Resolución sancionatoria N° 47522 de 2021

(29 JULIO 2021) “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Radicación 19-134202 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y el numeral 8 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Dirección, en ejercicio de la función de vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en el Régimen de Protección de Datos Personales otorgada por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 y conforme a la función de administración del Registro Nacional Público de Bases de Datos –en adelante RNBD– consagrada en el literal h) del artículo 21 ejúsdem y el numeral 7 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, procedió mediante oficio con radicado 191342020-0000 del 14 de junio de 2019, a requerir a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, para que remitiera y/o se pronunciara frente a lo siguiente: “1.

Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos -RNBD. 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de Políticas de seguridad. 4.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manual de los procedimientos sados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6. Señale a este Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los titulares almacenados en sus bases de datos”.

SEGUNDO: Que cumplido el término de cinco (05) días concedido mediante el oficio 19-134202- 00000 del 14 de junio de 2019, enviado al correo electrónico plantaferal@gmail.com, figurante en el certificado de existencia y representación legal, no se observa en el expediente que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN haya suministrado respuesta al anterior requerimiento.

TERCERO: Que, debido a lo anterior, mediante oficio 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, el Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de esta Dirección requirió, nuevamente, a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN para que allegara lo siguiente: “1. Informe y acredite las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de su(s) base(s) de dato(s) en el Registro Nacional de Bases de Datos – RBND. 2.

Remita copia de la(s) Política(s) de Tratamiento de Datos Personales desarrollada(s) e implementada(s) por la entidad sin ánimo de lucro. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” 3. Remita copia del manual de Políticas de Seguridad implementado por la entidad sin ánimo de lucro. 4. Remita copia del manual de políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la atención de peticiones, consultas y reclamos. 5.

Remita copia del manual políticas y procedimientos implementado por la entidad sin ánimo de lucro para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información”.

CUARTO: Que cumplido el término de cinco (05) días concedido mediante el oficio con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 enviado a la Calle 2 # 2 – 36 de Nemocón /Cundinamarca el 9 marzo de 2020 y recibido a satisfacción el 12 de marzo de 2020, tal como se visualiza en la Guía No. RA251511091CO emitida por el servicio de envíos de Colombia 472, no se observa en el expediente que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN haya suministrado respuesta al anterior requerimiento.

QUINTO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en el i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 34675 del 2 de julio de 2020, por medio de la cual se formularon CINCO (5) cargos a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1.

La mencionada resolución le fue notificada a la investigada para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

SEXTO: Que, dentro del término legal, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN presentó escritos de descargos con radicado 19134202-00008 del 11 de agosto de 2020.

SÉPTIMO: Que, a través de la Resolución No. 56700 del 16 de septiembre de 2020, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente 19-134202, con el valor probatorio que les corresponda, y corrió traslado a la investigada para que presentara alegatos de conclusión.

OCTAVO: Que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, a través de su representante legal, presentó alegatos de conclusión dentro del término legal mediante la comunicación con radicado 19-134202-00013 del 1 de octubre de 2020, reiterando lo expresado en los descargos1.

NOVENO: Que mediante la Resolución No. 23484 del 22 de abril de 2021, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales resolvió imponer una sanción pecuniaria a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1, de DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($ 10.892.400), equivalente a TRESCIENTAS (300) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT, al encontrarse demostrado su actuar negligente en el cumplimiento de lo dispuesto en el: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y 1 Comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem. A su vez, a través de la Resolución No. 23484 del 22 de abril de 2021 se impartieron unas órdenes administrativas a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN tendientes a garantizar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales y evitar que se vulnere el derecho de hábeas data de los Titulares de la información. Estas órdenes son: 1) “La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá incluir en la Política de Tratamiento de Datos Personales (i) el nombre y domicilio del Responsable y (ii) la fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Así mismo, deberá incluir en la Política de Tratamiento de Datos Personales que a través de los reclamos también los Titulares pueden advertir sobre el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y deberá corregir la mención al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en “[r]eclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 (…)”. 2) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá inscribir todas las bases de datos sujetas a su Tratamiento en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, de acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 2.2.2.26.1.2., 2.2.2.26.1.3., 2.2.2.26.2.1., 2.2.2.26.2.2., 2.2.2.26.2.4., 2.2.2.26.2.5.¸ 2.2.2.26.2.6., 2.2.2.26.3.1., 2.2.2.26.3.2. y 2.2.2.26.3.3. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 3) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá dar a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales a los Titulares de la información por el medio que lo considere pertinente, conforme con los artículos 2.2.2.25.3.1 y 2.2.2.26.2.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 4) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual interno que contenga las políticas y procedimientos de seguridad para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales que están sujetos a su Tratamiento, de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 5) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 6) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá adoptar un manual con las políticas y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, a fin que documente e implemente el correcto Tratamiento de la información personal en las diferentes etapas del ciclo de vida del dato (recolección, circulación y disposición final), de acuerdo con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem.

Dentro de este manual, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN deberá documentar e implementar el procedimiento para la obtención de la autorización previa, expresa e informada de los Titulares de “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” la información, acorde con el artículo 9 y el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la sección 2 del capítulo 25 del Decreto Ley 1074 de 2015. 7) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá modificar el modelo de autorización para el Tratamiento de la información personal y garantizar que para el Tratamiento de información siempre cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular, conforme con el artículo 9 y el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la sección 2 del capítulo 25 del Decreto Ley 1074 de 2015”. 8) La entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, deberá suprimir o modificar el documento Aviso de Privacidad de Datos Personales Código: APDP, VERSIÓN: 1, MARZO /2020.

En caso de modificación, deberá documentar el Aviso de Privacidad y darlo a conocer a los Titulares de la información, acorde con lo previsto en los artículos 2.2.2.25.3.2. a 2.2.2.25.3.5. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015”. De igual manera, se impartió el siguiente exhorto al representante legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN: “EXHORTAR al señor GERMÁN HERNANDO PINZÓN PINZÓN, identificado con C.C. No. 3.102.698, en calidad de representante legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el Nit. 860.521.552-1, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente los de transparencia, finalidad, libertad, seguridad y legalidad. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data”.

DÉCIMO: Que la Resolución No. 23484 del 22 de abril de 2021 fue notificada electrónicamente el 28 de abril de 2021 a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, a través de su representante legal, de acuerdo con la certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de la Superintendencia de Industria y Comercio con radicado 19-134202-00019 del 10 de mayo de 2021.

DÉCIMO PRIMERO: Que mediante las comunicación con radicado 19-134202-00020 del 11 de mayo de 20212, por conducto de su representante legal la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN interpuso recurso de reposición y en subsidio de apelación a la Resolución No. 23484 de 2021, a fin que se revoque la Resolución No. 23484 de 2021 y se amplíe el término para dar cumplimiento a la implementación de la política y procedimiento de protección de datos.

Los argumentos expuestos por la recurrente son los siguientes: 11.1 Alega que los oficios 19-1342020 del 14 de junio del 2019 y 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 nunca fueron recibidos, debido a que fueron remitidos al correo electrónico 2 Reiterada con las comunicaciones con radicados 19-134202-00021 del 11 de mayo de 2021 y 19-134202-00022 del 12 de mayo de 2021.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” plantaferal@gmail.com que ha estado inactivo o sin uso por más de 5 años. Agrega que los correos electrónicos destinados para el recibo de toda información son rupertoaguileraleon@hotmail.com y presidenciaferal@gmail.com. 11.2 Expresa que el oficio con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 fue entregado el 7 de mayo de 2020 y no como se señala en el acto administrativo recurrido, el 12 de marzo de 2020, como se evidencia en la guía No. RA251511091CO y el oficio en el que a puño y letra de la secretaria del colegio se indica que la fecha de recibido es el 7 de mayo de 2020.

