resolucion 533-008554 de 2010

- Adoptar las firmas digital y mecánica, para los documentos que se generen y tramiten a través del Sistema de Información Documental de la Superintendencia de Sociedades, en el modulo de Radicador de Salida Electrónico.

PARÁGRAFO. La firma mecánica: Consistirá en una firma digitalizada en formato .tif y jpg, implementada en el Sistema de Información Documental, bajo parámetros de seguridad y protección, vinculadas a una clave del suscriptor y para los documentos que se oficialicen a través de este sistema, asegurando la no modificación de este después de efectuada la oficialización, garantizando la identidad del firmante. La firma digital o electrónica: Se entiende como un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado.

- La firma digital será utilizada por el Superintendente de Sociedades, los Superintendentes Delegados, el Secretario General, el Director de Informática y Desarrollo, los Jefes de Oficina, los Intendentes Regionales y los Coordinadores de Grupo y por quienes quedan encargados de sus funciones ante la falta temporal de los mismos.

- La firma mecánica será utilizada además de los funcionarios citados en el artículo anterior, por los funcionarios de los distintos Grupos de Trabajo que por necesidades del servicio requieran emitir un tipo documental.

- Cuando los documentos oficiales de asuntos propios de la Superintendencia de Sociedades no puedan ser tramitados a través del sistema de gestión documental, los mismos tendrán validez únicamente si cuentan con la firma autógrafa respectiva y el sello de correspondencia en casos de contingencia.

- Los documentos electrónicos firmados con certificados de firma digital válidos para Colombia, emitidos por una certificadora abierta vigente, tendrán la misma validez de los documentos con firma autógrafa, siempre y cuando el certificado sea válido al momento de la firma del documento y cumpla todos los requisitos establecidos por la Ley 527 de 1999.

- La Superintendencia de Sociedades podrá emitir información a través de medios electrónicos y cuando se envíen actos administrativos por medios electrónicos y tengan asociada una firma mecánica, podrán incluir en vez de ésta, una firma digital certificada por una entidad de certificación digital abierta autorizada por una Entidad competente y cuando indique la pertenencia a la Entidad, y de conformidad con el marco jurídico vigente tendrán la misma validez de aquellos autorizados a firmar mecánicamente, o de manera autógrafa.

- La Oficina de Control Interno DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES adoptará los mecanismos de control, para supervisar, vigilar y controlar el uso de la firma mecánica y digital por parte de los funcionarios responsables de la utilización.

- Sanciones Disciplinarias. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente resolución generará la correspondiente investigación disciplinaria para el funcionario, según las previsiones de la Ley 734 de 2002 y las normas que la adicionen, modifiquen o aclaren.

- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.