Concepto 17494 de 1988 DIAN

CONCEPTO 017494

(Septiembre 7 de 1988)

Tema: Impoventas – Firma declaración.

Consulta usted si pueden considerarse como no presentadas las declaraciones de ventas, cuando ellas se encuentran firmadas por persona diferente a las autorizadas por el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, para actuar en representación legal de una sociedad.

Aclarando previamente que la competencia de esta División se refiere únicamente a la interpretación general de las normas y nunca a la solución de casos concretos, pasamos a rendir el concepto solicitado.

El numeral 5o. del artículo 7o. del Decreto 2503 de 1987 establece que la declaración del impuesto sobre las ventas debe contener “la firma del responsable o de su representante legal”.

A su vez, el Decreto 3541 de 1983 contenía en su artículo 20, literal h), la misma disposición.

Observamos que esta norma es mucho más estricta que la existente para el caso de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios y la de ingresos y patrimonio que exigen “la firma de quien cumpla el deber formal de declarar”; igualmente la de retenciones exige “la firma del agente retenedor o de quien cumpla el deber formal de declarar”; por su parte la declaración de timbre es la más flexible al respecto, porque exige la firma de “quien presente la declaración”.

Dentro de ese contexto debemos interpretar el artículo 7º del Decreto 2503 de 1987, para determinar si es posible que la declaración de ventas sea firmada por apoderado del representante legal, lo cual es permitido por el artículo 75 de la Ley 52 de 1977, norma que define quienes ejercen la representación legal de las personas jurídicas, disponiendo en su parte final: “La sociedad también podrá hacerse representar por medio del apoderado especial”.

Ahora bien, para que pueda existir representación o mandato, es necesario que se cumplan las condiciones de validez para que el acto del representante pueda obligar al representado, sustituyéndolo para todos los efectos legales.

Como requisitos esenciales de validez, podemos señalar, entre otros, los siguientes:

1. El poder debe ser otorgado en fecha anterior a su ejercicio y para ello debe constar su fe cha cierta ante autoridad competente y ser exhibido en forma concomitante al momento de actuar como apoderado y no a posteriori.

2. En todo poder deben identificarse plenamente las partes: el poderdante y el apoderado, con sus nombres completos y documento de identificación, por tratarse de un contrato intuito personae por excelencia Al respecto ordena el artículo 24 del Decreto 960 de 1970. Estatuto del Notariado.

“La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son estos. Sin embargo en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación podrá el notario identificarlos con otros documentos auténticos o mediante la fe de conocimiento por parte suya”.

De lo cual concluimos que en todo caso debe constar la identificación de las partes, y según la Ley 39 de 1961, la cédula de ciudadanía es el documento válido para ello.

3. Como norma general, la ley exige que los apoderados sean abogados, como un desarrollo del artículo 40 del C. P. Así el Código de Procedimiento Civil lo exige en su artículo 67, el Código Contencioso Administrativo en el artículo 52 y el Decreto 196 de 1971 en su artículo 35. Por lo tanto, para eximir de la calidad de abogado al apoderado, debe existir norma expresa, como ocurre en el caso de la declaración de renta y complementarios. Pero como las excepciones son restrictivas, no es posible extender su alcance a otros casos no contemplados expresamente.

Por las razones expuestas concluimos que si bien es posible que las personas jurídicas actúen por medio de apoderado especial, es necesario que el acto de otorgamiento del poder cumpla con los requisitos de validez para generar efectos vinculantes para el representado.

Bajo ese orden de ideas, las declaraciones firmadas por persona defectuosamente apoderada, no tienen efecto vinculante y por lo tanto se tienen por no presentadas como lo dispone el artículo 14, literal d) del Decreto Extraordinario 2503 de 1987.

MARIA DEL PILAR ABEILA MANCERA,

(Fdo ) Jefe División Doctrina

Tributaria, Subdirección Jurídica.