(29 OCTUBRE 2021) “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” Radicación 20-53020 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que mediante Resolución No. 53383 de 2 de septiembre de 2020 la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales resolvió iniciar investigación administrativa contra la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL (en adelante, “la investigada”), identificada con Nit. 800.077.074-8, por la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, por la presunta contravención de lo dispuesto en el: (i) Literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;
(ii) Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, así como el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y (iii) Inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
En virtud de lo anterior, esta entidad le concedió un término de quince (15) días hábiles a la investigada para que rindiera los respectivos descargos y aportara o solicitara las pruebas que pretendía hacer valer dentro de la presente actuación administrativa.
SEGUNDO: Que la investigada fue notificada mediante Aviso No. 22856 el 16 de septiembre de 2020, de la Resolución No. 53383 de 2 de septiembre de 2020, de acuerdo con la certificación disponible en el radicado 20-53020-19 del expediente digital.
TERCERO: Que, por conducto de su apoderado general, la investigada encontrándose dentro del término establecido para el efecto, mediante escrito radicado bajo el número 20-53020-29 del 3 de marzo de 2021, presentó escrito de descargos con las pruebas que pretende hacer valer en la presente actuación administrativa.
CUARTO: Que mediante Resolución No. 16880 de 26 de marzo de 2021, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 20-53020, con el valor legal que le corresponda, declarando agotada la etapa probatoria, corriendo traslado a la investigada para que rindiera los respectivos alegatos de conclusión.
QUINTO: Que la Resolución No. 16880 de 26 de marzo de 2021 fue comunicada el 30 de marzo de 2021 a la sociedad recurrente, a través de su Representante Legal, de acuerdo con certificación con expediente digital radicado 20-53020 -35.
SEXTO: Que dentro del plazo otorgado, mediante la comunicación de fecha 12 de abril de 2021 expediente digital radicado 20-53020- 36 páginas 1 a 3, la sociedad investigada presentó alegatos de conclusión. HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición”
SÉPTIMO: Que mediante Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales resolvió: “ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con el Nit. 800.077.074-8, de UN MILLÓN DIECISEIS MIL SEISCIENTOS VEINTICUATRO PESOS ($1.016.624) M/CTE, correspondiente a (28) unidades de valor tributaria- UVT, por la vulneracióndel literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal b) del artículo 4, así como el artículo 12 de la norma en comento, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” “ARTÍCULO SEGUNDO: IMPARTIR las siguientes órdenes administrativas a la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con el Nit. 800.077.074-8 así: • La sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY – PROPIEDAD HORIZONTAL, deberá implementar los procedimientos necesarios para informar, previamente al tratamiento de datos, a las Titulares sobre las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten como Titulares de la información, de conformidad con lo establecido en Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, así como el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • La sociedad investigada AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY – PROPIEDAD deberá poner a disposición de los interesados su Política de Tratamiento de Datos Personales así como adecuarla, de conformidad con lo consagrado en el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201517, incluyendo (i) el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable (ii)Un párrafo donde se informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen” (iii) la fecha de su entrada en vigencia; y (iv) el periodo de vigencia de las Bases de Datos de la sociedad.”
OCTAVO: Que, la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021, fue notificada de manera electrónica el 30 de agosto de 2021 a la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de este Superintendencia, radicada bajo el número 20-53020-42 del 9 de septiembre de 2021.
NOVENO: Que mediante escrito radicado bajo el número 20-53020-43 del 12 de septiembre de 2021, la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL, a través de apoderado, interpuso recurso de reposición contra la Resolución N° 55016 del 27 de agosto de 2021, argumentando lo siguiente: 9.1 En primer lugar señala que la Política de Tratamiento de la base de datos fueron ajustadas y corregidas con anterioridad a la Resolución N° 55016 del 27 de agosto de 2021, como se aprecia a continuación: “Si bien es cierto al momento de la iniciación de la investigación se aportaron a esta Dirección, las Políticas de tratamiento de la base de datos descritas en el trámite, también es cierto que éstas fueron ajustadas y corregidas con antelación a la emisión de la resolución objeto de recurso de reposición.” 9.2 Posteriormente, presentan una tabla donde señalan los reajustes sobre los tres puntos que motivaron la decisión, como aparece a continuación: “Con el fin de verificar si el documento aportado con el presente correo y el aportado inicialmente a la investigación cumple con el contenido establecido en el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en el siguiente recuadro se evidencia los HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” reajustes sobre los tres ítems que motivaron la sanción, en cumplimiento a lo ordenado en el acto administrativo objeto del presente recurso: “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” HOJA N, HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” 9.3 Finalmente, procede a exponer la siguiente petición: “Por las anteriores razones solicito a esta Delegatura reconsiderar la decisión y en su lugar no imponer la multa señalada en el acto administrativo objeto del presente recurso.”
DÉCIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.
DÉCIMO PRIMERO: Que el 20 de septiembre de 2021, la recurrente presentó un complemento de información mediante el cual señala: (expediente digital radicado 20-53020-44) “(…) mi representada aporta la certificación de cumplimiento de la orden impartida en el parágrafo primero, artículo 2o de la Resolución 55016 de 2021. Por lo anterior solicito se tenga en cuenta la certificación junto con sus anexos para los fines dispuestos en el recurso interpuesto y lo señalado en la orden impartida en el acto administrativo antes descrito.
DÉCIMO SEGUNDO: Que el artículo 77 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) consagrada los requisitos para presentar los recursos y el 78 de la misma Ley, las causales de rechazo de aquellos. Al respecto, este Despacho concluye que se encuentran presentes los requisitos necesarios para estudiar de fondo el recurso de reposición recibido para el caso en concreto, por cuanto: 12.1 El recurso fue interpuesto por AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY PROPIEDAD HORIZONTAL dentro del término legal, ya que fue radicado dentro del término otorgado y acorde con el artículo 76 de la Ley 1437 de 2011.
Esto en consideración a: 12.1.1 Que AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL fue notificada, fue notificada de manera electrónica el 30 de agosto de la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de este Superintendencia, radicada bajo el número 20-53020-42 del 9 de septiembre de 2021.
HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” 12.1.2 El recurrente interpuso recurso de reposición el 12 de septiembre de 2021 a través de escrito, expediente digital radicado No. 20-53020-43, encontrándose presentado dentro del término legal. 12.1.3 El recurrente manifestó los motivos de inconformidad que presenta respecto de la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021.
DÉCIMO TERCERO: Que una vez revisados Que una vez revisados los argumentos presentados por la recurrente se encuentra que los mismos se concretan en aspectos, a saber: (i) Las Políticas de Tratamiento de Datos fueron ajustadas con antelación a la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021, ii) Que en consecuencia de lo anterior, esta Dirección no debe imponer una multa. 13.1 Respecto de las Políticas de Tratamiento y la sanción de la Resolución No. 55016 Todos los argumentos expuestos por la investigada van encaminados respecto del deber de contar con unas políticas de tratamiento, señalando que “Si bien es cierto al momento de la iniciación de la investigación se aportaron a esta Dirección, las Políticas de tratamiento de la base de datos descritas en el trámite, también es cierto que éstas fueron ajustadas y corregidas con antelación a la emisión de la resolución objeto de recurso de reposición.” Así mismo, esta Dirección encuentra que las pruebas aportadas van encaminadas a demostrar que las Políticas de tratamiento de la sociedad fueron ajustadas posteriormente al inicio de la investigación administrativa.
No obstante lo anterior, esta Dirección se permite hacer las siguientes aclaraciones: (i) Que la multa de impuesta a la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con el Nit. 800.077.074-8, de UN MILLÓN DIECISEIS MIL SEISCIENTOS VEINTICUATRO PESOS ($1.016.624 pesos) M/CTE, correspondiente a (28) unidades de valor tributaria- UVT, fue impuesta por el incumplimiento del deber de informar debidamente a la denunciante sobre las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten como Titulares de la información, al encontrarse que sólo hasta el 2019 fueron informados los copropietarios de la finalidad del tratamiento de sus datos, vulnerando el derecho fundamental de la denunciante e incumpliendo el deber consagrado en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal b) del artículo 4, así como el artículo 12 de la norma en comento, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y no se encuentra relacionada con su Política de Tratamiento de Datos Personales.
(ii) Que en referencia a la Política de Tratamiento de Datos Personales, esta Dirección encontró que: (i) la política la PTI no contiene el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable (ii) En la política no se informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (iii) la política no menciona la fecha de su entrada en vigencia; y (iv) la política no menciona el periodo de vigencia de las Bases de Datos de la sociedad, razón por la cual se impartió la siguiente orden: “La sociedad investigada AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY – PROPIEDAD deberá poner a disposición de los interesados su Política de Tratamiento de Datos Personales así como adecuarla, de conformidad con lo consagrado en el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 20151, incluyendo (i) el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable (ii)Un párrafo donde se informa al 1 Se encuentra publicada para su consulta: “Formato modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios”, que no es de obligatorio cumplimiento, sin embargo, orienta a los Responsables y Encargados del Tratamiento sobre el cumplimiento de las obligaciones específicas, como son: (i) solicitar y conservar copia de la autorización y de la información que debe suministrarle a los titulares previo a la autorización;
(ii) contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales disponible a los Titulares; (iii) contar con un aviso de privacidad, cuando no sea posible poner a disposición de los Titulares la política. Disponible en el siguiente link: https://www.sic.gov.co/centro-de-publicaciones?field_tema_general_tid=5&field_anos_p_value=All HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen” (iii) la fecha de su entrada en vigencia; y (iv) el periodo de vigencia de las Bases de Datos de la sociedad.” En este punto, esta Dirección considera importante aclarar que las finalidades se refieren a los motivos, usos y objetivos que piensa aplicar el responsable o encargado del tratamiento, respecto a los datos personales recolectados.
Al respeto en la “Guía Sobre el Tratamiento de Datos Personales en La Propiedad Horizontal” se advierte que “Es imperativo tener presente que la información no se puede recolectar para hacer cualquier cosa, sino solo para finalidades específicas que se deben informar a las personas. Tampoco se puede recolectar cualquier Dato Personal, sino solo aquellos que sean imprescindibles para cumplir la finalidad para la cual son colectados.
En este sentido, la regulación ordena que “la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos”2”3. De igual modo, para más ilustración de este tema, puede consultar la cartilla “Formatos Modelo para el Cumplimiento de Obligaciones Establecidas en la Ley 1581 De 2012 y sus Decretos Reglamentarios” disponible en el enlace: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos _Personales_nov22.pdf, la cual en su página 14 expone en su anexo No. 1 “Ejemplos de Finalidades para Incluir en el Formato De Autorización”.
Conforme a lo anterior, y teniendo en cuenta que la recurrente en su recurso de reposición no hace mención, ni hace referencia al deber de informar debidamente a la denunciante sobre las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten como Titulares de la información, al encontrarse que sólo hasta el 2019 fueron informados los copropietarios de la finalidad del tratamiento de sus datos, vulnerando el derecho fundamental de la denunciante e incumpliendo el deber consagrado en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal b) del artículo 4, así como el artículo 12 de la norma en comento, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, cuya vulneración dio lugar a la multa señalada en el punto 12.1 (i), está Dirección no encuentra procedente suprimir o modificar la multa que se impuso en la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021. 13.2 Respecto al complemento de información presentado por la recurrente el 20 de septiembre de 2021 Esta Dirección no entrará a analizar los documentos aportados el 20 de septiembre de 2021, (expediente digital radicado 20-53020-44) en tanto no fueron presentados en el término legal: (i) La AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL fue notificada, fue notificada de manera electrónica el 30 de agosto de la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021, según consta en la certificación expedida por la Secretaría General AdHoc de este Superintendencia, radicada bajo el número 20-53020-42 del 9 de septiembre de 2021.
