Circular 1 de 2002

CIRCULAR EXTERNA No. 001

(28 de febrero de 2002)

Señores

REPRESENTANTES LEGALES

REVISORES FISCALES

CONTADORES PÚBLICOS

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales

SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA DEL AÑO 2001

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de Junio 19

de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de

Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades

extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones. Con base en

las mismas la Entidad está facultada para "solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica,

contable, económica y administrativa de Cualquier Sociedad" salvo de aquellas sujetas a la vigilancia de la

Superintendencia Bancaria.

1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Esta circular imparte instrucciones para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el

1° de enero y el 31 de diciembre del año 2001, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, el cual

constituye el formulario oficial de la entidad.

La información financiera requerida deberá ser enviada por todas las sociedades comerciales, sucursales de

sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta Superintendencia, así como por

aquellas sociedades comerciales inspeccionadas que reciban la solicitud.

2. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La Superintendencia de Sociedades acatando la Directiva Presidencial 02 del año 2000, que corresponde a la

Agenda de Conectividad, en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha

puesto en funcionamiento la entrega de información a través de Internet, de manera que las sociedades podrán

obtener el software de diligenciamiento, ingresando al Portal Empresarial en Internet de la Superintendencia:

www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.147, utilizando el NIT de la sociedad y la contraseña

que se encuentra en el rótulo adherido en la parte superior de esta circular. Se recomienda al ingresar por primera

vez, el cambio de dicha contraseña, por seguridad.

Las sociedades deberán utilizar el mismo medio (Internet), para enviar el archivo generado por el software de

diligenciamiento, el cual sólo se dará por recibido en la entidad cuando el indicador del resultado de la validación

sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo,

momento en el cual el sistema generará un número de radicación ( ver numeral 8ª de la Guía Básica para la

Instalación del Software de Diligenciamiento).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio Internet pueden

solicitar la ayuda de esta Superintendencia a través de los medios descritos en el numeral 8.7 de esta circular o

acercarse a una de las sedes de la entidad para reclamar el disquete con el software respectivo. De la misma

manera, pueden proceder si se presentan dificultades para el envío del archivo resultado.

Nota: Para el manejo del software ver la Guía Básica para la Instalación del Software de

Diligenciamiento, la cual se obtiene a través de Internet.

3. DOCUMENTOS ADICIONALES

Los estados financieros remitidos, deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y

45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:

a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los

dictamina, si lo hubiere;

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Con relación a este punto, es importante mencionar que la Ley 603 de 2000, modificó el

articulo 47 de la Ley 222 de 1995, incluyendo el numeral 4° relacionado con "El estado de cumplimiento de las

normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad". (Ver Apéndice 9 de la Cartilla

para Diligenciar el Formulario Oficial de Estados Financieros y Anexos - Año 2001, donde encontrarán la Circular 01

de 2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

Nota: para radicar estos documentos, las sociedades que enviaron a través de Internet deben tener en

cuenta el número de radicación de recepción de los estados financieros (ver numeral 8ª de la Guía Básica

para la Instalación del Software de Diligenciamiento).

4. PLAZOS

La información deberá ser entregada en la fechas del año 2002 que a continuación se indican, para lo cual se ha

tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

ULTIMO

ENVÍO EN DISQUETE Y

DIGITODEL

PRESENTACIÓN DE

NIT

DOCUMENTOS ADICIONALES

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

16 de Abril

17 de Abril

18 de Abril

19 de Abril

22 de Abril

23 de Abril

24 de Abril

25 de Abril

26 de Abril

29 de Abril

ENVÍO POR INTERNET

16 de Abril

17 de Abril

18 de Abril

19 de Abril

22 de Abril

23 de Abril

24 de Abril

25 de Abril

26 de Abril

29 de Abril

PRESENTACIÓN

DOCUMENTOS ADICIONALES

PARA QUIENES ENVIARON

POR INTERNET

19 de Abril

22 de Abril

23 de Abril

24 de Abril

25 de Abril

26 de Abril

29 de Abril

30 de Abril

2 de Mayo

3 de Mayo

Con el propósito de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la ley 222 de 1995, es importante que se

remita dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, máxime si se tiene en

cuenta que el término para que esta Entidad ordene la rectificación de los estados financieros se contará a partir de

la fecha en que se reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información

correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas

señaladas anteriormente.

La atención al público se efectuará de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5.00 p.m. en todas las

sedes de la Superintendencia de Sociedades y para el envió a través de Internet, se encontrará disponible las

veinticuatro (24) horas del día, desde el primero de abril del presente año.

5. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES QUE SE ENCUENTREN EN

ESTADO DE LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

Las sociedades VIGILADAS que se encuentren adelantando un proceso de LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA a 31 de

diciembre de 2001, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, durante los días 6 y 7

de mayo de 2002, DILIGENCIADOS EN MILES DE PESOS debidamente certificados y dictaminados.

6. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Las matrices o controlantes que a 31 de diciembre de 2001 no hayan acreditado ante esta Superintendencia la

correspondiente inscripción de control o Grupo Empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995,

deberán presentar el certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento de

que en el año 2001 se haya modificado la situación de control o Grupo Empresarial (parágrafo 2º del citado

artículo), remitirán el certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular deberán enviar, adicionalmente, al Grupo de Conglomerados

de esta Entidad, la información que se detalla más adelante correspondiente a los tres últimos años, relacionada con

los Estados Financieros de Propósito General Consolidados, de los ejercicios cortados a 31 de diciembre de 1999,

2000 y 2001, utilizando el siguiente formato:

SALDOS DE INFORMACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

DETALLE

A31 - 12 - 2001$ (miles) A31 - 12 - 2000$ (miles) A31 - 12 - 1999$ (miles)

Activo Corriente

Activo no Corriente

Total Activo

Pasivo Corriente

Pasivo no Corriente

Total Pasivo

Interés Minoritario

Capital

Resultados del Ejercicio

Total Patrimonio

Ingresos Operacionales

Utilidad Operativa

Ajustes por Inflación

Impuesto de Renta

No. Sociedades

Subordinadas

Igualmente, se debe remitir la siguiente información de las sociedades subordinadas a 31 de diciembre de 2001:

INFORMACIÓN SOBRE SUBORDINADAS

NIT

RAZÓN SOCIAL

CIUDAD DE DOMICILIO

DIRECCIÓN

ACTIVIDAD

ECONÓMICA

(CIIU)

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en los formatos Microsoft Excel que

se encuentran en el sitio de Internet www.supersociedades.gov.co o en la dirección física

200.21.21.147 opción Consolidados.

De conformidad con la Circular Externa 05 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el

representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la

misma. Igualmente, deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de Propósito General

Consolidados a 31 de diciembre de 2001, fueron sometidos a consideración del Máximo Órgano Social. En caso de

Grupo Empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

PLAZO: La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse los días

7, 8, y 9 de Mayo del año en curso.

7. SANCIONES

LOS PLAZOS SEÑALADOS PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN SE CONSIDERAN SUFICIENTEMENTE AMPLIOS Y

POR LO TANTO SERÁN IMPRORROGABLES.

EL INCUMPLIMIENTO DE LAS ORDENES IMPARTIDAS EN ESTA CIRCULAR para el envío de la información financiera

dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de

conformidad con el numeral 29, artículo 2o. del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de

inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y

pasos señalados por esta Superintendencia, y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados

contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.

Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia debe venir certificada por el representante legal

y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las

inexactitudes o errores que en su revisión se determine y podrán ser sancionadas conforme a lo previsto en la ley.

8. GENERALIDADES

8.1. Es importante resaltar que la información suministrada y que sea enviada a esta Superintendencia por

cualquiera de los dos medios, Internet o disquete, mantiene la reserva que la Ley obliga y, por tal razón, no será de

uso publico.

8.2. No se tendrán por recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su

estructura, igualmente, los disquetes que presenten daños físicos.

8.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no se acompañen del escrito mediante el cual el

representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circular Externa No. 17 del 30 de

octubre de 1997).

8.4. Cuando el envío se efectúe en disquete, éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la

denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal o matriz o controlante a la cual corresponde dicha

información y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

8.5. No se podrán hacer modificaciones al programa obtenido vía Internet o por disquete, ni tampoco alterar su

estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

8.6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones

contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas,

serán sancionados con prisión de uno a seis años. (art. 43 ley 222 de 1995).

8.7. Esta Superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de la

información a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m. ,de la siguiente manera:

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Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co;

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Barranquilla: 3454495 y 3454506;

Bogotá D.C.: teléfonos directos 2220229, 3156761, 2221008, 2220475, o 9800-911121 o por el

conmutador 3245777 - 2220566 extensiones 339, 323, 371, 340;

Bucaramanga: 6454266 y 6321541;

Cartagena: 6646051 y 6642429;

Cali: 5141674 y 5141791;

Cúcuta: 5716190 y 5717985;

Medellín: 2518854 y 2518855, y

Manizales: 8847393 y 8847810.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Atentamente,

JORGE PINZÓN SÁNCHEZ

Superintendente de Sociedades