Decisión 74046 de 2021 — SIC

(16 NOVIEMBRE 2021) “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” Radicación 19-14893 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H., identificada con NIT 901.023.008-6, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos narrados por identificado con cedula N°: “(…) 1.1 “Que el día 23 de octubre de 2018 presentó un derecho de petición ante la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H., identificada con N.I.T 901.023.008-6 solicitando información acerca de "( ) si poseen en sus bases de datos personales, archivos o cualquier otro medio, la autorización con mi firma para que sean divulgados, publicados o trasladados, fotos, videos, audios o cualquier otro dato personal que hace parte de mi intimidad para terceras personas (…)" 1.

Lo anterior, asegurando que "( ) aparece [su] rostro en un ascensor de la Urbanización y ha sido compartido con diferentes personas ( )"2. De igual forma, afirmó que dichos videos los tiene en su poder un residente de la copropiedad llamado xxxxx xxxxxxxx xxxxxx sin autorización. 1.2 Que el día 23 de octubre de 2018 presentó un derecho de petición ante la empresa 1.

TEG. SEGURIDAD LTDA. solicitando "( ) que [le certificaran] por solicitud de que entidad, persona natural o jurídica ordenaron bajar un video que son para efectos de seguridad y comprobación de algún hecho ocurrido al interior de la copropiedad Urbanización Colors PH ( )"3, imágenes que asegura, se grabaron el 17 de diciembre de 2017”1 SEGUNDO: Que, con el propósito de precisar las circunstancias de tiempo, modo y lugar que dieron origen a los hechos narrados en la denuncia, la(s) persona(s) jurídica(s) involucrada(s), las normas presuntamente transgredidas y las medidas o sanciones que serían procedentes, esta Dirección a través del Grupo de Trabajo Investigaciones Administrativas, adelantó las siguientes averiguaciones preliminares: 2.1 Mediante oficio con radicado número 19-14893-3 del 30 de abril de 2019, se requirió a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS PH., con el propósito de que, entre otras cosas, se pronunciara frente a lo siguiente: “(…) 1.

Informe y acredite los mecanismos que emplea para obtener la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales [discriminando entre]: i) residentes, ii) visitantes y iii) trabajadores o contratistas. (…) Resolución N° 70711 del 6 de noviembre del 2020 “Por la cual se inicia una investigación administrativa y se formulan cargos” radicada bajo el número 19-14893-12 del 9 de noviembre del 2020.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 2 9. Remita copia de la respuesta a la petición presentada ante ustedes el 23 de abril de 2018 por el señor junto con los documentos que acrediten su envío al peticionario. (…)” 2.2 Mediante oficio con radicado número 19-14893-4 del 30 de abril de 2019, se requirió a la sociedad 1 TEG SEGURIDAD LTDA EMPRESA DE VIGILANCIA con el propósito de que remitiera e informara: (i) Copia de la respuesta suministrada al señor consecuencia del derecho de petición presentado el 23 de abril de 2018. como (ii) Aclarara si actuaba en “(…) calidad de Encargado del Tratamiento de las imágenes que se captan a través del sistema de videovigilancia de la URBANIZACIÓN COLORS APARTAMENTOS PH (…)”3. 2.3 A través de comunicación presentada ante esta Superintendencia, con radicado número 1914893-6 del 21 de mayo de 2019, la sociedad

1. TEG SEGURIDAD LTDA. EMPRESA DE VIGILANCIA dio respuesta al requerimiento enunciado en el numeral 2.2., informando respecto del segundo punto que “(…) en referencia al sistema de videovigilancia, el servicio de portería solamente cuenta con visualización de las imágenes de las cámaras instaladas en la copropiedad, en dos (02) pantallas, pero cualquier requerimiento en referencia a este debe ser tramitado o gestionado por la administración”4.

Adicional a lo manifestado, allegó como pruebas: 2.3.1. Documento denominado: “Respuesta Comunicado de Residente con fecha del 30 de octubre de 2018, por medio del cual, el representante legal de la sociedad 1TEG SEGURIDAD LTDA EMPRESA DE VIGILANCIA le solicitó al Titular una explicación más detallada de los videos e imágenes relacionadas en la petición inicial.

De igual forma, le manifestó que, para la fecha del 17 de diciembre de 2017, no se registraron novedades referentes al apartamento, así como tampoco referentes al señor 2.3.2. Documento denominado: “Respuesta Comunicado de Residente con fecha del 10 de diciembre de 2018, a través del cual, el representante legal de la sociedad 1TEG SEGURIDAD LTDA EMPRESA DE VIGILANCIA, emitió una respuesta a través de la que reiteró lo expuesto en el numeral anterior. 2.4 A través de comunicación presentada ante esta Superintendencia, con radicado número 1914893-7 de 5 de junio de 2019, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS PH, dio respuesta al requerimiento enunciado en el numeral 2.1. manifestando entre otras cosas, lo siguiente: “1.

(…) Los mecanismos para obtener las autorizaciones previas son: a. Para residentes: Estamos en la recolección de autorización de tratamiento de datos, lo mismo que la difusión del Manual y todo lo que la reglamentación sobre el particular exige. b. Visitantes: se registran los datos en la minuta y en programa de registro del proveedor de seguridad (quienes tienen otrosí en el contrato para el manejo y custodia de las bases) c. Trabajadores Prestadores de Servicios: tienen otrosí en sus contratos y manejan solo la información que sea necesaria para su actividad.

(…) 9. En el empalme de administración no se tiene récord de correspondencia recibida y/o enviada, por lo que no podemos aportar copia de dicha respuesta. (…)”5 De igual forma, allegó como pruebas: 2 Tomado del consecutivo: 19-14893-3 del 30 de abril de 2019 3 Tomado del consecutivo 19-14893-4 del 30 de abril de 2019 4 Tomado del consecutivo 19-14893-6 del 21 de mayo de 2019 5 Tomado del consecutivo: 19-14893-7 del 27 de 5 de junio de 2019 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 3 2.4.1.

Cuatro documentos denominados: “AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS”. 2.4.2. Documento denominado: “MANUAL POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES URBANIZACIÓN COLORS P.H”. Dentro de estos documentos, se menciona que el Titular autoriza el tratamiento de sus datos personales a URBANIZACIÓN COLORS PH, de acuerdo con las finalidades ahí descritas, y no se observa que contemplen la facultad para publicar imágenes del Titular, en ascensores, sitios concurridos o zonas comunes, así como tampoco ser compartidas con otros residentes. 2.5 Mediante oficio con radicado número 19-14893-8 del 24 de septiembre de 2019, se requirió al Titular con el propósito de que remitiera “(…) los soportes de envío y recibo de los reclamos realizados a la URBANIZACIÓN COLORS APARTAMENTOS PH, y la sociedad

1. TEG SEGURIDAD LTDA (…)”6. 2.6 Mediante oficio con radicado número 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019, se requirió a la Administración URBANIZACIÓN COLORS PH con el propósito de que, entre otras cosas: “(…) 1. [Informara] si [contaba] con autorización previa y expresa por parte del Titular para el tratamiento de sus datos personales, y [manifestara] si le fue informada la finalidad de la misma. [Así como para que acreditara la respuesta]. 2. [Informara] qué datos personales del Titular [encontraban] almacenados en su(s) base(s) de dato(s). se 3. [Remitiera] soporte del envío de la respuesta a la petición presentada ante ustedes el 23 de abril de 2018 por el señor (…)”9 2.7 Mediante oficio con radicado número 19-14893-10 del 28 de febrero de 2020, se requirió por segunda vez a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS PH con el propósito de reiterar los interrogantes mencionados en el numeral anterior TERCERO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, y en particular las disposiciones contenidas en: i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como con los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y ii) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

El 6 de noviembre de 2020, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución N°. 70711 por medio de la cual se formularon cargos a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. La mencionada resolución fue notificada a la copropiedad investigada mediante aviso N° 30548 del 20 de noviembre del 2020, de conformidad con la certificación expedida por la Secretaria General de esta Superintendencia mediante radicado número 19-14893- -19 del 9 de diciembre del 2020, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite.

Igualmente, se comunicó de la misma actuación al denunciante.

CUARTO: Que la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. guardó silencio frente a la formulación de cargos.

QUINTO: Que mediante Resolución N°. 19199 del 9 de abril del 2021, esta Dirección amplió la formulación de cargos contenida en la Resolución N° 70711 del 06 de noviembre del 2020 contra 6 Tomado del consecutivo: 19-14893-8 del 24 de septiembre de 2019 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 4 la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H., identificada con Nit. 901.023.008-6, por la presunta contravención a lo dispuesto en: I. El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante con los artículos 4 literal b) y 12 de la Ley 1581 del 2012 y el inciso 1 del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 del 2015.

II. El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 ejúsdem; III. El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015, y; IV. El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 de la norma en cita.

SEXTO: Que la mencionada Resolución N°. 19199 del 9 de abril del 2021 le fue notificada a la investigada mediante aviso N° 6932 el día 21 de abril del 2021 de conformidad con la certificación expedida por la Secretaria General de esta Superintendencia radicada número 19-14893-25 del 3 de mayo del 2021, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

SÉPTIMO: Que mediante Resolución N°. 54185 del 25 de agosto del 2021, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 19-14893, con el valor legal que les corresponda, declarando agotada la etapa probatoria y corriendo traslado a la copropiedad investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos.

Así las cosas, las pruebas que fueron incorporadas son las siguientes: 7.1 Denuncia presentada por el señor el 23 de enero 2019 ante la Superintendencia de Industria y Comercio, bajo radicado 19-014893- -00000-0000. 7.2 Derecho de petición radicado ante URBANIZACIÓN COLORS P.H el 23 de octubre de 2018. 7.3 Derecho de petición radicado ante 1.

TEG. SEGURIDAD LTDA el 23 de octubre de 2018. 7.4 Requerimiento de información a URBANIZACIÓN COLORS P.H del 30 de abril de 2019 con radicado 19-14893- - 3-1. 7.5 Requerimiento de información a I TEG SEGURIDAD LTDA EMPRESA DE VIGILANCIA el 30 de abril de 2019 con radicado 19-14893- - 4-1. 7.6 Comunicación dirigida al señor informándole acerca del inicio de la presente investigación administrativa, del 30 de abril de 2019 con radicado 19-14893- 7.7 Respuesta de la sociedad 1.

TEG. SEGURIDAD LTDA radicada el 21 de mayo de 2019 con radicado 19-014893- -00006-0001. 7.8 Respuesta de URBANIZACIÓN COLORS P.H radicada el 5 de junio de 2019 con radicado 19014893—00007-0001. 7.9 Autorización de tratamiento de datos de URBANIZACIÓN COLORS P.H. 7.9.1 Manual Políticas de Tratamiento de Datos Personales de URBANIZACIÓN COLORS P.H. 7.9.2 Requerimiento de información al señor septiembre de 2019 con radicado 19-14893- -8-1. del 24 de 7.9.3 Segundo requerimiento de información a URBANIZACIÓN COLORS P.H del 24 de septiembre de 2019 con radicado 19-14893- - 9-1. 7.9.4 Tercer requerimiento de información a URBANIZACIÓN COLORS P.H del 28 de febrero de 2020 con radicado 19-14893- -10-1.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” 7.9.5. Segundo requerimiento de información al señor de febrero de 2020 con radicado 19-14893- -11-1. HOJA N 5 del 28 OCTAVO: Que a la copropiedad investigada le fue comunicada el 26 de agosto del 2021 la Resolución N°. 54185 del 25 de agosto del 2021 de conformidad con la certificación radicada bajo el número de radicada 19-14893- 31 el 9 de septiembre de 2021 por la Secretaria General de esta Superintendencia.

NOVENO: Que la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H guardó silencio frente a la oportunidad procesal para presentar alegatos de conclusión.

DÉCIMO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio De conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales es competente para investigar e imponer las sanciones pertinentes a los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos una vez verifique el incumplimiento de las disposiciones en materia de protección de datos.

DÉCIMO PRIMERO: Análisis del caso 11.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20117, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas, específicamente, en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por la reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de lo dispuesto en: (i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como con los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y;

(ii) El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante con los artículos 4 literal b) y 12 de la Ley 1581 del 2012 y el inciso 1 del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 del 2015. (iii) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 ejúsdem; (iv) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015, y;

(v) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 de la norma en cita. (vi) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la copropiedad investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción, para lo cual se deberán Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 6 tener en cuenta los hechos narrados por la denunciante, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 11.2 Valoración probatoria y conclusiones 11.2.1 Respecto del deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular Conforme al principio de libertad consagrado en la Ley 1581 de 2012, según el cual “[e]l Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización”8. es claro que el Tratamiento de los Datos solo puede ser el autorizado por el Titular de estos para la finalidad especificada. Este principio es desarrollado por los artículos 9 y 17, literal b) de la norma ut supra; los cuales detallan que “en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior” y que el Responsable del Tratamiento de los Datos debe cumplir con varios deberes, entre ellos, el de "Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley., copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular".

Además de lo anterior, el Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015 9 señala en su artículo 2.2.2.25.2.2. que: “El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento”.

Así mismo, el artículo 2.2.2.25.2.5. este decreto señala que: “Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.” De este modo, es claro que el Responsable del Tratamiento debe adoptar los procedimientos adecuados para solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular e informar los datos que serán recolectados junto con las finalidades específicas para las cuales se va a obtener el consentimiento del Titular.

En el caso objeto de estudio, se advierte que el señor presentó una queja ante esta Entidad, argumentando que dentro de la URBANIZACIÓN COLORS P.H. se difundieron videos y fotografías suyas en el sistema de circuito cerrado de televisión de la copropiedad. Así mismo, afirmó que estas fotografías fueron compartidas con el señor, sin haber otorgado autorización previa y expresa.

Ante dicha manifestación, esta Superintendencia requirió a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6, mediante oficio con radicado No. 19-14893-3 del 30 de abril de 2019 para que entre otras cosas, informaran y acreditaran "( ) Los mecanismos empleados para obtener la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales, [discriminando entre]: i) residentes, ii) visitantes y iii) trabajadores o contratistas" 10 y para que remitiera copia del modelo mediante los cuales solicita la autorización de los Titulares..

Frente al requerimiento enunciado, mediante comunicación contenida dentro del radicado 1914893-7 del 5 de junio de 2019, la copropiedad manifestó, entre otras cosas, que: "( ) [l]os mecanismos para obtener las autorizaciones previas [eran]: a. Para residentes: Estamos en la recolección de autorización de tratamiento de datos, lo mismo que la difusión del Manual y todo lo que la reglamentación sobre el particular exige.

Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Radicado número 19-14893-3 del 30 de abril de 2019 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 7 b. Visitantes: se registran los datos en la minuta y en programa de registro del proveedor de seguridad (quienes tienen otrosí en el contrato para el manejo y custodia de las bases) c. Trabajadores Prestadores de Servicios: tienen otrosí en sus contratos y manejan solo la información que sea necesaria para su actividad ( )"11 De igual forma, agregó que "( ) En cuanto al modelo con el cual se solicita autorización para el tratamiento de datos, se lo adjunto (anexo 1).

( )"12. Sin embargo, y con el fin de verificar que efectivamente LA INVESTIGADA contaba con la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales del señor, este Despacho requirió a la mencionada copropiedad, a través de oficio con radicado número 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019, para que “1. Informará si contaba con la autorización previa y expresa por parte del Titular para el tratamiento de sus datos personales y manifieste si le fue informada la finalidad.

Acredite su respuesta” Sin embargo, al no recibir respuesta por parte de la copropiedad, este Despacho la requirió nuevamente, mediante radicado número 19-14893-10 del 28 de febrero de 2020, sin recibir respuesta alguna. Es importante mencionar que el requerimiento enviado mediante el radicado 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019, fue entregado en la dirección KR 24 D No. 41 SUR 190 en la ciudad de el día 1 de octubre de 2019, tal como consta en la guía de envío número expedida por Servicios Postales Nacionales S.A. (4- 72).

Al respecto, esta Dirección encontró que, habiéndosele otorgado la oportunidad procesal a la investigada y de haber remitido los requerimientos a la dirección y correo de notificación judicial de la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H, esta optó por guardar silencio y en consecuencia no aportó evidencia de la copia de la autorización previa y expresa del señor para el tratamiento de sus datos personales.

Ahora bien, de acuerdo con lo anterior, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada del deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley; copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente e impartirá una orden administrativa. Radicado número 19-14893-7 del 5 de junio de 2019.

Ibídem HOJA N 8 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” 11.2.2 Respecto del deber de informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 señala, que: “ARTÍCULO

17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

(…)” El precepto consagrado en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 hace referencia al deber de Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, dicho precepto se armoniza con el principio de finalidad, contenido en el literal b) del artículo 4 de la misma disposición y el literal a) del artículo 12 de la Ley Estatutaria.

Esta normatividad, a su vez, ha sido objeto de especial atención por parte de la Corte Constitucional, tal como quedó reflejado en la Sentencia C-748 de 2011, así: “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento.

Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares (…). Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: (…) Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (i) Solicitar y conservar la autorización para el tratamiento del dato -en los términos descritos previamente, lo que se ajusta plenamente al principio de libertad y consentimiento expreso del titular del dato.

(ii) Informar al titular la finalidad de esa autorización y actuar en consecuencia; por tanto, el responsable no puede conducirse por fuera de los lineamientos de la autorización.” En referencia al principio de finalidad, este se traduce en el deber de informar al Titular lo que se pretende hacer con su información y se encuentra contenido en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, así: “Artículo 12.

Deber de informar al Titular. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.” Parágrafo.

El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.” Como puede observarse, el principio de finalidad, que se encuentra íntimamente ligado al principio de libertad, impone unos límites al tratamiento de los datos que están siendo administrados por el Responsable; dichos límites se derivan de la naturaleza de la información y del uso que se dará a los datos recolectados.

En palabras de la Corte Constitucional “(…) [t]anto el acopio, el procesamiento y la divulgación de datos personales, debe obedecer a una finalidad constitucionalmente legítima, definida de manera clara, suficiente y previa; de tal forma que queda prohibida la recopilación de datos sin la clara “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 9 especificación acerca de la finalidad de los mismos, así como el uso o divulgación de datos para una finalidad diferente a la inicialmente prevista (…)”.13 Dicho principio se hace efectivo al momento en que se solicita autorización al Titular, pues es allí en que se cumple el término máximo para informarle al Titular los fines de la recolección de su información, ya que como lo dispuso el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 “[e]l Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento”.

Ahora bien, abordando estos aspectos la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011, expuso lo siguiente: “(…) La definición establecida por el legislador estatutario responde a uno de los criterios establecidos por la Corporación para el manejo de las bases de datos. Sin embargo, debe hacerse algunas precisiones. Por una parte, los datos personales deben ser con un propósito específico y explícito.

En este sentido, la finalidad no sólo debe ser legítima sino que la referida información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Por ello, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

Cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular. Esta precisión es relevante en la medida que permite un control por parte del titular del dato, en tanto le es posible verificar si está siendo usado para la finalidad autorizada. Es una herramienta útil para evitar arbitrariedades en el manejo de la información por parte de quien trata el dato.

Así mismo, los datos personales deben ser procesados sólo en la forma que la persona afectada puede razonablemente prever. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, debe obtenerse el consentimiento previo del titular. Por otro lado, de acuerdo la jurisprudencia constitucional y los estándares internacionales relacionados previamente, se observa que el principio de finalidad implica también: (i) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales n exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y (ii) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas (…)”14.

Ahora, con el fin de suministrar mayor claridad a la investigada sobre el concepto de la finalidad para el tratamiento de los datos personales, se hará mención de la Cartilla expedida por esta Superintendencia titulada “Formatos Modelo para el Cumplimiento de Obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios”15.

En esta cartilla se detalló que: “2.5 Finalidad de la Recolección de Datos Personales La recolección de datos personales debe tener una finalidad legitima y cierta, es decir, una razón de ser de esa recolección. Además, los datos deben ser pertinentes y adecuados para alcanzar dicho fin (…)”. En la denuncia presentada ante esta Superintendencia, radicada bajo el N° 19-014893-0 del 23 de enero del 2019, el quejoso manifiesta que dentro de la propiedad horizontal (URBANIZACIÓN COLORS APARTAMENTOS P.H.) se difundieron imágenes y videos, capturadas por el sistema de Cfr. Corte Constitucional Sentencia C-748 del 06 de octubre de 2011.

Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljúb. Considerando 2.6.3. Consideraciones generales sobre el artículo 4 14 Cfr. Corte Constitucional Sentencia C-748 del 06 de octubre de 2011. Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljúb. Considerando 2.6.5.2. Análisis de la constitucionalidad de los preceptos 15 Disponible en: http://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22.pdf HOJA N 10 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” videovigilancia de la urbanización, que al parecer fueron compartidos con copropietario que para el momento de la queja conservaba esta información. Igualmente, mediante oficio N° 19-14893- -3-1 del 30 de abril del 2019, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas solicitó que la investigada informara los mecanismos que emplea para obtener la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Ante este requerimiento, la investigada manifestó mediante respuesta con radicado N°. 19-1489371 del 5 de junio de 2019 que: "Los mecanismos para obtener las autorizaciones previas son: Para residentes: Estamos en la recolección de autorización de tratamiento de datos, lo mismo que la difusión del Manual y todo lo que la reglamentación sobre el particular exige.

Visitantes: se registran los datos en la minuta y en programa de registro del proveedor de seguridad (quienes tienen otrosí en el contrato para el manejo y custodia de las bases) Trabajadores Prestadores de Servicios: tienen otrosí en sus contratos y manejan solo la información que sea necesaria para su actividad." Igualmente, mediante oficio N° 19-14893- -9-1 del 24 de septiembre del 2019, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas solicitó que la investigada informara "( ) si cuenta con autorización previa y expresa por parte del Titular para el tratamiento de sus datos personales y manifieste si le fue informada la finalidad del mismo.

Acredite su respuesta". Ante este requerimiento, la investigada guardó silencio, razón por la cual le fue enviado un segundo requerimiento con radicado N° 19-14893-10-1 del 28 de febrero del 2020. No obstante, la investigada tampoco emitió respuesta frente a este segundo requerimiento. Es importante mencionar que el requerimiento enviado mediante el radicado 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019, fue entregado en la dirección en la ciudad de el día 1 de octubre de 2019, tal como consta en la guía de envío número expedida por Servicios Postales Nacionales S.A. (4- 72).

Por su parte, el requerimiento enviado mediante el radicado 19-14893-9 posteriormente, fue reiterado mediante oficio con número de radicado 19-14893-10, el cual fue enviado al correo electrónico "ur.colors@gmail.com" el día 4 de marzo de 2020. Asimismo, como fue mencionado en el primer cargo contenido en la Resolución N° 70711 del 06 de noviembre del 2020 en el sentido de que presuntamente la investigada no le habría pedido al Titular su autorización para el tratamiento de su imagen mediante las cámaras de videovigilancia, así como tampoco le habría informado al Titular la finalidad de dicho tratamiento al que serían sometidos sus datos, ni los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Al respecto, esta Dirección encontró que, habiéndosele otorgado la oportunidad procesal a la investigada y de haber remitido los requerimientos a la dirección y correo de notificación judicial de la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H, esta optó por guardar silencio y en consecuencia no aportó evidencia de haberle informado a la Titular de la información la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales.

Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada del deber de informar debidamente a la Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente e impartirá una orden administrativa. 11.2.3. Del deber de tramitar las consultas y reclamos.

El artículo 15 de Ley 1581 de 2012, señala que el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión pueden presentar un reclamo ante el Responsable y/o Encargado del tratamiento, quienes contarán con el término de quince (15) días hábiles para atenderlo, contados a partir de la fecha de recibo del mismo y plazo que podrá prorrogarlo por el término de ocho (8) días hábiles más, previa comunicación al reclamante.

Ley 1581 de 2012 en el artículo 17 literal j), establece el “Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley”, como uno de los deberes de los Responsables del Tratamiento. Al respecto, la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 201116 cuando al realizar el estudio de constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012, se manifestó acerca de las consultas y reclamos que los titulares de la información pueden realizar frente a los Responsables y Encargados del tratamiento señalando Io siguiente: (…) el derecho de petición que se regula en la norma objeto de análisis se convierte en un instrumento con el que cuenta el titular del dato para hacer exigible o realizable el derecho autónomo de habeas data.

Es por ello que la jurisprudencia constitucional ha definido el derecho de petición como un derecho instrumental a través del cual el ciudadano se acerca a la administración o a aquellos privados que en razón de la actividad que desarrollan ostentan una posición de privilegio sobre el resto de particulares, que obliga al Estado a regular mecanismos que le permitan a estos últimos tener una herramienta que los obligue a responder a las inquietudes e Inconformidades que se puedan generar por razón de la actividad que éstos desplieguen, en procura de lograr la satisfacción de otros derechos fundamentales.

(…) En consecuencia, el precepto revisado resulta ajustado a la Constitución. No obstante, la Sala debe advertir que la jurisprudencia constitucional ha perfilado unas características que debe tener la respuesta para que se entienda satisfecho el derecho de petición. En ese orden, tanto los responsables como los encargados del tratamiento están obligados a observar esos parámetros que en términos generales se pueden resumir de la siguiente manera: (i) la respuesta debe ser de fondo, es decir, no puedo evadirse el objeto de la petición, (ii) que de forma completa y clara se respondan a los interrogantes planteados por el solicitante, (iii) oportuna, asunto que obliga a respetar los términos fijados en la norma acusada.”17 Así pues, es deber de los Responsables y Encargados del Tratamiento garantizar el ejercicio del derecho de habeas data, así como garantizar el pleno y efectivo derecho de petición, consulta o reclamación, es decir, atender las solicitudes de los Titulares, sin dilaciones ni atrasos de manera oportuna y de fondo.

Atendiendo a los anteriores supuestos normativos y jurisprudenciales e igualmente a la queja presentada por el Titular, se tiene que este presentó ante la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. una reclamación en la que solicitó mediante 16 Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011. M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. Considerando 2.16.3.

La consulta ante los agentes que participan del tratamiento de los datos es un mecanismo necesario para hacer efectivo el derecho al habeas data. Ibídem HOJA N 12 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” comunicación fechada el día 23 de octubre de 2018 que se le informara si la copropiedad cuenta con su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales, especialmente para el tratamiento de fotos, videos y audios.

Igualmente, en la denuncia presentada ante esta Superintendencia, radicada bajo el N° 19-01489300000-0000 del 23 de enero del 2019, el quejoso manifiesta que la investigada nunca contestó a esta reclamación. Con base en lo anterior, se tiene que mediante oficio radicado bajo el N° 19-1489- -3-1 del 30 de abril del 2019, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas le solicitó a la investigada: “Remita copia de la respuesta a la petición presentada ante ustedes el 23 de abril de 2018 por el señor junto con los documentos que acrediten su envío al peticionario”.

En respuesta a este requerimiento, en comunicado radicado bajo el N° 19-014893- -00007-0001 del 05 de junio del 2019, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. contestó “En el empalme de administración no se tiene récord de correspondencia recibida y/o enviada, por lo que no podemos aportar copia de dicha respuesta” En este punto, vale la pena recordar, recordar lo señalado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional acerca de la protección fundamental del derecho de petición. Así, por ejemplo, en la sentencia T-149 del 2013, el Alto Tribunal precisó que el derecho de petición solo se garantiza y satisface en la medida en que “(…) la entidad [notifique] la respuesta al interesado (…)”18.

Sobre este punto, precisó la Corte: “(…) debe precisarse en primer lugar, que esta debe ser efectiva, es decir, real y verdadera, y que cumpla el propósito de que la respuesta de la entidad sea conocida a plenitud por el solicitante. (…)”19. De igual manera, en la sentencia T-490 del 201820 la Corte recordó las siguientes reglas: “(…) 1. El derecho de petición está previsto en el artículo 23 de la Constitución Política y fue regulado por la Ley estatutaria 1755 de 2015.

A la luz de esta normativa, toda persona tiene derecho a “presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución”. En la sentencia C-951 de 2014, la Corte determinó que “el núcleo esencial del derecho de petición se circunscribe a” (i) la formulación de la petición, (ii) la pronta resolución, (iii) la respuesta de fondo y (iv) la notificación de la decisión. 42.

Primero, la formulación de la petición implica el derecho que tienen las personas de presentar “solicitudes respetuosas, sin que éstas se nieguen a recibirlas o se abstengan de tramitarlas”. Segundo, la pronta resolución implica el derecho de las personas a que las autoridades y los particulares respondan las solicitudes en el menor plazo posible, sin que se exceda el tiempo legal previsto para el efecto, esto es, por regla general, “dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción”. 43.

Tercero, la respuesta de fondo no implica “otorgar lo pedido por el interesado”, sino el derecho que tienen las personas a que las autoridades y los particulares respondan sus peticiones de manera clara, precisa, congruente y consecuente. La claridad supone que la respuesta sea inteligible y de fácil comprensión. La precisión exige que la respuesta atienda, de manera concreta, lo solicitado, sin información impertinente “y sin incurrir en fórmulas evasivas o elusivas” La congruencia implica que la respuesta “abarque la materia objeto de la petición y sea conforme con lo solicitado”.

La consecuencia de la respuesta conlleva que “no basta con ofrecer una respuesta como si se tratara de una petición aislada o ex novo, sino que, si resulta relevante, debe darse cuenta del trámite que se ha surtido y de las razones por las cuales la petición resulta o no procedente. 44. Cuarto, la notificación de la decisión garantiza el derecho de la persona a conocer la respuesta a su solicitud, así como a impugnarla y controvertirla.

(…)”. (Subrayado fuera del texto original). Sentencia T-149 de 2013 M.P. Luis Guillermo Guerrero Pérez Ibídem Sentencia T-490 de 2018 M.P. Carlos Bernal Pulido “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 13 Es evidente, por lo tanto, que la obligación del Responsable del Tratamiento no cesa con la simple resolución del derecho de petición elevado por el titular de la información, es necesario además que dicha solución remedie sin confusiones el fondo del asunto; que este dotada de claridad y congruencia entre lo pedido y lo resuelto; e igualmente, que su oportuna respuesta se ponga en conocimiento del solicitante, sin que pueda tenerse como real, una contestación falta de constancia y que sólo sea conocida por la persona o entidad de quien se solicita la información relacionada con sus datos personales.

Asimismo, en oficios radicados bajo los números 19-14893- - 9-1 del 24 de septiembre del 2019 y 19-14893- -10-1 del 28 de febrero del 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas requirió a la investigada para que entregara soporte del envío de la respuesta dada a la petición presentada el día 23 de abril del 2018 por el señor.

Sin embargo, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. guardó silencio. Es importante mencionar que el requerimiento enviado mediante el radicado 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019, fue entregado en la dirección en la ciudad de el día 1 de octubre de 2019, tal como consta en la guía de envío número expedida por Servicios Postales Nacionales S.A. (4- 72).

Por su parte, el requerimiento enviado mediante el radicado 19-14893-9 posteriormente, fue reiterado mediante oficio con número de radicado 19-14893-10, el cual fue enviado al correo electrónico "ur.colors@gmail.com" el día 4 de marzo de 2020. Al respecto, esta Dirección encontró que, habiéndosele otorgado la oportunidad procesal a la investigada y de haber remitido los requerimientos a la dirección y correo de notificación judicial de la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H., esta optó por guardar silencio y en consecuencia no aportó evidencia de la respuesta dada a la petición presentada por el Titular el día 23 de abril del 2018, en los términos de la Ley 1581 del 2012, contemplado en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012.

Igualmente, para este Despacho resulta sumamente grave que la investigada pretenda excusarse en que no tiene la respuesta dada al Titular por un tema de empalme por no existir internamente un récord de la empresa sobre correspondencia entregada. Es en punto, es evidente para el Despacho a partir de las pruebas preliminarmente recaudadas y en particular por la queja del denunciante, que la petición por este interpuesta nunca fue respondida.

Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada del deber de tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos de la Ley 1581 del 2012, contemplado en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente e impartirá una orden administrativa. 11.2.4 Respecto del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 14 Conforme al principio de legalidad en materia de datos personales, cualquier forma de Tratamiento de información personal desde su recolección hasta su disposición final se encuentra orientada por las normas contenidas no solamente en la Ley 1581 de 2012 sino también en la normatividad que sobre la materia se ha expedido, la cual, para el caso en particular, corresponde al Decreto Único Reglamentario 1074 de 201521; lo que traduce en el hecho de que las disposiciones del referido decreto tienen la misma obligatoriedad y carácter vinculante que la ley estatutaria.

Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales; (ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares.

El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

(…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) La política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito22, formatos electrónicos23, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro. 21 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc.

Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 15 El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”24, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En efecto, el Responsable tiene el deber de tratar la información que se encuentra almacenada en su base de datos bajo las medidas mínimas establecidas, por el Régimen de Protección de Datos Personales, pues así lo dispuso la Ley 1581 de 2012 cuando señaló en su artículo 25 inciso tercero, que "[l]as políticas de tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberos contenidos en la presente ley", disposición que, igualmente, refuerza la hipótesis esgrimida entorno a que mediante la política de tratamiento se pretende cimentar los pilares de la protección al derecho.

Atendiendo a los anteriores supuestos normativos e igualmente a las pruebas recolectadas durante la etapa preliminar, se tiene que: En el oficio radicado bajo el N ° 19-14893- -3-1 del 30 de abril del 2019, numeral el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas le solicitó a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. que informara: "¿Cuáles son las Políticas de Tratamiento de los Datos Personales desarrolladas e implementadas por la propiedad horizontal?” En escrito radicado bajo el N° 19-014893- -00007-0001 del 05 de junio del 2019, la investigada respondió: "Le adjunto el manual de políticas de tratamiento de datos personales de la Urbanización Colors P.H. (anexo2).

Esta apenas entregado, sujeto a adecuaciones y pendiente de difundir". (negrilla fuera del original) Asimismo, en el numeral 4 mencionado oficio N ° 19-1489- -3-1 del 30 de abril del 2019 se le requirió a la investigada: "[i]nforme y acredite el (los) mecanismo(s) implementado(s) por la organización para dar a conocer a los Titulares el Aviso de Privacidad y la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales".

A la anterior solicitud, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H contestó bajo el N° 19014893-00007-0001 del 05 de junio del 2019 que: "[s]e pretende entregar copia del texto de la ley sobre el particular a cada propietario cuando se efectúe la recolección de firmas, así como la publicación del manual en medios físico y electrónico, con el aparte de la misma ley"25 Igualmente, la investigada señaló tener la condición de Responsable del Tratamiento de las bases de datos personales de la copropiedad y, adicionalmente, tener instaladas cámaras de seguridad en "el perímetro de la Urbanización, área de parqueaderos, jardines, acceso a torres, ascensores y piscina"26.

Posteriormente, mediante oficios N° 19-14893- -9-1 del 24 de septiembre del 2019 y N° 19-14893-10-1 del 28 de febrero del 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones administrativas le solicitó a la investigada que informara si "en el conjunto residencial, tiene dispuestos avisos de privacidad o señales en las zonas de video vigilancia".

Sin embargo, la URBANIZACIÓN COLORS P.H no respondió. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. María Victoria Calle Correa Radicado N° 19-014893- -00007-0001 del 05 de junio del 2019 Radicado bajo el N° 19-014893- -00007-0001 del 05 de junio del 2019, pág. 2. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 16 A continuación, evalúa la Política de Tratamiento de Datos Personales aportada por la investigada: REQUISITO LEGAL SI/NO COMENTARIO 1.

¿La PTI consta en medio físico o SI electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). La PTI consta en medio físico, pero aún no se encuentra cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos 2. ¿La PTI fue redactada con un SI lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

La PTI incorpora un lenguaje claro y sencillo respecto del tratamiento de los datos ¿La PTI ha sido puesta en NO conocimiento de los Titulares? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). La PTI no se encuentra publicada en el Registro Nacional de Bases de Datos, por lo tanto se tiene que la misma no ha sido puesta en conocimiento de los Titulares. 4.

¿la PTI contiene el nombre o razón SI social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). 5. ¿La PTI señala el tipo de SI Tratamiento –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

La PTI hace referencia a este criterio pues señala el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 6. ¿La PTI informa la finalidad del SI Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). Este requisito se cumple por cuanto la política establece con claridad cuál es el tratamiento al que van a ser sometidos los datos, en el numeral “VIII TRATAMIENTO 7.

¿La PTI Menciona de manera SI completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). La PTI menciona todos los derechos que están en cabeza del Titular por virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. en el numeral “X DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION” 8.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos La PTI menciona los derechos que están en cabeza del Titular por virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3. La PTI señala el tipo de tratamiento. AL QUE SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO” “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 17 personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, ¿o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la Ley. 1581 de 2012) 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, en el siguiente sentido: “6. DERECHOS DEL TITULAR”” 9.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) La PTI señala la facultad del Titular, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, de “ Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.” 10.

En la PTI se informa al Titular que SI tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal -c- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) La PTI informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud suya en tal sentido, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales” 11.

¿En la PTI se informa al Titular del SI dato que tiene derecho a “presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -d- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) En la PTI informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen”.

SI En la PTI sí se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización, al especificar lo siguiente: “ DERECHOS DEL TITULAR 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.” La PTI informa al Titular del dato que tiene derecho a “6.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes calendario y cada vez que 12. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales? (Literal e- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) 13.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto SI “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 18 de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento.” 14.

¿En la PTI se señala quién es la SI persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013).

La PTI señala que la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, al señalar lo siguiente “El titular de la información puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización enviando comunicaciones al ORGANO DE ADMINISTRACIÓN DE LA URBANZACIÓN COLORS P.H, el cual tendrá una comunicación directa con los demás órganos de la copropiedad y los terceros designados” La PTI especifica el procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, en la medida en que en el “título XV llamado “PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN”, se desarrolla el mentado procedimiento. 15.

¿En la PTI se describe el SI procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013). 16.

¿La PTI indica la fecha de entrada SI en vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015). SÍ puntualiza la fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información al señalar que “Esta política de protección de Datos Personales está vigente desde el día 02 de abril de 2018.” 17.

¿La PTI informa el período de SI vigencia de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). Sí puntualiza el período de vigencia de la Base de Datos Respecto lo anterior, es evidente que la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. vulneró el régimen de protección de datos, de acuerdo con las siguientes situaciones 1.

