(02 DICIEMBRE 2020) “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” Radicación 19-86644 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que con ocasión a la queja presentada ante esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales por el señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX, en contra de la copropiedad CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL (en adelante, “la investigada”), identificada con Nit. 900.974.644-7, se decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: “1.
Indicó el denunciante que el día 24 de septiembre de 2016, el señor XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX, representante legal de la empresa SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S. quien fue contratada para prestar el servicio de administración para EL CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I envió un correo electrónico mediante el cual remitía el manual de convivencia del conjunto, divulgando los correos electrónicos personales de mas de 100 personas. 2.
Indicó el denunciante que el día 17 de agosto de 2017, por medio de correo electrónico solicitó una copia sin editar de los audios y videos que la empresa SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S. había grabado en la asamblea general ordinaria de copropietarios celebrada el día 4 de junio de 2017, aclarando que en ningún momento autorizó verbalmente ni por escrito su grabación; sin embargo, la sociedad SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S. respondió a su requerimiento aduciendo que dicha información era de uso privado de la empresa. 3.
Adujo el denunciante, que nuevamente el día 9 de abril de 2018, el señor XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX, realizó vía correo electrónico, una convocatoria a reunión con el fin de sortear la asignación de parqueaderos, difundiendo los correos electrónicos personales de mas (sic) de 400, incluyendo el denunciante, quien considera vulnerados sus derechos a la intimidad y a la libertad personal, y además aduce su información podría ser utilizada por personas que puedan actuar de mala fe, siendo expuesto a que le ocasionen un daño moral o a que deterioren su buen nombre. 4.
Informó que, a la fecha de presentación de la denuncia, el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESRORO I no tiene implementadas políticas de maneja (sic) de datos sensibles y/o personales. 5. Manifestó que el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESRORO I cuenta con 10 cámaras de vigilancia que graban todo el personal que transita dentro de las instalaciones sin existir avisos suficientes que adviertan que se está siendo grabado y monitoreado. 6.
Igualmente, adujo que no existía base de datos física o digital donde exista la autorización para el manejo de datos otorgada al CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESRORO I ni a la sociedad SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S. 7. Añadió que observando que las conductas del señor XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX, le era posible aseverar que la sociedad SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S. tampoco tenia implementadas políticas de protección de datos personales”.
HOJA N 2, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ”
SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma, el 31 de octubre de 2019, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 59210 de 2019, por medio de la cual se formuló un (1) cargo al CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, identificado con Nit. 900.974.644-7.
La mencionada resolución le fue notificada personalmente a la investigada el día 13 de noviembre de 2019, según certificaciones con radicados 19-86644- -9 y 19-86644- -10 del 13 de noviembre de 2020 y del 26 de noviembre de 2019, respectivamente, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción. De la misma manera, esta actuación fue comunicada al denunciante el 05 de noviembre de 2019.
TERCERO: Que mediante escrito radicado el día 04 de diciembre de 2019 bajo el número 1986644- -11 el representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, dio respuesta a la formulación de cargos informando lo siguiente: 3.1 Manifestó que “es cierto que en la fecha indicada se remitió correo electrónico a varios propietarios del conjunto residencial EL TESORO 1, con la finalidad de socializar el proyecto del manual de convivencia. Pero este correo fue enviado mediante la metodología Cco (Copia Oculta)”.
Para sustentar lo anterior, adjuntó prueba de soporte de envío del correo electrónico. 3.2 Expresó que la empresa SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S., administrador del CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, grabó la asamblea general de propietarios celebrada el 4 de junio de 2017 “con el único fin de tener insumo para la elaboración del acta de reunión”. 3.3 Adujo que es cierto que se envió un correo de convocatoria a más de 400 contactos para sortear los parqueaderos comunales del conjunto residencial, y aclaró que estos “se encontraban registrados en la administración por parte de sus titulares para ser contactados por este medio, previa autorización expresa de cada uno de los propietarios”. 3.4 Afirmó que “no es cierta la afirmación realizada por el quejoso, frente a la inexistencia de Políticas de manejo de datos sensibles y/o personales, La copropiedad ha implementado los procesos necesarios para proteger la información de los propietarios, y se ha publicitado y divulgado a través de la pagina (sic) web del conjunto, y estuvo publicada en la cartelera informativa de la copropiedad.
Actualmente cuando una persona se registra en la pagina (sic) web del conjunto residencial”. Adjuntó como soportes la Política de Tratamiento de Datos Personales de la copropiedad y pantallazos de la página web y del proceso de registro. 3.5 Indicó que en la copropiedad sí hay cámaras de vigilancia instaladas y así mismo se encuentran los avisos para que las personas tengan conocimiento de que están siendo grabados y monitoreados por seguridad.
Al respecto, anexó evidencia fotográfica. 3.6 Agregó que “desde el momento en que los propietarios recibían sus inmuebles de parte de la Constructora Apiros, al realizar el registro ante la oficina de administración, suscribían un documento contentivo de su información y de la autorización para el manejo de sus datos”. Como soporte anexó formato de registro del apartamento 17-203, propiedad del denunciante. 3.7 Aceptó la responsabilidad “en caso de que esta entidad determine que el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO 1, esta (sic) incurso en alguna infracción contemplada en la ley 1581 de 2012”.
CUARTO: Que mediante Resolución No. 33316 del 30 de junio de 2020, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 19-86644, radicados 19-86644- -0 al 19-86644-20, con el valor legal que les correspondiera, decretando de oficio la práctica de una prueba, para que el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL aportara prueba técnica que acredite el envío con copia oculta de los correos electrónicos desde la dirección de correo electrónico eltesorounoconjuntoresidencial@gmail.com HOJA N 3, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” los días 24 de septiembre de 2016 y 09 de abril de 2018 a los copropietarios y residentes del conjunto, y para que aportara políticas o procedimientos de seguridad implementadas para el envío de correos electrónicos masivos.
La mencionada resolución fue comunicada a la investigada el 06 de julio de 2020 de acuerdo a certificación de la Secretaria General ad-hoc de la Superintendencia con radicado 19-86644- -26.
QUINTO: Que, mediante radicado 19-86644- -25 del 21 de julio de 2020, la investigada allegó i) “Prueba técnica del envió de los correos electrónicos” y ii) “Política de tratamiento de datos del conjunto residencial EL TESORO 1”
SEXTO: Que, mediante oficio de fecha de 11 de septiembre de 2020 y radicado 19-86644- -27 este Despacho corrió traslado a la investigada para alegar de conclusión, en caso de que la misma lo considerara pertinente.
SÉPTIMO: Que, una vez vencido el término establecido para presentar alegatos de conclusión, el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL guardó silencio.
OCTAVO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.
NOVENO: Análisis del caso 9.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.
Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.
(ii) De conformidad con los hechos alegados por el reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración del literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma.
En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por el denunciante así como las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en el escrito de descargos, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 9.2 Valoración probatoria y conclusiones 9.2.1 Respecto del deber de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento 1 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).
HOJA N 4, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” El deber consagrado en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 hace referencia a las medidas de seguridad que deben adoptar los Responsables del Tratamiento a efectos de garantizar que la información administrada no sea divulgada, adulterada, consultada o expuesta de manera no autorizada por su Titular.
Dicho precepto se armoniza con los principios consagrados en el literal g) y h) del artículo 4 de la misma norma, los cuales establecen: “ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
(…)
ARTÍCULO
17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
(…)”. Lo anterior ha sido objeto de especial atención por parte de la Corte Constitucional, tal como quedó reflejado en la Sentencia C-748 de 2011, así: “De este principio se deriva entonces la responsabilidad que recae en el administrador del dato. El afianzamiento del principio de responsabilidad ha sido una de las preocupaciones actuales de la comunidad internacional, en razón del efecto “diluvio de datos”, a través del cual día a día la masa de datos personales existente, objeto de tratamiento y de ulterior transferencias, no cesa de aumentar.
Los avances tecnológicos han producido un crecimiento de los sistemas de información, ya no se encuentran sólo sencillas bases de datos, sino que surgen nuevos fenómenos como las redes sociales, el comercio a través de la red, la prestación de servicios, entre muchos otros. Ello también aumenta los riegos de filtración de datos, que hacen necesarias la adopción de medidas eficaces para su conservación. Por otro lado, el mal manejo de la información puede tener graves efectos negativos, no sólo en términos económicos, sino también en los ámbitos personales y de buen nombre.
En estos términos, el Responsable o Encargado del Tratamiento debe tomar las medidas acordes con el sistema de información correspondiente (…)” (subrayado fuera del texto original) Respecto al caso que nos ocupa, mediante Resolución No. 59210 del 31 de octubre de 2019, esta Dirección determinó preliminarmente que la investigada divulgó información personal en forma masiva sin que hubieren adoptado medidas técnicas de seguridad para garantizar el acceso restringido a la misma, proporcionando así su consulta, uso o acceso no autorizado, al presuntamente haber remitido un correo electrónico masivo desde la cuenta eltesorounoconjutoresidencial@gmail.com, poniendo al descubierto (400) direcciones de correo electrónico personales.
HOJA N 5, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” Principalmente, es importante traer a colación el alcance del concepto “dato personal”, y mencionar que tal como lo establece el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el dato personal es: “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.
Así mismo, la Corte Constitucional, ha precisado que las características de los datos personales son las siguientes: “i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.”2 Para el caso en concreto, es menester resaltar que el correo electrónico, como servicio de red que permite recibir y enviar mensajes a través de sistemas de comunicación electrónica, requiere, para su funcionamiento, que el mismo se dirija a un destinatario para cumplir con su finalidad comunicativa, esto es, debe remitirse a una persona o institución especifica.
Este destinatario es entonces el dueño o administrador de la cuenta de correo, pues es él quien tiene acceso a la misma y puede verificar el contenido del mensaje de datos. De igual forma, la dirección de correo electrónico puede componerse de signos, números o palabras elegidas por el dueño de la cuenta, la cual, en muchas ocasiones puede referirse al nombre o apellidos del titular, por lo cual es claro que con la sola dirección electrónica puede identificarse a una persona natural.
Precisado lo anterior, en el caso que nos ocupa se observa que el señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX, denunció los hechos presentados los días 24 de septiembre de 2016 y 09 de abril de 2018, indicando que: 1. El 24 de septiembre de 2016, el representante legal de la empresa contratada para administrar el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, envió un correo electrónico por medio del cual remitió el manual de convivencia del conjunto y mediante el cual divulgó más de (100) correos electrónicos personales. 2.
El 09 de abril de 2018, el administrador del conjunto, realizó una convocatoria a una reunión con el fin de sortear la asignación de parqueaderos, y nuevamente difundió más de (400) correos electrónicos personales. Para soportar lo anterior, se observa que el denunciante aportó constancia de los correos electrónicos donde se evidencian las cuentas de correo electrónico a las cuales fueron enviados, así: 1.
Evidencia de correo electrónico del 24 de septiembre de 2016: 2 Sentencia C-748 de 2011 HOJA N 6, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 7, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 8, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” 2. Evidencia de correo electrónico del 09 de abril de 2018: HOJA N 9, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 11, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” Ahora bien, mediante escrito de descargos, la investigada allegó pantallazo de un correo electrónico enviado el 24 de septiembre de 2016, tal como se muestra a continuación: HOJA N 14, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” Posteriormente, esta Dirección decretó la practica de una prueba con el fin de que el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL aportara (i) prueba técnica que acredite el envío con copia oculta de los correos electrónicos del 24 de septiembre de 2016 y 09 de abril de 2018; y (ii) políticas o procedimientos de seguridad implementadas para el envío de correos electrónicos masivos.
Al respecto, la investigada allegó: (i) Correos electrónicos del 24 de septiembre de 2016 y 09 de abril de 2018: HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” (ii) Documento con título “Políticas, Aviso de Privacidad, Términos y Condiciones”.
