Decisión 37998 de 2023 — SIC

(04 de julio de 2023) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Radicación: 22-212812 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los literales a) y b) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, el numeral 4 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que, la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX, identificada con cédula de ciudadanía número XX.xxx.Xxx, presentó denuncia el mediante el radicado 22-212812-0 del 27 de mayo de 2022 ante esta Superintendencia en contra de la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con NIT. 900.687.278-3, manifestando lo siguiente: “(…) La empresa Cobranzas Cobratel SAS, envió una carta notificando un cobro a nombre de Xxxx.

Xxxxxxx Xxxx. Xxxx que soy yo, con mi numero (sic) de cedula a través de un correo de atención nacional de Yamaha "info@incolmotos-yamaha.com.co" este a su vez reenvió el correo a todo el grupo empresarial para el que trabajo, fue muy humillante y me ha costado mucho esfuerzo conseguir el trabajo que tengo para que una empresa difame y filtre mi información de esta manera; fui tema de burlas en otras ciudades del país, considero que no fue la forma adecuada de contactarme y cuando los llamo a preguntar y a reclamar por esta situación la persona que me responde es grosera, me siento muy mal y no estoy segura si lo que ellos están haciendo es legal, por lo tanto solicito la empresa sea investigada y la deuda que ellos dicen que tengo, me demuestren que es real y que se encuentra vigente.

(…)” 1 Así mismo, para soportar su denuncia, la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX allegó los siguientes documentos:    Comunicación remitida por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S dirigida al correo electrónico del empleador de la Titular2. Pantallazo del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX C.C xxxxxxxxx”, de fecha del 25 de mayo de 20223.

Pantallazo del envío masivo por parte del empleador a la titular del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX C.C xxxxxxxxx” 4 SEGUNDO: Que, con fundamento en lo manifestado por la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX en contra de la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., esta Dirección a través del 1 Expediente digital, consecutivo 0.

Página 1, Folio 2. 2 Expediente digital, consecutivo 0. Página 2. 3 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. 4 Expediente digital, consecutivo 0. Página 4. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, adelantó las siguientes averiguaciones preliminares: 2.1.

Oficio con número de radicado 22-212812-3 6 del 16 de junio de 2022 remitido a la dirección electrónica cobratelcallcenter@hotmail.com, mediante el cual, se solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S, que informara lo siguiente: “(…) 1. En los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, informen si cuentan con autorización previa, expresa e informada de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX para el tratamiento de sus datos personales.

Indiquen si le fue dada a conocer la finalidad del tratamiento de sus datos y si esta contempla la posibilidad de compartir sus datos con terceros. Acrediten su respuesta. 2. Informen, ¿Cuáles son los mecanismos implementados por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., para recolectar la información personal que se almacenan en la(s) base(s) de dato(s) o archivo(s)? 3.

Informen si la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX ha presentado ante la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., consulta o reclamo en el presente y/o último año que guarde relación con los hechos objeto de denuncia. Si la respuesta es afirmativa, informen el trámite interno que surtió la consulta o reclamo y remitan copia de la respuesta suministrada junto el soporte de envío o entrega a la Titular de la Información. 4.

Indiquen a este Despacho si compartió información personal de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX con su actual empleador. 5. Informen a este Despacho si enviaron información personal de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX al correo ‘info@incolmotosyamaha.com.co’. De ser así, especifique qué información fue compartida. 6. Informe y acredite qué tipo de relación comercial o de servicios sostiene con la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX. 7.

Indiquen a este Despacho ¿Cuál es el procedimiento implementado por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. para la gestión del cobro de obligaciones pendientes? 8. Informen si la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. usualmente comunica sobre la existencia de las obligaciones a los empleadores de los Titulares. Adicionalmente, indiquen si al momento de la recolección de la autorización para el tratamiento de datos se le informa al Titular que la información sobre las obligaciones será compartida con su empleador. 9.

Remitan copia de la Política de Tratamiento de Datos desarrollada e implementada por la sociedad. 10. Remitan copia del Manual de Políticas de Seguridad desarrollado e implementado por la sociedad, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los datos contenidos en su(s) base(s) de datos. 11.

Remitan copia del Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información personal de los Titulares. 12. Remitan copia del Manual de procedimientos para la atención de consultas y reclamos presentados por los Titulares. 13. Indiquen a este Despacho si la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. transfiere o transmite los datos personales recolectados a otras entidades y/o personas jurídicas y/o naturales, a nivel nacional o internacional.

De ser así, remitan copia de los contratos, acuerdo, convenciones y/o documentos relacionados que soporten la referida operación. 14. Aclaren a este Despacho si el tratamiento de datos personales que realiza la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. lo hace en calidad de Responsable y/o Encargado. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En caso de contar con un Encargado del tratamiento de datos, sírvanse remitir los datos de identificación y contacto de este.

(…)” 5 2.2. Respuesta al requerimiento presentado por esta Superintendencia, radicada con bajo los números 22-212812-5 y 22-212812-6 del 5 de julio de 2022, mediante la cual la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S, informó lo siguiente: “(…) Xxxxxxx XXXx XXXXXx XXxx con cedula de ciudanía Nro. Xx.xxx.xxX obrando como Representante legal de la empresa COBRATEL SAS identificada con NIT.900687278-3 doy respuesta de la acción de interpuesta por la señora XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX, identificado con cédula de ciudadanía XX.xxx.Xxx COBRANZA COBRATEL es una empresa que mediante contrato entre las partes realiza gestiones de cobro PRE – JURIDICO de las obligaciones clientes morosos, el cual se realiza mediante llamadas telefónicos, mensajes de textos y cartas para notificar a los deudores sus obligaciones pendientes y tratar de llegar a acuerdos de pago, como empresa que presta el servicio de cobranza, es nuestro trabajo y deber llamar e informar a las personas de la obligación que tienen aún pendiente por pagar y por las cuales están reportados en centrales de riesgo por la entidad que realizo el crédito en su debido momento.

Para realizar su labor de cobro se utiliza la información dada por la titular en el almacén al momento de sacar el crédito. DERECHOS AMENAZADOS Y/O VULNERADOS Cuando COBRANZAS COBRATEL envía carta al lugar de trabaja, no involucra a la empresa, ni le informa nada sobre la obligación de la señora Xxxxx solo se toma como un medio para dejar un mensaje, y así la señora se comunique con nosotros de nuevo para conciliar la obligación que aun aparece en mora, como no se divulgo ningún valor, ni información de la deuda no se ha incurrido en una violación a la ley de Protección de datos HABEAS DATA.

Es Importante tener presente que no se publicó ningún valor financiero ya que en el correo se envía sin saldos y se notifica que es información, que contiene datos semiprivados, e incluso la carta lleva contraseña para ser abierta, que es la cedula de la titular quien es directamente quien debe conocer la información. Ley 1266 de 2008. La carta enviada a la empresa no involucra al empleador solo se utiliza como un medio para hacer llegar el mensaje así los titulares de la obligación se comuniquen con nosotros, se enteren de su situación crediticia, así podamos conciliar, llegar a acuerdo de pago, pagar con descuentos y así recuperar su historial en data crédito.

La obligación de la señora Xxxxx encuentra reportada en nuestra empresa de cobro prejurídico con un saldo pendiente del almacén EMIR. Con un estado de cuenta actual $460.000 descuento $230.000 de contado, máximo 2 pagos. Adjunto factura y gestiones realizadas 5 Expediente digital, consecutivo 3. Página 2. Folios 1 a 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” La señora Xxxxx no adjunto ningún requerimiento a cobranza cobratel, ni derecho de petición, ni solicitud, solo nos ha llegado la interpuesta ante superintendencia de industria y comercio, misma que se le da estas dando respuesta dentro el término de la ley.

Estamos acogidos a La Constitución Política de Colombia en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Y como políticas de tratamientos de datos utilizamos el implementado por la superintendencia de industria y comercio.

Por esta razón en ningún momento divulgamos información a terceros que solo compiten a la titular de la obligación, solo se envían mensajes o cartas para lograr que los realmente interesados se comuniquen con nosotros, se enteren de su estado crediticio y logren solucionarlo mediante conciliación.” 6 2.3 Oficio con número de radicado 22-212812-7 del 16 de agosto de 2022 remitido a la dirección electrónica cobratelcallcenter@hotmail.com, mediante el cual, se solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S que volviera a dar respuesta cada uno de los interrogantes solicitados mediante el oficio 22-212812-3 del 16 de junio de 2022, dado que las respuestas otorgadas no fueron completas y de fondo. 2.4 Respuesta al requerimiento presentado por esta Superintendencia, radicada con el número 22-212812-8 del 31 de agosto de 2022, mediante la cual la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., volvió a remitir la misma respuesta dada el 5 de julio de 2022 mediante las comunicaciones con radicados 22-212812-5 y 22-212812-6. 6 Expediente digital, consecutivo 5.

Página 4. Folios 1 a 4. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas”

TERCERO: Que, con base en los hechos anotados y de acuerdo con las pruebas recolectadas en la etapa preliminar de esta investigación, a partir de los cuales se advierte la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales, el día 9 de noviembre de 2022 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 78568, por medio de la cual se formularon cargos a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. por el presunto incumplimiento de las siguientes normas: i. Literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 9 ibídem, y el literal c) del artículo 4 de la misma ley y los artículos 2.2.2.25.2.2., y 2.2.2.25.2.5., del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. ii.

Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2021, en concordancia con lo establecido en el literal b) del artículo 4 y literal a) del artículo 12 de la misma Ley; y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.2.2 inciso primero. iii. Literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4° de la misma ley. iv.

Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. v. Literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. vi.

Literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. vii. Literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

CUARTO: Que, la Resolución N° 78568 del 9 de noviembre de 2022 le fue notificada a la investigada mediante aviso N° 31341 el 22 de noviembre de 2022 de conformidad con la certificación con número de radicado 22-212812- -16 de fecha de 23 de noviembre de 2022 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia, para que la sociedad se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara las pruebas que pretendía hacer valer dentro del referido trámite.

QUINTO: Que, la investigada guardó silencio y no presentó escrito de descargos.

SEXTO: Que, mediante Resolución N° 20536 de 21 de abril de 2023, esta Dirección incorporó las siguientes pruebas obrantes en el expediente 22-212812 con el valor probatorio correspondiente: 6.1 Denuncia, junto con anexos, radicada ante esta Superintendencia el 27 de mayo de 2022 bajo el número 22-212812-0. 6.2 Primer requerimiento de información a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. por parte de la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, radicada el 16 de junio de 2022 bajo el número 22-212812-3. 6.3 Respuesta por parte de la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., junto con anexos, radicada el 1 de julio de 2022 bajo los números 22-212812-5 y 22-212812-6. 6.4 Segundo requerimiento de información a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. por parte de la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, radicada el 16 de agosto de 2022 bajo el número 22-212812-7. 6.5 Respuesta por parte de la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., junto con anexos, radicada el 31 de agosto de 2022 bajo el número 22-212812-8.

Así mismo, se cerró la etapa probatoria y se corrió traslado a la investigada para alegar de conclusión, en caso de que la misma lo considerara pertinente.

SÉPTIMO: Que, la Resolución N° 20536 de 21 de abril de 2023 le fue comunicada a la investigada el 24 de abril de 2023, de conformidad con la certificación radicada bajo el número 22-212812- -20 de 16 de mayo de 2022 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas”

OCTAVO: Que, la investigada no presentó alegatos de conclusión.

NOVENO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio Que el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 ordena a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), como autoridad de protección de datos personales, ejercer vigilancia “para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley”.

DECIMO: Análisis del caso 10.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 201117, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de las siguientes disposiciones:        Literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 9 ibídem, y el literal c) del artículo 4 de la misma ley y los artículos 2.2.2.25.2.2., y 2.2.2.25.2.5., del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2021, en concordancia con lo establecido en el literal b) del artículo 4 y literal a) del artículo 12 de la misma Ley; y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.2.2 inciso primero. Literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4° de la misma ley.

Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de unas órdenes para lo cual se deberán tener en cuenta la denuncia interpuesta por la Titular, los requerimientos realizados por este Despacho, así como el conjunto de pruebas obrantes en el expediente. 10.2 Valoración Probatoria 10.2.1 Respecto del deber de solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” La Ley 1581 de 2012 prevé en su artículo diecisiete los deberes a los cuales están obligados los Responsables del Tratamiento.

Particularmente, el literal b) establece que estos deben solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; precepto que debe ser analizado en concordancia con el literal c) del artículo 4, en cuanto al principio de libertad se refiere y al artículo 9 de dicho cuerpo normativo. De igual manera, el Decreto 1074 de 2015 menciona en su artículo 2.2.2.25.2.2 que el Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Definición del consentimiento En la Ley 1581 de 2012 el consentimiento es tanto un principio rector (artículo 4 (literal c) como un elemento de legitimación constitucional de los procesos de administración de datos personales (artículos 9, 10, y artículo 26, literal a). El artículo 9 establece que en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa, e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, mientras que el artículo 10 prevé las excepciones o los otros fundamentos de legitimación constitucional del tratamiento de datos personales, incluidos los casos de urgencia manifiesta, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico, etc.

Por su parte, el literal a) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 establece que el consentimiento o autorización exigida para el tratamiento de datos personales es, además, calificado, por cuanto debe ser previo, expreso e informado. En este sentido, la Corte Constitucional interpretó esta definición en sentencia C-748 del 2011 de la siguiente manera: “En relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato.

Así por ejemplo, en la Sentencia T-022 de 1993, se dijo que la veracidad del dato no implica que el Responsable del Tratamiento no tenga el deber de obtener una autorización anterior. En igual sentido, la Sentencia T-592 de 2003 dijo que el derecho al habeas data resulta afectado cuando los administradores de la información recogen y divulgan hábitos de pago sin el consentimiento de su titular.

La Corte expresó que el consentimiento previo del titular de la información sobre el registro de sus datos económicos “en los procesos informáticos, aunado a la necesidad de que aquel cuente con oportunidades reales para ejercer sus facultades de rectificación y actualización durante las diversas etapas de dicho proceso, resultan esenciales para salvaguardar su derecho a la autodeterminación informática.” En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, al contrario de lo sostenido por algunos intervinientes, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito.

Lo anterior, por varias razones: En primer lugar, la jurisprudencia constitucional ha exigido tal condición y ha dicho que el consentimiento debe ser explícito y concreto a la finalidad específica de la base de datos. (…) En segundo lugar, de una interpretación armónica de todo el articulado se deduce que el legislador estatutario tuvo una intención inequívoca que el consentimiento siempre fuese expreso.

Así, desde el artículo 3 se dice que éste debe ser “previo, expreso e informado”. Esto mismo se repite en el artículo 4. Posteriormente, el artículo 8 ordinal b), garantiza al Titular el derecho de solicitar prueba de la autorización, y señala que ésta sólo puede considerarse exceptuada en los casos consagrados en el artículo 10. El artículo 9 ordena que la autorización sea “obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior Por otro lado, el artículo 10 señala, en forma taxativa, los casos en que no se requiere autorización, y no hace referencia alguna a la existencia de un consentimiento tácito, lo cual necesitaría expresa autorización legal.

(…) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. En este mismo sentido, en la Sentencia T-592 de 2003, la Corte señaló que la autorización debe ser cualificada y debía contener una explicación de los efectos de la misma.

Además, a pesar de que se presente la autorización, el Responsable y Encargado del Tratamiento debe actuar de buena fe. De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada, libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales.

Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de limitar el plazo de su validez. ( )”7 No existe, por tanto, otra interpretación legal y constitucional diferente a aquella que el consentimiento debe cumplir con los requisitos de ser previo, expreso e informado para que el mismo pueda considerarse legal, pues, de lo contrario, se estaría afectando, como lo señaló la Corte en la sentencia arriba citada, el derecho a la autodeterminación informática entendido como el núcleo esencial del derecho al habeas data y, en la práctica, el Titular perdería el control de sus datos personales.

Las definiciones de expreso, previo e informado contienen elementos claves que se analizan a continuación, con el fin de que se asegure que sólo el consentimiento que se interprete conforme a la Ley 1581 de 2012 será considerado como tal. Elementos del consentimiento: 1. Expreso: el término expreso significa la manifestación de voluntad libre del Titular para permitir el tratamiento de sus datos personales por parte de un tercero. Así mismo, esa necesidad de manifestación por parte de la persona impide que la falta de actuación - o quizás mejor, el comportamiento pasivo – constituya un consentimiento válido bajo la Ley 1581 de 2012, pues, como lo señaló la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, “no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito”.

Así sucede, por ejemplo, con formularios de recolección de datos en línea que no cuentan con casillas de aceptación. Esta situación obliga a los Responsables del Tratamiento a crear procedimientos para garantizar que las personas otorguen su consentimiento y, a su vez, proporcionan pruebas al Responsable del Tratamiento de que se ha obtenido el consentimiento.

Los ejemplos más clásicos son la firma manuscrita en la parte inferior de un formulario de papel y la selección de una casilla en un sitio web en Internet. El requisito de expreso para los datos sensibles se sustituye por un “consentimiento explícito”, pues para este tipo de datos se considera adecuado que exista un elevado nivel de control sobre los datos personales por parte de su Titular. 2.

Informado: el término informado significa que la persona debe conocer las finalidades del tratamiento de sus datos, la persona natural o jurídica, pública o privada, que decidirá sobre el tratamiento de los datos concernidos, los derechos relativos al tratamiento de sus datos, así como del modo de hacer valer sus derechos en relación con el tratamiento y, en general, las condiciones en que se efectuarán las actividades de acopio, recopilación y circulación del mismo.

En ese sentido, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 establece que cuando se va a solicitar la autorización al Titular de la Información, el Responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos 7 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) los derechos que le asisten como titular; y, d) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. Si se trata de datos sensibles el Responsable del tratamiento también debe cumplir lo que ordena el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015, a saber: “Artículo 2.2.2.25.2.3.

De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada ley. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: 1.

Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles”. 3. Previo: el término previo significa que la persona debe otorgar su consentimiento antes del comienzo del tratamiento de su información personal, debiendo cumplirse a más tardar en el momento en que el dato va a ser recogido, sin que sea admisible, en este punto, considerar su acatamiento con posterioridad a su recolección, pues sólo así quedaría garantizado el derecho de la persona a tener una apropiada información antes de otorgar su consentimiento.

En este sentido, el artículo 2.2.2.25.2.2., del Decreto 1074 de 2015 establece lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.2.2. Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

(…)”. Visto lo anterior, el consentimiento, como uno de los fundamentos jurídicos del tratamiento de datos personales, para que sea válido bajo la Ley 1581 de 2012, debe cumplir los siguientes requerimientos legales: a) El consentimiento debe ser expreso. El Titular debe realizar alguna acción positiva que indique su consentimiento y debe tener la libertad de no consentir. b) El consentimiento debe estar informado.

El artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 enumera la información que debe suministrársele al Titular; esa información debe ser claramente visible, destacada y completa. No basta con ponerla a disposición en algún sitio de la página web, sin que la persona no la conozca. c) El consentimiento debe ser previo. La obtención del consentimiento debe ser previa a la recolección de los datos.

En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “Conforme a lo anterior y teniendo en cuenta que LA INVESTIGADA realizó tratamiento a los datos personales de la señora XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX, al remitir correo electrónico del 25 de mayo de 2022 al empleador en donde informaba del posible inicio de un proceso ejecutivo por una obligación no cancelada por la Titular, sin contar, presuntamente, con la autorización previa, expresa e informada en los términos del Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 para tal fin.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” De igual manera, al revisar el material probatorio anexado por la investigada NO se encuentra copia de la autorización previa, informada y proveniente del Titular, que pueda ser considerada como una autorización general para el Tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Así mismo, la Titular en su denuncia adjuntó pantallazo del reenvió masivo por parte del empleador de la titular del correo enviado por LA INVESTIGADA con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX C.C xxxxxxxxx”(…) En razón a lo anterior, se encuentra que LA INVESTIGADA habría contravenido presuntamente el deber de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, de acuerdo con lo dispuesto en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 9 ibídem, y el literal c) del artículo 4 de la misma ley y los artículos 2.2.2.25.2.2., y 2.2.2.25.2.5., del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” 8 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

En la denuncia interpuesta por la Titular el 27 de mayo de 20229, la titular manifestó: “La empresa Cobranzas Cobratel SAS, envió una carta notificando un cobro a nombre de Xxxx. Xxxxxxx Xxxx. Xxxx que soy yo, con mi número de cedula a través de un correo de atención nacional de Yamaha "info@incolmotos-yamaha.com.co" este a su vez reenvió el correo a todo el grupo empresarial para el que trabajo, fue muy humillante y me ha costado mucho esfuerzo conseguir el trabajo que tengo para que una empresa difame y filtre mi información de esta manera;

(…) no estoy segura si lo que ellos están haciendo es legal, por lo tanto solicito la empresa sea investigada (…)” 10 Además, la Titular aportó los siguientes documentos:  Comunicación remitida por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S dirigida al correo electrónico del empleador de la Titular11. 8 Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022.

Folios 8 a 9. 9 Expediente digital. Consecutivo número 0. 10 Expediente digital. Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. 11 Expediente digital, consecutivo 0. Página 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas”  Pantallazo del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX C.C xxxxxxxxx”, de fecha del 25 de mayo de 202212.  Pantallazo del envío masivo por parte del empleador a la titular del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX C.C xxxxxxxxx” 13 2.

Mediante Oficio de radicado No. 22-212812- -3 del 16 de junio de 2022, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “1. En los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, informen si cuentan con autorización previa, expresa e informada de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx para el tratamiento de sus datos personales.

Indiquen si le fue dada a conocer la finalidad del tratamiento de sus datos y si esta contempla la posibilidad de compartir sus datos con terceros. Acrediten su respuesta. (…) 4. Indiquen a este Despacho si compartió información personal de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX con su actual empleador. 5. Informen a este Despacho si enviaron información personal de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX al correo ‘info@incolmotosyamaha.com.co’.

De ser así, especifique qué información fue compartida.” 14 3. La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. dio respuesta al requerimiento anterior el 1 de julio de 2022 mediante escrito radicado bajo número 22-212812- -5, informando lo siguiente: 12 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. 13 Expediente digital, consecutivo 0. Página 4. 14 Expediente digital.

Consecutivo número 3. Página 2. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “COBRANZA COBRATEL es una empresa que mediante contrato entre las partes realiza gestiones de cobro PRE – JURIDICO de las obligaciones clientes morosos, el cual se realiza mediante llamadas telefónicos, mensajes de textos y cartas para notificar a los deudores sus obligaciones pendientes y tratar de llegar a acuerdos de pago, como empresa que presta el servicio de cobranza, es nuestro trabajo y deber llamar e informar a las personas de la obligación que tienen aún pendiente por pagar y por las cuales están reportados en centrales de riesgo por la entidad que realizo el crédito en su debido momento.

La señora Xxxxx se comunicó con nosotros vía telefónica se le dio información de la obligación se adjuntó factura para su validación y se le dé dieron opciones de pago en varias ocasiones, se le informo que si no reconocía su firma o si consideraba que era una suplantación de identidad, que se dirigiera a fiscalía pusiera su respectiva denuncia y una vez ellos culminaran la investigación y saliera a su favor cesarían los cobros y se retiraría de nuestras bases de datos.” 15 De igual forma, la sociedad aportó la copia de la comunicación remitida el 25 de mayo de 202216 a la sociedad CONCESIONARIO YAMAHA MOTOS, en calidad de empleador de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXX.

Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio. Por lo tanto, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Por otra parte, el artículo 176 del Código General del Proceso señala que: “Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos (…)”. Atendiendo las reglas citadas, encontramos que, la investigada no se pronunció respecto del incumplimiento del presente deber, por lo que este Despacho procederá a tomar la decisión de acuerdo a las pruebas obrantes en el expediente. 15 Expediente digital, consecutivo 5.

Página 4. Folios 1 a 2. 16 Expediente digital, consecutivo 5. Página 2. Folio 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” De acuerdo al acervo probatorio, se evidencia que la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. el 25 de mayo de 2022 17 remitió un correo electrónico a las direcciones cemotosrechumanos@hotmail.com: info@incolmotos-yamaha.com.co; atenciónalcliente@yamaha-motor.es el cual tenía como asunto “INFORMACION IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx”, y cómo adjunto una comunicación dirigida a la Titular.

Este archivo que se encontraba protegido por una contraseña, que como era indicado en el correo remitido correspondía a número de cédula de la Titular, y contenía la notificación de cobro a la Titular de una obligación en mora con el almacén EMIR. En ese sentido, se tiene que la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. tiene almacenados datos de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx en sus bases de datos, e hizo uso de estos el día 25 de mayo de 2022 para remitir “la notificación de cobro” al empleador de la misma.

Sin embargo, la sociedad no acreditó contar con la autorización previa, expresa e informada por parte de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx para el tratamiento de sus datos personales. Además, en la respuesta dada al requerimiento realizado por esta Dirección la sociedad investigada se limitó a indicar que “utiliza la información dada por la titular en el almacén al momento de sacar el crédito” 18.

Por lo tanto, este Despacho concluye que la sociedad investigada se encuentra realizando tratamiento sobre los datos de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx sin contar con su autorización. En ese sentido, se observa que la sociedad negligentemente incumplió el deber de solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, y establecido en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 9 ibídem, y el literal c) del artículo 4 de la misma ley y los artículos 2.2.2.25.2.2., y 2.2.2.25.2.5., del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente. 10.2.2 Respecto del deber de informar a los Titulares de manera previa, clara y expresa sobre las finalidades del Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

(…)”. Relacionado con dicho deber, se encuentra el principio de finalidad dispuesto en el literal b) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) 17 Expediente digital, consecutivo 0.

