decreto 550 de 1960

º La Rama Ejecutiva y el Poder Público en lo nacional, se integra con los siguientes organismos administrativos

Presidencia de la República;

Ministerios;

Departamentos Administrativos;

Establecimientos Públicos.

º La Presidencia de la República mantendrá la estructura y organización señaladas por la Ley 1ª de 1958 y el Decreto 2270 del mismo año, con las modificaciones que se establecen en el Capítulo II del presente estatuto.

º La reorganización general de los Ministerios se ajustará a las normas del presente estatuto.

º Por decretos separados se hará la reorganización de los Departamentos Administrativos y de los Establecimientos Públicos, de acuerdo con las normas siguientes de este capítulo, la de los Capítulos XVII, XVIII y XIX, y con la naturaleza y funciones propias de cada uno de ellos.

º De acuerdo con el inciso 2º del artículo 132 de la Constitución, el Presidente de la República hará la distribución de negocios entre los Ministerios y Departamentos Administrativos según sus actividades, creando, para el efecto, las dependencias necesarias.

º Los Ministros y los Jefes de Departamentos Administrativos son Jefes superiores de la Administración, y ejercen bajo su propia responsabilidad las funciones que el Presidente de la República les delegue de conformidad con el artículo 135 de la Constitución. En consecuencia, corresponde a ellos, de acuerdo con el Presidente de la República, la adopción de la política o planes de acción en los servicios a su cargo. A los Establecimientos públicos y demás entidades con autonomía administrativa solo les compete, dentro de sus posibilidades técnicas o fiscales, el cumplimiento o desarrollo de los planes adoptados por el Gobierno. Los planes de acción deberán ajustarse a los programas generales de desarrollo y a los planes cuatrienales de inversión de que trata la Ley 19 de 1958.

º Las actividades propias de los distintos Ministerios y Departamentos Administrativos se desarrollarán de conformidad con una planeación sistemática, según las normas establecidas por la Ley 19 de 1958 y sus decretos reglamentarios. Las disposiciones legales que regulan tales actividades deben codificarse y revisarse permanentemente.

º Los Ministerios y Departamentos Administrativos establecerán un sistema de control que permita verificar el cumplimiento cuantitativo y cualitativo de los planes, programas de trabajo y reglamentos, y la comparación del rendimiento con normas tipo de productividad.

º Cuando, en desarrollo de las disposiciones de la Ley 19 de 1958, se descentralicen actividades o servicios de la Nación, se aplicarán las siguientes normas: a). Los Ministerios y Departamentos Administrativos se encargarán de la planeación en su respectivo ramo, de las funciones normativas, del pago de los gastos que correspondan a la Nación y del control técnico y administrativo; b). Los departamentos ejercerán la función administrativa, o sea la gestión general de todos los servicios dentro de sus respectivos territorios, tomando a su cargo el manejo directo de aquellos organismos cuya magnitud o naturaleza así lo requieran; c). Los Municipios o Distritos Municipales ejercerán la función ejecutiva, o sea la realización diaria de los programas dentro de sus respectivos territorios, tomando a su cargo el manejo directo de aquellos organismos cuyas actividades tengan carácter local; d). A los distritos Municipales de mayor desarrollo podrá corresponderles también la función de administración, según lo disponga el respectivo Ministro o Jefe de Departamento Administrativo; e). Las obligaciones recíprocas se determinarán por medio de contratos administrativos, suscritos entre la Nación y los Departamentos, o entre aquella y las demás entidades públicas interesadas en el servicio; f). La desconcentración de autoridad administrativa a los Departamentos y Distritos Municipales se hará gradualmente, y de acuerdo con las capacidades o recursos de que estos dispongan; g). En los respectivos contratos, y de acuerdo con las modalidades propias de cada servicio, se precisarán los límites de las funciones administrativas y de ejecución que corresponden a los Departamentos y a los Distritos Municipales.

Los Ministros y los Jefes de Departamento Administrativo dictarán normas para la tramitación y resolución de los asuntos a su cargo. Dentro del límite de estas normas, y en cumplimiento de sus funciones, los Secretarios Generales, los Directores y los Jefes o Subjefes de Rama, división, Sección y Grupo están facultados para tomar decisiones directamente, autorizando con su firma los actos respectivos, sin perjuicio de que dichos actos sean revocados o modificados por los inmediatos superiores, cuando los intereses del servicio así lo exijan.

Las distintas dependencias de un Ministerio o Departamento Administrativo deben constituir un organismo racionalmente integrado desde el punto de vista de la jerarquía y de la división del trabajo. El número de funcionarios o agentes dependientes de un superior debe estar limitado, de acuerdo con la capacidad normal de dirección, mando y vigilancia, de un superior respecto de sus inmediatos subalternos.

Los distintos servicios técnicos a cargo de un Ministerio o Departamento Administrativo, deben tener unidad en su administración, hasta donde ello sea posible, con el fin de que su prestación sea económica para el Fisco y expedita para el público. CAPITULO II De la Presidencia de la República

Créase en el despacho del Presidente de la República la Secretaría de organización e Inspección de la Administración Pública, cuyas funciones serán: a). Hacer los estudios y proponer las medidas tendientes a asegurar la mejor organización y el mas eficiente funcionamiento de la Rama Ejecutiva del Poder Público; b). Velar por el cumplimiento de la Reforma Administrativa y su desarrollo; c). Realizar estudios y formular recomendaciones sobre los sistemas y procedimientos administrativos, a fin de asegurar su progresivo mejoramiento técnico y de acelerar y racionalizar, en consecuencia, el despacho de los negocios públicos, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 de la Ley 19 de 1958; d). La Secretaría de Organización e Inspección de la Administración Pública asumirá el cumplimiento de las funciones adscritas a la Inspección General de la Administración Pública por la Ley 1ª de 1958. La Secretaría iniciará sus funciones una vez que la Comisión de Reforma Administrativa haya concluido las labores que le señaló el Decreto 517 de 1959. La oficina de Organización y Métodos quedará incorporada a la Secretaría de Organización e Inspección de la Administración pública.

Además de los Consejeros a que se refiere la Ley 1ª de 1958, el Presidente de la República podrá nombrar transitoriamente, y con la misma categoría, otros Consejeros, para que adelanten gestiones o estudios de carácter especial.

Suprímase, a partir del 15 de marzo próximo, en el Despacho del Presidente de la República, la Secretaría de Asuntos Parlamentarios.

Créase en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República una Oficina Jurídica, que estará a cargo de un Abogado y dos Asesores Jurídicos.

Créase, a partir del 15 de marzo próximo, en el Despacho de la Secretaría General de la Presidencia de la República, el cargo de Subsecretario, que sustituirá al de Oficial Mayor Jefe de Personal, y cuyo titular desempeñará, además de las funciones que actualmente ejerce el Oficial Mayor de Personal, las de Secretario del Consejo de Ministros.

Suprímase, a partir del 15 de marzo próximo, en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la Secretaría de Asuntos Técnicos y económicos, y adscribiéndose sus funciones al Departamento de Planeación y Servicios Técnicos.

Suprímanse, igualmente, a partir del 15 de marzo, la Secretaría de Asuntos Jurídicos y la Secretaría del Consejo de Ministros.

Con el fin de dar pleno efecto a las disposiciones del presente Capítulo, el Gobierno determinará los cargos a que hubiere lugar, revisará las denominaciones de los actuales, redistribuirá sus funciones y reajustará las asignaciones en la Presidencia de la República. CAPITULO III De la Dirección de los Ministerios.

La Dirección de cada uno de los Ministerios corresponde al Ministro respectivo, quien la ejercerá con la inmediata colaboración del Secretario General y del Director. El Ministro será la primera autoridad administrativa y técnica del ramo. El Secretario General será un funcionario de libre nombramiento y remoción del Gobierno, y desempeñará las funciones que adelante se señalan. El Director será un empleado perteneciente a la carrera administrativa, y desempeñará las funciones técnicas y administrativas que adelante se señalan.

En los Ministerios que el Gobierno determine, habrá un Consejo encargado de asesorar al Ministro en la adopción y ejecución de la política o planes de acción. Tales consejos llevarán la denominación específica del Ministerio a que corresponden, precedidas de las palabras: "Consejo Nacional de ….". Los Consejos se integrarán en la forma como se indique en el respectivo estatuto especial del Ministerio, teniendo en cuenta que su creación y funcionamiento obedecen a la necesidad y conveniencia de vincular a las entidades y personas técnicas, públicas o privadas, a la orientación de los distintos servicios públicos. Los Consejeros se reunirán ordinariamente dos (2) veces al año y, extraordinariamente por citación del Ministro. El Ministro presidirá las reuniones del respectivo Consejo.

En los Ministerios que el Gobierno determine habrá una Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación, de la cual hará parte una sección de Organización y Métodos.

Los Ministerios que adelantes directa o indirectamente programas de inversión, tendrán un comité de Planeación, que se reunirá por lo menos una vez al mes, estará integrado por el Ministro, quien lo presidirá, y por el Director, el Jefe de la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación, y un representante del Consejo Nacional de Política Económica y Planeación.

