Sanción 78030 de 2021 — SIC

(30 NOVIEMBRE 2021) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” Radicación 19-179177 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012, y los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que con ocasión a la queja presentada ante esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales por el señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX, en contra de la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL (en adelante, “la investigada”), identificada con Nit. 900.261.531-3, se decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos: “( ) 1.

Recolectar sin autorización de las personas sus datos como lo son las imágenes de fotos y las grabaciones de video vigilancia. 2. No contar con mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. 3. No tener una política de tratamiento de datos que se ajuste a las exigencias de la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. 4.

No informar a los visitantes del edificio sobre sus derechos, finalidades y demás exigencias del artículo 12 de la ley 1581 de 2012. 5. Entregar información sin solicitar a la fuente la certificación de autorización del titular. 6. Entregar información de claves de acceso a cámaras de los datos a personas diferentes [al] titular de la información. 7.

Libre acceso a visualización de los videos registrados sin restricción del titular de la información. ( )”.

SEGUNDO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en (i) el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma Ley y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y (iii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el inciso segundo del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el 18 de junio de 2020, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 29395 de 2020, por medio de la cual se formularon tres (3) cargos a la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con Nit. 900.261.531-3.

La mencionada resolución le fue notificada, mediante aviso No. 13118, a la investigada el día 07 de julio de 2020, según certificación emitida por la Secretaría General Ad-Hoc de esta Superintendencia, con radicado 19-179177- -18 del 10 de agosto de 2020, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” y contradicción. De la misma manera, esta actuación fue comunicada al denunciante el 25 de junio de 2020.

TERCERO: Que, una vez vencido el término establecido para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, la investigada guardó silencio.

CUARTO: Que, mediante escrito allegado bajo radicados 19-179177- -14 del 30 de junio de 2020 y 19-179177- -17 del 11 de julio de 2020, el denunciante XXXXXX XXXXXXXX XXXXX, solicitó la intervención en la presente investigación en calidad de tercero y dio respuesta a la formulación de cargos informando lo siguiente: 4.1 Menciona que encuentra falencias en las respuestas entregadas por la investigada y que esta “se acoge a la ley de habeas data después del llamado de la superintendencia de industria y comercio”.

Así mismo, que “Las personas de la vigilancia que se nombran no son las encargadas del manejo de datos”. Por ello, solicita que se tengan en cuenta en la investigación las siguientes pruebas: 4.1.1 Copia del documento “PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS” con fecha del 02 de octubre de 2019, con logo visible en el encabezado de la compaña “Servicio de Vigilancia y Logística Nacional Servilin LTDA”, suscrito por la señora XXXXXXXXXXXXXX de la casa 28, y con firma y sello de la administración de la copropiedad investigada. 4.1.2 Documento con asunto “Respuesta derecho de petición radicado E-2019-141197MEBOG”, con fecha del 05 de febrero de 2020, emitido por la Policía Metropolitana de Bogotá y dirigido al señor Xxxxxx Xxxxxxxx. 4.1.3 Correo electrónico del 16 de febrero de 2020 con asunto “RE: Respuesta derecho de petición XXXXXX”. 4.1.4 Derecho de petición con fecha del 07 de marzo de 2020, dirigido a la administradora de la copropiedad. 4.1.5 Documento con referencia “solicitud de videos de seguridad”, con fecha del 11 de marzo de 2020, emitido por la compañía Servicio de Vigilancia y Logística Nacional Servilin LTDA, dirigido a la administración de la copropiedad investigada. 4.1.6 Documento con referencia “RESPUESTA DERECHO DE PETICIÓN” con fecha del 30 de marzo de 2020, emitida por la investigada y dirigida al denunciante. 4.2 Mediante correo electrónico del 11 de julio de 2020, bajo radicado 19-179177- -17, el denunciante indica que el objetivo de este es entregar una nueva prueba debido a que, en las ventanas de la administración de la copropiedad, publicaron copia del acto administrativo por medio del cual se inicia una investigación y se formulan cargos a la copropiedad investigada, “( ) informando a los residentes que es porque yo demande (sic) a la propiedad”.

En este mismo correo electrónico aporta la siguiente prueba: 4.2.1 Fotografía donde se evidencia que en las ventanas de la administración de la copropiedad fue publicada la Resolución No. 29395 de 2020.

QUINTO: Que, mediante Resolución No. 77221 del 30 de noviembre de 2020, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en el expediente 19-179177, del radicado 19-179177- -0 al 19179177- -18, con el valor probatorio que les corresponda. Así mismo, reconoció al denunciante como tercero interviniente en la investigación, con los mismos derechos, deberes y responsabilidades de la investigada.

Finalmente, corrió traslado a la investigada para que rindiera los alegatos respectivos. La mencionada resolución le fue comunicada a la investigada y al tercero interviniente, el día 01 de diciembre de 2020, según certificación emitida por la Secretaría General Ad-Hoc de esta Superintendencia, con radicado 19-179177- -24 del 15 de diciembre de 2020.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ”

SEXTO: Que la sociedad investigada, a través de su representante legal, mediante radicados 19179177- -25 del 16 de diciembre de 2020, 19-179177- -26 del 28 de diciembre de 2020 y 19-179177-28 del 02 de febrero de 2021 presentó alegatos de conclusión, informando lo siguiente: 6.1 En primer lugar, mediante escrito de descargos, la investigada hace un recuento de los hechos de la presente investigación. Sobre esto, aduce que el 6 de julio de 2020, se recibió al correo electrónico de la copropiedad la notificación de la Resolución No. 29395 de 2020 “por la cual se inicia una investigación administrativa y se formulan cargos”, sobre la cual manfiesta que: “Teniendo en cuenta que la investigación que se adelanta por la Superintendencia de Industria y Comercio, en cuanto al presunto incumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales Ley 1581 de 2012, fueron solicitados con anterioridad y contestados dentro del término, me permito aclarar algunas dudas ( ) y que tal como obra en el expediente fueron contestados de manera adecuada y dentro del término legal, y los cuales me permito retomar así: 1.

Informe que tipos de datos personales son tratados por la copropiedad (v.gr. nombres, direcciones, teléfonos, datos biométricos, etc.). Al respecto, sírvase discriminar su respuesta entre los distintos tipos de Titulares de la información (v.gr. residentes, personas, que prestan sus servicios para la copropiedad, proveedores, visitantes, etc.).

Respuesta: Los tipos de datos personales tratados por la copropiedad se relacionan en cada base de datos que se maneja de la siguiente manera: a) Base de Datos de Proveedores: Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre de la persona, el número de identificación, el teléfono, el correo electrónico, la dirección de contacto, la persona de contacto, la actividad económica, la información financiera, referencias comerciales, referencias personales, el régimen y datos necesarios para cumplir con la finalidad de esta base de datos. b) Base de datos del personal del conjunto residencial (empleados/contratistas): La información personal contenida en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, ciudad, sueldo, cargo, fecha de ingreso, fecha de examen médico, AFP, EPS, ARL, número de cuenta bancaría para nómina y entidad bancaria; los datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado de consanguinidad es suministrada por los colaboradores directamente, nivel de estudios, los datos de la persona a contactar en caso de emergencia. c) Base de datos de Propietarios y/o arrendatarios: Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, identificación, teléfono, Correo electrónico, número de Celular, dirección y domicilio. d) Base de datos de niños, niñas y adolescentes: Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre del titular y del niño, identificación de titular y niño, teléfono de titular y niño, Correo electrónico de titular y niño, número de celular de titular y niño, dirección y domicilio de titular y niño. Junto a la respuesta radicada bajo el No. 19-179177- - 00008-0001, se anexó el MANUAL DE POLITICAS Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de la AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL. 2.

Informe y acredite cuáles son los procedimientos y/o mecanismos que emplea la copropiedad para la recolección de los datos personales de los Titulares y obtener la autorización para su tratamiento en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. En relación con el requerimiento enunciado, aporte copia del (los) modelo(s) mediante los cuales solicita autorización a los Titulares para el Tratamiento de datos personales.

Respuesta: los procedimientos de recolección de los datos personales tratados por la copropiedad se relacionan en cada base de datos que se maneja de la siguiente manera: HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” a) Base de Datos de Proveedores: La información primordialmente se obtiene a través de la creación de terceros.

El proveedor autoriza para verificar la información suministrada, reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales de información del Sector Financiero con fines estadísticos, de control, supervisión, actualización o verificación información de conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data y de protección de datos personales. b) Base de datos del personal del conjunto residencial (empleados/contratistas): La administración de AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL., recoge la información contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico.

Los Datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato de prestación de servicios. c) Base de datos de Propietarios y/o arrendatarios: La información se obtiene a través de los formatos de Propietarios y/o arrendatarios. d) Base de datos de niños, niñas y adolescentes: La información se obtiene a través de los procesos administrativos, por medio de autorizaciones.

Junto a la respuesta radicada bajo el No. 19-179177- - 00008-0001, se encuentra anexo MANUAL DE POLITICAS Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL y autorizaciones de manejos de datos. 3.

Remita copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada e implementada por la copropiedad. Respuesta: Se anexó la Política de Tratamientos de datos Personales desarrollada e implementada en la copropiedad en la respuesta radicada bajo el No. 19-179177- - 000080001. 4. Informe y acredite el (los) mecanismo(s) implementado(s) por la copropiedad para la difusión de su Aviso de Privacidad y dar a conocer la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Respuesta: los mecanismos utilizados para la difusión del aviso de privacidad y dar a conocer la existencia de la Política de Tratamiento de datos se hace mediante la cartelera de la AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, que se encuentra ubicada visible en la portería de la misma, avisos que se encuentran en la portería al ingreso de la copropiedad, avisos visibles informativos en los diferentes lugares o zonas comunes de la copropiedad, se envió formato a cada una de las unidades residenciales de la Agrupación de Vivienda mediante la cual cada residente firmó en prueba de aceptación del tratamiento de datos personales de conformidad con el Régimen General de Protección de Datos, Ley 1581 de 2012 y se tiene a disposición de la comunidad en la oficina de la administración para que pueda ser consultada.

De la misma manera se anexó el texto publicado, junto con la respuesta radicada bajo el No. 19-179177- 00008-0001. 5. Indique si el conjunto residencial VILLAS DE HATO CHICO III tiene señales o avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, mediante los cuales se les informe a los copropietarios que se encuentran monitoreados. Si la respuesta al anterior requerimiento es afirmativa, remita copia de los avisos e indique los lugares en los que se encuentran ubicados.

Respuesta: Se cuenta con los avisos de video vigilancia en la entrada de la AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL y en las diferentes zonas de la copropiedad. Junto a la respuesta radicada bajo el No. 19-179177- - 00008-0001 se anexó el MANUAL DE POLITICAS Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” en los cual se encuentran definidos los procedimientos implementados por la agrupación para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información de datos personales. 6.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la organización para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información de datos personales? Remita copia del manual en dónde se describan las mismas. Respuesta: Las políticas y procedimientos que fueron implementadas en la Agrupación de Vivienda son las que se establece en el Manual De Políticas Y Tratamientos De Recolección Y Protección De Datos Personales Agrupación De Vivienda Villas De Hato Chico III – Propiedad Horizontal y la cual fue anexada junto con la respuesta radicada bajo el No. 19- 179177- - 00008-0001. 7.

¿Cuáles son los canales que tiene habilitados la organización a través de los cuales los Titulares de la información pueden presentar peticiones, consultas y reclamos? Respuesta: Los canales que se tienen habilitados en la AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL son el correo electrónico, solicitud física y/o verbal y mediante el buzón de sugerencias y el formato PQRFS. 8.

Manifieste quien es la persona o área designada por la copropiedad para que de trámite a las solicitudes presentadas por los Titulares de la información. Respuesta: La persona encargada para darle tramite a las solicitudes presentadas ante de la AGRUPACION DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, es la Administradora y Representante Legal Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx. 9.

Informe si el tratamiento que realiza a las bases de datos que tiene almacenadas lo hace en calidad de responsable o cuenta con encargado. En caso de contar con un Encargado del Tratamiento, informe los datos de identificación (nombre, cédula o Nit), contacto (dirección, ciudad, correo electrónico) y, adicionalmente, remita copia del correspondiente contrato.

Respuesta: El tratamiento que se realiza a las bases de datos que se tienen almacenadas se hacen en calidad de responsable. 10. Informe los nombres de las personas que tienen acceso a la información recolectada por el sistema de video vigilancia. Respuesta: Las personas que tienen acceso a las cámaras de seguridad son: a. b. c. d. e. XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX Y el personal autorizado por la empresa de vigilancia Servilin Ltda. 11.

Remita copia del manual de seguridad adoptado por la copropiedad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso y acceso no autorizado o fraudulento a la información personal almacenada en la base de datos y/o archivos sobre los cuales realiza el Tratamiento. Respuesta: Dentro del Manual de Políticas y Tratamientos de Recolección y Protección de Datos Personales de la Agrupación de Vivienda Villas De Hato Chico III – Propiedad Horizontal se encuentra contemplada la parte de seguridad de la copropiedad.

Manual que fue anexado junto con la respuesta radicada bajo el No. 19-179177- - 00008-0001. 12. Aporte certificación en la cual se evidencia los datos de notificación del Conjunto Residencial VILLAS DE HATO CHICO III y se indique quien es su representante legal. Respuesta: Se adjuntó en su momento el Rut de la copropiedad, en esta oportunidad se adjunta también el acta de ratificación al cargo como administradora.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” 6. La notificación de la Resolución No. 29395 de fecha 18 de junio de 2020 fue recibida vía correo electrónico de las direcciones correocertificado@sic.gov.co y el correo@certificado.4-72.com.co, y a los mimos se dio respuesta el día 24 de julio de 2020. 7. Por lo anterior, la investigada dentro del término legal, dio la respectiva respuesta y se allegaron los descargos pertinentes, aportando de manera adecuada las pruebas y aclaraciones del caso; enviándolos a los correos indicados por la Superintendencia de Industria y Comercio. 8.

De conformidad con lo anterior, no es cierto lo que dice en la Resolución No. 77221 del 30 de noviembre de 2020 en las consideraciones expuestas por su despacho, en el numeral tercero, que aduce “que la investigada guardo silencio”, toda vez que fueron contestados todos y cada uno de los puntos mencionados en la Resolución No. 29395 del 18 de junio de 2020 dentro del término establecido”. 6.2 Manifiesta que el denunciante ejerció el cargo de administrador en los años 2012, 2013 y 2015 y fue miembro del consejo de administración en el año 2018 “( ) siendo él, en su momento el responsable de implementar las Políticas de Habeas Data no lo hizo, posteriormente realiza una denuncia de la cual no tiene prueba de la presunta infracción que aduce”. 6.3 Indica que “( ) en cada una de las respuestas que esta investigada dentro de los términos legales le ha aportado a su despacho, se evidencia que no existe ningún incumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales Ley 1581 de 2012, toda vez que esta investigada cuenta con todos y cada uno de las políticas establecidas por la ley en pro de la protección efectiva de los datos personales de los residentes, visitantes, trabajadores/contratistas y propietarios de la copropiedad”. 6.4 Resalta que, para el momento de presentación de la denuncia, las políticas para la protección de los datos personales se encontraban implementadas “( ) tal y como consta en los anexos que se presentaron bajo los radicados Nos. Radicación bajo el No. 19-179177- - 00007-0001 y el 19179177- - 00008-0001 de manera física el día 7 de febrero del año 2020, como respuesta a la solicitud de informe remitido por su despacho el día 24 de enero de 2020 bajo radicado No. 19179177- - 5-1”. 6.5 Por último, informa que se permite adjuntar nuevamente los documentos “( ) remitidos el 24 de julio de 2020 a las direcciones correo@certificado.4-72.com.co y al correocertificado@sic.gov.co, mediante el cual se realizaron los descargos correspondientes y se apartaron (sic) las pruebas que se pretenden hacer valer dentro de la presente investigación”.

SÉPTIMO: Que, debido a las múltiples solicitudes de acceso al expediente por parte de la investigada, e inconvenientes manifestados por la investigada para acceder a éste, esta Dirección mediante oficio de radicado 19-179177- -32 del 14 de abril de 2021, le explicó a la investigada los motivos por los cuales no había podido acceder al expediente de manera completa, y le indicó los pasos a seguir para poder acceder al expediente digitalmente.

Posteriormente, esta Dirección, con el fin de garantizar el derecho de defensa y contradicción de la investigada, conforme lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 41 y 48, mediante oficio bajo radicado 19-179177- -33 del 27 de abril de 2021, corrió nuevamente traslado a la sociedad investigada por el término de diez (10) días hábiles, para que, en caso de encontrarlo pertinente, presentara los alegatos de conclusión respectivos.

OCTAVO: Que, una vez vencido el término establecido para que presentara nuevamente los alegatos de conclusión en caso de considerarlo pertinente, la investigada guardó silencio.

NOVENO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

DÉCIMO: Análisis del caso 10.1 Adecuación típica HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20111, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares. El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

(ii) De conformidad con los hechos alegados por el reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración de (i) el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos narrados por el denunciante, así como las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada en el escrito de alegatos de conclusión, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 10.2 Valoración probatoria y conclusiones 10.2.1 Frente a las solicitudes de acceso al expediente A lo largo de la presente investigación, la investigada solicitó acceso al expediente en distintas ocasiones.

Al respecto, es menester aclarar que esta Dirección se ha preocupado por garantizar que la investigada tenga acceso al expediente completo. Recuérdese que mediante oficio con radicado No. 19-179177- -30 del 08 de marzo de 2021 se le concedió acceso a la investigada a través de su representante legal. Posteriormente, mediante radicado 19-179177- -31 del 19 de marzo de 2021, la investigada solicitó nuevamente acceso al expediente, ya que no le era posible acceder al aplicativo a través de la página web.

En consecuencia, a través de oficio con radicado 19-179177- -32 del 14 de abril de 202, esta Dirección le recordó a la investigada que contaba con autorización para acceder al expediente digital desde el 4 de marzo de 2021, y se le explicó que debía finalizar el registro de conformidad con las instrucciones para poder acceder al expediente.

Adicionalmente, este Despacho, con el fin de garantizar el derecho de defensa y contradicción de la investigada, mediante oficio bajo radicado 19-179177- -33 del 27 de abril de 2021, corrió nuevamente traslado a la sociedad investigada por el término de diez (10) días hábiles, para que, en caso de encontrarlo pertinente, presentara los alegatos de conclusión respectivos.

Ahora bien, mediante correo electrónico con radicado 19-179177- -34 del 14 de mayo de 2021, la investigada solicitó “(…) se asigne una cita para que poder examinar el expediente número 19179177, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá”. Este Despacho por su parte, respondió oportunamente a la solicitud de la investigada y a través de oficio con radicado 19-179177- -35 del 20 de mayo de 2021 le informó a la investigada que la cita 1 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” para revisar el expediente físico había quedado programada para el viernes 21 de mayo de 2021. No obstante, mediante correo electrónico con radicado 19-179177- -36 del 20 de mayo de 2021 la investigada solicitó que se le reasignara la fecha de la visita. Al respecto, esta Dirección mediante oficio con radicado 19-179177- -39 del 30 de junio de 2021 le informó a la investigada que su cita se reprogramaría para el martes 06 de julio de 2021.

En virtud de lo expuesto, se deja constancia de que esta Dirección ha tomado las medidas pertinentes para garantizar que la investigada tenga acceso completo al expediente y a las pruebas relacionadas con la presente investigación, accediendo y dando respuesta a todas y cada una de las solicitudes de la investigada. 10.2.2 Respecto del deber de solicitar autorización previa y expresa del Titular El artículo 15 de la Constitución Política establece que las personas, en desarrollo de sus derechos a la autodeterminación informática y el principio de libertad, son quienes de forma expresa deben autorizar que la información que sobre ellos sea recaudada pueda ser incluida en una base datos.

Al respecto la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 ha señalado lo siguiente: “Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Este principio, pilar fundamental de la administración de datos, permite al ciudadano elegir voluntariamente si su información personal puede ser utilizada o no en bases de datos. También impide que la información ya registrada de un usuario, la cual ha sido obtenida con su consentimiento, pueda pasar a otro organismo que la utilice con fines distintos para los que fue autorizado inicialmente.

El literal c) del Proyecto de Ley Estatutaria no sólo desarrolla el objeto fundamental de la protección del habeas data, sino que se encuentra en íntima relación con otros derechos fundamentales como el de intimidad y el libre desarrollo de la personalidad. En efecto, el ser humano goza de la garantía de determinar qué datos quiere sean conocidos y tiene el derecho a determinar lo que podría denominarse su ‘imagen informática’”2.

Por lo anterior, se concluye que, sin la autorización previa e informada del titular, los datos personales no podrán ser registrados, divulgados, ni tratados. Sin embargo, tal prohibición no es absoluta pues la Ley 1581 de 2012 en su artículo 10 establece los casos en los que no es necesario contar con la autorización por parte del titular, entre los cuales se encuentran los datos de naturaleza pública3.

El principio rector, que para el cargo primero es el de libertad, debe confluir en cuanto a su aplicación con los deberes y derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012, específicamente para el cargo es relevante mencionar el deber consagrado en el literal b) de solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Adicionalmente, el artículo 9 de la misma Ley, señala que “Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior”. (subraya fuera del texto) En este mismo sentido, la Corte Constitucional señaló lo siguiente: 2 Ver en: Corte Constitucional Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 MP.

Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 3 “Artículo 10. Casos en que no se necesita la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley”. HOJA N, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” “El consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado: ya que debe ser previo, esto es, que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior a la incorporación del dato; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no sólo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. (Resaltado fuera del texto) (…) La libertad en la administración de datos personales significa que el sujeto concernido mantenga, en todo momento, las facultades de conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en las bases de datos.

Si ello es así, es evidente que la libertad del individuo ante el poder informático se concreta, entre otros aspectos, en la posibilidad de controlar la información personal que sobre sí reposa en las bases de datos, competencia que está supeditada a que exprese su consentimiento para la incorporación de la información en el banco de datos o archivo correspondiente.

Este ejercicio de la libertad en los procesos informáticos, a juicio de la Corte, se concreta en la exigencia de autorización previa, expresa y suficiente por parte del titular de la información, requisito predicable de los actos de administración de datos personales de contenido comercial y crediticio. La eliminación del consentimiento del titular, adicionalmente, genera una desnaturalización del dato financiero, comercial y crediticio, que viola el derecho fundamental al hábeas data, en tanto restringe injustificadamente la autodeterminación del sujeto respecto de su información personal.

