Oficio 11702 de 2018 DIAN

OFICIO 11702 DE 2018

(mayo 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221-000649
Ref.: Radicado 100012159 del 16/04/2015

Atento saludo,

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para resolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de la competencia asignada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En la solicitud de la referencia consulta: Al momento de realizar la vinculación como cliente (embajadas, sedes oficiales, agentes diplomáticos, consulares, organismos internacionales acreditados en el país y funcionarios colombianos que regresan al país) la agencias de aduana solicitan la documentación e información exigida para la vinculación del cliente, pero amparados en privilegios e inmunidades no es entregada completamente, ante esta situación ¿Cuáles son los documentos y la información mínima que la agencia de aduanas debe exigir para vincularlos como clientes?

Al respecto consideramos pertinente citar lo señalado en el oficio 46663 de 2010 doctrina vigente, la cual se remite:

”[(...) Para efectos del cumplimiento de su actividad el artículo 27-1 del Decreto 2685 de 1999, prescribe que:

“ARTÍCULO 27-1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Con el propósito de protegerse de prácticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular, las agencias de aduanas tienen la obligación de establecer mecanismos de control que les permita asegurar una relación contractual transparente con sus clientes.

En desarrollo de lo anterior, deberán conocer a su cliente y obtener como mínimo la siguiente información debidamente soportada:

1. Existencia de la persona natural o jurídica.

2. Nombres y apellidos completos o razón social.

3. Dirección, domicilio y teléfonos de la persona natural o jurídica.

4. Profesión, oficio o actividad económica.

5. Capacidad financiera para realizar la operación de comercio exterior.

PARÁGRAFO. Las agencias de aduanas podrán adicionar otros requisitos que consideren necesarios y pertinentes para un adecuado conocimiento y control de sus clientes.

La información a que se refiere este artículo deberá verificarse, y actualizarse, por lo menos una vez al año, en los términos indicados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales."

La normativa aduanera es consecuente con lo señalado en el numeral 5.2 de la Circular 170 de 2002 expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuya finalidad fue la de adoptar sobre sus controlados mecanismos y procedimientos de prevención, detección y control del lavado de activos asociado con operaciones de comercio exterior, y operaciones cambiarias, en relación con la información que se debe remitir a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), el cual señala:

"5.2 Conocimiento del cliente

Las personas o empresas que presten servicios inherentes o relacionados con operaciones de comercio exterior o cambiarias tienen el deber de establecer mecanismos de control orientados a seleccionar y conocer a sus clientes, ya sean estos habituales u ocasionales, identificarlos y tener conocimiento de sus actividades económicas en aras de establecer la coherencia entre éstas y las operaciones de comercio exterior que realizan. Lo anterior considerando las características de los diferentes servicios o productos que ofrezcan.

Por lo expuesto, es necesario indagar acerca de datos personales, comerciales y financieros relevantes que permitan establecer quién es, qué hace y a qué se dedica en realidad. Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse.

5.2.1 Para tal efecto los auxiliares de la función aduanera deberán diseñar y mantener actualizado dentro de sus archivos e información comercial "formato de identificación del cliente”, el cual contendrá como mínimo la siguiente información:

Nombres y apellidos o razón social del diente:

Número del documento de identificación o NIT;

Domicilio y residencia;

Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales:

Cuando se trate de sociedades anónimas, nombre, identificación y dirección de representantes legales;

Actividad económica;

Capital social registrado;

Número de declaración de Importación y Exportación tramitada al cliente, descripción resumida de las mercancías objeto de trámite;

El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones de comercio exterior identificando el medio e individualizando el instrumento de pago, entidad financiera emisora o pagadora, ciudad donde está localizada;

Nombre, identificación y dirección de las personas o empresas beneficiarías de las operaciones de comercio exterior.

Los profesionales del cambio de divisas tendrán un "formato de identificación del diente" con requisitos similares a los antes citados, ajustados en la naturaleza de su negocio."

En consideración a lo expuesto puede manifestarse que es obligación de las Agencias de Aduanas en el ejercicio de su actividad, independientemente que actúen o no como declarantes, establecer mecanismos de control que les permitan tener el conocimiento de su cliente, toda vez que la finalidad de establecer el control es protegerse de prácticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular, evento que puede darse si se actúa como declarante o si se realizan actividades inherentes al agenciamiento aduanero.]" (Resaltado es nuestro)

Las normas relacionadas con el conocimiento del cliente no tienen excepción alguna respecto a los funcionarios y misiones acreditadas en el país - artículo 3o Decreto 2148 de 1991- Sin embargo, es deber del estado colombiano propender por el respeto de los privilegios e inmunidades, de acuerdo con el derecho internacional.

También se debe tener en cuenta que el artículo 41-1 de Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas, del 18 de abril de 1961, dispuso:

"[1. Sin perjuicio de sus privilegios e inmunidades, todas las personas que gocen de esos privilegios e inmunidades deberán respetar las leyes y reglamentos del Estado receptor. También están obligados a no inmiscuirse en los asuntos internos de ese Estado.]" (Resaltado es nuestro)

Siendo claras las normas relacionadas con el conocimiento del cliente y al no existir excepción alguna, es deber de la agencia de aduanas llevar a cabo una debida diligencia en el ejercicio de esta labor, entendida ésta, como el registro escrito y los soportes de las actividades llevadas a cabo para conocer al cliente antes de prestarlos servicios aduaneros.

No obstante, en el evento de tener alguna inquietud acerca de los privilegios e inmunidades relacionadas con los documentos e información de las embajadas, sedes oficiales, agentes diplomáticos, consulares, organismos Internacionales acreditados en el país y funcionarios colombianos que regresan al país, se sugiere elevar la solicitud directamente a Cancillería del Ministerio de Relaciones Exteriores.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co.

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina