Concepto 65383 de 1994 DIAN

CONCEPTO TRIBUTARIO 65383 DE 1994

(Noviembre 11)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

SOPORTES CONTABLES /FACTURAS/ CORRECCION DE DECLARACIONES

Problema Jurídico 1

¿Un contribuyente puede utilizar en su contabilidad las facturas como notas débito o notas crédito anexando a las mismas un escrito en uno u otro sentido?

Tesis Jurídica

Un contribuyente no puede utilizar en su contabilidad las facturas como notas débito o notas crédito aunque anexe a las mismas un escrito en uno u otro sentido.

Interpretación

Se considera conveniente hacer en primer término una breve relación de las normas relacionadas con el tema que se consulta, para luego hacer una interpretación sistemática de las mismas:

El Estatuto Tributario establece en su artículo 615 la obligación de expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada operación que realicen todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicio inherentes a estas, o enajenen bienes producto de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos administrados por la DIAN.

En el artículo 617 ibídem se señala que la expedición de la factura a que se refiere el artículo 615 consiste en la entrega del original de la misma con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria del vendedor o de quien presta el servicio.

b) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

c) Fecha de expedición.

d) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

e) Valor total de la operación.

Los requisitos de los literales a) y b) deben estar previamente impresos, a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales similares.

Por otra parte, el Decreto 836 de 1991, reglamentario de la Ley 49 de 1990, preceptúa en su artículo 22:

“El documento que sirve de soporte para la procedencia de los costos y deducciones, deberá contener el nombre o razón social del vendedor, el NIT, la descripción específica o genérica de los bienes o servicios, la fecha de operación y su valor. Cuando se trate de responsables del impuesto sobre las ventas, para la procedencia del descuento, adicionalmente a las exigencias anteriores, se deberá discriminar el correspondiente gravamen”.

A su turno el Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, establece en su artículo 123:

“Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”.

El artículo 124 ejusdem establece:

“Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción, y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones”.

El artículo 129 ibídem preceptúa:

“Inventario de mercancías. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos por lo menos los siguientes datos:

1) Clase y denominación de los artículos.

2) Fecha de la operación que se registre.

3) Número del comprobante que respalda la operación asentada.

4) Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5) Existencia en valores y unidad de medida.

6) Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

7) Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

…..”.

Así las cosas, del texto de las normas transcritas se desprenden las siguientes aserciones:

a. La factura es un documento que comprueba la realización de un hecho económico representativo de una operación de compraventa de artículos o de prestación de servicios (art. 617 E.T).

b. La factura sirve de SOPORTE CONTABLE para la procedencia de los costos y deducciones de un contribuyente, siempre que hayan sido expedidas en debida forma cumpliendo con todos los requisitos exigidos a las mismas (Decreto 836/91 art. 22).

c. En la contabilidad los hechos económicos deben documentarse mediante SOPORTES CONTABLES de origen interno o externo, teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, (Dct. 2649/93, art. 123).

d. Los soportes deben adherirse a los COMPROBANTES DE CONTABILIDAD respectivos o conservarse archivados en orden cronológico, dejando constancia en estos de tal circunstancia (Dct. 2649/93, art. 123).

e. Los COMPROBANTES DE CONTABILIDAD deben prepararse con fundamento en los soportes contables, deben ser numerados consecutivamente con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado indicando además la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento (Dcto. 2649, art. 124)

f. Los comerciantes deben llevar el control de las mercancías para la venta en REGISTROS AUXILIARES, que deben contener por unidades o grupos homogéneos por o menos los siguientes datos:

1) Clase y denominación de los artículos;

2) Fecha de la operación que se registre;

3) Número del COMPROBANTE QUE RESPALDA LA OPERACION ASENTADA.

4) Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas;

5) Existencia en valores y unidad de medida;

6) Costo unitarios y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado;

7) Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control. (Dcto. 2649/93.)

En conclusión, se puede afirmar que:

- La factura es un soporte contable

- Este soporte sirve para elaborar el comprobante de contabilidad y

- Este a su vez sirve para elaborar los registros auxiliares en que los comerciantes deben llevar el control de las mercancías para la venta.

Ahora bien, entendiendo las notas débito olas notas crédito como COMPROBANTES DE CONTABILIDAD que se utilizan para cargar o para abonar, según el caso. en la cuenta, aquellos valores que correspondan al cliente, como consecuencia v.gr. de omisiones o errores en el caso de las notas débito o de devoluciones de mercancías o errores en las notas crédito, el despacho concluye, fundamentado en el tenor literal de las normas citadas, que no por el simple hecho de habilitar un soporte contable (la factura), mediante la anexión de una nota en sentido débito o crédito, se puede habilitar esta como nota débito o nota crédito, por dos razones fundamentales:

La primera nos dice que el soporte contable (V.gr. factura) es un documento diferente al comprobante de contabilidad (V.gr. nota débito o nota crédito), ya que sus requisitos conformantes son diferentes de acuerdo a las normas legales (ver literales b) y c) del párrafo anterior) y el primero sirve de base para la confección del segundo.

La segunda razón atiende al hecho de que está reglamentado el control de las mercancías para la venta en el sentido de que debe hacerse en REGISTROS AUXILIARES, los cuales deben contener, por unidades o grupos homogéneos, unos datos mínimos, entre los que se cuenta el número del COMPROBANTE QUE RESPALDA la operación asentada, para lo cual no se debe desconocer que el soporte contable (y. gr. la factura que comprueba operaciones de venta de mercancías), es diferente al comprobante allí aludido.

Problema Jurídico 2

¿La corrección de una declaración suscitada con ocasión de la modificación en las instrucciones oficiales relativas al correcto diligenciamiento de la declaración acarrea sanción por corrección?

Respuesta

El tema materia de este punto fue objeto de reglamentación mediante Decreto 2389 de 1994.

JGB/JZM