Sanción 32483 de 2021 — SIC

(27 MAYO 2021) VERSIÓN PÚBLICA “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” Radicación: 19-134250 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los numerales 5 y 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Superintendencia tuvo conocimiento de la presunta violación de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 por parte de la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., identificada con NIT 900.255.750-5, por lo que decidió iniciar investigación administrativa en consideración a los siguientes hechos 1.

Que en ejercicio de la función de vigilancia y control, este Despacho procedió a examinar la información cargada en el Registro Nacional de Bases de Datos por parte de la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., identificada con el NIT. 900.255.750-5, evidenciando preliminarmente que esta sociedad no cumplió con el deber de realizar la inscripción en dicho registro. 2.

Que, luego de analizar los supuestos legales contenidos en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 090 de 2018, se estableció que la sociedad en cuestión cumplía con tales requisitos. 3. Que, para efectos de verificar el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad en mención, mediante oficios con radicado bajo el número 19- 134250-0 del 14 de junio de 2019, y 19-134250-1 del 30 de septiembre de 2019 este Despacho requirió a la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., para que informara lo siguiente “(…) 1.

Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manuel de Política de Seguridad. 4.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6. Señale a esta Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los Titulares almacenados en sus bases de datos.”

SEGUNDO: Que cumplido el término de cinco (05) días otorgado en los dos requerimientos anteriormente referenciados, no se evidenció que la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S. haya suministrado respuesta a los requerimientos mencionados en el considerando anterior, aun cuando los mismos le fueron notificados a la dirección física y electrónica que están contenidas en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA TERCERO: Que, con base en los hechos anotados, el 04 de agosto de 2020 se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución N°. 44648 del 2020, por medio de la cual se formularon los siguientes cargos a la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., por el presunto incumplimiento a las disposiciones contenidas en: (i) El literal o) del artículo del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con los artículos 2.2.2.26.3.1 y 2.2.2.26.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 de la misma ley, en armonía con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en el literal g) del artículo 4 de la precitada ley, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(iv) El literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y (v) El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

CUARTO: Que la Resolución N°. 44648 del 04 de agosto de 2020 le fue notificada a la investigada mediante aviso N°. 30373 del 18 de noviembre de 2020 de conformidad con la certificación con N° de radicado 19-134250-8 de fecha del 24 de noviembre del 2020 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia.

QUINTO: Que, la investigada INSPIRA CONSULTORES S.A.S. guardó silencio frente a la oportunidad procesal para aportar pruebas y ejercer su derecho de defensa y contradicción.

SEXTO: Que mediante Resolución N° 10371 del 03 de marzo de 2021, se incorporaron las pruebas allegadas a la presente actuación administrativa, se declaró agotada la etapa probatoria, corriendo traslado a la investigada para que rindiera los alegatos de conclusión respectivos por el término de diez (10) días hábiles desde la comunicación de la citada Resolución. Así las cosas, las pruebas obrantes en el expediente son las siguientes: 6.1.

Oficio de requerimiento de información por parte de la Coordinadora Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas a la empresa INSPIRA CONSULTORES SAS mediante radicado número 19-134250-0 del 14 de junio de 2019. 6.2. Oficio de requerimiento de información por parte de la Coordinadora Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas a la empresa INSPIRA CONSULTORES SAS mediante oficio radicado número 19134250-1 del 30 de septiembre de 2019.

SÉPTIMO: Que la Resolución N°. 10371 del 03 de marzo de 2021 le fue comunicada a la investigada el 04 de marzo de 2021, de conformidad con la certificación radicada bajo el número 19-134250-13 del 17 de marzo de 2021 expedida por la Secretaría General de esta Superintendencia.

OCTAVO: Que, durante el término establecido por esta Dirección para que la investigada rindiera alegatos de conclusión, la investigada aportó escrito de alegatos de conclusión con radicado número 19-134250-12 de fecha 16 de marzo de 2021 en la cual expone lo siguiente: “(…)

1. INSPIRA CONSULTORES S.A.S. es una sociedad constituida en el año 2008 con el único propósito de crear un vehículo de inversión financiera en unos pocos bienes inmuebles y proyectos inmobiliarios, así como en capital y deuda en cinco (5) empresas de carácter privado, teniendo como finalidad exclusiva la de manejar unos recursos propios de su propietario de una forma institucional y formal.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA En el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad se establece como su objeto social el siguiente: “Objeto social. dada su naturaleza jurídica, esta sociedad - con base en el derecho consagrado en el artículo 5°, numeral 5°, de la ley 1258 de 2.008 - tiene como objeto social realizar toda y cualquier actividad civil o comercial lícita tanto en colombia [sic] como en cualquier país extranjero. la sociedad se dedicará, en particular, a: ( ) f) comprar, vender, tomar y dar en arriendo toda clase de bienes muebles e inmuebles, dar y recibir en prenda bienes muebles e inmuebles, crear establecimientos comerciales, comprar o vender cualquier clase de artículos o mercancías relacionadas directa o indirectamente con su objeto social. g) actuar como socio o accionista de cualquier tipo de sociedades, celebrar contratos comerciales de cambio en todas sus modalidades, negociar en títulos valores, efectuar toda clase de operaciones de crédito, abrir, ceder, cancelar cuentas corrientes y de ahorros con las instituciones financieras, y en general celebrar todo tipo de contrato que se considere necesario para la buena marcha de la empresa”.

De las actividades descritas las únicas que se han desarrollado son las mencionadas al inicio de este numeral y no existe ningún plan para efectuar otro tipo de tareas. 2. Desde el momento de su constitución, y hasta la fecha, INSPIRA CONSULTORES S.A.S. ha ejercido sus actividades por intermedio de su único propietario y representante legal, XXXXXXXXXX, contando únicamente con una asesoría contable, sin requerir para el efecto con una planta interna de personal de apoyo o mantener relaciones con clientes o proveedores externos. (…)” Respecto del primer cargo la investigada señala: “(…) se debe poner de presente que, si bien INSPIRA CONSULTORES S.A.S. como entidad que cuenta con activos superiores a 100.000 UVT tendría en principio la obligación de registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la consideraciones inicial esta obligación no es aplicable al caso de esta sociedad que no realiza el tratamiento de datos personales que requiera la creación de una base de datos, y en consecuencia, no resulta responsable del tratamiento de datos personales de manera que no presenta los supuestos previos que se deben tener en cuenta para realizar el registro en el Registro Nacional de Bases de Datos, consistentes, básicamente en la existencia de bases de datos que deban ser registradas.

Tal como ha sido informado, el propósito de INSPIRA CONSULTORES S.A.S. se enfoca en realizar inversiones de capital en algunas personas jurídicas, exactamente cinco (5), para lo cual no se ve en la necesidad de crear, desarrollar o tratar datos de personas naturales. Así las cosas, en adición a los argumentos presentados, no quiero dejar de poner de presente que la desatención de los requerimientos iniciales efectuados por esa Superintendencia de Industria y Comercio fue el resultado de un tema totalmente involuntario de mi parte en la medida en que las notificaciones se remitieron a XXXXXXXXXXX, correo el cual si bien aparece como dirección de notificación en el certificado de existencia y representación legal de la compañía, se trata de una dirección personal que lamentablemente he tenido en desuso y por tanto reviso muy esporádicamente.

Adicionalmente, la dirección física que aparece en el certificado de existencia y representación legal de INSPIRA CONSULTORES S.A.S. es la de un inmueble existente a mi nombre en la ciudad de Bogotá el cual visito muy ocasionalmente al encontrarme residiendo en el exterior; de manera que, sin querer presentar esto como una excusa, muy seguramente las notificaciones físicas que se hubieran recibido fueron recepcionadas por la persona que me ayuda con las labores domésticas quien, lamentablemente, debió desecharlas sin comunicármelo.

(…) Lo anterior aún más teniendo en cuenta que, como tuve la oportunidad de mencionar a lo largo de este punto, INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no trabaja o realiza actividades que involucren algún tratamiento de datos personales, ni cuenta con ningún tipo de base de datos que pueda llegar a contener información de este tipo. En esa medida, pongo a su consideración que, a pesar del error cometido por mi parte, se tomen en cuenta todos los hechos aquí narrados para desestimar el cargo por el cual se imputa a mi empresa” “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA Respecto de los cargos segundo, tercero, cuarto y quinto, la investigada señaló: “(…) Respecto de estos cuatro cargos, me permito reiterar que, como persona natural interesada en realizar inversiones en algunas compañías y proyectos inmobiliarios, constituí INSPIRA CONSULTORES S.A.S. en el año 2008 simplemente como un vehículo dirigido a efectuar dichas operaciones en empresas privadas, las cuales se han visto reflejadas en cinco (5) casos muy puntuales.

En virtud de lo anterior, INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no se ha visto en la necesidad de recolectar, almacenar y en general realizar algún tipo de tratamiento sobre datos personales que le obliguen a formar una o varias bases de datos o repositorios de esta información, y en consecuencia no se encuentra en la obligación de observar la legislación nacional que regula la protección y el tratamiento de datos personales, al no contar con ellos.

(…) Es en este sentido que, de acuerdo con lo que he informado a lo largo de este documento, a lo establecido por la norma y a lo analizado por la Corte Constitucional, puedo afirmar: 1. Que INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no realiza el tratamiento de datos personales, no ha creado bases de datos contentivas de información personal, ni decide sobre bases de datos que almacene este tipo de datos. 2.

Que INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no ostenta la calidad de un Responsable del Tratamiento de la forma como es definido este sujeto en la Ley 1581 de 2012; y que 3. En virtud de lo anterior, INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no se encuentra cobijada bajo los lineamientos establecidos por la legislación nacional relativa a la protección y tratamiento de datos personales.

Es claro entonces que INSPIRA CONSULTORES S.A.S., al no encontrarse en la necesidad de recolectar y/o tratar de cualquier forma datos personales, ni contar con la calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, no se ve obligado a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos de uso y recolección de datos personales, a adoptar un manual de políticas de seguridad de la información, ni a designar una persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos presentados por los titulares de una información que no existe.

(…) De acuerdo con los argumentos y explicaciones presentadas por medio de este escrito, es de mi interés reiterar que todas las actuaciones de INSPIRA CONSULTORES S.A.S. se han realizado en virtud de su objeto social y en cumplimiento de sus obligaciones legales, razón por la cual, le solicito el archivo de la presente investigación.”

NOVENO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 establece la función de vigilancia que le corresponde a la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, en cuanto se refiere a la actividad de administración de datos personales que se regula en la mencionada Ley.

DÉCIMO: Análisis del caso 10.1 Adecuación típica “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA La Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 20111 estableció lo siguiente respecto del principio de tipicidad en materia de derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento del dato”.

En la presente investigación, le corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción, para lo cual se deberán tener en cuenta los hechos, las razones de hecho y de derecho aducidas por la investigada o alegatos, así como el conjunto de pruebas allegadas al expediente. 10.2 Valoración probatoria y conclusiones 10.2.1 Respecto de la condición de Responsable del Tratamiento Esta Dirección considera oportuno distinguir los conceptos de Responsable y Encargado del tratamiento, comoquiera que los mismos resultan relevantes para determinar la calidad en la que actúa la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S. De un lado, el literal e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 define al Responsable del Tratamiento de la siguiente manera: “Artículo 3°.

Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; (…)” Esta norma fue declarada exequible mediante Resolución C-748 del 2011 en el siguiente entendido: “(…) el concepto de ‘decidir sobre el tratamiento’ empleado por el literal e) parece coincidir con la posibilidad de definir-jurídica y materialmente- los fines y medios del tratamiento”1.

Esto significa que es Responsable del Tratamiento la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, determine – de hecho, o de derecho – los fines del tratamiento y los medios para alcanzarlos, mientras que el Encargado del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

En esta medida, esta Dirección considera oportuno precisar que los cargos se formularon en contra de la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento, debido a la obligación de esta de registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y de aportar la documentación solicitada; situaciones que no se materializaron de conformidad con lo obrante en el expediente..

Por otro lado, respecto de lo argumentado en el escrito de alegatos presentado, es deber de esta Dirección poner de presente a la investigada que los datos de personas naturales, tales como representantes legales, suplentes, miembros de juntas directivas, revisores fiscales, entre otros contenidos tanto en el Certificado de existencia y Representación legal de INSPIRA CONSULTORES S.A.S. de fecha 16 de marzo de 2021, así como los de las empresas a las cuales presta sus servicios de acuerdo con lo descrito en su objeto social, constituyen la base de datos acerca de la cual se refieren las solicitudes hechas por esta Superintendencia. 1 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” VERSIÓN PÚBLICA 10.2.2. Del deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la La Corte Constitucional ha establecido que con el propósito de proteger efectivamente el derecho fundamental al habeas data o autodeterminación informática es imperioso asegurar la observancia del principio de autoridad independiente, conforme al cual: “(…) la adopción de una normatividad sólo es efectiva si se garantiza que dentro de la estructura del Estado exista un órgano encargado de garantizar el respeto de los principios (…)”2.

En un sentido similar, en los Principios de la OEA en Materia de Privacidad y Protección de Datos Personales, la Organización de Estados Americanos ha señalado que los Estados deben garantizar que exista una “(…) autoridad que sea responsable de la supervisión del cumplimiento de estos principios de la protección de datos y de la legislación nacional aplicable con respecto a las actividades de procesamiento sobre las que tienen jurisdicción”3.

En desarrollo de este principio, la Ley 1581 de 2012 atribuye a la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura de Protección de Datos Personales, la función de vigilar que en el tratamiento de datos personales se respeten los procedimientos, derechos, garantías y principios allí previstos. Así, el literal o) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

(…) En esta medida, es claro que los Responsables deben cumplir con las instrucciones (órdenes) impartidas por las autoridades de seguimiento y vigilancia por mandato legal. Al respecto, esta Dirección en ejercicio de su función de vigilancia y evaluación de las actividades de los sujetos obligados por el Régimen General de Protección de Datos Personales, requirió a la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., sin embargo, ésta guardó silencio, solo pronunciándose en la etapa de alegatos de conclusión, omitiendo su deber de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparte la Superintendencia de Industria y Comercio por ser Responsable del Tratamiento.

En este punto, vale la pena hacer énfasis sobre la naturaleza de esta entidad y sus funciones, así: De acuerdo con el artículo 25 del Decreto 2974 del 03 de diciembre de 19684, por el cual se creó la de vigilancia y control de acuerdo con las normas vigentes que le corresponden. De forma que, con la expedición del Decreto 4886 del 2011, esta entidad ejerce la vigilancia y control sobre el régimen de habeas data, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991 y, en este caso particular, en la Ley 1581 de 2012.