La Política de Tratamiento de Datos Personales allegada mediante radicado bajo el número 19014893-7 del 5 de junio del 2019, conforme a la tabla antes reseñada, no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos que establece el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015, toda vez que: i) La PTI no se encuentra cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Por ello y en ejercicio de las funciones conferidas por el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 a esta Superintendencia, se impondrá la sanción correspondiente e impartirá una orden administrativa a “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 19 la copropiedad investigada, consistente en cargar dicho documento en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 11.2.5 Respecto del deber de desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos.

El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 señala que los Responsables deberán adoptar manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley Estatutaria. “Artículo 17. Deberes De Los Responsables Del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…) “ARTÍCULO 15. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.” En el oficio radicado bajo el N ° 19-14893- 3-1 del 30 de abril del 2019, numeral el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas le solicitó a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. que informara: "Informe si cuenta con un manual para la atención de peticiones, consultas y reclamos” En este sentido, esta Dirección verificó que, en comunicación radicada bajo el N° 19-14893-7-1 del 05 de junio del 2019, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. afirmó no contar con un manual interno para la atención de consultas y reclamos, de acuerdo con la información obrante en el expediente, como se evidencia a continuación: “(…) Para el tratamiento de PCR no se tiene un manual; sin embargo, estoy nombrado para dar repuesta a cada requerimiento por el mismo canal en que sea recibida la novedad.”27 27 Radicado bajo el N° 19-014893- -00007-0001 del 05 de junio del 2019, pág. 2.

HOJA N 20 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” Por otro lado, este Despacho encuentra pertinente, indicarle a la investigada que, el manual interno para la atención de consultas y reclamos está dispuesto para hacer efectivo, de manera real y demostrable, el derecho de los Titulares al habeas data. Ello es así en tanto que el manual de atención a quejas y reclamos es el mecanismo para que los Titulares puedan interponer las peticiones que sean necesarias y pertinentes para que el Responsable del Tratamiento haga efectivo el derecho de los Titulares a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

En consecuencia, esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales encuentra que la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. incumplió el deber de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos, contemplado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 de la norma en cita, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente e impartirá una orden administrativa. 11.2.6 Respecto del deber de cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.” En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (ordenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal.

En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 1968 28, por el cual se creó la Superintendencia de Industria y Comercios, esta entidad tiene la obligación legal de ejercer funciones de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden.

De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Platica de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012. En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos.

Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Finalmente, no debe perderse de vista que la Ley 1581 de 2012 se expidió para desarrollar el derecho constitucional de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política de 1991; es decir, esta Ley desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales. 28 Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 21 Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad. Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.

Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

En el caso objeto de estudio, se reitera que esta Superintendencia requirió a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6, mediante oficios con números de radicados 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019 enviado a la dirección de la ciudad de, tal como consta en la guía de envío número expedida por Servicios Postales Nacionales S.A. (4-72) con fecha de envío del 26 de septiembre de 2019 y 19-14893-10 del 4 de febrero de 2020 enviado a la dirección de correo electrónico "ur.colors@gmail.com' por medio de certificación electrónica con fecha del 4 de marzo de 2020, para que informara y allegara las pruebas de la información solicitada.

Para tales efectos, se trae a colación la imagen de la Guía de envío número RA184406045CO con el propósito de señalar la fecha de recibido de uno de los mentados requerimientos. Sin embargo, habiéndose cumplido el termino otorgado, no existió pronunciamiento alguno por parte de LA INVESTIGADA sobre los requerimientos realizados por este Despacho.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana critica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos ( )”. Atendiendo las reglas citadas, encontramos que, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio respecto del deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 22 Para mayor claridad de la investigada, se realiza una tabla con la información de los requerimientos, así: Número de Requerimiento Radicado y fecha Término para contestar 19-14893-9 del 24 de 10 días septiembre del 2019 hábiles 19-14893-10 del 28 10 días de febrero del 2020 hábiles Fecha de recibo Fecha de vencimiento 1 de octubre del 2019 16 de octubre del 2019 18 de marzo de 2020 4 de marzo del 2020 Así las cosas, se evidencia el incumplimiento de la investigada del deber de cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta esta Superintendencia, razón por la cual se impondrá la sanción correspondiente e impartirá una orden administrativa, por lo que a la fecha han transcurrido un total de dos (2) años desde que se realizó el segundo requerimiento29 de información sin recibir respuesta de la investigada.

DÉCIMO SEGUNDO: Respecto de la Responsabilidad de los Administradores en materia de Datos Personales Así mismo, en este punto es oportuno traer a acotación lo conceptuado en la Resolución No.83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, el cual prevé lo siguiente: “Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales.

El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 199530 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Radicado número 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019 Ley 222 de 1995 “Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones” “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 23 Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma.

Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”31 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 2432 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”33 En este sentido, es de suma importancia resaltar la responsabilidad jurídica y económica, que radica no sólo en las personas jurídicas, sino también en cabeza de sus administradores, de suerte que este Despacho es enfático en aclarar que los mismos deben obrar con profesionalismo y diligencia en su gestión para tratamiento de datos personales.

En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS a los Representantes Legales y al Presidente del Consejo de la administración de la URBANIZACIÓN COLORS P.H., para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la principio de responsabilidad demostrada (accountability)”34”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los titulares de los datos personales. 5) Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 6) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

DÉCIMO TERCERO: En este orden de ideas, de acuerdo con lo expuesto en líneas precedentes, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “( )lmpartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley ( )”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: Crf.

Numeral 2 del artículo 23 de la ley 222 de 1995 El texto completo del artículo 24 de la 222 de 1995 dice lo siguiente: “Artículo

24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. El artículo 200 del Código de Comercio quedará así:

ARTICULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.

De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar.

Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos Crf.

Parte inicial del artículo 24 de la ley 222 de 1995 34 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada HOJA N 24 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes”  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá implementar los procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá eliminar a información personal de los titulares respecto de los cuales no conserve copia de la autorización.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá informarle a los Titulares sobre la finalidad de la recolección de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá contestar la petición presentada el día 23 de abril del 2018 por el señor.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá cargar la PTI en el Registro Nacional de Bases de Datos y ponerla en conocimiento de los Titulares  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos, en el cual se señalen los procedimientos para tramitar los requerimientos que le haga los Titulares de los Datos conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá cumplir con dar respuesta a todos los requerimientos de este Despacho y de la Delegatura de Protección de Datos Personales.

De lo anteriormente ordenado la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H. deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO CUARTO: Imposición y graduación de la sanción 14.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 25 El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional35.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2021 = Multa en UVT 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional36 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”37 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND.

Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 26 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros38. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”39.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia40. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 41 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 27 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 14.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”42 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados43.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 43 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 28 (i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como con los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y;

(ii) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. (iii) El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante con los artículos 4 literal b) y 12 de la Ley 1581 del 2012 y el inciso 1 del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 del 2015. (iv) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 ejúsdem;

(v) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015, y; (vi) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 de la norma en cita. Como se ha expuesto, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H: Incumplió el deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley; copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información, transgrediendo el deber establecido en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción pecuniaria de TRES MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($3.049.872) equivalentes a OCHENTA Y CUATRO (84) Unidades de Valor Tributario (UVT) No le informó a la Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, con lo que transgredió el deber establecido en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, concordante con los artículos 4 literal b) y 12 de la Ley 1581 del 2012 y el inciso 1 del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 del 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción pecuniaria de TRES MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($3.049.872) equivalentes a OCHENTA Y CUATRO (84) Unidades de Valor Tributario (UVT) Incumplió el deber de deber de tramitar la petición presentada el día 23 de abril del 2018 formulada por el Titular en los términos de la Ley 1581 del 2012, transgrediendo el deber establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 ejúsdem.

En consecuencia, se impondrá una sanción pecuniaria de TRES MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($3.049.872) equivalentes a OCHENTA Y CUATRO (84) Unidades de Valor Tributario (UVT) Incumplió el deber de deber de contar con una Política de Tratamiento de la Información, transgrediendo el deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma Ley y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción pecuniaria de TRES MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($3.049.872) equivalentes a OCHENTA Y CUATRO (84) Unidades de Valor Tributario (UVT) Incumplió el deber de deber de contar con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos, transgrediendo el deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 de la norma en cita.

En consecuencia, se impondrá una sanción pecuniaria de TRES MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($3.049.872) equivalentes a OCHENTA Y CUATRO (84) Unidades de Valor Tributario (UVT) Infringió el deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio., en tanto, obvio dar respuesta a los oficios radicados bajo los números 1914893-9 del 24 de septiembre de 2019 y 19-14893-10 del 4 de febrero de 2020, dentro del término otorgado para el efecto; conducta con la que transgredió el deber establecido en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

En consecuencia, se impondrá una sanción pecuniaria de TRES HOJA N 29 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE ($3.049.872) equivalentes a OCHENTA Y CUATRO (84) Unidades de Valor Tributario (UVT) Así las cosas, en vista de la gravedad de los cargos imputados y probados aunado al hecho que la investigada no se pronunció frente a la formulación de cada uno de los cargos imputados, este Despacho encuentra procedente imponer la sanción dispuesta en el literal a) y el literal b) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

Por lo tanto, se impondrá la sanción pecuniaria tasada, así como la sanción de “(…) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar (…)”. 14.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 no se aplicará toda vez que la investigada no reconoció de manera expresa la comisión de la infracción.

DÉCIMO QUINTO: CONCLUSIÓN Según lo expuesto por esta Dirección, la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H: I. Incumplió el deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley; copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información. II. No le informó a la Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

III. No allegó soporte del envío de la respuesta dada a la petición presentada por el Titular el día 23 de abril del 2018 IV. La Política de Tratamiento de Información no cumple con la totalidad de los requisitos mínimos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. V. No allegó copia del manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

VI. Infringió el deber de Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la radicados bajo los números 19-14893-9 del 24 de septiembre de 2019 y 19-14893-10 del 4 de febrero de 2020, dentro del término otorgado para el efecto.

DÉCIMO SEXTO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la copropiedad ur.colors@gmail.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 30 En caso de que la copropiedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la copropiedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

Finalmente, indicando que la totalidad del Expediente se encuentra digitalizado para su consulta por medios virtuales, si la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6. considera estrictamente necesario el acceso del Expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, solicitando la asignación de una cita para revisión física del Expediente en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá D.C., indicando el número de radicado.

Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. Si tiene alguna duda o presenta algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible.

En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6 de DIECIOCHO MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL DOSCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS M/CTE ($18.299.232) equivalentes a QUINIENTOS CUATRO (504) Unidades de Valor Tributario vigentes., por la transgresión a lo dispuesto en: (i) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como con los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y;

(v) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 del 2012, en concordancia con el artículo 15 de la norma en cita. (vi) El literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2.

El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria. Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: IMPONER la sanción de suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales por un término de tres (3) meses; termino dentro del cual deberá implementar las correcciones señaladas en el artículo siguiente.

PARÁGRAFO PRIMERO: Vencido dicho término, esta Superintendencia verificará el cumplimiento de lo ordenado. En caso de incumplir con lo señalado, se impondrá la sanción dispuesta en el literal c) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “Artículo 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: HOJA N 31 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” (…) c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la (…) ”.

ARTÍCULO TERCERO: ORDENAR a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6, cumplir con las siguientes instrucciones:  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá implementar los procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá eliminar a información personal de los titulares respecto de los cuales no conserve copia de la autorización.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá informarle a los Titulares sobre la finalidad de la recolección de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá contestar la petición presentada el día 23 de abril del 2018 por el señor.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá cargar la PTI en el Registro Nacional de Bases de Datos y ponerla en conocimiento de los Titulares  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos, en el cual se señalen los procedimientos para tramitar los requerimientos que le haga los Titulares de los Datos conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H deberá cumplir con dar respuesta a todos los requerimientos de este Despacho y de la Delegatura de Protección de Datos Personales.

PÁRAGRAFO PRIMERO: La copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro del término de tres (3) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de la orden impartida por mandato de este acto administrativo, emitida por un auditor interno o externo y suscrita por el representante legal de la copropiedad.

ARTÍCULO CUARTO: Notificar personalmente el contenido de la presente resolución a la copropiedad URBANIZACIÓN COLORS P.H identificada con NIT 901.023.008-6, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

ARTÍCULO QUINTO: COMUNICAR a el señor con la cédula de ciudadanía número el contenido de la presente decisión. identificado ARTÍCULO SEXTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo de la Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten órdenes” HOJA N 32 - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 16 NOVIEMBRE 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, Firmado digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.11.16 16:32:33 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: JMBG Revisó: SRB Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: COMUNICACIÓN: Señor: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: URBANIZACIÓN COLORS P.H 901.023.008-6 Pablo Andrés Gallego Rico C.C. 71.577.679 CRA 24 D # 41 SUR – 190 Envigado, Antioquia ur.colors@gmail.com C.C.

Resolución sancionatoria N° 74046 de 2021

CONSIDERANDO

RESUELVE