Para la Constitución, la libertad del sujeto concernido significa que la administración de datos personales no pueda realizarse a sus espaldas, sino que debe tratarse de un proceso transparente, en que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. La eliminación de la autorización previa, expresa y suficiente para la incorporación del dato en los archivos y bancos de datos administrados por los operadores permite, en últimas, la ejecución de actos ocultos de acopio, tratamiento y divulgación de información, operaciones del todo incompatibles con los derechos y garantías propios del hábeas data.

(Resaltado fuera del texto)”4 Así mismo, el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015 fue claro en indicar lo siguiente: “ARTICULO 2.2.2.25.2.2. Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere a la sección 3 de este capítulo, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.” En la misma línea, el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015 establece que: “ARTICULO 2.2.2.25.2.5. Prueba de la autorización. Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos”.

En este sentido, esta Dirección encontró preliminarmente que la investigada posiblemente no cuenta con autorización expresa, toda vez, no aportó prueba mediante la cual se acredite que de 4 Ver en: Corte Constitucional Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 MP. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. HOJA N 10, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” manera previa e informada los Titulares dieron consentimiento especifico para el Tratamiento de sus datos.

Al respecto, es importante mencionar que este Despacho requirió a la investigada mediante oficio con radicado 19-179177- -5, para que informara y acreditara cuales son los procedimientos y mecanismos que emplea la copropiedad para obtener la autorización para el tratamiento de los datos personales. Así mismo, que aportara copia del (los) modelo(s) mediante los cuales solicita autorización a los Titulares para el tratamiento de sus datos personales.

En respuesta a los requerimientos, la investigada mediante radicados 19-179177- -7 y 19-179177-8 del 07 de febrero de 2020 indicó que respecto de la base de datos de propietarios y arrendatarios “( ) La información se obtiene a través de los formatos de Propietarios y/o arrendatario”. Así mismo, sobre las demás bases de datos que relaciona, mencionó la forma de recolección de los datos.

En cuanto a los mecanismos que emplea para la obtención de la autorización de los Titulares, anexó diferentes formatos de autorización. Por su parte, se observa que una vez vencido el término para presentar los correspondientes descargos y dar respuesta a la formulación de los cargos contenidos en la Resolución No. 29395 de 2020, la investigada guardó silencio.

Al respecto, mediante escrito de alegatos, la investigada manifestó que a través de correo electrónico del 24 de julio de 2020 presentó descargos que fueron remitidos el 24 de julio de 2020 a las direcciones de correo electrónico correo@certificado.472.com.co y al correocertificado@sic.gov.co. Sobre esto, este Despacho se permite aclarar que dentro del expediente no obra ningún radicado que contenga los mencionados descargos, ya que, estos no fueron radicados a través de los canales dispuestos para ello.

No obstante, esta Dirección evidencia que las pruebas que la investigada pretendía aportar en etapa de descargos, tal como lo mencionó en sus alegatos, fueron allegadas nuevamente junto con el escrito de alegatos de conclusión. En consecuencia, con el fin de garantizar el derecho de defensa de la investigada, esta Dirección valorará cada una de las pruebas que obran en el expediente5.

Ahora bien, en el escrito de alegatos de conclusión la investigada indicó que se permitía aclarar las respuestas al requerimiento de información que fueron allegadas mediante radicado 19-179177- -8 del 07 de febrero de 2020. No obstante, se evidencia que estas reiteran lo antes informado en la mencionada respuesta, en etapa de investigación preliminar.

Se observa que, junto con su respuesta al requerimiento de información, la investigada aportó los siguientes formatos (i) autorización para imágenes, (ii) autorización para video vigilancia e imágenes, (iii) autorización uso de imagen de niños, (iv) autorización tratamiento de datos personales para propietarios y/o arrendatarios, (v) autorización tratamiento de datos personales por parte del contratista, (vi) autorización para tratamiento de datos personales proveedores, (vii) autorización para tratamiento de datos personales niños, niñas y adolescentes, y (viii) autorización para tratamiento de datos personales empleados.

Al analizar las pruebas en mención, se encuentra que mediante estos formatos la investigada busca obtener la autorización de los Titulares de la información. En la misma línea, bajo radicados 19-179177- -25 del 16 de diciembre de 2020, 19-179177- -26 del 28 de diciembre de 2020 y 19-179177- -28 del 02 de febrero de 2021, la investigada allegó alegatos de conclusión y junto con estos aportó copia de la “AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES”.

Al valorar esta prueba, este Despacho evidencia que las autorizaciones se encuentran suscritas por los Titulares de la información, es decir algunos de los propietarios y/o arrendatarios de las casas que hacen parte de la copropiedad investigada, sin embargo, no hay prueba de que el señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX haya otorgado autorización expresa a la investigada para el Tratamiento de sus datos personales, ya que, no se observa que una de estas autorizaciones haya sido suscrita por el denunciante.

Adicionalmente, dichas autorizaciones no contienen una fecha de suscripción mediante la cual, de haber constado autorización por parte de los Titulares, se pudiera constatar que la investigada la obtuvo de manera previa y expresa. Así las cosas, es necesario aclarar que no es útil por parte de la sociedad investigada aportar una prueba 5 Ley 1437de 2011: “ARTÍCULO 40.

PRUEBAS. Durante la actuación administrativa y hasta antes de que se profiera la decisión de fondo se podrán aportar, pedir y practicar pruebas de oficio o a petición del interesado sin requisitos especiales. Contra el acto que decida la solicitud de pruebas no proceden recursos. El interesado contará con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación, antes de que se dicte una decisión de fondo”.