En esa medida, esta Superintendencia protege el derecho fundamental de habeas data, es decir, el derecho que tiene todo Titular de información de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que sobre ellos se encuentren en cualquier base de datos. Para el caso particular, la protección está amparada en la Ley 1581 de 2012, la cual establece que la protección será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. 2 Corte Constitucional, sentencia C-748/11, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011). 3 Organización de Estados Americanos, Principios de la OEA en materia de privacidad y protección de datos personales, 26 de marzo del 2015, fecha de última consulta 25 de noviembre del 2020, disponible en web https://www.redipd.org/sites/default/files/inline-files/Informe_CJI-doc_47415_rev2_26_03_15.pdf 4 Decreto 2974 del 3 de diciembre de 1968, “por el cual se reorganiza el Ministerio de Fomento y se dictan otras disposiciones”.

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” VERSIÓN PÚBLICA Así mismo, esta Superintendencia, a través de esta Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia de las funciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento y podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación. Igualmente, importante resulta el concepto de “ley estatutaria”, la cual, según la sentencia C-687 de 2002, está dispuesta para regular ciertas materias que el Constituyente consideró de especial importancia en nuestra sociedad.

Esta figura legislativa tiene una especial jerarquía, ya que una ley se entenderá pertenecer a tal jerarquía cuando se cumplen los siguientes requisitos: (i) el asunto trata de un derecho fundamental y no de un derecho constitucional de otra naturaleza, (ii) cuando por medio de la norma está regulándose y complementándose un derecho fundamental, (iii) cuando dicha regulación toca los elementos conceptuales y estructurales mínimos de los derechos fundamentales, y (iv) cuando la normatividad tiene una pretensión de regular integralmente el derecho fundamental.

Así las cosas, entendiendo que estamos ante una legislación de especial jerarquía sobre el resto de las leyes nacionales en la medida en que regula el derecho fundamental a la protección de datos personales, todo Responsable del Tratamiento de dichos datos debe obligatoriamente ajustarse a los requisitos y deberes que les impone la ley por tratase de un derecho fundamental.

La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios están dispuestos para proteger el derecho fundamental de habeas data con el que cuenta todo Titular y garantizar que los Responsables del Tratamiento cumplan a cabalidad los deberes que recaen sobre ellos sin tener que recurrir a razonamientos complejos, ya que debería ser de fácil entendimiento que los deberes de ley son de obligatoria observancia para garantizar la protección de este derecho fundamental.

Así las cosas, esta Ley faculta a esta Dirección a exigir de los Responsables del Tratamiento los deberes que estos deben cumplir de conformidad con el artículo 17 de la Ley en cita. De esta manera, se reitera que la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S. debe, de una parte, atender los diferentes llamados de esta Superintendencia y, de otro, demostrar el cumplimiento de los deberes a los que se encuentra obligada por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta Dirección encontró que la presente investigación administrativa se inició por medio de la Resolución N°. 44648 del 04 de agosto de 2020 en la medida en que la sociedad investigada presuntamente incumplió la obligación de realizar el registro en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), así como de documentar y aportar a esta Dirección las Políticas y Manuales solicitados a través de oficio radicado 19- 134250-0 del 14 de junio de 2019 y oficio radicado número 19-134250-1 del 30 de septiembre de 2019.

Frente a ello, la sociedad investigada adujo en su escrito de alegatos de conclusión que: “(…) se debe poner de presente que, si bien INSPIRA CONSULTORES S.A.S. como entidad que cuenta con activos superiores a 100.000 UVT tendría en principio la obligación de registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con lo informado en el aparte de consideraciones inicial esta obligación no es aplicable al caso de esta sociedad que no realiza el tratamiento de datos personales que requiera la creación de una base de datos, y en consecuencia, no resulta responsable del tratamiento de datos personales de manera que no presenta los supuestos previos que se deben tener en cuenta para realizar el registro en el Registro Nacional de Bases de Datos, consistentes, básicamente en la existencia de bases de datos que deban ser registradas.(…)” La investigada apoya su actuar de omisión de suministrar la información solicitada por la “(…) la desatención de los requerimientos iniciales efectuados por esa Superintendencia de Industria y Comercio fue el resultado de un tema totalmente involuntario de mi parte en la HOJA N, “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” VERSIÓN PÚBLICA medida en que las notificaciones se remitieron a xxxxxxxxxxxxxx, correo el cual si bien aparece como dirección de notificación en el certificado de existencia y representación legal de la compañía, se trata de una dirección personal que lamentablemente he tenido en desuso y por tanto reviso muy esporádicamente.

(…)” Ahora bien, esta Dirección observa que dentro del plenario obra lo siguiente: En primer lugar, por medio del oficio con fecha del 14 de junio de 2019 y radicado 19- 134250-0, esta Dirección, a través de la Coordinación del Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas, solicitó información a la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., al correo electrónico de notificación judicial (xxxxxxxxxxxxxxxx), establecido en el certificado de Existencia y Representación Legal de la entidad de fecha 16 de marzo de 2021, para que dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del mismo, informara lo siguiente: “(…) 1.Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales. 3. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del Manuel de Política de Seguridad. 4. Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos implementados por la organización para la atención de consultas y reclamos. 5.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. 6. Señale a esta Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los Titulares almacenados en sus bases de datos.” Que, debido al silencio de la investigada, esta Dirección se permitió requerir a la investigada por segunda vez mediante oficio con radicado 19-134250-1 del 30 de diciembre de 2019, a la dirección física Calle 92 No. 11 A-56 en la ciudad de Bogotá, establecida como dirección de notificación judicial en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la entidad de fecha 16 de marzo de 2021, para que dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del segundo requerimiento, informara lo siguiente: “(…) 1.Exponga las razones por las cuales no llevó a cabo el proceso de inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2.

Sírvase remitir con destino a esta Dirección copia del manual de procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA 6. Señale a esta Despacho cuáles son los mecanismos utilizados o las fuentes a través de las cuales recolecta los datos de los Titulares almacenados en sus bases de datos.” En ese sentido, para este Despacho es claro que: (i) el requerimiento con radicado número 19-134250-0 del 14 de junio de 2019 fue enviado a la dirección de correo electrónico ‘xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, la cual se encuentra registrada en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad para efectos de notificación judicial; requerimiento frente al cual la investigada debía dar respuesta máximo hasta el 25 de junio de la misma anualidad y (ii) el requerimiento con radicado número 19-134250-1 del 30 de septiembre de 2019 fue enviado a la dirección Calle 92 No. 11 A-56 en la ciudad de Bogotá, la cual se encuentra registrada en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad para efectos de notificación social.

La comunicación fue enviada por medio de la empresa ‘Servicios Postales Nacionales S.A. (4/72)’, con guía de envío RA187016769CO y fue efectivamente entregado el día 03 de octubre de 2019, requerimiento frente al cual la investigada debía dar respuesta máximo hasta el 15 de octubre de la misma anualidad. Así las cosas, está probado el actuar negligente por parte de sociedad respecto de dar respuesta a las solicitudes incoadas por parte de esta Superintendencia y por esta razón, se impondrá la correspondiente sanción. 10.2.3.

Respecto del deber de contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales Conforme al principio de legalidad en materia de datos personales, cualquier forma de Tratamiento de información personal desde su recolección hasta su disposición final se encuentra orientada por las normas contenidas no solamente en la Ley 1581 de 2012 sino también en la normatividad que sobre la materia se ha expedido, la cual, para el caso en particular, corresponde al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 5; lo que traduce en el hecho de que las disposiciones del referido decreto tienen la misma obligatoriedad y carácter vinculante que la ley estatutaria.

El artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se establece el contenido mínimo que debe reunir el documento que haga sus veces de Política de Tratamiento de la Información, el cual indica lo siguiente: “Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de Tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. 5 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, norma que compiló, entre otros, el Decreto 1377 de 2013 que reglamentó parte del articulado de la Ley 1581 de 2012.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5° del presente decreto, deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.”.

La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data” 6 pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, Tratamiento, circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data a través de la implementación y puesta en marcha, de los principios que rigen el Tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En efecto, el Responsable tiene el deber de tratar la información que se encuentra almacenada en su base de datos bajo las medidas mínimas establecidas, por el Régimen de Protección de Datos Personales, pues así lo dispuso la Ley 1581 de 2012 cuando señaló en su artículo 25 inciso tercero, que “[l]as políticas de tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley”, disposición que, igualmente, refuerza la hipótesis esgrimida entorno a que mediante la política de tratamiento se pretende cimentar los pilares de la protección al derecho.

Sin perjuicio de lo anterior, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 otorgó la posibilidad para que en caso en que no sea posible poner a disposición del Titular la Política de Tratamiento de la información, los Responsables puedan informar por medio de un aviso de privacidad sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, siempre y cuando se observen los requisitos del artículo 2.2.2.25.3.3 del decreto en cita.

Dicha situación se encuentra ratificada por la investigada, cuando la misma en su escrito de alegatos de conclusión, alega que “(…) Respecto de estos cuatro cargos, me permito reiterar que, como persona natural interesada en realizar inversiones en algunas compañías y proyectos inmobiliarios, constituí INSPIRA CONSULTORES S.A.S. en el año 2008 simplemente como un vehículo dirigido a efectuar dichas operaciones en empresas privadas, las cuales se han visto reflejadas en cinco (5) casos muy puntuales.

Que INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no ostenta la calidad de un Responsable del Tratamiento de la forma como es definido este sujeto en la Ley 1581 de 2012; y que 6 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011. M.P. María Victoria Calle Correa “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA 3.

En virtud de lo anterior, INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no se encuentra cobijada bajo los lineamientos establecidos por la legislación nacional relativa a la protección y tratamiento de datos personales. Es claro entonces que INSPIRA CONSULTORES S.A.S., al no encontrarse en la necesidad de recolectar y/o tratar de cualquier forma datos personales, ni contar con la calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, no se ve obligado a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos de uso y recolección de datos personales, a adoptar un manual de políticas de seguridad de la información, ni a designar una persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos presentados por los titulares de una información que no existe” Por lo anterior se concluye que del actuar negligente de la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S. en el incumplimiento del deber de contar con una la política de tratamiento de datos,, documentación que es el mecanismo dispuesto por la ley para hacer efectivo el derecho de los Titulares al habeas data, al ser la máxima expresión del principio de transparencia al reflejar ante los Titulares el modo de hacer valer su derecho al habeas data, por lo cual esta Dirección procederá a imponer la respectiva sanción. 10.2.4.

Respecto del deber de desarrollar e implementar un manual para la atención de consultas y reclamos, un manual de políticas de seguridad y un manual para la recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de la información El literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, prevé un deber fundamental para los Responsables de la Información, el cual establece: “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos (…)” (resaltado fuera del texto).

Al respecto es necesario precisar que los aspectos analizados en el presente cargo, guardan relación a los procedimientos internos que debe adoptar los Responsables de la Información con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales que trata, en virtud del desarrollo de sus actividades; estas actividades van encaminadas a que los responsables, desarrollen políticas internas efectivas que demuestren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario.

Por lo anterior, es preciso traer a colación el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Reglamentario 1074 de 2015, por cuanto prevé que “(…) Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

“Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas.” De igual manera, es pertinente señalar el artículo del Decreto Único Reglamentario que dispone la regulación sobre el manual del ciclo de dato consagrada en el artículo 2.2.2.25.2.1 de este Decreto, el cual establece que: “Artículo 2.2.2.25.2.1.

Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso”7.

Al respecto, esta Dirección encontró que, habiéndosele otorgado la oportunidad procesal a la investigada y de haber remitido el requerimiento a la dirección de notificación de la empresa, se tuvo preliminarmente que la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no acreditó que contara con: (i) un manual para la atención de consultas y reclamos implementado por la organización, (ii) un manual de Políticas de Seguridad y, (iii) un manual en el que se describan los procedimientos usados para la recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de la información almacenada en sus bases de datos.

Teniendo en cuenta lo anteriormente señalado la investigada en su escrito de alegatos de conclusión menciona: “(…) Respecto de estos cuatro cargos, me permito reiterar que, como persona natural interesada en realizar inversiones en algunas compañías y proyectos inmobiliarios, constituí INSPIRA CONSULTORES S.A.S. en el año 2008 simplemente como un vehículo dirigido a efectuar dichas operaciones en empresas privadas, las cuales se han visto reflejadas en cinco (5) casos muy puntuales.

Que INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no ostenta la calidad de un Responsable del Tratamiento de la forma como es definido este sujeto en la Ley 1581 de 2012; y que 7 Ibid. 18 “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA 3. En virtud de lo anterior, INSPIRA CONSULTORES S.A.S. no se encuentra cobijada bajo los lineamientos establecidos por la legislación nacional relativa a la protección y tratamiento de datos personales.

Por otro lado, este Despacho encuentra pertinente, indicarle a la investigada que, los aspectos señalados en los manuales arriba descritos no pueden ser entendidos o interpretados como aspectos formales o procedimentales, ya que, por el contrario, dichos criterios están dispuestos para hacer efectivo, de manera real y demostrable, el derecho de los Titulares al habeas data.

Ello es así en tanto que (i) El manual de políticas de seguridad de la información se entiende como aquel manual que le garantiza a los Titulares que sus datos estarán protegidos por las medidas técnicas, administrativas y humanas pertinentes y necesarias para salvaguardar la integridad de los datos para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(ii) El manual de atención a quejas y reclamos es el mecanismo para que los Titulares puedan interponer las peticiones que sean necesarias y pertinentes para que el Responsable del Tratamiento haga efectivo el derecho de los Titulares a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.; y (iii) El manual de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, eventual, supresión de los Datos Personales de los Titulares de Información es el manual mediante el cual el Responsable del Tratamiento le garantiza a los Titulares el procedimiento que éste lleva a cabo para tratar sus datos personales desde la fase de recolección hasta la fase de supresión o eliminación total de los datos personales de sus bases Por estas razones, se procederá a imponer las sanciones correspondientes e impartirá una orden.

DÉCIMO PRIMERO: CONCLUSIÓN Está demostrado que la investigada infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales analizadas en la medida en que pese a que en su momento se le enviaron dos requerimientos por parte de esta Superintendencia a la investigada y ésta omitió dar respuesta a las mismas.

DÉCIMO SEGUNDO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, de acuerdo con los argumentos de hecho y de derecho expuestos por la investigada, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones: • La sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S debe adoptar las siguientes políticas y manuales: “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA o Política de Tratamiento de Datos Personales; o Manual de Políticas de Seguridad de la Información; o Manual de Atención a Quejas y Reclamos; o Manual de procedimientos usados para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y, eventual, Supresión de los Datos Personales.

DÉCIMO TERCERO: Imposición y graduación de la sanción 13.1 Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en su artículo 23 8. Esta potestad sancionatoria, que es una manifestación del poder punitivo del Estado, derivado de los artículos 29, 410 y 611 de la Constitución, debe respetar las garantías constitucionales fijadas en el artículo 29 Superior, que hacen parte del derecho fundamental al debido proceso administrativo12.

La Corte Constitucional señaló sobre este asunto: "La sanción administrativa, como respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la administración entre otros, y consecuencia concreta del poder punitivo del Estado, no debe ser ajena a los principios que rigen el derecho al debido proceso.

(…)”13 (negrita añadida) Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “(e)l Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” 8Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

(…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (negrita añadida) 10 Artículo 4. La Constitución es norma de normas.

(…) Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades. (negrita añadida) 11 Artículo 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

(negrita añadida) 12 Al respecto ver las sentencias: Corte Constitucional, Sala Plena, C-564 de 2000, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000); Corte Constitucional, Sala Octava de Revisión, T-010 de 2017, Magistrado Ponente Alberto Rojas Ríos, veinte (20) de enero de dos mil diecisiete (2017);

Corte Constitucional, Sala Plena, C-034 de 2014, Magistrada Ponente María Victoria Calle, veintinueve (29) de enero de dos mil catorce (2014). 13 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Alfredo Beltrán Sierra, diecisiete (17) de mayo del dos mil (2000). Considerando 5.5.2. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso -tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional 14.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En efecto, el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 dispone: “Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado, cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: “ART. 49. —Cálculo de valores en UVT.

A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT. En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente.

PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV.” De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la Unidad de Valor Tributario (UVT).

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 = 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 UVT vigente 2021 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional15 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2011, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos Personales, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionatorio, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”16 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del 14 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994.

Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND. 15 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) 16 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener para efectos de la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de habeas data y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos personales, entre otros17. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”18.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”, por lo que no debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia19. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio la potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2320 de la misma.

Asimismo, el artículo 24 indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Ley 1581 de 2012, artículo 24: “Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; 17 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 18 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos 19 Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 20 Ley 1581 de 2012, artículo 23: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” HOJA N, “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” VERSIÓN PÚBLICA c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio; e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” De manera que resulta aplicable el criterio de graduación señalado en el literal a) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012.

Ahora bien, la Corte Constitucional indicó lo siguiente respecto de las sanciones consistentes en multas: “El artículo 23 del proyecto establece las sanciones que puede aplicar la Superintendencia de Industria y Comercio a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento, dentro de las cuales contempla las multas, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento, el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento y finalmente el cierre inmediato y definitivo de la operación: Esta norma constituye una disposición de carácter sancionatorio y por ello debe cumplir con todos los principios propios del debido proceso sancionador contemplados en la Constitución Política y reconocidos por la jurisprudencia de esta Corporación: En primer lugar, el principio de legalidad, de acuerdo con el cual: “las conductas sancionables no sólo deben estar descritas en norma previa sino que, además, deben tener un fundamento legal, por lo cual su definición no puede ser delegada en la autoridad administrativa”.

Este axioma tiene una interpretación menos rigurosa en el Derecho administrativo sancionador que en el Derecho penal, pues es posible una flexibilización razonable de la descripción típica: “Ha reiterado la Corte, que en el derecho administrativo sancionador "aunque la tipicidad hace parte del derecho al debido proceso en toda actuación administrativa, no es demandable en este campo el mismo grado de rigurosidad que se exige en materia penal”, por cuanto la naturaleza de las conductas reprimidas, los bienes jurídicos involucrados y la teleología de las facultades sancionadoras en estos casos, hacen posible también una flexibilización razonable de la descripción típica, en todo caso, siempre erradicando e impidiendo la arbitrariedad y el autoritarismo, que se haga prevalecer los principios de legalidad y de justicia social, así como los demás principios y fines del Estado, y que se asegure los derechos constitucionales, los intereses legítimos y los derechos de origen legal o convencional de todas las personas”.

Esta norma cumple con el principio de tipicidad, para lo cual debe interpretarse conjuntamente con el artículo 22 de la futura ley estatutaria, que establece la posibilidad de imponer sanciones cuando se hayan incumplido las disposiciones de esta ley. En este sentido, el supuesto de hecho que completa la norma jurídica sancionatoria está constituido por la infracción de las disposiciones de la futura ley estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

(…)21 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener en cuenta en el caso en concreto, así: 13.2 La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. 21Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, M.P: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

FJ: 2.22.3. “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA En el caso sub examine, quedaron probadas las siguientes situaciones: Frente al primer cargo, está probado el actuar negligente por parte de sociedad respecto de dar respuesta a los requerimientos por parte de esta Superintendencia y por esta razón, se impondrá sanción por parte de esta Dirección, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, de una multa de CUATRO MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS ($4.356.960) correspondiente a 120 Unidades de Valor Tributario Vigentes.

Frente al segundo cargo, está probado el actuar negligente por parte de la sociedad frente al cumplimiento del deber de contar con una Política e Tratamiento de Información para garantizar el cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012, por esta razón, se impondrá sanción por parte de esta Dirección, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, de una multa de UN MILLÓN OCHOCIENTOS QUINCE MIL CUATROCIENTOS PESOS ($1.815.400) correspondiente a 50 Unidades de Valor Tributario Vigentes.

Frente al tercer cargo, está probado el actuar negligente por parte de la sociedad frente al cumplimiento del deber de contar con Manual Interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012, frente a la aplicación del principio de seguridad,, por esta razón, se impondrá sanción por parte de esta Dirección, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, de una multa de UN MILLÓN OCHOCIENTOS QUINCE MIL CUATROCIENTOS PESOS ($1.815.400) correspondiente a 50 Unidades de Valor Tributario Vigentes.

Frente al cuarto cargo, está probado que la investigada no cuenta con manual con los procedimientos y políticas para atender las consultas y reclamos, por esta razón, se impondrá sanción por parte de esta Dirección, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, de una multa de UN MILLÓN OCHOCIENTOS QUINCE MIL CUATROCIENTOS PESOS ($1.815.400) correspondiente a 50 Unidades de Valor Tributario Vigentes.

Frente al quinto cargo, está probado el actuar negligente de la sociedad, frente a proporcionar a solicitud de esta Superintendencia los procedimientos usados para el tratamiento de datos,, por esta razón, se impondrá sanción por parte de esta Dirección, dentro del margen que le otorga el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 entre 1 y 2000 SMLMV, de una multa de UN MILLÓN OCHOCIENTOS QUINCE MIL CUATROCIENTOS PESOS ($1.815.400) correspondiente a 50 Unidades de Valor Tributario Vigentes.

En consecuencia, se impondrá una sanción de multa correspondiente a: ONCE MILLONES SEISCIENTOS DIECIOCHO MIL QUINIENTOS SESENTA PESOS ($11.618.560) equivalente a TRECIENTAS VEINTE (320) UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT), dada la evidente transgresión del Régimen General de Protección de Datos Personales. 13.2.2. Respecto de los criterios de graduación Por último los criterios de graduación de la sanción señalados en la ley 1581 de 2012 artículo 24 literales b), c) d) y e) que agravan el monto de la sanción no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la diligencia realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa la Superintendencia y (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del despacho dentro de la actuación administrativa.

Así mismo, no se beneficiará del criterio de atenuación del literal f) ibídem, con relación a los cargos, porque la investigada no aceptó la comisión las infracciones.

DÉCIMO CUARTO: Que, en virtud de la situación actual, teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes, por lo que la sociedad debe: “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” HOJA N, VERSIÓN PÚBLICA (i) Enviar un correo electrónico a contactenos@sic.gov.co o habeasdata@sic.gov.co, solicitando el acceso al expediente a través de la plataforma servicios en línea, indicando: número de radicado, nombre completo de la persona que va a consultar el expediente, número de identificación y correo electrónico autorizado;

(ii) Una vez reciba respuesta positiva respecto de la solicitud de acceso, la sociedad debe registrarse en servicios en línea link https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php y a través del mismo link posteriormente al registro puede consultar el expediente de manera digital. No obstante, en aras de garantizar los derechos de defensa y contradicción de la sociedad, en el caso en que la misma considere necesario el acceso del expediente en físico, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de correo habeasdata@sic.gov.co, solicitando que le asignen una cita para que pueda examinar el expediente, con el número de la referencia, en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en la ciudad de Bogotá. Lo anterior por cuanto se deben garantizar el ingreso a las instalaciones con las adecuadas medidas de bioseguridad En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., identificada con NIT 900.255.750-5, de ONCE MILLONES SEISCIENTOS DIECIOCHO MIL QUINIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($11.618.560), equivalentes a TRESCIENTAS VEINTE (320) Unidades de Valor Tributario Vigentes por violación a lo dispuesto en (i) el literal o) del artículo del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en armonía con los artículos 2.2.2.26.3.1 y 2.2.2.26.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(ii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 de la misma ley, en armonía con los artículos 2.2.2.25.3.1., 2.2.2.25.3.2., 2.2.2.25.3.3. y 2.2.2.25.3.4. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; (iii) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en el literal g) del artículo 4º de la precitada ley, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;

(iv) el literal j) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el literal k) del artículo 17 ejúsdem, y el inciso 4 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y (v) el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 2.2.2.25.2.1, el inciso 2 del artículo 2.2.2.25.6.1. y el artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S. identificada con el Nit. 900.255.750-5, cumplir las siguientes instrucciones impartidas por esta Dirección en el presente acto administrativo, dentro del término de los dos (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión: La sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S debe adoptar las siguientes políticas y manuales: o Política de Tratamiento de Datos Personales;

HOJA N, “Por la cual se impone una sanción administrativa y se imparten ordenes administrativas” VERSIÓN PÚBLICA o Manual de Políticas de Seguridad de la Información; o Manual de Atención a Quejas y Reclamos; o Manual de procedimientos usados para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y, eventual, Supresión de los Datos Personales.

ARTÍCULO TERCERO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución la sociedad INSPIRA CONSULTORES S.A.S., identificada con NIT 900.255.750-5, a través de su representante legal, entregándoles copia de esta e informándoles que contra ella procede el recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales, y el de apelación, ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 27 MAYO 2021 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, Firmado digitalmente por ENRIQUE SALAZAR CARLOS ENRIQUE CARLOS MUÑOZ SALAZAR MUÑOZ Fecha: 2021.05.27 14:41:24 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Proyectó: JIHM Revisó: SRB Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Investigada: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Correo electrónico: Ciudad: INSPIRA CONSULTORES S.A.S. Nit. 900.255.750-5 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Resolución sancionatoria N° 32483 de 2021

CONSIDERANDO

RESUELVE