Añade que en razón a ello, la respuesta del 13 de mayo de 2020 fue oportuna. Aporta la siguiente imagen donde señala se consigna la anotación de la fecha realizada por la secretaria: Imagen1. Tomada del recurso de reposición y en subsidio de apelación obrante en la comunicación con radicado 19-134202-00020. 11.3 Arguye que los únicos datos personales que maneja obran en el libro de matrículas y no utiliza base de datos alguna, así como tampoco manejaba bases de datos con anterioridad a marzo de 2020.

Al respecto señala: “Con respecto a las políticas y procedimientos de protección de datos reitero que hasta antes del año 2020 la FUNDACION EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEON no manejaba bases de datos hoy como consecuencia de la pandemia nos vimos obligados por orden del gobierno nacional a entrar en virtualidad a partir del mes de marzo del año 2020, hecho que nos obligó a que cada docente organice grupos de whatsapp y que en la secretaria haya un listado con los números de celulares de estudiantes, padres de familia y acudientes, es por esta razón que la FUNDACION inicio en el mes de marzo de 2020 la implementación de las políticas de datos.

Por tanto, antes de marzo no teníamos bases de datos y luego no teníamos información que inscribir y por tanto no teníamos políticas de manejo de datos”. 11.4 Señala sobre las bases de datos y los documentos solicitados por esta Superintendencia, lo siguiente: “La Superintendencia nunca nos preguntó si la FUNDACION RUPERTO AGUILERA, manejaba bases de datos antes del año 2020, solo se limitó a pedirnos nuestras POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS, razón por la cual le enviamos la implementación que estábamos adelantando en virtud a la base de datos que estábamos elaborando de los estudiantes, padres y acudientes por razón de la virtualidad ordenada por el gobierno nacional, como consecuencia de la pandemia”. 11.5 Expresa que sus ingresos mensuales son en promedio de $24.000.000 y el patrimonio es fruto de la donación que efectuó el fundador de la recurrente hace más de 40 años. 11.6 Manifiesta que en el acto recurrido en el considerando décimo en análisis del caso, respecto del primer cargo, por la vulneración del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley (…), el ítem (ii) se basa en “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” supuestos de una posible vulneración y toda duda se debe resolver en favor del investigado.

Agrega que también es un supuesto de este Despacho “(…) que por nuestro objeto social es altamente probable que manejemos bases de datos (…)”. 11.7 Aclara que la política de protección de datos personales del 20 de marzo de 2020 se creó por la necesidad generada por la pandemia de crear grupos de Whatsapp y así, el manejo de los números de teléfono y correos de los estudiantes, ya que con anterioridad “(…) todas las comunicaciones se realizaban con circulares y citaciones por escrito a estudiantes, padres de familia y acudientes (…)”, aportando las siguientes imágenes para demostrar esto último: Imagen 2.

Tomada del recurso de reposición y en subsidio de apelación obrante en la comunicación con radicado 19-134202-00020. Imagen 3. Tomada del recurso de reposición y en subsidio de apelación obrante en la comunicación con radicado 19-134202-00020. Imagen 4. Tomada del recurso de reposición y en subsidio de apelación obrante en la comunicación con radicado 19-134202-00020.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación”

DÉCIMO SEGUNDO: Que en razón a lo expresado por la recurrente en el escrito de reposición y en subsidio de apelación referente a la fecha de recepción del oficio con radicado 19-13420200001 del 3 de marzo de 2020 y que con anterioridad al 20 de marzo de 2020 no contaban con bases de datos, esta Dirección con el objeto de esclarecer estas afirmaciones profirió la Resolución No. 38556 del 23 de junio de 2021 “[p]or la cual se decreta la práctica de unas pruebas dentro del trámite del recurso de reposición”, decretando las siguientes pruebas: • “Ordenar a un miembro del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas consultar la página web de la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72 (http://www.4-72.com.co/) y en la opción rastreo verificar la fecha de entrega del envío con guía No. RA251511091CO, dejando constancia documental de dicha diligencia. • Ordenar a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN que aporte copia del libro de matrículas más antiguo que conserve en sus archivos, anonimizando todos los datos personales que llegasen a encontrarse en él”.

DÉCIMO TERCERO: Que mediante la comunicación con radicado 19-134202-00026 del 25 de junio de 2021, un miembro del equipo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de esta Dirección radicó la constancia documental de verificación en la página web de la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. de la fecha de entrega de la guía No. RA251511091CO.

Las constancias documentales son: Imagen 5. Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00026. Imagen 6. Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00026. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Imagen 7. Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00026.

Imagen 8. Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00026.

DÉCIMO CUARTO: Que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN a través de las comunicaciones con radicados 19-134202-00027 del 30 de junio de 2021 y 19-134202-00028 del 1 de julio de 2021 allegó a esta actuación soportes de los libros de matrículas del año 1998 en 328 páginas, de los cuales se extraen las siguientes imágenes: “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Imagen 9.

Tomada del Libro de Matrículas Pre-Escolar y Primaria 1998 anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00027 del 30 de junio de 2021. Imagen 10. Tomada del Libro de Matrículas Pre-Escolar y Primaria 1998 anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00027 del 30 de junio de 2021. Imagen 11. Tomada del Libro de Matrículas Pre-Escolar y Primaria 1998 anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00027 del 30 de junio de 2021.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Imagen 12. Tomada del Libro de Matrículas Bachillerato 1998 anexo a la comunicación con radicado 19134202-00027 del 30 de junio de 2021. Imagen 13. Tomada del Libro de Matrículas Bachillerato 1998 anexo a la comunicación con radicado 19134202-00027 del 30 de junio de 2021.

Imagen 14. Tomada del Libro de Matrículas Bachillerato 1998 anexo a la comunicación con radicado 19134202-00027 del 30 de junio de 2021.

DÉCIMO QUINTO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio La Ley 1581 de 2012 establece que la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley y sus decretos reglamentarios.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación”

DÉCIMO SEXTO: Que el artículo 77 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) consagrada los requisitos para presentar los recursos y el 78 de la misma Ley, las causales de rechazo de los mismos. Al respecto, este Despacho concluye que se encuentran presentes los requisitos necesarios para estudiar de fondo el recurso de reposición, por cuanto: 16.1 El recurso fue interpuesto por la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN dentro del término legal, ya que fue radicado dentro del plazo otorgado en el Artículo Cuarto de la parte resolutiva de la Resolución No. 23484 de 2021 y acorde con el artículo 76 de la Ley 1437 de 2011.

Esto en consideración a: 16.1.1 La recurrente fue notificada electrónicamente el 28 de abril de 2021de la Resolución No. 23484 de 2021, de acuerdo a certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de la Superintendencia de Industria y Comercio con radicado 19-13420200019 del 10 de mayo de 2021. 16.1.2 La recurrente interpuso recurso de reposición y en subsidio de apelación el 11 de mayo de 2021 a través de correo electrónico con radicado 19-134202-000203, encontrándose presentado dentro del término legal. 16.2 La recurrente manifestó los motivos de inconformidad que presenta respecto de la Resolución No. 23484 de 2021, los cuales fueron expuestos en el numeral considerativo décimo cuarto de esta resolución. 16.3 Respecto de los documentos aportados como pruebas por el recurrente. 16.3.1 Mediante el correo electrónico con radicado 19-134202-00020 del 11 de mayo de 20214, allegó escrito de recurso de reposición y en subsidio de apelación. 16.3.2 A través del correo electrónico con radicado 19-134202-00027 del 30 de junio de 2021 y 19-134202-00028 del 1 de julio de 2021 allegó a esta actuación soportes de los libros de matrículas del año 1998 en 328 páginas, acorde con la prueba decretada mediante la Resolución No. 38556 del 23 de junio de 2021. 16.4 Sobre la indicación del nombre y dirección del recurrente, y correo electrónico si desea ser notificado por este medio.

Al respecto, la recurrente en el recurso de reposición y en subsidio de apelación, anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00020 del 11 de mayo de 20215, informa su nombre, dirección física y correo electrónico para efectos de la notificación DÉCIMO SÉPTIMO: Que una vez revisados los argumentos presentados por la recurrente se encuentra que los mismos se concretan en cuatro aspectos, a saber: (i) notificación y oportunidad en la respuesta a los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, (ii) bases de datos y la implementación de la política de protección de datos personales, (iii) proporcionalidad en la sanción y;

(iv) de las pretensiones. 17.1 Respecto de notificación y oportunidad en la respuesta a los requerimientos de la La recurrente arguye que los oficios 19-1342020 del 14 de junio del 2019 y 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 fueron remitidos al correo electrónico plantaferal@gmail.com, el cual está inactivo hace más de 5 años, siendo los correos electrónicos rupertoaguileraleon@hotmail.com y presidenciaferal@gmail.com los dispuestos para recibir información. Agrega que respecto del 3 Presentado, igualmente, con los correos electrónicos con radicados 19-134202-00021 del 11 de mayo de 2021 y 19-134202-00022 del 12 de mayo de 2021. 4 Presentado, igualmente, con los correos electrónicos con radicados 19-134202-00021 del 11 de mayo de 2021 y 19-134202-00022 del 12 de mayo de 2021. 5 Reiterada con las comunicaciones con radicado 9-134202-00021 del 11 de mayo de 2021 y 19-134202-00022 del 12 de mayo de 2021.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” oficio con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, este fue remitido con la guía No. RA251511091CO y fue entregado el 7 de mayo de 2020 como puede evidenciarse en el oficio con la letra de la secretaria del colegio, por lo cual la respuesta del 13 de mayo de 2020 se efectuó dentro del término legal e incluso, se envió nuevamente el 11 de agosto de 2020 por solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En primer lugar, es preciso aclarar que en junio de 2019 esta Dirección solo remitió un requerimiento a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, bajo el radicado 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 y no dos requerimientos. Dicho requerimiento fue remitido al correo electrónico plantaferal@gmail.com, en consideración a que para la fecha de su envío tal correo electrónico era el dispuesto para notificaciones judiciales en el certificado de existencia y representación legal de la recurrente.

Además, para el 23 de marzo de 2021 aún se encontraba consignado en dicho certificado ese medio de notificación, de acuerdo con la siguiente imagen que también se plasma en el acto administrativo recurrido: Imagen 15. Tomada del RUES6 el 23 de marzo de 2021 del certificado de existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN. A su vez, este Despacho consultó el 3 de junio y 9 de julio de 2021 el certificado de existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, evidenciando que la recurrente no ha actualizado el email para notificaciones judiciales, a pesar que manifiesta que el correo electrónico plantaferal@gmail.com “(…) esta (sic) inactivo o sin uso desde hace cinco (5) años o mas (sic) (…)” y que “(…) dentro de los siguientes 10 días hábiles contados a partir de la fecha corregiremos ante la Cámara de Comercio o buscaremos la forma de volver a activar dicho correo (…)”.

A continuación, se extraen dos imágenes de las consultas mencionadas realizadas el 3 de junio y 9 de julio de 2021: Imagen 16. Tomada del RUES el 3 de junio de 2021 del certificado de existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN. Imagen 17. Tomada del RUES el 9 de julio de 2021 del certificado de existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN. De acuerdo con las imágenes extraídas del certificado de existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN en fechas diferentes, la recurrente no ha actualizado la información del correo electrónico en el registro mercantil lo que es de su exclusiva responsabilidad.

No puede alegar que al correo electrónico plantaferal@gmail.com no reciben comunicaciones al estar inactivo, ya que está consignado en el mentado certificado para las notificaciones judiciales, al menos desde junio de 2019 que fue la fecha consultada por primera vez por esta entidad para el envío del requerimiento 6 Registro Único Empresarial.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” con radicado 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019. Además, en la última renovación de la matrícula mercantil, 30 de marzo de 2021, no efectuaron la actualización del correo electrónico. Téngase presente que al obrar el correo electrónico plantaferal@gmail.com en el registro mercantil implica que toda entidad, no solo esta Superintendencia, puede contactar a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN por comunicación a dicho email.

Por otra parte, en cuanto al requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 dentro del acervo probatorio se encuentran las siguientes evidencias relacionadas con la fecha de entrega a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, así como de la fecha de respuesta por parte de la recurrente: (i) De acuerdo con la guía No. RA251511091CO emitida SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72, visible en el anexo a la comunicación con radicado 19-13420200026 del 25 de junio de 2021, el requerimiento 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020 fue entregado a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN el 12 de marzo de 2020 como se visualiza en las partes que se encuadran en rojo de las siguientes imágenes: Imagen 18.

Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00026. Imagen 19. Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00026. (ii) La recurrente con la imagen del correo electrónico de envío de respuesta al requerimiento, demostró que lo atendió el 13 de mayo de 2020 remitiéndolo al correo electrónico de radicación de documentos de esta entidad, contactenos@sic.gov.co.

La imagen es la siguiente: “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Imagen 20. Tomada del anexo a la comunicación con radicado 19-134202-000087. De acuerdo con las anteriores evidencias, el requerimiento fue entregado el 12 de marzo de 2020 a la recurrente y ella lo respondió el 13 de mayo de 2020.

A su vez, en el requerimiento con radicado 19-134202-00001 fechado del 3 de marzo de 2020 se concedió a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN “(…) un plazo que vence dentro de los CINCO (05) días hábiles siguientes a la recepción del presente oficio (…)”, respecto a lo cual este Despacho en el acto recurrido señaló que “(…) hasta el 19 de marzo de 2020 tenía plazo para que respondiera oportunamente”; no obstante, es preciso aclarar que en el año 2020 producto de la situación generada por la pandemia Covid-19 se suspendieron los términos en diferentes actuaciones administrativas, llevando a que para el caso concreto los términos se suspendieran del 17 de marzo de 2020 al 31 de marzo de 2020, con fundamento en: (i) En virtud de la Resolución No. 11792 del 16 de marzo de 2020 de esta entidad “[p]or la cual se suspenden términos en los trámites administrativos que adelanta la marzo al 31 de marzo de 2020, al señalar: “ARTÍCULO 1°.

SUSPENDER los términos procesales de la actuaciones administrativas que se surten ante las dependencias de esta Superintendencia, desde el 17 al 31 de marzo de 2020 (inclusive), fechas en las que no correrán términos para todos los efectos de ley, ni los siguientes servicios de la plataforma tecnológica en relación con dichos asuntos: Portal web, correo electrónico, sistemas de información, Internet, el sistema de trámites, sistema de recaudos para la legalización de pagos y servicio al ciudadano. (…) ARTÍCULO 3°.

ORDENA R a la Oficina de Tecnología e Informática de la necesarias para que los distintos canales virtuales de comunicación (página web, correo electrónico, entre otros), se suspendan el día 17 al 31 de marzo de 2020”. (ii) Esta entidad con la Resolución No. 12169 del 31 de marzo de 2020 “[p]or la cual se dictan medidas para garantizar el debido proceso administrativo y la efectiva prestación del servicio de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional”, reanudó los términos para, entre otros, las actuaciones administrativas de naturaleza no sancionatoria que puedan adelantarse por los medios virtuales y tecnológicos de esta Superintendencia. Esta norma señala lo siguiente: “ARTÍCULO 1°.

SUSPENDER los términos de las actuaciones administrativas sancionatorias y disciplinarias en curso, que se surten ante las dependencias de esta Superintendencia, desde el 1º de abril del 2020 y hasta la vigencia del Estado de 7 Esta imagen se allegó nuevamente por la recurrente en el contenido del recurso de reposición y en subsidio de apelación, obrante en las comunicaciones con radicados 19-134202-00020 y 19-134202-00021 del 11 de mayo de 2021 y 19-134202-00022 del 12 de mayo de 2021.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Emergencia Económica, Social y Ecológica decretada por el Presidente de la República, fechas en que no correrán los términos legales, incluidos los de caducidad de la facultad sancionatoria de la administración prevista de manera general en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en las normas especiales aplicables a las actuaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo, quedará suspendido el trámite de control previo de integraciones previsto en el artículo 9 y siguientes de la Ley 1340 de 2009 (…)

PARÁGRAFO SEGUNDO: Se excluyen del presente artículo aquellas actuaciones administrativas de carácter no sancionatorio y/o aquellas propias de la función asesora prevista en el ordenamiento legal, que permitan su gestión a través los medios electrónicos dispuestos por esta Superintendencia, con excepción de los trámites de solicitud de renovación de signos distintivos y el pago de las tasas de mantenimiento de Nuevas Creaciones, los cuales continuarán suspendidos en los términos del presente artículo”.

(Se subraya fuera de texto) En consideración a que el requerimiento con radicado 19-134202-00001 fechado del 3 de marzo de 2020 correspondió a una solicitud de esta Dirección en desarrollo de sus funciones8, no era una actuación administrativa de carácter sancionatorio y podía gestionarse por los medios tecnológicos y virtuales de esta Superintendencia como lo es la recepción de comunicaciones al correo electrónico contactenos@sic.gov.co, los términos para que la recurrente lo respondiera se reanudaran el primero de abril de 2020.

En ese orden de ideas, al contabilizarse el término desde el 13 de marzo de 2020, es decir desde el día siguiente a la entrega del requerimiento, y con suspensión de términos del 17 al 31 de marzo de 2020, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN debió responder el mentado requerimiento hasta el 6 de abril de 2020.

Así las cosas, este Despacho encuentra que en la Resolución No. 23484 de 2020 al no tenerse en cuenta la suspensión de términos de la Resolución No. 11792 de 2020, se tomó la fecha del 19 de marzo de 2020 como máxima para que la recurrente presentara respuesta oportuna al requerimiento con radicado 19-134202-00001 fechado del 3 de marzo de 2020; no obstante, con fundamento en lo expuesto, el 6 de abril de 2020 era el vencimiento para que atendiera en término el requerimiento.

En todo caso, es de aclarar que a pesar que en el acto administrativo recurrido se cometió una imprecisión respecto a la fecha de vencimiento para dar respuesta al antedicho requerimiento de esta Superintendencia, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN lo atendió el 13 de mayo de 2020, es decir, extemporáneamente.

Adicionalmente, en cuanto a lo expresado por la recurrente en el sentido que la respuesta del 13 de mayo de 2020 fue presentada dentro del término legal y que prueba de ello es la fecha de recibo “MAYO 7/2020” consignada en el documento físico del requerimiento a puño y letra de la secretaria de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, para este Despacho la fecha en el documento a puño y letra no demuestra de modo alguno que recibió el requerimiento el 7 de mayo de 2020 y menos aún, obrando dentro del acervo probatorio la guía No. RA251511091CO emitida SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 472 que corresponde a la prueba idónea para demostrar la fecha de entrega del requerimiento, que para el caso se demostró fue el 12 de marzo de 2020. 8 “ARTÍCULO 21.

FUNCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá las siguientes funciones: a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; (…) f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.

(…)”. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” De acuerdo con lo anterior, este Despacho confirma que dentro de esta actuación administrativa está claramente demostrado que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN atendió de forma extemporánea el requerimiento 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, lo cual implicó que desconociera el cumplimiento del deber previsto en literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem.

Es de aclarar que la recurrente vulneró este deber no solo por la respuesta fuera del término concedido en el antedicho requerimiento, sino también por responderlo de forma incompleta al atender solo 1 pregunta de las 5 formuladas por esta Dirección, es decir que en la respuesta extemporánea del 13 de mayo de 2020 la recurrente dejó sin respuesta a 4 de las preguntas realizadas por este Despacho.

Por último y de acuerdo con lo expuesto, este Despacho fundamentó su decisión con la valoración de todas las pruebas debidamente allegadas a esta actuación administrativa, por lo cual no es de recibo lo afirmado por la recurrente respecto a que hubo afán del funcionario en sancionar porque ella no tuvo conocimiento del primer requerimiento.

Téngase presente que también hubo un segundo requerimiento con radicado 19-134202-00001 del 3 de marzo de 2020, del cual está plenamente demostrado que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN respondió de forma extemporánea e incompleta, de manera que no hubo en esta investigación un desconocimiento al artículo 6 de la Constitución Política de Colombia. 17.2 Respecto de las bases de datos y de la implementación de la Política de protección de datos personales La recurrente expresa que no maneja bases de datos y con lo único que cuenta es con libros de matrículas, enfatizando que antes del 20 de marzo de 2020 no tenía bases de datos y en consecuencia, tampoco políticas de protección de datos personales.

Añade que en dicha fecha, por la pandemia se vio la necesidad de recurrir a la virtualidad y ello conllevó a la creación de grupos de Whatsapp para lo que se requieren números de celular de estudiantes, padres de familia y acudientes, así como correos electrónicos, lo cual implicó la adopción de unas políticas y procedimientos para la protección de datos personales.

A su vez, aduce que las políticas en materia de protección de datos personales remitidas a esta entidad corresponden a las que se estaban implementando y que la Superintendencia nunca preguntó si se manejaban bases de datos, además que “(…) anteriormente todas las comunicaciones se realizaban con circulares y citaciones por escrito a estudiantes, padres de familia y acudientes (…)”.

Arguye la recurrente que la sanción impuesta por la Superintendencia se basa en supuestos de que tenían bases de datos con anterioridad al 20 de marzo de 2020, del “(…) Análisis del Caso en el ítem (ii) se basa en supuestos de posible vulneración del i), literal k) del art 17 de la ley1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del art 25 de la misma ley y el art (…)” y también es un supuesto “que por nuestro objeto social es altamente probable que manejemos bases de datos”.

Ahora bien, en primer lugar este Despacho procede a dilucidar lo qué son bases de datos, partiendo de las definiciones previstas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 que señala: “ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

(…) e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”.

(Se subraya fuera de texto) A partir de las anteriores definiciones, cualquier operación que se haga sobre datos personales constituye Tratamiento. En el mismo sentido, conforme a la definición dada por la Ley 1581 de 2012, el conjunto organizado de datos personales es considerado base de datos. En el caso que nos ocupa, respecto de los libros de matrículas9 aportados por la recurrente del año 1998 de los estudiantes de pre-escolar, primaria y bachillerato, se encuentra que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN recolecta y almacena, desde ese entonces, los siguientes datos personales de menores de edad: (i) nombre, (ii) número de identificación, (iii) lugar y fecha de nacimiento, (iv) edad y;

(v) instituciones educativas en las que curso previamente estudios. Así mismo, de los padres y acudientes recolecta los siguientes datos personales: (i) nombre de los padres, (ii) dirección y teléfono de los padres, (iii) nombre del acudiente y; (iv) dirección y teléfono del acudiente. Se toma una imagen de una página del libro de matrículas de bachillerato, en la que se visualiza que estos datos son recolectados por la recurrente desde 1998: Imagen 21.

Tomada del Libro de Matrículas Bachillerato 1998 anexo a la comunicación con radicado 19134202-00027 del 30 de junio de 2021. Cabe precisar que las bases de datos no necesariamente deben contenerse en mecanismos tecnológicos o informáticos sino que también pueden estar dispuestas en medios manuales o físicos. Sobre ello, la Corte Constitucional precisó lo siguiente en la Sentencia C-748 de 2011: “(…) cuando el proyecto se refiere al tratamiento, hace alusión a cualquier operación que se pretenda hacer con el dato personal, con o sin ayuda de la informática, pues a diferencia de algunas legislaciones, la definición que aquí se analiza no se circunscribe únicamente a procedimientos automatizados.

Es por ello que los principios, derechos, deberes y sanciones que contempla la normativa en revisión incluyen, entre otros, la recolección, la conservación, la utilización y otras formas de procesamiento de datos con o sin ayuda de la informática. En consecuencia no es válido argumentar que la ley de protección de datos personales cobija exclusivamente el tratamiento de datos que emplean las nuevas tecnologías de la información, dejando por fuera las bases de datos manuales, lo que resultaría ilógico, puesto que precisamente lo que se pretende con este proyecto es que todas las operaciones con los datos personales quede regulada por las disposiciones del proyecto de ley en mención, con las salvedades que serán analizadas en otro apartado de esta providencia. En este orden de ideas, esta definición no genera problema alguno de constitucionalidad y por tanto será declarada exequible10”.

En concordancia con las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y la sentencia C-748 de 2011, el Tratamiento de datos personales se realiza o no a través de herramientas tecnológicas 9 Anexos a la comunicación con radicado 19-134202-00027 del 30 de junio de 2021. 10 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” o informáticas; de manera que, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales se puede efectuar de forma manual o física, por lo cual el Tratamiento llevado a cabo por la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN a través de libros de matrículas físicos que contienen datos personales, en particular, de menores de edad, sus padres y sus acudientes, deben someterse a Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incorporado al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Asimismo, las bases de datos pueden organizarse tanto en medio físico como electrónico, que para el caso que nos atañe, se realizó en libros de matrículas, anexos al radicado 134202-00027 del 30 de junio de 2021; de manera que, estos libros sí son bases de datos y en consecuencia, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN debió tratar dicha información desde que entró a aplicarse la Ley 1581 de 201211 y haber dado cumplimiento a todo el Régimen General de Protección de Datos Personales, dentro del cual se encuentran los siguientes deberes por los cuales este Despacho sancionó a la recurrente, a saber: (i) Contar con una Política de Datos Personales implementada y puesta a disposición de los Titulares, acorde con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

(ii) Adoptar e implementar un Manual Interno de Políticas de Seguridad, según el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. (iii) Adoptar e implementar un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos, acorde con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con los artículos 14 y 15 de la ley en cita.

(iv) Adoptar e implementar un Manual Interno con el Procedimiento para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y Supresión, conforme con el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem.

Respecto a lo manifestado por la recurrente en el sentido de que la decisión de este Despacho se basó en supuestos sobre que tenían bases de datos con anterioridad al 20 de marzo de 2020 y “que por nuestro objeto social es altamente probable que manejemos bases de datos”, este Despacho en el acto administrativo recurrido concluyó que con anterioridad al 20 de marzo de 2020 la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN sometía a Tratamiento datos personales que obraban en bases de datos, en razón a la valoración integral y conjunta del acervo probatorio a partir de lo cual se obtuvieron los siguientes dos indicios: (i) En el certificado de existencia y representación legal de la recurrente se enuncia dentro de su objeto social lo siguiente: “(…) Establecer, adscribir, organizar y mantener en funcionamiento establecimientos educacionales para niveles de educación preescolar, primaria, secundaria, media, técnica, superior, pregrado y posgrados, primordialmente dirigido a la población ‘de escasos recursos de la comunidad del país, orientando sus postulados, programas educacionales y culturales dentro de un marco de libertad religiosa, de acuerdo a los postulados constitucionales y la normatividad que rige la educación colombiana. 2 Realizar actividades dirigidas a la educación y protección del medio ambiente a nivel local, departamental y / o nacional.

(…) 4- Como complemento a su labor educativa, feral podrá llevar a cabo la formulación y ejecución de programas y proyectos sociales, de participación ciudadana, nutricionales y productivos, enfocados directamente a la protección de los jóvenes, adultos mayores, niños y mujeres en condiciones de vulnerabilidad, población carcelaria y su núcleo familiar y derechos humanos. diseñar, proponer, desarrollar y ejecutar planes, proyectos, asesorías y consultorías con enfoque 11 Teniendo en cuenta el régimen de transición previsto en el artículo 28 de la Ley 1581 de 2012.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” social para la orientación y atención inmediata de las personas con algún grado de discapacidad o impedimento físico o mental, comunidades víctimas del desplazamiento forzado, madres gestantes, madres cabezas de hogar, habitantes de la calle, niñas y niños víctimas de maltrato o explotación; para ello, feral prestará servicios de apoyo a las comunidades para su resocialización, recuperación y restitución de derechos.

Diseñar, asesorar e implementar planes programas y proyectos por competencias integrales con el fin de elevar la calidad de vida de las ciudadanas y los ciudadanos. Participación activa el el (sic) control de la prostitución infantil, drogadicción, y adicción a cualquier tipo de sustancia psicoactiva mediante campañas educativas, capacitaciones y talleres, gestión social, investigación, proposición, ejecución de soluciones y estrategias viables a los órganos competentes. asesoría logística en la ejecución y administración de hogares de paso para habitantes de la calle y desplazados por la violencia u otras fuerzas exógenos a su voluntad.