HOJA N 11, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” sobre la cual se desconoce la fecha de creación y/o implementación, así como la fecha de suscripción por parte de los Titulares de la información. Por las razones expuestas, se encontró demostrado el actuar negligente de la investigada frente al cumplimiento de su deber como Responsable del Tratamiento, de solicitar y conservar copia de la autorización previa de los Titulares de la información, consagrado en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así́ como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción por el cargo objeto de estudio. 10.2.3 Respecto del deber de informar debidamente al Titular las finalidades de la recolección de los datos personales El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 consagra el deber de los Responsables del Tratamiento, de “(i)nformar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;”.

Al respecto la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 ha señalado que: “En relación con el responsable del tratamiento, es decir, aquel que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario, se establecen deberes que responden a los principios de la administración de datos y a los derechos –intimidad y habeas data- del titular del dato personal.

Específicamente se dispone que son deberes de esta parte de la relación: (…) (ii) Informar al titular la finalidad de esa autorización y actuar en consecuencia; por tanto, el responsable no puede conducirse por fuera de los lineamientos de la autorización, lo que significa que, por ejemplo, no puede suministrar al encargado del tratamiento más datos que los que fueron objeto de autorización, ni puede someterlos a un tratamiento con finalidades diferentes a las informadas (…)”.

Por su parte el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, contempla los principios para el tratamiento de datos personales, entre los cuales se encuentra el principio de finalidad que señala que “(e)l Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular”. Sobre esto, la Honorable Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011, señaló que en virtud del principio de finalidad los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explicito, razón por la cual se impone el deber de informar clara, suficiente y previamente al titular acerca de la finalidad de la información suministrada, prohibiendo así la recopilación de datos sin la especificación clara acerca de su finalidad.

Adicionalmente, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, señala que el responsable debe informar clara y expresamente al titular: (i) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; (ii) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

(iii) Los derechos que le asisten como Titular; (iv) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. En virtud de lo expuesto, es importante aclarar que el consentimiento es un elemento esencial en el manejo de la administración de los datos, y que el mismo debe ser calificado, por cuanto debe ser previo, expreso e informado, así pues, el titular antes de expresar su consentimiento debe conocer las finalidades para las cuales serán tratados sus datos, con el fin de autorizar su conservación, uso y circulación según lo informado por el responsable del tratamiento, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015, esto es, informarle al Titular “(…) los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento (…)”.

Frente al cargo objeto de estudio, y una vez revisado el acervo probatorio que obra en el expediente, se encontró que la investigada aportó copia de unas autorizaciones con las cuales pretende demostrar que contaba con autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos HOJA N 12, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” personales.

Al respecto, tal como se explicó en el cargo anterior, quedó demostrado el actuar negligente por parte de la investigada al no cumplir con el deber de solicitar autorización previa y expresa de los Titulares, ya que, pese a que allegó copia de las autorizaciones, con excepción de la del denunciante, estos formatos carecen de fecha de suscripción por parte de los Titulares tal como se explicó en el acápite anterior.

En consecuencia, se puede concluir que la investigada tampoco cumplió con su deber de informar al Titular las finalidades de la recolección de sus datos personales, ya que, tal como lo indica la Ley “El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo ( )”.

No obstante, no obra prueba en el expediente que haga constar que los Titulares, incluyendo el denunciante, no solo autorizaron el Tratamiento de sus datos personales, sino que dicha autorización se solicitó informándoles de manera clara y expresa lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Por otro lado, se analizó una fotografía que fue aportada por la investigada como aviso de privacidad.

En esta se muestra la imagen de una cámara de video vigilancia y un anuncio que indica que “POR SU SEGURIDAD Y LA NUESTRA USTED ESTA (SIC) SIENDO GRABADO ( ) Según Ley 1581 de 2012, usted podrá ser grabado y monitoreado cumpliendo la Política de tratamiento de datos que podra (sic) ser consultada en cualquier momento en nuestra oficina”, tal como se muestra a continuación: Al respecto, es claro que la copropiedad cuenta con un sistema de video vigilancia el cual es capaz de tratar datos personales mediante la recolección de estos.

Ahora bien, se puede decir que en cierta medida el aviso de privacidad informa una finalidad del Tratamiento que tiene que ver con la “seguridad” de los Titulares. Sin embargo, no deja claro el Tratamiento al cual son sometidos los datos. Sumado a esto, es evidente que la investigada recolecta otro tipo de datos distintos a los de las imágenes de los Titulares, por lo cual, el aviso en mención no es suficiente para informar a los Titulares las finalidades del Tratamiento a los cuales son sometidos sus datos.

Por último, cabe mencionar que, para el caso en concreto, dicho aviso, además de no satisfacer los requisitos mínimos establecidos en la Ley, tampoco es capaz de demostrar que su implementación fue anterior a los hechos que dieron origen a la presente investigación. En virtud de lo expuesto, se concluye que se encuentra probado el actuar negligente por parte de la investigada en el cumplimiento del deber de informar debidamente a los Titulares de la información sobre las finalidades de la recolección y los derechos que les asisten como Titulares, consagrado en el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma ley y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción por el cargo objeto de estudio y se impartirá una orden administrativa. HOJA N 13, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” 10.2.4 Respecto del deber de desarrollar e implementar un manual interno de políticas y procedimientos El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos (…)” (Resaltado fuera del texto).

Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación con los procedimientos internos que deben adoptar los Responsables de la Información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades; estas actividades van encaminadas a que los Responsables, desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.

Por lo anterior, es preciso traer a colación el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto prevé que: “Artículo 2.2.2.25.6.1. Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas”. De igual manera, es pertinente señalar el artículo del Decreto Único Reglamentario que dispone la regulación sobre el manual del ciclo de dato consagrada en el artículo 2.2.2.25.2.1 de este Decreto, el cual establece que: “Artículo 2.2.2.25.2.1.

Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción HOJA N 14, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

(subraya fuera del texto) (…)” En el caso concreto, esta Dirección encontró preliminarmente que la investigada no acreditó que cuenta con (i) unas políticas internas de seguridad implementada por la copropiedad; (ii) un manual en el que se señalen los procedimientos establecidos para la recolección, uso, circulación y supresión del dato y;

(iii) un manual o procedimiento establecido para la atención de consultas y reclamos, que se ajusten a las obligaciones impuestas por la Ley 1581 de 2012. Sobre este cargo, se evidencia que, en etapa de alegatos de conclusión la investigada allegó el “MANUAL DE POLITICAS (sic) Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AGRUPACION (sic) DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL”.

Así, se observa que este contiene, entre otros, los siguientes acápites (i) Procedimiento para los derechos del titular, y (ii) Seguridad de la información y medidas de seguridad. Haciendo un análisis del contenido de los acápites en mención, se evidencia que en el primero se incluye el procedimiento establecido para la atención de consultas y reclamos.

Ahora bien, en cuanto a lo que respecta a las medidas de seguridad, esta Dirección pudo concluir que el contenido del Manual no es completo y claro acerca de esto, ya que se limita a indicar que la investigada “( ) adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

Así, es preciso aclararle a la investigada que lo anterior no es suficiente, al no detallar en forma clara y precisa las políticas internas implementadas por la copropiedad para garantizar la seguridad de la información. Por otro lado, el Manual no establece los procedimientos implementados para la recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de la información almacenada en las bases de datos de la investigada.

Dicho lo anterior, se observa además que el Manual aportado entró en vigor en febrero de 2020, lo que quiere decir que se implementó con posterioridad a la queja presentada por el señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX. En consecuencia, además de que su contenido no es suficiente ni se ajusta en su totalidad a las exigencias de la Ley, mediante este no se logra desvirtuar el cargo aquí analizado, por haber sido implementado con posterioridad a los hechos que dieron lugar a la presente investigación. Así las cosas, se concluye que se encuentra probado el actuar negligente por parte de la investigada al no cumplir con el deber de implementar un manual interno de políticas y procedimientos bajo los términos establecidos en la normatividad, el cual se encuentra consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la ley en cita y el inciso segundo del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, evidenciando que el documento aportado no se encuentra ajustado a lo establecido en la Ley, se impartirá una orden encaminada a que la sociedad investigada haga las adecuaciones correspondientes del documento en mención. 10.2.5 Respecto de la publicación del acto administrativo mediante el cual se inicia la investigación y se formulan cargos Sobre este asunto, manifestó el denunciante que la administración de la copropiedad publicó “( ) en las ventanas de la administración la (sic) dicho radicado e informando a los residentes que es porque yo demande (sic) a la propiedad”.

Para sustentar lo anterior adjuntó una fotografía donde se evidencia lo anterior, así: HOJA N 15, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” Al respecto, esta Dirección puede observar que lo que se encuentra publicado en las ventanas de la administración de la copropiedad es la versión pública de la Resolución No. 29395 del 18 de junio de 2020.

Así, corresponde aclarar que dicha versión es anonimizada y los datos personales del denunciante no son visibles. Adicionalmente, es claro que la presente investigación es un tema de interés para todos los propietarios, por ende, es deber de la administración comunicarlo oportunamente. En consideración de lo expuesto, se puede concluir que el acto administrativo es de carácter público y que a través de este no se puede acceder a los datos personales del denunciante.

Además, que no obra prueba en el expediente que demuestre que la investigada publicó datos personales del denunciante con el fin de dar a conocer a los demás propietarios que la presente investigación se inició por una queja presentada por éste.

DÉCIMO PRIMERO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 20126 señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 20157. 6Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)

PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” 7Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

HOJA N 16, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1.

Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales. El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las obligaciones previstas en la ley. Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 19951 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma. Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”1 (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 241 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”1.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. HOJA N 17, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS a los Representantes Legales de la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales. 5) Aplicar las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal”. 6) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

DÉCIMO SEGUNDO: En este orden de ideas, de acuerdo a los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  La copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL deberá documentar e implementar un procedimiento que garantice que, previo al tratamiento de datos personales (almacenamiento, uso, etc) se informe a los titulares: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

La sociedad deberá establecer un procedimiento o medio para informar que permita conservar prueba del mismo.  La copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL deberá modificar el manual interno “MANUAL DE POLITICAS (sic) Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AGRUPACION (sic) DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL”, con el fin de que en el se describan de forma clara y detallada (i) los procedimientos implementados para la recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de la información almacenada en sus bases de datos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015 artículos. 2.2.2.25.2.1. y 2.2.2.25.6.1. y (ii) las políticas internas implementadas por la copropiedad para garantizar la seguridad de la información. De lo anteriormente ordenado la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO TERCERO: Imposición y graduación de la sanción 13.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: HOJA N 18, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” “Artículo 23.

Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “El Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional8.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 8 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. HOJA N 19, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2021 = Multa en UVT 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional9 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”10 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros11. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni 9 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

(…) (negrita añadida) 10 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. 11 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. HOJA N 20, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta. La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido.

Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”12. Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia13.

La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2314 de la misma ley. Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Artículo 24. Criterios Para Graduar Las Sanciones. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 13.1.1 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012. 12 Organización de las Naciones Unidas (1948).

Declaración Universal de los Derechos Humanos 13 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 14Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

Texto del Proyecto de Ley Anterior b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva..” HOJA N 21, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”15 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados16.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que la investigada actuó negligentemente frente al tratamiento de los datos en su calidad de Responsable, al no solicitar la autorización de manera previa y expresa al Titular, conducta que afectó de forma real y concreta el derecho fundamental del denunciante.

