<i>:m PROSPERIDAD MinSalud I PARA TODOS Mn¡~tt¡'!"V J~ ~"J\xl '1 ~rotfK",ir. $oc<l '------ CIRCULAR EXTERNA C00031 PARA: ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO EPS, ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR- EOC, ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL REGIMEN SUBSIDIADO -EPSS DE: OFICINA DE TECNOLOGíA DE LA INFORMACiÓN Y LA COMUNICACiÓN (TIC) ASUNTO: ACTUALlZACION DEL ANEXO TÉCNICO DE LA RESOLUCiÓN 2199 DE 2013 FECHA: - 2 SET. 2013 Dentro del proceso de depuración de los registros repetidos en la Base de Datos Única de Afiliados -BDUA de que trata la Resolución 2199 de 2013, algunas Entidades Promotoras de Salud de los Regimenes Contributivo y Subsidiado y Entidades Obligadas a Compensar, han identificado registros catalogados con Clasificación "ELM" y causal "C2" (tipo y número de documento no existe en la Registraduría Nacional del Estado Civil) cuyos soportes que demuestran la validez del tipo y número de documento, reposan en los archivos de las respectivas entidades y, en consecuencia han solicitado al Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA aclaraciones y/o ajustes a dicho proceso.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación TIC de este Ministerio, en el marco de la competencia prevista en el artículo 4 de la precitada resolución se permite actualizar el Anexo Técnico de la Resolución 2199 de 2013 e impartir instrucciones en los siguientes términos: l. Las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado y las Entidades Obligadas a Compensar deben reportar en el archivo que se adiciona al Anexo Técnico de la Resolución 2199 de 2013 mediante esta Circular, la información relacionada con los documentos de identificación que sirvieron de soporte al proceso de afiliación y que aclaran que no se configura la causal de depuración C2 prevista en el numeral 2° del apartado 111 del citado Anexo Técnico (no cruza tipo y número de documento con la RNEC), en los siguientes casos: 1.
Contraseñas de primera vez para Cédulas de Ciudadanía y/o Tarjetas de Identidad 2. Registros Civiles de nacimientos expedidos por Consulados o Notarias 3. Documentos pertenecientes a extranjeros (cédulas de extranjería y pasaportes para menores de edad) 4. Documentos pertenecientes a población especial no identificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil; el soporte de esta información debe estar avalado por el Alcalde o Gobemador de la respectiva jurisdicción (adultos sin identificación y menores sin identificación) era. 13 No. 32-76 Bogotá o.e PBX (57-1) 3305000 - Línea gratuita 018GVl-910C!C:-;
Fax (571) 3305050 www.minsaiud.gov en C00031 - 2 SU 2013 11. La información señalada en el numeral I de esta Circular debe reportarse en un archivo con la estructura que se indica a continuación, el cual se adiciona al Anexo Técnico de la Resolución 2199 de 2013: 1. Nombre del archivo EPSXXXAUDPRC2DDMMAAA.txt, donde: a. EPSXXX. Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la Entidad Promotora de Salud b. AUDPRC2: Prefijo de Respuesta Auditoria Presuntos Repetidos Aclaraciones c. DDMMAAAA.
Fecha de entrega del archivo...,..,. C~lIlk. 1 2 3 4 Número de registro en el archivo Número de grupo de repetición asignado por la auditaria Serial del Afiliado registrado en la BOUA Tipo de Documento del afiliado Tvali!!'· t!<;!..;'.';.;;..> Asignado por el FOSYGA en la auditoría Asignado por el FOSYGA en la auditoría Asignado or el F05YGA en la auditoría RC TI ce CE PA AS MS Registro Civil T arieta de Identidad Cédula de Ciudadanía Cedula de extranjerla Pasaporte (solo menor de 18 ai'los) Adulto sin identificación Menor sin identificación 5 6 7 Número de Documento del afiliado Reaistrado en el documento físico Primer Apellido del afiliado Segundo Apellido del afiliado B Primer Nombre del afiliado 9 10 11 Segundo Nombre del afiliado Fecha de Nacimiento del afiliado Sexo del afiliado 12 13 14 Fecha de expedición Fecha de vencimlento Nacionalidad 15 Clase de Documento Reaistrado en el documento físico Registrado en el documento ffsico Reaistrado en el documento físico Registrado en el documento físico Registrado en el documento físico M I Masculino I Femenino F Registrado en el documento físico Registrado en el documento físico Nombre del país de origen del afiliado, registrado en el documento físico.
C: Documento Expedido por la RNEC E: Documento de Extranjería O; Otro (MS. AS) Datos de Registro del lugar de Expedición del documento: 16 Oficina de expedición Documentos Expedidos por la RNEC: R Oficina de la R~straduría N Notarla RC Consulado C TI Corregimiento G CC I Inspección de Policla Documento de Extranjería Cédula de Extranjería Pasaporte 17 País de Origen M Departamento Administrativo de Seguridad OAS Migración Colombia P País de origen O Solo para tipo de documento Pasaporte País aue emitió el documento Cra 13 No. 32-76 Bogotá O.C PBX (57-1) 3305000 - Linea gratuita 018000-910097 Fax (57-1) 3305050 www.mínsalud.gov.co <i> 2.
MinSalud Mni)ferio.;N S<;W '( Pro!eCttC1'l Soo:: 01 ~--------------~. PROSPERDAD I PARA1ODOS eooo31 - 2 SET. 2013 Especificaciones técnicas de los archivos a reportar por las EPS-EOC y EPSS: • El nombre del archivo y los datos de los mismos deben ser grabados en letras' mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes. • El separador de campos debe ser coma (.) y ser usado exclusivamente para este fin.
Se utiliza el ENTER como fin de registro. • Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (.,). • Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (1) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos. • Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales. • Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres. • Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero y viceversa. • El archivo plano no debe tener ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. 111.
Los documentos soporte de la totalidad de la información reportada en el archivo señalado en el numeral anterior, deben reposar en la entidad correspondiente, y así debe manifestarlo expresamente su representante legal en la respectiva comunicación remisoria. Los referidos documentos deben estar a disposición de este Ministerio, de la Superintendencia Nacional de Salud y de los organismos de control, en el evento de requerir su consulta.
IV. La información reportada en el archivo señalado en el numeral 11 de esta Circular será remitida por las EPS - EOC Y EPS del Régimen Subsidiado en un el plazo no mayor a ocho (8) días hábiles contados a partir de la publicación de esta Circular; mediante oficio y anexo en medio magnético dirigido al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA.
V. El Administrador de los recursos del FOSYGA validará la estructura del archivo señalado en el numeral 11 de esta Circular, comprobando que los seriales reportados están incluidos en el proceso de depuración de la SDUA que se adelanta e identificará los grupos de repetición afectados por estos registros, con el fin de ejecutar la depuración de la SDUA sin incluir estos grupos, los cuales serán objeto de una segunda fase de validación y depuración. La presente circular produce efectos a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial. ~RANZA O LLYESP Jefe Oficina de Tecnol íf:! d~la Info SET~,8 - 2 ión y la Comunicación- T I C, -,,~,.#l,JI..~.<ki.-"Jl"- 1~~ e) Cra. 13 No. 32-76 Bogotá D. e.' PBX.
(57 1) 3305000. Linea gratuita 018000·910097 Fax (571) 3305050 www.minsalud.gov.co