circular 100-000008 de 2021

Actividades de verificación del cumplimiento normativo La Superintendencia de Sociedades realizará actividades de verificación del cumplimiento normativo en materia de autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM, las cuales consistirán en la supervisión In Situ o Extra Situ2, con el fin de recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones que resulten necesarias, tales como, precisar, aclarar o complementar la información relacionada con la Empresa. En desarrollo de la supervisión In Situ, esta Superintendencia podrá adelantar diligencias de toma de información de manera virtual cuando por las necesidades del servicio se requiera, con el fin de verificar, a través de medios tecnológicos, el cumplimento de la implementación de una Política LA/FT/FPADM que le permita a la Empresa Obligada mitigar, auto-controlar y gestionar sus propios Riesgos LA/FT/FPADM.

Actividades de verificación del cumplimiento normativo relativas al SAGRILAFT. A efectos de adelantar la supervisión respecto del SAGRILAFT, la Superintendencia de Sociedades podrá incluir en su verificación lo siguiente: a. Que la Empresa Obligada cuente con una Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM. b. Que el SAGRILAFT haya sido aprobado por la Junta Directiva o máximo órgano social, en el evento en que no exista Junta Directiva. c. Que el SAGRILAFT tenga en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y ejecute las Medidas Razonables aplicables, previo análisis del tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera, las señales de alerta y las demás características particulares. d. Que la Empresa Obligada cuente con metodologías de segmentación y clasificación de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM. e. Que la Empresa Obligada cuente con un Oficial de Cumplimiento designado conforme a lo dispuesto en el Capítulo X, especialmente en lo relativo a los requisitos mínimos para su elección, nombramiento y designación. f. Que el Oficial de Cumplimiento cuente con la independencia y capacidad de decisión necesaria para cumplir con las funciones y obligaciones en relación con el SAGRILAFT. g. Que el Oficial de Cumplimiento realice los reportes de su gestión, conforme a lo dispuesto en el Capítulo X. h. Que el diseño del SAGRILAFT haya estado bajo la supervisión y dirección del Oficial de Cumplimiento, o, en su defecto, que el Oficial de Cumplimiento haya verificado que el SAGRILAFT cumple con lo establecido en el Capítulo X. i. Que el Oficial de Cumplimiento se encuentre registrado en el SIREL, administrado por la UIAF. j. Que la Empresa Obligada realice procedimientos de debida diligencia en el conocimiento de los clientes y demás contrapartes y debida diligencia intensificada, cuando sea el caso, conforme a lo establecido en el Capítulo X. 2 Visitas In Situ: son aquellas visitas remotas o presenciales que hará la Superintendencia a las Empresas Obligadas, con o sin previo aviso. Visitas Extra Situ: son los requerimientos de información por escrito que hará la Superintendencia a las Empresas Obligadas. 5/8 CIRCULAR EXTERNA k. Que la Empresa Obligada documente y registre las decisiones de adelantar, continuar, suspender o terminar cualquier relación jurídica con Contrapartes a las que no haya sido o no sea posible identificar al Beneficiario Final (como es el caso de ciertas Contrapartes listadas en bolsa), después de adelantar y ejecutar las Medidas Razonables, conforme a lo establecido en su Política LA/FT/FPADM. l. Que la Empresa Obligada cuente con mecanismos que permitan medir la efectividad del SAGRILAFT. m. Que la Empresa Obligada divulgue el SAGRILAFT, conforme a lo establecido en el Capítulo X. n. Que la Empresa Obligada realice capacitaciones a sus funcionarios y partes interesadas sobre la prevención, autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM. o. Que la Empresa Obligada realice los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) o Reportes de Ausencia de Operaciones Sospechosas (AROS) cuando a ello haya lugar, en los términos establecidos en el Capítulo X y demás instrucciones emitidas por la UIAF. p. Lo demás que considere pertinente y necesario para su labor de supervisión.

Actividades de verificación del cumplimiento normativo relativas al Régimen de Medidas Mínimas. A efectos de adelantar la supervisión respecto del Régimen de Medidas Mínimas, la Superintendencia de Sociedades podrá incluir en su verificación lo siguiente: a. Que la Empresa Obligada instruya a sus empleados y asociados sobre los Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez al año. b. Que la Empresa Obligada comunique y divulgue, a través del representante legal, las medidas mínimas que la Empresa adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM. c. Que la Empresa Obligada identifique a la Contraparte y verifique su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes. d. Que la Empresa Obligada adopte y ejecute las Medidas Razonables, conforme a su Política LA/FT/FPADM, para conocer la estructura de propiedad de la Contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. e. Que la Empresa Obligada realice una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examine las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación, para asegurar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos. f. Que la Empresa Obligada documente y registre las decisiones de adelantar, continuar, suspender o terminar cualquier relación jurídica con Contrapartes a las que no haya sido o no sea posible identificar al Beneficiario Final (como es el caso de ciertas Contrapartes listadas en bolsa), después de adelantar y ejecutar las Medidas Razonables, conforme a lo establecido en su Política LA/FT/FPADM. g. Que la Empresa Obligada cuente con registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas. 6/8 CIRCULAR EXTERNA h. Que la Empresa Obligada cuente con acciones y herramientas para la detección de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF y demás autoridades. i. Que la Empresa Obligada haya registrado al representante legal en el SIREL y lo haga responsable de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes que disponga el Capítulo X y/o que instruya la UIAF. j. Lo demás que considere pertinente y necesario para su labor de supervisión.

