Circular 100-000006 de 2018

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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

BOGOTA

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Al contestar cite:

2018-01-483456

Tipo: Interna

Fecha: 9/11/2018 17:OO:38

Tr6mlle: 1013 - ACTO ADMINISTRATIVO EXTERNO

Exp. 36241

Soclédad: 899999086- SUPERINTE:NDENC!A DE S...

Remitente: 100- DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE

Destino: 515. GRUPO DE NOTIFICACIONES ADMIN!STRATIVAS

Fol!os: 5

Anexos: NO

Tipo Documental: CIRCULAR EXTERNA

Consecutivo: 100-000006

SUPERTINTENDENCIA

DE SOCIEDADES

CIRCULAR EXTERNA

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Representantes legales

Liquidadores

Contadores

Revisores fiscales

Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas

unipersonales, en vigilancia o control en proceso de liquidación voluntaria o que no

cumplen con la hipótesis de negocio en marcha.

Referencia: Presentación de Información financiera de fin de ejerc1c10 de las

Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control en proceso

de liquidación voluntaria o que no cumplen con la hipótesis de

negocio en marcha.

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades

Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de

Sociedades están obligadas a reportar estados financieros de fin de ejercicio de

cada año, certificados y dictaminados, según corresponda, con alcance de lo

previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, así como en el literal 1

párrafos 74, 75 y 76 del anexo 5 del Decreto 2101 de 2016, sin necesidad de

orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

De conformidad con lo previsto en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995, y en los

Decretos 1023 de 2012 y 1074 de 2015, la Superintendencia de Sociedades

puede solicitar información jurídica, contable o económica en la forma detalle y

términos que considere procedentes. Así la cosas, para presentar los estados

financieros de fin de ejercicio los sujetos objeto de esta circular, deberán proceder

de conformidad con las instrucciones aquí impartidas:

El Decreto 2101 de 2016 adicionó a la parte 1, del Libro 1 Decreto 2420 de 2015,

el título 5 con el reglamento normativo para las entidades que no cumplen con la

Hipótesis de Negocio en Marcha.

1.

Entidades Obligadas:

1.1 En liquidación voluntaria:

a) Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control que se

encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, registrado

ante la Cámara de Comercio respectiva, antes del 31 de diciembre de 2017

inclusive, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio cada

año, en el "Informe 16 - Estado de liquidación voluntaria", a través del

aplicativo Storm User. Diligenciado en MILES DE PESOS.

El'l la S1:1peri!lne.ndel'.lcia dE So~iededes

tr.ab:;;jamos con integridad por un P.ais

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215

SUPERINTENDENCIA

DE SOCIEDADES

CIRCULAR EXTERNA

Solicitud estados financieros fin de ejercicio

Entidades vigiladas o controladas en liquidación voluntaria

b) Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control, que se

encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, registrado

ante la Cámara de Comercio respectiva, a partir del 1 enero de 2018,

deberán enviar el informe correspondiente a la taxonomía 04 "Entidades

que no cumplen HNM - Liquidación, puntos de entrada 10 Inventario de

Patrimonio Liquidable y Transición y punto de entrada 20 Información

Financiera NHNM. -Liquidación, diligenciado en PESOS.

1.2 Qué no cumplen la Hipótesis de Negocio en Marcha:

c) Las Entidades Empresariales sometidas al grado de supervisión consistente

en vigilancia o control, por parte de esta Superintendencia, que a fin de

ejercicio, determinen que No Cumplen con la Hipótesis de Negocio en

Marcha (NHNM), deberán enviar el informe correspondiente a la taxonomía

04 "Entidades que no cumplen HNM - Liquidación", punto de entrada 10

Inventario de Patrimonio Liquidable y Transición, diligenciado en PESOS.

Para habilitar la plataforma de envío, es necesario que previamente

soliciten

autorización

del

punto

de

entrada,

al

correo

Efinancieros@supersociedades.qov.co en el que se indiquen la situación el

NIT, el nombre de la sociedad, el tipo de informe que desea transmitir y el

cargo de quien solicita la autorización.

2.

Documentos adicionales

La información requerida en esta Circular sólo se entenderá recibida en la medida

en que, además de la presentación de la información financiera, se alleguen los

documentos relacionados a continuación:

a) Certificación de los estados financieros, suscrita por el representante legal o

el liquidador, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere;

b) Notas explicativas a los estados financieros

Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato

.pdf, a través de los módulos Sirfin o Storm de la sección "Documentos

adicionales" en el portal web de la Superintendencia de Sociedades:

www.supersociedades.qov.co, una vez se cuente con el número de radicación que

suministra el sistema en el envío del archivo con extensión .XBRL o .STR según

corresponda.

Cada documento deberá presentarse en un archivo por con extensión.pdf, al cual

debe asignársele el nombre que corresponda en una sola palabra por ejemplo

"Certificación, o Notas". El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Una

vez enviados en forma correcta, el sistema generará un número de radicado a

cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de

presentación de información en forma completa.

Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de

su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los

documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del

archivo final no exceda de 2 MB. Debido a que no es necesario que las notas

Er. la iw¡:¡erl,n.t.e-nd!:'ncia de Soci-:dao-es

t~.;;bz.¡amos ~on inte-gri1t;.d por u,, ?.aís

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CIRCULAR EXTERNA

SUPERINTENOENCIA.

t>ESOCll!OA-PES

Solicitud estados financieros fin de ejercicio

Entidades vigi.ladas o controladas en liquidación voluntaria

explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como

archivo tipo.pdf desde archivos Word o Excel.

3.

Plazo:

Deberá presentarse a más tardar el 30 de mayo de cada año. El plazo señalado

para el envío de la información es improrrogable.

4.

Debido Proceso Especial

La Superintendencia de Sociedades solicita los estados financieros de fin de

ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus

documentos adicionales, en el plazoya señalado.

El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular podrá dar lugar, previa

formulación de pliego de cargos y luego de concederse la oportunidad para el

ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo

previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995,

independientemente de la calidad de vigilada o controlada de la entidad

empresarial.

5.

Registro y presentación de información en SIRFIN y Storm

En

la

secc1on

"Presentación

Informes

Empresariales"

del

portal

www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información

necesaria para la presentación de los informes en XBRL o Storm y en particular,

sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Efectuar el registro de las entidades empresariales.

Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.

Descargar software y los manuales de diligenciamiento.

Enviar los archivos con extensión XBRL y .STR.

Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.

Consultar el estado de envío.

Descargar archivos de años anteriores.

Consultar respuestas a posibles errores de envío.

Participar en capacitaciones virtuales.

Tan pronto como se envíe el archivo con extensión XBRL o .STR según

corresponda a través del portal web, el sistema le suministrará un número de

radicación. Con este número deberán cargarse los documentos adicionales con

archivos en formato .pdf, a través de la sección "Documentos adicionales" del

referido portal. Para todos los efectos, el número de radicación será la única

prueba de cumplimiento de la orden impartida.

6.

Generalidades

6.1 Sobre el programa XBRL Express

Una vez instalado el programa XBRL Express, el usuario encontrará los informes

requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para

diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

Er, la SupHi!i!t>écn.lienci.;. de Soeii:,daó•es

cr.~t-;,j.¡¡m,:;s con int,;,gri!:!.:.d ~ar un ?ús

si·J1 conup,::i6~-

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CIRCULAR EXTERNA

Solicitud estados financieros fin de ejercicio

Entidades vigiladas o controladas en liquidación voluntaria

SUPERCNTEN'DENCIA.

DE SOCIEDADES

Las licencias del sistema están disponibles sólo para las entidades empresariales

objeto de este requerimiento; si la entidad empresarial ya cuenta con el referido

sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente, solo deberán

realizar la renovación de la licencia de uso del aplicativo XBRL Express.

El sistema sólo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados

mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta: Mis

Documentos \ Mis archivos XBRL

6.2 Sobre el programa Storm User

La ubicación de los archivos generados por el sistema con extensión .str

generados desde el Storm User, se almacenan en una carpeta del disco local c:\

según la versión del sistema operativo la cual recomendamos no modificar.

No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por

cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so

pena de las sanciones a que haya lugar.

Para prestar un mejor servicio a los usuarios, la Superintendencia de Sociedades

ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación,

diligenciamiento y envío de la información, en las que se explican paso por paso

cada procedimiento.

Las entidades empresariales objeto de este requerimiento ya cuentan con la

autorización previa para el envío del archivo XBRL o .Str. En el evento de

presentar inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo a

efinancieros@supersociedades.qov.co en el que se informe la situación, para lo

cual se deberá suministrar el NIT, el nombre de la sociedad, el tipo de informe que

desea transmitir y el cargo de quien solicita la autorización.

7.

Sobre el reporte de información

La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el

alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, así como en el

literal I párrafos 74, 75 y 76 del anexo 5 del Decreto 2101 de 2016. Por este

motivo, en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en

proceso de auditoría.

Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente

presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos

del artículo 5° de la Ley 527 de 1999, según el cual, a la información no se le

negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria, por la sola razón de que

esté en forma de mensaje de datos.

Con relación al envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir

que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo

474 del mismo estatuto, quien falsifique documento privado que puedan servir de

prueba, incurrirá si los usa, en prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (180) meses.

La atención al público para la radicación de documentos personalmente y

consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a

viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Er, la S•J¡:ieri,it,~r.dencío de Soci~da.des

tr.;;t,;;j;;mos con ;nt,;-gr\c!;;d por 1M ?~ís

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CIRCULAR EXTERNA

SUPERtNTEN:OENC!A

DE SOCIEDADES

Solicitud estados financieros fin de ejercicio

Entidades vigiladas o controladas en liquidación voluntaria

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal

www.supersociedades.gov.co.

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles

para todas las entidades empresariales en horario hábil:

•

•

Correo electrónico : efinancieros@supersociedades.gov.co

Atención telefónica en los siguientes números:

•

•

•

•

•

•

•

Bogotá: 3245777-2201000 Ext. 7177

Barranquilla: 3858069 - 3858094 -3858076 Y 3858173

Bucaramanga: 6381544-6781541 - 6781533

Cartagena: 6646051- 6642429 - 6646052

Cali: 6880404

Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003

Manizales: 8847393 - 884781 O - 8847987

NISSE ZAPATA (E)

nte de Sociedades

NIT.

Cód. Tram:

Cód. Dep:

Cod Fun:

No. Folios:

899.999.086

1013

201

D5033

5

En ia SopHiirrt,¡,1ui,2nc[~ de Sociedades

tntn.j¡,¡mos i:.on integrH'c:d ~or \H'1 Pi!~

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