Cada uno de los Ministerios tendrá una Oficina Jurídica o un Asesor jurídico, según sus necesidades. CAPITULO IV De la división de los Ministerios.

La denominación de las dependencias de los Ministerios deberá ceñirse a la siguiente nomenclatura: Rama. División. Sección. Grupo. Los organismos destinados a la orientación general del Ramo, que incluyan personas ajenas al Ministerio, se denominarán Consejos. Los organismos internos de carácter permanente, asesores y coordinadores, se llamarán Comités. Los organismos internos que se convoquen para el estudio de asuntos especiales, se llamarán Comisiones. Las unidades permanentes de asesoría se llamarán Oficinas. La unidades de carácter científico se llamarán Institutos.

Cada Ministerio está dividido en dos ramas principales: Una técnica y otra administrativa.

Cada una de las ramas de un Ministerio estará formada por divisiones. Hacen parte de la rama administrativa las Divisiones de Personal, de Presupuesto, de Provisiones y de Servicios Generales. Las ramas de cada Ministerio se organizarán por decreto separado, teniendo en cuenta la índole de las distintas actividades o servicios especiales a su cargo, y sin perjuicio de lo dispuesto en este estatuto acerca de la organización de la rama administrativa.

La división de Provisiones, dentro de la rama administrativa a que se refiere el presente artículo, solo podrá organizarse en aquellos Ministerios que, conforme al estatuto orgánico del Servicio Nacional de Suministros, estén autorizados para la compra de bienes muebles especiales. Igualmente en dichos Ministerios funcionará una Junta de Licitaciones, de conformidad con lo dispuesto en el citado estatuto orgánico. En los Ministerios que no estén autorizados para la compra de bienes muebles especiales, la función de suministro de dichos bienes y de los bienes generales, corresponde a la Sección de Almacén y Mantenimiento de la División de Servicios Generales.

En cada Ministerio funcionará un Comité de Coordinación, integrado por el Director y los Jefes de las ramas, cuya función primordial será la coordinación de las actividades técnicas y administrativas. Igualmente, funcionarán comités integrados por los Jefes de las ramas con los Jefes de las respectivas divisiones, y por los Jefes de las divisiones con los Jefes de las respectivas secciones, con el fin de coordinar periódicamente las distintas actividades.

El personal técnico que tenga funciones de carácter administrativo actuará, en este campo, según los reglamentos aprobados por el Director y el Jefe de la Rama Administrativa del Ministerio.

La División de Personal, en cada uno de los Ministerios estará integrada por la Sección de Reclutamiento y Adiestramiento, la Sección de Clasificación y Remuneración, y la Sección de Registro y Control de Personal. Funcionará de acuerdo con las normas que expida el Departamento del Servicio Civil, y las modificaciones que se introduzcan a su estructura se harán con base en esas mismas normas.

La división de Presupuesto, en cada uno de los Ministerios estará integrada por la Sección de Ejecución y Control del Presupuesto,, la Sección de Costos y la Sección de Pagaduría. Funcionará de acuerdo con la ley normativa del Presupuesto.

La división de Servicios Generales en cada uno de los Ministerios, estará integrada por la Sección de Mecanografía, la Sección de Correspondencia, la Sección de Archivo General, la sección de Biblioteca, la Sección de Publicaciones, la Sección de Transportes y la Sección de Almacén y Mantenimiento.

En los Ministerios autorizados para la compra de bienen muebles especiales, la División de Provisiones funcionará de acuerdo con el estado orgánico del Servicio Nacional de Suministros, y estará integrada por la Sección de Correspondencia y la Sección de Almacén. CAPITULO V Del Secretario General.

Son funciones del Secretario General: a). Cumplir las faltas accidentales del Ministro, cuando así lo disponga el Presidente de la República; b). Asesorar al Ministro en la adopción de la política o planes de acción del Ministerio; c). Asistir al Ministro en sus relaciones con el Congreso, y mantenerlo informado de la situación de los proyectos de ley que se relacionan con las actividades propias del Ministerio; d). Representar al Ministro en las actividades oficiales que este le indique; e). Señalar, de acuerdo con el Ministro y con el Director, los documentos que deban publicarse; f). Organizar, en nombre del Ministro, las reuniones ordinarias y extraordinarias del respectivo Consejo Nacional, y actuar como Secretario del mismo; g). Atender al buen funcionamiento y organización del Despacho del Ministro; g). Autorizar con su firma los actos que se señalen, de conformidad con lo dispuesto en al artículo 10 de este estatuto. CAPITULO VI Del Director

