Concepto 16019 de 1988 DIAN

CONCEPTO 016019

Agosto 17 de 1988.

DESTRUCCIÓN DE LIBROS

Manifiesta en el escrito de la referencia que la sociedad que representa, con domicilio en la ciudad de Girón, debido a un incendio de bastas proporciones que arrasó totalmente sus instalaciones y redujo a cenizas los archivos, sufrió la destrucción total de los libros de contabilidad. De este hecho se dio información oportuna a la Administración de Impuestos Nacionales de Bucaramanga. La recuperación de los daños sufridos “como consecuencia del terrible incendio” hace imposible obtener los elementos para reconstruir la contabilidad, si además se tiene en cuenta que siendo el objeto social de la Empresa, la fabricación de alimentos concentrados para animales, su venta, en la mayoría de los casos, se hace a personas naturales que no llevan registros contables (avicultores y porcicultores) y en el evento de ventas a personas jurídicas se observa la falta de colaboración en facilitar fotocopias de las facturas. “Tal vez por temor a que la Empresa procure el recaudo de facturas impagadas”, La incineración de los libros de contabilidad y demás documentos, comprende las vigencias fiscales de 1984, 1985, 1986 y los meses de Enero a Mayo de 1987. La Empresa carece de todo documento que permita adelantar la reconstrucción de dichos papeles de comercio, y lograr la información de terceros, sin mínima base o fundamento es materialmente imposible. Con fundamento en estos hechos narrados y probados, respetuosamente solicita aclarar que la empresa, está exonerada de la obligación de reconstruir su contabilidad y facultada para iniciarla a partir del mes de junio de 1987.

En relación con el tema planteado, el Despacho se permite hacerle las siguientes consideraciones: Como la ley fiscal ha previsto la ocurrencia de situaciones como la expuesta en la consulta, en donde puede tipificarse la “Fuerza Mayor o caso fortuito”, no corresponde a esta oficina declarar exonerada a la Empresa de la obligación de presentar y reconstruir la contabilidad, sino que esto opera por ministerio de la ley, al igual que por razones de lógica ha de iniciarse nuevamente a partir del mes de junio de 1987, si se tiene en cuenta que la conflagración ocurrió el 24 de mayo del mismo año.

El artículo 15 del Decreto 3803 de 1982, establece: “Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. El contribuyente que no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la Administración lo exija, no podrá invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se tendrá como indicio en su contra. En tales casos se desconocerán los correspondientes costos y deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente. UNICAMENTE SE ACEPTARÁ COMO CAUSA JUSTIFICATIVA DE LA NO PRESENTACION, LA COMPROBACION PLENA DE HECHOS CONSTITUTIVOS DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO”.

“Ha de entenderse por fuerza mayor y caso fortuito, el acontecimiento imprevisible e irresistible que impide a una persona cumplir su obligación y que impide a quien lo padece, sobreponerse al hecho para eludir sus efectos”. O como dice el artículo 1o de la ley 95 de 1890: “Se llama fuerza mayor o caso fortuito, el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los autos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc. “Teniendo en cuenta lo anotado, deducimos implícitamente la obligación de dar oportuno aviso a las autoridades de impuestos sobre la destrucción total de los libros y demás papeles de la contabilidad y la indispensable necesidad de probar la “fuerza mayor o caso fortuito”, como causa única justificativa de la no presentación.

“Nos basta entonces, el simple aviso, es necesario que se alleguen los medios de prueba que satisfagan las exigencias de la ley a la luz de los principios generales de prueba, descartándose por consiguiente que la destrucción haya ocurrido por negligencia en su custodia y conservación. (Concepto 08988 de abril 17/85). Toda esta gestión corresponde realizarla a la entidad, a través de sus representantes, y comprobados los hechos de “fuerza mayor o caso fortuito” ante las autoridades fiscales de la jurisdicción, la ley misma, como se dijo, justifica la no exhibición de los libros y como consecuencia lógica de las circunstancias y hechos demostrados, en el caso que nos ocupa, la iniciación otra vez de la contabilidad.