decreto 2880 de 1959

°. Corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la prestación del servicio de suministros, en relación con las dependencias directas del Gobierno Nacional. En consecuencia, tendrá facultad legal para

Dictar las normas para las compras oficiales.

Impartir instrucciones para la aplicación y cumplimiento de tales normas.

Comprobar que las normas dictadas y las instrucciones impartidas tengan estricto cumplimiento.

Comprar, custodiar y distribuir aquellos bienes muebles que requieran las mencionadas dependencias. Las listas de éstos se adoptarán por decretos posteriores.

Celebrar, a nombre del Presidente de la República, y por expresa delegación de éste, todos los contratos de suministros necesarios para la prestación del servicio de que se trata.

Organizar talleres y garajes para la prestación de los correspondientes servicios.

°. Para la prestación del servicio de suministros se crean, como dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

La Oficina de Normas y Control de Suministros.

La División de Suministros.

°. Para los efectos previstos en el presente Estatuto y demás normas legales sobre la materia, los bienes muebles de uso común se denominan Generales; y los de carácter técnico o especializado Especiales. B) De la centralización (sic) de las compras.

°. Centralizase en la División de Suministros la adquisición de la totalidad de los bienes muebles generales, de acuerdo con el Catálogo de Compras. Centralizase en los Ministerios y Departamentos Administrativos que designe el Presidente de la República, la adquisición total de los bienes muebles especiales, de acuerdo con el Catálogo de Compras.

La centralización a que se refiere el presente artículo se cumplirá a medida que se confeccionen y adopten las listas de que trata el ordinal 4 del artículo 1, sin que el plazo para ello pueda extenderse más allá del día 31 de diciembre de 1960.

La designación de los Ministerios y Departamentos Administrativos la hará el Presidente de la República, previo concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. C) De la Oficina de Normas y Control de Suministros.

°. La Oficina de Normas y Control de Suministros estará a cargo y bajo la responsabilidad de un Jefe, experto en legislación fiscal, con experiencia mercantil.

°. Corresponde a la Oficina de Normas y Control de Suministros, el desarrollo de lo previsto en el artículo

Asesorar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público (sic) en todo lo relacionado con la planeación y la política de compras; la legislación y reglamentación de las mismas, los planes de aprovisionamiento (sic); los programas de compras, de producción y fabricación de artículos.

Preparar las listas de los bienes muebles generales de que trata el ordinal 4 del artículo 1, para efectos de la centralización gradual.

Conceptuar sobre los Ministerios y Departamentos Administrativos que deben ser designados para efectuar las compras de los bienes muebles especiales.

Elaborar las normas e instrucciones sobre el Catálogo de Compras; los programas de compras; la estandarización de los bienes muebles; la unificación y simplificación de procedimientos de compras, almacenamiento y suministro de provisiones; el procedimiento y documentación para las operaciones entre los Ministerios y Departamentos (sic) Administrativos, la División de Suministros y los fabricantes o vendedores; la unificación, sistematización y centralización de las estadísticas de compras, existencias y consumo.

Inspeccionar la División de Suministros, las Proveedurías y los almacenes de los Ministerios y Departamentos Administrativos, y rendir informes sobre la aplicación y el cumplimiento de las normas dictadas para la prestación del servicio nacional de suministros.

Realizar los estudios, proyectos y trabajos relacionados con él mismo servicio, que de encomiende el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los Ministerios y Departamentos Administrativos están en la obligación de facilitar la inspección de sus Proveeduría y almacenes y de rendir todos los informes que la Oficina de Normas y Control de Suministros requieran para el cumplimiento de sus funciones. D) De la División de Suministros.

°. La División de Suministros estará a cargo y bajo la responsabilidad de un Director Ejecutivo. Para el ejercicio de este cargo se requiere ser ciudadano colombiano, con experiencia en negocios mercantiles no menor de diez años. Este último requisito se comprobará (sic) con certificaciones de las Cámaras de Comercio, o de la Asociación Nacional de Industriales, o de la Federación Nacional de Comerciantes.

El Director Ejecutivo tendrá un Asistente que actuará como Subdirector, y quien lo reemplazará en las faltas temporales, desempeñando, además, las funciones específicas que se le señalan posteriormente.

°. Corresponde al a División Nacional de Suministros, en desarrollo de lo previsto en el artículo 1, y con la cooperación de la Oficina de Normas y Control de Suministros

Adquirir, dentro y fuera del país, los bienes muebles generales que requieran los Ministerios y Departamentos Administrativos, de acuerdo con el Catálogo y los programas de compras.

Almacenar y custodiar los bienes adquiridos, y tomar todas las medidas indispensables para su adecuada conservación.

Distribuir y suministrar a las dependencias oficiales del Gobierno Nacional los bienes muebles generales que requieran para su funcionamiento.

Tomar todas las medidas del caso para que la estandarización de bienes muebles, aprobada por la Oficina de Normas y Control de Suministros, sea aplicada estrictamente, sin excepciones, en todas las dependencias oficiales del Gobierno Nacional.

Atender a la prestación de los servicios de talleres y garajes.

Suministrar a la Oficina de Normas toda la información que ésta requiera para el desarrollo de sus labores.

Realizar cualquier otra actividad relacionada con el servicio nacional de suministros que le encomiende el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los Ministerios y Departamentos Administrativos están en la obligación de rendir todos los informes que la División de Suministros requiera para el cumplimiento de sus funciones. E) De la estandarización.

º. Para efectos del presente estatuto, se entiende por estandarización el procedimiento técnico para eliminar toda innecesaria diversidad en los bienes muebles, y determinar la uniformidad más económica en su diseño, calidad y materiales.

Para acordar y decidir la estandarización de un bien mueble se tendrán en cuenta

Los programas anuales de compras.

El volumen y frecuencia de las compras efectuadas.

La producción nacional y la importación.

Las ventajas administrativas y económicas de la estandarización.

La estandarización se aplicará en primer término a los siguientes bienes muebles generales

Papelería y formularios.

Útiles de escritorio.

Mobiliario. F) Del Catálogo de Compras.

Adoptase como oficial el Catálogo de Compras elaborado por la Oficina de Organización y Métodos, bajo la dirección técnica de la Misión de Expertos en Administración Pública de las Naciones Unidas.

Dicho Catálogo de Compras se aplicará, sin excepción

A las compras de bienes muebles generales que efectúe la División de Suministros.

A las compras de bienes muebles especiales que efectúen los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para el caso.

A la elaboración de los programas de compras.

A la elaboración de tarjetas de compras, y al arreglo e inventarios de almacén. G) De los programas anuales de compras.

Los Ministerios y Departamentos Administrativos elaborarán y presentarán al Ministerios de Hacienda y Crédito Público, en el mes de octubre de cada año, los programas de compras de los materiales y elementos que requieran para el año fiscal siguiente. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público objetará los programas anuales de compras que excedan las apropiaciones presupuestales definitivas, y el Ministerio o Departamento Administrativo respectivo hará el reajuste interno del caso. Cada vez que en el curso del año fiscal se produzca la creación o ampliación de un servicio, el Ministerio o Departamento Administrativo correspondiente presentará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el programa adicional, elaborado de acuerdo con las normas del programa anual, para efectos de su aprobación y cumplimiento.

Los programas anuales de compras deben comprender

Las compras de bienes muebles generales, que debe efectuar la División de Suministros.

Las compras de bienes muebles especiales que deben efectuar los Ministerios y Departamentos Administrativos designados para ello.

Los bienes muebles no incluidos en el Catálogo de Compras.

Un porcentaje, hasta del cinco por ciento (5%) del valor total del programa de compras, para las compras directas imprevista de cada Ministerio y Departamento Administrativo.

Un porcentaje, hasta del uno por ciento (1%) del valor total del programa de compras, para las compras menores de cada Ministerio y Departamento Administrativo.

Los programas anuales de compras deben presentarse en forma comparativa con los del año anterior, acompañados de un inventario de las existencias. Para este fin se hará uso del modelo preparado por la Oficinas de Organización y Métodos, bajo la dirección técnica de la División de Expertos e Administración Pública de las Naciones Unidas. CAPITULO II Clasificación de las compras oficiales. A) De las compras en el país.

Para los efectos del procedimiento que deben aplicarse en cada caso, las compras que se efectúen en el país se clasificarán en dos grupos

Compras locales, que son las que se realizan en el mercado de Bogotá.

Compras en el interior, que son las que se realicen en las demás mercados nacionales.

Las compras locales de bienes muebles generales se harán en Bogotá por la División de Suministros, y las de bienes muebles especiales por los Ministerios y Departamentos Administrativos del caso, de acuerdo con los programas de compras y las normas del presente Estatuto.

Las compras en el interior se harán por la División de Suministros y por los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para efectuar las especiales, así

A las fábricas y casas comerciales establecidas fuera de Bogotá.

A sus agentes o representantes debidamente acreditados en Bogotá. En el primer caso, la compra podrá hacerse por intermedio de funcionarios públicos, con delegación e instrucciones escritas de la División de Suministros, o de los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para el efecto.

En todos los casos, las compras en el interior se harán de acuerdo con los programas de compras y con las normas del presente Estatuto. B) De las compras en el Exterior.

Las compras en el Exterior se harán por la División de Suministros y por los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para efectuar las especiales, así

A las fábricas o casas comerciales establecidas en el Exterior.

A sus agentes o representantes debidamente acreditados en el país. En el primer caso, la compra deberá hacerse por intermedio de los Cónsules de Colombia, quienes para este efecto tienen el carácter de Agentes de Compras del Gobierno Nacional.

En todos los casos, las compras en el Exterior se harán de acuerdo con los programas de compras y con las normas del presente Estatuto. C) De las compras colectivas.

Las compras de una misma especie de bienes muebles que se hagan en el país o en el Exterior, con destino a dependencias de diversos Ministerios o Departamentos Administrativos, se denominarán compras colectivas. Las compras colectivas que hagan la División de Suministros y los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, se ajustarán a los programas de compras y a las normas del presente Estatuto. D) De las compras permanentes.

Se denominarán compras permanentes, las que se hacen con destino al suministro permanente (sic) de bienes generales, de acuerdo con los programas de compras, y con sujeción a las normas del presente Estatuto. CAPITULO III Régimen legal de las compras. A) De la unidad del sistema y de la responsabilidad.

Toda compra, cualquiera que sea su clase, se realizará de conformidad con las normas de este Estatuto y de modo especial con las del presente Capítulo. En caso contrario, la Nación no adquiere obligación alguna, y el funcionario que hubiere intervenido en la compras responderá administrativamente y fiscalmente de los daños causados, sin perjuicio de la sanción penal a que hubiere lugar.

La ejecución de todo acto, operación o procedimiento que tienda a burlar el cumplimiento de los requisitos que aquí se establecen, implica la responsabilidad definida en el artículo anterior, en relación con el autor o autores. B) De la inscripción y listas de precios.

Las personas que pretendan celebrar contratos de suministros, deberán inscribirse en la División de Suministros y en los Ministerios o Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, llenando los siguientes requisitos

Comprobar su inscripción en el Registro Público de Comercio.

Si se trata de una persona jurídica, comprobar su constitución, existencia y representación legal.

Acreditar antecedentes de honorabilidad comercial, mediante certificación de un Banco, o de la Federación Nacional de Comerciantes, o de la Asociación Nacional de Industriales.

Al inscribirse una persona, deberá remitir a la División de Suministros y a los Ministerios y Departamentos Administrativos antes mencionados (sic), listas de precios de los bienes muebles o mercancías que pretenda vender, e informar a las mismas entidades, de modo permanente, acerca de las variaciones de tales precios. El cumplimiento de este requisito es indispensable para que sus ofertas sean tenidas en cuenta en toda clase de adquisiciones. C) De las Juntas de Licitaciones.

En la División de Suministros habrá una Junta de Licitaciones integrada, por: El Director Ejecutivo de la División o su delegado, quien la presidirá. Un delegados del Comité de Compras de la Oficina de Normas y Control de Suministros. El Jefe de la Sección de Compras y Contratos de la División. El Auditor Fiscal de la Contraloría General de la República, con voz pero sin voto. La Secretaría de la Junta de Licitaciones estará a cargo del Secretario de la División.

En cada uno de los Ministerios o Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, habrá una Junta de Licitaciones integrada, por: El Director o Jefe de la respectiva División Administrativa, o del organismo que haga sus veces, quien la presidirá. El Proveedor, o el agente encargado de esta función. El tercer miembro de la Junta será un funcionario técnico designado por el Ministro, o Jefe de Departamento Administrativo, de acuerdo con el carácter especial de los bienes muebles que se trate de adquirir. El Auditor Fiscal de la Contraloría General de la República, con voz pero sin voto. La Secretaría de la Junta estará a cargo del funcionario que designe quien la presida.

Las Juntas de Licitaciones tendrán facultad para

Abrir y estudiar las ofertas o cotizaciones.

Hacer las adjudicaciones.

Las Juntas de Licitaciones, cuando lo estimen conveniente, podrán demandar la colaboración de cualquier funcionario técnico del Gobierno Nacional, quien estará en la obligación de prestarla. D) Del control fiscal.

Corresponde a la Contraloría General de la República la vigilancia fiscal de la División de Suministros, la que se cumplirá de acuerdo con reglamentos especiales que garanticen una eficaz prestación del servicio.

Los Ministerios y Departamentos Administrativos deben someter sus expedidos a la División de Suministros o a los Ministerios o Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, con base en sus reservas presupuestales.

Las compras generales que efectúe la División de Suministros, y las especiales que efectúen los Ministerios y Departamentos Administrativos, cuyo valor sea de diez mil pesos ($10.000.00) o más, requieren, sin excepción, la constitución y certificación por la Contraloría General de la República, de la reserva, con cargo al Presupuesto Nacional.

Las reservas que constituya la Contraloría General de la República, podrán ser de dos clases

Reservas específicas, para garantizar una determinada operación de compra.

Reservas globales, para respaldar las operaciones que se hagan con base en los programas de compras.

La Contraloría General de la República constituirá, según el caso, reservas específicas o globales, a favor de la División de Suministros o a favor del Ministerio o Departamento Administrativo encargado de la compra especial.

La Contraloría General de la República constituirá las reservas globales a solicitud de la División de Suministros o de los Ministerios o Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, con respaldo en los programas de compras, que deben acompañar se a la respectiva solicitud, y por el valor total de dichos programas. La reservas globales deben solicitarse, invariablemente, en los primeros diez días (10) del mes de enero de cada año, y serán despachadas antes del día veinte (20) del mismo mes. E) De los procedimientos.

La cuantía de las compras, tanto de las que efectúe la División de Suministros, como la de las que efectúen los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las especiales, determina el procedimiento a seguir, de conformidad con las siguientes normas

Hasta de mil pesos ($1.000.00), sin necesidad de cotizaciones escritas.

Más de mil pesos ($1.000.00), hasta diez mil pesos ($10.000.00) con tres (3) cotizaciones escritas, por lo menos.

Más de diez mil pesos ($10.000.00), por medio de licitación pública o privada, según el caso.

Las cotizaciones deben referirse a bienes muebles de las mismas especificaciones, de acuerdo con el Catálogo de Compras. Además, deben solicitarse de personas inscritas, y estar de acuerdo con las listas de precios oportunamente suministradas por éstas.

Los distintos contratos de suministros se ajustarán, invariablemente, a los siguientes requisitos

Toda compra mayor de cinco mil pesos ($5.000.00), requiere contrato escrito, celebrado entre el Director Ejecutivo de la División de Suministros o el Director o Jefe de la respectiva División Administrativa, según el caso, y el vendedor o su representante legal debidamente acreditado.

Si la compra tuviere un valor de diez mil pesos ($10.000.00), a cincuenta mil pesos ($50.000.00), se requiere, además, certificado de la reserva constituida por la Contraloría General de la República, y la adjudicación por la respectiva Junta de Licitación.

Si la compra tuviere un valor mayor de cincuenta mil pesos ($50.000.00), se requiere, además, concepto favorable del Comité de Compras de la Oficina de Normas y Control de Suministros.

Los contratos antes mencionados requieren la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La compra por un valor inferior a cinco mil pesos no requiere contrato escrito, pero debe ser certificada por resolución del Director Ejecutivo o Jefe de la División Administrativa, según el caso, y aprobada posteriormente por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los contratos mencionados en el artículo inmediatamente anterior no necesitan, para su validez, más requisitos que los allí previstos. Pero se extenderán en papel sellado, causarán el impuesto de timbre nacional y se publicarán, en extracto, en el Diario Oficial, todo por cuenta del vendedor. Hecho el pago de los respectivos derechos se entiende cumplido el requisito de la publicación.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público reglamentará las compras a que se refieren los ordinales c), d) y e), del artículo 15, que los Ministerios y Departamentos Administrativos pueden efectuar fuera de la División de Suministros y de los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales.

La licitación pública, sin excepción alguna, se cumplirá de acuerdo con las siguientes normas

Elaboración de un pliego de cargos en el cual se precisen la cantidad y calidad de los bienes requeridos; el lugar, sitio, día y hora de la licitación; el lugar, sitio, fecha y forma de entrega; las condiciones y forma de pago; la garantía previa que debe constituir el proponente; las sanciones, multas y demás detalles del contrato que se proyecta celebrar.

El pliego de cargos se repartirá a las personas, (fábricas, casas comerciales, agentes y representantes), debidamente inscritas, que por la naturaleza de los bienes de que se trate, puedan tener interés en la licitación, dejando constancia escrita de la entrega de cada pliego.

El pliego de cargos se fijará por todo el plazo de la licitación en un lugar visible de la dependencia donde vaya a efectuarse ésta.

El plazo para la licitación se señalará de acuerdo con la naturaleza de los bienes por adquirir, pero no será menor de diez (10) días, ni mayor de treinta (30).

Las propuestas deberán presentarse en sobres cerrados y sellados y entregarse dentro del plazo fijado en el pliego de cargos; serán depositadas en una urna cerrada de la cual tendrán llaves el Director Ejecutivo de la División o su delegado, o el Director Administrativo del Ministerio o Departamento que haga la compra, y el Auditor Fiscal de la Contraloría. El concurso personal de dichos funcionarios se requiere para la apertura de la urna y de las ofertas presentadas.

La Junta de Licitaciones se reunirá, a más tardar, al siguientes día de cerrada la licitación. Las ofertas serán abiertas, numeradas y rubricadas al margen de cada hoja con las firmas del Presidente de la Junta y del Auditor Fiscal de la Contraloría.

Abiertas, ordenadas y rubricadas las ofertas, la Junta de Licitaciones procederá a estudiarlas y hacer la adjudicación a la que considere más favorable, dejando constancia en la respectiva acta de las razones del caso. No podrá hacerse adjudicación alguna por un precio mayor del que figure en las listas de que trata el artículo 26.

En el acta de la sesión de la Junta en la cual se abran las ofertas, se incluirá una relación pormenorizada de las mismas.

En caso de que no sea posible hacer la adjudicación en la misma reunión de la Junta de Licitaciones en que se abran las ofertas, éstas se pasarán al Director Ejecutivo, o al Director o Jefe de la respectiva División Administrativa, en el caso de compras especiales, para que elabore un cuadro comparativo, que permita a la Junta adjudicar, en la reunión siguiente, la compra a la oferta más favorable.

La adjudicación que haga la Junta de Licitaciones es irrevocable, y obliga, por lo mismo, a la Nación y al adjudicatario.

Las actas de las Juntas de Licitaciones serán preparadas por sus Secretarios, y los originales llevarán las firmas de todos los miembros de ellas.

Cuando se trate de bienes destinados a la defensa nacional, o de bienes que por su naturaleza o por el servicio a que están destinados no permitan la publicidad, se reemplazará la licitación pública por la privada.