Son funciones del Director: a). Ejecutar por conducto de las distintas dependencias del Ministerio, y de acuerdo con la política o planes de acción adoptados, los respectivos programas; b). Vigilar el cumplimiento de las normas legales orgánicas del Ministerio, y velar por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas; c). Dirigir, de acuerdo con las respectivas leyes y normas, lo relacionado con el Servicio Civil y la Carrera Administrativa en el Ministerio; d). Presentar al Ministro, acompañado de su concepto, el proyecto de Presupuesto de gastos del Ministerio; e). Coordinar con las entidades públicas y privadas los programas relacionados con los respectivos servicios; f). Tramitar y llevar a la consideración del Ministerio, los contratos relacionados con los respectivos servicios; g). Revisar los proyectos de decreto o de resolución y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Ministro; h). Informar al Ministro o al Secretario General de los asuntos que por su naturaleza y urgencia requieran su inmediata atención; i). Llevar la representación del Ministerio, cuando éste lo determine en actos o asuntos de carácter técnico o administrativo; j). Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos, y rendir informes al Ministro; k). Autorizar con su firma los actos que se señalen de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de éste estatuto; l). Presidir el comité de Coordinación. CAPITULO VII Del Consejo Nacional

Son funciones de los Consejos Nacionales de que trata el artículo 26, las siguientes: a). Elaborar recomendaciones sobre la política o planes de acción en el ramo respectivo; b). Estudiar los programas anuales y a largo plazo del Ministerio; c). Hacer recomendaciones sobre coordinación con las entidades dedicadas a actividades que se relacionen con las propias del Ministerio; d). Emitir concepto sobre programas especiales; e). Dictar su propio reglamento. CAPITULO VIII De la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación, y de la Sección de Organización y Métodos.

Son funciones de la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación, las siguientes: a). Estudiar a escala nacional los problemas relacionados con las funciones del respectivo Ministerio: b). Estudiar y determinar las necesidades del País en el ramo correspondiente; c). Elaborar, de acuerdo con las necesidades y problemas existentes, proyectos de programas a largo plazo tendientes a satisfacerlos. Dichos proyectos deben ser presentados a la consideración del Consejo Nacional; d). Evaluar periódicamente el resultado de los programas adelantados; e). Reajustar los programas existentes y proponer nuevos programas, de acuerdo con la evaluación; Estudiar los programas anuales presentados por las dependencias del Ministerio, y coordinarlos con el anteproyecto de presupuesto; f). Someter al Ministro, para su aprobación, por conducto del Director, el proyecto de presupuesto del Ministerio; La Oficina de Planeamiento, coordinación y Evaluación, cumplirá las anteriores funciones, sin perjuicio de las normas que sobre organización y actividades le señale el Departamento Administrativo de Planeación y Servicios Técnicos, de acuerdo con el artículo 9º de la Ley 19 de 1958. La Oficina de Planeamiento, coordinación y Evaluación informará mensualmente al Comité de Planeación sobre el desarrollo de sus labores y someterá a éste, los trabajos desarrollados. Son funciones del Comité de Planeación las siguientes: a). Prescribir normas técnicas para el desarrollo de los trabajos de planeamiento del respectivo; b). Ministerio, según los programas generales de desarrollo económico e inversión que sean adoptados y vigilar su cumplimiento; c). Servir de entidad coordinadora entre el Ministerio y el Consejo Nacional de Política económica y Planeación, y d). Revisar los planes y programas adoptados por el respectivo Ministerio, con el fin de establecer su coordinación con las metas y objetivos generales de desarrollo de que trata la Ley 19 de 1958.

De acuerdo con las normas fijadas por la Secretaría de Organización e Inspección de la Administración Pública, la Sección de Organización y Métodos ejercerá las siguientes funciones: e). Realizar análisis administrativos de las dependencias del Ministerio, según las necesidades; f). Realizar estudios sobre regularizaciones y productividad del trabajo; g). Acordar con los funcionarios interesados las reformas y simplificaciones propuestas, y redactar las recomendaciones correspondientes y asesorar a los empleados respectivos, respecto de la forma de poner en práctica dichas recomendaciones; h). Conceptuar sobre la organización del Ministerio, y recomendar medidas para aumentar su eficiencia; i). Estudiar las necesidades en máquinas, equipo y mobiliario de oficina; j). Estudiar métodos de diseño y control de formularios de las dependencias del Ministerio; k). Redactar manuales de procedimientos; l). Asesorar a la Oficina de Planeamiento, coordinación y Evaluación en todos los demás asuntos relacionados con el cumplimiento de los requisitos administrativos. CAPITULO IX De la oficina Jurídica

