MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCiÓN SOCIAL RESOLUCiÓN NÚMERO) D:; O737 DE 2021 ( 2 6 MAY 2021 ) Por la cual se modifican los articulos 3, 8 Y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCiÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, especialmente de las conferidas por el numeral 7 del Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, el numeral 12 del artículo 6 del Decreto 4107 de 2011 yen desarrollo del articulo 8 del Decreto 109 de 2021, y
CONSIDERANDO
Que mediante la Resolución 577 de 2021, este Mínisterio habilitó la plataforma de transporte de información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social - SISPRO, para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como aquellos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes del territorio colombiano como población objeto del Plan Nacional de Vacunación. Que este Ministerio advirtió que los responsables del cargue de datos deben reportar información adicional, lo que aunado a la importancia de asegurar el proceso de transición a la firma electrónica, conlleva a la necesidad de ampliar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes, igualmente extranjeros, en la plataforma PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social- SISPRO, por lo cual se modificará la Resolución 577 de 2021 y se sustituirá su anexo técnico.
Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Modificar el artículo 3 de la Resolución 577 de 2021, en el sentido de prorrogar el plazo para el cargue de información, así: l/Artículo 3. Plazo para el cargue de ínformación. El cargue de la información deberá realizarse por parte de los responsables del personal antes mencionado, a más fardar e/30 de junio de 2021".. ~000737'.
DE 16MM W~ 2021 RESOLUCION NUMER(].' Hoja No..f Continuación de la resolución "Por la cual se modifican fos artículos 3, 8 Y 9 de la ResolucIón 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar fa estructura para el cargue en la plataforma PISIS de fos registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" Artículo 2.
Modificar el artículo 8 de la Resolución 577 de 2021, el cual quedará asi: "Artículo 8. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la.información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 del 2015. y las normas que las mOdifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sob(e los datos a los cuales tiene acceso".
Artículo 3. Modificar el artículo 9 de la Resolución 577 de 2021, el cual quedará asi: UArtículo 9. Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, Los representantes legales de fas entidades deben enviar los archivos preferiblemente firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio.
Para la firma digital de los archivos, se debe utilizar un certificado digital emitido por entidad certificadora abierta aprobada por fa entidad competente. )1 ArticulO 4. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica los articulos 3, 8 Y 9 de la Resolución 577 de 2021 y sustituye su anexo técnico. • PUBLiQUESE y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los ~. 6 MAY.Af\-q.j. c\, Minis ro de Salud y Protección Social Aprobó: Coordinadora de Cooperación y Relaciones Internacionales Oficina de Tecnologías de la Informacíón y las Comunlcacíones tOirectora Jurídica RESOLUCiÓN NÚMERO:;
Q: 07 3 7 DE 2 6 MAY 2021" 2021 Hoja No.;¡ Continuación de la resolución "Por fa cual se modifican los artIculas 3, 8 Y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican B los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" ANEXO REPORTE DE INFORMACiÓN DE LOS EXTRANJEROS ACREDITADOS QUE HACEN PARTE DEL CUERPO DIPLOMATICO, SU FAMILIA Y DEPENDIENTES HABITANTES DEL TERRITORIO COLOMBIANO, PARA LA PRIORIZACIÓN DE LA VACUNACiÓN POR COVID19 las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multitaterales, as! como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia. sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes en el territorio colombiano enviaran a este Ministerio un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorizaci6n de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS, un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19.
Para este anexo técnico se definen cuatro capitulas: 1. 2. 3. 4. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACiÓN DE LOS ARCHIVOS. CARACTERlsTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS. PLATAFORMA PARA EL ENVio DE ARCHIVOS. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO. 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACiÓN DE LOS ARCHIVOS a. Estructura y especificación del nombre del archivo El nombre de los archivos de la informaci6n del personal diplomtltico, sus familias y dependientes, debe cumplir con el siguiente esltlndar: Componente Valores del nombre de permitidos o archivo formato Módulo de información TipO de fuente Tema de información Identificador del módulo de información 3 SI 330 Fuente de la información: Las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, multilaterales, asl como entidades organismos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Personal de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, as! como entidade pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Debe corresponder con la fecha en que se reporta I InformaclOn Tipo de identificación de la entidad que reporta la información. Si es una entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de Identificación NIT Número de identificación de la entidad que envia lo archi~os, de acuerdo con el tipo de identificación del campe antenor: Numero de NIT sin inCluir el dlgito de verificación para tipo de Identificación NI.
Se debe usar el carácter CERO (O) de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamano del campo. Ejemplos: Para ·Upo de Identificación NI: 000860999123 Extensión del archivo plano.TXT 3 SI 4 SI 8 SI 2 SI 12 S; 4 SI AAAAMMDD Tipo de NI identificación de la entidad que reporta Número de 999999999999 Identificación de la entidad que reporta Extensión del archivo Longitud Requerido fija PAI COVI Fecha de corte Descripción.txt NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de archivo I Nombre de archivo Reporte del Personal de las embajadas, consulados,1 misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asl com PAI330CQVIAAAAMMODNI999999999999.na entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas organizaciones internacionales con representación legal e Colombia PARA VACUNACION POR COVID19 Longitud 36 RESOLUCiÓN NÚMERO}J:0737 DE 2 6 MAY 2~b11 Hoja No. 1 Continuación de la resolución "Por la cual se modifican los artlculos 3, 8 Y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en fa plataforma PIS/S de los registros que identifican 8 los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" b. Contenido del archivo..