La licitación privada se ceñirá a las normas de la licitación pública, menos en cuanto a la publicidad del pliego de cargos y demás documentos y requisitos relacionados con la adquisición.

Corresponde al Comité de Compras de la Oficina de Normas y Control de Suministros determinar los casos en que debe reemplazarse la licitación pública por la privada.

Las juntas de Licitaciones se abstendrán de hacer la adjudicación cuando, hubiere pretermitido alguna de las formalidades del caso o cuando consideren que la adjudicación, aún hecha en relación con la oferta más favorable, es perjudicial para los intereses de la Nación.

En el caso del artículo inmediatamente anterior, o cuando ninguna de las ofertas sea favorable, o cuando no hubiere postor, la Junta respectiva declarará desierta la licitación y procederá a abrir una nueva, si así conviniere. Si en esta última licitación tampoco hubiere oferta aceptable, o postor, se podrá celebrar directamente el contrato de suministros con la persona que ofrezca las mejores condiciones, previo concepto de la Oficina de Normas y Control de Suministros, y con la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los contratos de que tratan los artículos anteriores se celebrarán, sin excepción, de acuerdo con los modelos adoptados por la División de Suministros, y aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Una vez cumplidos los requisitos previstos en el artículo 37, los contratos se firmarán por las partes; y cuando sea del caso, se someterán a la aprobación del Ministro de Hacienda y Crédito Público. F) De las garantías de cumplimiento.

Toda persona que pretenda tomar parte en una licitación o celebrar directamente un contrato de suministros, debe otorgar previamente una garantía de cumplimiento a favor de la Nación. Dicha garantía será prendaria, pero puede reemplazarse por una garantía bancaria o por la fianza de una compañía de seguros.

En todo contrato de suministros escrito se estipulará una cláusula penal pecuniaria, que la Nación hará efectiva por sí misma en el caso de que el contratista vendedor deje de cumplir, en todo o en parte, con las obligaciones a su cargo. E igualmente se estipulará la facultad del Gobierno de imponerle multas en caso de morosidad. La cuantía de la cláusula penal pecuniaria debe ser proporcional a la del contrato, y equivalente a los posibles perjuicios que por razón del incumplimiento puedan causarse a la Nación. Dicha cuantía será fijada por el funcionario encargado de la celebración del contrato, de acuerdo con las pautas que fije la Oficina de Normas y Control de Suministros.

El valor de la cláusula penal pecuniaria y de las multas a que se refiere el artículo inmediatamente anterior, en caso de efectividad, ingresará al Tesoro de la Nación. Podrá ser tomado directamente de la garantía constituida, y si esto último no fuere posible, se cobrará por la jurisdicción coactiva. G) Del Fondo Rotatorio.

La División de Suministros tendrá, como medio de financiación de las operaciones que le corresponde realizar, un Fondo Rotatorio, cuya cuantía determinará el Gobierno de acuerdo con el monto de tales operaciones. Dicho Fondo se aplicará exclusivamente a las compras que efectúe la División, de acuerdo con los programas de compras y con el respaldo en las reservas globales constituidas y certificadas por el Contralor General de la República, mientras los Ministerios y Departamentos Administrativos pagan a la División las sumas respectivas. En ningún caso el Fondo Rotatorio podrá aplicarse a la compra de bienes o a objetos distintos a los especificados anteriormente.

La administración del Fondo Rotatorio de la División de Suministros estará bajo la responsabilidad del Director Ejecutivo de la misma División. CAPITULO IV Del manejo de la carga oficial y de los servicios de almacén, talleres y garajes. A) Del manejo de la carga oficial.

Los Administradores de Aduana, los Embarcadores Oficiales, lo Inspectores Fluviales, y demás funcionarios similares que tengan conocimiento de la llegada de carga oficial, actuarán de acuerdo con las siguientes normas

Avisarán por radio la llegada de mercancía, inmediatamente que tengan conocimiento de ello.

Recibirán la carga por riguroso inventario, confrontando los respectivos documentos de transporte.

Proveerán a su debido almacenamiento y conservación.

Reexpedirán la carga de acuerdo con las instrucciones que reciban de la entidad destinataria.

La División de Suministros y los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, solicitarán a quien corresponda, se sancione con multas hasta de quinientos pesos ($500.00) a los funcionarios morosos o negligentes en el cumplimiento de los deberes señalados en el artículo inmediatamente anterior. B) Del servicio de Almacén.

La División de Suministros y los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, organizarán y supervisarán almacenes y depósitos de bienes generales y bienes especiales, de acuerdo con las disposiciones de la Oficina de Normas y Control de Suministros. G) (sic) Del servicio de Talleres.

La División de Suministros podrá establecer cuando las posibilidades fiscales lo permitan, talleres de mantenimiento y reparación de bienes muebles generales de uso en las dependencias oficiales de la Nación.

Igualmente, los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, podrán establecer cuando las posibilidades fiscales lo permitan, talleres de mantenimiento y reparación de los equipos técnicos o especiales al servicio de las dependencias oficiales de la Nación.

El establecimiento de talleres requiere el concepto favorable de la Oficina de Normas y Control de Suministros, y la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La Oficina de Normas y Control de Suministros, para emitir su concepto, tendrá en cuenta las conveniencias económicas del proyecto, y las disponibilidades fiscales. D) Del servicio de Garajes.

La División de Suministros tendrá un garaje oficial para mantenimiento y servicio de los vehículos oficiales de la Nación.

La División de Suministros, previo concepto de la Oficina de Normas y Control de Suministros, organizará y reglamentará la prestación del servicio de garaje. CAPITULO V De la organización y funciones de la Oficina de Normas y Control de Suministros. A) De la organización.

La organización de la Oficina de Normas y Control de Suministros será la siguiente: I Jefatura. II Sección de Planeación. III Sección de Inspección IV Comité de Compras. V Comité de Estandarización. B) De las funciones.

Las funciones de la Oficina de Normas y Control de Suministros, el (sic) términos generales, son las señaladas en el artículo 6 del presente Estatuto. Tales funciones se ejercerán por intermedio del Jefe de las Secciones y de los Comités antes mencionados, de acuerdo con la siguiente distribución: Jefe de la Oficina

Asesorar al Ministro de Hacienda en todos los asuntos relacionados con los suministros oficiales.

Vigilar las actividades de las Secciones de Planeación e Inspección.

Proyectar y someter al estudio del Ministro de Hacienda y Crédito Público las bases de la política oficial en materia de suministros.

Estudiar los programas de compras de todos los Ministerios y Departamentos Administrativos, y emitir concepto acerca de ellos.

Indicar al Presidente de la República, por conducto del Ministro de Hacienda y Crédito Público, los Ministerios y Departamentos Administrativos que deben encargarse de las compras especiales.

Someter al estudio y consideración del Gobierno proyectos de legislación sobre suministros.

Presidir los Comités de Compras y de Estandarización.

Informar al Ministros de Hacienda y Crédito Público sobre el cumplimiento de las normas y reglamentos de suministros, tanto por parte de la División, como de los Ministerios y Departamentos Administrativos.

Dar normas para el servicio del Almacén y emitir concepto acerca de la organización de Talleres.

Las demás que no estén adscritas de modo especial a otras dependencias o funcionarios de la Oficina. Sección de Planeación: a) Elaborar las normas generales para compras oficiales. b) Estudiar las posibilidades de producción oficial de bienes muebles, tanto generales como especiales. c) Estudiar las condiciones del mercado local y extranjero. d) Estudiar la conveniencia de la creación de talleres en la División de Suministros y en los Ministerios y Departamentos Administrativos y emitir concepto sobre el particular. e) Estudiar los procedimientos existentes para suministros, y elaborar otros más simples y eficientes en relación con el servicio de que se trata. f) Elaborar manuales de procedimiento para los funcionarios de la División de Suministros, y publicar folletos informativos sobre la materia. g) Redactar modelos estándar para licitaciones, y diseñar formularios para los diferentes procedimientos. h) Estudiar y proyectar sistemas eficientes de trabajo. i) Sugerir cambios en el catálogo de compras. Sección de Inspección. a) Inspeccionar las oficinas y los almacenes oficiales con el fin de comprobar la estricta observancia de las leyes y reglamentos sobre la materia. b) Comprobar el correcto manejo administrativo de las cuentas. c) Verificar la deficiencia de los métodos y sistemas de trabajo existentes. d) Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos. Comité Asesor de Compras: a) Asesorar al Jefe de la Oficina en relación con la política general del Gobierno sobre suministros; la designación de los Ministerios y Departamentos Administrativos que puedan encargarse de las compras especiales; la conveniencia de compras colectivas permanentes; la la (sic) elaboración de la lista de bienes muebles generales y de la lista de bienes muebles para efectos de la centralización de compras. b) Estudiar y emitir concepto acerca de la conveniencia de celebrar contratos de suministros cuya cuantía exceda de cincuenta mil pesos ($50.000.00). c) Conceptuar acerca de los bienes por su naturaleza o destino no deben someterse al trámite de la licitación pública para efectos de su adquisición. Comité de Estandarización: Estudiar y determinar los bienes que deban estandarizarse de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 9, 10 y 11 del presente Estatuto. Para este efecto el Comité contará con la asesoría permanente de la Oficina de Organización y Métodos.

El Comité de Compras estará integrado por tres miembros, así: 1) El Jefe de la Oficina de Normas y Control de Suministros, quien lo presidirá. 2) Un delegado del Ministerio de Fomento. 3) Un delegado del Ministerio de Obras Públicas.

El Comité de Estandarización estará integrado por cinco (5) miembros, así: 1) El Jefe de la Oficina de Normas y Control de Suministros o su delegado, quien lo presidirá. 2) El Jefe de la Sección de Compras y Contratos de la División de Suministros. 3) El Proveedor del Ministerio de Salud Pública. 4) El Proveedor del Ministerio de Educación. 5) El Proveedor de Ministerio de Agricultura. CAPITULO VI De la organización y funciones de la División de Suministros. A) De la organización:

La organización de la División de Suministros será la siguiente: I Dirección, que comprende Subdirección y Secretaría. II Sección de Compras y Contratos. III Sección de Contabilidad y Caja. IV Sección de Registro y Estadística. V Almacén. VI Garaje Oficial. B) De las funciones:

Las funciones de la División de Suministros, en términos generales son las señaladas en el artículo 8 del presente Estatuto. Tales funciones se ejercerán por intermedio del Director Ejecutivo, de las Secciones y demás organismos antes mencionados, de acuerdo con la siguiente distribución: Director Ejecutivo

Dirigir las actividades de la División.