Una vez analizadas las pruebas que obran en el expediente esta Dirección observa lo siguiente: 1. Respecto del correo electrónico del 24 de septiembre de 2016, se puede evidenciar que la prueba allegada por el denunciante indica que el correo electrónico fue enviado a las 17:50, así: Mientras que la prueba allegada por el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO IPROPIEDAD HORIZONTAL mediante escrito de descargos y respuesta al decreto de pruebas, indica que si bien el envío del correo electrónico se generó el 24 de septiembre de 2016, éste fue remitido a las 10:09, como se muestra a continuación: Esta aclaración es importante ya que, en el correo electrónico que allega como prueba el denunciante no se observa que éste haya sido enviado utilizando el mecanismo de “Copia oculta”, mientras que en el correo electrónico que allega como prueba el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, tanto en descargos como en respuesta al decreto de pruebas, sí se evidencia que haya sido enviado utilizando dicho mecanismo, en este caso “Cco”.
No obstante lo anterior, la investigada no puede pretender acreditar que el envío del correo electrónico del día 24 de septiembre de 2016 se hizo a HOJA N 17, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” través del mecanismo de “Copia oculta”, toda vez, las pruebas que allegó corresponden a un correo electrónico distinto al que fue objeto de denuncia en primer lugar, ya que, tal como se evidenció, éste fue enviado a una hora distinta a la del correo electrónico que fue aportado como prueba por parte del denunciante.
Por lo anterior, la investigada no logra demostrar que el correo electrónico del 24 de septiembre de 2016 haya sido enviado sin divulgar los correos personales de más de (100) personas, al no haber hecho uso de la opción de envío con “Copia oculta”. No obstante lo anterior, se observa que el hecho ocurrió en el mes de septiembre de 2016, lo que lleva a concluir que respecto del mismo, operó la caducidad de la facultad sancionatoria al haber transcurrido más de tres (3) años de ocurrido el hecho, de conformidad con lo establecido en el artículo 52 de la Ley 1437 de 2011 3 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).
Por esta razón, no se impondrá sanción en contra de la investigada por la ocurrencia del hecho que aquí se describe. 2. Por su parte, el correo electrónico del 09 de abril de 2018 que fue aportado por el denunciante corresponde al mismo que allegó la investigada mediante su respuesta al decreto de pruebas. En ese orden de ideas, nos centraremos en analizar si el correo en mención se envió con observancia de los principios de confidencialidad y seguridad a los que se refiere la Ley 1581 de 2012.
Para ello, lo primero que hacemos es un estudio de las opciones de envío disponibles en el correo electrónico de “Gmail”, ya que fue a través de este servicio que la investigada remitió los correos objeto de estudio. Dicho estudio nos permite evidenciar que para el envío de correos electrónicos existen las opciones de “Para”, “Cc” y “CCo”, así: Ahora bien, consultando en el centro de asistencia de “Gmail”, observamos que cada una de las opciones antes mencionadas tienen un fin diferente, en el caso en concreto nos centraremos en las opciones de “Para” y “CCo”.
Así, el centro de asistencia muestra que para redactar un nuevo correo, se deben añadir los destinatarios en el campo “Para”. No obstante, los destinatarios también se pueden añadir en el campo de “Cco”, caso en el cual se estarían ocultando, así: Ley 1437 de 2011, Artículo 52. “Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer sanciones caduca a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber sido expedido y notificado.
Dicho acto sancionatorio es diferente de los actos que resuelven los recursos, los cuales deberán ser decididos, so pena de pérdida de competencia, en un término de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna interposición. Si los recursos no se deciden en el término fijado en esta disposición, se entenderán fallados a favor del recurrente, sin perjuicio de la responsabilidad patrimonial y disciplinaria que tal abstención genere para el funcionario encargado de resolver.
Cuando se trate de un hecho o conducta continuada, este término se contará desde el día siguiente a aquel en que cesó la infracción y/o la ejecución. La sanción decretada por acto administrativo prescribirá al cabo de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la ejecutoria”. HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” Hecho el análisis anterior, es posible determinar que el correo electrónico del 09 de abril de 2018 fue enviado sin tener en cuenta la opción de “Copia oculta” o “Cco”, ya que, tal como se evidencia en las pruebas que obran en el expediente, todas las cuentas de correo electrónico fueron insertadas en el campo “Para”, así: ( ) En cuanto al documento allegado por la investigada denominado “Políticas, Aviso de Privacidad, Términos y Condiciones”, se observa que éste hace las veces de una política de protección de datos personales general, más no contiene procedimientos de seguridad que hayan sido implementados por la investigada para el envío de correos electrónicos masivos.