(…)”12. A partir del objeto social de la recurrente, constituye un indicio de que contara con bases de datos con anterioridad al 20 de marzo de 2020 debido a que el objeto social de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN está relacionado con el desarrollo de actividades en materia de educación para mantener los establecimientos educativos y para la formulación y ejecución de programas en materia social, en particular, porque la población destinataria de sus actividades es población de escasos recursos y en criterio de esta Dirección, para la ejecución de las diferentes acciones que prevé su objeto social es necesario data para determinar que el grupo poblacional destinatario de estos beneficios corresponda al previsto en dicho objeto, así como quienes son estudiantes de pre-escolar, primaria y bachillerato.

Así mismo, la expresión utilizada en el acto administrativo “(…) es altamente probable que maneje bases de datos[15] desde antes del 20 de marzo de 2020 (…)”, no es un supuesto sino expresión del indicio derivado del objeto social de la recurrente. (ii) El Aviso de Privacidad de Datos Personales13, el cual es de marzo de 2020 y es la primera versión, se consigna lo siguiente: Imagen 22.

Tomada de anexo a comunicación con radicado 19-134202-00008. En el Aviso de Privacidad la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN manifiesta que (i) ha recolectado datos personales para el desarrollo de su objeto social y, (ii) que la Política de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultada en el correo electrónico 12 Tomado el 9 de julio de 2021 del certificado de existencia y representación legal del RUES. 13 Anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” www.rupertoaguileraleon@hotmail.com.com14. A partir de esto, se tiene que del Aviso de Privacidad hay otro indicio respecto a que con anterioridad al 20 de marzo de 2020 la investigada no tenía Política de Tratamiento de Datos Personales y que sometía a Tratamiento información personal contenida en bases de datos, ya que están afirmando en el Aviso que han estado recolectando datos personales.

Adicionalmente, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN también señaló que es un supuesto el “(…) Análisis del Caso en el ítem (ii) se basa en supuestos de posible vulneración del i), literal k) del art 17 de la ley1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del art 25 de la misma ley y el art (…)”, refiriéndose esta transcripción al siguiente fragmento de la parte motiva de la Resolución No. 23484 de 2021: “Si bien la investigada elaboró, aprobó y suscribió el 20 de marzo de 2020 la Política y Procedimiento de Protección de Datos, esta no se encuentra efectivamente adoptada al no dase a conocer a los Titulares de la información, infringiéndose el deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012”.

La anterior afirmación de este Despacho en el acto recurrido tiene su sustento en: (i) En el Aviso de Privacidad de Datos Personales15, el cual es de marzo de 2020 y es la primera versión, la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN indica que la Política de Tratamiento de Datos Personales puede consultarse en el correo electrónico www.rupertoaguileraleon@hotmail.com.com.

(ii) En el modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales16, el cual es de marzo de 2020 y corresponde a la segunda versión, el Titular al suscribirlo manifiesta su consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la Política de Datos Personales que puede visualizar en los correos electrónicos rupertoaguileraleon@hotmail.com y/o presidenciaferal@gmail.com.

En dicho modelos de autorización es consignado así: “Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN ‘FERAL’ para la recolección y tratamiento de mis datos personales, conforme a la política de datos personales disponible en los correos rupertoaguileraleon@hotmail.com y/o presidenciaferal@gmail.com, (…)”.

(iii) La Política de Tratamiento de Datos Personales de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no se encuentra cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, toda vez que la recurrente no ha inscrito ninguna de sus bases de datos en este registro. Téngase en cuenta que una de las formas de poner en conocimiento de los Titulares la Política de Tratamiento de Datos Personales es a través del RNBD al encontrarse cargada en él. 14 Respecto a que en el Aviso de Privacidad se señale que la Política de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultada en el correo electrónico www.rupertoaguileraleon@hotmail.com.com, este Despacho considera que se está ante un error en el Aviso de Privacidad porque (i) el correo electrónico está mal digitado y, (ii) en todo caso un correo electrónico no es un medio para consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales. 15 Anexo a la comunicación con radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020. 16 Ibídem.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Al respecto es necesario precisar que para este caso y en virtud del artículo 1 del Decreto 90 de 201817, la recurrente según sus estados financieros18 para el año 2018 contaba con un total de activos de $ 3.707.632.153, suma superior a $ 3.315.600.00019, por lo cual de acuerdo con la información financiera aportada por la recurrente, ella debió inscribir en el RNBD sus bases de datos y cargar la Política de Protección de Datos Personales.

De acuerdo con los tres numerales anteriores, está plenamente demostrado en esta actuación administrativa que la Política y Procedimiento de Protección de Datos elaborada, aprobada y suscrita el 20 de marzo de 2020 por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no se ha puesto en conocimiento de los Titulares de la información debido a que: (i) tanto en el modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales como en el Aviso de Privacidad la investigada indica que la Política para el Tratamiento de Datos Personales se puede consultar en correos electrónicos, respecto de lo cual téngase presente que una dirección de correo electrónico no es un medio de consulta de una Política de Tratamiento de Datos Personales sino un mecanismo para el intercambio de mensajes que son enviados y recibidos y;

(ii) no se encontraba publicada en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. Así, se encuentra que este Despacho valoró las pruebas obrantes en el expediente para determinar que la Política y Procedimiento de Protección de Datos suscrita el 20 de marzo 2020 por la recurrente no se había puesto en conocimiento a los Titulares, por ello no es de recibo lo manifestado por la recurrente respecto a que este Despacho se basó en supuestos.

Por último, en cuanto a lo expresado por la recurrente en el sentido que esta Superintendencia no preguntó si manejaban bases de datos, esta Dirección señala que en virtud de la potestad conferida en el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 y las funciones asignadas en el artículo 21 de la misma ley, esta entidad tiene la competencia de adelantar las investigaciones de oficio a que haya lugar, cuando evidencie una presunta vulneración de los datos personales y esto en ejercicio de sus funciones de “(…) vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley”.

Además, como se mencionó párrafos atrás, el objeto social de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN conlleva a que someta a Tratamiento datos personales. 17.3 Respecto de la proporcionalidad de la sanción La recurrente expresa que la sanción es desproporcionada y que los ingresos mensuales de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN son de aproximadamente veinte cuatro millones de pesos ($ 24.000.000).

Agrega que su patrimonio corresponde a la donación que efectuó hace más de 40 años el fundador de la entidad sin ánimo de lucro. Ahora bien, en lo que respecta al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, ciertamente este principio exige que la sanción correspondiente tenga fundamento legal y que la misma sea aplicada sin afectar irrazonablemente los intereses del investigado, con el objeto de que se le proteja de abusos de poder o discrecionalidades de la Administración. Así “ARTÍCULO 1o.

Modifíquese el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto número 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así: ‘Artículo 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT); b) Personas jurídicas de naturaleza pública’”.

(Se subraya fuera de texto). 18 Ibídem. 19 Para el 2018, el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) estaba en treinta y tres mil ciento cincuenta y seis pesos ($ 33.156), correspondiendo 100.000 UVT a tres mil trescientos quince millones seiscientos mil pesos ($ 3.315.600.000). “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” mismo, implica que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a la misma, resulten adecuadas a los principios que gobiernan la función pública.

Es sobre esas bases que esta Superintendencia tomó en consideración los criterios señalados por el artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 para tasar el monto de la sanción, veamos: “ARTÍCULO

24. CRITERIOS PARA GRADUAR LAS SANCIONES. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar”.

Al respecto, la Corte Constitucional sobre la constitucionalidad de este artículo manifestó en sentencia C-748/11, lo siguiente: “Este precepto se ajusta a la Constitución, en la medida en que corresponde al legislador establecer parámetros para que las autoridades, al momento de aplicar determinada sanción, puedan hacer graduaciones dependiendo de factores o circunstancias del investigado o de su actuación. En ese sentido, el precepto analizado consagra en los primeros 5 literales, circunstancias de agravación de la sanción, mientras el último, el literal f) consagra una causal de disminución”.

De acuerdo con estos criterios de graduación, este Despacho, en primer lugar se refiere al previsto en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012. Dentro de su marco, se encuentra que a lo largo de la presente investigación se demostró la infracción cometida por la recurrente, específicamente respecto de los deberes previstos en el: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, en consideración a que se evidenció la negligencia de la recurrente en: (i) Contar con una Política de Datos Personales implementada y puesta a disposición de los Titulares. (ii) Adoptar e implementar un Manual Interno de Políticas de Seguridad.

(iii) Adoptar e implementar un Manual Interno para la Atención de Consultas y Reclamos. (iv) Adoptar e implementar un Manual Interno con el Procedimiento para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y Supresión. (v) Atender de forma oportuna y completa el requerimiento realizado por esta Superintendencia. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Así pues, al demostrarse a lo largo de la presente investigación de manera inequívoca la comisión de las infracciones al Régimen General de Protección de Datos Personales y la configuración de un peligro a los intereses de los titulares contemplados en la Ley 1581 de 2012, de manera que sí se encontró demostrado en esta actuación administrativa la vulneración de los deberes previstos en los literales k) y n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 que dieron lugar a la imposición de la sanción pecuniaria a través de la Resolución No. 23484 de 2021.

Ahora bien, es pertinente resaltar que la valoración de los criterios señalados en el artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no comporta la existencia de un procedimiento cuantitativo en el que se indique, a manera de ejemplo, el valor con que será sancionada una determinada falta, pues lo que este Despacho analiza es que una vez demostrada la infracción de una disposición y valoradas las circunstancias particulares de cada caso, con apego a los criterios legales expuestos, hay lugar a la imposición de la sanción pecuniaria dentro de los rangos indicados en la norma.

Sobre las sanciones que se imponen por la infracción a los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionadora en forma razonable y proporcionada, de modo en que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que fue trasgredida, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Así las cosas, es claro que los parámetros que condicionan el ejercicio de la facultad sancionatoria por parte de la administración se concretan en la adecuación a los fines de la norma que la autorizan y la proporcionalidad con los hechos que le sirven de causa; criterios que sin lugar a dudas se tuvieron en cuenta en el caso sub examine, como quiera que el valor de la multa impuesta mediante el acto administrativo impugnado obedeció a que la recurrente desconoció el Régimen General de Protección de Datos Personales y puso en peligro los intereses jurídicos tutelados por la ley, ya que se demostró que la sociedad incumplió con los deberes previstos en el: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem. Por su parte, es importante que la recurrente tenga presente, que al analizarse el presente caso y al revisarse el material probatorio, así como los argumentos de hecho y de derecho de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, no solo se encontró que para el caso es aplicable el criterio de graduación de la sanción del literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, sino que también para determinar el monto de la sanción se tuvieron en cuenta el tamaño de la entidad de la recurrente, sus ingresos operacionales, el patrimonio, y, en general, su información financiera, todo lo cual se aprecia en directa relación con los principios de proporcionalidad y razonabilidad de tal forma que la sanción resulte disuasoria y no confiscatoria.

Al respecto, en consideración a lo expresado por la recurrente respecto a sus ingresos mensuales, este Despacho revisó nuevamente la información financiera de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN obrante en 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020 y disminuirá la sanción impuesta con el objeto que la sanción sea disuasoria y no confiscatoria.

Cabe aclarar, que el análisis realizado no se hace extensivo a otras investigaciones, toda vez que en cada investigación administrativa se debe realizar una valoración independiente porque en cada una se deben analizar los criterios del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 frente a los hechos y material probatorio obrante en el expediente y por su parte, el tamaño de la empresa de la compañía, sus ingresos operacionales, el patrimonio, y, en general, la información financiera es diferente en cada organización. “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” De acuerdo con lo anterior, la sanción impuesta por este Despacho en la Resolución No. 23484 del 22 de abril de 2021 será reducida con el objeto de que la sanción sea disuasoria para la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, de la siguiente manera: (i) Al demostrarse la infracción de lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el NIT 860.521.552-1, se disminuirá la sanción a UN MILLÓN SETECIENTOS SEIS MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($ 1.706.476), equivalente a CUARENTA Y SIETE (47) UVT.

(ii) Al demostrarse la infracción de lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el NIT 860.521.552-1, se disminuirá la sanción a UN MILLÓN DOSCIENTOS SETENTA MIL SETECIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($ 1.270.780), equivalente a TREINTA Y CINCO (35) UVT.

(iii) Al demostrarse lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem, por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el NIT 860.521.552-1, se disminuirá la sanción a UN MILLÓN DOSCIENTOS SETENTA MIL SETECIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($ 1.270.780), equivalente a TREINTA Y CINCO (35) UVT.

(iv) Al demostrarse lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem, por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el NIT 860.521.552-1, se disminuirá la sanción a UN MILLÓN DOSCIENTOS SETENTA MIL SETECIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($ 1.270.780), equivalente a TREINTA Y CINCO (35) UVT.

(v) Al demostrarse lo dispuesto en el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con el NIT 860.521.552-1, se disminuirá la sanción a UN MILLÓN CUATROCIENTOS DIECISÉIS MIL DOCE PESOS M/CTE ($ 1.416.012), equivalente a TREINTA Y NUEVE (39) UVT. 17.4 Respecto de las pretensiones La recurrente solicita que se revoque la Resolución No. 23484 de 2021 y se establezca un término prudente para dar cumplimiento a las órdenes impuestas.

Al respecto, al encontrarse la conducta negligente de la recurrente en el cumplimiento de los deberes consagrados en el:: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem, se prueban las vulneraciones que dieron lugar a la sanción impuesta y se evaluaron los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012; no obstante, teniendo en cuenta la situación particular de la situación “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” financiera de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN se disminuirá el monto de la sanción impuesta.

A su vez, en cuanto a la solicitud de un plazo prudente para dar cumplimiento a las órdenes impuestas, para el caso concreto el término de cuatro (4) meses siguientes a la ejecutoria de la decisión para el cumplimiento de las órdenes, dispuesto en el artículo segundo de la parte resolutiva del acto administrativo recurrido, es razonablemente suficiente y no es procedente su modificación. Así las cosas, en razón a que no es procedente revocar íntegramente la Resolución No. 23484 de 2021, por lo cuanto solo se disminuye la sanción impuesta y no se amplía el plazo para el cumplimiento de las órdenes impartidas, se concederá el recurso de apelación.

