Concepto 21992 de 1988 DIAN

CONCEPTO No. 021992

(Octubre 27 de 1988)

Tema: Conservación de la documentación tributaria

En la consulta de la referencia plantea usted:

1o Los contribuyentes, personas naturales, para los años 1987/88 y siguientes, es necesario que conserven archivo documentario de las deducciones que solicitan?.

Evidentemente, una de las finalidades principales introducidas por la Ley 75 de 1986 y disposiciones que la complementan, es lograrla simplicidad en el denuncio rentístico. De consiguiente, los contribuyentes, trátese de personas jurídicas o de personas naturales, deben ceñir la información tributaria inicialmente a la que pide el formulario oficial, en la forma prescrita en el artículo 4o del Decreto 2503 de 1987, sin perjuicio del ejercicio de las facultades de fiscalización y control que tiene la Administración Fiscal.

Acorde con estos parámetros todo contribuyente está obligado a elaborar, en la forma que piden los artículos 21, 22, del Decreto 2503 de 1986, la información completa y a mantenerla a disposición de la Administración Tributaria hasta por un lapso de cinco años, contados a partir del 1o de enero del año Siguiente de su confección, a fin de poder en un momento dado demostrar a realidad de los costos, deducciones, pasivos, exenciones, etc., además de todas las demás exigencias legales, como son la causalidad, necesidad y proporcionalidad de las deducciones (Artículos 44 y 45 Decreto 2053 de 1974).

2o Cuál es el procedimiento a seguir respecto de los contribuyentes, personas naturales, que no tengan archivo de facturas, recibos, etc., de las deducciones que solicitan?.

Los contribuyentes disponen de un término de dos (2) años para corregir las declaraciones de renta. Durante este plazo deben introducirse las adiciones y aclaraciones que correspondan, teniendo en consideración que no surtirán efecto fiscal las correcciones a las declaraciones que repercutan en un menor recaudo impositivo para la Administración. Para estos fines bien pueden ejercitar la facultad legal, para corregir la declaración en los casos en los cuales no se puede demostrar la realidad de un gasto o el derecho a un tratamiento favorable, a fin de evitarse una posible sanción por inexactitud (artículo 44 Decreto 2503 de 1987).

Por otra parte, los contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad deben respaldar todo asiento contable en los respectivos soportes de ingresos y egresos. Si este respaldo no existe, el asiento pierde toda fuerza probatoria, y el contribuyente se verá expuesto a una eventual sanción en la forma señalada en el artículo 64 del Decreto 2503 de 1987, en concordancia con los artículos 53 y 55 del Código de Comercio.