Concepto 14883 de 1988 DIAN

CONCEPTO 014883 DE 1988

Julio 28/88

CIERRE DEL CICLO CONTABLE

Respondo las consultas que presenta, así:

1.- “Si después de cerrado el ciclo contable que algunos casos se extiende hasta el 10 del mes siguiente al finalizado qué ocurre con las facturas de proveedores recibidas después de dicha fecha? Debe esta retención contabilizarse dentro del mes que terminó? Puede incluirse en el mes siguiente? Constituye inexactitud causarla dentro del mes que se recibe el documento así la mercancía haya sido recibida antes?”.

Este punto sobre la oportunidad para realizar la retención en la fuente por parte de auto-retenedores (que es su caso), tiene una respuesta clara y completa, que deberá aplicarse por su empresa, en el decreto 2509 de 1985, artículo 3o, al final, cuyo tenor es:

“Para efectos de lo previsto en este artículo, la retención se causa en el momento del registro de la respectiva operación por parte del beneficiario del ingreso, o en el momento en que se reciba el mismo, el que ocurra primero”.

En cuanto a inexactitud en declaraciones de retención, recordemos que el decreto 2503 de 1987, artículo 44, inciso 3º, precisa que la constituye el hecho de no incluir en la declaración la totalidad de retenciones que han debido efectuarse, o el efectuarlas y no declararlas o el declararlas por un valor inferior. (Subrayo)

2.- “Cuando las ventas de contado o de crédito generan un movimiento importante por concepto de devoluciones en ventas, la mayor parte dentro del mismo día o a más tardar en los dos (2) días siguientes a la fecha de elaboración de la factura, puede netearse la venta del día con las devoluciones? Deben contabilizarse en una cuenta separada las devoluciones? Si se debita la devolución a ventas y también se d el IVA, es irregular este procedimiento? Existe alguna sanción por ello?”.

“Igualmente y respecto al IVA, cuando se ha terminado diciembre 31 y aparece alguna factura de algún proveedor con IVA después de presentado el certificado del 6º Bimestre debe necesariamente adicionarse? Puede considerarse dicha factura como descuento en IVA por el siguiente periodo fiscal?”.

Comenzando por último, le manifiesto que la contabilización de los impuestos descontables y su incorporación a la declaración de ventas se rigen por el artículo 30 del Decreto 3541 de 1983, disposición que concede amplitud suficiente de manejo.

En lo relativo a devoluciones, fundamentalmente habría que diferenciar las situaciones presentadas antes de emitir factura o documento equivalente, de cuando ya se ha elaborado factura. Si las devoluciones ocurren antes, no parece haber óbice para proceder como Usted lo insinúa. Pero si ocurren después de facturadas las ventas, deben guardarse todos los pasos y registros contables junto con sus comprobantes, conforme se infiere del artículo 14 del decreto 3541 de 1983, inciso final, correlacionado con el artículo 41 del mismo decreto.