DÉCIMO OCTAVO: Conclusiones 18.1 El requerimiento 19-134202-00000 del 14 de junio de 2019 fue remitido al correo electrónico plantaferal@gmail.com, el cual corresponde al email para notificaciones judiciales obrante en el certificado de existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN y que al 9 de julio de 2021 aún obra en dicho certificado, a pesar que en el recurso interpuesto la recurrente expresa que está inactivo desde hace aproximadamente 5 años. 18.2 Se confirma que en esta actuación administrativa que se encuentra demostrado que la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN respondió de forma extemporánea el requerimiento con radicado 19-134202-00001 fechado del 3 de marzo de 2020, ya que a través de la guía No. RA251511091CO emitida SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72 se evidencia que el requerimiento fue entregado el 12 de marzo de 2020 y debía atenderse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de recepción, es decir el 6 de abril de 2020.

Al responderse el 13 de mayo de 2020, segun se demuestra con el soporte de correo electrónico de dicha fecha enviado a contactenos@sic.gov.co por parte de la recurrente, la respuesta es extemporánea. 18.3 En el acto administrativo recurrido no se tuvo en cuenta que los términos se suspendieron del 17 al 31 de marzo de 2020 de acuerdo con la Resolución No. 11792 de 2021 y se reanudaron el 1 de abril de 2020 conforme con la Resolución No. 12169 de 2021, por lo cual al contabilizarse el término de 5 días hábiles para dar respuesta al requerimiento con radicado 19-134202-00001, la recurrente debió atender este requerimiento hasta el 6 de abril de 2021. 18.4 Que en el requerimiento con radicado 19-134202-00001 fechado del 3 de marzo de 2020 se encuentre consignada la fecha del 7 de mayo de 2020 a puño y letra de la secretaria de la recuerrente, no demuestra de modo alguno que recibió el requerimiento en dicha fecha y menos aún, obrando dentro del acervo probatorio la guía No. RA251511091CO emitida SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72 que corresponde a la prueba idónea para demostrar la fecha de entrega del requerimiento, que para el caso se demostró fue el 12 de marzo de 2020. 18.5 Los libros de matrículas del año 1998 de los estudiantes de pre-escolar, primaria y bachillerato contienen los siguientes datos personales de menores de edad: (i) nombre, (ii) número de identificación, (iii) lugar y fecha de nacimiento, (iv) edad y;

(v) instituciones educativas en las que curso previamente estudios. Así mismo, de los padres y acudientes recolecta los siguientes datos personales: (i) nombre de los padres, (ii) dirección y teléfono de los padres, (iii) nombre del acudiente y; (iv) dirección y teléfono del acudiente. 18.6 El Tratamiento de datos personales se puede realizar a través de herramientas tecnológicas o informáticas, así como de forma manual o física.

Asimismo, las bases de datos pueden organizarse tanto en medio físico como electrónico. De manera que, el Tratamiento llevado a cabo por la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN ha debido someterse a Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incorporado al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” 18.7 Los libros de matrículas del año 1998 demuestran que con anterioridad al 20 de marzo de 2020 la recurrente contaba con bases de datos que incluso contenían datos personales de menores de edad, las cuales estaban sujetas a Tratamiento y por ello, debían cumplir el Régimen General de Protección de Datos Personales. 18.8 Este Despacho en el acto administrativo recurrido analizó que a través de dos indicios se evidencia que la recurrente con anterioridad al 20 de marzo de 2020 contaba con bases de datos que debía tratar, específicamente estos indicios son: (i) del objeto social se concluye que para llevar a cabo las actividades que se derivan del mismo la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN necesita información personal para determinar la población de escasos recursos y los estudiantes de preescolar, primaria y bachillerato y;

(ii) del contenido del Aviso de Privacidad de Datos Personales que es del 20 de marzo de 2020 se encuentra que con anterioridad a dicha fecha ya recolectaban datos personales. 18.9 La Política y Procedimiento de Protección de Datos elaborada, aprobada y suscrita el 20 de marzo de 2020 por parte de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN no se ha puesto en conocimiento de los Titulares de la información debido a que: (i) tanto en el modelo de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales como en el Aviso de Privacidad la investigada indica que la Política para el Tratamiento de Datos Personales se puede consultar en correos electrónicos, respecto de lo cual téngase presente que una dirección de correo electrónico no es un medio de consulta de una Política de Tratamiento de Datos Personales sino un mecanismo para el intercambio de mensajes que son enviados y recibidos y;

(ii) no se encontraba publicada en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 18.10 En virtud de los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, esta entidad tiene la competencia de adelantar las investigaciones de oficio a que haya lugar cuando evidencie una presunta vulneración de los datos personales y esto en ejercicio de sus funciones de “(…) vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley”. 18.11 Para la cuantificación de la sanción este Despacho tuvo en cuenta que se encontró demostrado la vulneración de los deberes objeto de investigación, los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, el tamaño y la información financiera de la entidad sin ánimo de lucro; no obstante, teniendo en cuenta los estados financieros obrantes en el radicado 19-134202-00008 del 11 de agosto de 2020, se disminuirá el monto de la sanción para que esta sea disuasoria y no confiscatoria.

DÉCIMO NOVENO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, esta Dirección ha concedido el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su representante legal principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad rupertoaguileraleon@hotmail.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

“Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” Finalmente, indicando que la totalidad del Expediente se encuentra digitalizado para su consulta por medios virtuales, si la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN considera estrictamente necesario el acceso del Expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, solicitando la asignación de una cita para revisión física del expediente en las instalaciones de la radicado.

Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad. En mérito de lo expuesto, este Despacho

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR el artículo primero de la parte resolutiva de la Resolución No. 23484 de 2021 por las razones expuestas en la parte motiva de este acto administrativo, el cual quedará así: “ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1, de SEIS MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS VEINTIOCHO PESOS M/CTE ($ 6.934.828), equivalente a CIENTO NOVENTA Y UN (191) UNIDADES DE VALOR TRIBUTARIO – UVT, por la violación de lo dispuesto en el: i) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la misma ley y el literal e) del artículo 4 ejúsdem, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4) de la ley en cita y el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los artículos 14 y 15 ibídem; (vi) literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.2.8 ejúsdem y;

(v) literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el artículo 19 de la misma ley y el literal f) del artículo 21 ejúsdem.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual”.

ARTÍCULO SEGUNDO: ACLARAR que las demás disposiciones de la Resolución No. 23484 de 2021, no sufren modificación alguna.

ARTÍCULO TERCERO: CONCEDER el recurso de apelación interpuesto subsidiariamente por la investigada y, en consecuencia, trasladar las presentes diligencias al Despacho del Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente a la entidad sin ánimo de lucro FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN, identificada con Nit. 860.521.552-1, a través de su representante legal, entregándole copia de la misma.

ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co “Por la cual se resuelve un recurso de reposición y se concede el recurso de apelación” - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la Ciudad de Bogotá, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., 29 JULIO 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, Firmado digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.07.29 14:38:43 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LACA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Entidad sin ánimo de lucro: FUNDACIÓN EDUCACIONAL RUPERTO AGUILERA LEÓN Identificación: NIT: 860.521.552 - 1 Representante legal: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Identificación: XXXXXXXXXXXXX Dirección: Calle 2 # 2 – 36 Ciudad: NEMOCÓN / CUNDINAMARCA Correo electrónico: rupertoaguileraleon@hotmail.com*20, presidenciaferal@gmail.com*21, plantaferal@gmail.com 20 Correo electrónico para notificaciones indicado en el recurso de reposición y en subsidio de apelación. 21 Ibídem.