El archivo de la información del grupo de las embajadas. consulados, miSiones diplomaticas, organismos multilaterales, as! como entidades pertenecie.ntes al sistema de naciones unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, para vacunación por covid-19, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada asr:, Registro Tipo 1 Tipo 2 Descripción. Registro de control Registro de detalle del grupo de las embajadas, consulados. misiones diplomáticas organismos multilaterales, as! como entidades pertenecientes al Sistema de Nacione Unidas Y !9anizaciones internacionales con reeresentaclón legal en Colombia Reporte Obligatorio Obligatorio Cada registro está conformado por campos. los cuales van separados por pipe (1) b.1.
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.. Longitud máxima del No. Nombro del campo __ o Tipo de registro 1 _ Valores ponnltldos N 1: valor que significa que el registro es de control Tipo de Idenlificación de la entidad que reporta 2 A Numero de identificació de la entidad que reporta 12 Fecha inicial del perl~o de la Información reoortada Fecha final del periodo de la información reportada 10 Numero total de registro de detalle contenidos en e archivo 10 cam,p~ !!f!O O 1, I 3 4 S b.2 i es una entidad diferente a entidad territorial: se deb Requerido SI SI specificar NI correspondiente al tipo de identificació NIT. 10.
N Numero de identificación de la entidad que envla lo rChivos, de acuerdo con el tipo de identificación de:ampo anterior. i es una Entidad diferente a entidad territorial: se deb speclficar NI correspondiente al tipo de identificació NIT. F En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a I echa 2021-<l1-<l1. SI F SI En formato AAAA-MM-DO. Debe corresponder con I echa de corte habilitada en PISIS, debe concordar co a fecha de corte del nombre del archivo.
Debe corresponder a la cantidad total de registros tip contenidos en el archivo. N SI SI REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DEL GRUPO DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, Asl COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACiÓN LEGAL EN COLOMBIA Mediante el Registro Tipo 2, se reporta el detalle de la información del personal del grupo de las embajadas. consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asr como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia.
Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3, por lo cual estos no deben repetirse. No. Nombre del campo Longitud máxima._-Tipo Valores pcnnltldos Requerido valor que significa que el registro es de detalle de embajadas, consulados. misione diplomáticas, organismos multilaterales, asl come: entidades pertenecientes al Sistema de Naclone Unidas y organizaciones internacionales con reoresentaclón leoal en Colombia Número consecutivo de registros de detalle dentro de archivo.
Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1 hasta el final del archivo. SI dol campo O 1 Tipo de registro N " G",po d, 1 Consecutivo registro d 10 N," SI ·. RESOLUCION NUMERO:.1\~ (} 'I'V _' 2 ~ MAY '2021 737 DE.. ' 2021 Hoja No. 5 - Continuación de la resolución "Por la cual se modifican los artículos 3, 8 Y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" 2 Tipo d, docurnenl de identificación 2 A SI ¡po de documento de Identificación del personal e Cédula de ciudadanía ~E Cédula de extranjería 3 Número d 17 A PA Pasaporte CD Carné diplomático " DE Documento extran ero Número de documento de identificación personal 4 documento d identificación Fecha de expedición 10 F AAAA-MM-DD documento d identificación Fecha de vigencia del documento d identificación Fecha de nacimiento Primer aoellido Segundo apellido Primer nombre Se undo nombre Código del municipio 6 7 B 9 10 11 SI No es obligatorio, si el tipO d, documento d, Identificación es CC v CE d" 5 SI 10 F AAAA-MM-DD No es obligatorio, si el tipO d, documento d, identificación es CC v CE. 10 60 60 60 60 5 F AAAA-MM-DD A A A A A Primer a ellido del ersonal Segundo apellido del personal Primer nombre del ersonal Se undo nombre del ersonal Código del municipio de residencia. Voc tabla d, referencia MUNICIPIO " web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores I oermitidos Indicador de actualización del registro: I Insertar el registro al sistema A: Actualizar la Información del registro E: Eliminar el registro reportado por error Para el primer reporte de información, se debe reporta I en este campo.
SI S, SI No SI No SI " 12 2. Indicador actualización registro d, d,' 1 A SI CARACTERíSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico O-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales. b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato UTF8 o ANSI, con extensión.txt c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe (I) y debe ser usado exclusivamente para este fin.
Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (1). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dat01 y el dat03, el dato2 está vacío se reportará así: dat011ldat03. f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial. g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-OO incluido el carácter guian, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no i se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. 1. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.
Se utiliza el ENTER como fin de registro m. Preferiblemente los archivos deben estar firmados digitalmente. 1.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVío DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social-SISPRO, para que las entidades RESOLUCiÓN NÚMERO}:;·:G737 DE 2 6 MI\~ '2021 2021 Hoja No. §. Continuación de la resolución "Por fa cual se modifican los artículos 3. 8 Y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático. su familia y dependientes" reporten la información desde sus instalaciones.
Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad. Registrar entidad: https://web,sispro.gov.co/Entidades/ClienteNerificarEstadoRegistro Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por P1SIS. Registro de usuarios institucionales en línea: https:llweb.sisoro.gov.co/Seguridad/ClientelWebIRegistroSolicitudes.aspx Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN por PISIS: El procedimiento se encuentra detallado en la Gura de Usuario de Seguridad en https://web.sispro.gov.co Control de calidad de los datos.
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados segun la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: • Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https:/Iwww.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: hUps:/Iwe b. sispro. gov. colWeb Pu b 1ico/Soporte/F AQ/F AQ. as px
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO Solo se requiere un envío principal. Para registros adicionales se podrá realizar en cualquier fecha utilizando el Indicador de actualización o eliminación del registro.,