• REPU8L1CA DE COLOMBIA í~((., MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCiÓN SOCIAL RESOLUCiÓN 'N~, ~,~.~ (: 2 1 FEB 2022 25 9 ) Por la cual se adopta el Plan de Gestión del Riesgo de Desnaturalización del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión en el Ministerio de Salud y Protección Social EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCiÓN SOCIAL En ejercicio de las facultades legales previstas en la Ley 80 de 1993 modificada por la Ley 1150 de 2007, la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011, el Decreto - Ley 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015, y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administratíva está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,imparcialidad y publicidad. Que el artículo 3 de la Ley 489 de 1998 establece que la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Que a su turno el artículo 4 de la misma norma establece que la función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes del país, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.
Que el artículo 3 de la Ley 80 de 1993 establece como objetivos de la contratación púbica, el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de los fines; respecto de los particulares, establece que tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.
Que el artículo 4 de la Ley 80 de 1993, establece como derechos y deberes de las Entidades Estatales para la consecución de los fines de la contratación, exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado; adelantar revisiones periódicas de obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, lo cual incluye velar por el cumplimiento de' las obligaciones pos contractuales, promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan, y exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias.
Que, a su vez, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, impone a las entidades públicas la obligación de vigilar permanentemente la correcta ejecución de los contratos a través de un supervisor o interventor según corresponda. 21FEB 2022 HOJA No. 2 Que el numeral 3' del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, define los contratos de prestación de. servicios como:¡;"(~Z.' los que celebren./as entidades.estatales para. desarrollar actIVidades relacIOnadas-con la admmlstraclOn o funCionamiento de la entidad.
Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Én ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se. celebrarán por el término estrictamente indispensable." Que para la celebración de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 019 de 2012, así como las demás disposiciones legales que regulen la materia.
Que en Consejo de Estado en Sentencia radicada 11001-03-26-000-2011-0003900(41719) del 2 de diciembre de 2013, con ponencia del Magistrado Jaime Orlando Santofimio, señaló respecto del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión: "94.- En realidad se trata de contratos a través de los cuales, de una u otra manera, se fortalece la gestión. administrativa y el funcionamiento de las entidades públicas, dando el soporte o el acompañamiento necesario y requerido para el cumplimiento •de sus propósitos y finalidades cuando estas por sí solas, y a través de sus medios y mecanismos ordinarios, no los pueden satisfacer; o la complejidad de las actividades administrativas o del funcionamiento de la entidad pública son de características tan especiales, o de una complejidad tal, que reclaman conocimientos especializados que no se. pueden obtener por los medios y mecanismos normales que la ley le concede a las entidades estatales. 95.- El contrato de prestación de servicios resulta ser ante todo un contrato vital para la gestión y el funcionamiento de las entidades estatales porque suple las deficiencias de estas.
"..Que la contratación bajo la modalidad de prestación de servicios profesionales y de apoyo ala gestión responde a una necesidad cierta de las entidades estatales de apoyar el logro de sus crecientes fines y cometidos, como consecuencia de nuevas leyes, fallos judiciales, políticas gubernamentales, y por las diferentes dinámicas de orden económico, político, social, cultural, ambiental y sanitario que han sobrevenido a su creación, con la colaboración de terceros cuya cualificación y experiencia, los hace idóneos para brindar dicho apoyo en condiciones de oportunidad y calidad.
Que en este sentido, la flexibilidad propia de los contratos que se ejecutan bajo condiciones de autonomía e independencia es fundamental para que las entidades puedan adaptarse a las exigencias de la dinámica de lo público.,.. Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, integró en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente y estableció que este sistema único deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998. '.Que el articulo 2.2.22.2.1 del Decreto 1499 de 2017, por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, determinó que las políticas de desarrollo administrativo de que trata la Ley 489 de · Ül98, formuladas por el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública y los demás · Lideres, se denominarán Políticas de Gestión y Desempeño Institucional y comprenderán, entre otras;
Planeación Institucional, Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, Talento humano, Integridad, Transparencia, Acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, Servicio al ciudadano, Participación ciudadana en la gestión pública, Racionalización de trámites, Gestión documental, Gobierno Digital, Seguridad Digital, Defensa jurídica, Gestión del · conocimiento y la innovación, Control interno, Seguimiento y evaluación del desempeño · institucional. 2 DE ~~,k fEB 2022 HOJA No. 3 Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, es el marco de referencia para la dirección, planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de la gestión institucional de las entidades y organismos públicos, en términos de calidad e integridad del servicio, con el fin de que entreguen resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos. Que las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional se implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias.
Que la administración del riesgo es un componente nuclear de la gestión pública moderna, que exige la permanente identificación, valoración y minimización de los riesgos a que está sometida la administración del Estado, de modo tal que su oportuno y eficiente tratamiento permita su mitigación hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos estratégicos y de proceso.
Que la Política de Control Interno tiene como propósito permitir a las entidades contar con acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para la prevención y evaluación de éste, a fin de "Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua".
Que la implementación de esta política implica, entre otras, asegurar la gestión del riesgo en la entidad y diseñar y llevar a cabo las actividades de control del riesgo, lo que involucra la implementación de políticas de operación, procedimientos u otros mecanismos que den cuenta de su aplicación en materia de control. Que el Ministerio tiene dentro del Sistema de Gestión de Calidad el Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión, en cuyo marco se expidió la Política de Administración de Riesgos Institucionales, conforme a la cual el Ministerio de Salud y Protección Social se compromete a controlar los riesgos que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, diseñando e implementando herramientas y estrategias de gestión que respondan a las necesidades de la entidad, contando con la participación activa de los Líderes de los Procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional y de sus equipos de trabajo.
Que dentro de las líneas de acción para los riesgos de gestión, se incluye el establecimiento de estrategias eficaces de aseguramiento desde la identificación hasta el tratamiento de los riesgos de mayor impacto para la entidad. Que el Ministerio de forma ordinaria suscribe contratos de prestación de servicIos profesionales y de apoyo a la gestión, actividad que, a partir de diferentes análisis se ha identificado como generadora de riesgos en las entidades públicas en general, asociados principalmente a su desnaturalización. Que en consecuencia, el Ministerio ha adelantado estudios e implementado de forma permanente acciones que le permitan prevenir y reducir los riesgos identificados en el marco de la planeación, celebración y ejecución de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, en procura de mitigar su materialización y salvaguardar la finalidad pública que anima el uso de esta figura legal.
Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTicULO PRIMERO: Adoptar el Plan de Gestión del Riesgo de Desnaturalización del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión en el Ministerio de Salud y Protección Social en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, contenido en el Anexo W 1 de la presente Resolución. 3 DE ·: -,2.~'~ ffEE;202'1, HOJA No. 4.
Parágrafo primero. El Plan se adopta sin perjuicio de los deberes y responsabilidades de los diferentes actores que participan en el proceso contractual del Ministerio. ARTíCULO SEGUNDO: la Secretaria General del Ministerio de Salud y Protección Social liderará el desarrollo del Plan, y podrá realizar los ajustes y modificaciones requeridos, agotando los procedimientos internos, sin que para ello se requiera de la expedición de nuevos actos administrativos.
Parágrafo segundo. El seguimiento a la ejecución estará a cargo de la Oficina de Control Interno. ARTíCULO TERCERO: Ordenar la publicación del Plan en el Portal Web de la Entidad. ARTíCULO CUARTO: la presente resolución rige a partir de su expedición. PUBlÍQUESE y CÚMPLASE, Dada en Bogotá a los 2 1 FES 2021 FERNANDOR~ Min tro de Salud y Protección s6cial Elaboró: Igamboa Revisó y aprobó: AHurtadon 4 ")00:;0259 2 1 FEB 2022 PLAN DE GESTiÓN DEL RIESGO DE DESNATURALIZACiÓN DEL CONTRATO DE PRESTACiÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTiÓN MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCiÓN SOCIAL BOGOTÁ, FEBRERO DE 2022 00000:259 1. 2 1 FES 2022 IDENTIFICACiÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA Y DE RIESGOS Ministerio de Salud y' 'Protecci6n S~ocial-· Nombre de la ! N'Ive Ide I'!" d B aJo ' I 191051'd a: entidad Paso uno: identificación de la actividad litigiosa Oes d e Periodo analizado Tipo de Tipode insumo acción Demanda _ _o Acción Constitucional 11.
I; '0111 fi2011 ' Hasta, 31/12/2021 Valor Causa general Nulidad y Configuración de Contrato· Reslablecimient Realidad Frecuencia $526,160,409 3 ___ ! _ _ _ _ _ _ _ _ __ o_.~!-ºerech_o Acción de Tutela $150,000,000 Estabilidad Ocupacional Reforzada IDENTIFICACiÓN DE RIESGOS Causa general Riesgos identificados Suscripción de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión,, Obligación de suscribir contratos de prestación Omisión de acudir al Inspector del Trabajo para solicitar autorización para no vincular a un ex contratista en condiciones de debilidad de servicios que no se requieren manifiesta por razones o~jetivas, _ "_., Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el Declaración de responsabilidad disciplinaria cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia ~ de autonomia re~eec!S>..E.el contratist~alvo las excE!pcionesJ~gales,.
Declaración de responsabilidad patrimonial del, Actuación determinante en la configuración del contrato realidad servidor público Configuración de contrato realidad ~-- - 111. __ o _ _ _, ___ ~. _ _._ ANALlSIS DE CAUSAS PRIMARIAS Causa Hechos Causas primarias o Frecuoncia general prlorizada Configuración de contrato realidad Valor Área ¿Provenible? Prioridad,¡ Alta generadora dela conducta Insuficiente gestión de riesgos de la El contrato de prestación de servicios se desnaturalizó desnaturalización del contrato de prestación areas que desde su inicio sin que la de servicios tienen iniciativa de administración hiciera nada Alta Todas las 2 1 FEB 2022 ·.
"' para evitarlo gasto Concentración de la gestión del riesgo de Alta desnaturalización del contrato en el ordenador del gasto,.,,-,-' e"'" ', " Todas las,i Alta,i Alta " Alta áreas que tienen iniciativa de gasto Indiferenciación entre las condiciones de prestación del servicio y la actividad laboral existiendo una identidad de recursos en una y otra relación_ Alta Todas las areas que tienen iniciativa de gasto Insuficiente planeadón Alta Todas las áreas que tienen iniciativa de gasto Suscripción de más de un contrato con una misma persona.
Alta Externa Insuficiencia de la planta de personal Alta Necesidad de retener talento humano competente. Alta Persistencia de las causas que dan No Alta Externa Si Alta Todas las áreas con Si Alta lugar a la contratación iniciativa de gasto. Mantenimiento indefinido del vínculo contractual sin mediar razones autónomas y propias para cada vinculo contractual.
Atta Todas las áreas con iniciativa de gasto. Si Alta Necesidad de apoyar el desarrollo de actividades permanentes. Atta Externa Si Alta Alta Director de Proyecto Si Alta La prestación del servicio se realiza principalmente desde de la sede del Ministerio Los ciclos contractuales no reflejan la realidad del tiempo requerido para la satisfacción completa del objeto contractual.
Necesidad de mayor relacionamiento o inmediatez en relación con la prestación del servicio contratado Atta Si Alta Cumplimiento de horario por parte del contratista Exigencia de cumplimiento de horario Supervisores - Servidores públicos con funciones Qerenciales Supervisores - Servidores públicos con funciones Qerenciates Si Alta Los objetos contractuales y las obligaciones tienen conexidad o similitudes que permite identificar que guardan entre sí inequívocos rasgos de identidad Atta 2 1 FEB 2022 Equiparación entre el servidor público y el contratista Alta Supervisores - Servidores públicos con funciones gerenciales Si Alta Cumplimiento de órdenes en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo Deslegitimación de la figura del supervisor - tos superiores funcionales asumen de hecho las funciones de los supervisores Alta Supervisores - Servidores públicos con funciones gerenciales Si Alta Inserción del contratista en el círculo rector, organizativo y disciplinario del Ministerio Equiparación entre el servidor público y el contratista Alta Si Alta Asignación de tareas de coordinación o gerencia a los contratistas Alta Si Alta Las actividades o tareas a desarrollar correspondan a las que tienen asignadas los servidores de planta, y se los elementos reunen configurativos de la relación laboral Indebida estructuración del contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión Alta Supervisores - Servidores públicos con funciones qerenciales Supervisores - Servidores públicos con funciones gerenciales Servidores públicos con iniciativa de gasto Si Alta Asignación de medios trabajo con registro inventarios Equiparación entre el servidor público y el contratista Alta Si Alta Insuficiencia en la documentación de los factores a partir de los cuales se estructuran los honorarios.
Media Si Media Insuficiente documentación de las condiciones de ejecución del contrato Alta Supervisor del contrato Si Alta Desconocimiento de las condiciones Baja Servidores públicos con iniciativa de Qasto Servidores públicos con iniciativa de gasto Supervisor Si Baja Si Baja Si Baja Cumplimiento de órdenes en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo Pago de prestaciones sociales demás emolumentos tomando como base el monto de los honorarios.
El relaciona miento se dio en condiciones de subordinación y allegan algunos se del archivo documentos personal del contratista. Omisión de trámite de autorización ante el Inspector de Trabajo para no vincular a una persona en circunstancias de debilidad manifiesta como contratista y Estabilidad ocupacional reforzada de en que configuran la existencia de condiciones de debilidad manifiesta Desconocimiento de la obligatoriedad de solicitar autorización para no vincular a una persona en condiciones de debilidad manifiesta Insuficiente revisión de los resultados de los exámenes ocupacionales v de Baja Baja Supervisores - Servidores públicos con funciones gerenciales Subdirección de Gestión de Operaciones Ordenador del Gasto 2 1 FEB 2022 la información que sobre incapacidades y discapacidades remite el contratista.
IV. PLAN DE ACCiÓN Causas primarias o subcausas Medida ¿Qué hacer? prestación de servicios contrato en el ordenador del gasto ma Responsable ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuándo hacerlo? Adición de Resolución Responsables Proyectos en Ministerio desnaturalización del contrato de Concentración de la Cronogra Recursos ¿Con qué bJa a hacer? Divulgación,, Insuficiente gestión de riesgos de la gestión del riesgo de desnaturalización del Mecanismoo ¿Cómo hacerlo? Mayor apropiación del Modelo de Gestión Integral por parte del Director del Proyecto: análisis prospectivos respecto a los requerimientos de personal, la previsión de los riesgos, el establecimiento de controles, el seguimiento a su implementación y la evaluación correlativa. la de de el 30 de Abril ABC de gestión de riesgos para responsables de proyectos 31 de Mayo de Talleres.
Guía de manejo del riesgo de daño antijurídico, acompañado de los videos y de podcast temáticos. Incorporar la gestión del riesgo de desnaturalización del contrato de prestación de servicios como un elemento central en el desarrollo de los proyectos y el logro de sus metas, y no como una contingencia ajena al proyecto y con implicaciones meramente administrativas. de 2022 2022 30 de Junio de 2022 Comunicación preventiva de la Oficina de Control Interno Disciplinario 1al15de marzo de Adición de la guía para elaboración y seguimiento de proyectos de inversión 15 al 30 Secretaria General Subdirección Administrativa Talento Humano Secretaria General Subdirección Administrativa Talento Humano Secretarí a General Subdirección Administrativa Grupo de Comunicaciones Oficina de Control Interno Disciplinario Talento Humano Talento Humano Grupo de Comunicaciones Grupo de Comunicaciones Grupo de Comunicaciones Oficina de Control Interno Disciplinario 2022 de marzo de 2022 Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales Talento Humano Grupo de Comunicaciones 2 1 FEB 2022 Informar, por parte del respectivo director 31 de de j de proyecto o supervisor, a la Dirección Modelo mayo de '1 Jurídica. la evidencia de la posible I comunicación 2022 desnaturalización de una relación derivada de un contrato de prestación de servicios I para adoptar las medidas inmediatas que permitan gestionar e_1 riesgo. - _. -- --t Insuficiencia de la i En· proyectos· de.¡ñversi6n.. recurrentes Capacitación a los 1 al 30 de planta de personat existe información suficiente para analizar directores de proyecto abril de alternativas de gestión de personal como sobre las diferentes 2022 las que plantean las plantas temporales o alternativas de gestión la creación de empleos a tiempo parcial. de personal. t Secretaria General/Subdirección Administrativa Grupo de Comunicaciones Talento Humano I __. ________ 1 I ___.
SÜbdire-cci6ñ de Gestióñ del Talento Humano Talento Humano 31 de mayo de 2022 SubdireCción de Gestión del Talento Humano "Talento-Humano--;-- SubdireCción de Gestión del Talento Humano 31 de mayo Subdirección de Gestión del Talento Humano Talento Humano de 2022 Subdirección de Gestión del Talento Humano Registrar, en los estudios previos, como I Modificar el formato de únicas causales que motivan la estudios previos para contratación, las correspondientes a las incluir la insuficiencias de personal en la planta o a caracterización de la causal del contrato. las necesidades de personal especializado.
Cada una de ellas debe acompañarse de la razón puntual que la determina, esto es, la asignación de nuevas funciones, los fallos judiciales, los fenómenos sociales, políticos o cullurales, los compromisos originados en fenómeno de protesta social y aquellOS derivados de la participación ciudadana, por citar algunas de las contingencias que pueden sobrevenir. 30 de Junio de 2022 Subdirección Administrativa Talento Humano. Grupo de Comunicaciones Necesidad de retener talento humano competente.
Analizar las cargas de trabajo para efectos de establecer la necesidad de gestionar modificaciones en la planta de personal 28 de febrero de 2022 Secretaria General Talento Humano Secretaria General Necesidad de apoyar el desarrollo de actividades Realizar, cada vez que exista una variación en las competencias y responsabilidades del Ministerio, con independencia de su 30 de Marzo de 2022 Secretaria General Talento Humano Secretaría General I Analizar las cargas de trabajo para efectos de establecer la necesidad de gestionar modificaciones en la planta de personal.
Ejercicio de levantamiento de cargas, que sea daro en la necesidad la estructural y I coyuntural y una proyección sistémica de aumento de las complejidades de las funciones minis,leriales. Propuesta de ajustes Interrelacionar las diferentes posibilidades de planta de personal que ofrece la legislación: ajustes de planta (en caso de ser de personal (creación, modificación, pertinente) I empleos de medio tiempo y de tiempo parcial), creación de plantas temporales, incorporación de supernumerarios, y la estructuración prospectiva de contratación de prestación de servicios.
Análisis de perfiles recurrentes en contratos de prestación de servicios como insumo para el ejercicio de levantamiento de cargas Forma"to de ejercicio de análisis de variación de Subdirección de Gestión del T alenlo Humano 2 1 FEB 2022 permanentes. causa, un análisis de las implicaciones de su cumplimiento que incluya la variable personal, el cual sea validado en conjunto por las diferentes instancias que participan del Modelo de Gestión Integral. competencias y adopción mediante Resolución Documentar las diferentes restricciones presupuestares Que impactan en el cumplimiento de los cometidos institucionales, puntualmente las restricciones en materia de gastos de funcionamiento y específicamente los asociados y su contraste con el incremento en las responsabilidades del Ministerio.
Formato de variables de análisis y adopción mediante Resolución 30 de marzo de 2022 de la Adición Resolución de Responsables de Proyectos en el Ministerio 30 de junio de 2022 Secretaria General Subdirección Administrativa Secretaria General Talento Humano Secretaria General Los ciclos contractuales no reflejan la realidad del tiempo requerido para la satisfacción completa del objeto contractual.
Formalizar la programación contractual de cada año. El director de proyecto, en desarrollo de su autonomía deben realizar la programación contractual de modo tal que puedan generar interrupciones en las contrataciones sin afectar sustancialmente el cabal desarrollo de los diferentes programas y proyectos, esto incluye diferentes cronogramas contractuales y el aprovechamiento de los diferentes factores que inciden en la productividad.
Necesidad de mayor relaciona miento o inmediatez en relación con la prestación del servicio contratado Exigencia de cumplimiento de horario Fortalecer la cultura del trabajo por productos. Campaña de formación: y/o apoyo el trabajo autónomo. 31 de mayo de 2022 Secretaría General Subdirección de Gestión del Talento Humano Talento Humano Emitir permanente instrucciones a los supervisores sobre la prohibición de que concurran conductas contractuales que puedan ser catalogadas judicialmente como constitutivas de dependencia contractual.
Capacitaciones y material de apoyo a la supervisión 31 de julio de 2022 Subdirección Administrativa Talento Humano Mantener y reforzar las capacitaciones a los directores de proyecto para que realicen un adecuado seguimiento al relacionamiento entre supervisores y contratistas, adoptando las medidas inmediatas que se requieran en aquellos casos en que se evidencien situaciones que pueden ser constitutivas de riesgo jurídico.
Capacitaciones y material de apoyo sobre supervisión dirigido a los Directores de Proyecto 31 de Mayo de 2022 Subdirección Administrativa Talento Humano Grupo de Comunicaciones Documentar en detalle las disposiciones que regulan el Programa Entorno laboral Saludable, de modo tal que exista plena constancia de las razones por las cuales el Ministerio incluye en las actividades que derivan del mismo a tos contratistas.
Memoria de justificación - Base de datos de participación de contratistas en actividades del programa de entorno laboral saludable 30 de abril de 2022 Subd irección de Gestión del Talento Humano Talento Humano Subdirección de Gestión del T atento Humano Equiparación entre el servidor público y el contratista Talento Humano Grupo de Comunicaciones Grupo de Comunicaciones Psicólogos de la Subdirección de Gestión del Talento Humano Grupo de Comunicaciones 2, FEB 2022 Documentar la información que permita desvirtuar la exclusividad del contratista. para lo cual debe aportar información al inicio de la relación contractual y durante su ejecución, sobre su vinculación contractual con otras entidades, y en todo caso establecer procedimientos de intercambios de infonnación con COlombia Compra I I I Incluir en los documentos precontractuales y en los documentos periódicos para pago infonnación sobre vinculaciones con 31 de mayo de 2022 Subdirección Administrativa Talento Humano Subdirección Administrativa 31 de mayo de 2022 Subdirección Administrativa 30 de junio de 2022 Subdirección Administrativa Talento Humano Subdirección Administrativa 30 de Abril de 2022 Secretaria General ¡Subdirección Administrativa Talento Humano Subdirección-.
Administrativa_ 31 de mayo de 2022 Subdirección Administrativa Talenlo Humano Grupo de Comunicaciones 30 de junio de 2022 Cada director de proyecto Talento humano Director de Proyecto 30 de marzo de 2022 Subdirección de Gestión del Talento Humano Talento Humano Grupo de Comunicaciones otras entidades. Eficiente para acceder a información que permita desarrollar este lipo de cruces.
J n~ealizar, --po'r parte de cada futuro i rñstitucionalizar la contratista los análisis sobre las presentación de una condiciones de tiempo, modo y lugar f oferta de servicios Subdirección Administrativa requeridas para la prestación del servicio; debidamente que demanda el M"inisterio y que las Asignación de tareas de coordinación o gerencia a los contratistas Deslegitimación de la figura del supervisor - los superiores funcionales asumen de hecho las funciones de los supervisores Indebida estructuración del contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión Equiparación entre el servidor público y el contratista justificada conclusiones de lal planeaci6n se plasmen I en la oferta de servicios que presente a la Entidad, de modo tal que puedan ser valoradas por el Director de Proyecto quien detenninara su viabilidad.
Al mismo tiempo que presente un plan de trabajo y cronograma de actividades, siempre que e.tlo result~ pertinente. Coordinar entre el responsable de la I Institucionalizar el carácter obligatorio de iniciativa del gasto, el supervisor y el contratista la forma de cumplimiento det esta concertación contrato estableciendo un plan de trabajo y Circular: requisito de cuando aplique, un cronograma especIfico. pago Debe evilarse exigir cómo y cuándo debe ejecutarlo, salvo el cumplimiento normal det plan de trabajo referido.
Prohibir expresamente la asignación de Circuiar en donde se tareas de coordinación o gerencia por contenga la parte de contratistas prohibición Fortalecer el conocimiento y respeto de los roles y los efectos de su transgresión Trattiñdose de actividades que deben prestarse en condiciones con alto riesgo de subordinación es necesario establecer un sistema de alertas por continuidad que permita al director de Proyecto gestionar el riesgo respectivo.
Campaña de comunicaciones ~Todos colaboramos desde nuestras diferencias" Capacitaciones y material de apoyo sobre los roles de dirección y los de supervisión dirigido a superiores funcionales '. Sistema de alertas de continuidad Recordar a todos los actores de la contratación el rol de los contratistas: condiciones de independencia y autonomía. "259 './ 1,i 0 u ~) • Favorecer la recordación de las características del Contrato de Prestación de Servicios.
Insuficiente documentación de las condiciones de ejecución del contrato Fortalecer por parte de los supervisores la revisión de infonnes presentados por los contratistas, los cuales deben corresponder al cumplimiento de obligaciones estipuladas en sus contratos y la forma.en que el mismo se desarrolla. Garantizar una adecuada gestión de la información derivada de la ejecución del contrato en términos de conservación y custodia, para garantizar su confiabilidad y disposición en el escenario de una probable de reclamación. Adicionalmente, el supervisor debe asegurarse de que el expediente contenga la totalidad de la información generada en el curso del contrato.
Desconocimiento de las condiciones que configuran la existencia de condiciones de Conocer las razones por las cuales un contratista puede considerarse un sujeto de especial protección constitucional por encontrarse en condiciones de debilidad manifiesta debilidad manifiesta Desconocimiento de la obligatoriedad de solicitar autorización para no vincular a una persona en condiciones de debilidad manifiesta Asignación de medios de trabajo con registro en inventarios Reglamentar las circunstancias en las que se debe acudir ante la Inspección de Trabajo para solicitar autorización para no vincular a un contratista.
Evitar asignar oficialmente herramientas de trabajo a los contratistas, por cuanto le obliga a responder por ellos en las mismas condiciones que un servidor público.,-,;<" Recordar a todos los actores de la contratación que el contrato de prestación de servicios no exige exclusividad, excepcionalmente y por convocatoria previa, presenciaHdad; ni supone sujeción sino autonomía y libertad en la prestación del servicio, entrega de resultados, infonnes supervisados de actividades, medios y resultados.
Cualificar a los supervisores mediante mesas de trabajo 2 1 FEB 2022 30 de marzo de 2022 Subdirección de Gestión del Talento Humano Talento Humano Grupo de Comunicaciones 30 de junio de 2022 Subdirección Administrativa Talento Humano Grupo de Comunicaciones Control de calidad a la gestión de archivo de contratos 30 de abril de 2022 Supervisores Talento Humano Subdirección Administrativa Análisis jurisprudencial sobre las circunstancias a partir de las cuales se considera que un contratista está en condiciones de debilidad manifiesta Expedir Circular con lineamientos 30 de abril de 2022 Secretaria General/Dirección Jurídica Talento Humano Grupo de Comunicaciones 15 de mayo de 2022 Secretaría General/Dirección Jurídica Talento Humano Grupo de Comunicaciones Expedir Circular con lineamientos sobre petición previa de apoyos que como colaborador pide al contratante, estableciendo que los medios para la 31 de marzo de 2022 Secretaria General/Subdirección Administrativa Talento Humano Grupo de Comunicaciones 2 1 FEB 2022 Il prestación del servicio ~ corresponden primariamente al contratista y excepcionalmente a la Administración. cir"Cuiar I Expedir e-ñ --qué se señale que 105 I 3:¡-"demayo- Secretaria G-rupo· de' de 2022 Comunicaciones puestos de trabajo se asignan por petición ! en carader flotante. lnsuficieñterevisión de los resullados de los exámenes ocupacionales y de la información que sobre incapacidades y discapacidades remite el contratista.