Página 3. 18 Expediente digital, consecutivo 5. Página 4. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; (…)”. Además, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 expresa que es deber del Responsable del Tratamiento de Datos Personales informarle a los Titulares, cuando se recolecte su autorización, lo siguiente: “(…) a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

PARÁGRAFO. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.” El deber de informar la finalidad del tratamiento, de acuerdo con los pronunciamientos de la Corte Constitucional por medio de la sentencia C 748 del 2011, se ha entendido así: “(…) Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (ii) Informar al titular la finalidad de esa autorización y actuar en consecuencia; por tanto, el responsable no puede conducirse por fuera de los lineamientos de la autorización, lo que significa que, por ejemplo, no puede suministrar al encargado del tratamiento más datos que los que fueron objeto de autorización, ni puede someterlos a un tratamiento con finalidades diferentes a las informadas.

En este orden de ideas, los deberes establecidos en los literales a), b) y h) son desarrollo del principio de finalidad. (…)”19. Adicionalmente, la Corte Constitucional en la misma sentencia ha explicado el alcance del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, es decir el deber de informar al Titular de la siguiente manera: “(…) El artículo 12 dispone las características de la información que deberá ser suministrada por el Responsable del Tratamiento.

La disposición es constitucional, pero el literal b) debe condicionarse por las siguientes razones. La norma señala a los Titulares deberá informárseles “el carácter facultativo a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes”. En una primera lectura podría entenderse que la norma está autorizando el Tratamiento de datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes, a pesar de encontrarse prohibida.

Sin embargo, existe una forma de interpretar la disposición de una manera que se avenga a los postulados constitucionales. En primer lugar, el carácter facultativo, en razón del principio de libertad, es predicable de todas las preguntas. Sin embargo, cuando se trate de una de las situaciones en que excepcionalmente se permite el Tratamiento de un dato sensible o de una niña, niño o adolescente, el Responsable del Tratamiento deberá informar las limitaciones y derechos que le son predicables de este tipo de dato. 19 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C 748 del 2011 del seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

M.P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub Considerando 2.17.3. Constitucionalidad de los artículos 17 y 18. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (…)”20 Igualmente, en la guía titulada “FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS”21 expedida el 22 de noviembre de 2017 por esta autoridad, se explica con claridad tanto la finalidad de la recolección de los datos personales, como el deber de informar a los Titulares de acuerdo con lo consagrado en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.

Veamos: “(…)

2.5. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES La recolección de datos personales debe tener una finalidad legítima y cierta, es decir, una razón de ser de esa recolección. Además, los datos recolectados deben ser pertinentes y adecuados para alcanzar dicho fin. (…)

2.6. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR Además del deber de obtener el consentimiento de los titulares para el tratamiento de su información, quien recolecte datos personales debe informar de manera clara y expresa al titular lo siguiente: (i) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados y la finalidad de los mismos.

(ii) En caso de que la organización responsable recolecte datos personales sensibles (origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.) o de niños y adolescentes; debe explicarle el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opción al titular de elegir si responde o no dichas preguntas.

(iii) Los derechos que tiene el titular de la información. (iv) La identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de la organización o el responsable del tratamiento de los datos. (…)” En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “Habiendo estudiado la respuesta y los documentos remitidos por LA INVESTIGADA en los cuales soportó su respuesta frente al requerimiento de información, no se encuentra prueba mediante la cual se acredite, como se indicó previamente, la obtención de la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular de la información, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, así como tampoco que a éste se le haya informado de manera previa y expresa acerca de las finalidades del Tratamiento para los cuales serían sometidos sus datos personales.

Por lo que, preliminarmente, se encuentra que, la sociedad LA INVESTIGADA realizó una aparente contravención de lo dispuesto en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.” 22 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

En la denuncia interpuesta por la Titular el 27 de mayo de 202223, la titular manifestó: 20 Ibid. Considerando 2.14.3. 21 Disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22.pdf Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022. Folio 11. 23 Expediente digital.

Consecutivo número 0. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” “La empresa Cobranzas Cobratel SAS, envió una carta notificando un cobro a nombre de Xxxx. Xxxxxxx Xxxx. Xxxx que soy yo, con mi número de cedula a través de un correo de atención nacional de Yamaha "info@incolmotos-yamaha.com.co" este a su vez reenvió el correo a todo el grupo empresarial para el que trabajo, fue muy humillante y me ha costado mucho esfuerzo conseguir el trabajo que tengo para que una empresa difame y filtre mi información de esta manera;

(…) no estoy segura si lo que ellos están haciendo es legal, por lo tanto solicito la empresa sea investigada (…)” 24 Además, la Titular aportó los siguientes documentos:  Comunicación remitida por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S dirigida al correo electrónico del empleador de la Titular25.  Pantallazo del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx”, de fecha del 25 de mayo de 202226.  Pantallazo del envío masivo por parte del empleador a la titular del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx” 27 24 Expediente digital.

Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. 25 Expediente digital, consecutivo 0. Página 2. 26 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. 27 Expediente digital, consecutivo 0. Página 4. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2. Mediante Oficio de radicado No. 22-212812- -3 del 16 de junio de 2022, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “1.

En los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, informen si cuentan con autorización previa, expresa e informada de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx para el tratamiento de sus datos personales. Indiquen si le fue dada a conocer la finalidad del tratamiento de sus datos y si esta contempla la posibilidad de compartir sus datos con terceros.

Acrediten su respuesta. (…) 8. Informen si la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. usualmente comunica sobre la existencia de las obligaciones a los empleadores de los Titulares. Adicionalmente, indiquen si al momento de la recolección de la autorización para el tratamiento de datos se le informa al Titular que la información sobre las obligaciones será compartida con su empleador.” 28 3.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. dio respuesta al requerimiento anterior el 1 de julio de 2022 mediante escrito radicado bajo número 22-212812- -5, informando lo siguiente: “COBRANZA COBRATEL es una empresa que mediante contrato entre las partes realiza gestiones de cobro PRE – JURIDICO de las obligaciones clientes morosos, el cual se realiza mediante llamadas telefónicos, mensajes de textos y cartas para notificar a los deudores sus obligaciones pendientes y tratar de llegar a acuerdos de pago, como empresa que presta el servicio de cobranza, es nuestro trabajo y deber llamar e informar a las personas de la obligación que tienen aún pendiente por pagar y por las cuales están reportados en centrales de riesgo por la entidad que realizo el crédito en su debido momento.

Es Importante tener presente que no se publicó ningún valor financiero ya que en el correo se envía sin saldos y se notifica que es información, que contiene datos 28 Expediente digital. Consecutivo número 3. Página 2. Folios 1 a 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” semiprivados, e incluso la carta lleva contraseña para ser abierta, que es la cedula de la titular quien es directamente quien debe conocer la información. Ley 1266 de 2008.

La carta enviada a la empresa no involucra al empleador solo se utiliza como un medio para hacer llegar el mensaje así los titulares de la obligación se comuniquen con nosotros, se enteren de su situación crediticia, así podamos conciliar, llegar a acuerdo de pago, pagar con descuentos y así recuperar su historial en data crédito. La señora Xxxxx se comunicó con nosotros vía telefónica se le dio información de la obligación se adjuntó factura para su validación y se le dé dieron opciones de pago en varias ocasiones, se le informo que si no reconocía su firma o si consideraba que era una suplantación de identidad, que se dirigiera a fiscalía pusiera su respectiva denuncia y una vez ellos culminaran la investigación y saliera a su favor cesarían los cobros y se retiraría de nuestras bases de datos.” 29 De igual forma, la sociedad aportó la copia de la comunicación remitida el 25 de mayo de 202230 a la sociedad CONCESIONARIO YAMAHA MOTOS, en calidad de empleador de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx.

De acuerdo al acervo probatorio, se evidencia que la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. tiene almacenados datos personales de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx en sus bases de datos, e hizo uso de estos el día 25 de mayo de 2022 para remitir “la notificación de cobro” al empleador de la misma, cómo ya fue analizado en el acápite 10.2.1.

Sin embargo, la sociedad no acreditó ante este Despacho que informó a la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx las finalidades de la recolección de sus datos ni los derechos que le asisten. Por lo tanto, este Despacho concluye que la sociedad investigada se encuentra realizando tratamiento sobre los datos de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx sin haberle informado a la Titular de manera previa, clara y expresa las finalidades del Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y los derechos que le asisten.

En ese sentido, se observa que la sociedad negligentemente incumplió el deber contenido en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley, y el inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente. 29 Expediente digital, consecutivo 5.