En virtud de lo expuesto, se encontró demostrada la negligencia de la investigada en el cumplimiento de su deber como Responsable del tratamiento, al no haber conservado la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir el acceso no autorizado a los datos personales de los Titulares, teniendo en cuenta que envió en dos (2) ocasiones correos electrónicos masivos sin implementar algún mecanismo que permitiera no revelar o divulgar los correos electrónicos de más de (400) personas, entre esos, el del denunciante.
Esta situación se subsume en una clara violación a lo establecido en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma. Motivo por el cual, se procederá a imponer la respectiva sanción pecuniaria, y a impartir una orden administrativa tendiente a implementar políticas o procedimientos de seguridad para el envío de correos electrónicos masivos, para el efectivo cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
DÉCIMO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 4 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 20155.
Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1. Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales. 4Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
(…)
PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” 5Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.
La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.
En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.
En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”.
Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política. La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico.
Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”. Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”.
Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa. En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”.
Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”. En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales.
El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas. Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley.
Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 1 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”. Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma.
Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.
Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.
En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS a los Representantes Legales de la copropiedad CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente los de confidencialidad y seguridad. 5) Aplicar las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal”. 6) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.
DÉCIMO PRIMERO: En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir la siguiente instrucción: • CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL deberá implementar políticas o procedimientos de seguridad para el envío de correos electrónicos masivos, que permitan remitir correos electrónicos de forma tal que el destinatario sólo pueda ver su dirección de correo y no tenga acceso a las direcciones de correo de otros destinatarios de la misma comunicación. De lo anteriormente ordenado el CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.
DÉCIMO SEGUNDO: Imposición y graduación de la sanción 12.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “Artículo 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.
En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;
(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “El Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional6.
Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.
En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.
En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.
Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2020 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional7 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.
Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.
Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.
Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad” 8 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.
Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 7 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) 8 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.
Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros9. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.
Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.
La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”10.
Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia11. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2312 de la misma ley.
Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: 9 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;
Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 10 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos 11 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 12Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;
PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” “Artículo 24.
Criterios Para Graduar Las Sanciones. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 12.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.
Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.
Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.
Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”13 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados14. 13 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.
Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 14 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.
En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.
En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.
Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que la investigada actuó negligentemente frente al tratamiento de los datos en su calidad de Responsable, al no conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, teniendo en cuenta que envió en dos (2) ocasiones correos electrónicos masivos sin implementar algún mecanismo que permitiera no revelar o divulgar los correos electrónicos personales de más de (400) Titulares.
En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, una multa de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000) M/CTE, correspondiente a (56.1687309) unidades de valor tributaria- UVT15, por la violación al literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma. 12.1.2 El reconocimiento o aceptación de la comisión de la infracción El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581de 2012 se aplicará toda vez que la investigada, en su comunicación del día 04 de diciembre de 2019 bajo el radicado 19-86644- -11, reconoció la comisión de infracción al deber contemplado en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma, indicando expresamente “me permito manifestar que nos acogemos a lo establecido en el literal F) del artículo 24 de la ley 1581 de 2012, en el sentido de ACEPTAR LA RESPONSABILIDAD en caso de que esta entidad determine que EL CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO 1, esta (sic) incurso en alguna infracción contemplada en la ley 1581 de 2012”.
En virtud de lo expuesto, se procederá a reducir la sanción impuesta en el cargo único por la vulneración al deber establecido en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma, en MIL CIENTO CUARENTA (1.140) unidades de valor tributario vigentes. 12.1.3 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.
DÉCIMO TERCERO: CONCLUSIÓN Se procederá a imponer una sanción y a impartir una orden por las siguientes razones: i. Se comprobó que la investigada infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales consagradas en el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma. ii.
Con dicha conducta, el Responsable violó el derecho de habeas data del titular XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX y de alrededor de (400) titulares más, al no haber implementado las medidas para conservar su información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su consulta y acceso no autorizado, enviando un correo electrónico masivo en el cual divulgó las cuentas personales de correo electrónico 15 Mediante la Resolución 84 de 28 de noviembre de 2019 se fijó en $35.607 pesos el valor de la Unidad de Valor Tributario - UVT, que regirá durante el año 2020.
HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” de los titulares de la información. iii. Es notorio que la investigada falló en adoptar medidas apropiadas y pertinentes para evitar que los datos personales, específicamente el correo electrónico personal, de más de (400) personas fueran difundidos masivamente a través de un correo electrónico con fecha del 09 de abril de 2018, de manera que esa información fuese conocida indiscriminadamente por todos y cada uno de sus destinatarios.
De esta manera, vulneró los principios de confidencialidad y seguridad contemplados en la Ley 1581 de 2012. iv. Se aplicó el criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012, disminuyendo el monto de la sanción en un 50%. Así las cosas, una vez analizada toda la actuación administrativa, la información y documentos que conforman el expediente, encuentra este Despacho procedente imponer la sanción correspondiente a UN MILLON DE PESOS ($1.000.000) M/CTE, correspondiente a (28.0843654) unidades de valor tributaria- UVT, por la violación del literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma, a EL CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL.
En mérito de lo expuesto este Despacho,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, identificado con el Nit. 900.974.644-7, de UN MILLON DE PESOS M/CTE ($1.000.000), correspondiente a (28.0843654) unidades de valor tributaria- UVT, por la violación a lo dispuesto en: (i) El literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con los literales g) y h) del artículo 4 de la misma norma.
PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.
Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.
ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR al CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL, identificado con el Nit. 900.974.644-7, cumplir con la instrucción impartida por esta Dirección en el presente acto administrativo, según lo expuesto en su parte motiva, dentro del término de DOS (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión. La instrucción es la siguiente: • El CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL deberá implementar políticas o procedimientos de seguridad para el envío de correos electrónicos masivos, que permitan remitir correos electrónicos de forma tal que el destinatario sólo pueda ver su dirección de correo y no tenga acceso a las direcciones de correo de otros destinatarios de la misma comunicación.
PARÁGRAFO PRIMERO: El CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL identificado con el Nit. 900.974.644-7, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de la orden impartida por mandato de este acto administrativo.
Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de la orden, y suscrita HOJA N 26, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ” por el representante legal de la copropiedad.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará al CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL identificado con el Nit. 900.974.644-7, acreedor de las sanciones previstas en la ley.
ARTÍCULO TERCERO: EXHORTAR al señor XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX, identificado con cédula de ciudadanía No. XX.XXX.XXX, en calidad de representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL identificado con el Nit. 900.974.644-7, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales, especialmente los de confidencialidad y seguridad. 5) Aplicar las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal”. 6) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.
ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución al CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL identificado con el Nit. 900.974.644-7, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.
ARTÍCULO QUINTO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Sanitaria decretado por el Ministerio de Salud, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la investigada debe: (i) (ii) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado;
Una vez reciba respuesta positiva respecto de la solicitud de acceso, la investigada debe registrarse en servicios en línea link https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo link posteriormente al registro puede consultar el expediente de manera digital. No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la investigada, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad.
ARTÍCULO SEXTO: COMUNICAR el contenido del presente acto administrativo al señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX, identificado con Cédula de Ciudadanía No. X.XXX.XXX. HOJA N 27, “Por la cual se impone una sanción y se imparte una orden” ”
NOTIFÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 02 DICIEMBRE 2020 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Firmado digitalmente por CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2020.12.02 15:59:42 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LMLA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Identificación: Representante Legal: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: CONJUNTO RESIDENCIAL EL TESORO I- PROPIEDAD HORIZONTAL Nit 900.974.644-7 SERVICIOS INTEGRALES PH S.A.S. Nit. 900.874.505-2 eltesorounoconjuntoresidencial@gmail.com Carrera 19A No.1SUR-84, Hogares Soacha Soacha, Cundinamarca COMUNICACIÓN: Señor: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX C.C. No. X.XXX.XXX XXXXXXXXXX@outlook.com XXXXXXX XXX No.XXXXX-XX, XXXXXXX XXXXXX Soacha, Cundinamarca