Insuficiencia en la documentación de los factores a partir de tos cuales se estruduran los honorarios. -- -. - _. Incorporar el examen ocupacional como un elemento a considerar dentro de la gestión de riesgo de desnaturalización del contralo de prestación de servicios. >- -.. ----- - GeneraUSubdirección Administrativa. 1 30 de ma-izó Crear base de datos para registrar de 2022 I resultados de examen ocupacional de contratistas "Secretaria· General/Supervisores -- -- Ta-rento Huma"m;- -, Grupo de Comunicaciones Mantener, en relación con la fijación de honorarios. la política de estructurar con claridad qué valor corresponde a la remuneración propiamente dicha. y qué valores obedecen a las cargas prestacionales correspondientes, incluidos los aportes en materia de seguridad social integral. ·caja de compensación y a los costos intangibles que alai'len a la autonomia en la prestación del servicio.
Revisar la pertinencia de actualizar la resolución de fijación de honorarios debidamente documentada 30 de Junio de 2022 Secretaria General/Subdirección Administrativa Talento Humano Subdirección Administrativa PropiCiar el pronunciamiento judicial sobre la incidencia que en la determinación de la base a partir de la cual se definen las condenas, tienen la estructuración de los honorarios en el Ministerio Revisar la pertinencia de incluir en las contestaciones de demandas el argumento relativo a la forma de I estructuración de los honorarios. 31 de diciembre de 2022 Dirección Jurídica Talento Huma~ño._, ·Dirección Juridica r'·, •¡.~.J V. 2 1 FEB 2021 SEGUIMIENTO Y EVALUACiÓN Causas primarias o subcausas Medida ¿Qué hacer? Insuficiente gestión de riesgos de la desnaturalización del contrato de prestación de Mecanismoo ¿Cómo hacerlo? Adición de la Resolución de Responsables de Proyectos en el Ministerio servicios Concentración de la contrato en el ordenador del gasto Indicador de Resultado Nombre del Indicador.
Actualización y complementación de las disposiciones sobre responsables de proyectos Indicador: # de proyectos de resolución adoptadas*100/# de proyectos de resolución planeadas Unidad: Porcentaje Mayor apropiación del Modelo de Gestión Integral por parte del Director del Proyecto: análisis prospectivos respecto a los requerimientos de personal. la previsión de los riesgos, el establecimiento de controles, el seguimiento a su implementación y la evaluación correlativa. gestión del riesgo de desnaturalización del Indicador de gestión Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la adopción de las modificaciones normativas respecto al número de modificaciones planeadas por diseñar e implementar ABC de gestión de riesgos para responsables de proyectos Talleres.
Guía de manejo del riesgo de daño antijurídico, acompañado de los videos y de podcast temáticos. Comunicación preventiva de la Oficina de Control Interno Disciplinario Nombre del Indicador. Herramientas de apropiación Indicador: # de herramientas de apropiación divulgadas*100f# de proyectos de herramientas de apropiación planeadas Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la adopción de herramientas de apropiación respecto al número de herramientas planeadas para diseñar e implementar Nombre del indicador: Número de directores de proyecto apropiados del Modelo de Gestión Integral.
Indicador: # total de directores de proyectos debidamente capacitados "* 1aa/número total de directores de proyecto del Ministerio., \ Incorporar la gestión del riesgo de desnaturalización del contrato de prestación de servicios como un elemento central en el desarrollo de los proyectos y el logro de sus metas, y no como una contingencia" ajena al proyecto y con implicaciones meramente administrativas. 2 1 FES 2022 Adición de la guia para elaboración y seguimiento de proyectos de iñversión Incremento en el número de actores involucrados en la gestión de riesgo de desnaturalización del CPS.
Nombre del Indicador. Actualización y complementación de las disposiciones sobre seguimiento de proyectos Indicador: Indicador: # de proyectos de guia adoptadas/# de proyectos de guia planeados Numero de actores que se espera involucrar/número de actores involucrados Unidad: Porcentaje Unidad: Descripción: Porcentaje Muestra et porcentaje de avance en la adopción de las modificaciones en los documentos res pedo al número de modificaciones planeadas por diseñar e implementar respectivo Informar, por 'parte -del direc:tor de proyecto o supervisor, a la Dirección Jurídica. la evidencia de la posible desnaturalización de una relación derivada de un contrato de prestación de servicios para adoptar las medidas inmediatas que permitan gestionar el riesgo.
Modelo comunicación de Muestra el porcentaje total de incremento del número de actores que gestionan en el Ministerio el riesgo de desnaturalización del Contrato de Prestación de Servicios Nombre del indicador: Herramientas de gestión Indicador: # de herramientas de gestión incorporados al Sistema de Gestión de Calidadl#de herramientas de gestión que se planea incorporar al sistema de gestión de calidad Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la incorporación de herramientas de gestión de control de riesgos al sistema de gestión de calidad respedo al número de modificaciones planeadas por herramientas de gestión que se planea incorporar Insuficiencia de la planta de personal En proyectos de inversión recurrentes existe información suficiente para analizar alternativas de gestión de personal como las que plantean las plantas temporales o la creación de empleos a tiempo parcial.
Capacitación a los directores de proyecto sobre las diferentes alternativas de gestión de personal. Nombre deltndicador: Cualificación sobre instrumentos de gestión de personal Indicador: # de directores de proyecto capacitados·100t# total de directores de proyecto Unidad: Porcentaje I Planta de personal suficie-nte Indicador: Numero de cargos requeridos conforme al levantamiento de cargas/ Número de cargos creados y dispuestos para provisión Unidad: Descripción: Porcentaje Muestra el total de diredor de proyedo del Ministeri.o que Muestra la correspondencia entre los estudios técnicos sobre las necesidades de 2 1 FEB 2022 tienen cualificación suficiente para tomar decisiones de gestión que involucren necesidades de tale·nto humano. Analizar las cargas de trabajo para efectos de establecer la necesidad de gestionar modificaciones en la planta de personal Ejercicio de levantamiento de cargas, que sea claro en la necesidad estructural y la coyuntural y una proyección sistémica de aumento de las complejidades de las funciones ministeriales. personal y la planta efectivamente aprobada y financiada Nombre del Indicador: Pertinencia y suficiencia de la planta de personal Indicador: Porcentaje de avance del proceso de levantamiento de cargas Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el avance en la ejecución del ejercicio de levantamiento de cargas en función de su cronograma.
Interrelacionar las diferentes posibifidades que ofrece la legislación: ajustes de planta de personal (creación, modificación, empleos de medio tiempo y de tiempo parcial), creación de plantas temporales, incorporación de supernumerarios, y estructuración prospectiva de la contratación de prestación de servicios. Propuesta de ajustes de planta de personal (en caso de ser pertinente) Nombre del Indicador: Propuestas de gestión de personal Indicador: Porcentaje de la propuesta de ajustes de planta de personal Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el avance en la ejecución del ejercicio de construcción de una propuesta de ajustes de planta de personal Necesidad retener humano competente. de talento Registrar, en los estudios previos, como causales que motivan la únicas contratación, las correspondientes a las insuficiencias de personal en la planta o a las necesidades de personal especializado.
Cada una de ellas debe acompañarse de la razón puntual que la determina, esto es, la asignación de nuevas funciones, los fallos judiciales, los fenómenos sociales, políticos o culturales, los compromisos originados en fenómeno de protesta social y aquellos derivados de la participación ciudadana, por citar algunas de las contingencias que pueden sobrevenir.
Modificar el fonnato de estudios previos para incluir la caracterización de la causal del contrato. Analizar las cargas de trabajo para efectos de establecer la necesidad de gestionar modificaciones en la planta de personal Análisis de perfiles recurrentes en contratos de prestación de servicios como insumo Nombre del Indicador. Actualización de documentación de apoyo Indicador: # de (onnatos actualizados 1# de formatos planeados para ser actualizados Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la adopción de las modificaciones a los documentos de apoyo planeados.
Nombre del Indicador: Pertinencia y suficiencia de la planta de personal Nombre del indicador: Talento humano competente 2 1 FEB 2022 para el ejercicio de levantamiento de cargas Indicador: Porcentaje de avance del proceso de levantamiento de cargas Unidad: Porcentaje Indicador: Numero de cargos requeridos conforme al levantamiento de cargasl Número de cargos creados y dispuestos para provisión Descripción: Muestra el avance en la ejecución del ejercicio de levantamiento de cargas en función de su cronograma.
Necesidad de apoyar el desarrollo de actividades Realizar, cada vez que exista una variación en las competencias y responsabilidades permanentes. causa, un análisis de las implicaciones de del Ministerio, con independencia de su su cumplimiento que incluya la variable personal, el cual sea validado en conjunto por las diferentes instancias que participan del Modelo de Gestión Integral.
Documentar las diferentes restricciones presupuestales que impactan en el cumplimiento de tos cometidos institucionales, puntualmente las restricciones en maleria de gastos de Formato de ejercicio de análisis de variación de competencias y adopción mediante Resolución Formato de variables de análisis y adopción mediante Resolución Formalizar la programación contractual de cada año. El director de proyecto, en desarrollo de su autonomía deben realizar la programación contractual de modo tal que puedan generar interrupciones en las contrataciones sin afectar sustancialmente el cabal desarrollo de los diferentes programas y proyectos, esto incluye diferentes cronogramas contractuales y el aprovechamiento de los diferentes factores que inciden en la productividad.
Indicador: # de herramientas de gestión incorporados al Sistema de Gestión de Calidadl#de herramientas de gestión que se planea incorporar al sistema de gestión de calidad Adición la de Resolución de Responsables de Proyectos en el Ministerio Porcentaje Muestra la correspondencia entre los estudios técnicos sobre las necesidades de personal y la planta efectivamente aprobad.a.y financiada Nombre del indicador: Conocimiento oportuno y completo Indicador: Unidad: Porcentaje Numero de variaciones de competencias sobrevinientes del Ministerio debidamente analizadas en términos de impacto en materia de requerimientos de personal I Número total de competencias nuevas del Ministerio Descripción: Unidad: Muestra el porcentaje de avance en la incorporación de herramientas de gestión análisis de competencias y recursos respecto al número de herramientas de gestión que se planea incorporar funcionamiento y específicamente los asociados y su contraste con el incremento en las responsabilidades del Ministerio.
Los ciclos contractuales no reflejan la realidad del tiempo requerido para la satisfacción completa del objeto contractual. Nombre del Indicador. Herramientas de gestión Unidad: Nombre del Indicador. Actualización y complementación de las disposiciones sobre responsables de proyectos Porcentaje Muestra la completitud en los análisis del impacto en términos de personal de las nuevas competencias asignadas al Ministerio Nombre del indicador: ciclos contractuales ajustados al concepto de término estrictamente necesario Indicador: Indicador: # de proyectos de resolución adoptadas/# de proyectos de resolución planeadas Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la adopción de las modificaciones normativas respecto al número de modificaciones planeadas por Ciclos contractuales por proyectos de inversión debidamente justificados*100fTotal de proyectos de inversión que incluyen en su ejecución la suscripción de contratos de prestación de servicios Descripción: Muestra el porcentaje de proyectos de inversión en que el Director de Proyecto se apropia y justifica los ciclos contractuales requeridos,"" "",.:'j ~ ~ ',,-):: fi259 2 1 fEB 2022 diseñar e implementar Necesidad de mayor relacionamiento o inmediatez en relación con la prestación del servicio contratado Fortalecer la cultura del trabajo por productos.
Campaña de formación: y/o apoyo al trabajo autónomo. Nombre del Indicador. Herramientas de apropiación Nombre del indicador: Cultura de gestión del CPS Indicador: # de herramientas de apropiación divulgadas/# de proyectos de herramientas de apropiación planeadas Totalidad de contratos de CPS estructurados a partir del cumplimiento de productos contractuales"1 00/1 00% de contratos de prestación de servicios.
Unidad Unidad: Porcentaje Porcentaje Descripción: Descripción: Muestra el porcentaje de avance la adopción de herramientas de apropiación respecto al número de herramientas planeadas por diseñar e implementar Exigencia de cumplimiento de horario Emitir pennanente instrucciones a los supervisores sobre la prohibición de que concurran conductas contractuales que puedan ser catalogadas judicialmente como constitutivas de dependencia contractual.
Capacitaciones y material de apoyo a la supervisión Nombre del Indicador. Cualificación sobre gestión de riesgos de desnaturalización Indicador: # supervisores capacitados*1 00/# total de supervisores de contratos de prestación de servicios personales Unidad: Muestra el avance en la construcción de una cultura que reconoce la naturaleza y esencia del Contrato de Prestación de Servicios Nombre del indicador: Horarios justificados Indicador: # de contratos que prevén obligaciones de horarios o turnos debidamente justificados en los estudios previos*100/# total de supervisores de contratos de prestación de servicios personales Unidad: Porcentaje Porcentaje Descripción: Descripción: Muestra el total de supervisores de proyecto del Ministerio que tienen cualificación suficiente para gestionar adecuadamente los riesgos de desnaturalización del contrato de prestación de servicios Equiparación entre el servidor público y el contratista Mantener y reforzar las capacitaciones a los directores de proyecto para que realicen un adecuado seguimiento al relaciona miento entre supervisores y contratistas, adoptando las medidas inmediatas que se requieran en aquellos casos en que se evidencien situaciones que pueden ser constitutivas de riesgo jurídico.
Capacitaciones y material de apoyo sobre supervisión dirigido a los Directores de Proyecto Nombre del Indicador. Cualificación sobre instrumentos de gestión de riesgos de desnaturalización Indicador: # de directores de proyecto capacitados/# total de directores de proyecto Muestra el total de supervisores de proyecto del Ministerio que tienen cualificación suficiente para gestionar adecuadamente los riesgos de desnaturalización del contrato de prestación de servicios 0259 2 1 FEB 2022 Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el total de directores de proyecto del Ministerio que tienen cualificación suficiente para apoyar a los supervisores en la gestión de tomar decisiones de gestión de riesgos de desnaturalización. Documentar en detalle las disposiciones que regulan el Programa Entorno Laboral Saludable, de modo tal que exista plena constancia de las razones por las cuáles el Ministerio incluye en las actividades que derivan del mismo a los contratistas.
Memoria de justificación - Base de datos de participación de contratistas en actividades del programa de entorno laboral saludable Nombre del Indicador. Programa de Entorno Laboral Saludable para todos Indicador: Porcentaje de avance en función del cronograma de elaboración Unidad Porcentaje Nombre del indicador: gestión adecuada del CPS DescripcIón: Muestra el porcentaje de avance en el desarrollo de las tareas de documentación Documentar la información que permita desvirtuar la exclusividad del contratista, para lo cual debe aportar información al inicio de la relación contractual y durante su ejecución, sobre su vinculación contractual con otras entidades, y en todo caso establecer procedimientos de intercambios de información con Colombia Compra Eficiente para acceder a información que permita desarrollar este tipo de cruces.
