Oficio 1548 de 2014 DIAN

OFICIO 1548 DE 2014

(Diciembre 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA

Bogotá, D. C., 15 DIC. 2014

100202208- 1548

Ref.: Su oficio radicado con el número 100215361-2176 del 25 11 2014

Cordial saludo,

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008, esta Dirección es competente para absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, aduaneras o de comercio exterior y en materia de control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, razón por la cual su consulta se absolverá en el marco de la citada competencia.

Señala en su escrito que la empresa de mensajería expresa contratada por la entidad para las notificaciones por correo, propone suministrar una certificación de entrega original que contiene la imagen de la guía firmada de cada envío realizado a la DIAN, para efectos de agilizar el retorno de la prueba de entrega y pregunta si como soporte de las actuaciones en los expedientes es jurídicamente viable la certificación propuesta por la empresa de mensajería expresa.

Al respecto se precisa:

El artículo 565 del Estatuto Tributario determina en su parágrafo 1 que la notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente Retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT.

El artículo 567 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 2 del Decreto 143 de 2006, preceptúa que “[l]a notificación por correo se practicará, mediante entrega de una copia del acto correspondiente, en la dirección informada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 562 de este decreto y se entenderá surtida en la fecha de recibo del acto administrativo, de acuerdo con la certificación expedida por parte de la entidad designada para tal fin". (Énfasis añadido)

En materia de notificaciones en los procesos cambiarios de competencia de la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales, el Decreto–Ley 2245 de 2011, establece:

"La notificación por correo de las actuaciones de la Administración en materia cambiaria se practicará mediante la entrega de una copia del acto correspondiente en la dirección determinada conforme a los artículos 13 y 14 del presente decreto y se entenderá surtida en la fecha de recibo del acto administrativo, de acuerdo con la certificación expedida por parte de la empresa que preste el servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente”. (Énfasis añadido)

Como se observa, tanto la norma tributaria, como la aduanera y la cambiaria, coinciden en que la notificación por correo se practica "mediante la entrega de una copia del acto correspondiente" en la dirección del contribuyente, usuario aduanero o responsable cambiario.

Así mismo, existe coincidencia normativa al señalar que la notificación por correo se entenderá surtida en la fecha de recibo del acto administrativo, "de acuerdo con la certificación expedida” por parte de la empresa que preste el servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Ahora bien, la normativa transcrita no especifica la forma en que la empresa que preste el servicio de mensajería debe expedir la certificación sobre la fecha de entrega del acto notificado en la dirección ordenada.

En consecuencia, la entidad se encuentra perfectamente facultada para establecer contractualmente la forma o el mecanismo en que debe ser suministrada por la empresa de mensajería la certificación de entrega de los documentos notificados por correo.

Esto supone consecuencialmente que la entidad puede determinar en el contrato estatal respectivo la entrega de la certificación en documento físico con características e información específicas sobre lugar, fecha, hora y firma de quien lo recibe, o bien la entidad puede optar por aceptar la remisión de certificaciones en documento electrónico que contenga la imagen clara e inequívoca del documento físico que certifica la entrega del acto en el lugar determinado oficialmente y con mención de la fecha específica y la firma de quien recibe.

Lo fundamental en este caso es que la entidad pueda contar con un documento auténtico que otorgue de manera idónea e incontrovertible la certeza sobre la fecha y lugar de entrega del documento cuya notificación se ordenó por correo.

Sin embargo, para la materialización de esta segunda alternativa es pertinente tener en cuenta las consideraciones de carácter económico y normativo que se enuncian a continuación:

La consideración de carácter económico, que se manifiesta de manera palmaria, es que la entidad deberá incurrir en gastos adicionales al tener que imprimir todas las certificaciones; remitidas electrónicamente por la empresa de mensajería, para que hagan parte de los expedientes respectivos, toda vez que la totalidad de procesos que se adelantan en la entidad se hacen en medio físico y no electrónico.

Lo precedente conduce obligatoriamente a sopesar el beneficio de la mayor "agilidad'' en la entrega de las certificaciones, versus el mayor costo en que debe incurrir la entidad en insumos de impresión, asunto que no puede trivializarse en forma alguna.

De otra parte, en lo que respecta a las consideraciones de carácter normativo, es del caso precisar lo siguiente:

La Ley 527 de 1999, "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, establece en su artículo 10:

"ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”. (Énfasis añadido)

Lo precedente armoniza con lo determinado por el artículo 6 ibídem, al señalar:

“ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene.es accesible para.su posterior consulta. (...)”

Ahora bien, es claro que el Código de Procedimiento Civil a que hace referencia la norma transcrita, fue derogado por le Ley 1564 de 2011, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones'', razón por la cual deberá acudirse en esta materia a lo allí establecido.

Señala el artículo 244 de la Ley 1564 de 2011:

“DOCUMENTO AUTÉNTICO. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

(...)

Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones”. (Énfasis añadido)

Armoniza con lo precedente, lo establecido por el artículo 246 ibídem, al señalar:

"VALOR PROBATORIO DE LAS COPIAS. Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.

Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente''.

Así las cosas, de la normativa transcrita hay lugar a colegir la viabilidad jurídica de aceptar contractualmente que la empresa de mensajería expresa contratada por la entidad para las notificaciones por correo, entregue una certificación de entrega original en archivo electrónico que contenga la imagen de la guía firmada de cada envío realizado a la DIAN, con miras a garantizar una mayor agilidad en la entrega de la certificaciones, siempre y cuando conserve el original y lo suministre a la DIAN, en caso de ser necesario para cualquier procedimiento probatorio ulterior.

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.qov.cosiguiendo los iconos: "Normatividad" - "técnica" y seleccionando los vínculos "Doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica”.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNANDEZ CORZO

Directora de Gestión Jurídica