÓN PÚBLICA “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” Radicación 20-138647 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 19 y los literales a) y b) del artículo 21, ambos de la Ley 1581 de 2012, y el numeral 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022; y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que el señor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (en adelante, ‘el Titular’), identificado con cédula de ciudadanía No. X.XXX.XXX, presentó una reclamación ante la Superintendencia Financiera de Colombia y trasladada a esta entidad, en contra de la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, por las presuntas infracciones al Régimen General de Protección de Datos Personales que se causaron en virtud de los hechos narrados por el Titular: 1.1.
Manifestó que, “[e]ntre la inmobiliaria ALIANZA LTDA y la señora XXXXXXXXXXXXXX, se suscribió un contrato de arrendamiento el día 14 de mayo de 2015”. 1.2. Agregó que, “[c]omo al inicio del negocio jurídico se pactó a un año, me preste (sic) como codeudor de la señora XXXXXXXXXXXXXXX, sin embargo, nunca conocí todo el alcance de la responsabilidad, puesto que no se me brindo mayor información al respecto”. 1.3.
Informó que, “La denunciada DLM ALIANZA INMOBILIARIA L.T.D.A, sabiendo que yo fungía como respaldo de la obligación en favor de la señora XXXXXXXXXXXXXX, no me informo (sic) que en caso de mora, mis datos y toda mi información serian remitidos a un tercero para que se en cargara (sic) de hacer el cobro de cartera”. 1.4. Manifestó que: “Al momento del negocio jurídico, la denunciada, DLM ALIANZA INMOBILIARIA L.T.D.A, sabiendo que yo fungía como respaldo de la obligación en favor de la señora XXXXXX XXXXXXX, no me aclaro los términos de ley de habeas data, para el manejo y uso de mi información y sin mi autorización expresa, se la entregó a INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR, quienes ahora me están acosando para pagar una cartera que no es mía y de la cual desistí, por el incumplimiento reiterado y de mala fe de la deudora”. 1.5.
Por lo tanto, solicitó “[q]ue se investigue a DLM ALIANZA INMOBILIARIA L.T.D.A respecto del manejo de la ley de protección de datos”.
SEGUNDO: Que, con el propósito de precisar las circunstancias de tiempo, modo y lugar, las personas naturales o jurídicas involucradas, las normas presuntamente trasgredidas y las medidas o sanciones que serían procedentes, esta Dirección, a través del Grupo de Trabajo Investigaciones de Administrativas, adelantó las siguientes averiguaciones preliminares: 2.1.
Mediante oficio con radicado 20-437746-00007 del 26 de febrero de 2021 se requirió a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. con el fin de que informara lo siguiente: “( ) “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA 1. Informen y acrediten, que datos personales (v. gr. número telefónico, dirección de residencia, número de identificación, correo electrónico, entre otros) del Titular XXXXXX xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, se encuentran almacenados en su(s) base(s) de datos. 2.
En los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, informen si cuentan con la autorización previa, expresa e informada del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx, para el tratamiento de sus datos personales. 3. Informen si trasmiten o transfieren datos personales a la sociedad INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR S.A. De ser afirmativa su respuesta, alleguen copia del contrato o convenio en virtud del cual transmiten o transfieren información a dicha sociedad. 4.
Informen si la sociedad DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA transmitió o transfirió datos personales del titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a la sociedad INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR S.A. De ser afirmativa su respuesta indique: a. ¿Qué datos personales del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, fueron compartidos? b. Si la sociedad DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. Cuenta con autorización previa e informada por parte del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx para compartir datos personales con terceros.
Acrediten su respuesta. 5. Alleguen copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la sociedad DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. 6. ¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la organización para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información de datos personales? Remitan copia del manual en dónde se describan las mismas. 7.
Alleguen copia del Manual de Seguridad implementado por la copropiedad, para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales”. 2.2. Mediante oficio con radicado 20-138647-00008 del 26 de febrero de 2021 se requirió a la sociedad INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR S.A. con el fin de que informara lo siguiente: “(…) 1.
Informen y acrediten, que datos personales (v. gr. número telefónico, dirección de residencia, número de identificación, correo electrónico, entre otros) del señor xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, se encuentran almacenados en su(s) base(s) de datos. 2. En los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, informe si cuenta con la autorización previa, expresa e informada del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx, para el tratamiento de sus datos personales. 3.
Informen la fecha y forma de recolección de los datos personales del Titular xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4. Informen si el tratamiento de los datos personales del Titular xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx, lo realizan en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento 5. Informen si la sociedad DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., le ha transmitido o transferido información del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
De ser afirmativa su anterior respuesta: a. Alleguen copia del contrato o convenio a través del cual transmiten o transfieren información entre ambas sociedades. b. Informen que datos personales (v. gr. número telefónico, dirección de residencia, número de identificación, correo electrónico, entre otros) del Titular xxxxxxxxxxxxxxxx “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA xxxxxxxxxxxxxxxxx fueron compartidos por la sociedad DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. 6.
Alleguen copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la sociedad INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR S.A. 7. ¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la organización para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información de datos personales? Remitan copia del manual en dónde se describan las mismas. 8.
Alleguen copia del Manual de Seguridad implementado por la copropiedad, para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales”. 2.3. Mediante oficio con radicado 20-138647-00011 del 05 de agosto de 2021 se requirió a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. con el fin de que informara lo siguiente: “( ) 1.
Informe si para la fecha cuenta con la Política de Tratamiento de Datos Personales y el Manual de Seguridad. Acredite su respuesta ( )”.
TERCERO: Que, como resultado de los requerimientos efectuados en averiguaciones preliminares, se obtuvieron las siguientes respuestas: 3.1. Mediante comunicación con radicado 20-138647-00009 del 12 de marzo de 2021 sociedad D L M ALIANZA INMIBOLIARIA LTDA. dio respuesta al requerimiento e informó lo siguiente: “1. Los datos personales del Señor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, que tiene la inmobiliaria en la base de datos, son, número telefónico, dirección de residencia, número de identificación, correo electrónico, suministrados por el demandante en el formulario de la aseguradora, el cual, en la declaración de veracidad de la información y autorización para el tratamiento de datos, numeral 1 autoriza el tratamiento de datos personales. 2.
En el contrato de arrendamiento firmado por las partes, Cláusula VIGESIMA NOVENA, autoriza el tratamiento de datos.
3. DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. no trasmite datos personales o INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR, ellos cuentan con la información suministrada por el demandante en el formulario. 4. Lo que realizó DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. fue reportar el incumplimiento en el pago de las obligaciones contractuales a INVESTIGACIONES Y COBRANZAS 5.
EL LIBERTADOR, para que realice el respectivo cobro de las misma, no transfirió datos personales del demandante Señor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 6. (sic) DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. iniciará su proceso de implementación de la política de tratamiento de datos 7. El proceso de recolección, almacenamiento y uso de datos personales, se inicia en la elaboración del contrato de arrendamiento, para lo cual, la persona está autorizando con la firma del misma. 8.
En nuestro se destaca el aviso legal ( )”. A esta comunicación se adjuntó (i) formulario radicado por el Titular y (ii) Contrato de arrendamiento firmado por la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. y el arrendatario. 3.2. Mediante comunicación con radicado 20-138647-00010 del 12 de marzo de 2021 sociedad INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR S.A. dio respuesta al requerimiento e informó lo siguiente: “(…) 1. ‘Informen y acrediten, que datos personales (v. gr. número telefónico, dirección de residencia, número de identificación, correo electrónico, entre otros) del señor xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, se encuentran almacenados en su(s) base(s) de datos’.
“Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA Respecto del señor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, identificado con cédula número x.xxx.xxx tenemos en nuestra base de datos registrada la siguiente información: 1) Número de cédula: x.xxx.xxx 2) Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3) Teléfono de hogar: xxxxxxxx. 4) Teléfono móvil: xxxxxxxxxxxx. 5) Dirección de residencia y trabajo: xxxxxxxxxxxxxxxxx.
Esta información fue suministrada por el titular mediante el formato de solicitud de arrendamiento número xxxxxxxxx, en calidad de deudor solidario, diligenciado y suscrito por el señor xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, el cual adjuntamos en dos (2) folios, (Anexo A). Consideramos importante precisar que en el numeral 1. ‘AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES’ de la solicitud de arrendamiento que nos ocupa, el titular autoriza al Arrendador que es la sociedad DLM Alianza Inmobiliaria Ltda. 2.
En los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, informe si cuenta con la autorización previa, expresa e informada del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx, para el tratamiento de sus datos personales. La información fue obtenida con autorización previa e informada del titular, a través del formulario de solicitud de arrendamiento para persona natural número xxxxxxx en calidad de deudor solidario, con firma manuscrita y huella del señor xxxxxxxxxxxxxxxxxx. 3. ‘Informen la fecha y forma de recolección de los datos personales del Titular xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx’.
La información fue recolectada mediante formulario de solicitud de estudio de arrendamiento como deudor solidario, número xxxxxxxx, con fecha de diligenciamiento del 6 de mayo de 2015, con firma manuscrita y huella del señor xxxxxxxxxxxxxxxxxx. 4. ‘Informen si el tratamiento de los datos personales del Titular xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, lo realizan en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento’.
Según la Ley 1581 de 2012 artículo 3 literal e), y en virtud del numeral uno (1) ‘AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES’ de la solicitud de arrendamiento número xxxxxxx diligenciada y firmada por el señor xxxxxx, esta compañía realiza el tratamiento de los datos personales en calidad de ‘Responsable’. 5. ‘Informen si la sociedad DLM ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., le ha transmitido o transferido información del Titular xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
En desarrollo de nuestra misión de cobranza, se tuvo conocimiento de la información asociada al contrato de arrendamiento el cual adjuntamos en cuatro (4) folios, (Anexo B). No sobra precisar que en la cláusula vigésima novena del contrato, el titular autoriza expresamente el tratamiento de sus datos tanto al Arrendador DLM Alianza inmobiliaria Ltda., como a Investigaciones y Cobranzas El Libertador S. A. 6. ‘Alleguen copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la sociedad INVESTIGACIONES Y COBRANZAS EL LIBERTADOR S.A.’.
Adjuntamos copia de nuestro Manual de Políticas y Procedimientos, Protección de Datos Personales, junto con el Anexo 1 Aviso de Privacidad en veintiséis (26) folios, (Anexo C). 7. ‘¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la organización para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información de datos personales? Remitan copia del manual en dónde se describan las mismas’.
Los procedimientos efectuados por esta compañía son los exigidos por la Ley 1581 de 2012 en su capítulo V. Procedimientos, de suerte que, implementamos los siguientes procedimientos: “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA 1) Consultas. 2) Reclamos. 3) Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). 4) Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos. 5) Legislación nacional vigente. 6) Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento.
Los procedimientos anteriormente enumerados están contenidos en el capítulo V. «PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES» de nuestro manual. 8. ‘Alleguen copia del Manual de Seguridad implementado por la copropiedad, para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales’.
Adjuntamos copia de nuestro manual de ‘Procedimiento para el Manejo y Seguridad de la Información’ en diez (10) folios, (Anexo D)”. A esta comunicación se de arrendamiento firmado por la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. y el arrendatario y (iii) Procedimiento para el Manejo y Seguridad de la Información. 3.3. Mediante comunicación con radicado 20-138647-00012 del 17 de agosto de 2021 sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. dio respuesta al requerimiento e informó lo siguiente: “1.
Para la fecha no se ha implementado las políticas de tratamiento de datos personales y el manual de seguridad pero se tiene contemplado iniciar con el proceso. 2. Sin embargo, se cuenta con la autorización del demandante xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx, para el tratamiento de datos, en el momento de la firma del contrato de arrendamiento.
Cláusula VIGESIMA NOVENA, autoriza el tratamiento de datos (Se anexó en la respuesta anterior). 3. En nuestro correo electrónico se destaca el aviso legal ( )”.
CUARTO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en el i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad y; iii) literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 68412 del 22 octubre de 2021, por medio de la cual se formularon TRES (3) cargos a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5.
La mencionada resolución le fue notificada por aviso No. 27101 el 3 de noviembre de 2021 a la recurrente, por conducto de su representante legal, como consta en la certificación con radicado 20-138647-00021 del 10 de noviembre de 2021 emitida por la Secretaría General Ad-Hoc de esta entidad, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.
QUINTO: Que, frente a la formulación de cargos mediante la Resolución No. 68412 de 2021, la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. a través de la comunicación con radicado 20138647-00022 del 22 de noviembre de 2021, presentó descargos. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA SEXTO: Que, a través de la Resolución No. 25079 del 29 de abril de 2022, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente 20-119341 con el valor probatorio que les corresponda y las demás que sean allegadas debida y oportunamente al expediente, y corrió traslado a la investigada para que presentara alegatos de conclusión. Que la antedicha resolución fue comunicada a la recurrente el 2 de mayo de 2022 como se certifica por la Secretaria General Ad-Hoc de esta Superintendencia, mediante la comunicación con radicado 20-138647-00026 del 16 de mayo de 2022.
