Concepto 73991 de 1995 DIAN

CONCEPTO TRIBUTARIO 73991 DE 1995

(Octubre 12)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

TEMA: DECLARACION TRIBUTARIA - NOTARIO ENCARGADO AJUSTE COSTO DE VENTAS.

PROBLEMA JURIDICO

¿Si con ocasión del encargo, el Notario encargado debe presentar declaración de ventas, debe éste continuar declarando en ceros después que dicho encargo termine?

TESIS JURIDICA

LOS NOTARIOS EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES DEBEN CUMPLIR LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LAS NOTARÍAS, ENTRE LAS CUALES SE HALLA LA DE PRESENTAR DECLARACION DE IVA, POR LA PRESTACION DE SERVICIOS NOTARIALES.

INTERPRETACIÓN JURIDICA

Según lo dispuesto en el artículo 437-1 del Estatuto Tributario, son responsables del impuesto sobre las ventas en los servicios, quienes los prestan.

Todos los responsables del impuesto sobre las ventas deben inscribirse en el Registro Nacional de Vendedores (artículo 507 del Estatuto Tributario).

En el caso de la prestación de servicios notariales, son responsables del impuesto sobre las ventas, las Notarías, las cuales cumplirán las diferentes obligaciones tributarias derivadas de tal calidad, con el NIT que corresponda al respectivo Notario: Decreto Reglamentario 1250 de 1992, artículo 5).

Por tanto, corresponde al Notario el cumplimiento de las obligaciones tributarias derivadas del impuesto sobre las ventas para la respectiva Notaría.

Tratándose de la obligación de declarar IVA, por parte del notario encargado, hay que tener en cuenta en primer término, que en efecto, el hecho que el Notario esté en calidad de encargado, no libera a la respectiva Notaría de la responsabilidad por el impuesto sobre las ventas, respecto de la prestación de los servicios notariales, debiendo entonces el Notario que se encuentre en ejercicio de sus funciones (sea en calidad de titular o de encargado), cumplir con la obligación de presentar la correspondiente declaración tributaria.

Aquí vale la pena anotar que, si bien es cierto, según lo dispuesto en el artículo 152 del Decreto 960 de 1970, “el encargo recaerá, de ser ello posible, en la persona que el Notario indique, bajo su entera responsabilidad”. Sin embargo, no hay que olvidar que el Notario, así se halle en encargo se encuentra ejerciendo funciones como tal, y dentro de dicho ejercicio responde, entre otros aspectos, “por las sumas que deba recaudar y aportar con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional del Notariado y demás entidades oficiales por la prestación de los servicios notariales, según el caso;...” (Decreto 2148 de 1983, artículo 121, literal a) (Subrayamos).

Es así como, dentro de la anterior función, el notario rinde cuentas ante la Administración Tributaria, por el impuesto sobre las ventas recaudado con ocasión de la prestación de servicios notariales.

Para este efecto, podrá inscribirse en el Registro Nacional de Vendedores, ya que como lo señala la norma arriba transcrita, es con el NIT del Notario con el que la Notaría cumple sus obligaciones como responsable del tributo.

Una vez cese el encargo, y en consecuencia termine para el Notario la obligación de cumplir con los deberes que como responsable del impuesto sobre las ventas tiene la Notaría, podrá solicitar la cancelación de su inscripción en el Registro Nacional de Vendedores. Sin embargo, es de recordar que el artículo 572-1 del Estatuto Tributario autoriza a otorgar Poder por parte del contribuyente o responsable para que las declaraciones tributarias sean suscritas y presentadas por apoderados generales o especiales.

Sería del caso que el notario titular lo otorgara y así se obviaría la formalidad de la inscripción en el Registro Nacional del IVA y su cancelación posterior por el Notario encargado.

PROBLEMA JURIDICO No.2

¿Durante el lapso en que el Notario principal es reemplazado por el Notario encargado, quien debe llevar la cuenta de impuesto a las ventas por pagar?.

TESIS JURIDICA

LOS RESPONSABLES DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS ESTAN OBLIGADOS A LLEVAR LA CUENTA “IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR”. EN EL CASO DE LAS NOTARÍAS, SON LOS NOTARIOS TITULARES O ENCARGADOS, QUIENES DEBEN LLEVAR DICHA CUENTA, DADO QUE SON ELLOS QUIENES CUMPLEN LOS DEBERES TRIBUTARIOS DE LA NOTARÍA, COMO RESPONSABLE DEL IMPUESTO.

INTERPRETACION JURIDICA

Conforme a lo dispuesto en el artículo 509 del Estatuto Tributario, los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común deberán llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será “impuesto a las ventas por pagar”.

Teniendo en cuenta que en el caso de la prestación de servicios notariales, son responsables del impuesto sobre las ventas las Notarías, cuyas obligaciones tributarias cumplen a través del NIT del Notario, corresponde a éstos llevar las cuentas del impuesto, según lo previsto en la ley, deber que cobija igualmente al Notario encargado como que es la persona que durante el encargo cumple con las obligaciones fiscales de la Notaría.

PUNTO No.3

Debe ajustarse el costo de ventas cuando su saldo involucra diferencia en cambio?

Independientemente que el costo de ventas esté conformado por diferentes conceptos, entre los cuales se hallan el precio de adquisición, la diferencia en cambio, los intereses, los ajustes por inflación, etc., el saldo de dicha cuenta, por estar expuesto a la inflación, se debe ajustar; más aún si se tiene en cuenta que la totalidad del balance debe quedar expresado en la misma unidad de medida. Finalmente, las partidas llegan ajustadas al Estado de Resultados, por efecto del ajuste de una partida no monetaria del balance, como es el caso de los activos, depreciables, amortizables y agotables.

PROBLEMA JURIDICO No.4

¿Cuando el Notario se encuentra obligado a llevar contabilidad por causación respecto de las actividades Notariales y, aparte efectúa actividades diferentes aquellas, como refleja dicha información en la declaración de renta, si se presenta una mezcla de actividades por causación y otras por pago o caja?

TESIS JURIDICA

LAS PERSONAS OBLIGADAS A PRESENTAR DECLARACION DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS, DEBERAN INCLUIR EN SU DENUNCIO RENTISTICO TODOS AQUELLOS BIENES QUE SE ENCUENTREN EN SU HABER, INDEPENDIENTEMENTE QUE PROVENGAN DE DIFERENTES ACTIVIDADES PRODUCTORAS DE RENTA, ASI COMO LOS INGRESOS REALIZADOS, CUALQUIERA QUE HAYA SIDO SU FUENTE.

INTERPRETACION JURIDICA

Es importante tener en cuenta que la renta líquida gravable se determina sumando todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio, y que no hayan sido expresamente exceptuados, a los cuales se les aplica la depuración correspondiente, con la cual se obtiene la renta líquida gravable (artículo 26, del Estatuto Tributario).

De esta forma, en la declaración de renta y complementarios, el contribuyente refleja todos los ingresos percibidos en el año o período gravable respectivo, sin que le sea dable presentar un denuncio fiscal por los bienes directamente relacionados con la empresa o actividad principal productora de renta y otro por los bienes no vinculados al negocio, o por los ingresos de otras fuentes.

En materia de ajustes por inflación, no hay que olvidar que la aplicación de dicho sistema, involucra toda aquella gama de bienes que en forma global se encuentren en cabeza del obligado. Es decir, el obligado a efectuar los ajustes por inflación no podrá excluir de los mismos, algunos bienes, por considerar que son ajenos al negocio.

Con lo expuesto, esperamos haber absuelto las dudas planteadas, recalcando en lo relativo a asuntos notariales, que la contabilidad de la Notaría es una sola, sea en presencia del Notario titular o de un encargado, y que esa contabilidad es la fuente o respaldo de los valores llevados a las declaraciones tributarias, V.gr. a las de retención en la fuente o a las del Impuesto sobre las ventas.

JPGM/YGP