Son funciones de la Oficina Jurídica o del Asesor Jurídico según el caso: a). Estudiar los problemas jurídicos relacionados con el Ministerio, y preparar los conceptos o proyectos respectivos; b). Estudiar el aspecto legal de todos los contratos que deba celebrar el Ministerio; c). Estudiar, preparar o revisar los proyectos de ley, decreto y resolución relacionados con el Ministerio; d). Codificar las normas legales relacionadas con el Ministerio, y mantener al día la codificación; e). Asesorar al Ministerio público en los juicios que se relacionen con el Ministerio. CAPITULO X Del Jefe de la Rama Técnica

Son funciones del Jefe de la Rama Técnica del Ministerio: a). Elaborar, con base en el plan general de trabajo y conjuntamente con los Jefes de las Divisiones Técnicas, los programas correspondientes; b). Asesorar en Asuntos Técnicos al Ministro y al Director del Ministerio; c). Dirigir y coordinar el trabajo de las divisiones técnicas; d). Responder ante el Ministro, por conducto del Director, de la ejecución de los programas de trabajo, y revisar constantemente los aspectos técnicos de los mismos; e). Colaborar con el Jefe de la Rama Administrativa y con las entidades de planeación en la elaboración del proyecto de Presupuesto del Ministerio; f). Coordinar con el Jefe de la Rama Administrativa el cumplimiento de sus funciones; g). Responder por la elaboración de normas y manuales de procedimientos técnicos; h). Revisar y autorizar las publicaciones técnicas del Ministerio; i). Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos, y rendir informes al Director. CAPITULO XI Del Jefe de la Rama Administrativa

Son funciones del Jefe de la Rama Administrativa del Ministerio: a). Elaborar conjuntamente con los Jefes de las Divisiones Administrativas, las actividades correspondientes; b). Asesorar en Asuntos Administrativos al Ministro y al Director del Ministerio; c). Revisar el anteproyecto de presupuesto con la asistencia del Jefe de la división respectiva; d). Dirigir y coordinar el trabajo de las divisiones administrativas; e). Responder ante el Director de todos los aspectos administrativos del Ministerio; f). Asesorar al Director y colaborar con la Oficina de Planeamiento, coordinación y Evaluación, en la preparación del proyecto de presupuesto del Ministerio; g). Coordinar con las entidades oficiales pertinentes lo relacionado con el cumplimiento de las normas fiscales y las normas sobre presupuesto, desembolsos, suministros y personal. h). Elaborar los reglamentos administrativos del Ministerio y velar por el cumplimiento de las disposiciones. i). Coordinar con el Jefe de la Rama Técnica el cumplimiento de sus respectivas funciones; j). Presidir las reuniones de la Junta de Licitantes del Ministerio. Esta función la ejercerán los Jefes de la Rama Administrativa de aquellos Ministerios que, de acuerdo con el decreto 2880 de 1959, hayan sido autorizados para realizar compras de bienes especiales; k). Mantener permanentemente informada a la rama técnica, sobre las circunstancias y posibilidades administrativas para el desarrollo de programas; l). Recibir y evaluar los informes periódicos de los subalternos y rendir informes al Director del Ministerio. CAPITULO XII De los Jefes de División

Son funciones de los Jefes de División del Ministerio: a). Dirigir y coordinar la ejecución de los programas que han de desarrollar las Secciones que componen cada división; b). Estudiar y resolver los problemas de las Secciones; c). Asistir al Comité de Coordinación y a la Junta de Licitaciones, cuando sea el caso; d). Asesorar al Jefe de la Rama en el estudio y resolución de los problemas propios de su división; e). Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos, y elaborar a su vez informes sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la división, según la reglamentación general. CAPITULO XIII De la División de Personal

Son funciones de la sección de Planeamiento y Adiestramiento: a). Colaborar con la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación en los estudios sobre las necesidades de personal administrativo, científico, técnico y auxiliar; b). Elaborar y presentar de acuerdo con el Departamento Administrativo del Servicio Civil, proyectos de programas de reclutamiento, a largo o corto plazo, con miras a satisfacer dichas necesidades; c). Reclutar el personal del Ministerio, de acuerdo con las normas que establezca la Comisión de Reclutamiento, Ascensos y Disciplina; d). Organizar, de acuerdo con el Departamento Administrativo del Servicio Civil, en la Escuela Superior de Administración Pública y mediante contratos o arreglos, en torso centros y mediante contratos o arreglos, en otros centros docentes, los programas de adiestramiento de personal reclutado y de personal en servicio, tanto en el campo administrativo como en el técnico; e). Postular ante la Comisión de Personal prevista por el ordinal f) del artículo 7º de la Ley 19 de 1958, los candidatos para ascensos según los reglamentos; f). Promover actividades culturales, y de bienestar social del persona;