SÉPTIMO: Que la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. no presentó alegatos de conclusión.
OCTAVO: Que este Despacho profirió la Resolución No. 77559 del 2 de noviembre de 2022, mediante la cual decidió: “ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, de DOS MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($ 2.280.240), equivalente a SESENTA (60) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT, por la violación de lo dispuesto en el i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y; ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
(…)
ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, que dentro del término de TRES (3) MESES siguientes a la ejecutoria de la presente decisión, de cumplimiento a las siguientes instrucciones: (i) La sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, deberá documentar, implementar y poner en conocimiento de los Titulares una Política de Tratamiento de la Información, de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y deberá contener mínimo lo previsto en el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 [17].
(ii) La sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, deberá adoptar un manual interno que contenga las políticas y procedimientos de seguridad para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales que están sujetos a su Tratamiento, de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
(iii) La sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, deberá adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. (…)”.
NOVENO: Que, de acuerdo con la certificación con radicado 20-138647-00036 del 16 de noviembre de 2022 expedida por la Secretaria Ad-Hoc de esta entidad, la Resolución No. 77559 de 2022 fue notificada electrónicamente el 8 de noviembre de 2022 a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., a través de su representante legal, y el 2 de noviembre de 2022 al tercero interviniente.
DÉCIMO: Que mediante la comunicación con radicado 20-138647-00038 del 23 de noviembre de noviembre de 2022, a través de su representante legal, la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA presentó recurso de reposición a la Resolución No. 77559 de 2022, en el cual expuso los siguientes argumentos: “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” 10.1 VERSIÓN PÚBLICA En la respuesta con radicado 20-138647-00012 del 13 de agosto de 2021 al indicarse que “[n]o se ha implementado las políticas de tratamiento de datos personales” se cometió un error en la redacción. Al respecto, agrega: Imagen 1.
Tomada del radicado 20-138647-00038, página 2, folio 3. 10.2 Solicita que se revisen los documentos que aporta, ya que con ellos acredita que cuenta con una Política de Tratamiento de la Información y un Manual de Seguridad que están acorde con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. 10.3 Desde el 2013 la Política de Tratamiento de la Información y el Manual de Seguridad se encuentran implementados, es decir con anterioridad a la denuncia presentada. 10.4 No están de acuerdo con la sanción impuesta y solicita que se revisen los documentos que aporta, dado que D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. se ha caracterizado por estar en lineamiento con las normas y leyes nacionales.
DÉCIMO PRIMERO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio La Ley 1581 de 2012 establece que la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley y sus decretos reglamentarios.
DÉCIMO SEGUNDO: Que el artículo 77 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) consagrada los requisitos para presentar los recursos y el 78 de la misma Ley, las causales de rechazo de los mismos. Al respecto, este Despacho concluye que se encuentran presentes los requisitos necesarios para estudiar de fondo el recurso de reposición, por cuanto: 12.1 El recurso fue interpuesto por la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. dentro del término legal, ya que fue radicado dentro del plazo otorgado en el Artículo Tercero de la parte resolutiva de la Resolución No. 77559 de 2022 y acorde con el artículo 76 de la Ley 1437 de 2011.
Esto en consideración a: 12.1.1 La recurrente fue notificada personalmente de la Resolución No. 77559 de 2022, de acuerdo a certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de la noviembre de 2022. 12.1.2 La recurrente interpuso recurso de reposición el 23 de noviembre de 2022, a través de la comunicación con radicado 20-138647-00038, encontrándose presentadas dentro del término legal. 12.2 La recurrente manifestó los motivos de inconformidad que presenta respecto de la Resolución No. 77559 de 2022, los cuales fueron relacionados en el numeral considerativo décimo primero de esta resolución. 12.3 Respecto de los documentos aportados como pruebas por la recurrente.
Mediante la comunicación con radicado 20-138647-00038 del 23 de noviembre de 2022, la recurrente allegó el escrito de recurso de reposición con los siguientes documentos: i) Manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales, ii) Formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales, iii) Contratos de arrendamiento de vivienda urbana, iv) Soporte del radicado 16-331974 ante la “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA para los mensajes de correo electrónico. 12.4 Sobre la indicación del nombre y dirección de la recurrente, y correo electrónico si desea ser notificada por este medio.
Al respecto, la recurrente en el recurso de reposición no dio esta información para efecto de notificaciones; sin embargo, indicó en el membrete del documento del recurso se consigna su dirección física y dirección electrónica. En todo caso, dentro de esta actuación administrativa se encuentran sus direcciones física y electrónica para efectos de notificaciones.
DÉCIMO TERCERO: Que una vez revisados los argumentos presentados por la recurrente se encuentra que los mismos se concretan en tres aspectos, a saber: (i) deber contar con una Política de Datos Personales implementada y puesta a disposición de los Titulares, (ii) deber de adoptar e implementar un Manual Interno de Políticas de Seguridad y;
(iii) de las pretensiones. 13.1 Respecto del deber de contar con una Política de Datos Personales implementada y puesta a disposición de los Titulares La recurrente arguyó que cometió un error de redacción al informar en la respuesta con radicado 20-138647-00012 del 13 de agosto de 2021 que “[n]o se ha implementado las políticas de tratamiento de datos personales”.
Agregó que, desde el 2013 se ha tenido implementada la Política de Tratamiento de la Información como consta en la radicación 16-331974-00000. Ahora bien, este Despacho procedió a verificar en el Registro Nacional de Bases – RNBD el radicado 16-331974 encontrándose la siguiente información: Imagen 2. Tomada el 31 de enero de 2023 del RNBD.
“Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA Imagen 3. Tomada el 31 de enero de 2023 del RNBD. Imagen 4. Tomada el 31 de enero de 2023 del RNBD, correspondiendo al documento PDF que se despliega al seleccionar el archivo “Politicas RNBD.pdf” que se encuentra cargado en dos oportunidades en “Archivos cargados” que se visualiza en la imagen 3.
De acuerdo con la consulta realizada por esta entidad en el RNBD, se encontró que la recurrente efectuó en el Registro Nacional de Bases de Datos la inscripción de la base de datos “EMPLEADOS” el 29 de octubre de 2016, bajo el radicado 16-331974-00000, hallándose que el único documento que está adjunto como Política de Tratamiento de la Información es el que se visualiza en la imagen 4, el cual no llena en absoluto los requisitos mínimos que debe contener la Política de Tratamiento de la Información de acuerdo con el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el cual dispone: “Artículo 2.2.2.25.3.1.
Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.
Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4.
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6.
Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas”.
A su vez, el documento “MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” fue aportado por la recurrente hasta el 23 de noviembre de 2022 con el recurso interpuesto, es decir que no demostró que con anterioridad a la antedicha fecha contaba con un Política de Tratamiento de la Información que, además, estuviese implementada y puesta en conocimiento de los Titulares de la información. De acuerdo con lo anterior, se reitera que la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. desconoció el deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ya que con anterioridad al 23 de noviembre de 2022 no demostró que contaba con una Política de Tratamiento de la Información. Cabe señalar que, en la medida en que se reitera el desconocimiento del antedicho deber, se mantendrá la primera orden administrativa impartida en el artículo segundo de la Resolución No. 77559 de 2022, a fin de que la recurrente: i) verifique qué debe agregar y/o modificar en la citada política y; ii) efectivamente la implemente y ponga en conocimiento de los Titulares la Política de Tratamiento de la Información. 13.2 Respecto del deber de adoptar e implementar un Manual Interno de Políticas de Seguridad La recurrente manifestó que el Manual de Seguridad se encuentra implementado desde el 2013 y solicita se revise el aportado, ya que con ello acredita que si cuenta con él. Al respecto, este Despacho señala que dentro del curso de esta actuación administrativa y hasta el 22 de noviembre de 2022 la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. no había aportado documento alguno tendiente a acreditar que cuenta con dicho Manual.
En todo caso, este Despacho observa que el documento “MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” contiene aspectos tendientes a evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales; no obstante, téngase presente que un Manual Interno de Políticas de Seguridad es un documento distinto a la Política de Tratamiento de la Información y a diferencia de esta, no hay que ponerlo en conocimiento de los Titulares de la información pero sí se debe implementar dentro de la compañía, por lo tanto, se aclara que el antedicho manual aportado no acredita el cumplimiento del deber materia de análisis.
De acuerdo con lo expuesto, este Despacho reitera que la recurrente actuó negligentemente en el cumplimiento del deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 13.3 Respecto de las pretensiones La recurrente expone las razones de inconformidad respecto de la Resolución No. 77559 de 2022, solicitando se revisen las pruebas aportadas que demuestran que se dio cumplimiento a los deberes por los cuales fue sancionada en el acto administrativo recurrido.
Ahora bien, al haberse confirmado la conducta negligente de la recurrente en el cumplimiento de los deberes contemplados en el i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y; ii) literal k) del artículo 17 de la Ley “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, no hay lugar a revocar la decisión. Así, este Despacho confirmará en todas sus partes la Resolución No. 77559 de 2022 y si bien no se concedieron las pretensiones de la recurrente, no hay lugar a trasladar las diligencias al Despacho del Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, toda vez que la recurrente no interpuso en subsidio el recurso de apelación.
DÉCIMO CUARTO: CONCLUSIONES 14.1 Se confirma que la recurrente actuó negligentemente en el cumplimiento de los deberes previstos en el i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y; ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 14.2 De acuerdo con la consulta realizada por esta entidad en el RNBD, se encontró que la recurrente efectuó en el Registro Nacional de Bases de Datos la inscripción de la base de datos “EMPLEADOS” el 29 de octubre de 2016, bajo el radicado 16-331974-00000, hallándose que el único documento que está adjunto como Política de Tratamiento de la Información no llena en absoluto los requisitos mínimos que debe contener la Política de Tratamiento de la Información de acuerdo con el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 14.3 El documento “MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” fue aportado por la recurrente hasta el 23 de noviembre de 2022 con el recurso interpuesto, es decir que no demostró que con anterioridad a la antedicha fecha contaba con un Política de Tratamiento de la Información que, además, estuviese implementada y puesta en conocimiento de los Titulares de la información. 14.4 El documento “MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” contiene aspectos tendientes a evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales; no obstante, no constituye un Manual Interno de Políticas de Seguridad y corresponde a un deber que no fue objeto de análisis en esta actuación administrativa.
DÉCIMO QUINTO: Que, con el fin de garantizar los derechos de defensa y contradicción, esta Dirección ha concedido el acceso digital del presente expediente a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, con el correo electrónico de notificación judicial dlmalianz@hotmail.com, quien debe registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.
Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea, donde deberá ingresar al vínculo denominado “ver mis trámites” y luego seleccionar “De protección de datos personales”, donde podrá visualizar el presente proceso radicado bajo el N° 20-138647. La sociedad es responsable de la seguridad y utilización correcta de su USUARIO y CONTRASEÑA y deberá adoptar las medidas necesarias para que sean estrictamente confidenciales y sean utilizados únicamente por aquellas personas que estén debidamente autorizadas para ello.
Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible. En mérito de lo expuesto, este Despacho, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” VERSIÓN PÚBLICA
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: CONFIRMAR en todas sus partes la Resolución No. 77559 del 02 de Noviembre de 2022, por las razones expuestas en la parte motiva de este acto administrativo.
ARTÍCULO SEGUNDO: NO CONCEDER el recurso de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, por cuanto la recurrente no interpuso recurso de apelación en subsidio.
ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR a la sociedad D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA., identificada con NIT. 900.052.417-5, a través de su representante legal, entregándole copia de la misma e informándole que contra el presente acto administrativo no procede recurso alguno por encontrarse agotada la vía gubernativa de acuerdo con el numeral 2 del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011.
ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución al señor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, identificado con C.C. No. X.xxx.xxx, en calidad de tercero interviniente, a través de su apoderado, entregándole copia de la misma e informándole que contra el presente acto administrativo no procede recurso alguno por encontrarse agotada la vía gubernativa de acuerdo con el numeral 2 del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011.
ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 7 No. 31A - 36, Pisos 3 y 3A, en la ciudad de Bogotá, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., 21 FEBRERO 2023 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUNOZ SALAZAR MUNOZ Fecha: 2023.02.21 14:55:30 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LACA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIONES Investigada: Sociedad: D L M ALIANZA INMOBILIARIA LTDA. Identificación: NIT. 900.052.417-5 Representante legal: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Identificación: C.C. No. Xx.xxx.xxx.
Dirección: Transversal 58 No. 114A – 32 Ciudad: Bogotá Correo electrónico: dlmalianz@hotmail.com “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” Tercero interviniente: Señor: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Identificación: C.C. No. X.xxx.xxx Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1 Apoderado: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Identificación: C.C. No. Xx.xxx.xxx Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2 En el expediente no se informó una dirección física para efectos de notificaciones.
Ibídem. VERSIÓN PÚBLICA