Circular 7 de 1997
Circular Externa No. 007
por la cual este Despacho convoca a las sociedades mercantiles a conocer, compartir y cumplir las siguientes instrucciones: 1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Los estados financieros comprendidos entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de cada año, deberán ser diligenciados en los formatos diseñados por la Entidad para la remisión de información financier
Texto del documento
CIRCULAR EXTERNA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES
REVISORES FISCALES
CONTADORES PÚBLICOS
Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y
Empresas Unipersonales.
REFERENCIA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA AÑO 2005
Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19
de 1996 y en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades
ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y
empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.
Con el propósito de ofrecer información empresarial oportuna y de consolidar una vigilancia proactiva, constructiva,
pedagógica, preventiva y entregar tanto al sistema empresarial como al gobierno y sus agentes de interés,
información validada, con valor agregado, capacidad de proceso, respetando la privacidad que ordena la ley, la
Superintendencia de Sociedades pondrá en funcionamiento el Sistema de Información y Riesgo Empresarial,
(SIREM), el cual podrá ser consultado en forma gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, a través de
nuestra página Web, como un servicio público.
SIREM, como herramienta dirigida al mejoramiento de la competitividad y la generación de confianza, requiere de
información contable y financiera actualizada, para mantener y profundizar la oportunidad de su relación con un
mercado que exige reacciones y respuestas eficaces e inmediatas para el logro de aquellos propósitos, razón por la
cual este Despacho convoca a las sociedades mercantiles a conocer, compartir y cumplir las siguientes
instrucciones:
1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Los estados financieros comprendidos entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de cada año, deberán ser
diligenciados en los formatos diseñados por la Entidad para la remisión de información financiera, utilizando el
software de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual seguirán las instrucciones impartidas en el numeral 2
de esta Circular.
La información financiera requerida deberá ser enviada por las sociedades comerciales vigiladas y controladas,
sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta Superintendencia,
aún cuando estén en concordato o en acuerdo de reestructuración.
Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas que
reciban esta solicitud, excepto aquellas que estén en liquidación voluntaria, las cuales dentro del plazo señalado
más adelante, deberán remitir al Grupo de Estadística un Certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal
hecho.
Para el caso de las sociedades inspeccionadas, la Superintendencia de Sociedades, determina el envío de la
información anualmente mediante este requerimiento, atendiendo lo dispuesto por el Artículo 83 de la Ley 222 de
1995 que dice: ” La inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para solicitar,
confirmar y analizar de manera ocasional, y en forma, detalle y términos que ella determine, la información que
requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no
vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la misma. La Superintendencia de
Sociedades de oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas sociedades.”
2. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
La Superintendencia de Sociedades, acatando la Directiva Presidencial 02 de 2000, que corresponde a la Agenda de
Conectividad en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en
funcionamiento la entrega de información a través de Internet, de manera que las sociedades deben obtener el
software de diligenciamiento ingresando al Portal en Internet de la Superintendencia:
www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56, en la sección Envío de Información, opción
Software, aplicativo cuyo nombre es Superef.
Las sociedades deben remitir la información requerida ingresando al Portal en Internet, utilizando para tal efecto el
NIT de la sociedad y la contraseña asignada, la cual está adherida al sticker de esta Circular. Es recomendable al
ingresar, el cambio de dicha contraseña y no olvidarla, ya que ésta es la llave para cualquier envío o
consulta de información a la Superintendencia.
Las sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual quedará recibido en
la Entidad, únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente
ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de
radicación (ver el instructivo adjunto).
Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio Internet pueden
solicitar la ayuda de esta Superintendencia a través de los medios descritos en el último numeral de esta circular o
acercarse con un disquete a una de las sedes de la entidad para copiárselo. De la misma manera, pueden proceder
si encuentran dificultades para el envío del archivo resultado.
Nota: Para el manejo del software ver las instrucciones adjuntas, las cuales también pueden obtenerse
a través de Internet.
3. DOCUMENTOS ADICIONALES
Los estados financieros de fin de ejercicio remitidos deben complementarse únicamente con los documentos de que
tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, éste último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:
a.
La certificación de los Estados Financieros, del Representante Legal y el Contador, suscrita adicionalmente
por el Revisor Fiscal que los dictamina, si lo hubiere; (en original y con las firmas autógrafas)
b.
El dictamen del Revisor Fiscal;
c.
El informe de gestión. Es importante incluir adicionalmente, lo relacionado con "El estado de cumplimiento
de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad". (Ver Apéndice 9 de la Guía
para Diligenciar el Formulario Oficial de Estados Financieros y Anexos - donde encontrarán la Circular 01 de 2000 de
la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor);
d.
Las notas a los estados financieros, y
e.
El proyecto de distribución de utilidades.
La entrega de estos documentos adicionales debe ser realizada máximo 3 días hábiles después de la fecha
otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su NIT.
Estos documentos adicionales deben llegar debidamente numerados ó foliados, totalizando el número de hojas que
traen en la primera pagina; no deben venir grapados, ni argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de
escaneo de los mismos.
Para la entrega de la información financiera de periodos intermedios solo aplican los literales a y d y el informe del
revisor fiscal
Nota: Los literales c y e no aplican para las sucursales de sociedades extranjeras.
Para las sociedades en control debe allegar adicional a los anteriores:
Un informe del representante legal en donde explique los avances obtenidos por la administración
encaminados a superar las situaciones que originaron el sometimiento a control.
Certificación suscrita conjuntamente por el Representante Legal, el Revisor Fiscal, en la que se deje
constancia si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de sus obligaciones. De existir obligaciones
vencidas de este tipo, deberá indicar el concepto, la fecha de origen y de vencimiento de la obligación y el
documento que la soporta. En caso que no esté en la obligación de proveer el cargo de Revisor Fiscal, la
certificación deberá ser firmada por el contador.
Para radicar estos documentos adicionales, las sociedades que enviaron a través de Internet deben relacionar el
número de radicación que genera el sistema en la recepción de estados financieros.
RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN VÍA ELECTRÓN ICA CON FIRMA DIGITAL
La Superintendencia de Sociedades con el objetivo de facilitar el intercambio de información seguro y confiable con
las sociedades comerciales y el público en general, viene adelantando el proyecto de recepción, validación y
radicación de documentos firmados digitalmente a través de Internet.
El proyecto de firma digital en la Superintendencia de Sociedades es soportado principalmente en las siguientes
disposiciones del alto gobierno:
·
Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación,
·
El programa de Agenda de Conectividad, reglamentado en la directiva presidencial 02 de 2000, el cual de
impulsar el uso y masificación de las Tecnologías de Información y Comunicación -TIC- como herramienta
dinamizadora del desarrollo social y económico del país, a través de la estrategia Gobierno en Línea, y
·
Ley 962 de 2005, cual dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos
de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios
públicos
Teniendo en cuenta lo anterior, las sociedades comerciales inspeccionadas, vigiladas y controladas por esta
Superintendencia podrán remitir los documentos adicionales a los estados financieros con firma digital a través de
Internet. Aquella sociedades que decidan remitir a la Superintendencia de Sociedades sus documentos adicionales
firmados digitalmente, deberán adquirir un certificado digital para el representante legal, el contador y el revisor
fiscal si lo hubiere, a una empresa certificadora digital abierta aprobada en Colombia por la Superintendencia de
Industria y Comercio, en los términos de la ley 527 de 1999.
Las sociedades comerciales interesadas en remitir documentos firmados digitalmente a la Superintendencia de
Sociedades deberán realizar el siguiente procedimiento:
Tramitar y adquirir para el representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere, los
certificados de firma digital, ante la certificadora digital abierta aprobada en Colombia.
Elaborar cada uno de los documentos adicionales en formato Microsoft Word ® o Portable
Document Format (PDF) ®.
Firmar digitalmente los documentos, para lo cual debe seguir las instrucciones y utilizar el
certificado digital expedido por la empresa certificadora digital abierta. En caso de tener inconvenientes en
el uso del certificado de firma digital, deben dirigirse a la certificadora que emitió el respectivo certificado.
Remitir a la Superintendencia de Sociedades los documentos adicionales firmados digitalmente por
el representante legal, el contado y el revisor fiscal, según sea la exigencia de cada uno de los documentos,
a través de Internet, accediendo el portal www.supersociedades.gov.co.