De acuerdo con las normas establecidas por el Departamento Administrativo del Servicio Civil, la Sección de Clasificación y Remuneración tendrá las siguientes funciones: a). Adelantar estudios de clasificación de cargos; b). Vigilar la aplicación de las normas de clasificación y remuneración de empleados del Ministerio y, en concordancia con los respectivos contratos de descentralización de servicios, la aplicación en los Departamentos y Municipios; c). Estudiar sistemas y escalas de remuneración en otras entidades para compararlas con las existentes en el Ministerio para los cargos con funciones similares; d). Revisar, si fuere necesario, las funciones del personal, y adelantar una nueva evaluación y clasificación de los cargos cuando se modifique la estructura de algunas dependencias del Ministerio.

Son funciones de la Sección de Registro y Control Personal: a). Asistir al Jefe de la Rama Administrativa en la elaboración del reglamento de trabajo y demás reglamentos de personal y una vez aprobados darles la debida publicidad. b). Controlar el cumplimiento de las reglas de personal en todas las dependencias del Ministerio. c). Tener al día, los registros de personal, tales como tarjetas individuales y el archivo de hojas de vida. d). Expedir constancias sobre los antecedentes del personal y demás certificados del caso, de acuerdo con la respectiva reglamentación; e). Controlar la puntualidad y los ascensos del personal, tabular periódicamente, de acuerdo con el reglamento, las tarjetas de control e informar al Jefe de la División de Personal las novedades acaecidas; f). Asistir al Jefe de la División de Personal en la planeación de las estadísticas de personal en coordinación con el departamento Administrativo Nacional de Estadística; Controlar y registrar las licencias y los permisos dados, de acuerdo con el trámite g). establecido por el reglamento administrativo; h). Informar al jefe de la División de Personal y a la Pagaduría sobre las novedades de personal, tales como nombramientos, ascensos, traslados, insubsistencias, vacaciones, licencias y retardo; i). Avisar con la anticipación necesaria a los Jefes respectivos y a los funcionarios las fechas en que se deben hacer uso de vacaciones; j). Elaborar los proyectos de resolución en todo lo relacionado con personal, como vacaciones, licencias y comisiones. CAPITULO XIV De la División de Presupuesto

Son funciones de la Sección de Ejecución y Control de Presupuesto: a). Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual de gastos generales del Ministerio. b). Elaborar los proyectos de traslados presupuéstales. c). Elaborar proyectos de acuerdos mensuales de gastos. d). Ejecutar el presupuesto asignado, de acuerdo con las necesidades; e). Llevar la relación de los gastos e inversiones que se hagan durante la vigencia fiscal; f). Formar y mantener al día el inventario de bienes del Ministerio. g). Llevar la contabilidad general del Ministerio, examinar las cuentas y pasarlas a la Contraloría General de la República para su fenecimiento y controlar los fondos y cajas.

Son funciones de la Sección de Costos: a). Elaborar e implantar un sistema de costos; b). Calcular el costo de cada una de las actividades directas o de los programas relacionados con el respectivo Ministerio, para utilizarlo en la preparación del presupuesto; c). Llevar la contabilidad de costos internos del Ministerio y la contabilidad de costos de las actividades y programas correspondientes; d). Colaborar con la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación en los análisis de los costos de actividades y programas.

Son funciones de la Sección de Pagaduría: a). Percibir los ingresos del Ministerio; b). Efectuar oportunamente el pago de los gastos y servicios; c). Situar, por intermedio de los funcionarios competentes, en las respectivas oficinas, las partidas previstas en los contratos celebrados con los Departamentos, Municipios y demás entidades; d). Guardar los valores y garantías en la Caja; e). Situar fondos y verificar su situación en las agencias o Pagaduría auxiliares; f). Vigilar las agencias o pagadurías auxiliares; g). Llevar libros de Caja, hacer arqueo diario y rendir informe diario.