Página 4. Folios 1 a 2. 30 Expediente digital, consecutivo 5. Página 2. Folio 1. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 10.2.3 Respecto del deber de conservar la información personal recolectada bajo condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento Al respecto, la normativa de Protección de Datos Personales establece lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

(…)” Artículo 4. Principios: “En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Sea lo primero indicar que la regulación colombiana exige a los Responsables del Tratamiento “ser capaces de demostrar (…) que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012” 31 y en sus normas reglamentarias. Por su parte, en cabeza de los Responsables de Tratamiento de datos personales se encuentra la de cumplir con los principios señalados en la ley tales como el de circulación restringida y de seguridad, de tal manera que se debe tener presente que los responsables del tratamiento deben garantizar, entre otras cosas, que la información personal no sea objeto de divulgación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Ahora bien, aun existiendo el consentimiento de éste, la divulgación, circulación y acceso de los datos tiene que estar controlada y restringida frente a terceros no autorizados, razón por la cual la ley ha impuesto a los responsables del tratamiento una serie de deberes encaminados a dicho fin, como lo es el de “conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración pérdida consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

De esta manera el legislador dispuso, entre otros, como principios rectores del Tratamiento y la administración de los datos personales, el principio de circulación restringida, el principio de seguridad y de confidencialidad que a la luz del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 disponen lo siguiente: “(…) f) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o 31 Cfr. Artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma (…)”.

Al respecto la Corte Constitucional ha relacionado este deber con el principio de seguridad, manifestando que la “(…) información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”32.

Por su parte, frente al principio de confidencialidad señaló que “los datos se definen como públicos, privados o confidenciales en razón a su naturaleza no en razón de su grado de divulgación, aunque sea el mismo titular quien opte por revelarlos. En este orden de ideas, se estaría admitiendo el tratamiento sin consentimiento del titular y para una finalidad no autorizada por él, por parte de personas, autoridades o entes que pueden no contar con habilitación legal para ello”33.

Como se advierte, tanto el principio de acceso y circulación restringida como el de seguridad deben ser cumplidos por los Responsables y Encargados de información para garantizar el derecho de habeas data de los titulares, pues de la adopción de medidas de conservación de la información y de los controles de seguridad implementados depende de que se minimicen los riesgos de exposición de los datos personales.

Al respecto este Despacho considera de gran importancia señalar que, si bien la Superintendencia no ha emitido un listado taxativo de las medidas de seguridad que deben implementar los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales, el artículo 26 y 27 del Decreto 1377 de 2013 vigentes para la época de los hechos y recopilados por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ha establecido los parámetros con base en los cuales los Responsables deben implementar las medidas apropiadas y efectivas en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012.

En efecto, las normas en cuestión señalan: “Artículo 26. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este decreto, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la 32 Ver en: Corte Constitucional Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 MP. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 33 Ver en: Corte Constitucional Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 MP.

Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso. En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”.

Por su parte, el artículo 27 estableció: “Artículo 27. Políticas internas efectivas. En cada caso, de acuerdo con las circunstancias mencionadas en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 26 anterior, las medidas efectivas y apropiadas implementadas por el Responsable deben ser consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dichas políticas deberán garantizar: 1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este decreto. 2. La adopción de mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación. 3.

La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento. La verificación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la existencia de medidas y políticas específicas para el manejo adecuado de los datos personales que administra un Responsable será tenida en cuenta al momento de evaluar la imposición de sanciones por violación a los deberes y obligaciones establecidos en la ley y en el presente decreto”.

De conformidad con lo anterior, es claro entonces que el Responsable de Tratamiento de Datos personales cuenta con unos lineamientos mínimos para implementar las medidas de seguridad que considerara aptas y suficientes con el fin de garantizar la protección de los datos personales de los Titulares registrados en sus bases de datos. En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “En virtud de lo anteriormente expuesto, esta Dirección encuentra que presuntamente LA INVESTIGADA envió un correo al empleador de la Titular con el objetivo que la misma se contactara para evitar iniciar un proceso ejecutivo sobre una obligación adeudada.

Así pues, se encuentra que mediante el envío del correo, LA INVESTIGADA permitió el acceso a información personal de la Titular a terceros no autorizados, más cuando en el asunto del correo enviado al empleador de la Titular puede observarse el número de identificación de la Titular, siendo así posible leer el contenido de la comunicación por cualquier tercero. En razón a lo anterior, se encuentra que LA INVESTIGADA habría contravenido lo dispuesto en el literal d) del artículo 17, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.” 34 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

En la denuncia interpuesta por la Titular el 27 de mayo de 202235, la titular manifestó: “La empresa Cobranzas Cobratel SAS, envió una carta notificando un cobro a nombre de Xxxx. Xxxxxxx Xxxx. Xxxx que soy yo, con mi número de cedula a través de un correo de atención nacional de Yamaha "info@incolmotos-yamaha.com.co" este a su vez reenvió el correo a todo el grupo empresarial para el que trabajo, fue muy humillante y me ha costado mucho esfuerzo conseguir el trabajo que tengo para que una empresa difame y 34 Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022.

Folio 13. 35 Expediente digital. Consecutivo número 0. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” filtre mi información de esta manera; (…) no estoy segura si lo que ellos están haciendo es legal, por lo tanto solicito la empresa sea investigada (…)” 36 Además, la Titular aportó los siguientes documentos:  Comunicación remitida por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S dirigida al correo electrónico del empleador de la Titular37.  Pantallazo del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx”, de fecha del 25 de mayo de 202238.  Pantallazo del envío masivo por parte del empleador a la titular del correo con asunto “INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx” 39 36 Expediente digital.

Consecutivo número 1. Página 1. Folio 1. 37 Expediente digital, consecutivo 0. Página 2. 38 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. 39 Expediente digital, consecutivo 0. Página 4. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2. Mediante Oficio de radicado No. 22-212812- -3 del 16 de junio de 2022, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “4.

Indiquen a este Despacho si compartió información personal de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx con su actual empleador. 5. Informen a este Despacho si enviaron información personal de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx al correo ‘info@incolmotosyamaha.com.co’. De ser así, especifique qué información fue compartida. 6. Informe y acredite qué tipo de relación comercial o de servicios sostiene con la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx. 7.

Consecutivo número 3. Página 2. Folio 2. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” información de la deuda no se ha incurrido en una violación a la ley de Protección de datos HABEAS DATA. Es Importante tener presente que no se publicó ningún valor financiero ya que en el correo se envía sin saldos y se notifica que es información, que contiene datos semiprivados, e incluso la carta lleva contraseña para ser abierta, que es la cedula de la titular quien es directamente quien debe conocer la información. Ley 1266 de 2008.

La carta enviada a la empresa no involucra al empleador solo se utiliza como un medio para hacer llegar el mensaje así los titulares de la obligación se comuniquen con nosotros, se enteren de su situación crediticia, así podamos conciliar, llegar a acuerdo de pago, pagar con descuentos y así recuperar su historial en data crédito. La señora Xxxxx se comunicó con nosotros vía telefónica se le dio información de la obligación se adjuntó factura para su validación y se le dé dieron opciones de pago en varias ocasiones, se le informo que si no reconocía su firma o si consideraba que era una suplantación de identidad, que se dirigiera a fiscalía pusiera su respectiva denuncia y una vez ellos culminaran la investigación y saliera a su favor cesarían los cobros y se retiraría de nuestras bases de datos.” 41 De igual forma, la sociedad aportó la copia de la comunicación remitida el 25 de mayo de 202242 a la sociedad CONCESIONARIO YAMAHA MOTOS, en calidad de empleador de la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx.

De acuerdo al acervo probatorio, se evidencia que la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. el 25 de mayo de 2022 43 remitió un correo electrónico a las direcciones cemotosrechumanos@hotmail.com: info@incolmotos-yamaha.com.co; atenciónalcliente@yamaha-motor.es en cual tenía como asunto “INFORMACION IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx”, y el cual tenía cómo adjunto una comunicación dirigida a la Titular.

Este archivo que se encontraba protegido por una contraseña, que como era indicado en el correo remitido correspondía a número de cédula de la Titular, y contenía la notificación de cobro de una obligación en mora con el almacén EMIR. Cómo se observa, las personas a cargo de los anteriores correos, debido a la información remitida por la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., conocieron que la Titular XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx identificada con cédula No. XX.xxx.Xxx tenía una obligación en mora debido a una deuda adquirida con el almacén EMIR. 41 Expediente digital, consecutivo 5.

Página 4. Folios 1 a 2. 42 Expediente digital, consecutivo 5. Página 2. Folio 1. 43 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Al respecto, la sociedad argumenta que: “Cuando COBRANZAS COBRATEL envía carta al lugar de trabaja, no involucra a la empresa, ni le informa nada sobre la obligación de la señora Xxxxx solo se toma como un medio para dejar un mensaje, y así la señora se comunique con nosotros de nuevo para conciliar la obligación que aun aparece en mora, como no se divulgo ningún valor, ni información de la deuda no se ha incurrido en una violación a la ley de Protección de datos HABEAS DATA.

