Concepto 68289 de 2003 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 68289 DE 2003

(Octubre 21)

<Fuente: archivo DIAN>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

DESCRIPTOR:
LIQUIDACION OFICIAL PARA EFECTOS DE DEVOLUCIÓN

PROBLEMA JURIDICO:

¿Es procedente habilitar una declaración de exportación cuando ésta se extravía con sus soportes?

TESIS JURIDICA:

SI ES PROCEDENTE HABILITAR UNA DECLARACIÓN DE EXPORTACIÓN CUANDO ÉSTA SE EXTRAVÍA CON SUS SOPORTES, ACUDIENDO A LAS COPIAS DESTINADAS A OTRAS ENTIDADES, AL ORIGINAL QUE REPOSA EN LA ADMINISTRACIÓN, O EN AUSENCIA DE ESTOS DOCUMENTOS, PREVIA VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LA OPERACIÓN DE EXPORTACIÓN Y EL REGISTRO DE AUTORIZACIÓN DE EMBARQUE QUE LLEVE LA ADMINISTRACIÓN.

INTERPRETACION JURIDICA:

Según el Decreto 2685 de 1999 y sus reglamentarias 4240 y 7002, el proceso de exportación actualmente se sintetiza así:

1. Presentación y aceptación a través del sistema informático de la Solicitud de Autorización de Embarque.

2. Autorización de embarque a través del sistema y asignación del número y fecha.

3. Impresión.

4.  Ingreso de la mercancía a exportar a Zona Primaria.

5. Proceso de selectividad para determinar si hay inspección física o documental o levante automático.

6. Inspección física o documental o levante automático.

7. Embarque de mercancía

8. Transmisión electrónica de la información del Manifiesto de Carga dentro de las 24 horas siguientes por el transportador.

9. Asignación por el sistema informático del número consecutivo y la fecha a cada manifiesto de carga (pero dentro de las 28 horas el transportador debe entregarlo físicamente a la Aduana)

10.  La Solicitud de Autorización de embarque con el número de manifiesto se convierte en Declaración Definitiva.

11. Se imprime y firma el declarante la declaración.

12. Entrega a la Aduana con sus copias dentro de los 15 días siguientes a la recepción del manifiesto de carga.

Como se puede apreciar, la legislación aduanera consagró el tramite electrónico de la Declaración de Exportación, desarrollado por la Resolución 4240 de 2000 y el Manual de Exportaciones adoptado mediante Resolución 3933 de 2001, sistema éste que permitirá mantener un archivo electrónico de los documentos presentados y en consecuencia, fácilmente recuperables a efectos de habilitar declaraciones extraviadas.

Ahora bien, teniendo en cuenta que donde no opere el mencionado sistema, el trámite de exportación se surte manualmente, es menester tener en cuenta que conforme con las normas citadas, pero específicamente con el Manual de Exportaciones, tratándose del embarque directo el original de la Autorización de embarque junto con sus copias se destinan al archivo temporal correspondiente, hasta el momento del recibo del manifiesto de carga para la asignación del número y fecha de la declaración definitiva.

De ahí que, certificado el embarque con el correspondiente manifiesto de carga, el funcionario competente, verifica que la información contenida en el manifiesto de carga, concuerde con la información de la autorización de embarque, asignándole número y fecha del manifiesto de carga. Cumplido los tramites anteriores, procede a asignar el número y la fecha a la declaración de Exportación Definitiva, y a registrar en el "Registro de Autorizaciones de Embarque", tanto el número y fecha del manifiesto de carga como el número y fecha de la declaración de exportación definitiva. Posteriormente, se entrega copia al declarante y se dejan los demás ejemplares para el correspondiente desglose y entrega a las diferentes entidades.

En consecuencia, y en el entendido de que en la Administración queda el original de la Declaración de Exportación, así como las copias destinadas a otras entidades, de haberse extraviado las copias del declarante, la declaración de Exportación se podrá habilitar a partir del original o de cualquier de las copias comentadas, toda vez que para este último evento, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 254 del C.P.C. que prescribe que las copias tienen el mismo valor probatorio del original en los siguientes casos:

1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada.

2. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente.

3. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa.

Ahora bien, en el hipotético caso que plantea el consultante, en el cual se extravía la Declaración de exportación, entendiendo originales y copias, con sus respectivos soporte, después de haber sido embarcada la mercancía, lo cual supone que se extravía tanto lo entregado a la aduana como lo que le corresponde al declarante y demás entidades, este Despacho considera que la habilitación de la Declaración de Exportación solo procederá cuando, previo el análisis de la documentación presentada, como serían las copias de los documentos soporte de la operación de exportación, y la verificación de la certificación de embarque, se determine que efectivamente la operación fue tramitada legalmente.

Ahora bien, teniendo en cuenta que procedimiento para la habilitación comentada no está previsto en la legislación, se da traslado de la consulta a la Subdirección de Comercio Exterior para lo de su competencia.
MCRL/AGJ