La sección de Pagaduría cumplirá sus funciones de acuerdo con las normas y reglamentos de la Contraloría General de la República y de la Dirección Nacional del Presupuesto. CAPITULO XV De la División de Provisiones

Son funciones de la Sección de Compras: a). Elaborar en colaboración con la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación, los programas anuales de compras, teniendo en cuenta el plan general de trabajo del Ministerio y las necesidades de aquellos elementos que el Decreto numero 2880 de 1959 denomina bienes muebles especiales, y cuya compra debe realizar el Ministerio; b). Efectuar las compras de bienes muebles especiales aprobadas por la Junta de Licitaciones o el Jefe de la Rama Administrativa; c). Efectuar compras solicitadas por los Departamentos y demás entidades vinculadas a los servicios a cargo del Ministerio; d). Elaborar y someter a la aprobación del Jefe de la Rama Administrativa, programas anuales de compras de bienes muebles generales, para solicitarles a la División Nacional de Suministros; e). Estudiar la posibilidad de unificar las compras de bienes muebles especiales y hacer las propuestas correspondientes.

Son funciones de la Sección de Almacén: a). Recibir conforme a la orden de compra, los bienes muebles especiales y los bienes muebles generales adquiridos; Guardar y conservar en perfecto estado los bienes muebles generales que estén en su poder; b). Entregar y recibir, por inventario físico, los bienes muebles generales y especiales; c). Verificar con la Sección de Organización y Métodos, y con los Jefes respectivos, las necesidades de bienes muebles generales de cada una de las dependencias; d). Organizar y manejar el almacén de acuerdo con los sistemas y normas de la División Nacional de Suministro; e). Organizar y controlar los almacenes secciónales; f). Efectuar los despachos de los bienes muebles especiales o generales solicitados, de acuerdo con las órdenes respectivas; g). Tener al día el inventario permanente de bienes y el archivo del almacén y efectuar inventarios físicos periódicos. CAPITULO XVI De la División de Servicios Generales

Son funciones de la Sección de Mecanografía: a). Ejecutar todos los trabajos de mecanografía para las distintas dependencias del Ministerio, con excepción de las Secciones o Unidades que tengan su propio servicio de mecanografía; b). Controlar cualitativa y cuantitativamente, los trabajos de mecanografía; c). Adiestrar el nuevo personal de mecanografía; d). Llevar los registros y rendir informes sobre el trabajo realizado; e). Aplicar incentivos de trabajo.

Son funciones de la Sección de Correspondencia: a). Recibir, registrar, distribuir, recoger y despachar la correspondencia; b). Recoger y distribuir las comunicaciones internas; c). Radicar y distribuir las comunicaciones internas; d). Organizar y controlar el servicio de Mensajeros.

Son funciones de la Sección de Archivo General: a). Organizar y mantener al día el archivo general; b). Organizar y vigilar los archivos parciales especializados; c). Organizar el archivo muerto; d). Facilitar a los Directores, Jefes de división, Jefes de Sección y Jefes de oficina, los documentos y copias que soliciten; e). Expedir, de acuerdo con la ley y los reglamentos, copias de los documentos del archivo; f). Colaborar con el Comité de Archivo en la elaboración de normas sobre traslado y destrucción de documentos.

Son funciones de la Sección de Transportes: a). Llevar la hoja de servicio de cada uno de los vehículos adscritos a as respectivas dependencias y controlar su recorrido y consumo. b). Asesorar al Jefe de la Rama Administrativa y al Jefe de la División de Servicios Generales en la distribución de los vehículos al servicio del Ministerio. c). Coordinar con la Sección de Costos la contabilidad de costos del transporte. d). Controlar la utilización de los vehículos. e). Organizar en coordinación con el servicio de talleres nacionales, lo relacionado con garajes, combustibles, repuestos, reparaciones y mantenimiento en general de los vehículos.

Son funciones de la Sección de Bibliotecas: a). Organizar la biblioteca general del Ministerio. b). Aplicar sistemas técnicos en el manejo de la biblioteca. c). Organizar un índice de publicaciones periódicas seleccionadas, tanto nacionales como extranjeras, en los ramos relacionados con el respectivo Ministerio. d). Elaborar un programa anual de adquisiciones. e). Reglamentar y coordinar el uso de las publicaciones. f). Organizar el servicio de préstamos de obras científicas y publicaciones periódicas. g). Responder por el buen estado y conservación de todas las publicaciones.

Sus funciones de la Sección de Publicaciones: a). Coordinar e Inspeccionar la elaboración de los respectivos trabajos por parte de la Imprenta Nacional. b). Elaborar los trabajos de impresión que por su urgencia, magnitud o costos, puedan ser realizados por los equipos propios del Ministerio. c). Asesorar al personal en todo lo referente a publicaciones y trabajos topográficos.

Son funciones de la Sección de Almacén y Mantenimiento: a). Asesorar a la Oficina de Planeamiento, Coordinación y Evaluación, en la elaboración de los programas anuales de compras tanto de bienes muebles especiales como generales; b). Recibir los bienes muebles especiales o generales pedidos a los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para efectuar las compras especiales y a la División Nacional de Suministros; c). Guardar y conservar en perfecto estado los bienes que estén en su poder; d). Organizar y manejar el almacén de acuerdo con los sistemas y normas de la División Nacional de Suministros; e). Efectuar los despachos de los bienes muebles especiales o generales solicitados, de acuerdo con las órdenes respectivas; f). Tener al día el inventario permanente de bienes y efectuar inventarios físicos periódicos. g). Mantener todos los locales de Ministerio en perfecto estado de uso y aseo; h). Organizar y controlar el servicio de vigilancia; i). Verificar con la Sección de Organización y Métodos las necesidades de las oficinas y demás dependencias, en lo relacionado con iluminación, ventilación, color de las paredes y localización de muebles y equipos; j). Coordinar con la respectiva Sección del Ministerio de Obras Públicas, lo relacionado con reparaciones de los locales propios del servicio; k). Prestar servicio de cafetería. CAPITULO XVII De los Contratos

De conformidad con lo previsto en el Artículo 135 de la Constitución, el Presidente de la República podrá delegar en los Ministerios y en los Jefes de Departamentos Administrativos, la celebración de los contratos a que se refieren el Artículo 20 de la Ley 19 de 1958 y el ordinal e) del Artículo 9º de este Decreto.

De acuerdo con lo establecido en el Artículo anterior, el Presidente de la República delega en los Ministros y Jefes de Departamentos Administrativos, la celebración de tales contratos, los cuales se perfeccionarán mediante el cumplimiento de los siguientes requisitos

Cuando se trate de un Ministerio, serán suscritos por el Ministro, serán suscritos por el Ministro y cuando se trate de un Departamento Administrativo, por el Jefe de éste, a nombre de la Nación.

Su texto se ceñirá en lo posible, al modelo que el Gobierno adopte por medio de decreto.

Serán sometidos a la aprobación de las respectivas asambleas y de los Consejos Municipales, cuando sea el caso. Para facilitar el cumplimiento de los fines previstos en los mismos contratos, dichas corporaciones podrán autorizar previamente su celebración, con lo cual se entenderá cumplido el requisito de la aprobación.

Se extenderán en papel común, no causarán impuesto o derecho alguno y serán publicados tanto en el Diario Oficial, como en el periódico del respectivo Departamento.

Las correspondientes reservas presupuéstales se tramitarán y harán de conformidad con la Legislación vigente sobre la materia, pero con la prelación que el respectivo servicio demande.

Los Departamentos y Municipios no están obligados al otorgamiento de fianza para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones. Pero los funcionarios o personas que tengan a su cargo el recaudo, manejo o inversión de los respectivos fondos, si deberán hacerlo ante el Ministerio o Departamento Administrativo. Cumplidos los anteriores requisitos, los contratos se consideran legalmente válidos, sin más formalidades. Los funcionarios o personas que tengan a su cargo el recaudo, manejo o inversión de los respectivos fondos, deberán rendir cuenta comprobada de su gestión de conformidad con los reglamentos que sobre el particular dicte la Contraloría General de la República. CAPITULO XVIII Del cumplimiento de la reorganización

Las disposiciones del presente estatuto se cumplirán con sujeción a las siguientes reglas: Primera: Sus normas deben tenerse como una pauta para la reorganización de las dependencias de la Presidencia de la República, los Ministerios y los Departamentos Administrativos. Segunda: Dicha reorganización se llevará a término gradualmente, según el orden o prelación que señale el Presidente de la República. Tercera: Para este efecto se tendrán en cuenta, en todo caso, las recomendaciones especiales de la Comisión de Reforma Administrativa o de la Entidad que lo reemplace o sustituya.

Corresponde al Gobierno, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, como también de la potestad reglamentaria, dictar las órdenes, resoluciones y decretos necesarios para la completa ejecución de la reorganización administrativa que prevé el presente estatuto, señalado, a la vez, el número de funcionarios de cada dependencia y sus respectivas asignaciones. CAPITULO XIX Disposiciones varias

Mientras se organiza la carrera administrativa de acuerdo con lo establecido por el inciso 2º del artículo 62 de la Constitución Nacional, el nombramiento de Directores y Jefes de Ramas se hará con carácter interino.

En el decreto especial reorgánico de cada uno de los Ministerios y Departamentos Administrativos, se determinará el personal cuyo nombramiento corresponda hacer directamente al Ministerio o Jefe de Departamento, por delegación del Presidente de la República, sin perjuicio de las normas sobre Carrera Administrativa y Servicio Civil.

Este Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Comuníquese y publíquese.