Aprobar las compras generales, de acuerdo con las normas pertinentes y los programas de compras.

Celebrar y firmar los contratos de suministros, de conformidad con lo previsto en este Estatuto, y de modo especial, en los artículos 36, 37, 38, 39 y 40.

Velar por el cumplimiento de las normas sobre estandarización.

Controlar el manejo y las actividades del Almacén y el Garaje Oficial.

Dirigir el Fondo Rotatorio de la División.

Velar por el pronto despacho de los pedidos que le corresponda atender a la División.

Tomar parte en las deliberaciones del Comité Asesor de Compras de la Oficina de Normas y Control de Suministros.

Presidir personalmente, o por intermedio de un delegado, la Junta de Licitaciones.

Dar toda la ayuda e información necesarias a la Oficina de Normas y Control de Suministros. Subdirector: a) Dirigir y controlar las actividades de las Secciones de Compras y Contratos, Contabilidad y Caja, Registro y Estadística. b) Atender al reclutamiento, entrenamiento y manejo del personal auxiliar de la División. c) Cuidar el manejo eficiente de los registros generales de la proveeduría interna, y de la buena marcha de los servicios y operaciones de la División. d) Reemplazar al Director Ejecutivo en las ausencias temporales. Secretaría: a) Recibir y distribuir la correspondencia. b) Suministrar información general al público. c) Concertar entrevistas con el Director o Subdirector. d) Atenderá la correspondencia del Director y del Subdirector. e) Atender a la Secretaría de la Junta de Licitaciones. f) Recibir los informes internos y darles el curso correspondiente. g) Reunir y compilar la información y documentación que sean necesarias para el uso del Director y del Subdirector. h) Cuidar de los Archivos de la División. Sección de Compras y Contratos: a) Mantener al día la información sobre los bienes sus precios y sus proveedores y fabricantes. b) Comprobar si las solicitudes de compras están de acuerdo con las normas correspondientes. c) Llevar a término las operaciones necesarias para las compras permanentes, individuales y colectivas, de acuerdo con el programa de compras y demás requisitos legales. d) Verificar precios, garantías y demás condiciones de las ofertas. e) Examinar periódicamente las listas de precios, sus adiciones y modificaciones, y comprobar si tales precios están acordes con lo que rigen en los mercados internos y externos. f) Preparar y adelantar el perfeccionamiento de los respectivos contratos de suministros. g) Asesorar al Comité de Estandarización de la Oficina de Normas y Control de Suministros en el cumplimiento de sus labores. h) Verificar si los pedidos o solicitudes de compra se ciñen a las normas sobre estandarización. Sección de Contabilidad y Caja: a) Controlar los gastos de la División, de acuerdo con las respectivas apropiaciones presupuestales. b) Llevar la contabilidad de la División, en balances separados para el Almacén y para el Garaje. c) Preparar estados de cuentas mensuales y anuales. d) Manejar los fondos que ingresen a la División, inclusive el Fondo Rotatorio. e) Atender el pago oportuno de las obligaciones financieras a cargo de la División. f) Recibir y guardar todos los depósitos y valores que correspondan a la División. g) Preparar los balances diarios de Caja. Sección de Registro y Estadística: a) Llevar y mantener al día el Catálogo de Compras. b) Imprimir y distribuir las enmiendas y adiciones al Catálogo de Compras. c) Imprimir y distribuir los modelos para los programas de compras. d) Llevar un inventario permanente de los elementos y materiales del Almacén y del Garaje Oficial. e) Llevar el registro de las compras, de acuerdo con el catálogo respectivo. f) Llevar la estadística de la División, de acuerdo, y con la cooperación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística. g) Recibir y centralizar las informaciones estadísticas que sobre compras le suministren los Ministerios y Departamentos Administrativos, y dar a los mismos las informaciones que sobre el particular requieran. Almacén: a) Recibir los artículos que ingresen al Almacén y verificar su cantidad y calidad, informando a la Sección de Compras y Contratos sobre las deficiencias que se observen. b) Mantener todos los bienes en forma ordenada, y ciñéndose, en lo posible, a los grupos genéricos del catálogo. c) Conservar un registro de todos los bienes existentes observando estrictamente la clasificación de catálogo de compras. d) Atender al oportuno despacho de los pedidos, previa autorización. ) Registrar las entradas y salidas de los bienes. f) Informar a la Sección de Compras y Contratos sobre la necesidad de nuevas adquisiciones y sobre los bienes de escaso movimiento. g) Rendir informes mensuales sobre los bienes recibidos y despachados. h) Atender a la debida conservación de los bienes. Garaje Oficial: a) Suministrar la gasolina y lubricantes a los vehículos oficiales. b) Prestar los servicios regulares de garaje, como engrase, lavado, aire, etc. c) Vigilar todos los vehículos estacionados en el garaje. d) Realizar las reparaciones menores. e) Registrar los servicios prestados, incluyendo los materiales consumidos. f) Llevar un registro de todos los vehículos que usan los servicios de garaje, con sus respectivas tarjetas individuales de control.