Obtener el número de radicación emitido por Superintendencia de Sociedades a través de Internet
por la Superintendencia de Sociedades. Dicho número de radicación indica que los documentos fueron
validados y recibidos correctamente.
Es conveniente aclarar que una vez validados, recibidos y radicados a través de Internet, los
documentos adicionales firmados digitalmente, NO requieren ser enviados en papel a la Superintendencia
de Sociedades.
Las sociedades que no cuenten con los medios electrónicos o tengan inconvenientes técnicos, deberán allegar y
radicar en la Superintendencia de Sociedades los documentos adicionales en medio físico (papel), con las
respectivas firmas autógrafas, en los términos previstos en la presente circular.
4. PERIODICIDAD
Las sociedades en estado de vigilancia y Control por parte de esta Entidad, que no estén adelantando un proceso
de liquidación voluntaria u obligatoria, además de la información financiera anual, deberán remitir estados
financieros de períodos intermedios con corte a MARZO, JUNIO Y SEPTIEMBRE de cada año, comparativos con
los del ejercicio del año inmediatamente anterior, debidamente certificados y acompañados de un informe del
Revisor Fiscal y las notas a los estados financieros, utilizando para tal fin el software denominado Perinter. Exe
que dispone esta Superintendencia en su Portal de Internet.
5. PLAZOS
Estados Financieros de Fin de Ejercicio:
Deberán ser entregados en las fechas del año 2006, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido
en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):
ÚLTIMOS DOS
DÍGITOS
DEL NIT
ENVIO DE INFORMACIÓN
ÚLTIMOS DOS DÍGITOS
DEL NIT
ENVIO DE
INFORMACIÓN
01-05
06-10
11-15
16-20
21-25
26-30
6 de Febrero
7 de Febrero
8 de Febrero
9 de Febrero
10 de Febrero
13 de Febrero
51-55
56-60
61-65
66-70
71-75
76-80
20 de Febrero
21 de Febrero
22 de Febrero
23 de Febrero
24 de Febrero
27 de Febrero
31-35
36-40
41-45
46-50
14 de Febrero
15 de Febrero
16 de Febrero
17 de Febrero
81-85
86-90
91-95
96-00
28 de Febrero
1 de Marzo
2 de Marzo
3 de Marzo
Estados Financieros de Períodos Intermedios
Para las sociedades vigiladas y controladas, deberán ser entregados en las fechas del año 2006, señaladas a
continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de
verificación (DV):
ÚLTIMO
DÍGITO
DEL NIT
A MARZO 31 DE 2006
A JUNIO 30 DE 2006
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
15 de Mayo
16 de Mayo
17 de Mayo
18 de Mayo
19 de Mayo
22 de Mayo
23 de Mayo
24 de Mayo
25 de Mayo
26 de Mayo
14 de Agosto
15 de Agosto
16 de Agosto
17 de Agosto
18 de Agosto
22 de Agosto
23 de Agosto
24 de Agosto
25 de Agosto
28 de Agosto
A SEPTIEMBRE 30 DE 2006
14 de Noviembre
15 de Noviembre
16 de Noviembre
17 de Noviembre
20 de Noviembre
21 de Noviembre
22 de Noviembre
23 de Noviembre
24 de Noviembre
27 de Noviembre
Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de
los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, por cuanto el término para que esta Entidad
ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad
de dichos documentos.
Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información
correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas
señaladas anteriormente.
La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00
a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las Intendencias Regionales y el envío a través de Internet estará disponible, a
partir de la fecha, las veinticuatro (24) horas del día.
6. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN
VOLUNTARIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2005.
Las sociedades VIGILADAS y CONTROLADAS que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados
financieros de fin de ejercicio, en el aplicativo diseñado por la Superintendencia para tal efecto a más tardar el
Tercer día hábil del mes de mayo, de acuerdo con las instrucciones para el diligenciamiento y presentación de la
información dada mediante Circular Externa 165-004 del 2 de Marzo de 2004.
7. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES QUE HAYAN SIDO ADMITIDAS A LA
PROMOCIÓN DE UN ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN O ESTÉN ADELANTANDO UN PROCESO
CONCORDATARIO
Además de la información de fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo
de reestructuración ante esta Entidad o estén adelantando un concordato, deberán remitir estados financieros de
períodos intermedios a MARZO, JUNIO Y SEPTIEMBRE conforme a lo establecido en el numeral 5 de la Circular
Externa No. 001 del 12 de febrero de 2003, la cual puede ser consultada en nuestra página de Internet.
8. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Las matrices o controlantes que no hayan acreditado ante esta Superintendencia la correspondiente inscripción de
control o Grupo Empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán enviar el certificado de la
Cámara de Comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento que hayan modificado la situación de
control o Grupo Empresarial (parágrafo 2° del citado artículo), remitirán el certificado respectivo.
Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deberán
enviar, la información correspondiente a los Estados Financieros de Propósito General Consolidados, en forma
comparativa con el ejercicio anterior y remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas a 31 de
diciembre del último año, tanto de las filiales como subsidiarias.
La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en el tipo de informe "Estados
Financieros Consolidados", utilizando el Sistema de Información Financiera - DataSIFI, disponible en el
sitio de Internet www.supersociedades.gov.co, o en la dirección física 216.72.6.56, siguiendo las
indicaciones contenidas en el instructivo guía para el diligenciamiento.
De conformidad con la Circular Externa 05 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el
representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la
misma. Igualmente deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de Propósito General
Consolidados a 31 de diciembre de 2005, fueron sometidos a consideración del Máximo Órgano Social. En caso de
Grupo Empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
PLAZO: La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse dentro
de los CINCO (5) primeros días hábiles del mes de mayo de cada año.
9. SANCIONES
Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.
Debe recordarse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las órdenes impartidas en
esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a sanciones, de conformidad con lo previsto en el
numeral 3º. del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o
controlada del ente económico, las cuales tienen carácter pedagógico y correctivo.
Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y
pasos señalados por esta Superintendencia.
Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia debe venir certificada por el representante legal
y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, (si lo hubiere) serán responsables de las
inexactitudes o errores que en su revisión determine la Entidad y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en
la Ley.
10. GENERALIDADES
1. Es importante recalcar que la información enviada a esta Superintendencia por cualquiera de los medios,
Internet o disquete, mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.
2. No serán recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así
como, los disquetes que presenten daños físicos.
3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito o documento con
firma digital, mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina
(Circular Externa No. 17 del 30 de octubre de 1997).
4. Cuando el envío sea en medio magnético (cd. o disquete), éste deberá venir marcado con un rótulo que indique
el NIT y la denominación completa de la sociedad, sucursal o empresa unipersonal a la cual corresponde la
información y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros.
5. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar
su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones
contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas,
incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995).
En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos, con los
presentados y aprobados por el Máximo Órgano Social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de
Sociedades, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo de Estudios
e Invest igación Contable o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada,
indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor
fiscal, si fuere el caso.
7. Es importante consultar en nuestro Portal en Internet la sección Envío de Información- vínculo Preguntas
Frecuentes, las respuestas a las preguntas más frecuentes, así como los errores en que más incurren al diligenciar
la información.
8. Para aquellas sociedades que van a ser requeridas por primera vez, la Entidad, programará capacitaciones para
el manejo del aplicativo, cuyas fechas les serán dadas a conocer oportunamente y podrán ser consultadas en la
página web de la entidad y en los números telefónicos al final del documento.
10. Las sociedades que tengan inconvenientes, inquietudes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo
resultado y documentos adicionales, pueden solicitar asesoría a los siguientes números telefónicos, los cuales
estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a .m. a 4 p.m.:
Bogotá: 3245050
los siguientes correos electrónicos:
Barranquilla: 3454495 y 3454506;
Bucaramanga: 6454266 y 6321541;
Cartagena: 6646051 y 6642429;
Cali: 5141674 y 5141791;
Cúcuta: 5716190 y 5717985;
Medellín: 2518854 y 2518855
Manizales: 8847393 y 8847810.
efinancieros1@supersociedades.gov.co
efinancieros2@supersociedades.gov.co
efinancieros3@supersociedades.gov.co
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,
RODOLFO DANÍES LACOUTURE
Superintendente de Sociedades
NIT: 899.999.086
EXP: 36.241
RAD. Sin
COD. TR.:001013
CT: 0
COD. DEP: 100
FOLIOS: 5
COD. FUNC.: A7628