En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, una multa de DOS MILLONES TREINTA Y TRES MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y OCHO PESOS ($2.033.248) M/CTE, correspondiente a (56) unidades de valor tributaria- UVT17, por la violación al literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así́ como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

De otro lado, quedó demostrado que la sociedad investigada actuó negligentemente frente al tratamiento de los datos en su calidad de Responsable, al no cumplir con su deber de informar debidamente al Titular sobre las finalidades de la recolección y los derechos que le asisten como Titular de la información, conducta que afectó de forma real y concreta el derecho fundamental del denunciante.

En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, una multa de UN MILLÓN CIENTO SESENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS ($1.161.856) M/CTE, correspondiente a (32) unidades de valor tributaria- UVT18, por la vulneración del literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 15 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 16 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” Mediante la resolución 000111 del 11 de Diciembre de 2020, la la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2021, la cual quedó en $36.308.

Ibidem HOJA N 22, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma ley y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 13.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones. (Se analiza e indica solo lo que aplique al caso).

DÉCIMO CUARTO: CONCLUSIÓN Se procederá a imponer una sanción y a impartir órdenes por las siguientes razones: i. Se comprobó que la investigada infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales consagradas en: - El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así́ como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; - El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma ley y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y ii.

Con dicha conducta, el Responsable violó el derecho de habeas data de los Titulares de la información, incluyendo al denunciante XXXXXX XXXXXXXX XXXXX al no haberles solicitado de manera previa, expresa e informada la autorización para el tratamiento de sus datos personales, así como al no haber puesto en conocimiento de estos las finalidades de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten como Titular.

Cabe aclara que no es suficiente presentar como prueba copia de autorizaciones suscritas por algunos de los Titulares, cuando estas no contienen fecha de creación y/o implementación, así como tampoco fecha de suscripción por parte de los Titulares. Por esta razón se impone una sanción y se imparte una orden. iii. De igual manera, quedó demostrado que la investigada no cumplió con el deber de implementar un manual interno de políticas y procedimientos bajo los términos establecidos en la normatividad, el cual se encuentra consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal g) del artículo 4 de la Ley en cita y el inciso segundo del artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Razón por la cual se imparte una orden. Así las cosas, una vez analizada toda la actuación administrativa, la información y documentos que conforman el expediente, encuentra este Despacho procedente imponer la sanción correspondiente a TRES MILLONES CIENTO NOVENTA Y CINCO MIL CIENTO CUATRO PESOS ($3.195.104) M/CTE, correspondiente a (88) unidades de valor tributaria- UVT, por la violación de (i) el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así́ como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y (ii) el literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma ley y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, a la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL.

DÉCIMO QUINTO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido HOJA N 23, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL con Número de Identificación Tributaria 900.261.531-3, esta Dirección, mediante oficio bajo radicado No. 19-179177- -30 del 08 de marzo de 2021, concedió el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad villasdehatochico3@hotmail.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la investigada, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad.

En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con el Nit. 900.261.531-3, de TRES MILLONES CIENTO NOVENTA Y CINCO MIL CIENTO CUATRO PESOS ($3.195.104) M/CTE, correspondiente a (88) unidades de valor tributaria- UVT, por la violación a lo dispuesto en: (i) (ii) El literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal c) del artículo 4 y el artículo 9 de la misma Ley, así́ como de los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y El literal c) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el literal b) del artículo 4 y el artículo 12 de la misma ley y el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL, identificada con el Nit. 900.261.531-3, cumplir con las instrucciones impartidas por esta Dirección en el presente acto administrativo, según lo expuesto en su parte motiva, dentro del término de DOS (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión. Las instrucciones son las siguientes:  La copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL deberá documentar e implementar un procedimiento que garantice que, previo al tratamiento de datos personales (almacenamiento, uso, etc) se informe a los titulares: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la HOJA N 24, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ” finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

La sociedad deberá establece un procedimiento o medio para informar que permita conservar prueba del mismo.  La copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL deberá modificar el manual interno “MANUAL DE POLITICAS (sic) Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AGRUPACION (sic) DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL”, con el fin de que en el se describan de forma clara y detallada (i) los procedimientos implementados para la recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de la información almacenada en sus bases de datos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015 artículos. 2.2.2.25.2.1. y 2.2.2.25.6.1. y (ii) las políticas internas implementadas por la copropiedad para garantizar la seguridad de la información.

PARÁGRAFO PRIMERO: La copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.261.531-3, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento.

Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de la orden impartida por mandato de este acto administrativo. Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de la orden, y suscrita por el representante legal de la copropiedad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.261.531-3, acreedora de las sanciones previstas en la Ley.

ARTÍCULO TERCERO: EXHORTAR a la señora XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX, identificada con cédula de ciudadanía No. xx.xxx.xxx, en calidad de representante legal de la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.261.531-3, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales. 5) Aplicar las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal”. 6) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la copropiedad AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL identificada con el Nit. 900.261.531-3, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación. HOJA N 25, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ”

ARTÍCULO QUINTO. NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución al señor XXXXXX XXXXXXXX XXXXX, identificado con Cédula de Ciudadanía número XX.XXX.XXX, en calidad de tercero, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

ARTÍCULO SEXTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 30 NOVIEMBRE 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.11.30 13:54:09 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: LMLA Revisó: AMVJ Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Identificación: Representante Legal: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: AGRUPACIÓN DE VIVIENDA VILLAS DE HATO CHICO III – PROPIEDAD HORIZONTAL Nit 900.261.531-3 XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX villasdehatochico3@hotmail.com Diagonal 151 B 136 A 80 Barrio Suba Compartir Bogotá, D.C. Tercero Interviniente: Señor: Identificación: Correo electrónico: Dirección: Ciudad: XXXXXX XXXXXXXX XXXXX C.C. No. XX.XXX.XXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX Investigada:

Resolución sancionatoria N° 78030 de 2021

CONSIDERANDO

RESUELVE