El Secretario de la División será un abogado titulado, especializado en Derecho Administrativo. Además de ser Jefe de la Secretaría, será el Asesor Jurídico de la División, y el representante judicial de la Nación, por delegación del Procurador General de la misma, en todos los asuntos o negocios relacionados con el servicio de suministros. CAPITULO VII Disposiciones varias.

La Oficina de Normas y Control de Suministros y la División de Suministros, reemplazan al Departamento Nacional de Provisiones y demás organismos que lo integran, los cuales se suprimen. Todos los bienes adscritos a dicho Departamento Nacional, o que pertenezcan a éste, pasarán al servicio de las nuevas entidades. Las obligaciones pendientes serán canceladas por la División de Suministros.

Salvo lo establecido en el artículo 73 del presente Decreto ningún Ministerio, Departamento Administrativo o dependencia de éstos, podrá efectuar adquisiciones directas. La facultad legal que para ello tuvieren se entiende revocará (sic) por virtud de la norma de la centralización de las compras que se establece en el artículo 4 del presente Estatuto, con excepción de las compras menores a que se refiere el artículo 39 del mismo.

El Presidente de la República, de conformidad con el artículo 135 de la Constitución, y con el artículo 1 del presente Estatuto, delega en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la función de celebrar los contratos de suministros. La función se entenderá cumplida por parte del Ministro con la aprobación que éste otorgue a tales contratos, en los términos del artículo 37.

Tanto para el reclutamiento del Jefe de la Oficina de Normas y Control de Suministros, del Director y del Subdirector de la División de Suministros, como para todo el personal subalterno de dichas Oficina y División, se aplicará el sistema de concurso, y los nombramientos se hará (sic) con base en el mérito de los aspirantes.

El Ministro de Hacienda (sic) Crédito Público, procederá, antes del 15 de noviembre de 1959, a realizar, con la asesoría de la Misión de la Administración Pública de las Naciones Unidas, el concurso para la provisión de los cargos de Jefe de la Oficina de Normas y Control de Suministros, Director y Subdirector de la División de Suministros, señalando las condiciones mínimas requeridas para cada uno, de acuerdo con lo previsto en el presente Estatuto.

El concurso para el reclutamiento del personal subalterno se realizará dentro del término y condiciones que fije el Departamento Administrativo de Servicio Civil. Mientras tal concurso se realiza y se hace la provisión de los cargos correspondientes, el Ministro de Hacienda y Crédito Público queda facultado para hacer, con carácter de interinidad, los nombramientos de personal indispensable para el funcionamiento normal de la Oficina y de la División, escogiéndolo de modo preferente de personal que se halla actualmente al servicio del Departamento Nacional de Provisiones que se suprime.

Por Decreto separado se fijarán los cargos y las asignaciones de la Oficina de Normas y Control de Suministros y de la División de Suministros.

La División de Suministros procederá a clasificar, especificar y ordenar las existencias de sus almacenes, y a elaborar el correspondiente inventario, de acuerdo con el catálogo de compras que se adopte.

Los bienes muebles, tanto generales como especiales, que el 1° de enero de 1961 tenga la División de Suministros, y que correspondan a los incluidos en los programas de compras de los Ministerios y Departamentos Administrativos, serán entregados a éstos, y su valor ingresará al Fondo Rotatorio de la División.

Los bienes muebles, tanto generales como especiales, que el 1° de enero de 1961 tenga la División de Suministros, y que no estén incluidos en los programas de compras de los Ministerios y Departamentos Administrativos para dicho año, serán vendidos en subasta por la División, y su valor ingresará al Fondo Rotatorio de la misma.

Las disposiciones del presente Decreto no son aplicables a los Ministerios de Guerra y Obras Públicas, cuyas adquisiciones y suministros continuarán rigiéndose por las leyes, decretos y resoluciones especiales existentes o que se dicten en el futuro. Sin embargo, estas dos dependencias (sic) organizarán sus sistemas de compras y suministros de bienes muebles generales en lo que fuere posible, de acuerdo con las normas del presente Decreto, de manera que se asegure la progresiva uniformidad de procedimientos, y se facilite la ulterior incorporación de dichos Ministerios al sistema general creado por este Estatuto.

Este Decreto rige a partir de su fecha, y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Con todo, el Gobierno podrá, hasta el 1 de julio de 1961, excepcionalmente y de modo transitorio, suspender por medio de resoluciones ejecutivas el cumplimiento de alguno o algunos de los requisitos en él establecidos, cuando las necesidades del servicio así lo exijan. Los programas anuales de compras se elaborarán para el año de 1961 y años siguientes. Comuníquese,