Es Importante tener presente que no se publicó ningún valor financiero ya que en el correo se envía sin saldos y se notifica que es información, que contiene datos semiprivados, e incluso la carta lleva contraseña para ser abierta, que es la cedula de la titular quien es directamente quien debe conocer la información.” 44 Frente a esto, es necesario realizar dos aclaraciones: Primero, aunque el archivo adjunto contenía un PDF el cual necesitaba contraseña para ser abierto, en el correo se indicaba que “la contraseña es el número de cédula del Titular”45 y ya que el asunto del correo era “INFORMACION IMPORTANTE PARA EL SEÑOR(A): TITULAR XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C xxxxxxxxx” 46, resulta claro que las personas que recibieron este correo podían acceder a la información que se encontraba en el PDF por cuanto la contraseña se indicaba en el asunto del correo.

Segundo, la sociedad afirma que no hay una violación al Régimen de datos personales por cuanto el correo enviado no informa nada sobre la obligación de la Titular, ni de la deuda ni ningún valor relacionado a esta. No obstante, la sociedad investigada desconoce que el correo enviado si contenía datos personales de la Titular, por cuanto en el mismo se compartió el nombre completo de la titular, el número de identificación, el estado de mora de una obligación, la sociedad con la que adquirió la obligación y en donde labora la titular.

Frente a lo anterior, este Despacho le aclara a la investigada que este tipo de información corresponde a datos personales, y para su circulación con terceros se necesita la autorización de la titular. De esta manera, se encuentra plenamente demostrado que la investigada actuó de manera negligente al no conservar la información personal de la titular bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; puesto que permitió que terceros no autorizados accedieran a los datos personales de la denunciante mediante el correo remitido el 25 de mayo de 2022 47 a los correos: cemotosrechumanos@hotmail.com: info@incolmotos-yamaha.com.co; atenciónalcliente@yamaha-motor.es; con el fin de llevar cabo el cobro de una obligación financiera, hecho que vulneró el derecho fundamental de habeas data de la denunciante.

En consecuencia, la conducta de la investigada se tipifica como un incumplimiento del literal d) del artículo 17, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente. 10.2.4 Respecto del deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales El principio de transparencia definido en el literal e) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Responsables del Tratamiento están obligados a garantizarle al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

El anterior principio se materializa, entre otros mecanismos jurídicos, a través de la 44 Expediente digital, consecutivo 5. Página 4. Folios 1 a 2. 45 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. 46 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. 47 Expediente digital, consecutivo 0. Página 3. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Política de Tratamiento de Información Personal.

Igualmente, dicho deber se enmarca dentro del literal k) del artículo, disposición que señala lo siguiente: “k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;” Además, el inciso tercero del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: Artículo 25.

Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. (…) Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Al respecto, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 señala que los Responsables del Tratamiento deberán (i) escribir sus políticas para el tratamiento de los datos personales; (ii) implementarlas en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo; y (iii) ser puestas en conocimiento de los Titulares.

El artículo también especifica la información que debe incluir en la política, que en ningún caso debe ser inferior a lo establecido en dicha norma, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. Cita la norma: “(…) Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. Derechos que le asisten como Titular. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (…)”. En torno a este asunto, es importante señalar que: (1) la política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito 48, formatos electrónicos 49, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; e (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data” 50, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “En el caso objeto de estudio, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA, mediante el oficio radicado 22-212812-3 28 del 16 de junio de 2022, para que, remitiera copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la sociedad.

Mediante las comunicaciones con radicados 22-212812-5 29 y 22-212812-6 30 del 5 de julio de 2022, LA INVESTIGADA dio respuesta al requerimiento efectuado por esta Dirección, sin embargo, no se entregó copia del documento requerido, lo que presupone que LA INVESTIGADA no tiene ni implementa una Política de Tratamiento de Datos Personales. Por lo anterior, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales.” 51 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

Mediante Oficios de radicados bajo No. 22-212812- -3 y 22-212812- -7, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “9. Remitan copia de la Política de Tratamiento de Datos desarrollada e implementada por la sociedad. ” 52 2. La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. aunque dio respuesta a los requerimientos anteriores mediante escritos radicados bajo No. 22-212812- -5 y 22-212812- -8, en estos no 48 Por ejemplo: medios impresos, anuncios impresos, formularios, etc. 49 Electrónicamente - en mensajes de texto; en los sitios web; en correos electrónicos; en aplicaciones móviles. 50 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. María Victoria Calle Correa. 51 Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022.

Folio 15. 52 Expediente digital. Consecutivo número 3. Página 2. Folio 2; y Consecutivo número 7. Página 2. Folio 2 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” se pronunció respecto de lo solicitado en el numeral nueve, ni aportó documento alguno al respecto. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio.

Por lo tanto, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con una Política de Tratamiento de Datos Personales. En conclusión, se encuentra demostrado que la investigada realiza tratamiento de datos personales en calidad de Responsable y que a la fecha no acreditó tener implementada y puesta a disposición de los titulares una Política de Tratamiento de Datos Personales, por lo anterior es claro que incumplió el deber contenido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 ejusdem, y los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2, 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente. 10.2.5 Respecto del deber de adoptar un Manual de los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos” Dicho deber está relacionado con los artículos 2.2.2.25.2.1, 2.2.2.25.2.8 y 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015, que establecen: Decreto 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.2.1.

Recolección de datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

(…) Artículo 2.2.2.25.2.8. Limitaciones Temporales Al Tratamiento De Los Datos Personales. (…) Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

(…) Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.” Como se evidencia, los Responsables deben proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información. Por ende, el Manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales de los Titulares de Información (Ciclo de vida del dato) se define como el documento mediante el cual el Responsable del Tratamiento establece el procedimiento que lleva a cabo para tratar los datos personales de los Titulares desde la fase de recolección hasta la fase de supresión o eliminación total de los datos personales de sus bases de datos; en desarrollo de lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “En el caso objeto de estudio, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA, mediante el oficio radicado 22-212812-3 del 16 de junio de 2022, para que, para que, remitiera copia de Manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. Mediante las comunicaciones con radicados 22-212812-5 y 22-212812-6 del 5 de julio de 2022, LA INVESTIGADA dio respuesta al requerimiento efectuado por esta Dirección, sin embargo, no se entregó copia del documento requerido, lo que presupone que LA INVESTIGADA no tiene ni implementa un Manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. Por lo tanto, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual de los procedimientos utilizados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información.” 53 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 53 Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022.

Folio 16 a 17. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 1. Mediante Oficios de radicados bajo No. 22-212812- -3 y 22-212812- -7, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “11.Remitan copia del Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información personal de los Titulares.”54 2.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. aunque dio respuesta a los requerimientos anteriores mediante escritos radicados bajo No. 22-212812- -5 y 22-212812- -8, en estos no se pronunció respecto de lo solicitado en el numeral onceavo, ni aportó documento alguno al respecto. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con un Manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar un Manual de los procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato), contenido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente. 10.2.6 Respecto del deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad Al respecto, la normativa de Protección de Datos Personales establece lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos 54 Expediente digital.

Consecutivo número 3. Página 2. Folio 2; y Consecutivo número 7. Página 2. Folio 2 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (…)” Artículo 4. Principios: “En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Decreto 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: (…) En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”.

(Subrayado y negrita adicionados). Sea lo primero indicar que la regulación colombiana exige a los Responsables del Tratamiento “ser capaces de demostrar (…) que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012” 55 y en sus normas reglamentarias. Por su parte, en cabeza de los Responsables de Tratamiento de datos personales se encuentra la de cumplir con los principios señalados en la ley tales como el de circulación restringida y de seguridad, de tal manera que se debe tener presente que los responsables del tratamiento deben garantizar, entre otras cosas, que la información personal no sea objeto de divulgación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Así pues, el Responsable deberá tener en cuenta diferentes variables para realizar un análisis de riesgo, como por ejemplo el volumen de la base de datos a la que realiza Tratamiento, así como la naturaleza de los datos, sitio y medio en el que se almacena la información, personas que tienen acceso a la misma, entre otras, a fin de establecer las vulnerabilidades en cada etapa del ciclo de vida del dato, con el fin de implementar las medidas o controles de seguridad que sean directamente proporcionales a los riesgos de los datos tratados y plasmarlas en un manual de seguridad de la información. Al respecto este Despacho considera de gran importancia señalar que, si bien la Superintendencia no ha emitido un listado taxativo de las medidas de seguridad que deben implementar los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales, el artículo 27 del Decreto 1377 de 2013 vigente para la época de los hechos y recopilados por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ha establecido lo siguiente “Artículo 27.

Políticas internas efectivas. En cada caso, de acuerdo con las circunstancias mencionadas en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 26 anterior, las medidas efectivas y apropiadas implementadas por el Responsable deben ser consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Dichas políticas deberán garantizar: 1.

La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este decreto. 55 Cfr. Artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 2.

La adopción de mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación. 3. La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento. La verificación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la existencia de medidas y políticas específicas para el manejo adecuado de los datos personales que administra un Responsable será tenida en cuenta al momento de evaluar la imposición de sanciones por violación a los deberes y obligaciones establecidos en la ley y en el presente decreto”.

En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “En el caso objeto de estudio, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA, mediante el oficio radicado 22-212812-3 del 16 de junio de 2022, para que, para que, remitiera copia del Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Mediante las comunicaciones con radicados 22-212812-5 y 22-212812-6 del 5 de julio de 2022, LA INVESTIGADA dio respuesta al requerimiento efectuado por esta Dirección, sin embargo, no se entregó copia del documento requerido, lo que presupone que LA INVESTIGADA no tiene ni implementa un Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Por lo anterior, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.”56 En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1.

Mediante Oficios de radicados bajo No. 22-212812- -3 y 22-212812- -7, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “10.Remitan copia del Manual de Políticas de Seguridad desarrollado e implementado por la sociedad, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los datos contenidos en su(s) base(s) de datos.”57 2.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. aunque dio respuesta a los requerimientos anteriores mediante escritos radicados bajo No. 22-212812- -5 y 22212812- -8, en estos no se pronunció respecto de lo solicitado en el numeral décimo, ni aportó documento alguno al respecto. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio. 56 Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022.

Folio 17 a 18. 57 Expediente digital. Consecutivo número 3. Página 2. Folio 2; y Consecutivo número 7. Página 2. Folio 2 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Por lo tanto, en el caso bajo estudio se debe tener en cuenta que el inciso primero del artículo 42 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispone lo siguiente: “Habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión, que será motivada”.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con un Manual de Políticas de seguridad. Por lo tanto, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. No obstante, este Despacho observa que en la Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 no hay claridad respecto del deber incumplido y por ende habría una falta de tipicidad.

Al respecto, resulta necesario destacar que el artículo 47 de la ley 1437 de 2011, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, indica que la formulación de cargos debe señalar con precisión y claridad “las disposiciones presuntamente vulneradas”, como se evidencia a continuación: “Artículo 47.Procedimiento administrativo sancionatorio.

(…) Concluidas las averiguaciones preliminares, si fuere del caso, formulará cargos mediante acto administrativo en el que señalará, con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes Este acto administrativo deberá ser notificado personalmente a los investigados.

Contra esta decisión no procede recurso” Por lo tanto, en aras de garantizar los derechos de la investigada, este Despacho se abstendrá de imponer una sanción pecuniaria y procederá únicamente a impartir una orden administrativa a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., en relación con el incumplimiento del deber de adoptar un Manual de Políticas de seguridad Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente. 10.2.7 Respecto del deber de adoptar un Manual para la atención de consultas y reclamos Los literales j) y k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 proveen unos deberes fundamentales para los Responsables de la Información: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(…)” (Resaltado fuera del texto). “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” Dicho deber está relacionado con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los cuales disponen que: “Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.

El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término ( )” Además, la normativa de Protección de Datos Personales establece lo siguiente: Decreto 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.3.1.

Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: (…) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. (…) Artículo 2.2.2.25.6.2. Políticas internas efectivas. En cada caso, de acuerdo con las circunstancias mencionadas en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 2.2.2.25.6.1. las medidas efectivas y apropiadas implementadas por el Responsable deben ser consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dichas políticas deberán garantizar: (…) 3. La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento. (…)”. Respecto de este deber, la Corte Constitucional en sentencia C 748 del 2011 dispuso que: “En el título VI, “DE LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DEL DATO”, el legislador enlistó en preceptos separados los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento.

Los deberes enumerados, en términos generales, buscan garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data por parte de los titulares, como los principios de la administración de datos personales analizados en otro capítulo de esta providencia. Estos deberes hacen referencia, según el sujeto concernido, a lo siguiente: En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (vi) Tramitar las consultas y reclamos, hecho que lo obliga a dar a conocer al encargado esas eventualidades para que éste incluya la información correspondiente en la base de datos, con anotaciones que permitan identificar fácilmente el estado de la información, es decir, para que siempre se encuentre actualizada -literales j) y l), e igualmente adoptar reglamentos claros para que el titular del dato pueda hacer exigible sus derechos a consultar y reclamar -literal k).” (Negrilla fuera del texto original) En el caso concreto este Despacho encontró mediante Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022 que: “En el caso objeto de estudio, este Despacho, a través del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, requirió a LA INVESTIGADA, mediante el oficio radicado 22-212812-3 del 16 de junio de 2022, para que, remitiera copia del Manual para la atención de consultas y reclamos.

Mediante las comunicaciones con radicados 22-212812-5 y 22-212812-6 del 5 de julio de 2022, LA INVESTIGADA dio respuesta al requerimiento efectuado por esta Dirección, sin embargo, no se entregó copia del documento requerido, lo que presupone que LA INVESTIGADA no tiene ni implementa un Manual para la atención de consultas y reclamos. Por lo tanto, se concluye que, la conducta de LA INVESTIGADA se subsume típicamente en una presunta infracción del deber establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto preliminarmente no se cumplió el deber de adoptar un Manual para la atención de consultas y reclamos.” 58 58 Resolución N° 78568 de 9 de noviembre de 2022.

Folio 19. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” En cuanto al acervo probatorio este Despacho observa lo siguiente: 1. Mediante Oficios de radicados bajo No. 22-212812- -3 y 22-212812- -7, esta Dirección le solicitó a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., lo siguiente: “12.Remitan copia del Manual de procedimientos para la atención de consultas y reclamos presentados por los Titulares.” 59 2.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. aunque dio respuesta a los requerimientos anteriores mediante escritos radicados bajo No. 22-212812- -5 y 22-212812- -8, en estos no se pronunció respecto de lo solicitado en el numeral doceavo, ni aportó documento alguno al respecto. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, vencido el término otorgado por esta Superintendencia para que la investigada rindiera sus explicaciones y ejerciera su derecho de defensa y contradicción, esta guardó silencio.

Así las cosas, se evidencia que la investigada nunca acreditó ante este Despacho que contaba con un Manual para la atención de consultas y reclamos. En conclusión, se encuentra que la investigada negligentemente incumplió el deber de adoptar un Manual para la atención de consultas y reclamos, contenido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Por ende, este Despacho procederá a imponer una sanción a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. y a impartir la orden administrativa correspondiente.

DÉCIMO PRIMERO: CONCLUSIONES Este Despacho evidenció que: 1. Se encontró demostrado que la sociedad investigada realiza tratamiento de datos personales y que en el caso objeto de estudio trató los datos personales de la denunciante sin contar con la autorización previa, expresa e informada de la Titular. 2. La investigada no acreditó haber informado de manera previa, clara y expresa a la Titular sobre las finalidades del Tratamiento al que serían sometidos sus datos personales y los derechos que le asistían. 3.

La investigada no conservó la información personal de la titular bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; puesto que permitió que terceros no autorizados accedieran a los datos personales de la titular mediante el correo remitido el 25 de mayo de 2022. 4.

La investigada pese a realizar tratamiento de datos personales en calidad de Responsable 59 Expediente digital. Consecutivo número 3. Página 2. Folio 2; y Consecutivo número 7. Página 2. Folio 2 “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” no acredito haber implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales. 5.

La investigada no acredito haber implementado un Manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato) 6. La investigada no acredito haber implementado un Manual de Políticas de seguridad. 7. La investigada no acredito haber implementado un manual para la atención de consultas y reclamos.

DÉCIMO SEGUNDO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar los mecanismos y/o procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los titulares, adicionalmente deberá eliminar la información personal de los titulares respecto de los cuales no conserve copia de la autorización.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar los mecanismos y/o procedimientos necesarios para informar las finalidades específicas del tratamiento a los Titulares y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar los mecanismos y/o procedimientos necesarios para garantizar la conservación de los datos personales de los Titulares bajo las condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Así mismo, deberá realizar campañas de sensibilización respecto de la Ley 1581 de 2012, capacitaciones periódicas sobre las medidas de seguridad implementadas con el fin de que los trabajadores que realicen tratamiento de datos conozcan sobre la Ley 1581 de 2012, los deberes y las políticas de seguridad de la sociedad para proteger el derecho fundamental de habeas data.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar todas las medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativa encaminadas a evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales que obran bajo su custodia.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá abstenerse, en sus procesos de cobranzas, de compartir los datos personales de Titulares con terceros no autorizados a través de correos electrónicos o cualquier otro medio de comunicación.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá desarrollar e implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá desarrollar e implementar un manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato).  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá desarrollar e implementar un manual de Políticas de seguridad.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos de los Titulares, en el cual se señalen los procedimientos para tramitar los requerimientos que le haga los Titulares de los Datos conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” De lo anteriormente ordenado el Responsable de Tratamiento de Datos personales deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término y el modo señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO TERCERO: Respecto de la Responsabilidad de los Administradores en materia de Datos Personales El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunto de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 60 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”61 (Subrayado fuera del texto original) Nótese que el artículo 2462 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los 60 Ley 222 de 1995 “Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones” 61 Crf.

Numeral 2 del artículo 23 de la ley 222 de 1995 62 El texto completo del artículo 24 de la 222 de 1995 dice lo siguiente: “Artículo

24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. El artículo 200 del Código de Comercio quedará así:

ARTICULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.

De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”63.

En este sentido, es de suma importancia resaltar la responsabilidad jurídica y económica, que radica no sólo en las personas jurídicas, sino también en cabeza de sus administradores, de suerte que este Despacho es enfático en aclarar que los mismos deben obrar con profesionalismo y diligencia en su gestión para tratamiento de datos personales.

En virtud de todo lo anterior, EXHORTAMOS al representante legal de la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con miras a: 1. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, con miras a garantizar frente a los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que de ellos se esté realizando Tratamiento se encuentren debidamente documentadas observando las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”64. 2.

Respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos. 3. Dar estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4. Demostrar, en los casos que se requiera, que los procedimientos adecuados al interior de la entidad se apliquen en debida forma. 5. Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

DÉCIMO CUARTO: Imposición y graduación de la sanción 14.1. Faculad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23, el cual señala lo siguiente: “ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles; o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar.

Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos. 63 Crf.

Parte inicial del artículo 24 de la ley 222 de 1995 64 El texto puede consultarse en: http://www.sic.gov.co/noticias/guia-para-la-implementacion-del-principio-de-responsabilidad-demostrada “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” (…)”. Por su parte, la Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: Por una otra, la ley 1581 de 2012 en su artículo 24 señala los criterios de graduación de las sanciones de los cuales este Despacho entrará a determinar cuales se deben tener en cuenta en caso concreto, así: De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional 65 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de 65 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f).

De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulta excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad66 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad 67 ”. Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”.

No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia68. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2369 de la misma ley. Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; 66 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 67 Organización de las Naciones Unidas (1948).

Declaración Universal de los Derechos Humanos. 68 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 69 Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 14.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de esta Dirección, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

La norma, pues, hace una distinción entre el daño concretado y el peligro o riesgo a los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012, entre otros, la protección del derecho fundamental a la protección de datos personales. Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad70” De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados71.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que la investigada puso en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012 por cuanto: 70 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 71 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 1.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. de manera negligente realizó el tratamiento de los datos personales de la Titular sin contar con su autorización previa, expresa e informada, lo que llevó a la vulneración del derecho fundamental de habeas data de la titular. Así las cosas, como sanción frente al primer cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($848.240) equivalente a VEINTE (20) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 9 ibídem, y el literal c) del artículo 4 de la misma ley y los artículos 2.2.2.25.2.2., y 2.2.2.25.2.5., del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 2.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. de manera negligente realizó tratamiento sobre los datos personales de la Titular sin haber informado, previamente, las finalidades de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten, lo que llevó a la vulneración del derecho fundamental de habeas data de la titular. Así las cosas, como sanción frente al segundo cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($848.240) equivalente a VEINTE (20) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2021, en concordancia con lo establecido en el literal b) del artículo 4 y literal a) del artículo 12 de la misma Ley; y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.2.2 inciso primero. 3.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. de manera negligente permitió que terceros no autorizados accedieran a los datos personales de la Titular, y en ese sentido no conservó los datos personales de la Titular bajo las condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Así las cosas, como sanción frente al segundo cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($848.240) equivalente a VEINTE (20) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales f) y g) del artículo 4° de la misma ley. 4.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. de manera negligente realiza tratamiento de datos personales en calidad de Responsable del tratamiento sin contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales. Así las cosas, como sanción frente al cuarto cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($848.240) equivalente a VEINTE (20) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 5.

La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin contar con un Manual de procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de la información (Ciclo de vida del dato). Así las cosas, como sanción frente al quinto cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($848.240) equivalente a VEINTE (20) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 6. La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. de manera negligente realiza tratamiento de datos personales sin contar con un manual para la atención de consultas y reclamos. Así las cosas, como sanción frente al séptimo cargo esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, una multa de OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($848.240) equivalente a VEINTE (20) Unidades de Valor Tributario (UVT), por la vulneración del deber establecido en el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 14.1.2 Otros criterios de graduación Por último, se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d), e) y f) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la infracción.

DÉCIMO QUINTO: Que, con el fin de garantizar los derechos de defensa y contradicción, esta Dirección ha concedido el acceso digital del presente expediente a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con Nit. 900.687.278-3, con el correo electrónico de notificación judicial: cobratelcallcenter@hotmail.com, quien debe registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea, donde deberá ingresar al vínculo denominado “ver mis trámites” y luego seleccionar “De protección de datos personales”, donde podrá visualizar el presente proceso radicado bajo el N° 22-212812. La sociedad es responsable de la seguridad y utilización correcta de su USUARIO y CONTRASEÑA y deberá adoptar las medidas necesarias para que sean estrictamente confidenciales y sean utilizados únicamente por aquellas personas que estén debidamente autorizadas para ello.

Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible. En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO 1: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con Nit. 900.687.278-3 de CINCO MILLONES OCHENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CUARENTA PESOS M/CTE ($5.089.440) correspondientes a CIENTO VEINTE (120) Unidades de Valor Tributario (UVT), por el incumplimiento a lo dispuesto en: i. Literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 9 ibídem, y el literal c) del artículo 4 de la misma ley y los artículos 2.2.2.25.2.2., y 2.2.2.25.2.5., del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. ii.

Literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal g) del artículo 4° ejusdem y el inciso 3 del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” 1074 de 2015. v. Literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. vi.

Literal k) del artículo 17 ejusdem, y los numerales 4 y 5 del artículo 2.2.2.25.3.1 y el numeral 3 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO 2: ORDENAR a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con Nit. 900.687.278-3, para que, en su calidad de responsable del Tratamiento, cumpla con las siguientes órdenes:  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar los mecanismos y/o procedimientos necesarios para solicitar y conservar copia de la autorización previa, expresa e informada de los titulares, adicionalmente deberá eliminar la información personal de los titulares respecto de los cuales no conserve copia de la autorización.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar los mecanismos y/o procedimientos necesarios para informar las finalidades específicas del tratamiento a los Titulares y los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada.  La sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S. deberá implementar los mecanismos y/o procedimientos necesarios para garantizar la conservación de los datos personales de los Titulares bajo las condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas”

ARTÍCULO 3: la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con Nit. 900.687.278-3, deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los Tres (3) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo. PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento.

Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de las órdenes impartidas por mandato de este acto administrativo. Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de cada orden, y suscrita por el representante legal de la sociedad; sin perjuicio de que las misma puedan ser verificadas con posterioridad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con Nit. 900.687.278-3, acreedora de las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO 4: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad COBRANZAS COBRATEL S.A.S., identificada con Nit. 900.687.278-3, a través de su representante legal, entregándoles copia de esta Resolución e informándoles que contra ella procede el recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales, y el de apelación, ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

ARTÍCULO 5: COMUNICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la señora XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx, identificada con cédula de ciudadanía No. XX.xxx.Xxx.

ARTÍCULO 6: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co - Sede Alterna: Avenida Carrera 7 # 31A-36 pisos 3 y 3 A en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 04 de julio de 2023 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, Firmado digitalmente por ENRIQUE SALAZAR CARLOS ENRIQUE CARLOS MUNOZ SALAZAR MUNOZ Fecha: 2023.07.04 11:28:22 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LCAF Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Identificación: Representante Legal: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: COBRANZAS COBRATEL S.A.S. NIT 900.687.278-3 CAROLINA MARÍA JIMÉNEZ ISAZA C.C. 39.213.555 cobratelcallcenter@hotmail.com Carrera 47 No. 50-24 Edificio Furatena Oficina 805 Medellín – Antioquía “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes administrativas” COMUNICACIÓN Señora: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: XXXXx XXXXXXX XXXXX XXXXx C.C. XX.xxx.Xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXx

Resolución sancionatoria N° 37998 de 2023

CONSIDERANDO

RESUELVE