Actividades comunes de verificación del cumplimiento normativo relativas al SAGRILAFT y Régimen de Medidas Mínimas. La verificación del cumplimiento normativo se realizará de oficio por parte de la Superintendencia de Sociedades o a solicitud de un tercero. Previo a realizar la supervisión Extra Situ o In Situ, la Entidad realizará: a. Un estudio de los requisitos y ámbito de aplicación, establecidos en el Capítulo X, con el fin de validar si se trata de una Empresa Obligada. b. Un diagnóstico del estado de cumplimiento de la Empresa Obligada en materia de prevención, autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM, según avances reportados en el Informe

50. c. Una revisión de los datos relacionados con los Administradores, el Oficial de Cumplimiento, la situación jurídica y contable de la Empresa Obligada, entre otros. d. Una revisión del nivel de cumplimiento histórico a órdenes o instrucciones emitidas por esta Superintendencia.

Actividades sancionatorias En desarrollo de la función de supervisión a cargo de esta Superintendencia, en el evento en que, conforme a las actividades de verificación de cumplimiento normativo, presuntamente se advierta que se han infringido alguna de las obligaciones a cargo de las Empresas Obligadas, sus administradores, Oficiales de Cumplimiento, auditores internos o revisores fiscales, a implementar el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM, en los términos de lo dispuesto en el Capítulo X, se podrán adoptar las siguientes medidas: a. Órdenes administrativas de corrección por incumplimientos leves y no reiterados. En desarrollo de la actividad pedagógica de esta Superintendencia y en función del objetivo principal de esta política de supervisión de garantizar el cumplimiento normativo en materia de prevención, autocontrol y gestión de Riesgo LA/FT/FPADM, cuando la Entidad evidencie un presunto incumplimiento normativo y previamente a la iniciación de una investigación administrativa sancionatoria, esta Superintendencia impartirá las órdenes correspondientes con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias, dentro de un plazo perentorio, para subsanar las irregularidades evidenciadas, siempre y cuando dichas irregularidades no constituyan a juicio de la Entidad un incumplimiento grave o reiterado. 7/8 CIRCULAR EXTERNA Una vez se hayan emitido los requerimientos mencionados y la Empresa Obligada no proceda a corregir o subsanar la irregularidad, en los términos y condiciones establecidos, la Superintendencia de Sociedades dará inicio al proceso administrativo sancionatorio. b. Investigaciones administrativas sancionatorias. La Superintendencia de Sociedades podrá dar inicio al proceso administrativo sancionatorio por un presunto incumplimiento normativo, conforme a lo dispuesto en el artículo 47 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Esta Superintendencia podrá imponer las multas correspondientes de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, el cual dispone que se podrán imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos, esto es, a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, el revisor fiscal o los administradores. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 50 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sobre la graduación de las sanciones por infracciones administrativas. Igualmente, de acuerdo con lo establecido en el numeral 23 del artículo 7 del Decreto 1736 de 2020, la Superintendencia de Sociedades está facultada para imponer sanciones alternativas que permitan conmutar el pago de sanciones pecuniarias por el cumplimiento de una obligación de hacer, en asuntos de competencia de la Entidad, a quienes incumplan las órdenes de la Superintendencia de Sociedades, la ley o los estatutos.

3. Actuación oportuna y temprana Una actuación oportuna y temprana por parte del Supervisor es fundamental para prevenir o corregir los incumplimientos normativos o su continuidad en el tiempo, con el fin de evitar o mitigar los daños que generen las actividades de LA/FT/FPADM, de manera que se salvaguarde el orden público económico del país. En este sentido, la Superintendencia de Sociedades, además de preparar y difundir documentos informativos, informes, encuestas, guías prácticas y videos interactivos, entre otros, que sirvan de orientación, guía y retroalimentación para las Empresas Obligadas, con el objetivo que estas conozcan y cumplan las normas en materia de LA/FT/FPADM, también diseñará y pondrá en marcha verificaciones que, de manera manual o a través de herramientas tecnológicas, permitan al supervisor identificar situaciones de riesgo o amenaza de incumplimientos normativos o de órdenes para su pronta corrección y debida ejecución. Para tal fin, la Superintendencia de Sociedades instruirá a las Empresas Obligadas para que respondan cuestionarios, encuestas o informes, tales como, el Informe 50 –“Prevención Riesgo LA/FT/FPADM”, lo cual permitirá tener un panorama del cumplimiento normativo y realizar acciones oportunas y tempranas de corrección de los incumplimientos. 8/8 CIRCULAR EXTERNA Finalmente, la Superintendencia de Sociedades resolverá las consultas que se presenten por parte de los interesados relacionadas con la prevención, autogestión y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM, con el fin de contribuir a su entendimiento y prevenir incumplimientos normativos. Esta Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese, comuníquese y cúmplase, JUAN PABLO LIEVANO VEGALARA Superintendente de Sociedades TRD: