Circular 415-000003 de 2019
Circular Externa 415-000003 Del 13 De Mayo De 2019
Circular Externa 415-000003 del 13 de mayo de 2019
Texto del documento
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2019-01-195632
Tipo: Interna
Fecha: 13/0512019 14:55:14
Trámite: 1004- SOLICITUDES ESPECIALES
Sociedad: 899999086- SUPERINTENDENCIA DE 5.,
Exp. 36241
Remitente: 415- GRUPO DE APOYO JUDICIAL
Destino: 415- GRUPO DE APOYO JUDICIAL
FolIos: 4
Anexos: NO
Tipo Documental: CIRCULAR EXTERNA
Consecutivo: 415.000003
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DE SOCIEDADES
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
CIRCULAR EXTERNA.
Atención al Público en la Baranda Física de¡ Grupo de Apoyo Judicial
Señores
USUARIOS DE LOS PROCESOS JURISDICCIONALES
Superintendencia de Sociedades
Ciudad
Con un cordial saludo y en desarrollo de las Políticas de Atención al Público dispuestas
por la Superintendencia de Sociedades, y con el fin único de buscar la adecuada
prestación de¡ servicio público y de la gestión documental en la atribución de¡ ejercicio de
las funciones jurisdiccionales que presta esta Entidad, en materia de Procedimientos
Mercantiles y de Insolvencia, se hace importante poner en contexto las siguientes
directrices relacionadas con las funciones secretariales y administrativas de¡ Grupo de
Apoyo Judicial de conformidad con lo dispuesto en las Resoluciones 100-003113 y 100003114 de¡ 5 de marzo de 2019:
1.
ATENCIÓN AL PÚBLICO EN BARANDA.
El Grupo de Apoyo Judicial tiene a su cargo la función de atender a los usuarios externos
respecto de los procesos que se adelantan en las Delegaturas para los Pmcedimientos de
Insolvencia y Mercantiles. Se advierte que esta función no es con fines de asesoramiento
o de suministro de información con conocimientos especializados y de valor agregado en
materia de insolvencia o concursal, la función se limita única y exclusivamente, con
carácter secretarial e informativo y como garante de la gestión documental y de atención
al usuario, a: Suministrar información -entre algunas otras-, respecto de:
El estado actual de los procesos;
Las notificaciones por estado de las providencias expedidas en curso de los
procesos jurisdiccionales que se adelantan en esta Entidad;
Los traslados;
Los avisos;
La ejecutoria de las providencias;
La expedición de las copias que se requieran por parte de los usuarios;
La información sobre los datos de contacto de nuestros auxiliares de la justicia;
El préstamo de expedientes;
La devolución de documentos relacionados con solicitudes de admisión a procesos
de insolvencia que hubiesen sido rechazadas.
Ahora bien, con el fin de brindar una atención de forma eficiente y eficaz a los diferente
sujetos procesales que se acerquen a la baranda física del Grupo de Apoyo Judicia,
deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos básicos, enfocados a unificar lo
criterios de servicio al ciudadano:
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CIRCULAR EXTERNA
Atención al Público en la Baranda Física del Grupo de Apoyo Judicial
SUPERINTENDENcIA
DE SOCIEDADES
1.1. A cada usuario se le suministrará información general respecto de MÁXIMO 5
PROCESOS. En caso de requerir consulta sobre más sociedades, deberá
solicitarse un nuevo turno, el cual no podrá ser consecutivo al generado
inicialmente.
1.2. En los casos que requieran piezas procesales relacionadas con las etapas del
proceso, las mismas deberán ser consultadas directamente por el usuario en el
expediente respectivo, para tomar copia de éstas, o en su defecto, suministrar de
manera precisa los números de radicado de los documentos que se requieran.
1.3. El máximo de radicados a suministrar por usuario será de 15 RADICADOS, en caso
de requerir un número superior de radicados, deberá solicitar un nuevo turno, que
no podrá ser consecutivo al generado inicialmente.
NOTA: Únicamente se descargan las providencias que no se dejen visualizar, todas las
demás, incluidas las notificadas en un estado específico, deberán ser descargadas por
Baranda Virtual o consultadas de manera física en los expedientes.
2.
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES.
El Grupo de Apoyo Judicial tiene a su cargo la administración, organización, resguardo y
conservación de los documentos relacionados con los procesos judiciales de la Entidad
-Insolvencia y Mercantiles-, por lo que se les recuerda a los usuarios de estos procesos,
que el acceso, préstamo y consulta a estos expedientes, está supeditado a que las
personas cumplan con los supuestos establecidos en el artículo 1231 del Código General
del Proceso.
3. SERVICIO DE EXPEDICIÓN DE COPIAS SIMPLES O AUTÉNTICAS E
IMPRESIONES.
El Grupo de Apoyo Judicial presta el servicio de fotocopiadora, para lo cual los usuarios
deberán seguir los lineamientos dispuestos para el efecto por el artículo 1142 del Código
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ARTÍCULO 123. EXAMEN DE LOS EXPEDIENTES. Los expedientes solo podrán ser examinados:
Por las partes, sus apoderados y/os dependientes autorizados por estos de manera general y por escrito, sin que
sea necesario auto que los reconozca, pero solo en relación con los asuntos en que aquellos intervengan.
Por los abogados inscritos que no tengan la calidad de apoderados de las partes. Estos podrán examinar el
expediente una vez se haya notificado a la parte demandada.
3, Por los auxiliares de la justicia en los casos donde estén actuando, para lo de su cargo.
4. Por los funcionarios públicos en razón de su cargo.
5. Por las personas autorizadas por el juez con fines de docencia o de investigación ciontltica.
6. Por los directores y miembros de consultorio Juridico debidamente acreditados, en los casos donde actúen.
Hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente a una parte o a su apoderado, estos
solo podrán examinare! expediente después de surtida la notificación.
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ARTÍCULO 114. COPIAS DE ACTUACIONES JUDICIALES. Salvo que exista reserva, del expediente se podrá
solicitar y obtenerla expedición y entrega de copias, con observancia de/as reglas siguientes:
1. A petición verbal el secretario expedirá copias sin necesidad de auto que las autorice.
2 Las copias de las providenc las que se pretendan utilizar como titulo ejecutivo requerirán constancia de su
ejecutor/a.
Las copias que expida e/secretario se autenticarán cuando lo exija la ley o lo pida el interesado.
SIempre que sea necesario repmducfr todo o parte del expediente para el trámite de un recurso o de cualquiera
otra actuación, se utilizarán los medios técnicos disponibles. Si careciere de ellos, será de cargo de la parte
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CIRCULAR EXTERNA
Mención al Público en la Baranda Física del Grupo de Apoyo Judicial
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DE SOCIEDADES
General del Proceso, en concordancia con el Artículo & de Ley 1116 de 2006.
Debiéndose previamente acreditar el pago respectivo de las copias, para su entrega, cuyo
valor estará sujeto al precio que se determine por el contrato que presta el servicio.
En todo caso cuando el volumen de las copias sea significativo, se podrán expedir en
medios magnéticos, para lo cual se solicitará al usuario que aporte el cd yio dvd. Para la
copia de archivos que superen las 700 megas, debe aportarse un dvd como medio
magnético de preferencia para entregar las copias.
La anterior disposición, tiene que ver con la seguridad de la información, que permita
resguardar la red de datos institucional.
4.
CONDUCTAS A SEGUIR EN SALA.
Con el fin de prestar un buen servicio a los usuarios, se solicita el acatamiento de las
siguientes normas de comportamiento en la sala:
Se prohíbe el ingreso e ingesta de alimentos y bebidas, con el fin de evitar daños en
los expedientes físicos que se consultan.
Se prohíbe la desmembración o extracción de documentos o medios magnéticos de
los expedientes, teniendo en cuenta que ello constituye un hecho delictivo.
El tiempo máximo de uso de los computadores de la Entidad al servicio, es de 20
minutos por usuario y es de uso exclusivo para la consulta de asuntos de
competencia de los procesos que se tramitan ante esta Superintendencia.
Los equipos celulares deben permanecer en el interior, en modo silencio y su uso
deberá efectuarse fuera de la sala.
NOTA: El cumplimiento de éstas directrices, se encuentra bajo la supervisión y control
directo del servicio de vigilancia de la entidad, así como de los funcionarios del Grupo de
Apoyo Judicial.
S.
PÁGINA WEB - BARANDA VIRTUAL.
Es la herramienta de consulta ofrecida por la Superintendencia de Sociedades, donde los
usuarios pueden acceder a los temas secretariales y administrativos de los Procesos de
Insolvencia y Mercantiles, tales como: estados automáticos, traslados, avisos, autos,
oficios, entre otros documentos. A través de éste aplicativo, podrán efectuarse las
consultas sin tener que desplazarse a la Entidad, lo que permitirá la disminución en la
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interesada pagar el valor de la reproducción dentro de los cinco (5) días siguientes ala notificación de la providencia
que lo ordene, so pena de que se declare des/ono el recurso o terminada la respectiva actuación.
5. Cuando deban expodirse copias por solicitud de otra autoridad, podrán ser adicionadas de oficio o a solicitud de
parte.
ARTiCULO 8. INCIDENTES Y ACTOS DE TRÁMITE. Las cuestiones accesorias que se susciten en el curso del
proceso de insolvencia se resolverán siguiendo el procedimiento previsto en los articulos 135 a 139de1 Código de
Procedimiento Civil.
Los actos de trámite que deban surlirse dentro del proceso de insolvencia y que correspondan a actuaciones que
deben ser controvertidas por las demás parles del proceso, tales como expedición de copias, archivo y desglo
documentos, comúnicación al promotor o liquidador de su designación como tal, entre otros, no requerirán
expedición de providencia judicial que así lo ordene o decrete y para su perfeccionamiento bastará con el hecho ,de
dejar constancia en el expediente de lo actuado, lo cual tampoco requerirá notificación.
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CIRCULAR EXTERNA
Mención al Público en la Baranda Física de¡ Grupo de Apoyo Judicial
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afluencia de usuarios a las instalaciones del Grupo de Apoyo Judicial, descongestionando
y mejorando el servicio, su acceso se realiza a través de la página web de la entidad:
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