REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL RESOLUCIÓN NÚMERO 2280577 pe 2021 (5 MAY 2021) Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, especialmente de las conferidas por el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, el numeral 12 del artículo 6 del Decreto 4107 de 2011 y en desarrollo del artículo 8 del Decreto 109 de 2021, y
CONSIDERANDO
Que el Decreto 109 de 2021, modificado en su artículo 24 por el Decreto 404 del mismo año, adoptó el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID — 19, en el que se establecieron las fases y las etapas para la aplicación de la vacuna, así como las responsabilidades de los diferentes actores que participan en el procedimiento de vacunación. " Que el artículo 7 del precitado decreto dividió en dos fases y cinco etapas el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID — 19, priorizando la población con mayor riesgo y en el artículo 8 se establece que el Ministerio de Salud y Protección Social conformará gradualmente la base de datos maestra de vacunación, de acuerdo con la información contenida en las bases de datos oficiales con las que cuenta el Estado colombiano y estén disponibles.
Así mismo, señala que para la identificación nominal de algunos grupos poblacionales priorizados de los cuales el Ministerio de Salud y Protección Social no disponga de información, este solicitará a las entidades públicas o privadas la entrega de ta información correspondiente, mediante los mecanismos electrónicos que defina, la base de datos maestra de vacunación se actualizará conforme a lo señalado en el parágrafo de dicho artículo, esto es, de acuerdo a la disponibilidad de los datos que envíe el generador de la información Que según el artículo 2 del Decreto 109 de 2021, son considerados habitantes del territorio nacional “os extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia”, en este sentido, las personas que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas y organismos multilaterales, así como las que integran las entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y las organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, serán población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra COVID — 19.
Que, en su condición de extranjeros acreditados, no se encuentran bajo el régimen de aseguramiento establecido en Colombia y, por tanto, serán considerados como población no afiliada al Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS. Que, al tenor de lo expuesto, se debe habilitar la plataforma de intercambio de información PISIS para contar con la información relacionada con los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia y de esa manera hacer parte de los RESOLUCIÓN NÚMERO 30977 ES MAY 2021 2021 Continuación de la resolución “Por fa cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones” registros que identifican a los habitantes del territorio nacional.
Que, en mérito de lo expuesto, ”
RESUELVE
Artículo 1. Habilitación para el reporte de información en la plataforma PISIS, Habilitar la plataforma de transporte de información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social —- SISPRO para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como aquellos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes del territorio colombiano, como población objeto del Plan Naciona! de Vacunación contra el COVID-19, Artículo 2.
Responsables del reporte de información. Los jefes de las misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, los del Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia deberán generar, consolidar, validar y remitir al Ministerio de Salud y Protección Social la información necesaria para conformar la base de datos maestra, quienes además certificarán con el envio, que los reportados son habitantes del territorio nacional.
Artículo 3. Plazo para el cargue de información. El cargue de la información deberá realizarse por parte de los responsables del personal antes mencionado, en el período comprendido entre el 6 y el 31 de mayo de 2021. Artículo 4. Estructura para el reporte de información a la plataforma PISÍS. El reporte de información de que trata la presente resolución debe realizarse de acuerdo con las condiciones establecidas en el anexo que hace parte integral de la misma, el cual deberá ser realizado a través de la Plataforma de Intercambio de Información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social — SISPRO.
Artículo 5. Gestión de información. Los responsables del reporte de la información, durante el periodo señalado en el articulo 3 de la presente resolución, podrán insertar, actualizar y eliminar registros de acuerdo con las necesidades de información. Artículo 6. Priorización, fases y etapas de vacunación. Los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como aquellos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes habitantes del territorio colombiano, igualmente extranjeros, deberán acogerse a lo establecido en el Plan Nacional de Vacunación, ateniendo la priorización, fases y etapas definidas para la población general colombiana.
Artículo 7. Reconocimiento y pago de los costos asociados al agendamiento y aplicación de la vacuna. El reconocimiento y pago de los costos asociados al agendamiento y aplicación de la vacuna deberán ser asumidos por la entidad territorial del lugar donde sean vacunados los extranjeros a quienes va dirigida esta resolución, de conformidad con el procedimiento establecido para la población no afiliada.