Incluir en los documentos precontractuales y en los documentos periódicos para pago información sobre vinculaciones con otras entidades. Nombre del Indicador. Herramientas de gestión Indicador: # de herramientas de gestión incorporados al Sistema de Gestión de Calidad/#de herramientas de gestión que se planea incorporar al sistema de gestión de calidad Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la incorporación de herramientas de información de vinculaciones respecto al número de herramientas de gestión que se planea incorporar Indicador: Número de procesos judiciales con pretensiones de declaratoria de contrato realidad calificados en E-kogui, como con riesgo bajo*100/total de procesos judiciales contra el Ministerio en que se solicita la declaratoria de contrato realidad.
Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el cambio sustancial en relación con las posibilidades de éxito de la defensa que deba presentar el Ministerio con ocasión de demandas que se presenten con la pretensión de que se declara la existencia del contrato realidad. 21 fES ?o?2 Realizar, por parte de cada futuro los análisis sobre las contratista condiciones de tiempo, modo y lugar requeridas para la prestación del servicio que demanda el Ministerio y que las conclusiones de tal planeación se plasmen en la oferta de servicios o en un documento alterno concertado con el supervisor en la etapa de ejecución, de modo tal que puedan ser valoradas por el Director de Proyecto quien determinara su viabilidad.
Al mismo tiempo que presente un plan de trabajo y cronograma de actividades, siempre que ello resulte pertinente. Institucionalizar la presentación de una oferta de servicios o un documento alterno concertado con el supervisor en la etapa de ejecución, debidamente justificado Nombre del Indicador. Ofertas de servicios Indicador: # contratos celebrados que incluyen oferta de servicios presentada en la etapa precontractual * 1001# total de contratos Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de apropiación de la práctica de solicitar la oferta de servicios como un requisito de la etapa precontractual.
Asignación de tareas de coordinación o gerencia a los contratistas Coordinar entre el responsable de la iniciativa del gasto, el supervisor y el contratista la forma de cumplimiento del contrato estableciendo un plan de trabajo y cuando aplique, un cronograma específico. Debe evitarse exigir cómo y cuándo debe ejecutarlo, salvo el cumplimiento nOffilal de.1 plan de trabajo refi?rido.
Prohibir expresamente la asignación de tareas de coordinación o gerencia por parte de contratistas institucionaiizar el carácter obligatorio de esta concertación Circular: requisito de pago Circular en donde se contenga la prohibición Nombre del Indicador. Condiciones de autonomía técnica Indicador: # de herramientas de gestión adoptadas mediante circular*100/#de herramientas de gestión que se planea adoptar mediante circular Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la incorporación de herramientas de concertación técnica entre supervisores y contratistas.
DesJegitimación de la figura del supervisor - los superiores funcionales asumen de hecho las funciones de los supervisores Fortalecer el conocÚ"ni€mto y respeto de los roles y los efectos de su transgresión Capacitaciones y material de apoyo sobre los roles de dirección y los de supervisión dirígido a superiores funcionales Nombre del Indicador.
Cualificación sobre roles de dirección y supervisión Número de directores de proyecto capacitados sobre su rol respecto del supervisor y el contratista*100 1# total de directores de proyecto Unidad: Porcentaje Descripción:.,,, "", ~"i:,: t.. ) ~." 0259 2, FES 2022 Muestra el total de directores de proyecto del Ministerio que tienen cualificación suficiente sobre su rol respecto al supervisor y al contratista Indebida estructuración del contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión Tratándose de actividades que deben prestarse en condiciones con alto riesgo de Sistema de alertas de continuidad subordinación es necesario establecer un Nombre del Indicador.
Alertas de gestión sistema de alertas por continuidad que pennita al director de Proyecto gestionar el riesgo respectivo. Indicador: Porcentaje de avance en función del cronograma de elaboración Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la implementación del sistema de alertas en función del cronograma Señalar expresamente en' los estudios previos que las actividades contratadas no corresponden con las funciones asignadas a un servidor público en el manual de funciones de la entidad.
Modificar el formato de estudios previos para incluir la declaración de que las actividades contratadas no corresponden con las funciones asignadas a un servidor público en de el manual funciones. Nombre del Indicador. Actualización de documentación de apoyo Indicador: # de formatos actualizados 1# de formatos planeados para ser actualizados Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la adopción de las modificaciones a los documentos de apoyo planeados.
Equiparación entre el servidor público y el contratista Campaña de comunicaciones "Todos colaboramos desde nuestras diferencias" Recordar a todos los actores de la contratación el rol de los contratistas: condiciones de independencia y auton~mia. Favorecer la recordación de las características del Contrato de Prestación de Servicios. Recordar a todos los actores de la contratación que el contrato de prestación de servicios no exige exclusividad, excepcionalmente y por convocatoria previa, presencialidad: Nombre del Indicador.
Herramientas de apropiación Indicador: # de herramientas de apropiación divulgadas/# de proyectos de herramientas de apropiación planeadas Unidad Porcentaje Descripción: 2 1 FES 2021 Insuficiente documentación de las condiciones de ejecución del contrato Fortalecer por parte de los supervisores la revisión de informes presentados por los contratistas, los cuales deben corresponder al cumplimiento de obligaciones estipuladas en sus contratos y la forma en que el mismo se desarrolla. ni supone sujeción sino autonomía y libertad en la prestación del servicio, entrega de resultados, informes supervisados de actividades, medios y resullados.
Cualificar a los supervisores mediante mesas de trabajo Muestra el porcentaje de avance la adopción de herramientas de apropiación respecto al número de herramientas planeadas por diseñar e implementar Nombre del Indicador. Cualificación sobre herramientas probatorias y de gestión documental Indicador: # supervisores capacitados"1 00/# total de supervisores de contratos de prestación de servicios personales Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el total de supervisores de proyecto del Ministerio que tienen cualificación suficiente sobre soporte probatorios de las condiciones de ejecución del contrato y el manejo documental..
Garantizar una adecuada gestión de la información derivada de la ejecución del contrato en terminos de conservación y custodia, para garantizar su confiabilidad y disposición en el escenario de una probable de reclamación. Adicionalmente, el supervisor debe asegurarse de que el expediente contenga la totalidad de la información generada en el curso del contrato.
Control de calidad a la gestión de archivo de contratos Nombre del Indicador. Auditorías de Calidad Indicador: # expedientes contractuales (cps) auditados"'100/# total de contratos de prestación de servicios personales Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el total de contratos de prestación de servicios que han sido auditados para verificar la conformidad en el manejo documental Desconocimiento de las condiciones que configuran la existencia de Conocer las razones por las cuales un contratista puede considerarse un sujeto de especial protección constitucional por encontrarse en condiciones de debilidad Análisis jurisprudencial sobre las circunstancias a partir de las cuales se Nombre del Indicador.
