Oficio 59252 de 2014 DIAN

OFICIO 59252 DE 2014

(Octubre 20)

<Fuente: Archivo interno ebtidad emisora>

DIRECCIÓN E IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES –DIAN

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C., 10 OCT. 2014

100208221- 001097

Ref.: Radicado 13747 del 06/03/2014

Tema Procedimiento Tributario

Descriptores Sanción por Libros de Contabilidad

Fuentes formales Estatuto Tributario, artículos 490, 509, 654, 655 y 773; Decreto 1813 de 1984, artículo 30.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de ésta Dirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad, ámbito dentro del cual será atendida su solicitud.

Consulta en el escrito de la referencia, si es sancionable el hecho de no usar la cuenta transitoria del impuesto sobre las ventas, sino únicamente la establecida en el artículo 509 del Estatuto Tributario, cuando un responsable utiliza sistemas de Información que permiten identificar las operaciones de los costos y gastos comunes y esa distinción puede ser debidamente soportada ante la administración tributaria si se requiere verificar la correcta aplicación de la proporcionalidad.

Lo anterior en el contexto de lo dispuesto en los artículos 490, 509 del Estatuto Tributario, 30 del Decreto 1813 de 1984 y teniendo en cuenta que los Decretos 2649 de 1993 “Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia” y 2650 de 1993 'Por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para Comerciantes" no especifican taxativamente numeración para la cuenta de impuesto sobre las ventas transitoria y que la norma que obliga a utilizarla es el artículo 30 del Decreto 1813 de 1984.

Sobre el particular se considera:

De conformidad con lo establecido en el artículo 490 del Estatuto Tributario, cuando los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinan indistintamente a operaciones gravadas, exentas, o excluidas del impuesto y no es posible establecer su imputación directa a unas y otras, el cómputo del descuento se efectúa en proporción al monto de tales operaciones del período fiscal correspondiente.

El artículo 509 del citado Ordenamiento establece, entre otras obligaciones, la de llevar una cuenta de impuesto a las ventas por pagar en los siguientes términos:

"ARTÍCULO 509. OBLIGACIÓN DE LLEVAR REGISTRO AUXILIAR Y CUENTA CORRIENTE PARA RESPONSABLES DEL REGIMEN COMUN. Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será "impuesto a las ventas por pagar", en la cual se harán los siguientes registros:

En el haber o crédito:

a. El valor del impuesto generado por las operaciones gravadas

b. El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 486.

En el debe o débito:

a. El valor de los descuentos a que se refiere el artículo 485.

b. El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 484, siempre que tales valores hubieren sido registrados previamente en el haber."

El artículo 30 del Decreto Reglamentario 1813 de 1984 a su vez establece la obligación de llevar una cuenta transitoria en la contabilidad para efectos de la aplicación del artículo 490 del Estatuto Tributario, señalando:

“Artículo 30. Cuando los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinen indistintamente tanto a operaciones gravadas o exentas como a operaciones excluidas del impuesto y no fuere posible establecer su imputación directa a una y otras, el cómputo de dicho descuento se efectuará en proporción al monto de tales operaciones del período fiscal correspondiente. Para tal efecto, los responsables deberán llevar una cuenta transitoria en su contabilidad, en la cual se debite a lo largo del período fiscal el valor de los impuestos correspondientes a los costos y gastos comunes. Al finalizar cada bimestre, dicha cuenta se abonará con cargo a la cuenta "Impuesto a las ventas por pagar" en el valor de los impuestos correspondientes a costos y gastos comunes que proporcionalmente sean imputables a las operaciones gravadas del respectivo bimestre, o a las operaciones gravadas y exentas cuando se trate de productores de bienes exentos o de exportadores.

En el último bimestre del período fiscal se hará el ajuste correspondiente en esta cuenta transitoria, y en la cuenta de "Impuesto a las ventas por pagar", de tal forma que el impuesto descontado a lo largo del periodo por concepto de costos y gastos comunes sea proporcional al monto total acumulado de las operaciones gravadas, o de las operaciones gravadas y exentas cuando se trate de productores de bienes exentos o de exportadores.

El saldo débito de la cuenta transitoria que así resulte al final del período, deberá cancelarse contra pérdidas y ganancias y podrá solicitarse como costo o gasto en el impuesto de renta. ”

El artículo 773 del mismo Estatuto dispone:

"ARTÍCULO 773. FORMA Y REQUISITOS PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al título IV del libro I, del Código de Comercio y:

... 2. Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa." (Subrayado fuera de texto).

De acuerdo con las disposiciones previamente enunciadas, para efectos de la aplicación del artículo 490 del Estatuto Tributario, no es suficiente llevar la cuenta "impuesto a las ventas por pagar” regulada en el artículo 509 del E.T., sino que es necesario llevar una cuenta transitoria del impuesto sobre las ventas en la contabilidad en los términos previstos en el artículo 30 del Decreto 1813 de 1984, cuenta transitoria del IVA, que no es viable sustituir por sistemas de información del responsable ni instrumentos diferentes a los exigidos por el reglamento.

El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 30 del Decreto 1813, dará lugar a la configuración del hecho sancionable establecido en el literal e) del artículo 654 del Estatuto Tributario que preceptúa:

“ARTÍCULO 654. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:

... e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones

…”

Las irregularidades en la contabilidad son sancionadas conforme a lo dispuesto en el artículo 655 del Estatuto Tributario que establece:

"...Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT...."

Finalmente, es de precisar que si la empresa utiliza sistemas especiales de centros de costos y/o gastos, que permitan establecer de manera correcta y precisa la imputado directa de los costos y gastos de los bienes y servicio con las operaciones gravad exentas o excluidas no habrá lugar a la aplicación del procedimiento de proporcionalidad previsto en las normas anteriormente señaladas y por consiguiente no habría lugar a considerar lo previsto por el artículo 655 del Estatuto Tributario.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias, pueden consultarse en la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” – “técnica”  y seleccionando los vínculos “Doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (A)