(ii) De este modo, la recurrente tenía un plazo de diez (10) días hábiles siguientes a su notificación para interponer recurso de reposición y/o en subsidio de apelación, es decir tenía plazo hasta el 13 de septiembre de 2021, y el complemento fue presentado hasta el 20 de septiembre de 2021, es decir fuera del término legal. No obstante lo anterior, es importante aclararle a la recurrente que las órdenes impartidas en la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021, solo serán exigibles por esta Entidad cuando el Acto Administrativo que decide quede en firme.
DÉCIMO CUARTO: Que analizadas todas las cuestiones planteadas con ocasión del recurso, este Despacho encuentra que no es procedente acceder a las peticiones del recurrente, toda vez que no se desvirtuaron las conductas que se sancionan. Lo anterior, debido a que el recurrente no demostró cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, desde que le era exigible la misma, esto es que no acredito que: i) garantizó en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de 2 Artículo 4 del Decreto 1377 de 2013 3 Superintendencia de industria y Comercio “Guía Sobre el Tratamiento de Datos Personales en La Propiedad Horizontal” Página 8 HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” habeas data; ii) solicitó y conservó copia de la respectiva autorización otorgada por los titulares teniendo especial cuidado con las autorizaciones de los niños, niñas y adolescentes; iii) informó debidamente a los titulares las finalidades de la recolección de los datos, los derechos que les asisten, así como el carácter facultativo de la respuesta sobre datos sensibles o de los niños, niñas y adolescentes; iv) y contaba con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Por lo que el acto administrativo será confirmado.
DÉCIMO QUINTO: Conclusiones (i) Se confirmó que la sociedad investigada infringió abiertamente la norma sobre protección de datos personales consagrada en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal b) del artículo 4, así como el artículo 12 de la norma en comento, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y por tanto se confirmará la sanción y la orden impartida.
(ii) Se confirmó que la sociedad tenía implementada una política de tratamientos en virtud del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el inciso 3 del artículo 25 de la norma en cita, pero se encontró que la misma no establecía el contenido mínimo señalado en el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y por tanto se confirmará la orden impartida.
En mérito de lo expuesto, este Despacho
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: CONFIRMAR en todas sus partes la Resolución No. 55016 del 27 de agosto de 2021.
ARTÍCULO SEGUNDO: No se concede el recurso de apelación en la medida en que no fue interpuesto subsidiariamente por la sociedad sancionada.
ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY – PROPIEDAD. Identificada con el Nit. 800.077.074-8 a través de su representante legal, en calidad de recurrente, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella no procede recurso de apelación.
ARTÍCULO CUARTO: COMUNICAR el contenido de la presente decisión a la señora XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXX, identificada con C.C. XXXXXXXX.
ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co -Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m a 4:30 p.m
NOTIFÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los 29 OCTUBRE 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.10.29 18:29:46 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: JBG / Revisó: AMVJ / Aprobó: CESM HOJA N, “Por la cual se resuelve un recurso de reposición” NOTIFICACIÓN: Investigada: AGRUPACIÓN DE VIVIENDA RINCÓN DE MANDALAY - PROPIEDAD HORIZONTAL Identificación: Nit 800.077.074-8 Representante Legal: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Identificación: C.C. XXXXXXXX Dirección: Carrera 72B No 5B -90 Correo electrónico: rincon_demandalay@hotmail.com Ciudad: Bogotá D.C. Apoderado: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX4 Identificación: C.C. XXXXXXXXXXXXX Correo electrónico: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX COMUNICACIÓN: Señora: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Identificación: C.C. XXXXXXXX Correo electrónico: XXXXXXXXXXXX 4 Poder Expediente Digital Radicado 20-53020-29 página 2