Concepto 6897 de 1988 DIAN

CONCEPTO TRIBUTARIO 6897 DE 1988

(Abril 11)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

ASPECTOS CONTABLES

CAUSACION DE INGRESOS DE REPARACION

Consulta usted si se puede causar la contabilización de un ingreso por concepto de reparación, con base en un compromiso verbal o escrito, sin tener ningún documento externo que lo respalde, no obstante haber nacido la obligación de pagar la reparación en el momento de la entrega del bien, de acuerdo a lo señalado en el artículo 16 del Decreto 2053 de 1974.

Al respecto me permito manifestarle, que de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio, en los libros de contabilidad se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden, los cuales deben elaborarse previamente al registro de cualquier operación.

Dentro de los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y que respaldan las partidas asentadas en los libros, son de orden interno y externo, los primeros sirven para registrar operaciones que no afecten directamente a terceros, en cambio los segundos, se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como son las facturas de ventas, los recibos de caja los comprobantes de pago de devoluciones, etc., etc.

De tal manera que si existe un contrato verbal, mal podría efectuarse una contabilización, cuando se carece de los respectivos comprobantes (externos) que la respalden.

Pero si previamente al registro del asiento contable, existe un contrato escrito donde se especifique el nombre e identificación de los contratantes, así como el valor del mismo, se puede efectuar la respectiva contabilización, pues no necesariamente se puede respaldar un asiento contable con las facturas de ventas, ya que existen otros documentos de orden externo que sirven de respaldo al registro de las operaciones mercantiles, razón por la cual, en el ejemplo planteado en su consulta, cuando el bien es entregado con la debida reparación, debe existir el comprobante externo en la forma como lo ordenan las normas legales, como sería el recibo de entrega del bien, o cualquier otro documento que respalde la operación, donde conste (como se dijo inicialmente) la identificación de las partes y el valor de la respectiva transacción así poder realizar la contabilización y efectuar la correspondiente retención.

Lo mismo podríamos afirmar de las compras de mercancías, desde el momento en que ésta se recibe debe elaborarse el respectivo comprobante, pero si la factura se realiza antes del recibo de la mercancía surge una obligación de dar entre las partes; pues una se obliga a entregar la mercancía y la otra a la cancelación de la misma, obligaciones que por mandato legal deben ser cumplidas, razón por la cual y como la contabilidad debe llevarse en orden cronológico, dicha operación debe ser asentada en los respectivos libros y así causar la retención en la fuente.