Análisis de gestión Indicador: Gestión adecuada de las condiciones de estabilidad ocupacional reforzada '':'; 0:: Q25 9 condiciones de debilidad manifiesta manifiesta considera que un contratista está en condiciones de debilidad manifiesta 2 1 FES 2022 Indicador: # de sentencias relevantes revisadas *100/# total de sentencias identificadas como relevantes Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra el estado en la identificación de ratio decidendi relativas a la caracterización de condiciones de debilidad manifiesta Desconocimiento de la obligatoriedad de solicitar autorización para no vincular a una persona condiciones Reglamentar las circunstancias en las que se debe acudir ante la Inspección de Trabajo para solicitar autorización para no vincular a un contratista.
Expedir Circular con lineamientos Nombre del Indicador. Autorización inspector de trabajo Indicador: # de herramientas de gestión adoptadas mediante circular""100/#de herramientas de gestión que se planea adoptar mediante circular en de debilidad manifiesta Indicador: No. de decisiones administrativas o judiciales que obliguen al Ministerio a contratar a una persona por razones de estabilidad ocupacional reforzada*100/total de peticiones presentadas antes autoridades administrativas o judiciales solicitando la protección de la estabilidad ocupacional reforzada de los contratistas Unidad: porcentaje Descripción: Muestra la fortaleza de los estudios previos en relación con la determinación de los plazos de los contratos de prestación de servicios y la ausencia de situaciones de discriminación frente a contratistas en condiciones de estabilidad ocupacional reforzada Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la incorporación de lineamientos sobre circunstancias en las cuales se debe acudir ante el Inspector de Trabajo Asignación de medios de trabajo con registro en inventarios Evitar asignar oficialmente herramientas de trabajo a los contratistas, por cuanto le obliga a responder por ellos en las mismas condiciones que un servidor público.
Expedir.circular con lineamientos sobre petición previa de apoyos que como colaborador pide al contratante, estableciendo que los medios para la prestación del servicio corresponden primariamente al contratista y excepcionalmente a la Administración. Expedir circular en qué se señale que los puestos de trabajo se asignan por petición en carácter f1otante.
Nombre del Indicador. Apoyos a la ejecución contractual Indicador: # de herramientas de gestión adoptadas mediante clrcular*100/#de herramientas de gestión que se planea adoptar mediante circular Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la incorporación de lineamientos sobre circunstancias en las cuales es posible que el Ministerio preste apoyo al contratista en relación con los elementos de ejecución del contrato.
Indicador: Contratistas responsables de sus medios de trabajo Indicador: Número total de contratistas que, en un período especifico tienen asignados medios de trabajo/número total de contratistas que en un periodo análogo tiene asignado medios de trabajo Unidad: relación Muestra la apropiación de los lineamientos en relación con la asignación de medios de trabajo a los contratistas •.~,,--.
J"-259 ", Insuficiente revisión de los resultados de los examenes ocupacionales y de la información que sobre incapacidades y discapacidades remite el contratista. Incorporar el examen ocupacional como un elemento a considerar dentro de la gestión de riesgo de desnaturalización del contrato de prestación de servicios ~ j, ", " •• Crear base de datos para registrar resultados de examen ocupacional de contratistas 2 1 FES 2022 Nombre del Indicador.
Base de datos de examen ocupacional contratistas Indicador: Porcentaje de avance en función del cronograma de elaboración Unidad Porcentaje Descripción: Muestra el porcentaje de avance en la implementación de la base de datos para el registro de resultados del examen ocupacional. Insuficiencia en la documentación de los factores a partir de los cuales se estructuran los honorarios.
Mantener, en relación con la fijación de honorarios, la política de estructurar con claridad qué valor corresponde a la remuneración propiamente dicha, y qué valores obedecen a las cargas Resolución de fijación de honorarios debidamente documentada prestacionales correspondientes, incluidos los aportes en materia de seguridad social integral, caja de compensación y a los costos intangibles que atañen a la autonomía en la prestación del servicio.
Unidad: porcentaje Descripción: Muestra la fortaleza de los estudios previos en relación con la determinación de los plazos de los contratos de prestación de servicios y la ausencia de situaciones de discriminación frente a contratistas en condiciones de estabilidad ocupacional reforzada Indicador: Revisión judicial de los factores de estructuración de honorarios Indicador: # de proyectos de resolución adoptadas*1 OOf# de proyectos de resolución planeadas Indicador: Número de procesos judiciales en que, siendo pertinente, el juez se pronuncia sobre la estructuración de honorarios y su incidencia en las eventuales condenas/número de procesos en los cuales es demandado el Ministerio es demandando por la presunta estructuración de un contrato realidad.
Unidad: Porcentaje Muestra el porcentaje de avance en la adopción de las disposiciones normativas respecto al número de disposiciones normativas planeadas por diseñar e implementar Incluir, en caso de resultar pertinente, en las contestaciones de demandas el argumento relativo a la forma de estructuración de los honorarios. Indicador: No. de decisiones administrativas o judiciales que obliguen al Ministerio a contratar a una persona por razones de estabilidad ocupacional reforzada"1 DO/total de peticiones presentadas antes autoridades administrativas o judiciales solicitando la protección de la estabilidad ocupacional reforzada de tos contratistas Nombre del Indicador.
Honorarios de mercado Descripción: Propiciar el pronunciamiento judicial sobre la incidencia que en la determinación de la base a partir de la cual se definen las condenas, tienen la estructuración de los honorarios en el Ministerio Indicador: Gestión adecuada de las condiciones de estabilidad ocupacional reforzada Nombre del Indicador.
Impulso a la jurisprudencia Indicador: # de contestaciones de demandas en las que se incorpora el argumento relativo a la estructuración de honorarios"'1 00/# total de demandas que se presenten contra el Ministerio en que se pretenda la declaratoria del contrato realidad Unidad: Porcentaje Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra la apropiación por parte de los apoderados del Ministerio de los argumentos institucionales en relación con la estructuración de honorarios 2 1 FEB 2022 Descripción: Muestra el porcentaje de implementación de la estrategia de impulso a los pronunciamientos judiciales sobre materias que disminuyan el monto de las contingencias derivadas de sentencias condenatorias contra el Ministerio.
Indicadores de impacto Nombre del Indicador: Disminución de litigiosidad Indicador: Número de reclamaciones administrativas solicitando la declaración del contrato realidad*100ltotal de CPS en una vigencia determinada. Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra los resultados de la apropiación de una cultura de uso adecuado del CPS en el Ministerio Nombre del indicador: Reducción en las sentencias condenatorias en procesos donde se busca la declaratoria del contrato realidad.
Indicador: Numero de sentencias en que se solicita la declaratoria de contrato realidad favorables al Ministerio*100/Número total de sentencias. Unidad: Porcentaje Descripción: Muestra la efectividad de las medidas implementadas para gestionar el riesgo de desnaturalización del Contrato de Prestación de servicios. Nombre del indicador: Contratos suscritos por el término estrictamente indispensable Indicador: Total de CPS suscritos por iniciativa del Ministerio - Total de CPS suscritos por mandato administrativo o judicial.
Unidad: Diferencia Descripción: Muestra la efectividad de las medidas implementadas para gestionar el riesgo de vulneración de los derechos de personas en condiciones de debilidad manifiesta que tienen la condición de contratistas.