Concepto 599 de 1989 DIAN

CONCEPTO TRIBUTARIO 599 DE 1989

(Enero 10)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

VIATICOS

Se consulta sobre los siguientes puntos:

1. Si para efectos fiscales debe considerarse como ingreso gravable en cabeza del trabajador, los valores que se pagan a título de viáticos, para desempeñar sus funciones fuera de su sede, en el territorio nacional o en el extranjero en representación de la entidad para la cual labore y si dichos viáticos están sujetos a retención en la fuente.

2. Cuál es el tratamiento diferencial para aplicar la retención en la fuente a empleados públicos, oficiales o particulares cuando reciben viáticos.

3. En razón a que loa Decretos Reglamentarios 537 de 1987, articulo 10, y 823 de 1987, articulo 8o, consideran que los viáticos que no correspondan a retribución ordinaria de servicio, deben ser tratados como gastos propios de la entidad pagadora y no como ingreso gravable del trabajador, cuál es la manera de demostrar el empleado que el valor recibido por concepto de viáticos no es objeto de la retención en la fuente.

4. En el caso de que se haya efectuado la retención en la fuente no causada, cómo se solicita a la entidad retenedora su devolución o reintegro?

5. Tiene su respuesta a estas dudas validez para argumentar y solicitar reintegros por concepto de retención en la fuente no causada, ante la entidad pagadora?

Considera el Despacho:

De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 75 de 1986 están gravados con el impuesto de renta y complementarios todos los pagos o abonos en cuenta provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, salvo las excepciones taxativamente contempladas en la norma dentro de las cuales no se encuentran los viáticos. Estos, para la ley fiscal son gravables y están, por consiguiente sujetos a la retención en la fuente, al tenor del artículo 6o. ibidem. Se exceptúan los casos de reembolso de los gastos de manutención, alojamiento y transporte de que trata el artículo 10 del Decreto 535 de 1987 y de los gastos de manutención y alojamiento de los empleados oficiales a que se refiere el artículo 8o del Decreto 823 de 1987.

Rezan las disposiciones citadas:

Articulo 10/535/87: “No está sometido e la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizados como un gasto propio de la empresa.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.

Artículo 80/823/87: “Las sumas recibidas por los empleados oficiales cuya vinculación se originen en una relación legal o reglamentaria, por concepto de viáticos destinados a sufragar exclusivamente sus gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de comisiones oficiales, que no correspondan a retribución ordinaria del servicio no se consideran para los efectos fiscales como ingreso gravable en cabeza del trabajador, sino como gasto directo de la respectiva entidad pagadora”.

El tratamiento especial de los artículos transcritos obedece al hecho de que no acrecen el patrimonio del trabajador, pues, se parte de la base de que el gasto lo realiza la empresa por intermedio del trabajador a favor de terceras personas, en beneficio exclusivo del patrono.

Al punto se observa, que la expresión viáticos se utiliza en materia de regulación de retención en la fuente, por el artículo 8o del Decreto 823 de 1987 para el sector oficial mientras que la figura del reembolso de gastos se predica por el artículo 10 del Decreto 535 del mismo año, para el sector privado, distinción que obedece al manejo de los pagos que en el sector publico está sujeto a la Ley de Presupuesto que no admite cambios ni modalidades diferentes, en tanto que en el sector privado el procedimiento es más flexible. La contabilidad oficial es sui generis.

En todo caso, tanto en la aplicación del artículo 8o del Decreto 823, como en la del artículo 10o del Decreto 535, se debe tener en cuenta que no pueden incluirse viáticos o tratarse como reembolso de gastos los pagos efectuados a empleados que tengan dentro de sus funciones desplazarse regularmente fuera de su debe habitual, como por ejemplo Visitadores, es decir, lo que se conocía anteriormente como viático permanente por oposición al viático ocasional.

En el caso del reembolso de gastos el trabajador deberá presentar las facturas y demás documentos que lo sustenten y practicará la retención en la fuente a nombre de la empresa, de acuerdo con su naturaleza y con el concepto del pago. Aquella, a su vez, contabilizará los gastos como propios y solicitará la deducción respectiva.

Cuando se trate del articulo 8o. del Decreto 823 de 1987, el empleado oficial por el hecho de recibir viáticos ocasionales por manutención y queda amparado por la prerrogativa de la norma, circunstancia que debe tener presente la entidad pagadora, a fin de no someter a la retención en la fuente los ingresos no gravados que percjba el trabajador.

Dentro de la expresión “empleados oficiales” que emplea el artículo, están comprendidos los empleados públicos y los trabajadores oficiales.

Respecto de los gastos en el exterior, estima el Despacho que el presupuesto esencial para la procedencia del reembolso depende exclusivamente de la presentación de la factura correspondiente o de la prueba idónea documental que se allegue, aspecto que no admite modificación por disponerlo así expresamente el mandato legal.

De acuerdo con lo previsto por el artículo 6o del Decreto 1189 de 1988, cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto de renta y complementarios, por un valor superior al que debió efectuarse, el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado, acompañada de las pruebas pertinentes, cuando a ello hubiere lugar.

En el mismo periodo en el cual el agente retenedor efectúe el respectivo reintegro podrá descontar ese valor de las retenciones en la fuente por declarar y consignar. Si el monto de las retenciones es insuficiente, el descuento del saldo lo podrá efectuar en los periodos siguientes.

Para la procedencia del descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención en la fuente si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la solicitud escrita elevada por el interesado.

Cuando el reintegro se solicite en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se efectuó la retención, el solicitante deberá, además, manifestar en su petición que la retención no ha sido ni será imputada en la declaración de renta correspondiente.

Finalmente, conviene aclarar que la función de este Despacho no comprende la resolución de casos particulares sino la de interpretación de las normas legales de una manera general y siempre que estén relacionadas con los impuestos que administra la Dirección General de Impuestos Nacionales.