Oficio 1627 de 2017 DIAN

OFICIO 1627 DE 2017

(octubre)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

Ref.: Radicado 100202210-00443 del 14/08/2017

Cordial Saludo,

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina está facultada para absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la DIAN.

El peticionario señala que existe mercancía que tiene un uso superior a veinte (20) años, como es el caso de los vehículos y maquinaria pesada que no cuenta con declaración de importación y el usuario no acude ante la entidad a nivel seccional y archivo nivel central para solicitar copia de la misma y allí se informa que el documento fue destruido. Dentro de este contexto se plantean los siguientes interrogantes:

1. ¿Qué documento puede expedir la entidad al usuario que acude a la DIAN para solicitar una copia de la declaración de importación que ya no se encuentra porque fue destruida?

2. ¿En qué términos se debe expedir la comunicación o certificación?

3. ¿Qué dependencia debe adelantar la gestión?

Sea lo primero en señalar que este Despacho no tiene competencia legal para pronunciarse sobre el tema, si se tiene en cuenta que de conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina está facultada para absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la DIAN.

No obstante lo anterior, este Despacho hace las siguientes consideraciones:

De acuerdo con la Ley 594 de 2000, el Reglamento General de Archivos (Acuerdo N° 07 del 29 de junio de 1994) y el Manual de Tablas de Retención Documental, se ha establecido entre otras funciones a las Tablas de Retención y Transferencias Documentales la de asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, precisar los conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración, selección y eliminación documental y garantizar 1a selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Dentro de las clases de documentos, se encuentran los activos y los inactivos, este último, comprende, aquellos que no han de emplearse con fines administrativos y legales. De tal manera que los documentos que son eliminados o destruidos son aquellos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

De otra parle, de acuerdo con el artículo 232-1 y 469 del Decreto 2685 de 1999, normas que aún se encuentran vigentes, la declaración de importación es el único documento que ampara legalmente la introducción y permanencia de la mercancía importada en el país, además dicho amparo tiene un carácter permanente e indefinido toda vez que la norma aduanera no le ha establecido un límite en el tiempo. Luego la declaración de importación no puede ser reemplazada por ningún documento para demostrar la legal introducción y permanencia de la mercancía extranjera en el país, tal como lo ha señalado la doctrina aduanera vigente en el Concepto 040 de 2002 y Oficio 34036 de 2015.

Igualmente, de acuerdo con el artículo 459 del Decreto 2685 de 1999 la DIAN a través del control posterior puede en cualquier momento solicitar la declaración de importación que ampare la legal introducción de la mercancía al territorio aduanero nacional. En ese mismo sentido, el artículo 504 del Decreto 390 de 2016, norma que reemplazará el artículo 469 del Decreto 2685 de 1999 contempla "...que los documentos a los que se refieren los numerales 1, 6 y 7 de este artículo siempre deberán ser conservados para demostrar en cualquier momento la legal introducción y permanencia de las mercancías en el territorio aduanero nacional".

Con base en lo anterior, las declaraciones de importación no pierden su valor jurídico o legal para que puedan ser calificados como documento inactivo que admitan su eliminación o destrucción.

Así las cosas, este Despacho no encuentra un fundamento legal para proponer un documento supletorio a la declaración de importación.

Para este Despacho es de vital importancia que el Comité de Archivo de la DIAN presente propuestas para conservar las declaraciones de importación y de exportación toda vez que de acuerdo con la Resolución 2482 de 2009, hace parte de sus funciones la de presentar propuestas en materia de normalización relacionadas con el manejo del os archivos, su organización, conservación, microfilmación, digitalización o uso de nuevas tecnologías para el manejo de información.

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina