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________________________________________________________________________ Página | 1 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección: Carrera 8 No. 6 C 38 Bogotá D.C. Colombia Conmutador (57) 601 3811700 Fuera de Bogotá 01-8000-910071 relacionciudadano@minhacienda.gov.co www.minhacienda.gov.co 6.2. Subdirección de Fortalecimiento Institucional Territorial Doctora LEIDY JHOANA POSADA JIMÉNEZ Asesora Jurídica INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO Correo electrónico: leidy.posada@iue.edu.co Radicado entrada 1-2023-072105 No. Expediente 41243/2023/OFI Asunto: Respuesta Derecho de Petición de Consulta con Radicado MHCP 1-2023-072105 de fecha 18 de agosto de 2023. Respetada doctora Leidy Jhoana, Me refiero a su derecho de petición de consulta mencionado en el asunto, relacionado con la prestación del servicio vigilancia y seguridad, teniendo en cuenta las restricciones respecto de la autorización de vigencias futuras en el último año de gobierno que establecen la Ley 1483 de 2011 (vigencias futuras excepcionales ) y el artículo 12 de la ley 819 de 2003 (Vigencias futuras ordinarias), en el que solicita textualmente lo siguiente: “¿Es posible que una Entidad Pública del Orden Municipal, que cuenta con el servicio de vigilancia y seguridad a través de la suscripción de un contrato vigente al 31 de diciembre 2023, adicione y prorrogué el mismo a la vigencia 2024, mientras que se surte el proceso de selección objetiva del contratista y que en virtud de las restricciones mencionadas, acuda a la figura de la reserva presupuestal para los pagos ocasionados con la prórroga? O ¿a que figura podría acudir la Entidad teniendo presente las restricciones mencionadas?”. Es necesario mencionar que la Dirección General de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público presta asesoría a las entidades territoriales y a sus entes descentralizados en materia fiscal, financiera y tributaria, la cual no comprende el análisis de actos administrativos particulares de dichas entidades, ni la solución directa de problemas específicos. En consecuencia, atendemos su solicitud en el marco de nuestras competencias y en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, es Radicado: 2-2023-049153 Bogotá D.C., 15 de septiembre de 2023 14:40 B965 0GyT eUos JDNG J/H3 LzGi VUo= Validar documento firmado digitalmente en: http://sedeelectronica.minhacienda.gov.co Continuación oficio ________________________________________________________________________ Página | 2 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección: Carrera 8 No. 6 C 38 Bogotá D.C. Colombia Conmutador (57) 601 3811700 Fuera de Bogotá 01-8000-910071 relacionciudadano@minhacienda.gov.co www.minhacienda.gov.co decir de manera general y abstracta, por lo que no tiene carácter obligatorio ni vinculante, y no compromete la responsabilidad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es necesario aclarar que la Institución Universitaria de Envigado, es una Institución de Educación Superior que no tiene el carácter de Universidad, y por lo tanto, por mandato del parágrafo del articulo 57 de la Ley 30 de 1992 está organizado como un Establecimiento Público del orden Municipal: “Artículo 57. Las universidades estatales u oficiales deben organizarse como entes universitarios autónomos, con régimen especial y vinculados al Ministerio de Educación Nacional en lo que se refiere a las políticas y la planeación del sector educativo. Los entes universitarios autónomos tendrán las siguientes características: Personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrán elaborar y manejar su presupuesto de acuerdo con las funciones que le corresponden. El carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales, comprenderá la organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las universidades estatales u oficiales, el régimen financiero, el régimen de contratación y control fiscal y su propia seguridad social en salud, de acuerdo con la presente ley Parágrafo 1°. Las instituciones estatales u oficiales de Educación Superior que no tengan el carácter de universidad según lo previsto en la presente Ley, deberán organizarse como Establecimientos Públicos del orden Nacional, Departamental, Distrital o Municipal” (Subrayado fuera del Texto). En este sentido, de conformidad con el artículo 352 de la Constitución Política y los artículos 104 y 109 del Decreto 111 de 19961, las entidades territoriales deben expedir las normas que en materia presupuestal deben aplicar, tanto en el nivel central como en el descentralizado, respetando en todo caso los principios y las disposiciones contenidos en el ordenamiento constitucional, Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, Ley 617 de 20002 y Ley 819 de 20033. En ausencia de normas particulares, aplicarán en lo que fuere pertinente las normas orgánicas de presupuesto Nacional. 1 Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”. 2 Ley 617 de 2000 "Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional". 3 Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”. B965 0GyT eUos JDNG J/H3 LzGi VUo= Validar documento firmado digitalmente en: http://sedeelectronica.minhacienda.gov.co Continuación oficio ________________________________________________________________________ Página | 3 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección: Carrera 8 No. 6 C 38 Bogotá D.C. Colombia Conmutador (57) 601 3811700 Fuera de Bogotá 01-8000-910071 relacionciudadano@minhacienda.gov.co www.minhacienda.gov.co Por lo tanto, la asesoría que solicita debe buscarla en principio en el Estatuto Orgánico de Presupuesto del ente territorial respectivo. En este sentido, la respuesta que brindaremos a continuación se soporta en el ordenamiento constitucional y nacional, el cual no debe diferir sustancialmente del ordenamiento propio de cada ente territorial. Ahora bien, específicamente sobre las reservas presupuestales el Decreto 111 de 1996 - Estatuto Orgánico de Presupuesto, dispone: “Artículo 89. Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios. El Gobierno Nacional establecerá los requisitos y plazos que se deben observar para el cumplimiento del presente artículo (Ley 38 de 1989, art. 72, Ley 179 de 1994, art. 38, Ley 225 de 1995, art. 8º)”. De acuerdo con lo anterior, las reservas presupuestales son un procedimiento presupuestal que lo realiza el órgano o sección presupuestal que efectuó el compromiso presupuestal una vez se cierra la vigencia fiscal, es decir después del 31 de diciembre de cada año, sobre aquellos compromisos contenidos en el presupuesto que se programaron y contrataron para ser ejecutados en su totalidad, es decir para recibir los bienes o servicios a satisfacción durante la vigencia, y que por alguna circunstancia no se cumplió con este plazo, de forma que continúan con su ejecución y se pagarán en la vigencia siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior; es decir, con cargo al presupuesto que las originó Así mismo, se aclara que de acuerdo con el artículo 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015 las reservas presupuestales en el orden nacional, deben ser constituidas a más tardar el 20 de enero de cada año, fecha que puede variar en el orden municipal, según lo establecido en las normas presupuestales de la correspondiente entidad territorial: B965 0GyT eUos JDNG J/H3 LzGi VUo= Validar documento firmado digitalmente en: http://sedeelectronica.minhacienda.gov.co Continuación oficio ________________________________________________________________________ Página | 4 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección: Carrera 8 No. 6 C 38 Bogotá D.C. Colombia Conmutador (57) 601 3811700 Fuera de Bogotá 01-8000-910071 relacionciudadano@minhacienda.gov.co www.minhacienda.gov.co “Artículo 2.8.1.7.3.2. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar. A más tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. En dicho plazo, solo se podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, sin que en ningún caso se puedan registrar nuevos compromisos ni obligaciones”. (Subrayado fuera del texto). Ahora bien, para dar respuesta a su consulta, es necesario tener en cuenta lo establecido la Procuraduría General de la Nación en la Circular 031 de fecha 20 de octubre de 2011, en el que estableció la posibilidad para las entidades territoriales y sus descentralizadas de constituir reservas presupuestales para evitar la afectación del ejercicio básico de la función pública. Veamos: “En el mismo sentido, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público califica las reservas presupuestales como “un instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la respectiva reserva presupuestal. Para la Procuraduría General de la Nación el término “excepcional”, deberá entenderse como lo define el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, como un evento extraordinario que “constituye la excepción a la regla común o aquello que se aparta de lo ordinario o que ocurre rara vez”. De tal manera que el uso excepcional de las reservas presupuestales ante la verificación de eventos imprevisibles se complementa en aquellos eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública, caso en el cual las entidades territoriales que decidan constituir reservas presupuestales deberán justificarlas por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto”. De acuerdo con lo anterior, se considera adecuada para el caso concreto la solución por usted planteada, consistente en prorrogar el contrato de seguridad por un tiempo razonable dentro de la vigencia 2024 para que la siguiente administración cuente con el tiempo para la suscripción de un nuevo contrato, con el fin de que no se afecte el ejercicio básico de la función pública; sin embargo se reitera, que un elemento esencial de la institución de las reservas presupuestales es B965 0GyT eUos JDNG J/H3 LzGi VUo= Validar documento firmado digitalmente en: http://sedeelectronica.minhacienda.gov.co Continuación oficio ________________________________________________________________________ Página | 5 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección: Carrera 8 No. 6 C 38 Bogotá D.C. Colombia Conmutador (57) 601 3811700 Fuera de Bogotá 01-8000-910071 relacionciudadano@minhacienda.gov.co www.minhacienda.gov.co que los compromisos sean asumidos con cargo a la vigencia en la cual se originaron (es decir la vigencia 2023) y no con cargo a la vigencia en la cual se prestará efectivamente el servicio (2024). En los anteriores términos damos respuesta a su consulta. Cordialmente, CLAUDIA HELENA OTALORA CRISTANCHO Subdirectora de Fortalecimiento Institucional Territorial Dirección General de Apoyo Fiscal Anexo: Copia de la Circular 031 de 2011 expedida por la Procuraduría General de la Nación. Aprobó: Claudia Helena Otalora Cristancho Elaboró: David Leonardo Arcila Mendoza Firmado digitalmente por: CLAUDIA HELENA OTALORA CRISTANCHO Firmado digitalmente por: MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO B965 0GyT eUos JDNG J/H3 LzGi VUo= Validar documento firmado digitalmente en: http://sedeelectronica.minhacienda.gov.co