RESOLUCIÓN NUMERO 0577 DE? MAY DA 2021 Continuación de la resolución “Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parte de! cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones” Artículo 8.
Tratamiento de la información. De acuerdo con lo definido en el artículo 31 del Decreto 109 de 2021, las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información que les sea aplicable, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de:2012 y de la Ley 1712 de 2014, del capitulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte2 del Decreto 1074 del 2015 y las normas que las modifiquen o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso y la misma solo será utilizada con fines del reconocimiento del talento humano en salud de que trata el artículo 8 del Decreto 109 de 2021.
Artículo 9. Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para la firma digital de los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.
Artículo 10. Vigencia. publicación. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 5 MN FERNANDO RUÍZ GÓMEZ Ministro de Salud y Protectión Social Coordinadora del Grupo de Cooperación y Relaciones intemacionales fat Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación - TIC Directora Jurídica.
MEL RESOLUCIÓN NUMERO. ¿65977 pg - 5 MAY 202 2021 Continuación de la resolución "Por ta cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones” ANEXO REPORTE DE INFORMACION DEL PERSONAL DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, ASÍ COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA PARA LA PRIORIZACIÓN DE LA VACUNACIÓN POR COVID19 Las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, enviará al Ministerio de Salud y Protección Social un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS. don> ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS, CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
PERIODO DE REPORTE Y PLAZO. h. Para este anexo técnico se definen cuatro capitulos: ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Estructura y especificación del nombre del archivo. a. El nombre de los archivos de la información de los extranjeros diplomáticos y sus familias habitantes en Colombia, sus dependientes, para vacunación por covid19 debe cumplir con el siguiente estándar: Componente Valores. del nombre de | permitidos o archivo ódulo de CD de [XXX [COV)] Fecha de corte PMAAAMMDD Tipo de identificación de la entidad que reporta [2Z Número de identificación de ta entidad que reporta identificador del módulo de información Fuente de la información: Embajadas, consulados, misiones organismos multilaterales, pertenecientes al Sistema así como de Naciones B ¡Si 8 ES! del diplomáticas, entidades Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Personal de las embajadas, consulados, misiones KM diplomáticas,.organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Debe corresponder con la fecha en que se reporta la información Tipo de identificación de la entidad que reporta la P información. -Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT [699999999999 | Número de identificación de la entidad que envia los |12 archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: Número de NIT sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación NI.
Se debe usar el carácter CERO (0) de relleno a la izquierda si es necesario Extensión Requerido Y. Tipo de fuente farchivo Longitud formato nformación Tema información Descripción |bd SI Si SI Si para completar el tamaño del campo. Ejemplos: Para tipo de identificación NI: 000860999123 Extensión del archivo plano.TXT 4 SI RESOLUCIÓN NÚMERO? 36577 06 -5 MA Mba Continuación de la resolución “Por la cual se habitita la plataforma de intercambio de información pare el carque de los registros que identifican e los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto de! Pien Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones” NOMBRE DEL ARCHIVO ipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud Reporte del Personal de Las embajadas, consulados), mistones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entcades pertenecientes al Sistema 1] CDXXXCOVIAAAAMMDD2Z999999999999.TXT | aciones Unidas y organizaciones internacionale con representación VACUNACION legal en Colombia, 34 PARA] POR COVID49 b. Contenido del archivo.
El archivo de la información del personal las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, para vacunación por covid19, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen ta información solicitada así:, 4 Registro Tipo 1 Tipo2 * 2 Descripción _ __ _ - Reporte Registro de control ca _ Obligatorio Registro de detalle de embajadas, consulados, misiones diplomáticas, Obligatorio organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia ] Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|) b.1.
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio, Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. Terr No. AT 2 | y y ¿a8lo DEE e Nombre del Campo SÍ0 Lo | + O [Tipo de registro - 1 Rp 03 [flipo de Identificación de | entidad que reporta 1 [Número de identificación de | 1 > —yr mr y o; 5lg Valores Permitidos 3; | A N | 4: valor que significa que el registro es de control E si A SI entidad que reporta.
Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar Nl correspondiente al tipo de identificación NIT. Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el lipo de identificación del campo | 12 Ín anterior. | Sí es: t 3 especificar Nl correspondiente al tipo de identificación NIT, En formato AAAA-MM-DD, Debe corresponder a la fecha [Fecha inicial del periodo de | información reportada ' 4 Fecha final del periodo so de 5 Entidad diferente a entidad territorial: se debe SI 2021-01-01. lal En formato AAAA-MM-DD.
Debe corresponder con la fecha nformación reportada 10 F | en que se reporta la información y debe concordar con la [Ss fecha de corte del nombre del archivo, Número total de registros de; detalle contenidos en el archivo 10 N ' * lr 7 una si Debe corresponder a la cantidad contenidos en el archivo. total de registros tipo 2 Si b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, ASÍ COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA Mediante el Registro Tipo 2, se reporta el detalle de la información del personal de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación lega! en Colombia. -5 MAY 202 RESOLUCIÓN NÚMERO) 46977 DE 2021 Continuación de la resolución “Por la cual se habilita la plaleforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a tos extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto de! Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones” Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3, por lo cual estos no deben " repetirse. 1 uv b[No Bs 8lo Nombre del campo | '79 [Tipo de registro o E DEE¡S Sx%5 je 0x0 E Valores permitidos 71 "que significa que el registro es de detalle de las embajadas] "1: 1 N onsulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales), jasi como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones] pidas y organizaciones intemacionales con representación 2: y o x Sl egal en Colombia t 4 Consecutivo de registro: úmero consecutivo de registros de detalle dentro del 10 |pyprehivo.
Inicia en !. y Si 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 n 1, hasta et final del archivo. 2 t: [Tipo de documento de Tipo de documento de identificación del personal identificación 2 ICC Cédula de ciudadania A CE Cédula de extranjería Si PA Pasaporte ! ' 3 Número de documento de identificación ¡ 4 [Fecha de expedición del ! documento de identificación CD Camé diplomático DE Documento extranjero Número de documento de identificación personal 17 [A 10 F No es obligatorio, si el tipo de documento de identificación es | Si ', AAAA-MM-DD ICC y CE 5 Si [Fecha de vigencia del.
AABA-MM-DD documento de identificación 10 6 Primer apellido 60 F [No es obligatorio, si el tipo de documento de identificación es | Si: ICC y CE. A Primer apellido del personal Si 7 [Segundo apellido so la Segundo apellido del personal No 8 Primer nombre so la Primer nombre del personal Si. 9 [Segundo nombre so la Segundo nombre del personal No 10 Código del municipio Código del municipio de residencia. s, | a Verla tabla de referencia MUNICIPIO en web.sispro.gov.co | gj donde se encuentran los valores permitidos | 41 [indicador de actualización del ndicador de actualización del registro: registro 4 I: Insertar el registro al sistema Ap Actualizar la información del registro Si: Eliminar el registro reportado por error ara el primer reporte de información, se debe reportar | en ste campo
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos pianos de formato ANSI, con extensión.txt Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiates y sin tildes.
El separador de campos debe ser pipe ()) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especia! pipe (|). Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacto y reportarse en el archivo N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales Cc. d. e. RESOLUCIÓN NÚMERO! 56577 pe - 5 MAY 20M 2021 Continuación de la resolución “Por la cual se habilita fa plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones” f. g. h. entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato y el dato3, el dato2 está vacio se reportará asi: dato1||dato3.
Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (*”) ni ningún otro carácter especial. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usár el punto coma separador de decimales. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parie del nombre de los archivos. i. j. k. l. — m. 3, Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. Los archivos planos no deben traer riingún carácter especial de fin de archivo ní de final de registro.
Se utiliza el ENTER como fin de registro Los archivos deben estar firmados digitalmente. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones.
Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de laentidad. Registrar entidad: https: //web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por PISIS. Registro de usuarios institucionales en línea: ntips://web. sispro.gov.co/Sequridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEGS500UsSIN por PISIS: El procedimiento se encuentra detallado en la Guía de Usuario de Seguridad en https: /fweb sispro.gov.co Control de calidad de tos datos.
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según ta estructura del presente Ánexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: * Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. » "Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misionat y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda. Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Socia! tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: httos://www sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https: //web sispro.qov.coWebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO Solo se requiere un envío principal. Para registros adicionales se podrá realizar en cualquier fecha utilizando el Indicador de actualización o eliminación del registro.